Документирование управленческой деятельности

Основные термины

Управленческое решение базируется на информации.

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информация в каждой области человеческой деятельности имеет свою специфику и подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В органах власти и управления, в учреждениях, организациях, на предприятиях (независимо от формы их собственности) обязательно используется информация, которая создается и применяется для управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляют ряд требований: полнота, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком. Информация должна быть своевременной и достаточной для принятия наилучшего решения. Получение информации с опозданием лишает возможности специалистов управленческого аппарата повлиять на сложившуюся ситуацию. Это может привести к финансовым потерям организации (фирмы).

Принятие управленческого решения основывается на достаточном объеме информации для исключения ошибок и уменьшения рисков организации (фирмы).

В настоящее время в мире объемы информации удваиваются каждые три года. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняются экономическая ситуация и законодательство, организации (фирмы) выживают только в том случае, если они своевременно получают информацию, которая давно стала товаром. Носителем информации выступает документ. В развитых странах работа с информацией и документами, которые являются ее носителем, регламентируется законодательством, в котором отражается ответственность за документы, их хранение, использование, регулируются проблемы их электронной обработки.

Информация фиксируется на различных носителях (бумага, фотопленка, дискета и др.) разными способами, например, рукописным, графическим, аудиовизуальным, электронным. Запись информации на носителях по установленным правилам называется документированием. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в статье 5 установил: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации». Органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию, являются в нашей стране Росархив РФ и Госстандарт РФ.

Документы затрагивают различные сферы деятельности человека, играют огромную роль в жизни общества и государства. Они разделяются на личные и официальные, управленческие, научные, технические, текстовые и графические, традиционные и на машинных носителях и др.

В документоведении закрепилось следующее определение: документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ обеспечивает взаимодействие структурных частей и отдельных сотрудников организации (фирмы), служит доказательством принятия и исполнения решений, является источником для обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. Управленческая деятельность включает множество функций: учет, контроль, организацию, планирование, финансирование и др.

Все виды управленческих действий фиксируются в соответствующих документах. Например, распорядительная деятельность сопровождается изданием приказов и распоряжений, постановлений, решений; планирование — составлением планов различной периодичности (годовых, квартальных, еженедельных и др.); учет — сбором и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации и т.д.

Коммуникативная функция (функция общения) является наиболее распространенной, в процессе которой организации (фирмы) обмениваются разнообразными документами. Чаще всего для этого используют управленческие письма. Таким образом, документы, будучи тесно связаны со всеми формами управленческой деятельности, используются аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Каждый документ состоит из отдельных элементов (реквизитов): текст, подпись, печать, дата, адрес и др. Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Документ возник, чтобы зафиксировать информацию и придать ей законность, правомерность (юридическую силу). Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован: органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граждан, которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Юридическая сила документа — это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управления или должностное лицо, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

В разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, иметь указание автора (чье заявление), содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа: «приказ»; текст, передающий распорядительные действия; визы согласования; регистрационный индекс; дату и подпись.

Для определенных видов документов разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу. В числе этих реквизитов: автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы), дата создания документа, регистрационный индекс, текст (содержание), подпись, печать, гриф утверждения.

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы в соответствии с законом, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

В управленческой практике принято различать подлинные, черновые и копийные документы.

Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. В нем содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Черновой документ (может быть изготовлен рукописным, машинописным способами, на компьютере) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки — реквизиты (включая подпись и печать) и особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий (кроме заверенных нотариально) не имеют юридической силы.

Самое читаемое за неделю
Введение ковидных паспортов в 2021 году
Должен знать каждый: Сильное повышение штрафов с 2021 года за нарушение ПДД
Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
Доллар по 100 рублей в 2021 году
Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
35 банков обанкротятся в 2021 году

Дубликат — повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.

В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, при котором специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения выполняют различные управленческие функции. Ряд функций управления являются типовыми, присущими любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся прогнозирование, планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Часть перечисленных функций свойственны всем управленческим структурам, такие как организация, бухгалтерский учет, документирование кадровой деятельности. Другие функции могут выполняться управленческим аппаратом полностью или частично, например — снабжение.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью документов, определяющих соответствующие функции управления. В процессе выполнения или реализации каждой управленческой функции создаются определенные документы, составляющие систему документации.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Реализация типовых управленческих функций в каждом управленческом аппарате проводится на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. В любой организации документируется исполнительская, распорядительная и организационная деятельность. Для этого используется система организационно-распорядительной документации. В силу своего повсеместного применения она имеет важнейшее значение для документирования управленческой деятельности.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

Унификация — один из методов стандартизации. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

В процессе унификации должно проводится рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Кроме того, унификация обязательно приводит к установлению рационального (на достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.

Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы документов, обязательно учитывая возможность их компьютерной обработки. Так, Министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Министерство здравоохранения — за медицинские, Государственный комитет Российской Федерации по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

В документоведении унификация и стандартизация — это процесс установления единообразия при создании и оформлении документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов — высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, обложка дела постоянного хранения), отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Разработка унифицированных систем документации связана с автоматизацией процессов управления, процедур создания, оформления, передачи документов. В состав унифицированной системы документации входят один-два государственных стандарта, на основе которых разрабатываются унифицированные формы документов, а также инструктивные и методические материалы по их внедрению и применению.

Требования к оформлению бланков и реквизитов

Каждой функции управления соответствует своя система документации. Важнейшей системой, имеющей повсеместное распространение, является система организационно-распорядительной документации (ОРД). В нее входят три группы документов. Первую группу составляют документы, фиксирующие распорядительную деятельность руководителя и руководящих органов организации (фирмы): приказы, распоряжения, указания, постановления, решения. Ко второй группе относятся документы, отражающие организационную деятельность: положения, инструкции, уставы, договоры и др. Третью группу составляют справочно-информационные документы: справки, акты, письма, заявления и др. Особое место в этой системе занимает протокол. Этот документ является одновременно и организационным, и справочно-информационным, и распорядительным.

Единые требования к оформлению всех документов, входящих в систему ОРД, унифицированы и закреплены в ГОСТ Р 6.30 — 97. Стандарт обязателен для применения во всех организациях (фирмах), независимо от их организационно-правовой формы. Данные требования по оформлению документов обязательны в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования.

