Организация движения документов важная часть делопроизводственного процесса. Надо знать, как правильно его наладить, какие условия создать для обеспечения четкого, последовательного, бесперебойного движения документов, так как заключенная в них информация необходима для принятия управленческого решения и доведения его до исполнителя.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. Документооборот является составляющей частью организации работы с документами. Он должен осуществляться таким образом, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут — прямым, время прохождения — минимальным.
Выполнение этих условий требует:
1. Сократить инстанции прохождения документа, заранее продумав и определив путь документа. Только деловая необходимость должна влиять на его движение.
2. Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов. Оно достигается с помощью разработки типовых схем прохождения этих видов документов.
3. Исключить по возможности возвратное движение документов (особенно при внешнем и внутреннем согласовании, доставке и регистрации). Выполнение этого условия зависит от количества инстанций согласования (визирования), регистрации и отправки документов.
4. Активно применять средства оргтехники и новейшие информационные технологии при передаче документов. Использование этих средств должно быть продуманным, а не стихийным. Поэтому, приобретая технику, необходимо знать ее технические характеристики, советоваться со специалистами.
Если служба ДОУ соблюдает эти правила, достигается:
- прямоточность направления документопотоков, исключаются дублирующие действия при подготовке и обработке документов;
- обеспечение ритмичности, т.е. равномерного поступления документов и пропорциональная загруженность служащих организации.
Все документы организации делятся на три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.
Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.
Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за переделы подготовившей его организации.
Каждый из документопотоков проходит свой путь в организации, определенные этапы обработки. Одна из основных задач службы ДОУ и специалистов, работающих в ней, — координировать направления движения документов. Для этого рассмотрим особенности обработки каждого документопотока.
Обработка входящих документов. К входящим документам относятся:
- документы органов власти и управления и документы вышестоящих организаций: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, письма, телеграммы, телефонограммы, телетай-программы;
- документы из подведомственных (подчиненных) организаций: отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, письма, докладные записки, акты;
- документы различных организаций: договоры, письма (рекламные, информационные, запросы и др.);
- обращения граждан: предложения, заявления, жалобы, ходатайства, коллективные обращения.
Обработка входящих документов включает в себя:
прием и первичную обработку документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрацию;
рассмотрение документов руководством;
передачу на исполнение.
Прием и первичная обработка Документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах в структуре службы ДОУ) создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов — экспедиции.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
получены по почте;
переданы по телеграфу;
доставлены курьером;
доставлены посетителем;
переданы по электронной почте;
переданы по факсу.
Заказная почта принимается под расписку. После получения проверяется правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее следует пересылать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается отправителю.
На этапе предварительного рассмотрения документов сотрудник канцелярии или секретарь распределяет корреспонденцию между руководством организации и структурными подразделениями.
Цель предварительного распределения документов — освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов, так как часть их передается руководству структурных подразделений и специалистам, минуя кабинет руководителя. Сотрудник, распределяющий входящие документы между руководством, основывает свои действия на приказе о распределении обязанностей, который закрепляет направления деятельности за каждым должностным лицом, т, е. передача документов на рассмотрение руководящему составу организации определяется важностью их содержания, функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение. Затем на входящих документах проставляется отметка о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).
После этого документ рассматривается руководством. Соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т. е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Документ с резолюцией возвращается в канцелярию, резолюция переносится в регистрационную форму.
Вся почта должна быть рассмотрена в день регистрации, чтобы не было задержек в исполнении документов. Документ с резолюцией руководителя должен быть передан исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. В экстренных случаях он может быть передан из канцелярии непосредственно исполнителю, если руководитель отсутствует, а документ требует немедленного исполнения, но обязательно с сообщением об этом руководителю.
Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или снимают ксерокопии для всех лиц, указанных в резолюции. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.
Основная цель обработки входящих документов заключается в следующем:
проверка правильности доставки корреспонденции;
проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
фиксация факта получения документа;
подготовка полученных документов к исполнению;
передача их на исполнение.
Обработка исходящих документов. К исходящим относятся документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы.
При подготовке проекта исходящего документа вся ответственность за его подготовку возлагается на ответственного исполнителя. Ему предоставляется право координировать действия других исполнителей, указанных в резолюции.
