Практически в любой организации осуществляются расчеты с подотчетными лицами. Этот вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения и оприходования материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами. Подотчетное лицо – это работник организации, имеющий право в соответствии с приказом руководителя или иным распорядительным документом получать денежные средства для расчетов с контрагентами. Данные средства могут быть выданы работнику либо наличными денежными средствами из кассы организации либо посредством зачисления денежных средств с расчетного счета организации на банковскую пластиковую карточку, оформленную на подотчетное лицо, что в последнее время приобрело наибольшую популярность. Поскольку отпадает необходимость снятия наличных денежных средств с расчетного счета организации. Данный вид расчетов вытесняет наличные денежные операции с подотчетным лицом еще и потому, что в соответствии с письмом Московского ГТУ Центробанка № 26-13-4-1640598, которым руководствуются все российские банки, запрещено выдавать наличные денежные средства из выручки на любые нужды, кроме оплаты труда и выплат социально-трудовых льгот, закупки сельскохозяйственной продукции, скупки тары и вещей у населения.
Нередко работники предприятия, получая под отчет денежные средства своевременно не отчитываются о произведенных расходах, и если на предприятии не налажен контроль над сроками возврата денежных средства или надлежащего отчета по ним, то создаются благоприятные условия для формирования безответственного отношения работников к своим обязанностям. В таких обстоятельствах виновные, как правило, остаются безнаказанными за допущенные ими нарушения, поскольку запоздалое обращение в суд не всегда может исправить положение.
Организации могут выдавать наличные денежные средства в подотчет согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России № 40 на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
В данном пункте также изложены следующие требования, которые следует учитывать при работе с подотчетными лицами:
• лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
• выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
• передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Здесь необходимо обратить внимание, что законодательно установлен срок отчета по выданным денежным средствам только в отношении командировочных расходов. В отношении остальных расходов срок не установлен. Поэтому во избежание негативных ситуаций, связанных с невозвратом денежных средств или нахождения их в подотчете длительное время следует установить приказом руководителя определенные сроки отчета в соответствии со спецификой организации (см. пример приказа ниже).
Для контроля над движением и использованием подотчетных сумм приказом руководителя организации должен быть также утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет, требований, предъявляемых к оформлению первичных документов, порядка представления, обработки и утверждения авансовых отчетов, а также суммы выдачи денег под отчет.
На практике может возникнуть такая ситуация, когда понадобилось выдать деньги сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц. В таком случае можно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т. д.
Работники, получающие денежные средства под отчет, должны быть ознакомлены с этим приказом, так как производимые ими расходы, не подтвержденные надлежащим образом оформленными оправдательными документами, не должны приниматься бухгалтерией в качестве основания для списания подотчетных сумм. Это, в свою очередь, может привести к включению части подотчетных сумм в совокупный годовой доход с удержанием налога с доходов физического лица, и, соответственно, удержанием указанных сумм из начисляемой заработной платы. Обратите внимание, что при включении в список лиц того или иного работника предварительно разъясните правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.
Памятка для подотчетного лица:
1. Лимит расчета наличными денежным средствами установлен в размере 60000рублей по одному договору.
2. Без кассовых чеков по выданным подотчетным суммам бухгалтерия документы не принимает.
3. Во избежание утери товарные чеки, квитанции, кассовые чеки наклеивать на лист бумаги, нумеруя приклеиваемые документы.
4. Оформлять доверенность на покупку товаров с тем, чтобы выдали накладную и счет-фактуру.
Встречаются такие ситуации, когда подотчетные лица приобретают или оплачивают в интересах организации за счет собственных средств какие-либо услуги или товары, а затем организация возмещает затраченные денежные средства. Например, если водитель при нахождении в командировке вынужден был потратить свои собственные денежные средства на покупку необходимой детали вследствие непредвиденной поломки автомобиля в пути.
