Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность для выполнения определённых действий по поручению организации.
Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.
Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.
К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:
• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Если сначала выдаются денежные средства под отчет:
• Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетные счета»– на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка; см. оформление проводок;
• Дт10 «Материалы»;
• Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
• Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»;
• Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;
• Дт 50 «Касса»;
• Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.
Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства:
• Дт 10 «Материалы»;
• Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
• Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»;
• Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»- отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;
• Дт60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;
• Д т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• Кт 50 «Касса»- погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.
Если работник заключает договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров:
• Дт 71«Расчеты с подотчетными лицами»;
• Кт73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — отражена оплата физическим лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды);
• Дт 10 «Материалы»;
• Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
• Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»;
• Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;
• Дт 73«Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
• Кт 50 «Касса»- работнику из кассы возмещены расходы по приобретению ТМЦ.
Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.
Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.
Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.
Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.
Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:
1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.
2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца. Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.
3. Не позднее десяти дней после отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру.
Таким образом, выдача наличных денежных средств работникам организации может производиться для закупки материальных ценностей, для возмещения расходов по приобретению товаров для нужд организации, а также для выдачи сумм, причитающихся сотрудникам организации при убытии в командировку.
Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:
– запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;
– запрещается выдавать подотчетные суммы при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;
– нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц в соответствующем распорядительном документе.
Как правило, перечень подотчетных лиц ежегодно отдается приказом руководителя организации в начале года. Одновременно устанавливаются предельные размеры единовременной выдачи подотчетных сумм на конкретные цели, а также схема документооборота (порядок и сроки представления отчетности в израсходовании подотчетных сумм). Данные ограничения не распространяются на случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам.
Учет сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На израсходованные подотчетными лицами суммы этот счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
При выдаче подотчетных сумм для выплаты заработной платы читателям следует учитывать общие требования трудового законодательства, регулирующие этот процесс.
В соответствии со ст. 136 ТК РФ:
– при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате;
– заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором;
– заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случая, если иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором. Из этого требования, в частности, следует, что для того чтобы заработная плата могла быть выдана другому лицу (например, родственнику или коллеге заболевшего работника), как минимум, необходима доверенность, оформленная установленным порядком. В противном случае выдача наличных денежных средств является незаконной, и в случае предъявления претензий работником, которому заработная плата была начислена, вся сумма выплаты может быть взыскана с кассира;
– заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором;
– для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы. Это обычно практикуется в некоторых государственных учреждениях и регулируется отраслевыми или ведомственными нормативными актами;
– при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня;
– оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
Согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора (увольнении работника) выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.
Приказ о подотчетных лицах в 2019 году
Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые получили денежные средства (авансы) от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы. Они должны представить в бухгалтерию письменный отчет об использовании полученных средств в качестве авансов либо вернуть неиспользованную сумму в кассу.
Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, или ему поручают заплатить другой организации за услуги наличными, или он направляется в командировку, во всех этих случаях он является подотчетным лицом.
Если сотруднику выдаются денежные средства, ему должно быть указано, на какие нужды они выданы и на какой срок. В течение трех дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за расход и вернуть остаток средств. Если такой срок не указан, то считается, что он равен трем дням со дня выдачи денег, а для командированных работников – трем дням со дня возвращения из командировки. Если ездил в зарубежную командировку, то срок отчета составляет 10 дней с момента возвращения из командировки. Существует жесткое правило, установленное «Порядком ведения кассовых операций в РФ» (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ № 40): пока подотчетное лицо не отчитается за ранее выданные денежные средства, новые авансы ему выдавать нельзя.
Приказ руководителя утверждает перечень подотчетных лиц с указанием того, когда и какие суммы им выдаются и когда подотчетные лица должны отчитаться за эти деньги.
Для того, чтобы выдать сотруднику организации денежные средства из кассы на осуществление каких-либо расчетов необходимо издать приказ о подотчетных лицах. Выдача под отчет наличных денежных средств осуществляется на основании регламента, прописанного в Порядке ведения кассовых операций РФ (утвержденным по решению Совета директоров Банка России №40).
Согласно этого регламента организация вправе выдавать наличные денежные средства на расходы подотчет сотруднику на следующие операции:
• Для осуществления командировочных расходов.
• На оплату представительских и хозяйственно-операционных расходов, а также на приобретение ГСМ.
• Для проведения геологоразведочных партий и экспедиций.
• На расходы уполномоченных организаций и предприятий.
• На осуществление хозяйственных расходов отдельных обособленных предприятий (филиалов), находящихся не в районе деятельности головного предприятия, у которых отсутствует самостоятельный баланс.
Для осуществления вышеуказанных операций необходимо, чтобы руководитель издал приказ, в котором определил следующее:
• Размеры выдаваемых денежных средств и их целевое назначение.
• Сроки, на которые можно выдавать деньги подотчетным лицам.
