Сейчас организация сама может решить брать заявление с работника при выдаче подотчетных или нет. Если фирма решила обойтись без заявлений, то надо разработать бумагу, которая его заменит. Это может быть приказ, распоряжение или любой другой документ, который будет подписывать руководитель.
В бумаге нужно отразить сумму и время, на которое общество выдает сотруднику подотчетные. Если организация выдает средства сразу нескольким трудящимся, то удобнее составить таблицу, в которой наглядно видно кто, сколько и на какие цели получает финансы.
Безопаснее записать, на что именно работники взяли подотчетные. Если из приказа не будет ясно, что это на нужды организации, то налоговики могут решить, что трудящиеся получили доход.
Также не забудьте ознакомить работников с документом. Делать это необязательно, но тогда не будет доказательств, что они знали о сроках, на которые получили подотчетные. Поэтому ознакомьте сотрудников под подпись.
Получить новый аванс можно не отчитавшись за старый. Теперь можно выдавать своим работникам подотчетные, не дожидаясь, пока те отчитаются за предыдущий аванс. Раньше это считалось нарушением, за которое ревизоры выписывали штрафы до 50 тыс. рублей (статья 15.1 КоАП РФ). Хотя такие наказания удавалось оспорить (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда № 13АП-8139). Но если у работника накопится много долгов, то проверяющие могут доначислить на эти суммы НДФЛ. Но налог можно оспорить в суде (постановление Арбитражного суда Центрального округа № Ф10-2385).
За возвращенный товар не требуются расходники. Центробанк освободил от обязанности оформлять расходные ордера, чтобы вернуть средства за товар. Фирма оформляет приходник в конце дня на основании фискальных данных онлайн-ККТ. Продавцы могут вернуть финансы из операционной кассы магазина, а не из центральной.
Чтобы это сделать, нужно пробить чек с признаком «Возврат прихода» (письмо Минфина России № 03-01-15/11622). Сделать это можно на любой ККТ предприятия, а не на той, на котором была проведена продажа.
ФНС сменила реквизиты в кассовых чеках, поэтому срочно проверьте и обновите настройки онлайн-ККТ. Иначе инспекторы могут оштрафовать за расчеты по кассе, которая не отвечает закону. Редакция УНП выяснила, как подготовить онлайн-ККТ к работе с 2019 года.
Первичка оформляется электронно. Стало возможным кассовую первичку оформлять в электронном виде. Но для этого нужна усиленная квалифицированная подпись, чтобы подписывать приходники и расходники. Распечатывать квитанции приходников не требуется. Их можно отправить на электронку тому, кто вносит деньги.
При работе с физиками правда придется все равно оформлять бумажные расходные ордера. Ведь у физиков, как правило, электронной подписи нет, а значит, заверить его он не сможет.
Ответственным за ККТ, а также за работу с наличными можно назначить любого человека на фирме. Это может быть кассир, главбух или даже сам руководитель компании. Во внутреннем положении должен быть закреплен ответственный, а также сами правила.
Правила ведения кассовых операций в 2019 году прописаны в Указаниях № 3210-У. Основное требование – это оприходование всех финансовых поступлений. Что в свою очередь подразумевает оформление приходного или расходного ордеров при приеме или выдаче средств, ведение кассовой книги и соблюдение лимитов.
Малые предприятия и предприниматели освобождены от этих обязанностей.
Общество обязано оформить специальные документы, при поступлении или выдаче денег. Приходный ордер, который состоит из двух частей, заполняется при поступлении наличных в кассу.
Одна часть документа остается у фирмы и подшивается к кассовой книге, а вторая часть отдается тому, кто внес деньги. Расходный ордер заполняется при выдаче наличных и остается на предприятии.
Все денежные операции должны быть записаны в кассовой книге. В ней нужно ежедневно отражать все поступления средств и их расходование. При этом суммы, которые указаны в книге, должны быть подтверждены документально.
Необходимо устанавливать ограничения на остаток денег в кассе в конце рабочей смены. Также существует лимит по расчетам наличными с партнерами.
Установить лимит остатка – это обязанность всех организаций, кроме ИП и субъектов малого предпринимательства (п.2 Указания № 3210-У). Это те средства, которые в конце рабочего дня могут оставаться в кассе.
Деньги, превышающие установленный предел, компания должна сдавать в банк. Этот лимит предприятия для себя устанавливают самостоятельно, в зависимости от того, какие обороты в компании.
Рассчитать предел можно, разделив сумму наличной выручки на интервал времени от 1 до 92 дней и умножив на количество дней между сдачей денег в банк.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Установленный лимит в банк сообщать не требуется. Достаточно того, чтобы у организации был соответствующий приказ руководителя.
Компаниям с подразделениями, которые сдают деньги в банк, а не в головной офис, нужен свой предел. Для этого оформляется отдельный приказ.
Фирмы, которые все расчеты с партнерами ведут по безналу, лимит остатка в кассе надо считать, исходя из всех выданных денег, за исключением зарплаты и прочих выплат работникам.
Компании между собой могут расплачиваться наличными за товары или услуги. Но эти расчеты не должны превышать 100 тыс. рублей по одному договору. Так что если ваш партнер не хочет переводить деньги на счет, а сумма больше 100 тысяч, то можно оформить несколько договоров.
С физическими лицами ограничений по наличным расчетам не установлено. Хотя неоднократно обсуждалось введение такого предела. Но пока это все так и осталось на уровне разговоров.
Обществу, которое не следит за остатком денег в кассе и не сдает средства в банк, грозит штраф от до 40 до 50 тыс. рублей. А для директора – от 4 до 5 тыс. рублей (статья 15.1 КоАП РФ).
Малое предприятие или предприниматель могут отделаться предупреждением вместо штрафа, но только если нарушение произошло в первый раз, а также никому не причинили ущерб и не создают угрозы для жизни и здоровья.
За каждое нарушение налоговики штрафуют отдельно. Кроме того, если у компании есть подразделения, то каждому выпишут штраф за свои нарушения по отдельности.
Компаниям на проверках зачастую выписывают штрафы за весьма формальные нарушения. Но если общество обратится в суд, то у него есть все шансы отменить наказания.
Например, общество не записало выручку в кассовую книгу или не оформила приходник, но деньги в банк сдала. Тогда штраф удастся отменить (постановления Двенадцатого арбитражного апелляционного суда № А12-12281, Третьего арбитражного апелляционного суда № А33-5266).
Также можно оспорить решение ревизоров, если правонарушение общество совершило впервые, а сумма неучтенной выручки небольшая. Иногда судьи поддерживают компании (постановление Первого арбитражного апелляционного суда № А11-6624).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
