Организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Каждой функции управления соответствует своя система документации. Важнейшей системой, имеющей повсеместное распространение, является система организационно-распорядительной документации (ОРД).
В неё входят три группы:
1) Организационные документы - документы, отражающие организационную деятельность: положения, уставы, договоры инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы и др. документы;
2) Распорядительные документы – документы, фиксирующие распорядительную деятельность руководителя и руководящих органов организации (фирмы): приказы, распоряжения, указания, постановления, решения;
3) Справочно-информационные документы: справки, акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы, заявления и др.
Особое место в этой системе занимает протокол, который является одновременно и организационным и справочно-информационным, и распорядительным.
Исходя из специфики работы с документами можно выделить следующие группы документов:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• документы по личному составу: приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по з/плате, личные дела;
• коммерческие документы: коммерческие договоры контракты и другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложения спецификации, графики поставок и т.п.
• документы по обращениям граждан: предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению.
Основное назначение распорядительных документов заключается в регулировании и координации деятельности, позволяющих органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Фиксируемые в распорядительных документах решения могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами.
С учетом сферы деятельности распорядительные документы можно разделить на следующие уровни:
- правовые акты федерального уровня (указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и т. д.);
- правовые акты на уровне субъектов РФ (правовые акты, издаваемые областным, краевым, городским законодательством);
- правовые акты организаций, учреждений, предприятий (приказы, указания, распоряжения).
Сама процедура издания распорядительных документов включает следующие этапы:
1) инициирование решения, или обоснованность необходимости издания распорядительного документа;
2) сбор и анализ информации по вопросу;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) доработка проекта распорядительного документа;
6) принятие решения или подписание документа;
7) доведение распорядительного документа до исполнения.
Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Приказ - это правовой акт руководителя органа власти управления, учреждения, организации, предприятия в целом в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых или иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.
Разработка проекта приказа осуществляется по указанию работодателя (руководителя организации) руководителями подразделений с привлечением специалистов. Составление проекта предполагает сбор и тщательное изучение необходимых по существу вопроса информационно-справочных материалов (отчетов, докладных записок, решений, и т. п.), нормативно-правовых актов, правительственных постановлений, изданных ранее распорядительных документов организации и т. д.
Приказы руководителя по основной деятельности могут издаваться совместно с руководством других организаций, учреждений, предприятий.
К составлению текста приказа следует приступить только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задачи издания приказа. Текст вначале пишется на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечению предусматриваемых приказом мероприятий материально-техническими средствами решаются на уровне руководителя организации.
Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.
Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать корректировку. Упоминания в тексте наименований органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.
Приказы оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты:
- Государственный герб РФ - изображается только в том случае, если в соответствии с действующим законодательством организации это право предоставлено. Гербы изображаются на бланках органов власти и управления и организаций в их подчинении;
- эмблема - товарный знак или знак обслуживания;
- наименование организации;
- название вида документа - приказ;
- дата и номер документа;
- место издания;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, поэтому он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
