Главная » Бухгалтеру »
Новый порядок ведения кассовых операций с 2021 года
Новый порядок ведения кассовых операций с 2021 года
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП определяется ЦБ России. В этот порядок периодически вносятся изменения, как облегчающие осуществление кассовых операций для бизнеса, так и ужесточающие государственный контроль за соблюдением кассовой дисциплины.
Последние изменения в Указании Банка России о ведении кассовых операций появились 5 октября 2020 г. Они вступили в действие в ноябре 2020 г. и должны соблюдаться в 2021 г.
В нашей статье раскрывается содержание данных изменений.
Главные новшества в ведении кассовых операций
В кратком изложении основные требования к кассовой дисциплине с учетом последних новшеств состоят в следующем:
- поступление наличных денег в кассу оформляется приходными ордерами, а выдача – расходными. В конце дня все ордера вносятся в кассовую книгу;
- объем денежных средств в кассе не должен превышать установленного лимита. Всю сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк за исключением дней выплаты заработной платы и дней поступления выручки в выходные и праздники. Субъекты малого и микробизнеса освобождены от обязанности сдавать наличные деньги в банк, и имеют право хранить их у себя; Эксперты рекомендуют предпринимателям обратить особое внимание на установление кассового лимита, т.к. при его отсутствии наличие любого количества денег в кассе в конце рабочего дня будет нарушением;
- выручка в форме наличных денег может расходоваться в основном только в целях выплаты заработной платы и выдачи средств под отчет, а также оплаты товаров, услуг и работ. Наличные деньги, снятые с банковского счета, можно тратить в любых разрешенных законодательством целях;
- по одному договору с юридическими лицами и/или индивидуальными предпринимателями расчет наличными деньгами не должен превышать лимита в размере 100 тысяч рублей;
- за несоблюдение порядка работы с наличными деньгами установлена административная ответственность в форме штрафа, составляющего для должностных лиц организаций от 4 до 5 тысяч рублей, а для самих организаций – от 40 до 50 тысяч рублей за одно выявленное нарушение.
Если нарушение было допущено впервые, и при этом не был нанесен ущерб, денежный штраф заменяют предупреждением.
Ответственность наступает лишь за те нарушения, со дня совершения которых прошло не более двух месяцев.
Кассовую дисциплину контролируют работники ФНС. В ходе выездных проверок они имеют право смотреть:
- ведение учета наличности в кассе;
- распечатку отчетов по фискальной памяти ККТ и использованных накопителей фискальной памяти;
- приходные и расходные кассовые ордера, кассовую книгу, отчетность по ККМ и другие документы по кассовым операциям;
- выдачу кассовых чеков или бланков строгой отчетности клиентам (визуально или с помощью видео- и аудио-фиксации).
Во избежание наказания за нарушение кассовой дисциплины освобожденным от установления кассового лимита субъектам малого предпринимательства в 2021 г. необходимо особое внимание уделить содержанию в требуемом порядке документов, поскольку с 7 ноября 2020 г. налоговые службы начали каждый месяц обновлять реестр МСП. Поэтому информация о новых субъектах малого и среднего предпринимательства вносится в реестр очень быстро.
Организациям и индивидуальным предпринимателям разрешили осуществлять кассовые операции с помощью автоматических устройств без привлечения кассира. Основное требование к таким устройствам – способность определять на денежных купюрах не меньше четырех защитных признаков из списка, установленного Положением Центрального банка России №630-П.
Загрузка наличных денег в автоматическое устройство должна оформляться расходным ордером, а выемка денег из устройства – приходным ордером.
Выдавая наличные деньги, кассир обязан проверить соответствие личности получателя указанному в платежной ведомости или расходном ордере физическому лицу. При этом по новым правилам не требуется идентифицировать получателя исключительно по паспорту. Кассиру разрешено посмотреть в этих целях другой документ, например, водительские права.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Фактически никакие наличные деньги, поступившие в кассу, за исключением выручки, нельзя сразу израсходовать в каких-либо целях. Например, сданный получившим под отчет лицом остаток денежных средств нельзя выдать в качестве заработной платы или под отчет другому лицу. Эти деньги требуется положить на расчетный счет, а затем снять с него необходимую сумму.