Тест "На сколько вы активны" Тест "Подходит ли Вам ваше место работы" Тест "На сколько важны деньги в Вашей жизни" Тест "Есть ли у вас задатки лидера" Тест "Способны ли Вы решать проблемы"

Тест "Для начинающего миллионера" Тест который вас удивит Семейный тест "Какие вы родители" Тест "Определяем свой творческий потенциал" Психологический тест "Вы терпеливый человек?"

ГОСТ Р 6.30—97 устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых при оформлении документов, и определяет место их расположения на документе. Приведем их:

1 — Государственный герб Российской Федерации;

2 — герб субъекта Российской Федерации;

3 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 — код организации;

5 — код формы документа;

6 — наименование организации;

7 — справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке);

8 — наименование вида документа;

9 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов в конкретном документе зависит от его вида. Обязательными реквизитами для большинства документов являются: наименование организации — автора документа, наименование вида документа (кроме письма), дата документа, его номер (регистрационный индекс), текст, подпись. Отсутствие даже одного из перечисленных реквизитов приводит к тому, что документ теряет юридическую силу и становится недействительным.

Для изготовления документов применяют бумагу установленных форматов. Наиболее распространенными являются форматы: АЗ (420 мм х 210 мм.); А4 (210 мм х 297 мм); А5 (148 мм х 210 мм). Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа и проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 — 97 размеры полей должны быть не менее: левое поле — 20 мм; правое поле — 10 мм; верхнее поле — 15 мм; нижнее поле — 20 мм.

Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа. Бланки могут быть изготовлены типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовые бланки) изготавливаются только типографским способом организациями, имеющими сертификат и лицензию на этот вид деятельности. На гербовых бланках должны быть проставлены порядковые номера и серии. Эти бланки подлежат учету в организациях (фирмах).

ГОСТ Р 6.30 — 97 устанавливает следующие основные виды бланков документов: бланк для писем; общий бланк; бланк конкретного вида документа.

Бланк для писем используется при переписке организации (фирмы) со сторонними организациями.

На бланке для писем могут быть размещены следующие реквизиты:

1 — Государственный герб Российской Федерации;

2 — герб субъекта Российской Федерации;

3 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 — код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий;

5 — код формы документа;

6 — наименование организации (автора документа);

7 — справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов:

9 — дата документа,

10 — регистрационный номер документа,

11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем не указывается наименование вида документа (слово «письмо»).

Общий бланк используют для изготовления большинства внутренних документов организации (фирмы). Бланк называется общим, так как он содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации (фирмы) может содержать следующие реквизиты:

1 — Государственный герб Российской Федерации;

2 — герб субъекта Российской Федерации;

3 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 — код ОКПО;

06 — наименование организации (автора документа);

12 — место составления или издания документа (географический пункт).

Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов: 09 — дата и 10 — регистрационный номер документа.

Бланк конкретного вида документа создается, если в организации (фирме) издается много документов одного и того же вида. Например, практически все организации (фирмы) имеют бланк приказа. В организациях, в которых действуют коллегиальные органы, — бланк протокола.

Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08), он становиться бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов.

ГОСТ Р 6.30 — 97 предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка: продольное и угловое. При продольном расположении реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 72,8 мм х 88,6 мм в левом. Документ освобожден для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

В бланках организаций (фирм) субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках — русском и национальном — на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30 — 97 допускается создание бланка структурного подразделения (а также филиала, представительства, отделения и др.) организации (фирмы) и бланка должностного лица, если это должностное лицо наделено правом подписи документов.

Оформление отдельных реквизитов документов

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).

Его изображение воспроизводится на бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств. Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» № 2ФКЗ.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02). Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например, распоряжением мэра Москвы № 674РМ официально восстановлен исторический герб города, принят Закон Москвы «О гербе и флаге Москвы» (№ 412).

Изображение герба размещают на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов — над серединой строки с наименованием организации; при продольном расположении реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03). На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» № 35201.

Код организации-автора (реквизит 04). Код организации — автора документа указывается в соответствии с Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления (ОКОГУ) или Общероссийским классификатором учреждений, организаций и предприятий. Код организации является элементом электронной идентификации документа. Он предназначен для поиска документа в электронной базе данных.

Код формы документа (реквизит 05). Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации указывается рядом с кодом организации автора. Код формы документа также является элементом его электронной идентификации.

Наименование организации (реквизит 06). Наименование организации — автора документа — это обязательный реквизит любого документа вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него.

Автором документа, как правило, являются организации (фирмы), или их структурные подразделения. Обозначение автора документа включает наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы. Наименование организации — автора документа указывается в точном соответствии с положением (уставом) об организации (фирме). Сокращенное наименование организации размещается на бланках после полного наименования и помещается в скобках. Оно указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.

Если организация (фирма) является филиалом другой организации, то название вышестоящей инстанции размещается на бланке перед собственным наименованием организации — автора документа. Наименование организации на иностранном языке воспроизводят в бланке в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) об организации.

Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации  некоммерческие и унитарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности.

Справочные данные об организации (реквизит 07). Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Почтовый адрес указывается в соответствии с Почтовыми правилами (обязательно указывается индекс предприятия связи с обозначением единиц административно-территориального деления).

Наименование вида документа (реквизит 08). Наименование вида документа является обязательным реквизитом при оформлении всех документов, кроме письма. Оно должно отражать содержание управленческого действия и соответствовать компетенции его автора. В необходимых случаях для конкретизации указывают не только вид, но и разновидность документа (не просто «договор», а «трудовой договор» или «договор подряда» и т. д.).

Дата документа (реквизит 09). Документ обязательно должен быть датирован. Датой документа, как правило, является дата его подписания. Датой документов, принимаемых коллегиальными органами (постановления, решения), будет дата их принятия. В том случае, если документы требуют утверждения (инструкции, положения и др.), их датой будет дата утверждения. Датой актов и протоколов будет дата события (дата проведения заседания, проверки и т. д.). Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ.

В тексте документа даты обозначаются цифрами. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами.

ГОСТ Р 6.30 — 97 предусматривает два варианта расположения элементов даты:

• день месяца, месяц, год (01.09.2001);
• год, месяц, день месяца (2001.09.01).

