Выдавать сотруднику деньги под отчет можно не только наличными. Перевести деньги можно также на зарплатную карту. Минфин не против, чтобы компании выдавали деньги под отчет на банковские зарплатные карты сотрудников. Открывать в этих целях корпоративную карту не требуется (письмо Минфина № 09-01-07/46781).
Но прежде чем перечислить деньги, проверьте цели расходования средств.
Чиновники разрешают переводить деньги на карту работника для оплаты:
• командировочных расходов;
• расходов по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
Кроме того, в учетной политике организации предусмотрите порядок расчета с подотчетными лицами.
Проверьте, кому и на сколько выдаете средства под отчет. Инспекторы могут признать подотчетные фиктивными и оштрафовать.
Выдача денежных средств подотчет на карту сотрудника с расчетного счета организации в 2021 году может осложниться следующими обстоятельствами:
• ФНС может ошибочно отнести перечисленные средства к заработку работника и потребовать работодателя пересчитать НДФЛ и прочие взносы;
• банк может расценить перевод денежных средств физлицу как подозрительные начисления и заморозить карту сотрудника;
• переведенные подотчетные средства могут быть автоматически использованы для погашения долгов физлица.
Чтобы избежать подобных недоразумений, воспользуйтесь следующими правилами выдачи подотчет на карту работника с расчетного счета компании:
1. Пропишите в учетной политике предприятия возможность и условия безналичных платежей подотчет.
2. В строке "назначение платежа" платежного поручения обязательно укажите, что средства перечисляются под отчет (например, "аванс на оплату доставки").
3. Перевод с расчетного счета организации на карту осуществляется на основании приказа руководителя или заявления сотрудника с просьбой оплатить ему определенные расходы.
4. Работник должен предоставить в бухгалтерию компании авансовый отчет и документально подтвердить все свои расходы.
Важно верно заполнить новые поля платежки, чтобы банк по ошибке не удержал лишние суммы. Например, не применил взыскание с подотчетных сумм. ЦБ разъяснил, как применять новые правила на практике.
Прежде всего в акте об учетной политике предприятия закрепите возможность выдачи денежных средств под отчет посредством их перевода с расчетного счета организации на карту физлица. Укажите, что можете использовать как наличный, так и безналичный способ. Отметьте карту, на которую будете перечислять денежные средства: зарплатную, личную или корпоративную.
Далее подготовьте приказ руководителя организации на перевод денежных средств подотчет или письменное заявление сотрудника. Их можно составить в свободной форме.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• причину перевода денег (командировка, оплата расходов компании и т.д.);
• сумму перевода (цифрами и прописью);
• номер счета, данные банка получателя;
• период, в который сотрудник может пользоваться выданными средствами (длительность командировки);
• подпись руководителя и получателя подотчетных средств;
• дату.
Обратите внимание, что передать средства сотруднику можно даже в том случае, если он еще не отчитался за предыдущие выплаты.
В платежном поручении в графе «Назначение платежа» обязательно укажите причину перевода денег. Это поможет избежать споров с госучреждениями. Обязательно укажите код «2». Он предназначен для выплат, с которых нельзя производить удержание.
Подотчетные суммы выдавайте на срок, который установлен в организации. Если цели выдачи разные, то установите различные сроки и закрепите их в локальном нормативном акте. Например, в Положении о расчетах с подотчетными лицами.
Срок, на который выданы деньги, фиксируют в заявлении на аванс. Далее его утверждает руководитель, когда визирует заявление или издает приказ.
Выдавать наличные под отчет можно, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу. Требование о том, что сотрудник должен сначала отчитаться за ранее выданные суммы, из пункта 6.3 Указаний ЦБ № 3210-У убрали.
Что касается максимального размера суммы, которую можно выдать сотруднику под отчет, то в законодательстве никаких условий нет. Получается, организации и ИП вправе определить его самостоятельно и указать в локальном нормативном акте. Например, в Положении о расчетах с подотчетными лицами (подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ № 3210-У).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