Ответственный исполнитель имеет право:
созывать соисполнителей на рабочие совещания;
требовать от них все необходимые материалы;
устанавливать очередность работы между соисполнителями.
Следует иметь четкое представление о том, что почти всю работу по подготовке исходящего документа (составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование)) осуществляет исполнитель. Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов. Документ передается для подписания соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря руководителя.
Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель составляет черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
После необходимых консультаций исполнитель составляет проект документа, представляющий собой документ, составленный на бланке организации в соответствии с требованиями, установленными в Российской Федерации, на котором отсутствуют удостоверяющие реквизиты (подпись, дата подписания, исходящий регистрационный индекс, при необходимости — гриф утверждения, печать).
Исполнитель должен знать, какой бланк ему следует взять для составления соответствующего проекта документа: общий бланк, бланк для письма, бланк конкретного вида документов, бланк должностного лица или бланк структурного подразделения. Все реквизиты на проекте исходящего документа должны быть оформлены в соответствии с существующими правилами, установленными ГОСТ Р 6.30 — 97 и дополнениями к нему, введенными постановлением Госстандарта РФ. При необходимости проект документа проходит процедуру внешнего согласования, которая оформляется грифом согласования. Проект документа передается исполнителям на подпись через службу ДОУ или секретаря руководителя со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если есть лист согласования, он обязательно прилагается к проекту документа.
Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. В этом случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями и вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен проводить всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.
Главное, что должен помнить каждый работник службы ДОУ, — исполнитель приносит проект документа полностью оформленный, напечатанный, со всеми визами.
Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:
проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с требованиями ГОСТ;
получение подписи руководителя;
проставление исходящего регистрационного индекса;
заверение печатью после регистрации (при необходимости);
отправка документа в соответствии с существующими правилами.
После подписания документа служба ДОУ проставляет на нем исходящий регистрационный индекс и осуществляет его отправку. Обработка отправляемой корреспонденции включает: сортировку; вложение в конверты; адресование; сдачу в отделение связи.
Принимая документы для отправки, сотрудник службы ДОУ, ответственный за этот участок работы, проверяет:
правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.
Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт. На заказную корреспонденцию в службе ДОУ составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.
Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.
Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Обработка внутренних документов. К внутренним документам относятся распорядительные документы, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты.
Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрация), а на этапе исполнения — путь входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передача на исполнение).
Организация приема и передачи документов. Передача входящих, исходящих и внутренних документов может осуществляться:
курьерской связью;
секретарями;
с помощью технических средств.
Для организаций, структурные подразделения которых находятся в разных зданиях или районах города или имеют значительное количество структурных подразделений в многоэтажном здании, рекомендуется организация доставки документов курьерами. В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.
Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволяет принципиально изменить организацию документооборота. Ускоряется процесс составления документа, так как внесение правок в черновик не требует перепечатки (если документ создается на компьютере). Значительно ускоряется и упрощается согласование документа, которое проводится путем установления последовательного маршрута движения проекта документа либо параллельной его рассылкой всем заинтересованным лицам. Наконец, коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с распространением факсов и электронной почты, благодаря которым документ может быть оперативно отправлен и получен везде, где есть телефонная розетка или допуск в интернет.
Все документы должны передаваться с отметками в соответствующих регистрационных формах. При передаче документа внутри структурного подразделения или из одного в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.
Учет объема документооборота. Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.
Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан за определенный период времени. При подсчете объема документооборота копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств, считают отдельно от подлинных документов. Количество входящих и исходящих документов подсчитывают при первоначальной обработке или отправке документов по регистрационным формам.
Служба ДОУ может устанавливать любую периодичность подсчета документооборота: еженедельную, ежемесячную, ежеквартальную, ежегодную. Результаты подсчета оформляются в виде сводки данных об объеме документооборота. Причем может проводится как количественный, так и качественный анализ документооборота. Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности службы ДОУ для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.
Регистрация документов
Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет регистрацию как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».
Сам процесс регистрации представляет собой внесение документа в регистрационную форму с присвоением ему учетного регистрационного номера и записью в эту форму основных данных о документе. Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных о всех зарегистрированных документах. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Следовательно, регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.