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (10 ноября 2001).

Регистрационный номер документа (реквизит 10). Регистрационный номер (индекс) документа, созданного в организации, присваивается после подписания или перед отправкой документа. Как правило, он состоит из порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива (т. е. отдельно договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной организации (фирме) индекс документа помимо порядкового номера может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица и др.

В документе, издаваемом совместно несколькими организациями (фирмами), регистрационный номер состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. Регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем проставлению авторов документа.

Регистрационный индекс проставляется на бланке документа в специально отведенном месте.

Ссылка на индекс и дату входящего документа (реквизит 11).

Этот реквизит предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ. Такими документами являются письма. Ссылка на индекс и дату входящего документа указывается в бланках письма в специально отведенном месте (на №10/16 01).

Место составления или издания (реквизит 12). Реквизит (г., пос., дер. и т. д.) указывается только на общем бланке или бланке конкретного вида документа в соответствии с регистрационными документами организации (фирмы). Если место составления документа входит в название организации — автора документа (например: Московский государственный университет), то этот реквизит можно на бланке не указывать.

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13). Гриф ограничения доступа к документу устанавливает различные степени конфиденциальности (секретности) документов. Отметки «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» и другие проставляются на первом листе документа на верхнем поле справа.

Адресат (реквизит 14). Документ может быть адресован организациям (фирмам), их структурным подразделениям, конкретным должностным лицам и физическим лицам. При адресовании документов в организации (структурные подразделения) адресат указывается в именительном падеже, например: Министерство торговли РФ Управление ценообразования.

При адресовании документа конкретному должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном, например: Министерство торговли РФ Управление ценообразования Начальнику отдела.

При адресовании документа руководителю организации, ее название входит в состав должности адресата, например: Генеральному директору Издательства «Терра».

При адресовании документов нескольким однородным учреждениям или организациям указывают только обобщенное название должности, а фамилии опускают, например: Директорам школ.

При направлении документа в несколько адресов составляется список на рассылку. В нем перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

При необходимости в состав реквизита «Адресат» может включаться почтовый адрес. Почтовый адрес может указываться и только на конверте. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Адресование используется и в оформлении внутренних документов. Таким образом, определяется круг исполнителей, направление движения документа в организации (фирме). Адресование внутренних документов оформляется либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно. Например, может быть такой адресат: Заведующим кафедрами.

Реквизит «адресат» печатают, отступив от верхнего поля четыре-пять межстрочных интервала. Отдельные элементы реквизита «адресат» печатаются с новой строки через один межстрочный интервал. Фамилия отделяется от остальных частей адресования полутора-двумя интервалами.

Гриф утверждения документа (реквизит 15). Некоторые документы (инструкции, положения, акты и др.) приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). Процедура утверждения может быть оформлена двумя способами: проставлением руководителем на документе грифа утверждения или изданием специального распорядительного документа (приказа, постановления и др.).

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова утвержден (утверждена; утверждены или утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например, гриф утверждения такого документа, как положение, будет оформлен следующим образом:

Гриф утверждения располагают справа над текстом. Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек.

Резолюция (реквизит 16). Резолюция — это указание по исполнению документа. Она составляется руководителем при рассмотрении документов. Резолюция пишется от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». В нее должны быть включены: фамилия (фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и иметь дату.

Резолюция может быть оформлена и в виде отдельного документа на бланке формата А6 с напечатанной типографским способом фамилией руководителя.

Заголовок к тексту (реквизит 17). Каждый документ, оформленный на бумаге формата А4, должен иметь заголовок к тексту. Если документ подготовлен на бумаге формата А5, реквизит можно опускать. Заголовок к тексту должен кратко отражать основное содержание документа, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа.

Например:

• приказ (о чем?) — О проведении аттестации;
• приказ (о чем?) — Об увольнении;
• протокол (чего?) — Заседания педагогического совета;
• письмо (о чем?) — О закупке компьютеров;
• акт (чего?) — Приема-передачи материальных ценностей.

Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка два-три межстрочных интервала. При изготовлении бланка место для размещения заголовка обычно отмечается уголками. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят.

Отметка о контроле (реквизит 18). В управленческом процессе ряд документов подлежит контролю за их исполнением. На таких документах предусмотрено проставление делопроизводственной службой специальной отметки после того, как руководитель принимает решение о постановке документа на контроль. Отметка о контроле представляет собой прописную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем на левое поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль» и срок исполнения документа.

Отметка о наличии приложений (реквизит 20). Реквизит ставится в том случае, если документ содержит приложения. Отметку располагают после текста, отступив от него два-четыре интервала. Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие и перечисляются документы0приложения. Если в тексте документа даются названия приложений, реквизит оформляется следующим образом: Приложение: на 12 л. в 2 экз.

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью:

Приложения:

1. Должностная инструкция секретарю-референту на 4 л. в 2 экз.

2. Должностная инструкция курьеру на 3 л. в 2 экз.

На документах, которые являются приложениями к другим документам, в правом верхнем углу первого листа проставляется отметка, состоящая из слова «Приложение» (его печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитах основного документа:

• Приложение к приказу директора школы № 12/27;
• При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер: «Приложение № 1», «Приложение № 2» и т.д.

Подпись (реквизит 21). Это один из обязательных реквизитов любого управленческого документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации (фирмы) или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Если документ оформлен на бланке, то реквизит «подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Если документ подготовлен без использования бланка, то в состав реквизита «подпись» входит наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет, личная подпись, инициалы и фамилия.

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами. Например, такие документы, как договоры, гарантийные письма, трудовые контракты и др. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций. Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

Если документ подписывают лица равных должностей, то их подписи располагают двумя группами на одном уровне. В таком случае документы оформляют не на бланках и подписывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом, каждая организация (учреждение) имеет официально оформленный подлинник документа.

Две подписи оформляются обязательно на документах коллегиальных органов — протоколах и выписках из них (подписи председателя и секретаря). Документы (акты), составленные комиссией, подписывают председатель и все члены комиссии. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке. Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив два-три межстрочных интервала.

Не допускается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, которые часто используются в том случае, если документ подписывает за руководителя другое должностное лицо. Такие документы являются недействительными, так как не обладают юридической силой. В случае отсутствия руководителя на документе перед наименованием должности указывают «И.О.», «зам.» или фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил порядок удостоверения электронного документа.