Новый порядок ведения кассовых операций устанавливает ограничения на цели расходования выручки из кассы. К разрешенным направлениям относятся выдача заработной платы и различных пособий; оплата товаров, работ и услуг; выдача средств под отчет; возврат аванса при расторжении сделки; выдача денег на личные нужды предпринимателя.
Выручку из кассы запрещается тратить на приобретение ценных бумаг и выплату дивидендов; выдачу займов; арендную плату; возврат за оплаченный ранее в безналичной форме товар.
К внесенным в порядок ведения кассовых операций изменениям относится обязанность кассира проверять годность банкнот и монет к использованию. Бумажные и металлические деньги проверяются по признакам, перечисленным в первом пункте Указаний Банка России № 1778-У.
Сохранившие свою платежеспособность деньги с повреждениями (в определенной степени изношенные, потертые, надорванные купюры, а также монеты с конкретно указанными ЦБ небольшими механическими дефектами) должны приниматься в кассу. Однако выдавать из кассы деньги с хотя бы одним из перечисленных в пункте 2.9 Положения ЦБ РФ № 630-П повреждений не разрешается. Имеющие повреждения банкноты и монеты подлежат сдаче в банк.
Определенные изменения внесены в порядок депонирования не выплаченных денег. Теперь не требуется в последний день выплаты ставить в расчетно – платежной ведомости против фамилий лиц, которым не были выплачены по различным причинам деньги, штамп и писать «депонировано», а также подсчитывать и прописывать сумму фактически выданных и подлежащих депонированию средств.
Как поступить кассиру, когда выдана не вся заработная плата, зависит от наличия лимита по кассе. Если лимит есть, то в период пяти дней, отводимых на выплату заработной платы, его разрешается превышать. После этого всю превышающую лимит сумму не выданной заработной платы требуется сдать в банк. Если лимита нет или лимит не был превышен, не выданную заработную плату правомерно оставить в кассе.
Некоторые изменения внесены в правила оформления выдачи денег под отчет. Заявления на выдачу разрешено составлять в произвольной форме или форме, которую разработает сама организация или ИП. В заявлении не требуется писать сумму денег и срок выдачи под отчет. Не нужно указывать дату и ставить подпись руководителя.
Можно составлять один документ на выдачу наличности несколько раз одному подотчетному лицу или ряду подотчетных лиц. При этом должны быть прописаны Ф.И.О. всех получателей денег, суммы и сроки, на которые деньги выдаются.
Руководителям организаций и ИП дано право устанавливать срок представления авансового отчета подотчетными лицами. Обязательного требования делать это в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу или со дня окончания срока выдачи средств под отчет не стало.
В 2021 г. перестал действовать запрет передавать деньги подотчетным лицам, которые не погасили долги по раньше полученным суммам денег. Выдавать ли таким лицам деньги теперь решает руководитель. В случае необходимости можно будет выдать выплатить сотруднику последовательно несколько авансов, хотя он еще не сдал отчетные документы по ранее полученным денежным средствам. Допустим, работник в качестве представительских расходов заранее оплатил намеченное мероприятие для клиентов и, естественно, не мог еще получить отчетные документы, и данного работника требуется срочно направить в командировку с выплатой денег на командировочные расходы.
Однако специалисты советуют составить четко ограниченный перечень лиц, которым можно иметь задолженность по подотчетным средствам, а также лимит задолженности за конкретный промежуток времени. Иначе будет создан повод к регулярным нарушениям кассовой дисциплины.
При наличии в организации или у ИП нескольких кассиров один из них должен выполнять функции старшего кассира.
Кассовые документы подписываются кассиром и главным бухгалтером или бухгалтером (а если их нет – руководителем). На документах в бумажной форме должна ставиться печать или штамп, содержащие название организации и ее ИНН.
Кассир принимает наличные деньги в кассу по приходному ордеру. При этом он обязан посмотреть, есть ли на нем подпись главного бухгалтера или бухгалтера, либо руководителя, и сравнить ее с образцом; сверить соответствие суммы денег цифрами сумме прописью; проверить наличие перечисленных в ордере подтверждающих документов.
Принимаемые наличные деньги кассир обязан пересчитать поштучно, полистно таким образом, чтобы сдающее деньги физическое лицо могло следить за пересчетом.
