Норма суточных при расчете расходов на командировку в 2019 году в каждом отдельно взятом предприятии регламентируется внутренними документами, предусмотренными учетной политикой.
Действующие нормы командировочных суточных расходов по России в 2019 году на каждый день пока остаются без изменений: минимальные не установлены, а максимальные, согласно Налоговому кодексу РФ, составляют 700 рублей. Для расчета выплат сотруднику, находящемуся в загранкомандировке, в 2019 году определена сумма суточных в размере 2500 рублей в день. Законом допускается отклонение от этих норм при необходимости. Нормативное значение можно как сокращать, так и увеличивать. Руководство предприятия вправе это сделать по собственному усмотрению и платить суточные из расчета утвержденных внутренних норм.
НДФЛ с командировочных расходов в 2019 году не предусмотрен, если сумма не превышает указанных пределов. В этом случае подоходный налог и страховые взносы не начисляются и не уплачиваются. При превышении работодатель перечисляет и НДФЛ с суммы суточных сверх нормы, установленного на 2019 год, так же и страховые взносы с суммы сверх предусмотренного на день лимита.
Выплаты командировочных расходов в 2019 году за служебные поездки по России начисляются работнику исходя из расчета проведенных в командировке дней:
• за все календарные дни командировки вместе с праздничными и выходными,
• за все дни в пути до пункта назначения, включая дату отъезда и возвращения. При возникновении задержки по независящим от сотрудника причинам, так же происходит оплата суточных за все дни.
Дату посадки на транспорт в пункте отправления в командировку считают первым, а дату возвращения – последним днем служебной поездки. Момент отсчета наступает при смене даты, в 00 часов 00 минут. И первый, и последний день должны оплачиваться в полном объеме.
Пример 1. Организация планировала отправить одного своего сотрудника Волкова в командировку в понедельник, пятого августа и для него заранее на указанную дату был заказан билет на поезд, отправляющийся в 23 часа 51 минуту. За несколько дней до начала командировки руководство решило, что для успешного выполнения задачи первому сотруднику необходим помощник, и была назначена командировка его коллеге, Зайцеву. Билетов на этот же поезд уже не было, и пришлось покупать второму сотруднику билет на 00 часов 44 минуты на вторник, шестого августа. Обратно они вернулись утром 10 августа на одном поезде. Первому сотруднику суточные начислены за шесть дней — с пятого по десятое августа включительно, а второму – только за пять. Несмотря на то, что разница между временем отправления поездов, на которых Волков и Зайцев добирались до места назначения, составила менее часа, дата отправления для второго сотрудника формально считалась на сутки позже.
Пример 2. В зарубежную командировку направляется сотрудник Лебедев. Рейс вылетает второго сентября в 00 часов 15 минут, а регистрация заканчивается в 23 часа 45 минут предыдущего дня. Возвращается Лебедев шестого сентября. Формально он прошел регистрацию на рейс и пересек границу первого числа, эта дата и должна считаться первым днем командировки при подсчете количества дней для оплаты по норме для зарубежных поездок. День обратного пересечения границы тоже оплачивается, но уже по российской норме. В этом примере суточные выплачиваются за 5 дней из расчета 2500 рублей в день, а шестой день по российской норме 700 рублей.
За руководством предприятия закреплено право назначать выплату командировочных при зарубежных поездках в иностранной валюте, если предприятие имеет такую возможность.
В бюджетных учреждениях начисление и оплата суточных командировочных расходов в 2019 году рассчитывается исходя из норм, указанных в последней редакции Постановления Правительства No 812, которое регламентирует размер и порядок расчета средств на выплату суточных при служебных командировках в страны ближнего и дальнего зарубежья.
Приложение No 1 к указанному Постановлению содержит таблицу с указанием размера суточных за каждый день командировки в зависимости от страны пребывания.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• Если сотрудник бюджетного загранучреждения уже находится за рубежом, и для проезда в пункт назначения граница им пересекаться не будет, рассчитать суточные следует по последней колонке указанной таблицы.
• При направлении в командировку, если служебная необходимость подразумевает посещение нескольких стран, расчет ведется по каждой стране отдельно согласно приложению.
• Дата пересечения границы определяется по отметке в загранпаспорте, а при сообщении со странами, которые граждане Российской Федерации могут посещать по общегражданскому паспорту – по транспортному билету.
Суточные при однодневных командировках в 2019 году внутри страны не выплачиваются. Работнику должен быть компенсирован проезд и прочие траты, связанные с поездкой. Регламентировать расходы для сотрудников, отправленных в командировку на один день можно приказом или специальным пунктом трудового или коллективного договора и четко прописать в этих документах суммы для выплаты в таких случаях. По-другому происходит выплата при однодневной командировке за пределы РФ. Суточные за командировку на один день в 2019 году платят из расчета 50% от общей нормы для зарубежных командировок.
При налогообложении на сумму суточных в полном объеме уменьшается базы налога на прибыль. Оплата НДФЛ и страховые взносы начисляются только со сверхлимитных сумм. Расходы относятся на разные счета, в зависимости от направления деятельности предприятия — торговля, услуги или производство. Уплаченный НДС выставляется к возмещению.
Командировочные расходы суточные в 2019 году
На протяжении нескольких лет законодатели пытаются исключить из состава командировочных расходов понятие суточных, под которыми понимаются суммы выделяемые в определенном размере сотруднику в командировке на каждый день для покрытия дополнительных расходов в командировке.
В настоящее время порядок расчет, нормирование суточных в командировке, а также процесс нормирования действуют так же как и в предыдущие годы.
В 2019 году в регионах появился новый сбор — курортный сбор, который уплачивается лицами, приезжающими в данные регионы и находящимися на их территории более 24 часов.
Сегодня на курортный сбор перешли следующие субъекты федерации – Республика Крым, Краснодарский, Алтайский и Ставропольский края. В среднем его размер по регионам будет определять в сумме 50 рублей на каждого человека за каждый день пребывания.
Поэтому при направлении работников в эти регионы, необходимо в командировочные расходы закладывать суммы, предназначенные для уплаты данного обязательного платежа.
Например, если отправить в служебную поездку работника на семь дней, нужно включить в расходы суммы в среднем 350 рублей на курортный сбор.
Суточные при командировках в 2019 году нормируется как самим хозяйствующим субъектом, так и со стороны государства в виде фиксации нормы суточных в НК РФ.
Каждое предприятие утверждает размер суточных из расчета каждый день в своих нормативных актах, например, в Положение по командировках. Они необходимы для правильного включения расходов по командировки в базу по налогу на прибыль.
Нормирование суточных законодательными актами принимается с целью осуществления правильного исчисления НДФЛ и социальных взносов.
Если утвержденные нормы предприятия больше действующих размеров, закрепленных в законодательстве, то с превышения их компания как налоговый агент должна исчислять НДФЛ по каждому работнику, направленному в командировку.
Данные правила действуют, когда определяется размер суточных при загранкомандировках в 2019 году.
Оформление командировки сотрудников регулируется, прежде всего, нормами локального характера, закрепленными в актах самого предприятия.
Размер суточных определяется каждым субъектом самостоятельно исходя из существующих финансовых возможностей организации, а также целей командировок которые нужно достичь при направлении в служебную поездку работников.
Установленный размер компания должна зафиксировать во внутренних нормативах фирмы, например, в положении о командировках. В НК РФ определены суточные за 1 день командировки в 2019 году в сумме 700 рублей.
Многие предприятия, чтобы избежать дополнительных расчетов и уплаты дополнительных платежей предпочитают устанавливать размер суточных в этой же сумме.
Ограничение подобных расходов используется, также когда работника предстоит командировка на один день. Ведь суточные при таких командировках не выплачиваются.
Для целей исчисления налога на прибыль придерживаться норм, зафиксированных в НК РФ не считается обязательным. Если суточные на каждый день закреплены предприятием, то они в расходы включаются в полной сумме.
Отправление сотрудника в служебную поездку в страны СНГ считается частным случаем заграничной поездки. Поэтому хозяйствующему субъекту следует руководствоваться нормами, которые разработаны у него для поездок в иностранные государства.
Они также должны быть зафиксированы в локальных актах предприятия. НК РФ нормирует их в сумме 2500 рублей за каждый день командировки.
У служебных поездок в страны СНГ существует одна важная особенность — при пересечении границ с этими государствами согласно Таможенному законодательству штампы в загранпаспорте не проставляются.
Для подтверждения количества дней командировки в этих случаях используются проездные билеты.
