Приказ о возмещении расходов оформляется по окончании командировки в том случае, когда работником потрачены денежные средства сверх выданного аванса.
В любом образце документа должны быть отражены:
- фамилия, имя, отчество, должность сотрудника;
- дата командировки;
- место назначения;
- основание для возмещения затрат;
- ответственное лицо за исполнение приказа.
Приказ о возмещении расходов регистрируется в журнале регистрации распоряжений по личному составу.
Существуют два срока хранения приказов о возмещении работнику расходов: 75 и 5 лет.
В организациях 75 лет хранятся приказы, если они были связаны с отправкой работника в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки или связаны с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
5 лет хранятся приказы, если они были связаны с направлением работника в краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки.
Каждое предприятие может осуществлять экономическую деятельность только при условии взаимодействия с другими коммерческими партнерами путем подбора поставщиков, заключения договоров и просто на условиях обмена реальным опытом работы.
В связи с этим многие сотрудники компаний в режиме осуществления основных обязанностей направляются в так называемые служебные поездки, порядок осуществления которых не всегда ясен, даже несмотря на имеющееся федеральное законодательство, в котором отражены только общие правила предоставления командировок.
В соответствии с нормами закона, командировка – это выполнение задания по поручению работодателя, которое осуществляется не на основном рабочем месте работника, а за пределами предприятия в другом населенном пункте или даже за пределами страны.
В связи с этим работнику предоставляют некоторые гарантии, предусмотренные законодательством, а также локальными актами предприятия, с целью обеспечения необходимых нужд, возникающих в ходе служебной поездки.
То есть командированному сотруднику оплачиваются дорожные расходы, проживание. а также питание и некоторые другие траты, производимые в ходе выполнения служебного задания.
Но, учитывая, что все расходы работника погашаются за счет предприятия, а также весьма скудный перечень трат, который предусмотрен Налоговым законодательством РФ, на многих предприятиях с учетом специфики, а также хода самих поездок разрабатывается Положение о служебных командировках, которое и позволяет обосновать либо предусмотреть многие дополнительные услуги либо иные нюансы.
Порядок предоставления командировок на федеральном уровне регламентируется Постановлением Правительства РФ №749, где в частности, определен:
• срок командировки;
• финансовые расходы на приобретение билетов;
• компенсация проживания;
• компенсация расходов на питание;
• порядок компенсации поездок за пределы РФ.
То есть в оговоренном нормативном акте освещены практически все нюансы от приобретения билетов к месту командировки и вида транспорта, до размера аванса, незапланированных болезней и праздничных дней, а также до расходов на оформление дополнительных документов в случае той же поездки за рубеж.
Все вышеуказанные расходы также оговорены в п.12 ст.264 НК РФ, включая обслуживание в гостиницах, консульские услуги либо транзит транспорта.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