Далее кассиру следует сверить соответствие суммы фактически принятых наличных денег сумме, прописанной в приходном ордере. Если расхождений нет, кассиру надо подписать ордер, поставить печать или штамп на квитанции к ордеру и вручить квитанцию внесшему наличные деньги в кассу лицу.
Если расчеты производятся с помощью ККТ или БСО, приходный ордер можно заполнить по завершении кассовых операций на всю сумму полученных наличных денег. Данный приходный ордер создается по данным контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО) и др.
Руководитель организации устанавливает правила внутриорганизационных перемещений и хранения приходных ордеров. Приходные ордера подлежат хранению в течение пяти лет.
Выдача наличных денег оформляется расходными кассовыми ордерами. При получении расходного ордера кассиру требуется провести его проверку по аналогии с приходным ордером.
Прежде чем выдавать деньги кассир обязан идентифицировать личность получателя. Выдавать деньги лицам, не вписанным в расходный ордер, запрещено.
После подготовки требуемой суммы денег кассиру нужно дать расходный ордер на подпись получателю.
Далее кассир на виду у покупателя должен пересчитать наличные деньги и выдать их полистным поштучным пересчетом в соответствии с суммой, указанной в расходном ордере. По завершении выдачи денег кассиру нужно подписать расходный кассовый ордер.
Аналогично приходным ордерам расходные кассовые ордера хранятся пять лет в соответствии с установленными руководителем организации правилами.
Изменения в оформлении кассовых документов в 2021 году
В 2021 г. формы кассовых документов остались старыми. Предполагавшегося устранения из бланков таких реквизитов, как корреспондирующие счета (субсчета) плана счетов бухгалтерского учета не произошло.
Потребуется оформление нового приказа на кассовый лимит в связи с тем, что в прежнем была ссылка на старое Положение ЦБ РФ.
В 2021 г. организациям и предприятиям разрешается не оформлять расходные ордера по каждой операции выдачи денег из кассы, а в конце рабочего дня заполнить один общий расходный ордер, содержащий следующую информацию:
- название организации;
- название документа и дата его оформления;
- размер общей суммы выданных за день наличных денег;
- номера и даты подтверждающих выдачу денег документов;
- список оснований для выдачи наличности.
Есть изменения и по приходным кассовым ордерам. Организациям, создающим приходные ордера в электронной форме, разрешено в 2021 г. не делать распечатку квитанций на бумаге. Внесшим деньги лицам можно будет по электронной почте отправить электронный вариант квитанции.
Если же приходные ордера выписываются на бумаге, квитанции в 2021 г. как и прежде нужно будет выдавать в бумажном виде тем лицам, которые внесли в кассу деньги.
По ведению кассовой книги изменение в 2021 г. состоит в том, что заниматься им разрешено не только кассиру, но и любому иному уполномоченному должностному лицу.
Ответственность лица за ведение кассовой книги должна быть отражена:
- в трудовом договоре;
- в должностной инструкции;
- локальном нормативном документе (к примеру, это может быть Положение о ведении кассовых операций).
Ведение кассовых операций ИП в 2021 г.
Для ИП никаких изменений в порядке ведения кассовых операций в 2021 г. не предусмотрено. Для них продолжает действовать освобождение от ведения кассового учета и оформления приходных и расходных кассовых ордеров и ведения кассовой книги, установления и соблюдения кассового лимита.
Основным ограничением для них является лимит расчетов наличными деньгами по одному договору в размере 100 тысяч рублей.
Кассовые операции в упрощенном порядке разрешается вести предпринимателям на УСН и патенте. Тем ИП, которые применяют ОСНО, необходимо соблюдать те же правила кассовой дисциплины, которые установлены для юридических лиц.
ИП предоставлено право в неограниченных размерах брать на личные нужды деньги из кассы или с расчетного счета в любое время. Основное требование – не иметь долгов по налогам и страховым взносам.
ИП вправе издать приказ об отмене ведения кассовых документов. Если такого приказа нет, то для получения наличности из кассы потребуется заполнить расходный кассовый ордер, где будет указано, что деньги выдаются на собственные нужды предпринимателя либо что ему передаются доходы от текущей деятельности.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
