Завершающим этапом работы с документами в делопроизводстве является их подготовка к дальнейшему хранению и использованию. При этом проводится экспертиза научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Документы, созданные в процессе деятельности предприятий и организаций, имеют разное значение. Часть из них содержит информацию, необходимую только для решения конкретной задачи, и после ее выполнения такие документы уже не нужны и могут быть уничтожены. Другие документы содержат сведения, которые могут понадобиться в течение ряда лет. Их хранят определенное время. Но есть документы, которые имеют большое значение и для науки, и для практической деятельности. Такие документы передаются организациями на постоянное государственное хранение. Отбор документов для постоянного, временного хранения или для их уничтожения является главной задачей экспертизы ценности. Определение сроков хранения — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов. По срокам хранения документы делятся на три группы: документы с постоянным сроком хранения; документы со сроком хранения свыше 10 лет; документы со сроком хранения до 10 лет.
Из определения экспертизы ценности документов следует, что основой ее проведения являются признаки документов, позволяющие судить об их важности. Такими критериями являются происхождение документов, их содержание и внешние особенности. Происхождение документов — это роль и место организации в системе государственного управления, значение ее деятельности, время и место образования документов. Содержание документов — значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, вид и разновидность документа. Внешние особенности документа — это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материал, на котором изготовлен документ и его физическое состояние.
Неоценимую помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов.
Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
В министерствах и ведомствах, других крупных организациях помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность и оказывает методическую помощь.
ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать (например, об одобрении описей на дела постоянного хранения, изменении сроков хранения документов и др.).
Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее включают наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность организации, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации.
Работа экспертных комиссий строится в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, Примерным положением о центральной экспертной комиссии министерства (ведомства) Российской Федерации и Примерным положением об экспертной комиссии. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий.
Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются коллегиально большинством голосов. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК.
Экспертная комиссия проводит ежегодный отбор документов на хранение, рассматривает годовые разделы описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет), акты о выделении к уничтожению документов; готовит предложения об установлении и изменении сроков хранения документов; участвует в подготовке перечней документов со сроками хранения, составлении номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству; рассматривает описи наиболее ценных дел.
При проведении экспертизы ценности анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Для этого проводится полистный просмотр документов.
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
документы, подлежащие временному хранению в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет);
документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В архив организации по описям передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения обычно в архив не сдаются. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.
Подготовка документов к передаче в архив организации
По действующим правилам все дела ежегодно должны сдаваться в архив организации. Подготовка дел к сдаче в архив производится в конце года после завершения их делопроизводством.
Дела сдают в архив после их обработки, которая состоит из следующих этапов:
проверка правильности группировки документов в дела;
брошюровка;
нумерация листов;
внесение уточнений в реквизиты обложки дела;
составление и оформление описи дел.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены. Что это означает?
Из дел удаляются металлические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой, чтобы документы не могли потеряться.
Каждый лист дела нумеруют черным графитным карандашом в правом верхнем углу (нельзя использовать чернила или цветные карандаши). Листы внутренней описи (если она есть) нумеруют отдельно. Итоги нумерации фиксируют в заверительной надписи, которая проставляется на отдельном чистом листе бумаги в конце дела. В ней указывают цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, если она есть.
В заверительной подписи отражаются изменения в составе и состояние документов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов: наличие литерных номеров (а, б, в, г...), пропущенных номеров, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т. д.
В заверительной надписи указываются еще дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.
Количество листов затем переносится на обложку дела.
Для некоторых категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись. Государственным стандартом закреплено такое определение внутренней описи:
Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Именно такие дела должны храниться свыше 10 лет или постоянно. Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. После того как документы подшиты и листы пронумерованы, оформляют обложку дела.
Оформление обложки дела производится в соответствии с требованиями государственного стандарта: ГОСТ 17914—72. Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования.
Ряд сведений уже был вынесен на обложку при формировании дела: полное наименование организации с указанием министерства или ведомства, которому она подчиняется;
наименование структурного подразделения; индекс дела (индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре); заголовок дела; срок хранения дела.