Поэтому рекомендуется в том же приказе предусмотреть тот момент, что определенным подотчетным лицам разрешено использовать для совершения сделок в интересах организации собственные денежные средства с последующим возмещением, с отражением данного положения в учетной политике организации. В соответствии со статьей 183 Гражданского Кодекса РФ все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения. Поэтому для одобрения сделки необходимо оформить служебную записку на имя руководителя с просьбой возместить затраченные денежные средства, на которой должна быть разрешающая виза руководителя.
Отсутствие приказа руководителя предприятия о сроке, на который выданы подотчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. Следовательно, выдача подотчетных сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств (или возврат их в кассу) должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложняет работу и бухгалтерии, и подотчетных лиц.
Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности (без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель), подтверждающие, что при покупке товаров (оплате работ, услуг) эти работники действуют в интересах организации.
Кроме указанного приказа, регламентирующего порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, организация должна иметь согласованный с обслуживающим банком лимит (величину остатка) денежных средств в кассе. В случае если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, то вся остающаяся в кассе наличность считается сверхлимитной.
В настоящее время вся наличность о поступающей денежной выручки в кассу организации ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет предприятие должно получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.
При расчетах с подотчетными лицами достаточно распространенной ошибкой является нарушение лимита расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В соответствии с действующим законодательством расчеты между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и предпринимателями, осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица с привлечением наемного труда в соответствии с пунктом 6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных письмом Центробанка РФ № 113), осуществляются в суммах, не превышающих установленного лимита.
Размер такого лимита установлен Указанием ЦБ РФ № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными денежными средствами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" и составляет 60 000 руб.
Несоблюдение лимита расчета наличными денежными средствами между юридическими лицами в соответствии со ст. 15 КоАП РФ влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.
На основании вышеизложенного, предприятие через своих подотчетных лиц не должно приобретать (оплачивать) товары, работы или услугу другого юридического лица (или индивидуального предпринимателя) в сумме, превышающей установленный предел в день, независимо от того, по одному или нескольким договорам производится оплата, одним или разными подотчетными лицами вносятся денежные средства.
Можно привести следующие примеры, когда может быть превышен данный лимит:
а) разные подотчетные лица приобрели у одного поставщика в один и тот же день товары на сумму, превышающую установленный лимит (например, несколько водителей автотранспортного предприятия приобрели ГСМ на одной АЗС и сумма общего платежа по чекам ККМ превышает установленный предел);
б) в один и тот же день произведена оплата непосредственно и из кассы предприятия, и подотчетным лицом одному и тому же поставщику (имеется квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате от лица предприятия в кассовых документах и квитанция, выданная в этот же день подотчетному лицу, в его авансовом отчете), причем суммарный платеж превышает установленный предел;
в) осуществлено приобретение товарно-материальных ценностей в универмаге или супермаркете и покупка подтверждена чеками ККМ разных отделов (секций), принадлежащих одному и тому же юридическому лицу, на сумму, превышающую лимит;
г) осуществлено перечисление денежных средств представителем предприятия как частным лицом через отделения Сбербанка, телеграфным или почтовым переводом на имя предприятия; внесены денежные средства непосредственно на расчетный счет поставщика в банке, минуя свой расчетный счет;
д) произведены расчеты в условных единицах таким образом, что рублевый эквивалент платежа превышает установленный предел расчетов наличными.
Еще одной распространенной ошибкой является выдача подотчетному лицу, не отчитавшемуся по ранее выданному авансу, других денежных средств. Как было сказано выше, пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного письмом Центробанка России № 18, в редакции последующих изменений и дополнений, установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии представления полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом подразумевается, что полный отчет предполагает представление авансового отчета со всеми необходимыми документами по израсходованной сумме аванса и (или) возврат неизрасходованного остатка подотчетных сумм в кассу предприятия (в случае его неполного использования).
Пунктом 41 Порядка ведения кассовых операций систематические проверки соблюдения предприятием кассовой дисциплины возложены на банки.
Рекомендации по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (сообщены письмом Центробанка РФ № 113), применяемые при таких проверках, содержат в пункте 6 указания о том, что "переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы".