• Перечень лиц, которым разрешается выдавать подотчет наличные денежные средства организации.
Денежные средства, которые выдаются подотчетному лицу передавать третьим лицам запрещено.
Само по себе понятие подотчет, предполагает, что сотрудник получивший деньги по расходному кассовому ордеру должен отчитаться по факту использования выданных ему средств, в том числе по целевому их использованию. Отчет производится в течение 3 рабочих дней, считая с момента истечения срока, на который были выданы деньги. Для командированных сотрудников датой начала отчета будет являться день возвращения из командировки.
Стоит отметить, что прежде чем выдать сотруднику деньги подотчет следует проверить наличие у него непогашенных ранее выданных авансов. Деньги выдаются лишь в том случае, если долги по предыдущим авансам отсутствуют, либо сотрудник должен их погасить.
Для того, чтобы отчитаться перед организацией по факту осуществленных расходов подотчетные лица должны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет.
Учет расчетов с подотчетными лицами в 2019 году
Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.
Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.
В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.
Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.
Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.
Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.
Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.
Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).
При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:
1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
2) пункт назначения командировки;
3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;
4) цель командировки;
5) срок командировки.
Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия.
Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;
2) оплату суточных за время нахождения в командировке;
3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;
4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:
а) выдан аванс на командировочные расходы:
• Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,
• Кредит счета 50 «Касса»;
б) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):
• Дебет счета 44 «Расходы на продажу»,
• Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
в) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:
• Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
• Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
г) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:
• Дебет счета 50 «Касса»,
• Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.
В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:
• Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
• Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Если они не могут быть удержаны:
• Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
• Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.
Расчеты с подотчетными лицами в 2019 году
Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. Кроме того, подотчетные денежные средства не могут быть отнесены к доходам физического лица - работника общества. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета.
Расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых, незначительные по своему размеру денежные суммы, вверяемые работникам в целях реализации опосредующих функций организации, во-вторых, невозможность их осуществления в безналичном порядке. Все операции по расчетам с подотчетными лицами характеризуются ограниченным, заранее известным перечнем и довольно высокой степенью регулярности их совершения.
В числе внутриорганизационных документов, используемых в расчетах с подотчетными лицами, состоят утвержденные руководством предприятия списки подотчетных лиц, сметы представительских расходов, приказы об утверждении данных смет, авансовые отчеты, а также журналы регистрации отчетов. Кроме того, если на предприятии имели место факты направления работников в командировки, должны присутствовать в наличии и соответствующие приказы руководства. В свою очередь система внутреннего контроля, помимо всего прочего, в обязательном порядке должна включать в себя основополагающие начала, определяющие порядок совершения расчетов, формально закрепленные в учетной политике организации.
Кассовые операции здесь оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам унифицированной формы N КО-2 или надлежаще оформленным другим документам, в том числе платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и счетам, с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия или иными уполномоченными на это лицами. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.
По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за купленный товар. В число оправдательных документов входят товарные чеки и проездные билеты, которые представляются бухгалтеру. Если купленный товар не оприходован, подотчетную сумму зачитывают в совокупный годовой доход подотчетного лица. При этом сам порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации.
Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Форма авансового отчета является унифицированной и приведена в Постановлении Госкомстата России N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отчет проверяется бухгалтерией.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Система внутриорганизационного контроля над совершением расчетов предполагает наличие утвержденного руководителем списка работников, имеющих право на получение подотчетных денежных средств, утвержденного порядка подачи письменных заявлений на выдачу денежных средств с указанием причин такой выдачи и соблюдение работниками предприятия установленных сроков отчета по выданным суммам, а также сроков возврата оставшихся средств.
Кроме того, о каком-либо контроле можно говорить только в том случае, если на предприятии наблюдается отсутствие просроченной задолженности по подотчетным средствам, соблюдение запрета на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам, аналитический учет командировочных и представительских расходов, оформление надлежащих оправдательных документов, прилагаемых к авансовым отчетам, а также визирование авансовых отчетов.
Теперь что касается командировок. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В случае, когда гражданин направляется в поездку предприятием, с которым он не состоит в трудовых отношениях и, следовательно, не находится в административном подчинении у руководителя этого предприятия, такая поездка не может считаться командировкой. Направление работника в командировку оформляется выдачей ему командировочного удостоверения, оформленного на основании приказа.
Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности. Признание командировочных расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России N 33н.
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. То есть, не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
При этом такой же порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации (при наличии трудового договора), а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.
Следует помнить, что суммы расходов по проезду к месту командировки и обратно включаются в расходы организации без НДС. К командировочным расходам, в частности, относятся расходы по проезду к месту командировки и обратно воздушным, морским, железнодорожным, автомобильным транспортом, включая стоимость услуг по предварительной продаже билетов и плату за пользование постельными принадлежностями и расходы по найму жилого помещения. Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров и услуг и подтверждающих фактическую уплату сумм налога. Кроме того, суммы налога подлежат возмещению в пределах установленных законодательством норм.
