По одной платежной ведомости можно выдавать заработную плату нескольким сотрудникам, это лучше, чем на каждого получателя оформлять РКО. И еще одно преимущество платежной ведомости перед РКО – выплата по платежной ведомости может проводиться в течение нескольких дней, а по РКО только в течение одного для (день выписки РКО).
Единственный недостаток платежных ведомостей заключается в том, что вся информация по выплате суммы сотрудникам не является конфиденциальной.
Титульный лист формы № Т-53 имеет такие же реквизиты, как и форма № Т-49, поэтому заполняются аналогично. Единственно добавлена графа «Корреспондирующий счет», где указывают «дебет 70» (так как уменьшаем задолженность по зарплате, Дт 70).
В графе «Номер документа» платежной ведомости прописываем порядковый номер ведомости, в «Дате составления» прописываем дату составления ведомости (не должна быть позже даты росписи главбуха и времени выплаты денег).
На второй странице бланка платежной ведомости оформляем табличную часть. Если на предприятии работает несколько десятков сотрудников, то платежная ведомость может иметь несколько дополнительных страниц. Количество листов платежной ведомости указывается цифрами в строке «Количество листов».
В графе 1 указывается порядковый номер сотрудника. В графе 2 на основании личной карточки работника заполняется его табельный номер. В графе 3 указываем фамилию, имя и отчество сотрудника (хоть графа и называется «Фамилия, инициалы», лучше прописывать имя и отчество, поскольку возможна ситуация, когда на предприятии работают или родственники, или однофамильцы).
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В графе 4 цифрами проставляется сумма, которая должна быть начислена каждому сотруднику, сумму записывать не по середине графы, а вплотную к левой вертикальной черте графы. Последнюю строку необходимо сделать итоговой для подсчета общей суммы.
После оформления табличной части и заполнения росписи на титульном листе, платежная ведомость передается кассиру на проверку. Если платежная ведомость оформлена неверно, она возвращается обратно в бухгалтерию на доработку или переоформление. Если все реквизиты заполнены верно, то кассир приступает к выдаче денег сотрудникам из кассы на основании данной ведомости. Каждый сотрудник напротив своей фамилии должен поставить роспись в графе 5. В графе 6 указываются все необходимые документы, которые связаны с осуществлением денежных выплат из кассы. Это могут быть доверенность, паспорт, заявка на выдачу денег и др. документы. В противном случае ставятся прочерки.
Далее кассир по истечению установленных в платежной ведомости сроков выдачи денег должен до конца оформить платежную ведомость. В графе 5 тем сотрудникам, которым не были выплачены деньги, кассир прописывает «Депонировано». Затем на последнем листе кассир прописью и цифрами указывает общую выплаченную сотрудникам и депонированную сумму. Эти суммы он должен засвидетельствовать своей подписью, оформляет один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных сотрудникам денег (номер и дата составления РКО прописывается в ведомости), после чего ведомость отдается в бухгалтерию и заверяется подписью главбуха.
Все платежные ведомости регистрируются в журнале (унифицированная форма № Т-53а), который заводится в организации на один год и хранится в ней пять лет.
Выдержка из Постановления Госкомстата РФ N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":
При применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам N Т-51 и Т-53 не составляются.
На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.
Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.
начисление заработной платы (формы N Т-49 и N Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.
В графах "Начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.
На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.
В расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа.
В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.
В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