• день прибытия в страну назначения — нормируется по размеру суточных для загранпоездок.
• День возвращения в собственную страну – нормируется по размеру суточных, действующих на территории России.
Суточные при командировках в 2019 году за границу также устанавливаются внутренними нормативами организации. Кроме этого, действует Постановление №812, к котором устанавливаются размеры суточных исходя из страны нахождения работника.
Однако этот документ обязателен к исполнению только компаниями бюджетного сектора. Все остальные могут его использовать по желанию, либо на его основе разработать собственные нормативы.
Для целей расчета налогов установлен лимит суточных в размере 2500 рублей. На сумму, превышающую этот предел, необходимо будет начислить налог НДФЛ, а также отчисления в социальные фонды кроме травматизма.
В законе не установлено, поездку какой продолжительности можно считать командировкой. Поэтому, если работник едет в поездку только на один день, то ее можно считать служебной командировкой и выдавать за нее суточные.
Их размер должен быть закреплен во внутренних нормативах организации. При этом допускается определить размер суточных в зависимости от длительности поездки.
Если сумма суточных за день будет превышать 700 рублей при поездках внутри России и 2500 рублей за границу, то с размера превышения необходимо будет удержать налог НДФЛ и начислить страховые взносы за исключением травматизма.
Размер, какой составляют суточные при командировках в 2019 году определяется на основании общего числа дней, которые работник проведет в поездке. Это количество обычно закрепляется при издании приказа на командировку.
Вся необходимая сумма суточных должна быть выдана работнику из кассы наличными деньгами либо перечислена на его банковскую карту не позднее, чем за 1 день до отправления сотрудника в поездку.
Суточные в 2019 году по России должны выплачиваться только в российских рублях, их нужно выдать:
1. По каждому дню, в течение которого сотрудник выполняет задание руководства на месте командировки. В эти дни также включаются выходные и праздники. Не имеет значения, весь день работник был занят либо несколько часов — суточные должны быть выплачены в полной мере.
2. По каждому дню, в течение которого сотрудник добирался на место командировки, либо возвращался оттуда. Сюда же включаются дни вынужденного простоя.
Если работник отправляется в иностранную поездку, то сначала необходимо разделить дни, когда он находился на территории России, и когда — в иностранном государстве. За первые дни ему должны быть выплачены суточные в рублях, а за вторые — в валюте страны, в которую он поехал.
Также необходимо учитывать следующее правило — день, когда работник уезжает за границу должен считаться дней нахождения за границей, а день возвращения — днем в России.
Компания имеет право не выдавать работнику суточные при командировках в 2019 году в валюте, а выдать на руки эквивалент в рублях.
В такой ситуации работник самостоятельно при пересечении границы должен произвести обмен рублей на местную валюту. В подтверждение указанной операции работнику выдается чек, в которой указан размер приобретенной валюты и обменный курс на день совершения операции.
Если руководством фирмы принимается решение произвести продление срока командировки, то суточные за новые дни необходимо рассчитать и перечислить работнику на его банковскую карту, отправить переводом и т. д.
По закону работник не должен использовать свои личные денежные средства в качестве суточных, даже если администрация производит их компенсацию.
Если во время командировки работник заболел, он все равно получает суточные за указанные дни в полном размере, даже если по причине болезни он не смог выполнить поставленных перед ним задач.
Оплата командировочных расходов в 2019 году
К командировочным затратам в 2019 можно отнести следующее:
• суточные – служащий имеет право потратить их на свое усмотрение, например, на питание в поездке;
• аренда квартиры или бронирование номера в гостинице;
• проездные билеты до пункта назначения и обратно;
• топливо, ГСМ – для тех ситуаций, когда служащий едет на своей машине;
• оформление загранпаспорта и визы при отправлении в заграничную поездку;
• прочие траты – телефонные переговоры, оплата доступа к интернету и т. п.
Все категории трат прописывают в коллективном договоре. Они могут быть перечислены и в локальном акте компании.
Работодатели обычно не включают в основные траты по бизнес-поездкам обслуживание в заведениях общественного питания, услуги бассейнов и спортзалов при отеле, где живет подчиненный.
Суточные для командированного служащего – это возмещение затрат, понесенных им на различные нужды на протяжении поездки. В 2019 году сумма суточных для командируемого работника может отличаться. Размер зависит от установленных норм предприятия, того, насколько важна поездка, статуса работника и прочих нюансов.
Для бизнес-поездок в другие страны суточные в этом году не могут превышать 2,5 тыс. р. за сутки. Если это бизнес-поездка по городам России, сумма не переходит отметку 700 р./сутки. Эти нормы распространяются на всех госслужащих. Тогда как частные компании имеют право сами определять размер суточных для своих подчиненных. Сумму суточных вписывают в соответствующие документы.
Все разновидности командировочных трат, кроме суточных, должны подтверждаться отчетными документами со стороны служащего. Затраты на проезд можно удостоверять такими бумагами, как билеты, посадочные талоны, квитанции за багаж, маршрутный лист, служебная записка от водителя такси и т. п.
Нормативы командировочных расходов в 2019 году
Общие размеры суточных выплат, связанных с расходами на командировки, регулируются Трудовым кодексом, в частности – статьей 168. Согласно этим нормам, при направлении сотрудника на исполнение поручения работодатель обязуется возместить дополнительные расходы.
Согласно законодательству работодатели, как и прежде, обязуются платить эти суммы. Размер их определяется в самостоятельном порядке и впоследствии закрепляется в соответствующих локальных актах организации. Например, это может быть Положение о командировках.
На практике, в соответствии со ст. 217 НК РФ, предполагаются определенные максимальные размеры, которые не предполагают начисления налога на доходы физических лиц:
1. Если говорить о расходах по России – лимит 700 руб.
2. Если сотрудник отправляется в командировку заграницу – 2500 руб.
То есть если сотрудник отправился в командировку из Москвы в Красноярск и в сутки потратил 1000 рублей, то 300 рублей подлежит налогообложению. А если он отправился в Европу, то он может потратить 2500 рублей.
В случае затрат суммы свыше этого лимита, например, 3000 руб., оставшаяся часть (500 рублей) подлежит уплате налога.
Согласно Постановлению Правительства РФ №729, происходит регулирование начисления всех командировочных выплат. В этом документе также предписана фиксированная величина начислений по суточным расходам для поездок по территории России.
На 2019 год размер средних суточных на каждого сотрудника составляет 100 рублей. Регулируется этот процесс Постановлением Правительства РФ №812. К этому документу есть специальное приложение, регулирующее выплаты в соответствии с расчетом по каждой стране.
Согласно законодательству, минимальный срок командировки не регулируется. Иногда поездка по поручению работодателя может быть однодневной. После приезда сотрудник обязуется отчитаться за поездку.
Работодатель возмещает ему все затраты, но эти суммы (например, на проезд, питание) должны подлежать согласованию заранее. Закон, как уже говорилось, гласит о том, что мини-поездки не предполагают выплаты суточных.
Но здесь дело уже в совести работодателя: оставить сотрудника совсем без денег, даже если это законно, или самостоятельно установить лимиты. Если работодатель все-таки планирует возместить работнику какие-то расходы, это может быть некая фиксированная сумма.
Абсолютно на каждом предприятии происходит установление суточных расходов по командировкам, при этом размер расходов определяется локальными актами. Если принимать во внимание расчет и оформление этих выплат, здесь есть несколько ключевых особенностей.
Служебная командировка – это временная поездка работника в другой город, осуществляемая на базе письменного распоряжения, отданного директором. В правительственном Постановлении установлены общие правила и порядки, в которых сотрудник направляется в служебную командировку.
Как уже отмечалось, в качестве расходов, связанных с командировкой, выступают такие направления, как проезд до места исполнения обязательств, аренда жилого помещения, средний заработок за время служебного отъезда, дополнительные расходы на проживание, позволенные со стороны руководителя.
В 2019 году выплата командировочных расходов осуществляется в день начисления, согласно требованиям НК РФ.
Основные изменения, которые коснулись этой сферы, затронули суточные для определения базы страховых взносов. В расчетную базу не включены страховые взносы по травматизму. Размер суточных командировочных расходов в 2019 году не подлежит обложению сборами в сумме 700 рублей для РФ, и 2500 рублей, если работник отправляется за рубеж. Но если организация установила размер суточных в 1000 рублей, то с 300 руб. будет удержан НДФЛ.
Определение нормы командировочных расходов в 2019 году осуществлено исключительно для расчета базы, которая регламентируется Налоговым кодексом Российской Федерации. К ней относится страховой взнос и подоходный налог.