В рассматриваемом случае указанные вычеты производятся на основании проездных документов установленного образца. Проездной билет, в котором сумма налога выделена отдельной строкой, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно, без наличия счета-фактуры. Авиакомпании здесь не должны выставлять счета-фактуры.
Суммы НДС, уплаченные при перевозке работников организации железнодорожным транспортом при вахтовом способе организации работ, принимаются к вычету на основании железнодорожных билетов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. То же самое касается и электронных проездных билетов. Однако, здесь необходимо учесть, что вычет возможен лишь в том случае, если НДС именно выделен из общей стоимости билета и представлен в цифрах. В тех же случаях, когда об НДС в билете просто упоминается (включая НДС) с получением вычета могут возникнуть серьезные трудности.
Другим распространенным видом расчетов с подотчетными лицами являются расчеты по представительским расходам. К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров.
В состав представительских расходов относят расходы на проведение официального приема для указанных лиц, доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика. Не относятся сюда расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. При этом представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период.
Регистрами синтетического учета, где происходит отражение операций с подотчетными суммами, являются главная книга, отчет о движении денежных средств по форме № 4 и строка бухгалтерского баланса “прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев”, журнал-ордер № 7 и другие регистры учета по счету 71.
Согласно Приказу Минфина № 94н, утвердившему План счетов бухгалтерского учета и Инструкцию по его применению, аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись по каждой сумме, выданной под отчет.
Для этого, в целях обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, организациями используется счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Их списание со счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” производится либо в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, либо в дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, если возможность удержание из заработной платы работника отсутствует.
Аудит расчетов с подотчетными лицами в 2019 году
Под подотчетными лицами понимают работников компании, у которых есть возможность получения и использования денежных средств организации, которые выдаются им наличными или по безналу. Денежные средства подотчетникам могут выдаваться как в кассе так и путем перевода на карту.
В данные виды расчета включаются:
• выдача денежных средств на командировки (по РФ и за пределы РФ);
• покупку материалов с целью обеспечения производственного процесса;
• расходы, понесенные при осуществлении деятельности (представительские расходы, транспортные расходы);
• приобретение запчастей, мелкой бытовой техники;
• иные затраты согласно действующих норм законодательства.
Несмотря на то, что данный участок учета кажется на первый взгляд простым, нарушения по нему встречаются довольно часто. Поэтому как кассир, так и бухгалтер должны учитывать некоторые особенности, соблюдать кассовую дисциплину, проводить проверку подлинности предоставленных документов, а также отсутствие мошенничества. При проведении аудита проверке подлежат не только авансовые отчеты, но и все документы, на основании которых производится выдача денежных средств.
Аудитором рассматривается следующий ряд вопросов:
• право лица на получение подотчетных сумм;
• отсутствие задолженности по взятым ранее обязательствам (отчеты, которые подтверждают трату денежных средств, чеки, накладные должны быть предоставлены);
• порядок оформления первичных документов, в том числе сроки оформления, порядок оформления, а также порядок предъявления;
• сроки предоставления отчетности, а также сдачи остатка денежных средств;
• подлинность всех предъявленных документов.
Данный перечень вопросов не является исчерпывающим, он может быть расширен. Главное в данном случае знать, что расчеты с подотчетными лицами дают довольно много лазеек для мошеннических схем. Поэтому проведение аудита является важным и даже необходимым в каждой организации мероприятием.
Для осуществления проверки данного участка учета, следует полагаться на законодательные акты и нормы.
К основным нормативно-правовым актам, регламентирующим данный вопрос, относят:
1. Закон «О бухгалтерском учете».
2. Налоговый кодекс РФ.
3. Трудовой кодекс РФ.
4. Постановление 749 «Об особенностях направления работников в командировки».
В качестве объектов аудита расчетов в подотчетными лицами рассматривается дебиторская и кредиторская задолженность организации по сотрудникам в рамках данных расчетов.
В качестве источников для проведения аудита выступают:
• приказ об утверждении учетной политики;
• авансовые отчеты;
• РКО и ПКО;
• выписки с расчетного счета;
• приказы на командировку, журнал выбытия сотрудников;
• командировочные документы;
• иные документы, если это требуется.
Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя мероприятия, необходимые для проведения аудита с целью убедиться в правильности отражения фактов хозяйственной деятельности в бухучете и отчетности.
При проведении аудита происходит сопоставление сальдо 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами главной книги и кредитовые обороты данного счета с дебетом счетов затрат, материалов, прибыли. После установления соответствия по указанным счетам, проверке подвергаются суммы в авансовых отчетах с суммами документов, которыми подтверждаются расходы.
При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами специалист выполняет следующие процедуры:
1. Проверяют соответствие перечня сотрудников, получающих в подотчет денежные средства с перечнем лиц, которые имеют на это право (в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем).