Гриф согласования документа (реквизит 22). Визы согласования документа (реквизит 23). В управленческой практике предусмотрена процедура согласования проекта документа. Согласование может быть внутренним (с должностными лицами внутри организации) и внешним (со сторонними организациями). Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее — грифом согласования.

При визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату: Начальник юридического отдела личная подпись.

Для документа (например, приказа, докладной записки), подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа (например, письма, информационной справки и др.), подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Гриф согласования чаще всего оформляется или на последнем листе проекта документа ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Он включает слово «СОГЛАСОВАНО», должностное лицо, с которым согласовывают документ (включая наименование организации), и его личную подпись, инициалы, фамилию и дату.

СОГЛАСОВАНО Начальник Управления кадров Министерства образования РФ личная подпись.

Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или ее коллегиальным органом, после обсуждения документа на его заседании, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо министра связи РФ

Печать (реквизит 24). Ряд управленческих документов для придания им юридической силы должны заверяться печатью организации. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих личность, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.).

Печати подразделяют на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в центре ее помещается изображение Государственного герба Российской Федерации (субъекта Российской Федерации), а по окружности — наименование организации. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным на печатях центральных органов власти, центральных органов федеральной исполнительской власти, на печатях иных органов государственной власти. Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительской и исполнительской власти субъектов Российской Федерации. Герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органов представительской и исполнительской властей города, района в соответствии с Федеральным законом № 154 ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами — федеральными законами, нормативными актами субъектов федерации, города, района.

В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой. В центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности — полное наименование организации. В ряде законодательных актов, регламентирующих порядок создания и деятельность организаций различных организационно-правовых форм собственности, устанавливаются и требования к печатям. Например, п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» гласит: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т. д.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и не закрывал личную подпись лица, подписавшего документ.

Отметка о заверении копии (реквизит 25). В управленческой практике широко используются копии документов. Они могут быть изготовлены перепечаткой подлинника или с помощью копировального аппарата. Если изготавливается копия с документов, касающихся прав и интересов граждан, то на верхнем поле документа проставляется слово «копия».

В делопроизводстве копируют исходящие документы. При необходимости заверение таких копий выполняется работником делопроизводственной службы проставлением ниже реквизита «подпись» слова «Верно», указанием должности, фамилии и личной подписи и даты.

Например:

Верно

Секретарь личная подпись.

Отметка об исполнителе (реквизит 26). Реквизит включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на два-четыре интервала ниже реквизита «подпись» и печатается от левого поля. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах: фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона или имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.

В отдельных организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора), которая печатала текст документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27). Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки зависит от характера исполнения документа (например, подготовки письменного ответа, проведении переговоров, достижении устного соглашения). На нижнем поле первого листа документа слева внизу от руки исполнитель делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит свою подпись.

Например:

Подготовлено письмо № 48/ 8708.

В дело №0815 исполнитель личная подпись

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28). В правом углу нижнего поля входящих документов проставляется порядковый учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или штампом. В штампе указывается сокращенное наименование организации, порядковый номер и дата поступления.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 29). Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.

Требования к изготовлению документов. Единый стиль оформления документов является составной частью процессов документирования и включает не только соблюдение процедур составления документов, но и определенные требования к их изготовлению.

Управленческие документы изготавливаются на компьютерах или пишущих машинах. Они должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяются друг от друга полутора-двумя интервалами. Реквизиты отделяются друг от друга двумя-тремя интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) 28 знаков. Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один межстрочный интервал.

Сложившиеся правила размещения каждого реквизита на документе сводятся к следующему.

От границы левого поля печатают:

• реквизиты «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись», «Гриф согласования», заверительные надписи «Верно»;
• слова «Примечания» и «Основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию;
• в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;
• в протоколах слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

Отступив 32 печатных знака — реквизит «Адресат».

Отступив 40 печатных знаков — реквизиты «Гриф ограничения доступа к документу» и «Гриф утверждения».

Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «Подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства — текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

Общие требования к тексту документа

Процесс составления документов занимает значительный процент рабочего времени работников управленческого аппарата. Для составления полноценного документа необходимо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Поэтому, прежде чем составить порученный вам документ, надо уточнить круг вопросов, подлежащих разрешению, обратиться к законодательно-нормативным актам, которые регулируют порядок разрешения вопросов такого типа: законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства, ведомственным актам. Знание этих документов обеспечит грамотную постановку вопроса и соответствие содержания документа компетенции данного учреждения.

Такую подготовительную работу нетрудно провести сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), например, «Консультант Плюс» или «Гарант».

Затем следует посмотреть все ранее созданные документы по этому вопросу вышестоящей и своей организации, чтобы избежать противоречий и дублирования. После проведения такой предварительной работы приступают к сбору информации по существу поставленного вопроса. Для этого привлекаются справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и другие документы, как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера. Собрав необходимую информацию, составляют текст документа. Он может быть представлен в виде связного текста, таблицы, анкеты. Подавляющая часть документов составляется в виде связного текста. Практикой выработан ряд общих требований, предъявляемых к тексту служебного документа. Важнейшими из них являются достоверность и объективность информации, фиксируемой в документе. Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, а под объективностью — непредвзятое описание и оценка событий.

Необходимость переработки быстро увеличивающихся объемов информации выдвинули в середине XX в. Одно из главных требований, предъявляемых к служебному документу, — требование максимальной краткости при полноте информации. Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Всю необходимую информацию надо давать в сжатом виде.

Не менее важным является требование точности изложения текста, исключение возможностей двоякого его понимания. Однозначность понимания информации, изложенной в документе, предопределяется четкостью и логичностью построения текста и ясностью изложения. Четкость и ясность изложения обеспечивают адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и другие виды документов могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности изложения помогают тщательный подбор слов, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении; четкость достигается правильностью композиционной структуры текста.

Если в тексте упоминается какой-либо другой документ, необходимо привести его полные поисковые признаки в такой последовательности: вид документа; автор; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту (приводится в кавычках).

Например:

«В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации...»

или

«На основании Указа Президента Российской Федерации № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне...».