Законодательными положениями не запрещено установление индивидуального размера суточных, который был бы выше суммы лимита. В этом случае с суммы превышения просто уплачиваются налоговые и страховые сборы.
Лимиты по командировочным расходам за 2019 год
Конкретный размер выплаты каждая компания должна установить самостоятельно и утвердить приказом руководителя либо закрепить в коллективном (трудовом) договоре (ч. 4 ст. 168 ТК). Удобно и правильно прописать сумму и порядок выплаты в локальном нормативном акте по организации. Например, в положении о командировках сотрудников.
Никаких лимитов по выплате нет. Но есть ограничения по суммам для налогового учета, а именно для целей уплаты НДФЛ и страховых взносов в ФНС, о чем мы поговорим в отдельном разделе нашей статьи. Поэтому зачастую на практике руководство фирм ориентируется на существующие НДФЛ-лимиты и ограничивается этими рамками.
Зная уровень суточных, установленных в компании на один день, и плановую продолжительность командировки в днях, можно рассчитать размер выплаты.
Как мы уже сказали, для расчета суточных нужно знать плановое количество дней служебной поездки. Предполагаемые даты определяйте по приказу о командировке. Это обязательный документ, который составляется до отправки человека в поездку (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749). Но хоть бумага и обязательная, указанные в ней даты все равно ориентировочные. На деле вся процедура может затянуться (например, при задержке сотрудника в пути из-за непогоды). Или, наоборот, завершиться досрочно (например, служебное задание менеджер выполнил с опережением).
Фактический срок поездки определите по проездным документам, которые работник представит после возвращения из командировки. Если человек пользовался только личным транспортом - на основании служебной записки сотрудника, в которой указаны фактические сроки «путешествия». К служебке должны быть приложены оправдательные документы (путевой лист, счета гостиниц и т. д.) (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749).
Если с суточными не угадали, нужно доплатить или, наоборот, удержать излишне выплаченное. В первом случае, при необходимости доплаты, считаем, начислять дополнительно компенсацию на доплату как на задержанную сумму не требуется. Ведь изначально суммы были выданы согласно приказа о командировке. Но по факту сроки были скорректированы. Работодатель ничего не нарушил. Если бы бухгалтер совсем не выдал суточные перед поездкой, тогда да, компенсация была бы необходима.
Суточные полагаются за каждый день пребывания в служебное поездке, в том числе выходные и праздники. А также - за все дни в пути, в том числе день отъезда и приезда, и дни вынужденной задержки (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства № 749).
Днем отъезда является дата отправления транспорта (поезда, самолета) из населенного пункта, где обычно работает сотрудник, к месту, куда он направлен.
День возвращения - дата прибытия транспорта в населенный пункт, где он работает постоянно. Если до места отправления транспорта (вокзала, пристани, аэропорта) командированный должен сначала добраться, то это время также необходимо учитывать.
В любом случае, если транспорт отправляется или прибывает до 24 часов включительно, считаются текущие сутки. Если в 0 часов – следующие.
За сутки, когда человек уезжает в командировку или возвращается из нее, суточные выплачиваются в полном размере. Считать пропорционально часам за такие неполные дни ничего не нужно.
Например, менеджер Петров О.П. уезжает по служебному заданию на поезде с железнодорожного вокзала, который находится в центре города. Поезд отправляется в 23 часа 55 минут 14 сентября. Значит, первым днем командировки будет 14 сентября. Возвращается сотрудник в город также на поезде на этот же вокзал в 0 часов 7 минут (местного времени) 19 сентября. Итого последним днем командировки будет в данном случае 19 сентября. Суточные за 14 и 19 сентября должны быть выплачены как за полные два дня.
Если в день окончания одной служебной поездки сотрудник отправляется в новую без какого-либо перерыва (отдыха), за этот день суточные выплачиваются в двойном размере. То есть по двум командировкам сразу - и старой, и новой.
Дата выезда из России и въезда в страну обратно определяются по-разному в зависимости от территориального охвата поездки. Если это поездка в государства СНГ, для посещения которых не делаются отметки в паспорте, смотрите проездные документы. Если командировка в иные страны, руководствуйтесь отметками в загранпаспорте о том, что работник пересек границу (п. 18, 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749).
Если сотрудник перед выездом за границу перемещается по территории России, сначала суточные выплачивайте по норме для внутренних командировок. Со дня пересечения границы РФ ведите расчет исходя из размера, установленного для поездок за границу. Со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для России.
Уже больше десяти лет последний абзац пункта 3 статьи 217 НК содержит нормы обложения подоходным налогом суточных. Так вот суточные в указанных пределах НДФЛ не облагаются. Это 700 рублей в день по российским командировкам. И 2500 рублей ежедневно - по заграничным поездкам.
Как мы уже сказали, фирма вправе установить любой размер ежедневной выплаты. Хоть 3000 рублей. Но если это командировка в пределах РФ, то, получается, часть сверх 700 рублей в обязательном порядке подлежит обложению НДФЛ. В нашем примере это 2300 руб. (3000 руб. - 700 руб.). Итого налог к уплате в бюджет с выплаты составит 299 руб. (2300 руб. x 13%).
Аналогичный порядок предусмотрен и для страховых взносов в ФНС (п. 2 ст. 422 НК). При этом норма, посвященная «страховым» лимитам, содержит отсылку к норме по НДФЛ, то есть к упомянутому пункту 3 статьи 217 НК. Явно, если изменятся первые лимиты, то «поедут» и вторые. Это удобно - ориентироваться на одинаковые лимиты.
Планов, что существующие нормы в 2019 году изменятся, у законодателей, насколько нам известно, нет. Так что и в новом году ориентироваться нужно на уже привычные значения.
Внимание: для «несчастных» взносов - на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний - правила другие. Здесь суточные в размере, предусмотренном внутренними документами работодателя, освобождены от обложения взносами. С сумм сверх установленных в компании норм взносы придется начислить (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ). Если внимательно следить за оформлением документов и не допускать установления индивидуальных размеров в отношении тех или иных работников, данных обязательных платежей тоже можно избежать вполне законно.
При расчете налога на прибыль любые суточные учитываются в полном размере (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Аналогичное право есть у «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК).
Нормы существуют лишь для целей обложения НДФЛ и страховыми взносами, уплачиваемыми в ФНС на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.
Командировочные расходы по России в 2019 году
Каждый субъект по собственной воле утверждает, в какой сумме ему нужно выдавать суточные при командировках в 2019 году. Главное требование предъявляемое к размеру — его нужно зафиксировать во внутренних документах самого предприятия. Например, их размер можно указать в положении о командировках.
Кроме этого налоговые органы с целью определения базы по НДФЛ и страховых взносов устанавливают ограничения по размерам суточным. При выполнении исчисления налога на прибыль нормы, закрепленные в НК РФ не действуют.
Если работающего в компании отправляют в поездку с заданием, то для налоговых целей используются суточные за 1 день командировки в 2019 году в размере 700 рублей.
Важно! Установленные суточные, действующие в компании могут быть больше данной суммы, но с сумм больше указанной, компания должна исчислить и уплатить в бюджет на данное физическое лицо НДФЛ и страховые взносы. Такое правило действует также когда поездка — это командировка на один день.
Поездка с заданием в страны СНГ является частным случаем поездки заграницу. Поэтому при определении суточных, которые компания должна выплатить сотруднику за нее, нужно использовать нормативы, действующие в отношении загранпоездок.
Суточные здесь также определяются компанией и фиксируются в локальных положениях. Для целей налогообложения действует лимит в размере 2500 рублей.
Но при такого рода командировках существует один очень важный момент. При отправлении в страны Таможенного союза в загранпаспорте штамп прибытия и отправления из страны не проставляется.
Поэтому при определении числа дней пребывания в поездке нужно в виде подтверждения дней приезда и отправления из страны использовать билеты. При этом в день приезда в страну назначения действует норматив для иностранной поездки, а в день возвращения на территорию России — норма суточных для внутренних перемещений.
Имеющееся законодательство не определяет ни минимального, ни максимального срока командировки.
Поэтому возможно оформление командировки сотрудников на один день, при этом сотруднику компании обязательно нужно выдать суточные за него. Их размер так же как и при обычной поездке определяется внутренними положения предприятия.
Если размер превышает 700 рублей для поездки в России и 2500 рублей за ее пределами, необходимо определить и уплатить с разницы НДФЛ, и включить ее в базу по взносам во внебюджетные фонды.
