К бланкам строгой отчетности (БСО) относят бланки, если соблюдены три условия:
1. Форма бланка утверждена правовым актом органа власти или самого учреждения;
2. Бланк содержит учетные серию и номер, степень защиты: бланки дипломов, аттестатов;
3. Органы власти или учреждение установили особый порядок учета и хранения бланка.
Например, в 2020 году к БСО можно отнести:
• аттестаты, дипломы;
• трудовые книжки и вкладыши к ним;
• листки нетрудоспособности;
• голограммы, свидетельства и сертификаты.
Перечень бланков, которые используете как БСО, утвердите в учетной политике.
Поступление БСО отражайте по сопроводительным документам от поставщика. Приходный ордер (ф. 0504207) можете не составлять, если документы оформлены правильно и в них указаны все реквизиты.
В противном случае дополните приходный ордер (ф. 0504207) следующими реквизитами: «№ формы», «Серия», «Количество книг (бланков)». Дополненную форму закрепите в учетной политике.
Когда принимаете бланки, сверьте данные в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т. п.) с фактическим количеством, номерами и сериями бланков. Если есть расхождения, составьте акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220).
Сопроводительные документы, приходный ордер или акт (ф. 0504220) – основание, чтобы принять БСО к бухучету. Если предъявляете претензии поставщику, используйте акт.
В 2020 году бланки строгой отчетности – материальные запасы однократного применения КОСГУ 349 (п. 11.4.8 Порядка применения КОСГУ № 209н). Однако в инструкциях по бухучету новые правила не прописали. Чтобы обеспечить единый подход к учету, Минфин выпустил системные разъяснения. Рассмотрим их подробнее.
БСО принимайте на баланс на счет 105 06 «Прочие материальные запасы». Этот счет применяют для учета материальных запасов, которые не подходят к другим группам счетов.
В момент выдачи со склада БСО ответственному сотруднику спишите их с баланса в расходы и одновременно отразите на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Учитывайте БСО за балансом до момента их оформления, передачи по назначению либо списания (уничтожения).
В справочнике вы прочитаете разъяснения по учету имущества на всех 32 забалансовых счетах. Учет операций по каждому счету разработан на конкретных примерах, которые помогут избежать искажения отчетности.
Учет БСО на забалансовом счете 03 ведите в условной оценке: 1 руб. за один бланк или по стоимости приобретения. Выбранную оценку закрепите в учетной политике.
Такие правила учета БСО в пунктах 337–338 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина № 52н, и разъясняются в системном письме Минфина № 02-07-07/31230.
Как отразить в бухучете поступление и выбытие БСО, зависит от типа учреждения. Рассмотрим проводки:
• Дт 0 109 ХХ 272 КТ 0 105 Х6 449 – списаны БСО с баланса при выдаче ответственным сотрудникам и учтены за балансом. Одновременно увеличение забалансового счета 03;
• Уменьшение забалансового счета 03 – списаны БСО с забалансового учета при их оформлении, передаче по назначению либо уничтожении.
• Дт 0 101 20 272 КТ 0 105 36 449 – списаны БСО с баланса при выдаче ответственным сотрудникам и учтены за балансом. Одновременно увеличение забалансового счета 03;
• Уменьшение забалансового счета 03 – списаны БСО с забалансового учета при их оформлении, передаче по назначению либо уничтожении.
• Дт 0 109 ХХ 272 КТ 0 105 Х6 449 – списаны БСО с баланса при выдаче ответственным сотрудникам и учтены за балансом. Одновременно увеличение забалансового счета 03;
• Уменьшение забалансового счета 03 – списаны БСО с забалансового учета при их оформлении, передаче по назначению либо уничтожении.
Бланки строгой отчетности храните в сейфах или специально отведенном месте, чтобы обеспечить их сохранность. Это место ежедневно нужно опечатывать или опломбировать. За сохранность и выдачу БСО назначьте ответственного сотрудника приказом руководителя.
С этим работником заключите договор о полной материальной ответственности.
Аналитический учет БСО ведите в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по видам, сериям и номерам БСО или по местам их хранения: подразделениям, ответственным лицам.
Списывайте все бланки, которые выдаете по назначению или передаете организациям, а также испорченные бланки. Используйте акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