Бухгалтер предприятия, принимающий от подотчетных лиц и проверяющий авансовые отчеты, должен вести четкий аналитический учет подотчетных сумм в разрезе подотчетных лиц, дат выдачи авансов и сроков представления авансовых отчетов, а также следить за тем, чтобы суммы под отчет не выдавались лицам до полного их отчета за предыдущий аванс.
В типовом бланке авансового отчета (форма № 807) должны быть заполнены все графы. Типичной ошибкой является отсутствие сведений по строкам "Остаток (перерасход) предыдущего аванса", и, соответственно, дальнейшего расчета по выданным и израсходованным суммам с выведением остатка (перерасхода) подотчетных сумм по конкретному авансовому отчету.
Если у подотчетного лица по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то ему необходимо внести его в кассу. Соответственно, если выявлен и утвержден перерасход, то сумма перерасхода должна быть возвращена работнику. Отметки о внесении остатка или возмещении перерасхода с реквизитами кассового документа (приходного или расходного ордера) указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью бухгалтера.
Обращаем внимание на то, что в соответствии с подпунктом «г» пункта 11 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Министров № 59 (в этой части постановление действует и в настоящее время), "контроль за взысканием в установленные сроки дебиторской и погашением кредиторской задолженности" возложен на главного бухгалтера.
При выдаче подотчетным лицам наличных денежных средств из кассы организации суммы выдаются по расходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России № 88, или другому документу (например, по заявлению на выдачу денег) с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы подписываются руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на это. В случае безналичных расчетов (зачисление на пластиковую карту) первичным документом является слип или квитанция электронного терминала, квитанция банкомата) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата) (п. 3.1 Положения № 266-П).
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется такая форма отчетности, как авансовый отчет (форма № АО-1 "Авансовый отчет", утверждена Постановлением Госкомстата России № 55). Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона бланка, графы 1–6) и работником бухгалтерии (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Авансовый отчет может составляться как на бумажном, так и на машинном носителе информации.
На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо вносит в отчет перечень документов, подтверждающих произведенные им расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1–6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
К первичным учетным документам, подтверждающим факт совершения сделки (при любой форме расчетов) относятся:
• в случае осуществления сделок с организациями розничной торговли: накладные, товарные чеки, счета-фактуры, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ);
• в случае осуществления сделок с организациями оптовой торговли: квитанции к приходным ордерам, накладные, счета-фактуры, чеки ККТ;
• в случае оплаты сторонних работ и услуг: акты выполненных работ (оказанных услуг), счета организаций общественного питания, квитанции, подтверждающие расходы командированного подотчетного лица (оплату найма жилого помещения, билеты на проезд к месту командировки), счета-фактуры, чеки ККТ, квитанции к приходным ордерам.
Согласно требованиям Управления МНС России по г. Москве, изложенным в письме № 29–12/44158, ":при принятии к учету авансового отчета подотчетного лица наличие чека ККТ как оправдательного документа по расходу подотчетных денежных сумм является обязательным".
Следует обратить особое внимание на требования п. 1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт": если покупатель расплачивается с помощью банковской карты, то продавец должен пробить кассовый чек. При этом деньги за товары, оплаченные банковскими картами, в кассу продавца фактически не вносятся, поскольку они сразу попадают на расчетный счет организации торговли (услуг).
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7–8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Если подотчетному лицу выдается валюта, то заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы).
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. ККТ в данном случае не применяется, поскольку возврат денежных средств не связан с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг (Письмо Минфина России № 03-01-20/2-47).
Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
В зависимости от вида расчетов с подотчетными лицами (расчеты, связанные с оплатой работ (услуг); приобретением имущества; командировочными или представительскими расходами) организации необходимо оформить и ряд других документов, например, для расчетов, связанных с командировочными расходами, – это служебное задание, а для расчетов, связанных с представительскими расходами, – смета и программа представительских расходов.
При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 1:
– приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
– командировочное удостоверение (форма № Т-10);
– служебное задание (форма № Т-10а).