К документам, не подлежащим регистрации, относятся:
письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
все рекламные письма;
поздравительные письма и телеграммы;
приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометой «лично»;
копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
информационные материалы и т. д.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.
Регистрация внутренних документов и, следовательно, присвоение им регистрационного номера производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности и приказы по кадрам, договора, акты и т.д.
Для внутренних документов регистрационный номер чаще всего состоит из порядкового номера в течение года с января по конец декабря.
На исходящих документах регистрационный индекс обычно состоит из порядкового номера отправляемого документа, индекса структурного подразделения, подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, куда подшита копия исходящего документа. Например, номер 0205/141. будет означать, что документ подготовлен в бухгалтерии (индекс 02), копия помещена в дело 05, а порядковый номер документа 141.
Входящий регистрационный номер чаще всего бывает порядковым, но к нему может быть добавлен индекс подразделения, в котором документ будет исполняться.
Существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.
Журнальная система применяется тогда, когда учет документов выступает на первый план. В журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, паспорта, трудовые книжки, документы об образовании и т.п. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов, как правило, разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.
Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс их регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с ними. Кроме того, журнальная система часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, в которые документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.
Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.
Наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.
Регистрация входящих документов. Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.
В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:
дата получения;
входящий регистрационный номер, присваиваемый документу организацией-получателем; автор (корреспондент);
дата документа, присвоенная ему организацией-автором; регистрационный номер документа, присвоенный ему организацией-автором;
заголовок (краткое содержание); резолюция;
срок исполнения полученного документа; исполнитель (кто будет работать с полученным документом); ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
номер дела (куда документ помещен после исполнения).
Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.
Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148 мм х 210 мм) или Аб (105 мм х 148 мм). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.
При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно дополнить, например, добавить:
вид документа;
географическое местонахождение автора документа;
автора резолюции;
название структурного подразделения;
количество листов в документе;
количество листов приложений;
связанные документы.
Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности. Форма электронной регистрационной карточки содержит данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа) и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков (меню программы). Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и позволяет избежать опечаток и разночтений, которые затрудняют или даже делают невозможным автоматизированный поиск информации о документе.
С помощью раскрывающихся списков (меню) заполняются данные (поля):
вид документа (так как количество видов документов ограничено);
автор резолюции (список руководящих лиц организации);
структурное подразделение (список структурных подразделений);
исполнители (поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
номер дела (связан с номенклатурой дел организации); связанные документы (эти данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими, например, документ-ответ связывается с инициативным документом).
С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т. п. Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.
Регистрация исходящих и внутренних документов. Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными.
Указываются:
название подразделения, подготовившего документ; исходящий номер документа; дата документа;
адресат (название организации, куда отправляется документ); краткое содержание документа; фамилия исполнителя, подготовившего документ; контрольная дата ожидаемого ответа;
ссылка на входящий документ, если документ является ответом; номер дела, в которое подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).
Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например, количество листов, наличие приложений, номер бланка, порядок отправки и т. д. Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.
Внутренние документы чаще всего регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, в которых создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д. Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.
При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные:
Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т. д. Каждый вид документа (приказы, распоряжения, договора, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу — «лс», т.е. личный состав, или «к» (кадры), к номеру распоряжения — буква «р» (распоряжение).
Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.
Информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов
Информационно-справочная работа по документам
Регистрационная система всего массива документов учреждения позволяет службе делопроизводства или секретарю небольшой фирмы, ведущему все делопроизводственное обслуживание, быстро навести справки о состоянии работы с любым документом и о его местонахождении.
Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись в традиционной форме с помощью справочных картотек и в автоматизированном режиме с помощью компьютеров.
