АИС в области бухгалтерского учета

Особенности автоматизации бухгалтерского учета

Едва ли не первыми объектами автоматизации в управлении предприятиями стали задачи бухгалтерского учета. В подразделениях бухгалтерского учета документооборот более формализован и унифицирован по процедурам и методикам обработки и составления документов по сравнению с другими службами аппарата управления. Поэтому ведение бухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее время стало нормой работы на многих предприятиях. Использование в работе бухгалтерской программы дает широкие возможности для автоматического отражения любых документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете посредством бухгалтерских проводок, а также исключения арифметических ошибок. На компьютере легко формируются все первичные и отчетные документы.

Вместе с тем построение АИС по бухгалтерскому учету все же представляет собой довольно сложную исследовательскую и проектную работу Бухгалтерский сектор имеет определенную специфику в содержательном плане бухгалтерская информация отображает большую часть процессов материального и финансового учета любого предприятия. Она фактически отражает хозяйственное состояние предприятия. Бухгалтерская информация характеризуется широкой номенклатурой документов и показателей. Эти документы и показатели имеют довольно сложный уровень логической и арифметической взаимосвязи, как по вертикали, так и по горизонтали. Поскольку к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования по достоверности, то при проектировании и эксплуатации АИС необходимо учитывать многочисленные схемы логико-арифметической увязки показателей. Это необходимо для того, чтобы обеспечить целостность БД, а также необходимый уровень достоверности и полноты показателей в выходных документах.

Сравнительно большой объем документов обусловливает необходимость привлечения технических средств обработки и передачи данных с расширенным объемом памяти и хорошей пропускной способностью. Каждому бухгалтеру приходится делать выбор при поиске наиболее подходящей именно для его предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета. Кажущаяся простота выбора часто оборачивается долгими поисками наиболее оптимальной и недорогой программы. Вместе с тем, с учетом технологической нагрузки на сотрудников бухгалтерии информационные технологии в бухгалтерском учете должны быть просты в освоении, эксплуатации, иметь интерфейс с высоким уровнем адаптивности. Информационная технология должна существенно облегчить работу бухгалтера, не создавать ему дополнительных трудностей, а, наоборот, снижать их.

Информационные технологии в бухгалтерском учете

Построение АИС бухгалтерского класса базируется на сравнительно широком наборе бухгалтерских программ. В настоящее время на российском рынке программных продуктов сегмент бухгалтерских программ наиболее объемный и составляет около 500 различных программ. Этот рынок непрерывно расширяется. На проходившей выставке конференции «Бухгалтерский учет и аудит» было представлено 135 участников, 27 из которых — это фирмы, впервые представившие свои программные продукты на выставке. На рынке бухгалтерских программ работает значительный состав фирм разработчиков, предлагающих услуги по разработке, внедрению и сопровождению ППП. Эти пакеты ориентированы на различные классы предприятий. Пакеты бухгалтерских программ в разной мере охватывают комплекс задач бухгалтерского учета. Вместе с тем, наибольшим спросом пользуются такие программы, которые могут быть базой для создания информационных технологий для сравнительно широкого класса предприятий и состава решаемых функциональных задач бухгалтерии. Один из таких программных пакетов — «1С Бухгалтерия», который разработан фирмой «1С».

Самое читаемое за неделю
Введение ковидных паспортов в 2021 году
Должен знать каждый: Сильное повышение штрафов с 2021 года за нарушение ПДД
Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
Доллар по 100 рублей в 2021 году
Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
35 банков обанкротятся в 2021 году

ППП «1С Бухгалтерия» предназначен для учета наличия и движения средств предприятия. Он может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами системы «1С Предприятие».

ППП «1С Бухгалтерия» позволяет автоматизировать выполнение практически полного состава задач бухгалтерского учета:

•             операции по банку и кассе;

•             основные средства и нематериальные активы;

•             материалы;

•             товары и услуги, выполнение работ;

•             учет производства продукции;

•             учет валютных операций;

•             взаиморасчеты с организациями;

•             расчеты с подотчетными лицами;

•             расчеты по зарплате;

•             расчеты с бюджетом;

•             другие разделы учета.