Суточные при командировках в 2019 году должны выплачиваться исходя на основании числа дней, какие сотрудник будет пребывать в поездке. Это число определяется на основании составленного приказа.
Рассчитанный размер суточных выдается сотруднику наличными деньгами или путем безналичного перечисления на зарплатную карту авансом в полной сумме, за один день до начала отбытия в поездку.
Суточные в 2019 году по России должны выплачиваться в рублях, они выдаются:
• За каждый день, какой работник выполняет задание на месте командировки, включая праздники и выходные. При этом не имеет значения, полностью он был в такой день занят, или только несколько часов.
• За каждый день, который работник провел в пути, в том числе дни отъезда и возвращения, а также дни простоя не по своей воле.
При иностранных поездках нужно разграничивать дни, когда сотрудник пребывал в России, и дни в прочем государстве. В первом случае он рассчитывает на суточные в рублях, во втором — в валюте страны, куда он едет с заданием. Также в упомянутой ситуации действует правило — день отъезда должен приниматься за день нахождения в другой стране, а день приезда — за день нахождения в России.
Организация может не выплачивать работнику суточные при командировках в 2019 году в валюте, а предоставить эквивалентную сумму в рублях. В этой ситуации по приезду на место назначения ему потребуется обратиться в банк либо обменный пункт и самостоятельно выполнить покупку валюты. Данная операция должна подтверждаться квитанцией, на которой проставляется дата совершения операции и обменный курс.
Если происходит продление срока командировки путем издания соответствующего приказа, организации нужно выполнить перечисление суточных за добавленный период на его зарплатную карту, отправить переводом до востребования и т. д. Закон запрещает использование работником личных денежных средств в качестве суточных, даже если в дальнейшем выполняется их полная компенсация.
Если сотрудник заболел во время пребывания в командировке, он все равно сохраняет право получить суточные в полной мере, даже если по причине болезни ему не удалось выполнить поставленные перед ним руководством задачи.
Для налогового учета принят строгий размер суточных:
• 700 рублей — если производится поездка по территории страны;
• 2500 рублей — если сотрудник отправляется в другое государство.
Если суточные выплачивались в пределах указанных сумм, то они не должны показываться в каких-либо декларациях, а также на них не нужно начислять налоги. Однако когда были выплачены суточные в большем количестве, то на превышение нужно начислить налог НДФЛ.
Этот шаг выполняется в завершающий день месяца, в каком работник сдал отчет, а размер налога удерживается из начисленной зарплаты. Сумма определенного налога должна также быть показана в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Кроме этого на размер превышения также нужно рассчитывать взносы в социальные фонды, за исключением травматизма. Определение сумм взносов бухгалтер должен выполнять по окончании месяца подачи авансового отчета по этой поездке, и суммы превышений включаются в общую базу для определения взносов.
Учитывать лимиты суточных при определении налога на прибыль нет обязанности. Организация включает их в базу согласно утвержденным внутренними локальными актами лимитов. Суточные учитываются в тот же день, когда был сдан работником
Командировочные расходы в 2019 году за рубежом
Работодатель не имеет право отправлять в командировку за границу сотрудников, которые:
• находятся в декрете;
• имеют оформленные ученические договорные соглашения;
• состоят на инвалидности с ограниченной разъездной деятельностью;
• являются несовершеннолетними, но выполняют определенные рабочие обязанности в компании.
Но работникам, занимающимся творческой деятельностью, журналистам, певцам, актерам, включая спортсменов, которым еще нет 18 лет, разрешается выезжать по рабочим вопросам за пределы страны.
В заграничную командировку можно отправить рабочих определенных категорий, по их согласию, составленному в письменной форме.
Это относится к следующим сотрудникам:
• женщинам, имеющих детей, не достигших трехлетнего возраста, или мужчинам, оставшихся с детьми того же возраста без матери, также женщины в роли матери-одиночки;
• у которых есть ребенок-инвалид;
• если они присматривают или ухаживают за больным близким членом семьи;
• с установленной группой инвалидности, выполняющих программные процедуры по восстановлению организма.
Перечисленные категории служащих могут отказаться от поездки за границу по работе. Это право должно быть прописано в письменном согласии на командировку, что подтверждает их осведомленность относительно этой возможности.
Зачастую специалисты задаются вопросом по оформлению рабочей поездки за пределы страны должностному лицу, если он занят по совместительству внутри организации. Такие сотрудники могут выезжать в рабочих целях, но это должно быть грамотно отражено в документах, касающихся второго места работы.
В соответствии с Постановлением Правительства РФ №812, установленные величины суточных за время командировки отличаются в зависимости от стран, где будет выполнять свои трудовые обязанности работник.
В соответствии с Постановлением Правительства РФ №812, установленные величины суточных за время командировки отличаются в зависимости от стран, где будет выполнять свои трудовые обязанности работник. Их можно представить таблицей.
Размер командировочных выплат за пребывание на территории за пределами Российской Федерации составляет не больше 2500 рублей для одного работника. Для рабочих поездок внутри российского государства их величина не превышает 700 рублей на сотрудника.
Оплата суточных, когда командировка за пределы России длилась только один день, производится в размере 50% от общей стоимости, назначенной внутренними правилами организации.
Поездка в рабочих целях, той же длительностью, но в пределах Российской Федерации подразумевает отсутствие выплат суточных. Руководители организаций могут установить локальными нормативными актами возмещение сотруднику затрат, связанных с данным выездом.
Главное отличие суточных заключается в том, что на территории России они предоставляются в рублях, а за границей – в определенной для страны валюте.
Оплата рабочей поездки служащим производится непосредственно перед ее началом. Руководство предварительно определяет сумму к выдаче должностному лицу.
Отправляясь в командировку, он должен иметь денежные средства на руках. Сроки выдачи командировочных регулируются законодательством.
Но работнику следует подтвердить все затраты, связанные с поездкой, сразу в день возвращения на рабочее место. Он предоставляет чеки и квитанции в отдел бухгалтерии, согласно которым производятся соответствующие выплаты за осуществленные расходы.
Бюджетным работникам перед отправлением в заграничную командировку необходимо ознакомиться с Постановлением Правительства РФ №812. Данный законодательный акт предусматривает суммы компенсаций за сутки и проживание, установленные двумя Министерствами: иностранным и финансовым.
Затраты иностранных организаций также учитывают при начислении командировочных. Компания, принимающая сотрудника из России, может предоставить ему денежные средства на личные нужды. В этом случае организация, направившая служащего в рабочую поездку, не производит оплату его суточных.
Когда иностранное предприятие не возмещает личные потребности командировочного в валюте, но компенсирует ему питание, то производится оплата суточных, величина которых составит 30% от нормы. Возмещение за проживание рассчитывается согласно стоимости за одноместный номер в гостинице среднего класса.
Руководитель предприятия самостоятельно принимает решение, какую валюту использовать для перечисления суточных за пределами своей страны. Однако служащему выдается соответствующая сумма в рублях, эквивалентная валюте.
Суточные рассчитывают в следующем порядке:
1. Если сотрудник был направлен в рабочую поездку за границу, должна быть произведена оплата его проживания в соответствии с законодательными нормами, соответствующие заграничным командировкам и странам, куда отправляется служащий.
2. Возвращение должностного лица из-за границы на рабочее место сопровождается выплатой суточных в соответствии с российскими нормами. Организация должна произвести оплату до того момента, когда он пересекает границу, а именно, днем ранее.
3. При условии посещения во время рабочей поездки нескольких стран суточные рассчитывают согласно государственным нормам, учитывая место пребывания сотрудника в последний день командировки.
Возмещение командировочных затрат должностному лицу производится за каждые сутки пребывания в поездке. В том числе компенсация распространяется на праздники, выходные, а также те дни, когда работник находился в дороге, включая неизбежные остановки.
Когда должностное лицо в командировке заболевает, ему оплачивают проживание за все время его нетрудоспособности по больничному листу, который выписывает медицинское учреждение.
Перечень затрат за весь период командировки сотрудник отражает авансовым отчетом, подтверждая их документами.
Издержки, связанные с проездом, обосновываются:
• железнодорожными либо электронными билетами, маршрут-квитанциями;
• авиабилетами или контрольными купонами, посадочными талонами.
Для подтверждения расходов на проживание служащему достаточно предъявить руководству счет отеля, переведенный подробно на русский язык. Причины, связанные с использованием суточных, нет необходимости доказывать квитанциями или чеками.