2. Проверяют, соблюдается ли запрет на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся за предыдущие средства, полученные в подотчет.
3. Осуществляют проверку соответствия расходов тем целям, которые заявлены в отчетах.
4. проверяют наличие подтверждающих документов по командировочным расходам.
5. Проверяют правильность оформления приказов о направлении в командировку работников.
6. Осуществляют проверку соответствия сумм суточных и иных командировочных расходов тем суммам, которые утверждены в компании.
7. Проверяют правильность начисления НДФЛ и НДС.
8. Осуществляют наличие счетов-фактур для возмещения НДС.
9. Проверяют правильность отнесения представительских расходов на себестоимость.
10. Сверяют остатки на конец периода по 71 счету «Расчеты с подотчетными лицами» и движения по этому же счету в журнале ордере №7 на соответствие суммам в авансовых отчетах.
При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами в большинстве случаев применяется сплошной метод проверки, при котором анализу подлежит каждый авансовый отчет.
После того, как все перечисленные процедуры выполнены, аудитор убеждается в том, что авансовые отчеты и все сопроводительные документы правильно оформлены и представленная в них информация соответствует действительности. Либо выявляются какие-либо недочеты.
К возможным нарушениям в расчетах с подотчетными лицами относят:
1. Ошибки в оформлении документов, включая отсутствие части реквизитов.
2. Исправления в документов (особое внимание следует уделять суммам и срокам).
3. Отсутствие в пустых ячейках прочерков.
4. Отсутствие необходимых дат, в частности в командировочных документах.
5. Отсутствие подписей, печатей, штампов.
6. Некорректное оформление НДС.
7. Выдача денежных средств лицам, не входящим в перечень, утвержденный руководителем.
Кроме того, при аудите возможно выявление намеренного хищения, оформление ложных командировок и других мошеннических схем.
Ответственность подотчетного лица в 2019 году
Практически в любой организации осуществляются расчеты с подотчетными лицами. Этот вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения и оприходования материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами. Подотчетное лицо – это работник организации, имеющий право в соответствии с приказом руководителя или иным распорядительным документом получать денежные средства для расчетов с контрагентами. Данные средства могут быть выданы работнику либо наличными денежными средствами из кассы организации либо посредством зачисления денежных средств с расчетного счета организации на банковскую пластиковую карточку, оформленную на подотчетное лицо, что в последнее время приобрело наибольшую популярность. Поскольку отпадает необходимость снятия наличных денежных средств с расчетного счета организации. Данный вид расчетов вытесняет наличные денежные операции с подотчетным лицом еще и потому, что в соответствии с письмом Московского ГТУ Центробанка № 26-13-4-1640598, которым руководствуются все российские банки, запрещено выдавать наличные денежные средства из выручки на любые нужды, кроме оплаты труда и выплат социально-трудовых льгот, закупки сельскохозяйственной продукции, скупки тары и вещей у населения.
Нередко работники предприятия, получая под отчет денежные средства своевременно не отчитываются о произведенных расходах, и если на предприятии не налажен контроль над сроками возврата денежных средства или надлежащего отчета по ним, то создаются благоприятные условия для формирования безответственного отношения работников к своим обязанностям. В таких обстоятельствах виновные, как правило, остаются безнаказанными за допущенные ими нарушения, поскольку запоздалое обращение в суд не всегда может исправить положение.
Организации могут выдавать наличные денежные средства в подотчет согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России № 40 на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
В данном пункте также изложены следующие требования, которые следует учитывать при работе с подотчетными лицами:
• лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
• выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
• передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Здесь необходимо обратить внимание, что законодательно установлен срок отчета по выданным денежным средствам только в отношении командировочных расходов. В отношении остальных расходов срок не установлен. Поэтому во избежание негативных ситуаций, связанных с невозвратом денежных средств или нахождения их в подотчете длительное время следует установить приказом руководителя определенные сроки отчета в соответствии со спецификой организации (см. пример приказа ниже).
Для контроля над движением и использованием подотчетных сумм приказом руководителя организации должен быть также утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет, требований, предъявляемых к оформлению первичных документов, порядка представления, обработки и утверждения авансовых отчетов, а также суммы выдачи денег под отчет.
На практике может возникнуть такая ситуация, когда понадобилось выдать деньги сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц. В таком случае можно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т. д.
Работники, получающие денежные средства под отчет, должны быть ознакомлены с этим приказом, так как производимые ими расходы, не подтвержденные надлежащим образом оформленными оправдательными документами, не должны приниматься бухгалтерией в качестве основания для списания подотчетных сумм. Это, в свою очередь, может привести к включению части подотчетных сумм в совокупный годовой доход с удержанием налога с доходов физического лица, и, соответственно, удержанием указанных сумм из начисляемой заработной платы. Обратите внимание, что при включении в список лиц того или иного работника предварительно разъясните правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.