В форме № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10) в одном экземпляре.
После оформления вышеуказанных документов производится выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Согласно ст. 168 ТК РФ организация обязана выплатить:
– стоимость проезда;
– расходы по найму жилья;
– суточные;
– иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.
По возвращении из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:
– командировочное удостоверение или приказ о командировании;
– документы, подтверждающие расходы по найму жилья, по проезду и др.
При приобретении товара подотчетное лицо может действовать от своего имени либо от имени организации, то есть на основании доверенности. Если подотчетное лицо не имеет доверенности, то оно действует как частное лицо. В этом случае приобретение товара оформляется в порядке, предусмотренном для договора розничной купли-продажи. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (п. 2 ст. 492 ГК РФ).
Договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара. Отсутствие у покупателя указанных документов не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение заключения договора и его условий (ст. 493 ГК РФ).
В п. 1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" говорится, что применение ККМ организациями и индивидуальными предпринимателями при наличных расчетах и выдача покупателю кассового чека являются обязательными. Исключение составляют случаи, описанные в п. 3 ст. 2 Закона.
ККМ не применяется:
– при продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках (при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 % и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ);
– при осуществлении торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;
– при продаже в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;
– при торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами и т. д.
Что касается оформления счетов-фактур подотчетному лицу, действующему от своего имени, то, скорее всего, организации по товарам, приобретенным таким способом, предъявить НДС к вычету не удастся, поскольку пунктом 6 ст. 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. Если сумма НДС будет выделена в кассовом и товарном чеках, но при этом будет отсутствовать счет-фактура, то организация-покупатель не имеет право на вычет, так как наличие счета-фактуры является непременным условием предъявления НДС к вычету.
При реализации товаров за наличный расчет требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ). То есть невыдача продавцом счета-фактуры подотчетному лицу, не заявившему о себе как о представителе юридического лица, соответствует действующему законодательству.
Поэтому организации следует оформлять доверенность на подотчетное лицо. Для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, применяются типовые формы первичной учетной документации № М-2 и № М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 71а. В таком случае подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, поставщиком должна быть выписана товарная накладная (форма № ТОРГ-12, утверждена Постановлением Госкомстата России № 132).
В подтверждение того факта, что деньги были приняты от подотчетного лица – представителя организации-покупателя, поставщик обязан выписать приходный кассовый ордер (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Представителю организации-покупателя выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера поставщика или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира, а также кассовый чек. Аналогичная позиция изложена в письмах УМНС России по г. Москве № 29–12/44313, № 29–12/58566.
Поставщик товара обязан выписать подотчетному лицу, действующему на основании доверенности, счет-фактуру, который будет являться основанием для принятия уплаченного в составе цены товара НДС к вычету (п. 3 ст. 168 НК РФ).
При организации расчетов с подотчетными лицами нужно знать, что в соответствии со ст. 242 и п. 2 ст. 243 Трудового Кодекса РФ полная материальная ответственность наступает на основании разового документа на получение ценностей, т. е. работник, получивший целевой аванс на оплату административно-хозяйственных и операционных расходов под отчет, несет полную материальную ответственность, состоящую в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Согласно статье 247 Трудового Кодекса РФ для установления причины возникновения ущерба обязательным является истребование от работника объяснения в письменной форме.
Если работник не отчитался в срок по полученным денежным средствам или не вернул их, то согласно статье 137 Трудового Кодекса РФ для погашения неизрасходованных и своевременно не возвращенных денежных средств работодатели могут производить удержания из заработной платы работника. Решение об удержании невозвращенной суммы работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного в приказе для такого возврата, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Указанное решение должно быть оформлено приказом руководителя. В случае его отсутствия удержания из заработной платы могут быть произведены только в судебном порядке. Судебный порядок может применяться также в случае, когда работник отказывается добровольно удовлетворить требования администрации. В случаях возбуждения уголовных дел о хищении и недостачах руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные суммы взыскиваются с виновных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых согласно приговору или решению суда.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