Нормирование суточных за командировку в иностранных государствах для расчета налогов и перечислений в страховой фонд производить нет необходимости. Зависимость норм и учета выражается суммами, предусмотренными во внутренних документах, а именно, в коллективном договоре, положении по командировкам.
Если произвели возмещение суточных иностранной валютой, расчет налога на прибыль в таком случае осуществляется путем перевода данной суммы в российские рубли, согласно официальному курсу Центрального Банка на момент предоставления компенсации. Это правило прописано в пункте 10 статьи 272 Налогового кодекса Российской Федерации.
Вычисление налога на доходы физических лиц предполагает нормирование суточных. Командировки за пределы нашей страны не предусматривают налогообложение на суммы расходов сотрудника за проживание, если они не превышают 2500 рублей за один день, согласно той же статье Налогового кодекса. К примеру, если размер суточных, оплачиваемых организацией, составляет 2700 рублей, тогда 200 рублей из этой суммы облагаются налогом.
Аналогичным способом производят пенсионные выплаты, медицинские взносы, компенсации по больничному лицу и уходу за ребенком.
Таким образом, компенсация сотруднику за пребывание в зарубежной командировке предусматривается 168 статьей Трудового кодекса Российской Федерации. Если организация бюджетная, то сумма суточных вычисляется согласно законодательным актам. Остальные организации сами устанавливают их размер.
Учет командировочных расходов в 2019 году
С 01.01.2019 правила применения бюджетной классификации РФ устанавливаются приказами Минфина РФ № 132н и № 209н (далее – Порядок № 132н и Порядок № 209н).
Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные Приказом Минфина РФ № 65н, с названной даты прекратили свое действие.
Согласно Порядку № 132н возмещение расходов, связанных со служебными командировками в 2019 году следует производить в отношении работников государственных (муниципальных) учреждений по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда».
Как видим, неизменным остался лишь порядок применения КОСГУ в отношении расходов на выплату суточных – они по прежнему относятся на подстатью 212. Правила учета иных командировочных расходов изменились. Это обусловлено тем, что в международной статистической практике соответствующие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. Поэтому законодатели решили операции по возмещению расходов, связанных со служебными командировками (на проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), а также по выплате компенсации за использование личного транспорта в командировке перенести из подстатьи 212 «Прочие выплаты» в статью 220 «Оплата работ, услуг» (2019 год) КОСГУ (см. Письмо Минфина РФ № 02 05 10/45153).
Что касается расходов, понесенных учреждениями в рамках заключенных договоров (контрактов) по приобретению проездных билетов и оплате найма жилых помещений в служебных командировках, то они аналогично правилам, действовавшим в 2019 году, относятся на КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и отражаются в бухгалтерском учете по подстатьям 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.
Следует отметить, что в настоящее время Минфином подготовлены изменения Инструкции № 183н, которые планируется внедрить с 01.01.2019. Согласно им автономные учреждения будут указывать в 24 – 26-м разрядах номера счета коды КОСГУ аналогично бюджетным учреждениям.
Бюджетное учреждение культуры направило в командировку на 5 дней группу работников из 10 человек. Из кассы им выданы суточные в размере 5 000 руб. и деньги на проживание в гостинице – 20 000 руб. Проезд оплачен учреждением в безналичном порядке по договору, заключенному с перевозчиком. Расходы на проезд составили 30 000 руб. Проездные билеты приняты к учету в качестве денежных документов и перед поездкой выданы работникам. Все расходы отнесены на себестоимость услуг по основному виду деятельности, операции проведены в рамках выполнения государственного задания.
В 2019 году правила направления работников в служебные командировки не поменялись, неизменными остались и нормы возмещения командировочных расходов. Новшества коснулись лишь учета соответствующих расходов.
Согласно Порядку № 209н расходы на проезд и проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке, отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ, а выплата компенсации за использование личного транспорта в командировке – по подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ. Ранее для учета названных расходов использовалась подстатья 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
В отношении суточных по прежнему применяется подстатья 212 КОСГУ, которая сменила название на «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме».
С учетом изложенного расчеты с подотчетными лицами необходимо отражать:
• по выплате суточных – на счете 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;
• по оплате проезда, найма жилых помещений и других командировочных расходов, согласованных с работодателем, – на счете 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»;
• по выплате компенсации за использование в командировке личного транспорта – на счете 0 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг».
Что входит в командировочные расходы в 2019 году
К возмещаемым расходам на суточные, проживание и проезд добавляются:
• плата за оформление загранпаспорта (если у сотрудника его нет);
• медицинское страхование;
• консульские сборы при получении визы;
• оплата за транзит автомобиля.
Аванс на расходы выдается в валюте того государства, куда направляется сотрудник. Если у организации нет специального счета, нужно снять наличные, купить доллары или евро и выплатить выезжающему за рубеж. На дату получения аванса, проведения отчета и внесения остатка все суммы в бухучете переводятся в рубли, в результате возникают курсовые разницы.
Министерство труда и социальной защиты в письме № 14-2-195 определило, что во время командировки работник имеет право на оплату сверхурочных (ст.152 ТК РФ) и ночных часов (ст. 154 ТК РФ). Начисление производится в размерах, установленных коллективным договором сверх рассчитанных сумм среднего заработка, предусмотренных законом.
В отношении официального отдыха у человека, направленного в служебную поездку, могут возникнуть разные ситуации:
1. Выходные внутри многодневной командировки, к труду человек не привлекается. В этом случае оплачиваются по среднему тарифу только рабочие дни.
2. Заданием обусловлено, что выполняться оно будет именно в субботу или воскресенье (или иной, предусмотренный графиком, свободный день). О привлечении к работе издается приказ руководителя. Выходной оплачивается либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением последующего отгула. Вариант компенсации выбирает сам работник.
3. Дата отъезда или возвращения выпадает на субботу или воскресенье. В законодательстве эти сутки считаются проведенными в командировке, но алгоритм компенсации работникам не прописан. Следует обозначить его в коллективном договоре.
В любом случае суточные выдаются за все дни командировки, включая выходные.
Сотруднику во время служебного поручения возмещаются затраты на приобретение билетов, обязательное страхование, оформление документов и услуги бронирования. Для бюджетных учреждений и гражданских служащих есть утвержденные требования, на основании которых производится оплата проезда в командировке. Например, не компенсируется перелет бизнес-классом или билет в СВ поезда. Коммерческие организации могут установить свои ограничения для разных категорий сотрудников. При использовании личного транспорта компенсируются расходы на бензин на основании кассовых чеков АЗС.
Обычно командированные сотрудники заселяются в гостиницы. В локальных нормативных актах можно указать класс отеля, характеристики номеров (студия, двухкомнатный, люкс и т. д.), в которых могут селиться работники или руководители организации. Оплата питания в командировке не предусмотрена. Если в счете за гостиницу будет выделена стоимость завтраков, ее вычтут из суммы компенсации.
Арендовать жилое помещение можно только у ИП или организации, занимающихся сдачей в рамках своей предпринимательской деятельности. В этом случае они смогут оформить подтверждающие документы. Если сотрудник из-за погодных условий или по другим уважительным причинам делал остановку в пути, проживание должно быть оплачено.
По возвращении из командировки сотрудник должен отчитаться об использовании выделенных средств. Он составляет авансовый отчет и прикладывает подтверждения в виде билетов, квитанций, чеков. Время начала и окончания подтверждается проездными документами. Если в командировку работник следовал на собственном транспорте, можно зафиксировать даты в маршрутном листе. Подтверждением срока поездки служат счет из гостиницы, справка принимающей стороны, приказ руководителя.
Компенсация выплачивается на основании железнодорожных, авиа- и автобусных билетов. Если они приобретены в электронном виде, необходима банковская выписка, свидетельствующая об оплате. Счет за проживание должен быть составлен по форме 3Г с приложением чека ККМ. Если гостиница работает без применения кассовой машины, нужна копия разрешения ИФНС.
Командировки связаны с определенными неудобствами и дополнительными расходами. Сотрудникам, особенно молодым, они дают возможность получить новый опыт, научиться самостоятельно решать вопросы, вести переговоры. Хорошему специалисту компания постарается обеспечить комфортные условия во время поездки.
НДФЛ с командировочных расходов в 2019 году
Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.
Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.
До начала командировки работодатель должен:
• установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;
• подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.
Данные аспекты регламентируются положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ № 749.
В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:
• на проезд;
• аренду жилого помещения;
• дополнительные расходы на проживание (суточные);
• иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).
Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.
Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2ст. 168 ТК РФ).
Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.
П. 3 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:
• при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
• нахождении командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.
В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника.
Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ):
• стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;
• комиссия за услуги аэропортов;
• стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
• провоз багажа.
Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 НК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.
КОСГУ командировочные расходы в 2019 году
К командировочным расходам относится оплата:
• Проездных билетов (самолет, поезд и т.д.);
• Постельных принадлежностей (в поездах);
• Трансферных услуг, если вокзал или аэропорт находятся вне города, где работает сотрудник;
• Суточных расходов;
• Проживания в гостинице или на съемной квартире;
• Дополнительных расходов, связанных с выполнением поставленных задач и разрешенных руководителем.
Все расходы должны быть подтверждены документально. Распределяя затраты по видам расходов, бухгалтера должны руководствоваться таблицей соответствия КВР и КОСГУ. Это касается всех учреждений, внебюджетных фондов и госорганов.
Отнесение расходов на компенсацию проезда, проживания, суточных и других командировочных расходов для работников:
• казенного, бюджетного или автономного учреждения - КВР 112, КОСГУ 212;
• государственных (муниципальных) органов - КВР 122, КОСГУ 212;
• государственных внебюджетных фондов - КВР 142, КОСГУ 212.
Для военнослужащих и приравненных к ним лицам отнесите расходы на КВР 134, КОСГУ 212.
Если учреждение оплачивает проживание и проезд сотрудника по договору или контракту со сторонними организациями, расходы относите:
При командировке сотрудника заграницу, расходы на оформление визы, загранпаспорта, и медицинской страховки также отражаются по КВР 112 и КОСГУ 212.
Рассмотрим случай, когда сотрудник отправился в командировку на личном автомобиле с разрешения руководителя или организации. Расходы сотрудника на эксплуатацию автомобиля отнесите на КВР 112 (122, 134, 142) и КОСГУ 212 (например, затраты на бензин). При этом обязательно нужны оправдательные документы (счет, квитанции, кассовые чеки и т.п.).
Если на ремонт машины и покупку запчастей был заключен гражданско-правовой договор со сторонней организацией, то расходы проведите как хозяйственные: КВР 244, КОСГУ 340 и 225.
Сотруднику для покрытия расходов во время служебной поездки выдаются авансом денежные средства. Факт выдачи наличных денег из кассы предприятия отображается бухгалтерской проводкой: Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 34 610.
Когда работник возвращается из командировки, то должен в течение 3-х дней отчитаться в бухгалтерии учреждения.
Списание расходов по командировке зависит от того, какие цели были поставлены перед сотрудником:
• если затраты связаны с основной деятельностью - Дт 0 109 хх 212 Кт 0 208 12 000;
• если затраты не связаны с основной деятельностью - Дт 0 401 20 212 Кт 0 208 12 000.
Бывает так, что по авансовому отчету образуется задолженность. Это случается, если сотрудник перерасходовал средства или, наоборот, сэкономил и должен вернуть остаток аванса в кассу.
Если оплата командировочных расходов производится организацией, а не работником, то используются проводки:
• отражение услуг гостиницы, приобретение проездных билетов - Дт 0 401 20 222 Кт 0 302 22 730;
• оплата гостиницы, проездных билетов, сервисного сбора – Дт 0 302 26 830 Кт 0 201 11 610;
• списание денег со счета учреждения – увеличение забалансового сч.18 (222, 226 КОСГУ, 244 КВР).
Оформление командировочных расходов в 2019 году
Как оформить по шагам:
• Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.
• Шаг 2. Выдайте суточные.
• Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ.
• Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет(форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подтверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).
Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:
• авансовый отчет;
• документы, подтверждающие расходы на проживание;
• документы, подтверждающие расходы на проезд;
• иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).
В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:
1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме.
2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение.
3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка.
4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.
Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.
Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.
Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.
Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).
Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.
В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.
Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например. Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника. В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.
Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки.
Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.
Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение.
Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:
• Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
• Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
• Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
• Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).
Проводки по командировочным расходам в 2019 году
Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет: Дебет 71 Кредит 50 (51).
Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу: Дебет 50 Кредит 71.
В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их: Дебет 71 Кредит 50.
По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.
Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.
Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету: Дебет 68 НДС Кредит 19.
Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись: по дебету 76 счета и кредиту 51.
Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.
Налогообложение командировочных расходов в 2019 году
Когда мы говорим о расходах для целей налогообложения прибыли, необходимо помнить о требованиях п. 1 ст. 252 НК РФ. Данный пункт указывает, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) при соблюдении следующих условий: расходы должны быть обоснованны, расходы должны быть документально подтверждены, и расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Исходя из этих требований можно сделать вывод, что очень важно документально подтвердить производственный характер расходов. Необходимо отметить, что многие организации игнорируют написание сотрудниками отчетов после командировок, отделываясь написанием краткого отчета в служебном задании (форма Т-10а). В результате они рискуют, что при проверке инспектор не примет данные расходы в качестве расходов, уменьшающих налоговую базу. Эту позицию поддерживает и арбитраж, который в данном вопросе стоит на стороне налоговых инспекторов (например, Постановление ФАС МО N КА-А40/1219-02).
Командировочные расходы признаются в том налоговом периоде, к которому они относятся. Датой осуществления командировочных расходов считается дата утверждения авансового отчета командированного работника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к расходам на командировки относятся:
• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения и расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ (на данный момент действует Постановление Правительства РФ N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией");
• оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы,
• сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта,
• сборы за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями,
• иные аналогичные платежи и сборы.
Командировочные расходы включаются в расходы в полном объеме, за исключением суточных, которые являются нормируемыми, а значит, уменьшают прибыль в пределах установленных норм.
Обращаем ваше внимание, что суточные будут учитываться по новым нормативам, установленным Постановлением Правительства РФ N 299.
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются: суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также:
• фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно;
• сборы за услуги аэропортов;
• комиссионные сборы;
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы по оплате услуг связи;
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта;
• расходы по получению виз;
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.
Наиболее проблемным, на наш взгляд, является вопрос о налогообложении суточных. Дело в том, что законодательно не утверждены нормы суточных командированным сотрудникам. А раз их нет, то согласно ст. 168 ТК РФ работодатель сам утверждает данные нормы в коллективном договоре или приказе по организации. К такому же мнению пришел ВАС РФ в своем Решении N 16141/04, в котором указал, что в целях исчисления налога на доходы физических лиц нормы суточных могут быть утверждены работодателем. Налоговые органы и Минфин придерживаются иного мнения. Так, согласно Письму Минфина России N 03-05-01-04/62 Трудовой кодекс лишь предоставляет работодателю право устанавливать размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, а не наделяет его правом определения нормативного размера таких расходов, не учитываемого для целей налогообложения. Другими словами, работодатель не имеет права устанавливать нормы суточных для целей налогообложения НДФЛ.
Кроме того, Минфин утвердил собственные нормы суточных своим Приказом N 64н. Согласно Письму Минфина России N 03-05-01-04/49 данные нормы должны применяться для целей налогообложения НДФЛ. Однако, по нашему мнению, организация должна все-таки придерживаться мнения Высшего Арбитражного Суда и применять собственные нормы суточных.
При утверждении норм суточных необходимо учитывать тот факт, что суточные имеют компенсационный характер, то есть они направлены на возмещение работнику расходов, связанных с выполнением поручения работодателя вне места постоянного жительства.
Суточные, превышающие норму, установленную коллективным договором, включаются в доход работника, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц по налоговой ставке 13%. Организация обязана удержать исчисленную сумму налога на доходы физических лиц непосредственно из доходов работника при их фактической выплате.
Согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ при оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению:
• суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ;
• фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
• сборы за услуги аэропортов;
• комиссионные сборы;
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы на оплату услуг связи;
• сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
• сборы за выдачу (получение) виз;
• расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.
Если организация документально не подтвердила командировочные расходы, то они не будут учитываться при расчете налога на прибыль, а значит, не будут облагаться ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).
Нормы суточных для целей налогообложения ЕСН также утверждаются коллективным договором организации. Таким образом, расходы, связанные с командировками, не будут облагаться ЕСН в полном размере, поскольку в пределах установленных норм исключаются из объекта налогообложения на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Что касается сверхнормативных суточных (суточных, которые превышают нормы, указанные в коллективном договоре), то они не облагаются ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ, так как не уменьшают базу по налогу на прибыль.