Правила делового этикета требуют, чтобы служебные документы составлялись в нейтральном тоне. Переписка ведется от третьего лица единственного или множественного числа, а местоимения заменяются существительными: «институт направляет», «банк выделяет», «завод просит» или «считаем возможным», «перечисляем» и т. п. В распорядительных документах, издаваемых на основе единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок: «приказываю», «предлагаю», «прошу».

В распорядительных документах, отражающих коллегиальную выработку решений, используется форма изложения от третьего лица единственного числа: «совет постановляет», «правление решило».

В документах (совместных документах), исходящих от нескольких авторов, текст излагается от первого лица множественного числа: «постановили», «решили», «предлагаем».

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа: «слушали», «выступили», «постановили», а запись выступлений ведется от третьего лица единственного числа: «Иванов возражает... и предлагает».

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул, вызванных повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения заносятся в память машины и используются при составлении документов. Кроме того, следует помнить, что для деловой документации характерно употребление устойчивых словосочетаний. Рекомендуется часто употребляемые стандартные фразы, выражения и словосочетания давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т. е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности. Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа; в другой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации. Например:

«Историко-архивный институт проводит конференцию «Проблемы подготовки специалистов — историков-архивистов и документоведов». На конференции предполагается заслушать доклады о внедрении новых образовательных стандартов по специальностям и задачам преподавания общепрофессиональных и специальных дисциплин.

Просим принять участие и представить тезисы выступлений».

В конце XX в. в связи со значительным увеличением объемов информации, обрабатываемой при принятии решений, для облегчения восприятия и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т. е. с изложения существа вопроса, например просьбы, предложения, а затем подкреплять их обоснованиями. Например:

«Прошу выделить три тысячи рублей на приобретение вновь вышедших нормативно-методических документов для проведения лабораторных занятий.

Предполагается изучение этих документов студентами на занятиях по составлению доку ментов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество экземпляров рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов».

Документ по одному узкому вопросу может состоять только из заключительной части (письма или заявления с просьбой без мотивировки, распоряжения с одной распорядительной частью). Например:

«Прошу предоставить очередной отпуск сроком 24 рабочих дня»

или

«Проши разрешить провести экскурсию студентов по архиву с 15 до 16 ч.»,

или

«Начальнику хозяйственного управления С. П. Копылову. Провести ремонт ауд. 35 в течение первой декады мая».

Документ, содержащий большой текст, делится на абзацы — простейшие компоненты текста. Абзац содержит одну или несколько фраз, отражающих единую законченную мысль. При машинописном оформлении документов абзац начинается, отступив пять печатных знаков. При оформлении документов на компьютере используется отступ 1,27 см. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но печатать от полей. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

Тексты сложных и больших по объему документов (обзоры, отчеты, справки и т. д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5—92Г Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1,1.2.2, 2.9.1 и т.д.  

Таблица — это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц изложены в разделе ГОСТ Р 1.5 — 92. Здесь указывается, что «таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей». Таблица может входить составной частью в обычный текст документа, а может даваться как приложение.

ГОСТ Р 1.5 — 92 называет элементы таблицы и порядок их графического расположения.

Широкое распространение в последнее время получило представление информации в виде анкеты — «опросные листы для получения определенных сведений».

С помощью анкеты удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Анкеты легко обрабатывать с помощью компьютера. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. ГОСТ Р 6.30—97 указывает: «При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков». Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да—нет», развернутым ответом, числовыми показателями. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30—97 (пункт 3.19) документ может составляться как на русском, так и национальном языках в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. В ГОСТ указаны случаи, когда тексты документов должны быть написаны только на русском языке.

Это требование соблюдается при направлении документов:

• в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
• на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Быстро и грамотно создать документ сегодня помогает компьютер. Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменение размера и типа шрифта позволяет улучшить восприятие содержания.

Другой способ выделения текста — использование рамок. Проще всего заключить в рамку целиком абзац. Рамки особенно удобно применять для пояснений в организационных документах, таких как инструкции и правила. Ими могут быть помечены, наряду со шрифтовым оформлением, те пункты, выполнение которых строго обязательно в первую очередь. Компьютер позволяет быстро и грамотно создать самый сложный документ и красиво его оформить. При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари синонимов, антонимов, толковые, а при подготовке текстов на иностранных языках — англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и другие словари, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выбранному слову.

Особенности языка, стиля и редактирования официальных документов

Деловой стиль — это арсенал лексических, словесных и грамматических средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбор слова и его формы, построение предложения — все это приемы, с помощью которых автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

При составлении служебных документов большую роль играет правильный выбор слов, точно передающих смысл информации. Надо помнить несколько основных правил лексики.

Очень важно грамотно использовать термины (от лат. terminus — граница, предел) — слова или словосочетания, называющее специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности. Если вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, воспользуйтесь словарями (толковыми, терминологическими, иностранных слов или др.), иначе ваше толкование может оказаться неточным. Например: «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно, случаи стихийных бедствий)». Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной. Одна из самых распространенных болезней официального стиля — плеоназм (от греч. pleonasmos — излишество). Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные по смыслу слова.

Например:

• тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance — оттенок, тонкое отличие);
• форсировать ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer — ускорять темп деятельности);
• в декабре месяце (декабрь не может быть ничем, кроме месяца);
• 375 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);
• прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень рпх — цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;
• главная суть («суть» — это и есть главное) и т.д.

Однако отдельные плеонастические словосочетания вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. Например: «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «опыт», «сообщение», но уточняют их значение.

Часто в служебных словах встречается тавтология (от греч. tauto — тот же, logos — слово) — повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает текст неблагозвучным и затрудняет его понимание. Например: «польза от использования чего-либо»; «следует учитывать следующие факторы», «адресовать в адрес». Такие словосочетания надо заменять другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «направить в адрес».

Готовя документ, необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В языке существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка». Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов: приказ — издается, должностной оклад — устанавливается, выговор — объявляется, порицание — выносится и т. д.

Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

При работе с текстом документа следует различать паронимы (от греч. para — возле, при; опута — имя) — родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Подмена слова паронимом нередко влечет за собой искажение смысла текста.

