Уже давно заработная плата и пособия в безналичной форме выплачиваются учреждениями на так называемые «зарплатные» карты работников, то есть банковские карты, выпущенные в рамках зарплатных проектов банка и предназначенные для перечисления заработной платы.
Перечисление на банковские карты командировочных расходов и других видов расходов, которые учреждение осуществляет в пользу работника, ранее осуществлялись с использованием «корпоративных» банковских карт, то есть карт, которые выдавались на имя сотрудника, но принадлежали учреждению.
При оплате командировочных расходов с использованием карт учреждения возникает необходимость в обеспечении такими картами каждого сотрудника, направляемого в командировку, а для компенсации им документально подтвержденных расходов – в получении наличных денег с карты с последующей выдачей наличных денег сотруднику из кассы. В совместном письме Минфина России № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 специалисты ведомств разъяснили, что выдачу карт учреждения каждому сотруднику, направляемому в командировку, они считают нецелесообразным. Более рационально перечислять подотчетные суммы и компенсации на «зарплатные» карты работников. Введение механизма безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением банковских карт работников позволяет минимизировать наличное денежное обращение, повысить удобство и оперативность платежей.
Федеральное казначейство выпустило письмо № 07-04-05/05-14896 (далее – Письмо № 07-04-05/05-14896), в котором довело рекомендации о дальнейшей минимизации наличных денежных расчетов в учреждениях – клиентах Федерального казначейства, а также направило для использования в работе письма Банка России № 04-45-7/4048 и Минфина России № 09-02-07/47375. В рассматриваемом письме Казначейство поручает своим территориальным отделениям (ТОФК) информировать учреждения, которые в них обслуживаются и получают наличные денежные средства, о возможности применения «зарплатных» карт платежной системы «МИР» для организации выдачи денежных средств работникам.
Перечисление подотчетных средств на «зарплатные» карты в 2020-2021 годах неизбежно ведет к вопросам о возврате неиспользованного остатка. При этом возвращать неиспользованный остаток подотчетных средств в целях минимизации наличного обращения нужно на лицевой счет в ТОФК.
Банк России в своем письме поддержал целесообразность проведения Федеральным казначейством мероприятий по оптимизации процесса обеспечения наличными денежными средствами организаций сектора государственного управления. При этом в отношении денежных средств, получаемых сотрудниками учреждений на командировочные и хозяйственные расходы, специалисты Банка России сообщили следующее.
Положение Банка России № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» (далее – Положение № 266-П), устанавливающее особенности осуществления кредитными организациями операций с платежными картами, не регулирует порядок выдачи денежных средств под отчет.
При этом нормативные акты Банка России, включая Положение № 266-П, не устанавливают ограничений в отношении возможности перечисления денежных средств организацией на банковский счет физического лица, открытый для совершения операций с использованием платежной карты, на командировочные и хозяйственные расходы.
Учитывая изложенное, Банк России считает, что выдача денежных средств на указанные расходы может осуществляться путем их зачисления на банковские счета сотрудников учреждения, предусматривающие совершение операций с использованием платежных карт, включая карты «Мир», эмитированных кредитными организациями в рамках зарплатного проекта.
Принимая во внимание целевое назначение предоставляемых сотруднику денежных средств, учреждения вправе организовать контроль их расходования, включая установление обязанности сотрудника представлять отчет с подтверждающими документами об их целевом расходовании.
Что касается возврата сотрудником организации остатка денежных средств, выданных под отчет, то, по мнению Банка России, учреждения вправе предусмотреть порядок, при котором сотрудник смог бы зачислять наличные деньги на свою «зарплатную» карту с последующим их перечислением на соответствующие счета органов Федерального казначейства (ОФК), открытые в Банке России.
Указанные перечисления денежных средств можно осуществлять через банкоматы или системы дистанционного банковского обслуживания кредитных организаций, заключивших соответствующий договор с ОФК.
В пункте 4 Письма № 07-04-05/05-14896 Федеральное казначейство предложило решение проблемы выдачи денежных средств работникам, у которых отсутствуют «зарплатные» карты.
В случае невозможности перечисления денежных средств, связанных с выплатами социального характера, оплатой расходов, связанных со служебными командировками и (или) хозяйственной деятельностью, на «зарплатную» карту физического лица – сотрудника учреждения указанные средства могут быть перечислены на «зарплатную» карту сотрудника организации, являющегося материально ответственным лицом (далее – уполномоченное лицо).
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Такой же порядок можно применить к оплате по договорам гражданско-правового характера со сторонними лицами.
При этом учреждениям рекомендуется обратить внимание и проанализировать причины, по которым у получателей отсутствует «карточный счет». В целях осуществления контроля движения вышеуказанных денежных средств и разграничения денежных потоков у уполномоченного лица целесообразно выпустить ему дополнительную «зарплатную» карту.
Таким образом, если у физического лица, которому учреждение должно выдать денежные средства, нет «зарплатной» карты, Федеральное казначейство предлагает не выдавать эти средства наличными (как это делалось ранее), а перечислять другому лицу, у которого карта есть. Отметим, что для такого уполномоченного лица получение данных денежных средств будет получением подотчетных сумм, а выдача их наличными получателю – расходованием подотчетных сумм.
