Как составлять справку 2-НДФЛ, если не было начислений? Прямого ответа на этот вопрос Налоговый кодекс не дает. Этот вид отчетности подается налоговыми агентами по суммам доходов физических лиц и удержанному подоходному налогу. Представление справок 2-НДФЛ регламентируется нормами п. 2 ст. 230 НК РФ. Справка составляется ежегодно, в ней отражаются данные отдельно по каждому налогоплательщику, работодатели показывают начисления в пользу своих работников.
Что должно быть указано в 2020 году в справке:
• обозначается, кто является налоговым агентом;
• идентифицируется личность налогоплательщика;
• вносится сумма начисленного в пользу физлица дохода (общий размер и с помесячной расшифровкой);
• показывается величина исчисленного налога, сумма произведенных удержаний и перечислений в бюджет, выводятся объемы недоплат или переплат (если они есть).
В справке может акцентироваться внимание на двух разных аспектах:
• Показывается объем доходных начислений, размер примененных вычетов и сумма удержанного и уплаченного в бюджет налога.
• Отражается доход с указанием на невозможность удержать налог и перечислить его в бюджет (налоговые агенты не могут платить НДФЛ из своих средств).
Получается, что наличие доходов при отсутствии удержанного и перечисленного с них налога не является основанием для неподачи справки 2-НДФЛ.
Составляется ли 2-НДФЛ без работников, нужно ли сдавать такой отчет? Предприятия и ИП, которые не состоят в трудовых отношениях с физическими лицами, не платят вознаграждения по ГПХ-договорам, не являются работодателями и налоговыми агентами по НДФЛ, поэтому подавать 2-НДФЛ в налоговую инспекцию они не должны. В случаях, связанных с приобретением недвижимости или транспортных средств у физических лиц, налог должен рассчитать и заплатить продавец имущества (это реализуется им посредством сдачи в ИФНС декларации по форме 3-НДФЛ).
Если субъект хозяйствования использует наемный труд, он должен выплачивать физическим лицам вознаграждение за проделанную работу. С этих сумм удерживается подоходный налог, ответственность за полноту его удержания и за перечисление в бюджет несет работодатель, отчитывается по налогу тоже он.
Справка 2-НДФЛ, если не было начислений физлицам, не подается в ФНС, так как нет оснований для расчета налоговых обязательств.
Такие ситуации возможны в нескольких случаях:
• с сотрудником подписан трудовой договор, но в истекшем налоговом периоде человек не работал и не получал вознаграждение за труд (например, был в неоплачиваемом отпуске);
• трудоустроенное лицо в рассматриваемом периоде находилось в отпуске по беременности или по уходу за ребенком – выплаты, связанные с этими событиями не подлежат налогообложению НДФЛ и не отражаются в справке 2-НДФЛ;
• единственным представителем фирмы является директор, с которым не заключен трудовой договор, начисленного дохода у него нет.
ИП не составляют отчет 2-НДФЛ, если не было начислений в пользу наемных работников. По своим заработкам предприниматель отчитывается посредством сдачи налоговых деклараций (например, 3-НДФЛ или декларации УСН).
Нулевые отчеты 2-НДФЛ не предусмотрены, сдавать их не нужно. При этом надо учитывать, что у налоговиков могут возникнуть вопросы к представителям бизнеса, имеющим персонал, но в течение всего налогового периода не начислявшим доход в пользу трудоустроенных лиц (когда по другим формам отчетности видно, что наемные работники есть, но начислений в их пользу нет).
В этом случае возможны два варианта:
• дождаться требования налоговиков о предоставлении пояснений по причинам несдачи 2-НДФЛ (хотя его может и не быть), и затем направить в ИФНС соответствующее пояснение;
• заранее направить в ФНС письмо, составленное в произвольной форме, поясняющее, что в истекшем налоговом периоде доходных начислений в пользу наемных работников не было, с указанием причин (это необязательная превентивная мера для исключения риска возникновения вопросов от налоговиков).
Справки о доходах по форме 2-НДФЛ подается ежегодно в налоговый орган организациями и ИП, которые являются налоговыми агентами.
В 2-НДФЛ отражаются сведения о доходах физлиц и суммах налога на доходы. Если же компания не начисляла зарплату работникам и не производила никакие выплаты в пользу физлиц (например, по гражданско-правовым договорам), то она не является налоговым агентом. Поэтому нет нужды подавать нулевые справки 2-НДФЛ. Более того, заполнить нулевую форму 2-НДФЛ просто не получится.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