Обращаем также ваше внимание, что мнение Минфина по этому вопросу другое. Минфин России в своем Письме N 03-05-01-04/49 указал, что организации должны пользоваться нормами, утвержденными Приказом N 64н, а не коллективным договором.
Организация не начисляет страховые взносы на обязательное пенсионное страхование на суммы командировочных расходов, так как в соответствии с п. 2 ст. 10 Федерального закона N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" объектом обложения страховыми взносами является объект обложения ЕСН.
С суточных, выплачиваемых сверх норм, указанных коллективным договором, начисляются и уплачиваются страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по установленным страховым тарифам (п. 1 ст. 5 Федерального закона N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний", п. п. 3, 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 184). На основании п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 184, страховые взносы не начисляются на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства РФ N 765, за исключением вознаграждения, выплачиваемого гражданам на основании гражданско-правового договора, если указанным договором предусматривается уплата страховых взносов.
Таким образом, сверхнормативные суточные должны облагаться взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Подтверждение командировочных расходов в 2019 году
При налогообложении прибыли за налогоплательщиками закрепляется право учитывать затраты на командировки в составе расходов.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. То есть командировка должна быть необходима для осуществления производственно-хозяйственной деятельности организации.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Таким образом, в п. 1 ст. 252 НК РФ прямо указывается, что расходы на командировку могут быть подтверждены приказом о командировке.
На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
В силу ст. 166 Трудового кодекса РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Постановлением Госкомстата России N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, среди которых - форма приказа о направлении работника в командировку, форма командировочного удостоверения, а также форма служебного задания для направления работника в командировку.
Следовательно, документально подтвердить расходы на командировки в целях налогообложения прибыли можно приказом о направлении работника в командировку, командировочным удостоверением, а также служебным заданием.
Но иногда возникают ситуации, когда содержание одного из названных документов дублирует другой документ.
В связи с этим у налогоплательщика может возникнуть вопрос: надо ли тратить время на заполнение одной и той же информацией несколько их документов?
Минфин России в Письме N 03-03-06/1/764 разъясняет, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является списание задолженности работника перед организацией на сумму выданного ему аванса.
Таким образом, первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения).
Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Постановлением Правительства РФ N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки", в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:
- командировочного удостоверения, форма N Т-10 которого утверждена Постановлением Госкомстата России N 1. Этот документ не оформляется только при командировании за пределы РФ (кроме поездок в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы). В случаях командировок по территории РФ и в государства - участники СНГ заполнение реквизитов "прибыл - убыл" предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо;
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
- об иных расходах, связанных с командировкой.
Такие документы должны быть надлежащим образом оформлены и приложены к авансовому отчету. Если к авансовому отчету приложены не все названные документы либо они заполнены с нарушением установленного порядка, то налогоплательщик не вправе учесть в составе расходов затраты, связанные с командировками работников.
Аналогичная позиция изложена и в Письме Минфина России N 03-03-06/1/733, в котором финансовое ведомство указывает на то, что командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, является одним из документов, необходимых для подтверждения расходов на командировки.
Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с Постановлением Госкомстата России N 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку - формы N N Т-9 и Т-9а и служебное задание - форма N Т-10а), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным (Письмо Минфина России N 03-03-05/169).
Таким образом, командировочное удостоверение является одним из необходимых документов для подтверждения командировочных расходов организации.
При этом у налогоплательщика может возникнуть другой вопрос: следует ли оформлять командировочное удостоверение, если продолжительность командировки менее одного дня?
Согласно позиции Минфина России, изложенной в Письме N 03-11-04/1/16, оформление командировочного удостоверения при направлении работников в командировку продолжительностью свыше одного дня на территории РФ соответствует требованиям по документальному подтверждению расходов в целях налогообложения, а при командировке продолжительностью менее одного дня командировочное удостоверение может не выписываться.
Минфин основывает свой вывод на следующем.
Порядок направления в командировки изложен в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62), действующей в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.
В соответствии с п. 2 Инструкции N 62 направление работников объединений, предприятий, учреждений, организаций в командировку производится руководителями этих объединений, предприятий, учреждений, организаций и оформляется выдачей командировочного удостоверения по форме согласно Приложению 1 к данной Инструкции.
По усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом.
Вместе с тем командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
Отменено положение о нормировании суточных работникам. Тем самым налогоплательщики получили право учитывать суточные в размере фактических затрат.
В связи с этим возникает вопрос: должен ли работник представить по возвращении из командировки квитанции, кассовые и товарные чеки для подтверждения расходов в виде суточных, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций?
Как следует из Письма Минфина России N 03-03-06/1/770, для ответа на данный вопрос надо обратиться к Постановлению Правительства РФ N 749, которым утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).
В соответствии с п. 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных п. 18 Положения.
Согласно п. 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в п. 15 Положения.
На основании данных норм финансовое ведомство сделало вывод: суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке; срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением; расходы в виде суточных также могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом представления чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.
Обратите внимание: право на учет командировочных расходов в целях исчисления налога на прибыль не связано с результативностью командировки. На это обратил внимание ФАС Уральского округа в Постановлении N Ф09-2237/08-С2.
Таким образом, при направлении работника в командировку позаботьтесь о том, чтобы к авансовому отчету были приложены все необходимые документы, которые должны быть оформлены в соответствии с законодательством. Этот порядок закреплен Постановлением Правительства РФ N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".
Приказ о командировочных расходах в 2019 году
Приказ о возмещении расходов оформляется по окончании командировки в том случае, когда работником потрачены денежные средства сверх выданного аванса.
В любом образце документа должны быть отражены:
- фамилия, имя, отчество, должность сотрудника;
- дата командировки;
- место назначения;
- основание для возмещения затрат;
- ответственное лицо за исполнение приказа.
Приказ о возмещении расходов регистрируется в журнале регистрации распоряжений по личному составу.
Существуют два срока хранения приказов о возмещении работнику расходов: 75 и 5 лет.
В организациях 75 лет хранятся приказы, если они были связаны с отправкой работника в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки или связаны с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
5 лет хранятся приказы, если они были связаны с направлением работника в краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки.
Каждое предприятие может осуществлять экономическую деятельность только при условии взаимодействия с другими коммерческими партнерами путем подбора поставщиков, заключения договоров и просто на условиях обмена реальным опытом работы.
В связи с этим многие сотрудники компаний в режиме осуществления основных обязанностей направляются в так называемые служебные поездки, порядок осуществления которых не всегда ясен, даже несмотря на имеющееся федеральное законодательство, в котором отражены только общие правила предоставления командировок.
В соответствии с нормами закона, командировка – это выполнение задания по поручению работодателя, которое осуществляется не на основном рабочем месте работника, а за пределами предприятия в другом населенном пункте или даже за пределами страны.
В связи с этим работнику предоставляют некоторые гарантии, предусмотренные законодательством, а также локальными актами предприятия, с целью обеспечения необходимых нужд, возникающих в ходе служебной поездки.
То есть командированному сотруднику оплачиваются дорожные расходы, проживание. а также питание и некоторые другие траты, производимые в ходе выполнения служебного задания.
Но, учитывая, что все расходы работника погашаются за счет предприятия, а также весьма скудный перечень трат, который предусмотрен Налоговым законодательством РФ, на многих предприятиях с учетом специфики, а также хода самих поездок разрабатывается Положение о служебных командировках, которое и позволяет обосновать либо предусмотреть многие дополнительные услуги либо иные нюансы.
Порядок предоставления командировок на федеральном уровне регламентируется Постановлением Правительства РФ №749, где в частности, определен:
• срок командировки;
• финансовые расходы на приобретение билетов;
• компенсация проживания;
• компенсация расходов на питание;
• порядок компенсации поездок за пределы РФ.
То есть в оговоренном нормативном акте освещены практически все нюансы от приобретения билетов к месту командировки и вида транспорта, до размера аванса, незапланированных болезней и праздничных дней, а также до расходов на оформление дополнительных документов в случае той же поездки за рубеж.
Все вышеуказанные расходы также оговорены в п.12 ст.264 НК РФ, включая обслуживание в гостиницах, консульские услуги либо транзит транспорта.
Командировочные расходы военнослужащих в 2019 году
Служебная командировка - направление военного (либо служащего из гражданского персонала) по указу командира (начальника) части на определенное время в другую местность в целях выполнения персонального поручения вне места постоянной дислокации либо временного расквартирования военной части, в которой военный несет постоянную службу.