При подготовке дела к передаче в архив названные сведения уточняются и к ним добавляются новые:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
номер тома, если дело имеет несколько томов;
даты дела (тома);
количество листов в деле;
номера фонда, описи и дела по описи.
Последний реквизит проставляется в архиве.
Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое — пишется под ним.
Заголовок дела уточняется. Дело, включающее копии документов, содержит в заголовке указание на них (пишется слово «Копии»).
Дело, состоящее из нескольких томов (частей), должно иметь на обложке каждого тома общий заголовок дела и заголовок тома.
Обязательным реквизитом обложки дела является дата. Как уже говорилось, датой дела являются крайние даты документов, т. е. даты первого и последнего документов, включенных в дело. Бывают случаи, когда дело заводится в одной организации, а заканчивается в другой. Тогда на обложке следует проставлять три даты: дату заведения дела в первой организации, дату поступления его в другую организацию и дату окончания дела во второй организации.
Количество листов проставляется на основании заверительной надписи дела. Срок хранения проставляется на обложке по номенклатуре дел организации после сверки ее с перечнем документов с указанием сроков хранения. Наделах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно».
Составление и оформление описей дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу.
Опись дел — это систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись служит для учета документов и для их оперативного поиска. Таким образом, опись является учетным документом и архивным справочником по содержанию дел.
Дела располагаются в описи по степени важности. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний Совета директоров, приказы директора по основной деятельности, перспективные годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.
Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы описей дел составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей.
Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер.
Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.
Заканчивается опись итоговой записью. Опись согласовывается с руководителем службы делопроизводства, подписывается составителем с указанием его должности, одобряется экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.
Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в подразделении, а второй передается вместе с делами в архив организации. В архиве его используют для составления годового раздела сводной описи дел организации.
На дела постоянного хранения, передаваемые в государственный архив, годовой раздел описи составляется в четырех экземплярах. Он оформляется иначе. Опись заверяется руководителем службы делопроизводства, согласовывается с руководителем организации и подписывается председателем экспертной комиссии. Годовой раздел описи на дела постоянного хранения обязательно утверждается ЭПК архивного учреждения.
Опись продолжают составлять, пока число заголовков дел достигнет четырехзначной цифры. После этого опись считается законченной и ей присваивается определенный номер. В законченную опись входят собственно опись и справочный аппарат. Справочный аппарат описи на дела постоянного хранения состоит из титульного листа, оглавления, предисловия, указателей и списка сокращенных слов. После справочного аппарата помещается заверительный лист, и все это переплетается в твердую обложку.
Титульный лист должен содержать: название государственного архива, в котором хранятся документы данной организации; полное название фонда (организации); сокращенное наименование (в круглых скобках), если оно есть; номер фонда; номер описи; наименование структурного подразделения; крайние даты дел, содержащиеся в описи.
Предисловие содержит: историю организации-фондообразователя; историю фонда; методику составления описи (раскрывается состав и содержание документов, включенных в опись, принципы формирования дел, построения описи); краткие рекомендации по использованию описи. Кроме того, в предисловии раскрывается состав справочного аппарата, его особенности и указания на то, как им пользоваться.
Если в описи встречаются сокращенные слова, из них составляется список сокращений, расположенных в алфавитном порядке, например:
ИАИ — Историко-архивный институт;
РГГУ — Российский государственный гуманитарный университет.
Список сокращений значительно облегчает работу с описью, так как позволяет однозначно определить значение встречающихся аббревиатур. Общепринятые сокращения, например, га, ч, ООО, в списки не включают.
Указатели — это перечень определенных понятий, которые встречаются в тексте описи, с указанием номеров листов, на которых они встречаются. Указатели могут быть именными, географическими, предметными и другими, в зависимости от тех понятий, которые важно быстро находить в описи. При составлении указателей необходимо отбирать только те понятия, которые раскрывают наиболее существенные вопросы деятельности организации—фондообразователя.
Описи на дела временного (свыше 10 лет) хранения оформляются также, хотя для них необязательно составлять предисловие и указатели.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
