Кассовая книга – это журнал, в который заносят все операции с наличными деньгами. Соответственно, ее обязаны вести все предприятия и ИП, которые имеют дело с наличностью.
Наличие онлайн-кассы от ведения кассовой книги не освобождает. Ведь в книгу вносятся операции, которые по онлайн-кассе не проходят. Например, выдача и возврат подотчетных средств, выплата зарплаты, операции с займами и т.д.
Ни вид деятельности, ни форма собственности значения не имеют. Ведение книги – обязанность всех фирм и ИП. В том числе и те, кто установил онлайн-кассу или терминал для печати БСО.
Исключение сделано для предпринимателей, которые ведут учет:
• Доходов и расходов;
• Физических показателей.
То есть это ИП на УСН и ЕНВД. Послабление для них закреплено в п. 1 и 4.6 Указания ЦБ РФ № 3210-У, п. 2 Постановления Госкомстата № 88, п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК РФ.
Льготный режим работы с денежной наличностью заключается в том, что коммерсанты вправе:
1. Не оформлять приходные и расходные кассовые ордера,
2. Не вести кассовую книгу.
Бланк кассовой книги был введен в оборот Постановлением Госкомстата № 88. В 2020-2021 годах он представляет собой брошюру или журнал, листы которого разделены по центру на две части.
После внесения записей получается два документа:
• Собственно кассовая книга,
• Отчет кассира.
Директор фирмы своим приказом или другим распорядительным документом должен назначить сотрудника, ответственного за ведение кассовой книги. Обычно это кассир, бухгалтер или главбух. Эту обязанность директор может оставить и за собой.
Книгу можно вести в бумажном или электронном виде (п. 4.7 Указания ЦБ № 3210-У):
• Если выбран бумажный вариант, то можно купить типографский журнал или взять бланк и распечатать нужное количество листов,
• При ведении книги в электронном виде, записи подписываются электронно-цифровыми подписями. Книга хранится и в цифровом виде, и распечатывается уже после заполнения.
Если книга оформляется в типографском журнале, то каждый лист разделен на две части. Он сгибается по вертикальной линии отреза, а между половинами согнутого листа вкладывается копировальная бумага.
Благодаря этому, каждая запись получается сразу на двух половинах листа:
• Первая половина с чернильными записями остается в журнале,
• Вторая половина с записями через копирку отрывается и представляет собой отчетность кассира.
Чистую кассовую открывают с начала года. Если в середине года журнал закончился, вставлять в него дополнительные листы не нужно. Следует завести второй том. Если объем движений по кассе большой, то можно заводить кассовую книгу с начала квартала и даже месяца.
Перед началом использования необходимо подписать обложку, пронумеровать и прошить листы. Как это сделать – расскажем ниже.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Закончились листы в журнале,
2. Закончился период, на который книга открывалась, например, квартал или год.
В завершенной книге кассир делает запись о количестве использованных листов и прочеркивает неиспользованные листы. Оконченная книга должна храниться не менее пяти лет.
Ежедневная работа с книгой осуществляется по алгоритму.
В начале своей смены кассир пересчитывает наличные деньги, фактически находящиеся в кассе. И записывает эту сумму в поле «Остаток на начало дня». Эта сумма должна равняться остатку на конец предыдущего дня, это тоже должен проверить кассир. Если фактическое наличие денег в кассе отклоняется от предыдущего остатка, кассир обязан незамедлительно известить главбуха и руководителя компании.
Начинать новый лист сразу в начале каждого дня не обязательно. Если компания маленькая, кассовых операций за день может вообще не быть. Тогда придется оформлять закрытие пустого кассового дня. Итог – лишняя бумажная работа и напрасно использованный лист журнала.
Если у вас кассовых операций бывает мало, открывайте смену в день, когда нужно внести очередную запись о движении наличных. А дни, когда наличных денежных операций не было, будут пропущены, это не вызовет претензий проверяющих.
В кассовую книгу вносятся все операции с наличными деньгами:
• Приходные операции,
• Расходные операции.
Поступления наличности от продажи товаров, работ или услуг проводится по онлайн-кассе. В кассовом журнале не нужно отражать каждую продажу, достаточно оформить один приходный ордер, когда кассир ККМ передаст выручку из онлайн-кассы в кассу компании. Если продаж было мало, их можно вносить отдельными записями, запрета нет.
В конце смены кассир:
• Проверяет все произведенные записи,
• Сопоставляет их с фактическими приходными и расходными документами,
• Подсчитывает суммарный приход и расход,
• Выводит и записывает конечный дневной остаток, сверяет его с фактическими деньгами в кассе,
• Заверяет лист собственной подписью,
• Передает кассовую книгу на контроль главбуху.
Страницы кассового журнала должны быть сшиты. Как это сделать, вот пошаговая инструкция:
1. Проставьте порядковые номера на всех листах от первого до последнего. Номера проставляйте ручкой. Тип и цвет чернил значения не имеет, главное, чтобы это было сделано не карандашом. Номера придется ставить дважды:
• На половину листа, которая после заполнения остается в журнале,
• На отрывной части, которая станет отчетом кассира,
2. Прошивку делайте до внесения первой записи. Идеальный порядок такой:
3. Подшивайте листы прочной нитью, используйте толстую иглу или шило,
4. Обложку прошивать не нужно. Откройте картонную обложку, прошейте ниткой все листы. Картонную обложку в конце книги не захватывайте,
5. Пронизывая листы, оставляйте запас нитки так, чтобы подшитые листы свободно открывались,
6. Концы нитки свяжите узлом. Приложите его к картонной обложке в конце журнала, сверху наклейте небольшую полоску бумаги или картона так, чтобы кончики нитки немного выглядывали. Клей наносите так, чтобы нитка оказалась надежно приклеенной к обложке, и ее невозможно было вытянуть из-под бумажной или картонной полоски,
7. Полоска бумаги или картона – это бумажная пломба, ее можно заготовить заранее, напечатать: «В этой книге пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью … листов». Укажите количество листов, заверьте подписями руководителя и главного бухгалтера,
8. Поставьте печать организации так, чтобы она захватывала и бумажную пломбу, и обложку журнала.
Вам не обязательно покупать типографский журнал, можно распечатать бланк кассовой книги на простых листах.
Тогда сшейте прочной нитью все страницы, включая обложку. Концы нитки выведите на тыльную часть вашей книги. Приклейте пломбу и сделайте заверительную запись на тыльной обложке.
Так же подшивайте листы кассовой книги, если вы вели ее в электронном виде, а после завершения распечатали.
За одним исключением – подшивать вы будете уже заполненные, а не пустые листы.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