Обычная ручная справочная картотека представляет собой картотечный ящик или несколько ящиков, если объем документов организации велик, в которых регистрационные карточки расставляются в определенной последовательности. Чаще всего разделами справочной картотеки бывают названия структурных подразделений (если учреждение делится на отделы) или направления деятельности. Например, руководство, планирование, кадры, бухгалтерский учет, продажи, закупки. Внутри таких разделов карточки удобно размещать по алфавиту товаров, изделий, корреспондентов и т. д. Число картотек не ограничено, и их можно построить по любому, имеющемуся в регистрационной карточке, показателю. В зависимости от числа используемых картотек заполняется соответствующее число экземпляров регистрационных карточек. Картотеки могут вестись как централизованно в службе делопроизводства, так и в отделах, что требует дополнительных экземпляров карточек.
В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек три года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми. Карточки на документы постоянного и долговременного сроков хранения могут передаваться в архив учреждения, где используются при организации научно-справочного аппарата архива. Сложность и трудоемкость ведения ручных картотек, связанная с возможностью построения конкретной картотеки по ограниченному количеству показателей, делали информационно-справочную работу слабым участком деятельности делопроизводственной службы.
Внедрение автоматизированных систем регистрации документов коренным образом изменило возможности информационно-справочного обслуживания. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Справка может выдаваться:
по конкретному документу (где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения);
по теме или содержанию (как по конкретному документу, так и по группе документов);
по корреспонденту или автору (конкретный документ, все документы автора, все документы автора по определенному вопросу, все документы автора за указанный период);
по региону (стране, области, городу).
Справку можно выдавать как по исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), так и по документам, еще находящимся в работе, а также при необходимости — по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и может быть распечатана регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выдаются на экран и выводятся на печать в табличной форме.
Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.
Контроль за исполнением документов
Информационно-справочная система, созданная при регистрации документов, позволяет находить зарегистрированные документы по любому показателю. Так как в регистрационную форму вносится срок, к которому документ должен быть исполнен, можно подобрать документы и по этому показателю, т. е. сроку исполнения. Именно на этом показателе регистрационной формы строится контроль за сроками исполнения документов.
Контроль можно разделить на два вида:
контроль по существу решения вопроса — осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или, в небольшой фирме, секретарь.
Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.
Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:
фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;
проверка доведения документа до исполнителя в срок;
напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;
внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;
информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;
внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);
составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.
На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т. е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.
Сроки исполнения документов могут быть типовые и индивидуальные.
Типовые сроки определены законодательством, например сроки для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.
Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.
В сроковом контроле выделяют текущий, предупредительный и итоговый контроль.
Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом. Такой контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т. д.).
Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через два-три дня, и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса. Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.
Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: «направлена телефонограмма», «командирован сотрудник», «составлен договор» и т. п. В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.
По результатам анализа составляются обобщающие отчеты. Например, форма отчета по контролю.
Такая таблица является основой для итогового контроля.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.
Сроковая картотека обычно ведется в структурных подразделениях или небольших фирмах. Для ее ведения используются регистрационные карточки и небольшой картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за два-три дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят так до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
Сроковые карточки полностью зарегистрированных документов расставляют по времени их исполнения, т. е. ставят каждую карточку за то число, на которое документ должен быть исполнен. Таким образом, по сроковой картотеке легко определить, какой документ и в какой день должен быть исполнен. Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается: кем, когда и как решен вопрос, куда, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным, если выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.
Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на персональном компьютере.
Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении данных (поля) «Срок исполнения (Контрольная дата)» в автоматизированной регистрационной карточке документа. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.
Предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).
Автоматизированная система контроля облегчает просмотр всех заданий не только по срокам, но и по исполнителям, помогает определять загрузку каждого работника. Аналитические справки по сроковому контролю могут автоматически составляться по заданной форме и, по желанию руководителя, поступать на его компьютер.
Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения, или справку о документах за исполнителями, как общую, так и по конкретному исполнителю.
Такие справки позволяют руководителю более равномерно распределить работу между сотрудниками и используются при составлении должностных инструкций.
Аналитические справки о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для оценки эффективности работы сотрудников и используются для определения размера материального поощрения работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудовые затраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.
Налаженный контроль исполнения является средством создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания того, что каждое задание должно быть выполнено в срок и служит эффективным методом повышения производительности труда в сфере управления.
Как сдвинуть с места бетонную плиту размером 50 метров в высоту, 100 метров в длину и весом 202 тонны, не применяя никаких механизмов и приспособлений?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