Приведем характерные ошибки с паронимами:

• оплатить — заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения (оплатить что-либо); «заплатить» — косвенного (заплатить за что-нибудь»));
• командированный — командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» — тот, кого командировали (командированный сотрудник); прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке» (командировочное удостоверение)).

Не меньшее значение при подготовке служебных документов имеет орфография. Чаще всего работник, составляющий документ, испытывает затруднения в написании названий учреждений, организаций, предприятий. Запомните, что в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций все слова пишутся с прописной буквы.

Например:

«Организация Объединенных Наций»; «Администрация Президента Российской Федерации».

В большинстве названий первое слово — с прописной:

«Федеральная архивная служба России».

Помимо первого слова, с прописной буквы может писаться первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:

«Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея)»;

«Центральный Дом актера (Дом актера)».

В наименовании должностей и званий с прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: «Президент Российской Федерации». Другие должности и звания пишутся со строчной: «начальник Управления кадров».

В составных названиях документов и памятников культуры с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:

«Конституция Российской Федерации», «Версальский договор», «Исаакиевский собор», «Храм Христа Спасителя», «Первая симфония Чайковского».

Орфографические трудности вызывает правописание названий, связанных с собственными именами, что совершенно естественно, так как в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Новые институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами.

Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы («некрасовское стихотворение», «третьяковское наследство»), кроме прилагательных на «ский», означающих «имени кого либо», «памяти кого-либо»: «Булгаковские чтения».

В географических названиях все слова пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: « Северная Африка», «Северный Ледовитый океан».

Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: «город Нижний Тагил».

Но в названиях улиц — «Патриаршие пруды», «Каретный ряд», «Кузнецкий мост», «Покровские ворота», «Коровий вал» — они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.

В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже, в неофициальных вариантах названий, отдельные слова — со строчной: «Нидерландское королевство», «Великое герцогство Люксембург», «Соединенное королевство».

В названиях российских территориально-административных образований слова «край», «область», «национальный округ», «район» пишутся со строчной буквы.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний — аббревиатур (от ит. abbreviatura — основа «краткий»), что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Сокращения могут состоять из слогов: «завхоз»; начальных звуков слов, входивших в словосочетание или их начальных букв: ГПУ, ПВО. Важнейшие причины использования сокращений состоят не только в том, что они позволяют экономить место и избегать громоздких словосочетаний, но и в том, что они дают возможность избежать словесных повторов. Чтобы у адресата документа не возникали трудности с их расшифровкой, пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.

От собственно аббревиатур надо отличать условные письменные обозначения, которые не произносятся.

К ним относятся графические сокращения:

почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с. (село — при названии), д., пос.);

• названия месяцев (янв.);
• телеграфные сокращения (тчк);
• условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); (млн, млрд, тыс., р. (руб.));
• сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №, накл. №; расч. счет №);
• текстовые сокращения (т.д.; т.п.; с.г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт));
• наименования должностей, званий, степеней (проф.; членкорр.; к.т.н.; с.н.с.; зав.; зам.; и.о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;
• обращение г-н (господин)
• и некоторые другие.

Написание общепринятых сокращений уточняется по словарю сокращений русского языка.

Не менее важно знание для управленца основных правил грамматики.

При составлении документов очень часто вызывают затруднения применение причинных предлогов, «ввиду», «вследствие», «в силу», «в связи с», «из-за», «по причине», «благодаря».

Подсказкой к их выбору должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги:

• «ввиду» — чаще о причине, ожидаемой в будущем: «ввиду предстоящего проведения сессии»;
• «вследствие» — чаще о совершившемся факте: «прошу внести изменения в план вследствие изменения процентных ставок Центробанка»;
• «благодаря» — чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: «благодаря своевременной доставке грузов проблема снабжения была решена ».

Предлоги обычно управляют существительным в определенном падеже.

Нельзя говорить: «согласно указания», «согласно вашего предложения». Надо: «согласно указанию, согласно вашему предложению» (существительное в дательном падеже).

При составлении служебных документов, содержащих числительные, следует учитывать, что в большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного):

«Недостает пяти стульев», «изложено на четырех листах».

Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: «доходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей».

В составных числительных склоняются все части:

«Подарки стоимостью в тысячу пятьсот рублей».

При подготовке выступлений, рассчитанных на произнесение в официальной обстановке, дается словесная расшифровка цифровых обозначений:

«В вуз были приняты 1150 (одна тысяча сто пятьдесят) студентов».

К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала. Необходимо стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей помогает знание ряда языковых правил.

При работе над текстом чрезвычайно существенно найти нужную форму сказуемого. Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения» и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором случае — объект действия.

Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».

Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характернейших примет официального стиля. Однако не стоит злоупотреблять пассивом. Во-первых, чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нем разобраться. Во-вторых, пассивные и безличные конструкции как будто снимают ответственность с того, кто подписывает документ.

Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте подобающее им скромное место.

Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов.

Говорящий и пишущий волен переставлять слова в предложении, и общий смысл при этом не нарушается:

• «Вчера подготовлен отчет».
• «Вчера отчет подготовлен».
• «Отчет вчера подготовлен».
• «Отчет подготовлен вчера».
• «Подготовлен отчет вчера».
• «Подготовлен вчера отчет».

Хотя все предложения содержат одни и те же слова, нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что в зависимости от порядка слов мы подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть сообщения. В данном случае ударной оказывается позиция в конце предложения. Так, в первом и шестом вариантах акцент сделан на самом отчете, во втором и третьем — на факте его подготовки, в четвертом и пятом — на времени подготовки.

Как видим, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности.

Эти свойства русского синтаксиса, несомненно, требуют от человека, составляющего документ, языкового чутья и специального внимания к построению фразы. Так как в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация, обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, лишь поставив ее в конец предложения — в актуализированную позицию.

На вопрос «Будет ли закончена рукопись к назначенному сроку?» правильнее всего ответить: «К 15 декабря статья будет сдана в издательство».

Если же вопрос задан иначе: «В какой срок будет закончена рукопись?» — надо предпочесть другой порядок слов: «Рукопись будет сдана к 15 декабря».

Составители служебных документов часто увлекаются деепричастными оборотами. С одной стороны, использовать деепричастный оборот очень удобно, так как он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях и таким образом способствует краткости изложения. Например: «Изучая дополнительно направленные в министерство документы, коллегия пришла к выводу о не правомерности ранее принятых решений». С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым, осуществляются одним лицом. Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение.