При этом согласно п. 213 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России № 157н (далее – Инструкция № 157н), выдача денежных средств под отчет осуществляется по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается. Таким образом, уполномоченное лицо на каждую подотчетную сумму, которую ему необходимо будет «передать другому», будет обязано написать заявление, привести расчет размера аванса и указать срок, на который выдаются денежные средства. Заявление нужно будет подписать у руководителя учреждения. Затем уполномоченное лицо будет обязано (с соблюдением сроков, установленных в заявлении) передать денежные средства и отчитаться об этом.
В соответствии с п. 216 Инструкции № 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается согласно утвержденному руководителем учреждения Авансовому отчету и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы.
Денежные средства могут быть выплачены физическому лицу, не имеющему статуса индивидуального предпринимателя, или индивидуальному предпринимателю (например, не имеющему расчетного счета). Для подтверждения факта выплаты денежных средств «обычному» физическому лицу чаще всего используется расписка. Соответственно, уполномоченное лицо отвечает за правильность ее оформления. Если денежные средства выдавались индивидуальному предпринимателю, то документом, подтверждающим получение им средств, является квитанция к приходному кассовому ордеру. Если предприниматель применяет онлайн-кассу, то он должен выдать также кассовый чек.
Очевидно, что минимизация наличного денежного обращения путем возложения на уполномоченное лицо обязанностей по передаче наличных тем лицам, у которых нет карт, существенно усложняет документооборот, накладывает на уполномоченных лиц дополнительную ответственность за денежные средства, предназначенные для иных лиц. В данном случае такая «минимизация» может быть удобна ТОФК, который переводит все расчеты с учреждением в безналичную форму, но ее сложно назвать целесообразной для учреждений.
В случае готовности учреждения изменить порядок обеспечения наличными денежными средствами оно предоставляет в ТОФК письмо с указанием ФИО уполномоченных лиц и номерами банковских карт, на которые подлежат перечислению денежные средства для обеспечения наличными (п. 5 Письма № 07-04-05/05-14896). Очевидно, что при изменении состава уполномоченных лиц учреждению придется писать дополнительные письма. Для получения денежных средств учреждение представляет в ТОФК не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, расчетный документ с указанием в нем информации о номере карты, на которую они будут перечислены (п. 6 Письма № 07-04-05/05-14896).
ТОФК обрабатывает документ в установленном порядке и перечисляет денежные средства на счет, открытый сотруднику учреждения или уполномоченному лицу в рамках зарплатного проекта в кредитной организации.
После зачисления средств на «зарплатную» карту сотрудник учреждения или уполномоченное лицо осуществляет оплату товаров, работ, услуг с использованием «зарплатной» карты и (или) наиболее удобным для него способом снимает наличные с «зарплатной» карты для осуществления последующих операций с их использованием (п. 8 Письма № 07-04-05/05-14896).
Вернуть наличные (неиспользованные/излишне полученные доходы от платных услуг) можно как через кассу кредитной организации, так и с банкоматов с функцией внесения наличных, на «карточный счет». При необходимости учреждение информирует ТОФК не позднее следующего рабочего дня о проведенной операции по взносу наличных денежных средств. Впоследствии должно быть обеспечено перечисление средств на соответствующие счета ТОФК с указанием в платежном документе информации, достаточной для отражения операции по зачислению денежных средств на лицевой счет учреждения (п. 9 Письма № 07-04-05/05-14896). За проведение операций по перечислению средств с «зарплатной» карты работника на счет ТОФК банк взимает комиссию с учреждения. В связи с этим, как сообщает Федеральное казначейство, целесообразно проанализировать объемы и структуру денежных средств, классифицированных как «неиспользованные/излишне полученные», в целях минимизации расходов на комиссию. Также учреждениям придется обучить всех работников делать возврат средств с «зарплатной» карты на лицевой счет учреждения (то есть, как правило, создавать платежное поручение по реквизитам).
Письмом Казначейства России № 07-04-05/05-15900 была направлена в числе прочего памятка клиентам ТОФК по обеспечению наличными денежными средствами с использованием «зарплатных» карт. В данном письме сообщается, что вариант обеспечения наличными с использованием расчетных (банковских) карт платежной системы «МИР» в рамках зарплатных проектов носит рекомендательный характер. На «переходный период» сохраняется возможность обеспечения учреждений денежными средствами, а также взнос ими наличных денег со счетов, открытых органам Федерального казначейства в подразделениях Центрального банка РФ, кредитных организациях на балансовом счете № 40116 «Средства для выдачи и внесения наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям». Срок перехода будет доведен Федеральным казначейством дополнительно.
Таким образом, у учреждений есть время подумать, стоит ли переходить на новый порядок уже сейчас. Переход может быть целесообразен, если у учреждения все работники и физические лица – исполнители по договорам гражданско-правового характера обеспечены банковскими картами и невелик процент возврата подотчетных средств. В противном случае, по мнению автора, спешить с переходом не стоит.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