Охват полного состава задач сочетается с возможностями гибкого учета:

•             использование нескольких планов счетов одновременно;

•             многоуровневые планы счетов;

•             многомерный аналитический учет;

•             многоуровневый аналитический учет;

•             количественный учет;

•             много валютный учет по неограниченному числу валют;

•             ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий;

•             ведение консолидированного учета.

ППП способен выполнять ввод, обработку, хранение и печать любых первичных документов:

•             платежных поручений;

•             счетов на оплату и счетов фактур;

•             приходных и расходных кассовых ордеров;

•             актов, накладных, требований, доверенностей.

На технологическом уровне средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

«1С: Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации:

•             отчеты по синтетическому учету:

- оборотно-сальдовая ведомость;

- шахматная ведомость;  главная книга;

- журнал ордер и ведомость по счету;

- анализ счета — за период и по датам; 

- карточка счета;

•             отчеты по аналитическому учету:

-  оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета;

 - журнал ордер в разрезе объектов аналитики; анализ счета в разрезе объектов аналитики;

 - отчет «Диаграмма», позволяющий представить бухгалтерскую информацию в графическом виде;

•             отчеты по разделам учета:

- анализ объекта аналитики по счетам;

-  карточка операций по объекту аналитики;

- кассовая книга; 

- книги продаж и покупок;

- отчеты по заработной плате.

При составлении отчетности программа выполняет следующие функции:

•             ввод, заполнение и печать бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности;

•             в «Ручном режиме» заполнения отчетов бухгалтер вводит основные показатели, а программа рассчитывает все итоговые и производные показатели;

•             в «Автоматическом режиме» программа заполняет отчеты на основании введенных за период хозяйственных операций;

•             перед формированием отчетов специальный режим позволяет проверить состояние учета и выявить ошибки бухгалтера, не дающие правильно составить отчетность;

•             режим расшифровки позволяет получить обоснование заполненных автоматически показателей вплоть до каждого первичного документа и хозяйственной операции;

•             формы отчетности ежеквартально обновляются фирмой «1С» и бесплатно предоставляются зарегистрированным пользователям.

В комплект поставки программы кроме основной «Типовой конфигурации» входит также «Упрошенная конфигурация».

Ее применение целесообразно, если:

•             на предприятии ведется достаточно простой учет и не требуется высокий уровень автоматизации ведения учета;

Тест "На сколько вы активны" Тест "Подходит ли Вам ваше место работы" Тест "На сколько важны деньги в Вашей жизни" Тест "Есть ли у вас задатки лидера" Тест "Способны ли Вы решать проблемы"

Тест "Для начинающего миллионера" Тест который вас удивит Семейный тест "Какие вы родители" Тест "Определяем свой творческий потенциал" Психологический тест "Вы терпеливый человек?"

•             предполагается существенно перестраивать структуру учета по отношению к методологии, заложенной в «Типовой конфигурации»;

•             программа используется в целях освоения, а также для организации учебного процесса по обучению бухгалтерскому учету и работе с пакетом «1С: Бухгалтерия».

Гибкость и настраиваемость «1С:Бухгалтерия» проявляется в том, что это готовое решение, позволяющее вести учет без дополнительных доработок и настроек. Кроме того, пакет может быть адаптирован к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит инструментальное средство разработки и модификации программ «Конфигуратор».

Средние и крупные предприятия очень часто имеют территориально распределенную структуру филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью. В подобных условиях очень важно иметь средства работы с распределенными информационными базами, построенных с учетом принципа организации единой системы автоматизированного учета на предприятии.

В этом плане ППП обеспечивает:

•             ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз;

•             полную или выборочную синхронизацию данных;

•             настройку состава синхронизируемых данных;

•             произвольный порядок и способ передачи изменений.

Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.

С целью улучшения качества, адаптивности и технологичности «1С:Бухгалтерия» предусматривает набор сервисных возможностей:

•             контроль корректности вводимых проводок;

•             табло счетов (оперативный просмотр итогов по счетам);

•             проверка возможности удаления неиспользуемых бухгалтерских счетов, объектов аналитики, документов;

•             вызов компьютерного обучающего видеокурса;

•             вызов правовой системы с диска ИТС или «1С:Гарант. Правовая поддержка».