Не являются командировками поездки военных:
- убывших в составе военной части, за исключением случаев убытия военных для выполнения специальных топографических, топогеодезических исследований, аэросъемочных, гидрографических исследований либо зимних промеров по льду за пределами нахождения своей базы, в числе штатных военных музыкальных оркестров либо театрально-постановочных групп;
- на момент убытия, являющихся студентами или курсантами, также проходящими постоянную службу по контракту, направляемых для ознакомления с передовыми видами вооружения и специальной техники;
- в случае убытия по личным делам без вызова начальства;
- при убытиях, связанных со сдачей экзаменов на обучение либо учебой в заочных аккредитованных образовательных организациях профессионального образования, либо на заочной адъюнктуре;
- в случае выезда на учебные сборы в целях подготовки военных к вступительным экзаменам в высшие профильные образовательные организации;
- временно направленных в предусмотренном порядке в военные части, находящиеся в иных населенных пунктах, либо зачисленных в распоряжение отдельных командиров в иные районы;
- совершивших проступок и помещенные на гуапвахту;
- направленных в числе военных частей для выполнения задач по учебно-боевой готовности в специальные центры.
Департамент финансового планирования МО РФ до 1 декабря конкретного года в силу полученных планов служебных командировок разрабатывает общий план распределения бюджетных вливаний по служебным командировкам по воинским округам, центральным органам воинского управления и учреждениям, подчиненным МО РФ.
Этот план по представлению зама министра обороны, работающего с финансовым обеспечением, подписывается лично министром обороны.
Финансовые отделы при получении выписок из планов командировок военнослужащих производят расчет необходимости в бюджетных вливаниях и истребование в департаменте необходимых ЛБО (лимитов) для обеспечения затрат на служебные командировки военных частей, учреждений и территориальных организаций, личный штат каковых состоит на денежном обеспечении.
Департамент изучает представленные данные на соответствие процедур, требующих направление ЛБО, предусмотренным планам служебных командировок, уместности определения необходимости в бюджетных ассигнованиях и производит доведение ЛБО до финансовых организаций.
Могут быть направлены дополнительные ЛБО на военные командировки (в пределах утвержденных лимитов) в следующих ситуациях:
- принятия МО РФ решений на проведение специальных мероприятий, не регулируемых планами к осуществлению в нынешнем году;
- разработки правовых норм, предусматривающих увеличение размера расходов при том условии, что данные изменения не предусмотрены при принятии соответствующих планов;
- увеличения действующих расценок на перевозку граждан всеми видами транспорта.
В таких ситуациях решение принимается первым замом министра обороны, отвечающим за финансовое обеспечение Вооруженных сил РФ.
Военным, направленным в командировку, осуществляются выплаты на командировочные затраты (возмещаются затраты на бронирование и наем жилья, прибытие к месту военной командировки и назад к месту службы, плюс суточные затраты).
Согласно действующим нормам, затраты на прибытие в место военной командировки и назад к месту постоянной дислокации части (включая оплату услуг на получение проездных билетов, затраты на пользование в вагонах постельным бельем) возмещаются в сумме фактических затрат, подтвержденных сопутствующими бумагами, но не выше цены проезда:
- железнодорожным сообщением - в купейном вагоне скорого экспресс поезда;
- водным сообщением - в каюте 5-ой группы водного судна периодических транспортных направлений и направлений с комплексным обслуживанием граждан, в каюте 2-го разряда речного судна всех направлений сообщения, в каюте 1-го разряда судна паромной переправы;
- воздушным сообщением - перелет в салоне эконом класса;
- автомобильным сообщением - в транспорте общего использования, за исключением служб такси;
- в случае отсутствии сопутствующих документов, подтверждающих произведенные затраты, - в сумме минимальной цены проезда:
- железнодорожным сообщением - в вагоне-плацкарте;
- водным сообщением - в каюте 10-ой категории морского судна периодических транспортных направлений и направлений с комплексным обслуживанием граждан, в каюте 3-й группы речного судна всех направлений сообщения;
- автомобильным сообщением - в стандартном автобусе.
Положениями Порядка N 2700 предусмотрено, что дополнительно к затратам по прибытию к месту военной командировки и назад к месту службы, включая пользование общественным транспортом (кроме такси) к ж/д станции, речной пристани, аэродрому или автовокзалу, причисляются:
- страховые выплаты на предусмотренное личное страхование граждан на транспорте;
- затраты на оформлению проездных билетов;
- затраты на пользование постельным бельем при ж/д сообщении.
Днем отбытия в командировку является день отбытия поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства от места, где проходит постоянную службу командированный военный, а днем прибытия - день прибытия транспорта в указанную местность. При отбытии транспорта до 24.00 днем отбытия считается текущий день, а с 00.00 и дальше - следующий день.
Когда станция отбытия транспортного средства расположена в другой местности, учитывается также и время, ушедшее на проезд до данной станции. В этом же порядке рассчитывается и день прибытия, командированного военного в место постоянной дислокации военной части, где он несет службу. Дни выезда и возвращения назад рассчитываются по местному времени.
Срок нахождения в пути рассчитывается по действующему расписанию направления транспорта, включая также время задержки военного в дороге по не зависящим от него обстоятельствам, а также время, ушедшее на пересадки.
В соответствии с п. 122 Порядка N 2700 суточные затраты, связанные с нахождением в командировке, возмещаются военным за счет активов из федерального бюджета в сумме 300 руб. за каждый день пребывания в служебной командировке.
Компенсация суточных расходов военным, в отношении каковых продовольственное обеспечение осуществляется в виде организации питания по месту пребывания в служебной командировке за счет активов федерального бюджета, производится в сумме 100 руб. за каждый день военной командировки.
Помимо этого, в сумме 100 руб. компенсируются суточные военным:
- отправленным в другие районы на лечение в лечебные организации, на стационарное медицинское обследование специальными комиссиями и назад к месту военной службы;
- несущим воинскую службу по призыву, отправленным к новому месту несения службы или переместившимся в связи с перемещением военной части, только если в пути перемещения они не обеспечивались рационным питанием бесплатно и им не выдавали военный паек.
Суточные затраты не компенсируются военным, имеющим возможность каждый день возвращаться к месту несения службы или жительства, если исполнение специального поручения не требует постоянного пребывания в месте командировки, о чем должно быть упомянуто в оформленном путевом удостоверении, а также тем, кто приехал из командировки в день отъезда. Т.е. тем, кто находился в командировке меньше суток.
Военным, отправленным в командировки, компенсируются затраты на наем жилого помещения согласно Постановлению Правительства РФ N 467 в сумме понесенных по факту затрат, подтвержденных сопутствующими бумагами, по следующим нормативам:
- военным, в ранге высших офицеров либо занимающим должности, подлежащие их занятию высшими офицерами, а также полковникам, занимающим высшие руководящие посты, - не более цены двухкомнатного номера;
- всем остальным военным - не более цены однокомнатного либо одноместного номера.
В случае непредвиденной остановки в пути следования командированным военным возмещаются затраты на наем жилья, подтвержденные сопутствующими документами, в стандартных суммах.
При отсутствии подтверждающих бумаг (к примеру, если в гостинице не предоставили таковые) затраты на наем жилья возмещаются в сумме 30% стандартной нормы суточных выплат за каждый день пребывания в служебной командировке.
В конце хотелось бы обратить внимание также и на тот факт, что обязательная командировка входит в список мероприятий, которые проходят без ограничения общей длительности еженедельного служебного времени военных, установленный приказом Министра обороны Российской Федерации. И это значит, что согласно п. 3 ст. 11 ФЗ "О статусе военнослужащих" регламент и условия предоставления отдыха, компенсирующего военным участие в этих мероприятиях, регламентируются Положением о порядке несения воинской службы, утвержденным специальным Указом Президента Российской Федерации.
Данным Положением также регламентировано, и то, что время привлечения военного, проходящего воинскую службу по контракту, к мероприятиям, производимым без ограничения общего срока еженедельного служебного времени, рассчитывается в сутках. За каждые трое суток привлечения к подобным мероприятиям (за каждые трое суток нахождения в командировке) указанному военному предоставляются двое суток отдыха, утвержденных п. 3 ст. 11 Федерального закона "О статусе военнослужащих" (из расчета разделения служебного времени и срока отдыха в одних сутках – 8 часов и 12 часов). Время отдыха, возмещающее участие в этих мероприятиях, предоставляется военному, проходящему воинскую службу по контракту, обычно, по завершению этих самых мероприятий (т.е. командировки) с учетом необходимости поддержания боевой готовности военной части и интересов военной службы.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