Памятка для подотчетного лица:
1. Лимит расчета наличными денежным средствами установлен в размере 60000рублей по одному договору.
2. Без кассовых чеков по выданным подотчетным суммам бухгалтерия документы не принимает.
3. Во избежание утери товарные чеки, квитанции, кассовые чеки наклеивать на лист бумаги, нумеруя приклеиваемые документы.
4. Оформлять доверенность на покупку товаров с тем, чтобы выдали накладную и счет-фактуру.
Встречаются такие ситуации, когда подотчетные лица приобретают или оплачивают в интересах организации за счет собственных средств какие-либо услуги или товары, а затем организация возмещает затраченные денежные средства. Например, если водитель при нахождении в командировке вынужден был потратить свои собственные денежные средства на покупку необходимой детали вследствие непредвиденной поломки автомобиля в пути.
Поэтому рекомендуется в том же приказе предусмотреть тот момент, что определенным подотчетным лицам разрешено использовать для совершения сделок в интересах организации собственные денежные средства с последующим возмещением, с отражением данного положения в учетной политике организации. В соответствии со статьей 183 Гражданского Кодекса РФ все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения. Поэтому для одобрения сделки необходимо оформить служебную записку на имя руководителя с просьбой возместить затраченные денежные средства, на которой должна быть разрешающая виза руководителя.
Отсутствие приказа руководителя предприятия о сроке, на который выданы подотчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. Следовательно, выдача подотчетных сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств (или возврат их в кассу) должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложняет работу и бухгалтерии, и подотчетных лиц.
Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности (без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель), подтверждающие, что при покупке товаров (оплате работ, услуг) эти работники действуют в интересах организации.
Кроме указанного приказа, регламентирующего порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, организация должна иметь согласованный с обслуживающим банком лимит (величину остатка) денежных средств в кассе. В случае если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, то вся остающаяся в кассе наличность считается сверхлимитной.
В настоящее время вся наличность о поступающей денежной выручки в кассу организации ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет предприятие должно получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.
При расчетах с подотчетными лицами достаточно распространенной ошибкой является нарушение лимита расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами.
В соответствии с действующим законодательством расчеты между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и предпринимателями, осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица с привлечением наемного труда в соответствии с пунктом 6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных письмом Центробанка РФ № 113), осуществляются в суммах, не превышающих установленного лимита.
Размер такого лимита установлен Указанием ЦБ РФ № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными денежными средствами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" и составляет 60 000 руб.
Несоблюдение лимита расчета наличными денежными средствами между юридическими лицами в соответствии со ст. 15 КоАП РФ влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.
На основании вышеизложенного, предприятие через своих подотчетных лиц не должно приобретать (оплачивать) товары, работы или услугу другого юридического лица (или индивидуального предпринимателя) в сумме, превышающей установленный предел в день, независимо от того, по одному или нескольким договорам производится оплата, одним или разными подотчетными лицами вносятся денежные средства.
Можно привести следующие примеры, когда может быть превышен данный лимит:
а) разные подотчетные лица приобрели у одного поставщика в один и тот же день товары на сумму, превышающую установленный лимит (например, несколько водителей автотранспортного предприятия приобрели ГСМ на одной АЗС и сумма общего платежа по чекам ККМ превышает установленный предел);
б) в один и тот же день произведена оплата непосредственно и из кассы предприятия, и подотчетным лицом одному и тому же поставщику (имеется квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате от лица предприятия в кассовых документах и квитанция, выданная в этот же день подотчетному лицу, в его авансовом отчете), причем суммарный платеж превышает установленный предел;
в) осуществлено приобретение товарно-материальных ценностей в универмаге или супермаркете и покупка подтверждена чеками ККМ разных отделов (секций), принадлежащих одному и тому же юридическому лицу, на сумму, превышающую лимит;
г) осуществлено перечисление денежных средств представителем предприятия как частным лицом через отделения Сбербанка, телеграфным или почтовым переводом на имя предприятия; внесены денежные средства непосредственно на расчетный счет поставщика в банке, минуя свой расчетный счет;
д) произведены расчеты в условных единицах таким образом, что рублевый эквивалент платежа превышает установленный предел расчетов наличными.
Еще одной распространенной ошибкой является выдача подотчетному лицу, не отчитавшемуся по ранее выданному авансу, других денежных средств. Как было сказано выше, пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного письмом Центробанка России № 18, в редакции последующих изменений и дополнений, установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии представления полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом подразумевается, что полный отчет предполагает представление авансового отчета со всеми необходимыми документами по израсходованной сумме аванса и (или) возврат неизрасходованного остатка подотчетных сумм в кассу предприятия (в случае его неполного использования).