Следует отметить пользовательский интерфейс ППП, обеспечивающий системе хорошие эксплуатационные характеристики. Строка меню рабочего окна содержит следующие блоки команд: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». При работе в некоторых режимах имеется еще группа команд «Действия». Она перечисляет возможные действия пользователя относительно текущего режима. Под строкой меню располагается строка пиктограмм. Посредством этих пиктограмм можно активизировать наиболее часто применяемые программы, например печать, вставку, копирование и др.

Существенный комфорт пользователя обеспечивает сервисные средства. Так, например, «Путеводитель по конфигурации» предназначен для быстрого освоения программы бухгалтером. Режим «Советы дня» подсказывают пользователю эффективные приемы работы и функциональные возможности системы. Настраиваемые панели инструментов позволят быстро получать доступ к часто используемым функциям программы.

Подробная контекстная помощь позволяет бухгалтеру использовать все допустимые и возможные действия во всех режимах работы программы.

В решении задач комплексной автоматизации предприятия очень важно обеспечить взаимосвязь и взаимодействие различных программ, реализующих решение тех или иных задач в системе управления. ППП «1С: Бухгалтерия» включает готовые режимы для обмена бухгалтерской информацией с другими программами системы. Кроме того «1С: Бухгалтерия» поддерживает современные средства интеграции приложений.

Использование этих средств позволяет:

•             управлять работой других программ, используя встроенный язык, например, формировать отчеты и графики;

•             получать доступ к данным «1С:Бухгалтерия» из других программ;

•             вставлять в документы и отчеты «1С:Бухгалтерия» объекты, созданные другими программами, например, помещать в первичные документы логотип фирмы;

•             размещать в документах и отчетах рисунки и графики.

Развитые средства администрирования «1С:Бухгалтерия» позволяют администратору системы:

•             вести список пользователей системы;

•             назначать пользователям пароли на вход в систему;

•             назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой системой;

•             формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;

•             просматривать список работающих пользователей;

•             получать историю работы пользователей.

Для предприятий с различным составом задач и объемом совершаемых хозяйственных операций фирма «1С» предлагает разные версии программы «1С:Бухгалтерия»: однопользовательская версия; сетевая версия.

Технологический процесс создания АИС на базе ППП «1С:Бухгалтерия» состоит из подготовительного, начального и основного этапов.

На подготовительном этапе в режиме «Константы» осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере и др. Проводится заполнение и корректировка БД. Ведется просмотр плана счетов, просматриваются типовые проводки, самостоятельно формируются дополнительные проводки. Режим «Типовые проводки» предназначен для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. При вводе и создании проводок суммы этих проводок вычисляются автоматически. Корректировка плана счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют в режиме «Виды субконто» отмечаются те счета.

ПО которым будет проводиться аналитический учет, например «Материалы», «Основные средства». Для каждого вида субконто в специальной таблице составляется список субконто с указанием цены по каждой позиции.

Далее осуществляется ввод начальных остатков по каждому счету. Для этого необходимо войти в режим «Сервис» (функция «Параметры») и установить рабочий период и дату, предшествующие текущим, а затем войти в режим «Операции» (функция «Интервал операций»). Предварительно в верхней части экрана проверяется правильность рабочего периода и даты. Проводки состоят из номера счета, его корреспонденции «00» и суммы. При этом если счет активный, в дебете записывается номер счета, а в кредите — «00», и наоборот Контроль правильности ввода остатков осуществляется функциями «Расчет итогов» и «Оборотно-сальдовая ведомость». Если остатки введены, верно, то остатки по «00» счету должны быть нулевыми, а суммы дебетовых и кредитовых оборотов равны. После ввода и проверки ввода остатков необходимо выполнить режим «Закрытие периода». При этом машина автоматически установит новый расчетный период, что необходимо проверить режимами «Установка параметров» и «Интервалы операции».

Начальный этап выполняется периодически, по мере ведения отчетного периода и заключается во вводе в машину различных бухгалтерских первичных документов. Он реализуется функцией «Журнал хозяйственных операций». В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты: дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, по которому ведется субконто, вводится «Количество», а «Сумма» исчисляется автоматически на основе цены, введенной в список субконто «Цены». Функция «Документы и расчеты» предоставляет еще более универсальные и гибкие средства для ввода документов и проведения бухгалтерских расчетов. С помощью этого режима в журнал операций можно сразу ввести данные о некотором документе или расчете и связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам.