Есть и еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, в котором есть подлежащее (т.е. названо действующее лицо). Например: «Подготавливая текст постановления, члены коллегии ознакомились с различными предложенными вариантами».

Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений — предложений, состоящих из двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или один из главных членов)), в особенности сложноподчиненных, т.е. таких, в которых одна из частей является главной, другая — придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными времени, например: «После того как средства будут выделены, мы начнем строительство...», придаточными условия: «Если деньги будут перечислены, мы немедленно заключим контракт...», цели: «Предполагается приобрести саженцы, для того чтобы озеленить территорию школы...» и др.

Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами. Это помогает избежать такой тяжелой болезни канцелярского стиля, как «безглагольностъ». Именно недостаток глаголов ведет к «нанизыванию» косвенных падежей, например: «обсуждение улучшения проведения мероприятий», делает речь тяжеловесной, осложняет понимание. Часто замена причастного или деепричастного оборота придаточным предложением позволяет придать сообщению ясность и динамику.

Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Композиция (от лат. compositio) — это построение, организация текста. Бывают ситуации, когда абсолютно правильный, с точки зрения языка и стиля, документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логики в сочетании частей, плохая композиция.

Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует повторять общеизвестного, загромождать документ деталями.

Особенно существенно выделять и подчеркивать главное. Этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для выразительного оформления текста.

Следует структурировать текст в соответствии с содержанием. Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.

В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный порядок нумерации частей документа: номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления: 1.2.1, 2.9.1.

Соблюдение названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника сферы управления высокого уровня филологической культуры и большой собранности.

Редакторская правка служебных документов. Редактирование (другими словами, проверка и исправление текста) — один из важнейших этапов работы над документом.

Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической (т. е. не затрагивающей содержания), так и смысловой. В первом случае от редактора требуется в первую очередь безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором — наряду с этим, основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом. Есть, однако, и общие принципы.

Обобщенная схема работы редактора выглядит так: восприятие — критика — коррективы; проверка фактического материала; выявление композиционных недочетов; выявление стилистических ошибок и погрешностей; выявление орфографических и пунктуационных ошибок. Первый этап редактирования — восприятие текста — имеет чрезвычайно большое значение. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомиться с документом в целом. Часть вопросов обычно удается снять по ходу чтения. Кроме того, только при целостном восприятии редактор оказывается в состоянии оценить композицию, обнаружить противоречия, логические ошибки, несоразмерность частей документа и т. п.

После того как документ прочитан и отмечены ошибки и моменты, вызывающие сомнение, предстоит решить наиболее сложный и деликатный вопрос о допустимой степени вмешательства в текст. Своеобразие редакторской работы заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст. Следовательно, редактирующий имеет право изменить форму, но не содержание документа. Далеко не всегда вопрос о допустимых пределах вмешательства в текст решается просто. В первую очередь это относится к проблеме словесных повторов.

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов — точность, одно значность высказывания. И хотя обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой, это допустимо, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать исключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.

Например: «После окончания работы государственной аттестационной комиссии (ГАК) деканаты на основании протоколов ГАК составляют приказ об окончании учебного заведения, который представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента завершения деятельности ГАК».

ГАК нельзя заменить близким по значению словосочетанием. Чтобы избежать троекратного повтора, можно лишь один раз использовать вместо аббревиатуры слово «комиссия».

Редактору следует помнить: если приходится сохранить повторы, надо подумать о других путях «облегчения» текста. В частности, можно отказаться от длинных громоздких предложений. Чаще всего сложное предложение нетрудно превратить в несколько простых.

Наиболее важные принципы редакторской правки можно определить так:

• сохранение содержания документа неизменным; возможность доказать, что вмешательство в текст необходимо; целостность и последовательность (все недостатки отмечаются и исправляются сразу, поскольку одно изменение может повлечь за собой другое);
• четкость и аккуратность.

Последнее кажется очевидным. Тем не менее нередки случаи, когда редактор производит правку от руки и некоторые слова оказываются «нечитаемыми». В дальнейшем человек, который набирает текст на компьютере, может невольно внести в документ новую ошибку.

Совершенно недопустимо, закончив редакторскую работу, оставлять на полях знаки вопроса или другие пометки.

Редакторские функции считаются выполненными после того, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений.

Различают четыре основных вида редакторской правки:

• Правка-вычитка;
• Правка-сокращение;
• Правка-обработка;
• Правка-переделка.

Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.

Современная компьютерная техника освободила работников документной сферы от большой части корректорской нагрузки: текстовые редакторы позволяют проверять правописание и вносить исправления непосредственно во время набора текста. Но это не должно быть основанием для совершенной беззаботности. В данном вопросе, как и во многих других, человек не имеет права полностью полагаться на технику.

Приходится иметь ввиду, что компьютерные текстовые редакторы «не знают» многих собственных имен. Фамилии, инициалы, географические названия, наименования предприятий и учреждений необходимо выверять с особой тщательностью.

Кроме того, компьютер способен обнаружить далеко не все опечатки. Он «не заметит», например, превращения предлога «на» в предлог «за», частицы «не» в «ни». Для него все это одинаково правильные слова. Автоматическая проверка не даст результатов, если вы по ошибке набрали «1897» вместо «1997». Только человек, понимающий смысл высказывания, в состоянии обнаружить подобные ошибки.

Правка-сокращение производится в двух основных случаях:

• при необходимости любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания);
• при наличии в тексте избыточной информации — повторы и «общие места».

Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, насколько оправдано повторение одних и тех же слов и допустима ли замена их синонимами.

Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паронимов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т. д.

Документ, выправленный квалифицированным редактором, должен:

• не содержать фактических ошибок и опечаток;
• быть идеально грамотным с точки зрения орфографии и пунктуации;
• иметь оптимальный объем;
• строиться по законам логики;
• соответствовать стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.

Правка-переделка предполагает составление текста документа заново.

