Под подотчетными лицами понимают работников компании, у которых есть возможность получения и использования денежных средств организации, которые выдаются им наличными или по безналу. Денежные средства подотчетникам могут выдаваться как в кассе так и путем перевода на карту.
В данные виды расчета включаются:
• выдача денежных средств на командировки (по РФ и за пределы РФ);
• покупку материалов с целью обеспечения производственного процесса;
• расходы, понесенные при осуществлении деятельности (представительские расходы, транспортные расходы);
• приобретение запчастей, мелкой бытовой техники;
• иные затраты согласно действующих норм законодательства.
Несмотря на то, что данный участок учета кажется на первый взгляд простым, нарушения по нему встречаются довольно часто. Поэтому как кассир, так и бухгалтер должны учитывать некоторые особенности, соблюдать кассовую дисциплину, проводить проверку подлинности предоставленных документов, а также отсутствие мошенничества.
При проведении аудита проверке подлежат не только авансовые отчеты, но и все документы, на основании которых производится выдача денежных средств.
Аудитором рассматривается следующий ряд вопросов:
• право лица на получение подотчетных сумм;
• отсутствие задолженности по взятым ранее обязательствам (отчеты, которые подтверждают трату денежных средств, чеки, накладные должны быть предоставлены);
• порядок оформления первичных документов, в том числе сроки оформления, порядок оформления, а также порядок предъявления;
• сроки предоставления отчетности, а также сдачи остатка денежных средств;
• подлинность всех предъявленных документов.
Данный перечень вопросов не является исчерпывающим, он может быть расширен. Главное в данном случае знать, что расчеты с подотчетными лицами дают довольно много лазеек для мошеннических схем. Поэтому проведение аудита является важным и даже необходимым в каждой организации мероприятием.
Для осуществления проверки данного участка учета, следует полагаться на законодательные акты и нормы.
К основным нормативно-правовым актам, регламентирующим данный вопрос, относят:
1. Закон «О бухгалтерском учете».
2. Налоговый кодекс РФ.
3. Трудовой кодекс РФ.
4. Постановление 749 «Об особенностях направления работников в командировки».
В качестве объектов аудита расчетов в подотчетными лицами рассматривается дебиторская и кредиторская задолженность организации по сотрудникам в рамках данных расчетов.
В качестве источников для проведения аудита выступают:
• приказ об утверждении учетной политики;
• авансовые отчеты;
• РКО и ПКО;
• выписки с расчетного счета;
• приказы на командировку, журнал выбытия сотрудников;
• командировочные документы;
• иные документы, если это требуется.
Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя мероприятия, необходимые для проведения аудита с целью убедиться в правильности отражения фактов хозяйственной деятельности в бухучете и отчетности.
При проведении аудита происходит сопоставление сальдо 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами главной книги и кредитовые обороты данного счета с дебетом счетов затрат, материалов, прибыли. После установления соответствия по указанным счетам, проверке подвергаются суммы в авансовых отчетах с суммами документов, которыми подтверждаются расходы.
При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами специалист выполняет следующие процедуры:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Проверяют соответствие перечня сотрудников, получающих в подотчет денежные средства с перечнем лиц, которые имеют на это право (в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем).
2. Проверяют, соблюдается ли запрет на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся за предыдущие средства, полученные в подотчет.
3. Осуществляют проверку соответствия расходов тем целям, которые заявлены в отчетах.
4. проверяют наличие подтверждающих документов по командировочным расходам.
5. Проверяют правильность оформления приказов о направлении в командировку работников.
6. Осуществляют проверку соответствия сумм суточных и иных командировочных расходов тем суммам, которые утверждены в компании.
7. Проверяют правильность начисления НДФЛ и НДС.
8. Осуществляют наличие счетов-фактур для возмещения НДС.
9. Проверяют правильность отнесения представительских расходов на себестоимость.
10. Сверяют остатки на конец периода по 71 счету «Расчеты с подотчетными лицами» и движения по этому же счету в журнале ордере №7 на соответствие суммам в авансовых отчетах.
При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами в большинстве случаев применяется сплошной метод проверки, при котором анализу подлежит каждый авансовый отчет.
После того, как все перечисленные процедуры выполнены, аудитор убеждается в том, что авансовые отчеты и все сопроводительные документы правильно оформлены и представленная в них информация соответствует действительности. Либо выявляются какие-либо недочеты.
К возможным нарушениям в расчетах с подотчетными лицами относят:
1. Ошибки в оформлении документов, включая отсутствие части реквизитов.
2. Исправления в документов (особое внимание следует уделять суммам и срокам).
3. Отсутствие в пустых ячейках прочерков.
4. Отсутствие необходимых дат, в частности в командировочных документах.
5. Отсутствие подписей, печатей, штампов.
6. Некорректное оформление НДС.
7. Выдача денежных средств лицам, не входящим в перечень, утвержденный руководителем.
Кроме того, при аудите возможно выявление намеренного хищения, оформление ложных командировок и других мошеннических схем.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