Основной этап базируется на режиме «Отчетность», который реализует следующие расчетно-технологические функции:

•             «Расчет итогов» — выполняется перед формированием всех выходных документов, перечисленных ниже, на основании данных журнала операций, расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц;

•             «Сводные проводки» — ведет переброску свободных сумм с дебета одного счета в кредит другого;

•             «Шахматка» — табличное представление оборотов сумм с одного счета на другой (сводных проводок) и оборотов по счетам;

•             «Оборотно-сальдовая ведомость» — формирует по каждому счету (субсчету) остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, остатки на начало квартала формируются при закрытии предыдущего периода; в нижней строке оборотно-сальдовой ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам;

•             «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» — создает оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету;

•             «Обороты счета» (Главная книга) — формирует сальдо и обороты по дебету и кредиту счета и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал;

•             «Журнал ордер и ведомость по счету» — выводит те же данные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по отдельным проводкам;

•             «Карточка счета» — содержит все проводки с указанием конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка и т.д.;

•             «Анализ счета по субконто» — для каждого субконто выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности;

•             «Анализ счета по датам» — по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало, обороты и остаток на конец периода с указанием корреспондирующих счетов;

•             «Анализ субконто» — предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдовую ведомость по субконто;

•             «Карточка субконто» — содержит все проводки по выбранному объекту аналитического учета за указанный период, включает остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции, данные выводятся в натуральном и стоимостном выражении; документ получается из списка субконто;

•             «Обороты между субконто» — формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида;

•             «Отчеты по Журналу операций»— производится выборка проводок из Журнала операций по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам;

•             «Произвольные отчеты» предоставляет широкие возможности по созданию отчетов нужной формы, при необходимости бухгалтер сам может изменить форму любого отчета, а также формулы расчета, создать формат нового отчета (в комплект поставки входит набор отчетов для налоговой инспекции);

•             «Закрытие периода» — обеспечивает автоматический переход к новому расчетному периоду.

 Программное обеспечение бухгалтерского учета

Практика показывает, что выбор программы еще не самый главный выбор, который должен сделать бухгалтер, решившийся на автоматизацию своего труда. Не менее важен вопрос выбора фирмы, у которой будет приобретена бухгалтерская программа. Часто бывает так, что, желая минимизировать расходы на приобретение бухгалтерской программы, предприятие обращается к услугам так называемых фирм однодневок. В подобных случаях заказчик оказывается один на один с непонятной, а потому бесполезной программой.

Очевидно, что абсолютно универсальных бухгалтерских программ не бывает. Поэтому после покупки обязательно следует этап внедрения программы, т.е. настройки ее на особенности бухгалтерского учета конкретного предприятия. Внедрение — наиболее важный этап в процессе автоматизации бухгалтерского учета. Если программа работает не так, как нужно, то само ее приобретение теряет смысл. Внедрением должен заниматься высококвалифицированный специалист, не только знающий возможности программы, но и владеющий бухгалтерским учетом.

Этап автоматизации — последующее сопровождение пакета бухгалтерских программ. Это наиболее долговременный, а точнее — постоянный этап. При работе с компьютерными программами часто возникает необходимость в грамотной консультации, или, в связи с изменениями в законодательстве, требуются срочные доработки в программе. Бухгалтер должен быть уверен, что ему всегда помогут квалифицированные специалисты. Поэтому, приобретая программу, нужно обращать внимание не только на ее стоимость, но и на авторитет фирмы продавца. Самый лучший вариант, если всеми этапами автоматизации бухгалтерского учета на предприятии, начиная от покупки компьютеров, монтажа локальной сети, подбора обоснованного ПО и завершая долгосрочным сопровождением, занимается одна фирма.

Выбор ПО для бухучета проводится по различным признакам и правилам. Существенные признаки классификации программных комплексов — размер предприятия, на который они рассчитаны и, соответственно, масштаб задач бухгалтерского учета, а также определенная специализация некоторых бухгалтерских программ. С учетом масштаба задач бухучета можно выделить программы для малых, средних и крупных предприятий.