Составление и оформление отдельных видов документов

Распорядительные документы. Наиболее распространенными видами распорядительных документов, которые издаются администрацией всех организаций (фирм), являются приказы, распоряжения, указания. Эти документы могут быть изданы по инициативе руководителя организации (фирмы) в пределах его полномочий и компетенции или во исполнение законов, постановлений и распоряжений правительства, вышестоящих органов власти и управления.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе принципа единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по личному составу издаются для документирования движения кадров (приема, перевода, увольнения и др.). На приказы по личному составу имеются утвержденные Госкомитетом унифицированные формы.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В приказах, издаваемых по инициативе руководителя организации (фирмы), в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, в констатирующей части должны содержаться полные поисковые признаки документа, послужившего основанием к созданию приказа: вид, автор, дата, номер и заголовок этого документа.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт приказа формулирует различные по характеру исполнения действия и начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.0000 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем организации (фирмы) и регистрации в службе делопроизводства.

Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый руководителем организации (фирмы) для единоначального решения оперативных вопросов. Распоряжения могут издавать также заместители руководителя организации (фирмы), главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной и административной деятельности в рамках своей компетенции.

Распоряжение оформляется аналогично приказу, однако в нем может отсутствовать констатирующая часть. В таком случае текст начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Текст распорядительной части начинается со слов «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

В системе организационно-распорядительных документов протокол относится одновременно и к информационным документам, так как содержит информацию о ходе обсуждения вопросов, и к распорядительным, если его текст содержит постановления коллегиального органа. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, собраний акционеров, заседаний советов директоров и т.п. Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности различных собраний, заседаний, совещаний, семинаров и т.д.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

В кратком протоколе указываются фамилии председателя и секретаря заседания, список присутствующих, повестка заседания, фамилии выступавших и текст принятого решения.

Полный протокол содержит, помимо указанных данных, запись текстов докладов, выступлений, вопросов и ответов докладчиков.

Форма протокола обычно определяется руководителем коллегиального органа или председателем собрания (совещания, заседания). Протокол составляется на основе записей, которые ведет секретарь во время заседания.

Оформляется он на общем бланке. Датой протокола является дата заседания, хотя протоколы, как правило, оформляются после заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа.

Например: «Протокол учредительной конференции», «Протокол общего собрания акционеров»; «Протокол собрания трудового коллектива»; «Протокол совещания начальников структурных подразделений».

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа, фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола с большим количеством участников заседания указывается общее число присутствующих (приглашенных), а сами списки прилагаются к тексту протокола (о чем делается отметка).

Например: Присутствовали: 45 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола включает повестку дня. В повестке перечисляются вопросы, которые выносятся на обсуждение в той последовательности, в которой они будут рассматриваться на заседании, и фамилии выступающих (докладчиков). Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании.

Текст основной части протокола по каждому пункту повестки дня строится по схеме «СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Разделы нумеруются в соответствии с повесткой и печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тесте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.

В управленческой практике довольно часто необходимо составлять выписки из протоколов. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись, которая состоит из слова «Верно», указания должности лица, завершающего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Информационно-справочные документы. К ним относятся: письма, докладные и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы, заявления. Информационно-справочные документы составляют значительную часть от общего состава документов организации (фирмы).

Письмо — самый распространенный вид документа, применяемый для обмена информацией между организациями (фирмами) в процессе осуществления их деятельности. Письма имеют множество разновидностей: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы, письма-приглашения и т. д. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Такое письмо обязательно должно иметь заголовок. В том случае, если текст не превышает семи строк, используют формат А5. В ответных письмах дают ссылку на номер и дату инициативного письма, на который пишется ответ.

Во вводной части письма приводятся мотивы его составления (ссылки на события, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма). Основную часть письма составляет обоснование вопроса, изложенного в письме (изложение обстоятельств, фактов, аргументов, доказательств). В заключении излагаются выводы и предложения по поставленному вопросу. Некоторые письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений. Рекомендуется посвящать письмо одному вопросу. Это упрощает операции по обработке и ускоряет исполнение писем в той организации, в которую они адресованы. Желательно, чтобы объем письма не превышал одной машинописной страницы.

Текст документа должен быть изложен ясно, четко, кратко и содержать достаточные обоснования и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по вопросу. Тон письма должен быть нейтральным, изложение текста — лаконичным.

Акт — это документ, составленный группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляют при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытания новых изделий, оборудования, сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» и формулируется с помощью отглагольного существительного: «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть, выводы.

Текст введения включает ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки, список фамилий составивших акт лиц, которые перечисляются в следующей последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие (в алфавитном порядке) с указанием должности. В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, дается и название этих учреждений.

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен; количество экземпляров акта определяется фактической необходимостью (если в нормативных документах это не регламентировано).

Подписи располагаются в той же последовательности, что и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Акт обретает юридическую силу после утверждения.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Докладная записка направляется руководителю организации (фирмы) или вышестоящего учреждения с целью изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями автора. 

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние и внешние. Внутренние — адресуются руководителю данной организации, внешние — направляются в вышестоящую организацию. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации (фирмы), внутреннюю — ее автор с указанием должности.

Разновидностью докладных записок являются объяснительные записки. Они составляются с целью пояснения:

• деталей выполняемой или выполненной работы;
• причин нарушения трудовой и производственной дисциплины, трудовой деятельности.

Объяснительные записки составляются по поручению руководства и могут быть написаны от руки, но с обязательным указанием даты и личной подписью сотрудника, ее написавшего.

Телеграмма (телетай-программа) — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.

Телеграммы оформляются на специальных бланках или на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории (правительственная, международная, вне категории, срочная и т.д.), адрес, текст, фамилию должностного лица, подписавшего документ, почтовый адрес организации=отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дату.

Адрес в телеграмме оформляется обычным способом только в тех случаях, когда организация не имеет телеграфного или условного телетайпного адреса. Телеграфный адрес значительно короче почтового. Им является условное наименование организации или буквенный код.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем. В нем отсутствуют предлоги, союзы, частицы, знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами, знаки препинания употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными сокращениями: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая, ДВТ — двоеточие.

Текст телефонограмм не должен содержать сложных логических оборотов, трудновыговариваемых и редко произносимых слов. Информация должна быть краткой и точной. Передача телефонограммы должна сопровождаться повторным чтением, чтобы избежать ошибок; слова, плохо воспринимаемые на слух, передают, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Назад | | Вверх