Конкретный размер выплаты каждая компания должна установить самостоятельно и утвердить приказом руководителя либо закрепить в коллективном (трудовом) договоре (ч. 4 ст. 168 ТК). Удобно и правильно прописать сумму и порядок выплаты в локальном нормативном акте по организации. Например, в положении о командировках сотрудников.
Никаких лимитов по выплате нет. Но есть ограничения по суммам для налогового учета, а именно для целей уплаты НДФЛ и страховых взносов в ФНС, о чем мы поговорим в отдельном разделе нашей статьи. Поэтому зачастую на практике руководство фирм ориентируется на существующие НДФЛ-лимиты и ограничивается этими рамками.
Зная уровень суточных, установленных в компании на один день, и плановую продолжительность командировки в днях, можно рассчитать размер выплаты.
Как мы уже сказали, для расчета суточных нужно знать плановое количество дней служебной поездки. Предполагаемые даты определяйте по приказу о командировке. Это обязательный документ, который составляется до отправки человека в поездку (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749).
Но хоть бумага и обязательная, указанные в ней даты все равно ориентировочные. На деле вся процедура может затянуться (например, при задержке сотрудника в пути из-за непогоды). Или, наоборот, завершиться досрочно (например, служебное задание менеджер выполнил с опережением).
Фактический срок поездки определите по проездным документам, которые работник представит после возвращения из командировки. Если человек пользовался только личным транспортом - на основании служебной записки сотрудника, в которой указаны фактические сроки «путешествия». К служебке должны быть приложены оправдательные документы (путевой лист, счета гостиниц и т. д.) (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749).
Если с суточными не угадали, нужно доплатить или, наоборот, удержать излишне выплаченное. В первом случае, при необходимости доплаты, считаем, начислять дополнительно компенсацию на доплату как на задержанную сумму не требуется. Ведь изначально суммы были выданы согласно приказа о командировке. Но по факту сроки были скорректированы. Работодатель ничего не нарушил. Если бы бухгалтер совсем не выдал суточные перед поездкой, тогда да, компенсация была бы необходима.
Суточные полагаются за каждый день пребывания в служебное поездке, в том числе выходные и праздники. А также - за все дни в пути, в том числе день отъезда и приезда, и дни вынужденной задержки (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства № 749).
Днем отъезда является дата отправления транспорта (поезда, самолета) из населенного пункта, где обычно работает сотрудник, к месту, куда он направлен.
День возвращения - дата прибытия транспорта в населенный пункт, где он работает постоянно. Если до места отправления транспорта (вокзала, пристани, аэропорта) командированный должен сначала добраться, то это время также необходимо учитывать.
В любом случае, если транспорт отправляется или прибывает до 24 часов включительно, считаются текущие сутки. Если в 0 часов – следующие.
За сутки, когда человек уезжает в командировку или возвращается из нее, суточные выплачиваются в полном размере. Считать пропорционально часам за такие неполные дни ничего не нужно.
Например, менеджер Петров О.П. уезжает по служебному заданию на поезде с железнодорожного вокзала, который находится в центре города. Поезд отправляется в 23 часа 55 минут 14 сентября. Значит, первым днем командировки будет 14 сентября.
Возвращается сотрудник в город также на поезде на этот же вокзал в 0 часов 7 минут (местного времени) 19 сентября. Итого последним днем командировки будет в данном случае 19 сентября. Суточные за 14 и 19 сентября должны быть выплачены как за полные два дня.
Если в день окончания одной служебной поездки сотрудник отправляется в новую без какого-либо перерыва (отдыха), за этот день суточные выплачиваются в двойном размере. То есть по двум командировкам сразу - и старой, и новой.
Дата выезда из России и въезда в страну обратно определяются по-разному в зависимости от территориального охвата поездки. Если это поездка в государства СНГ, для посещения которых не делаются отметки в паспорте, смотрите проездные документы.
Если командировка в иные страны, руководствуйтесь отметками в загранпаспорте о том, что работник пересек границу (п. 18, 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749).
Если сотрудник перед выездом за границу перемещается по территории России, сначала суточные выплачивайте по норме для внутренних командировок. Со дня пересечения границы РФ ведите расчет исходя из размера, установленного для поездок за границу.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для России.
Уже больше десяти лет последний абзац пункта 3 статьи 217 НК содержит нормы обложения подоходным налогом суточных. Так вот суточные в указанных пределах НДФЛ не облагаются. Это 700 рублей в день по российским командировкам. И 2500 рублей ежедневно - по заграничным поездкам.
Как мы уже сказали, фирма вправе установить любой размер ежедневной выплаты. Хоть 3000 рублей. Но если это командировка в пределах РФ, то, получается, часть сверх 700 рублей в обязательном порядке подлежит обложению НДФЛ.
В нашем примере это 2300 руб. (3000 руб. - 700 руб.). Итого налог к уплате в бюджет с выплаты составит 299 руб. (2300 руб. x 13%).
Аналогичный порядок предусмотрен и для страховых взносов в ФНС (п. 2 ст. 422 НК). При этом норма, посвященная «страховым» лимитам, содержит отсылку к норме по НДФЛ, то есть к упомянутому пункту 3 статьи 217 НК. Явно, если изменятся первые лимиты, то «поедут» и вторые.
Это удобно - ориентироваться на одинаковые лимиты.
Планов, что существующие нормы в 2019 году изменятся, у законодателей, насколько нам известно, нет. Так что и в новом году ориентироваться нужно на уже привычные значения.
Внимание: для «несчастных» взносов - на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний - правила другие. Здесь суточные в размере, предусмотренном внутренними документами работодателя, освобождены от обложения взносами.
С сумм сверх установленных в компании норм взносы придется начислить (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ). Если внимательно следить за оформлением документов и не допускать установления индивидуальных размеров в отношении тех или иных работников, данных обязательных платежей тоже можно избежать вполне законно.
При расчете налога на прибыль любые суточные учитываются в полном размере (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Аналогичное право есть у «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК).
Нормы существуют лишь для целей обложения НДФЛ и страховыми взносами, уплачиваемыми в ФНС на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