АИТ в мини бухгалтериях на малых предприятиях и предприятиях без образования юридического лица (ПБОЮЛ) характерны тем, что бухучет ведется на одном компьютере. Вместе с тем может встречаться и сетевой вариант на два—четыре места. Функции ведения синтетического и стоимостного аналитического учета позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. Для таких предприятий существует широкий спектр бухгалтерских тиражных программ, таких как: «1С:Бухгалтерия», «Инфо Бухгалтер», «Инфин Бухгалтерия», «БЭСТО фис», «Турбо Бухгалтер», «Парус бухгалтерия», «СБИС, Инотек», «Контур», «ИП Бухгалтерия», «Финансы без проблем», «Бухгалтерия малого предприятия» и др.

Для АИТ бухгалтерий средних предприятий типично наличие сетевой программы автоматизации бухгалтерии на пять—десять мест, которые относятся к классу интегрированных бухгалтерских систем. Эти программы объединяют и поддерживают ведение всех основных учетных функций и разделов. Они работают в режимах «файл — сервер» или «клиент — сервер». На таких предприятиях бухгалтерский учет часто организован по основным участкам бухучета. К этому классу можно отнести следующие бухгалтерские программы: «1С:Бухгалтерия», «БЭСТ4», «Фин Эко», «Парус4», «Компас», «Инфо софт», «Инотек», «Турбо Бухгалтер», «ПК Суперменеджер», «Партнер бухгалтера» и др.

Автоматизацию бухгалтерского учета в управлении крупными фирмами, как правило, отличает использование систем управления БД, например, 80Ь, АНапИк и др. Для такого класса фирм почти всегда необходимо вести бухгалтерский учет нескольких предприятий в составе холдинга. Кроме того, должна быть предусмотрена возможность настройки бухгалтерской системы на специфику конкретного предприятия. АИТ бухучета рассматривается здесь как функциональная подсистема, встроенная в АСУ крупной корпоративной фирмы со сложной организационно-производственной структурой. Корпорация может объединять различные управленческие, производственные, финансовые и другие структуры, иметь несколько территориально удаленных филиалов, предприятий с разнообразными видами деятельности. Обмен данными может выполняться по схеме «клиент — сервер».

В качестве компонентов системы присутствуют различные функциональные подсистемы бухучета с возможностью использования международных стандартов, а также подсистемы оперативного учета, учета кадров, планирования и прогнозирования, анализа и принятия решений, контроля, анализа и оптимизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий и др. Здесь подсистема бухучета не имеет главенствующего положения, здесь важна гармонизация всех подсистем для достижения наивысшего эффекта от управления компанией в целом. В данных условиях программный комплекс должен иметь гибко настраиваемую бизнес логику, позволяющую настраивать систему на работу в самых разных областях предприятия.

Крупные организации используют программные продукты фирм «Галактика», «Рос экспертиза», «Парус», «Бизнес Консоль», «Информ контакт», «Инфо софт», «Интеллект Сервис», «БЭСТПро», «АйТи» и др.

Класс так называемых адаптивных АИТ бухгалтерского учета базируется на специализированных программных продуктах, обладающих расширенными инструментальными возможностями. Они построены по принципу «бухгалтерский конструктор», в частности, имеют модульную, гибкую структуру. При наличии основных бухгалтерских функций имеется специальный встроенный процедурный язык и средства настройки, ориентированные на возможность адаптации к конкретным условиям учета и дополнительным требованиям со стороны пользователя, либо дилера разработчика. К этому классу можно отнести программные продукты фирм «1С», «Информатик», «Аквилон», «Порт».

Имеются системы технологий класса «Эккаунт кутюр». Они, как правило, развиваются на базе типового бухгалтерского ядра для индивидуального заказчика. Доработка дополнительных функций и модулей увеличивают потенциал технологии предприятия заказчика. Доработка, внедрение и эксплуатация обеспечивается четким сопровождением программных систем разработчиком исполнителем с учетом конкретных требований заказчика, что влечет сравнительно высокую стоимость работ Программы подобного класса разрабатывают фирмы «ОстИн», «БИТ», «НикосСофт», «Экософт».

Автоматизированные информационные технологии бухгалтерского комплекса построены по признаку модульности разделов бухучета. Каждый модуль реализован соответствующим АРМ бухгалтера. Таким образом, достигается явное разделение функций между ними. Комплекс АРМ (пять и более) ориентирован на реализацию бухучета в целом силами персонала различной квалификации. К этому классу относятся программные продукты фирм «Интеллект Сервис», «Инфософт», «Комтех+», «Инфин», «АСВП» и др.

Назад | | Вверх