Пунктом 41 Порядка ведения кассовых операций систематические проверки соблюдения предприятием кассовой дисциплины возложены на банки.
Рекомендации по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (сообщены письмом Центробанка РФ № 113), применяемые при таких проверках, содержат в пункте 6 указания о том, что "переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы".
Бухгалтер предприятия, принимающий от подотчетных лиц и проверяющий авансовые отчеты, должен вести четкий аналитический учет подотчетных сумм в разрезе подотчетных лиц, дат выдачи авансов и сроков представления авансовых отчетов, а также следить за тем, чтобы суммы под отчет не выдавались лицам до полного их отчета за предыдущий аванс.
В типовом бланке авансового отчета (форма № 807) должны быть заполнены все графы. Типичной ошибкой является отсутствие сведений по строкам "Остаток (перерасход) предыдущего аванса", и, соответственно, дальнейшего расчета по выданным и израсходованным суммам с выведением остатка (перерасхода) подотчетных сумм по конкретному авансовому отчету.
Если у подотчетного лица по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то ему необходимо внести его в кассу. Соответственно, если выявлен и утвержден перерасход, то сумма перерасхода должна быть возвращена работнику. Отметки о внесении остатка или возмещении перерасхода с реквизитами кассового документа (приходного или расходного ордера) указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью бухгалтера.
Обращаем внимание на то, что в соответствии с подпунктом «г» пункта 11 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Министров № 59 (в этой части постановление действует и в настоящее время), "контроль за взысканием в установленные сроки дебиторской и погашением кредиторской задолженности" возложен на главного бухгалтера.
При выдаче подотчетным лицам наличных денежных средств из кассы организации суммы выдаются по расходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России № 88, или другому документу (например, по заявлению на выдачу денег) с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы подписываются руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на это. В случае безналичных расчетов (зачисление на пластиковую карту) первичным документом является слип или квитанция электронного терминала, квитанция банкомата) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата) (п. 3.1 Положения № 266-П).
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется такая форма отчетности, как авансовый отчет (форма № АО-1 "Авансовый отчет", утверждена Постановлением Госкомстата России № 55). Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона бланка, графы 1–6) и работником бухгалтерии (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Авансовый отчет может составляться как на бумажном, так и на машинном носителе информации.
На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо вносит в отчет перечень документов, подтверждающих произведенные им расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1–6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
К первичным учетным документам, подтверждающим факт совершения сделки (при любой форме расчетов) относятся:
• в случае осуществления сделок с организациями розничной торговли: накладные, товарные чеки, счета-фактуры, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ);
• в случае осуществления сделок с организациями оптовой торговли: квитанции к приходным ордерам, накладные, счета-фактуры, чеки ККТ;
• в случае оплаты сторонних работ и услуг: акты выполненных работ (оказанных услуг), счета организаций общественного питания, квитанции, подтверждающие расходы командированного подотчетного лица (оплату найма жилого помещения, билеты на проезд к месту командировки), счета-фактуры, чеки ККТ, квитанции к приходным ордерам.
Согласно требованиям Управления МНС России по г. Москве, изложенным в письме № 29–12/44158, ":при принятии к учету авансового отчета подотчетного лица наличие чека ККТ как оправдательного документа по расходу подотчетных денежных сумм является обязательным".
Следует обратить особое внимание на требования п. 1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт": если покупатель расплачивается с помощью банковской карты, то продавец должен пробить кассовый чек. При этом деньги за товары, оплаченные банковскими картами, в кассу продавца фактически не вносятся, поскольку они сразу попадают на расчетный счет организации торговли (услуг).
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7–8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Если подотчетному лицу выдается валюта, то заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы).
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. ККТ в данном случае не применяется, поскольку возврат денежных средств не связан с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг (Письмо Минфина России № 03-01-20/2-47).
Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
В зависимости от вида расчетов с подотчетными лицами (расчеты, связанные с оплатой работ (услуг); приобретением имущества; командировочными или представительскими расходами) организации необходимо оформить и ряд других документов, например, для расчетов, связанных с командировочными расходами, – это служебное задание, а для расчетов, связанных с представительскими расходами, – смета и программа представительских расходов.
При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 1:
– приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
– командировочное удостоверение (форма № Т-10);
– служебное задание (форма № Т-10а).
В форме № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10) в одном экземпляре.
После оформления вышеуказанных документов производится выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Согласно ст. 168 ТК РФ организация обязана выплатить:
– стоимость проезда;
– расходы по найму жилья;
– суточные;
– иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.
По возвращении из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:
– командировочное удостоверение или приказ о командировании;
– документы, подтверждающие расходы по найму жилья, по проезду и др.
При приобретении товара подотчетное лицо может действовать от своего имени либо от имени организации, то есть на основании доверенности. Если подотчетное лицо не имеет доверенности, то оно действует как частное лицо. В этом случае приобретение товара оформляется в порядке, предусмотренном для договора розничной купли-продажи. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (п. 2 ст. 492 ГК РФ).
Договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара. Отсутствие у покупателя указанных документов не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение заключения договора и его условий (ст. 493 ГК РФ).
В п. 1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" говорится, что применение ККМ организациями и индивидуальными предпринимателями при наличных расчетах и выдача покупателю кассового чека являются обязательными. Исключение составляют случаи, описанные в п. 3 ст. 2 Закона.
ККМ не применяется:
– при продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках (при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 % и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ);
– при осуществлении торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;
– при продаже в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;
– при торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами и т. д.
Что касается оформления счетов-фактур подотчетному лицу, действующему от своего имени, то, скорее всего, организации по товарам, приобретенным таким способом, предъявить НДС к вычету не удастся, поскольку пунктом 6 ст. 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. Если сумма НДС будет выделена в кассовом и товарном чеках, но при этом будет отсутствовать счет-фактура, то организация-покупатель не имеет право на вычет, так как наличие счета-фактуры является непременным условием предъявления НДС к вычету.
При реализации товаров за наличный расчет требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ). То есть невыдача продавцом счета-фактуры подотчетному лицу, не заявившему о себе как о представителе юридического лица, соответствует действующему законодательству.
Поэтому организации следует оформлять доверенность на подотчетное лицо. Для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, применяются типовые формы первичной учетной документации № М-2 и № М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 71а. В таком случае подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, поставщиком должна быть выписана товарная накладная (форма № ТОРГ-12, утверждена Постановлением Госкомстата России № 132).
В подтверждение того факта, что деньги были приняты от подотчетного лица – представителя организации-покупателя, поставщик обязан выписать приходный кассовый ордер (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Представителю организации-покупателя выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера поставщика или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира, а также кассовый чек. Аналогичная позиция изложена в письмах УМНС России по г. Москве № 29–12/44313, № 29–12/58566.
Поставщик товара обязан выписать подотчетному лицу, действующему на основании доверенности, счет-фактуру, который будет являться основанием для принятия уплаченного в составе цены товара НДС к вычету (п. 3 ст. 168 НК РФ).
При организации расчетов с подотчетными лицами нужно знать, что в соответствии со ст. 242 и п. 2 ст. 243 Трудового Кодекса РФ полная материальная ответственность наступает на основании разового документа на получение ценностей, т. е. работник, получивший целевой аванс на оплату административно-хозяйственных и операционных расходов под отчет, несет полную материальную ответственность, состоящую в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Согласно статье 247 Трудового Кодекса РФ для установления причины возникновения ущерба обязательным является истребование от работника объяснения в письменной форме.
Если работник не отчитался в срок по полученным денежным средствам или не вернул их, то согласно статье 137 Трудового Кодекса РФ для погашения неизрасходованных и своевременно не возвращенных денежных средств работодатели могут производить удержания из заработной платы работника. Решение об удержании невозвращенной суммы работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного в приказе для такого возврата, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Указанное решение должно быть оформлено приказом руководителя. В случае его отсутствия удержания из заработной платы могут быть произведены только в судебном порядке. Судебный порядок может применяться также в случае, когда работник отказывается добровольно удовлетворить требования администрации. В случаях возбуждения уголовных дел о хищении и недостачах руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные суммы взыскиваются с виновных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых согласно приговору или решению суда.
Положение о подотчетных лицах 2019 года
Подотчетная сумма — денежные средства, выданные работнику (подотчетному лицу) авансом на расходы организации, например, на:
• хознужды;
• покупку или оплату товаров (работ, услуг);
• командировочные расходы.
За выданные суммы подотчетник в установленный срок должен отчитаться в случае:
• выдачи ему денежных средств из кассы организации;
• перечисления подотчетных средств на личную карту;
• снятия (оплаты) денежных средств работником с корпоративной карты;
• получения Денежных документов из кассы организации.
Основными документами, регламентирующими порядок выдачи подотчетных сумм из кассы предприятия, являются:
• Указание ЦБ РФ N 3210-У (далее — Указание ЦБ РФ N 3210-У).
• Указание ЦБ РФ N 3073-У (далее — Указание ЦБ РФ N 3073-У).
Наличные денежные средства выдаются из кассы только на основании распорядительного документа либо по письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указание ЦБ РФ N 3210-У).
Документ-основание может иметь произвольную форму, но должен содержать следующие реквизиты (Письмо ЦБ РФ N 29-1-1-0Э/20642):
• фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
• сумму наличных денег;
• срок, на который они выдаются;
• подпись руководителя;
• дату и регистрационный номер документа.
Ни сроки, ни сумма выдачи под отчет Банком России не ограничиваются.
Денежные средства под отчет могут быть выданы работникам, заключившим с организацией трудовой или гражданско-правовой договор (Письмо ЦБ РФ N 29-Р-Р-6/7859).
Целесообразно, но не обязательно издать Приказ руководителя со списком лиц, которым организация будет выдавать подотчетные суммы.
Подотчетные суммы могут быть выданы из наличной выручки предприятия (п. 2 Указания ЦБ РФ N 3073-У).
Указание ЦБ РФ N 3210-У (порядок выдачи сумм, ограничения и др.) при безналичных операциях выдачи в подотчет не применяется.
К таким операциям относятся:
• перечисление средств на личную карту работника;
• снятие (оплата) с корпоративной карты организации.
Выпуск корпоративных карт, держателем которых может являться физическое лицо, разрешен п. 1.5, 1.6 Положения ЦБ РФ N 266-П (далее — Положение 266-П).
Положение устанавливает операции, которые можно производить с корпоративных карт:
• снятие наличных денежных средств;
• оплата расходов в целях предпринимательской деятельности, в т. ч. оплата командировочных и представительских расходов;
• иные операции, разрешенные законодательством РФ (п. 2.5 Положения 266-П).
Порядок расчетов с подотчетными лицами посредством банковских карт необходимо закрепить в Учетной политике организации (Письмо Минфина РФ N 03-11-11/42288).
В учетной политике необходимо предусмотреть:
• способы выдачи подотчетных сумм с применением банковских карт;
• форму распорядительного документа на выдачу подотчетных сумм;
• сроки отчета по выданным суммам;
• способы возврата неиспользованных подотчетных сумм.
Также полезно издать Приказ руководителя об утверждении списка лиц, которым выдаются денежные средства под отчет и списка банковских карт, на которые указанным лицам перечисляются подотчетные суммы.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).
Авансовый отчет — документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на выполнение поручения организации. Авансовый отчет относится к первичным учетным документам (ПУД). Бланк авансового отчета АО-1 не является обязательным к применению. Организация в Учетной политике обязана утвердить форму отчета об использовании подотчетных сумм.
Это может быть АО- 1 или самостоятельно разработанная форма, которая должна содержать обязательные реквизиты ПУД. Подробнее о первичных документах — в статье Реквизиты первичного учетного документа.
Отчет по выданным денежным документам представляется подотчетным лицом в том же порядке, что и по денежным средствам. Форма отчета может быть аналогичной авансовому отчету или разработана отдельно.
Кроме авансового отчета работник должен приложить подтверждающие расходы документы: товарные и кассовые чеки, билеты, посадочные талоны, квитанции БСО, путевые листы, маршрутные карты и т.п.
Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при утере посадочного талона (Письмо Минфина РФ N 03-03-07/6, Письмо Минфина РФ N 03-03-06/1/11) или дубликат.
Кассовый чек будет считаться надлежаще оформленным, если он составлен не только в соответствии с требованиями Федерального закона 402-ФЗ, но имеет все реквизиты, указанные в ст. 4.7 Федерального закона N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Федеральный закон N 54-ФЗ).
Если чек оформлен с нарушениями законодательства, то налоговая инспекция, скорее всего, будет оспаривать расходы по такому документу, учтенные при расчете налога на прибыль. Вместе с тем при отсутствии искажения сведений о факте хозяйственной жизни, а также при выполнении условий п. 2 ст. 54.1 НК РФ налогоплательщик имеет право на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Этот аргумент при необходимости можно привести контролерам или в суде.
Аргументы ведомства следующие:
• НДС принять к вычету можно только по счету-фактуре. Исключение—п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.
• НДС нельзя принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС, предъявленный без счета-фактуры.
Часто в организации возникает необходимость компенсировать работнику суммы, которые не выдавались ему авансом, а были потрачены из его личных средств на нужды компании.
Трудовой кодекс определяет «компенсацию» как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей (ст. 164 ТК РФ).
Законодательство не регламентирует порядок компенсации затрат работников, которые использовали личные денежные средства в интересах организации. Организация сама должна в локальном нормативном акте (ЛНА) установить порядок компенсации таких затрат.
В ЛНА целесообразно предусмотреть:
• цели, на которые можно делать приобретения для организации из личных средств;
• круг лиц, которые могут производить расчеты в интересах организации из личных средств;
• порядок предоставления компенсации произведенных затрат;
• форму заявления на компенсацию затрат;
• документы, которые необходимо приложить к заявлению на компенсацию затрат.
Так как на затраты, произведенные работником, аванс не выдавался, сумму нельзя признать подотчетной, и использовать счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами «не уместно (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ N 94н).
В этом случае лучше воспользоваться счетом 73.03 «Расчеты по прочим операциям» (рабочий план счетов 1С). На данном счете допускается сальдо как по дебету, так и по кредиту, следовательно, задолженность организации перед работником по такому счету отразить можно.
Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам. После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу. Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу. Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло. -так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
