Согласно статье 166 Трудового кодекса (ТК) служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Согласно п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ №749 (Положение о служебных командировках) местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором.
Поездка будет признаваться служебной командировкой только в том случае, если такие поездки работника не являются его постоянной работой, которая осуществляется в пути, и если работа не имеет разъездной характер (ч. 1 статьи 166 ТК).
Служебная командировка должна отвечать следующим условиям:
• данная поездка осуществляется работником по поручению работодателя;
• поручение выполняется вне места постоянной работы работника;
• поездка ограничивается определенным сроком;
• работник не выполняет свою работу в пути и его работа не носит разъездной характер.
В соответствии с п. 2 Положения о служебных командировках в служебные командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Это означает, что нельзя направить в командировку гражданина, оказывающего услуги по гражданско-правовому договору с организацией. Также недопустимо направлять в командировку лицо, которое не состоит с организацией ни в каких отношениях. В случае оформления поездки лица, не состоящего в трудовых отношениях с работодателем, как командировки соответствующие расходы не будут признаны налоговыми органами в качестве расходов на командировки (статья264 НК).
Согласно ТК не могут быть отправлены в командировки следующие категории работников:
• работники в период действия ученического договора не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ч. 3 статьи 203 ТК);
• беременные женщины (статья 259 ТК);
• женщины, имеющие детей до трех лет, матери и отцы, воспитывающие детей до пяти лет без супруг (супруги), а также опекуны (попечители) несовершеннолетних, работники, имеющие детей-инвалидов, а также осуществляющие уход за больным членом семьи, могут быть направлены в командировки только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями (статьи 259 и 264 ТК). Более того, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (статья 259 ТК);
• работники в возрасте до 18 лет, за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации (статья 268 ТК);
• инвалид, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации (ч. 1 статьи 23 Федерального закона №181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации");
• зарегистрированный кандидат (п. 2 статьи 41 Федерального закона №67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации").
Согласно 166 ТК работник обязан направиться в командировку по распоряжению работодателя. Необоснованный отказ от командировки является нарушением трудовой дисциплины. В таком случае работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности согласно статьям 192 - 193 ТК. Однако работодатель не вправе направлять в командировку работника, которому законодательно установлены ограничения для направления в служебную командировку.
Согласно в п. 4 Положения о служебных командировках срок командировки работодатель устанавливает с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. То есть предельный срок командировки не установлен.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие.
Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Если, например, работник должен отправиться в командировку на самолете 3 декабря в 0.20, но время на дорогу до аэропорта составляет, например, 2 часа и при этом работнику необходимо быть на регистрации за 3 часа до вылета, то днем начала командировки будет считаться 2 декабря, несмотря на то, что в билете будет стоять 3 декабря. В этом случае работник должен подтвердить документально свое отбытие в командировку накануне дня самой командировки. Подтверждением будет служить билет (например, на автобус), в котором будут указаны дата и место прибытия.
Согласно статье 167 ТК при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой.
Согласно п. 9 Положения о служебных командировках средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни пребывания в пути, в том числе за время вынужденной остановки, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Если работник, работающий по совместительству, направляется в командировку, то средний заработок сохраняется у того работодателя, который его направил. При направлении такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.
Работник в командировке может быть привлечен к работе в выходные или нерабочие праздничные дни (п. 5 Положения о служебных командировках). В указанных случаях оплата труда работника должна производиться с учетом статьи 153 ТК - не менее чем в двойном размере или по желанию работника в одинарном размере, но с обязательным предоставлением другого дня отдыха.
Работник может заболеть в период командировки. Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается работнику в соответствии с Федеральным законом №255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством".
В течение временной нетрудоспособности работника ему возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные на протяжении всего времени, пока он не может по состоянию здоровья выполнять возложенную на него работу или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения о служебных командировках). Дни временной нетрудоспособности работника не включаются в срок командировки.
Если работника необходимо отозвать из командировки, то необходимо составить приказ об отзыве работника из командировки, унифицированной формы которого законом не предусмотрено. Поэтому работодатель может составить его произвольно. Поскольку порядок извещения об этом работника ничем не регламентируется, работодатель может как направить ему соответствующее письмо, так и известить его по телефону.
Суточные в командировке в 2019 году
Суточные – это неотъемлемая часть расходов для тех компаний, которые часто отправляют своих сотрудников в командировки. Какие изменения в 2019 году ждут предприятия, при покрытии расходов работников во время поездок.
Самые свежие новости таковы:
1. Отмены суточных расходов в ближайшее время не произойдет;
2. Необлагаемый НДФЛ предел суточных меняться не будет;
3. Организации по-прежнему могут сами устанавливать размер суточных расходов, но все суммы, превышающие предел, облагаются подоходным налогом;
4. При оплате расходов в валюте, если речь идет о поездах за пределы РФ, перевод рублей будет происходить по курсу на день утверждения отчета о командировке;
5. При уплате НДФЛ курсовая разница подлежит обязательному включению.
Размер командировочных расходов в 2019 году или так называемых суточных зависит от соглашения между работником и руководителем компании. Собственно большинство вопросов, связанных с деловыми поездками, регулирует Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ № 749. Однако непосредственно нормы суточных расходов там не оговариваются.
Существуют лишь лимиты командировочных расходов, с которых не нужно удерживать НДФЛ и взносы.
Минимальный размер суточных в 2019 году – это 100 рублей в день.
При расчете выплат суточных сразу же возникает вопрос: сколько дней оплачивать? В размер командировочных расходов в 2019 году входят все дни поездки, включая день отъезда и приезда, праздничные дни и выходные.
При этом необходимо соблюдать правило, что если поезд, самолет или иной транспорт пребывает в населенный пункт постоянной дисклокации сотрудника до 0 часов, то следующий день уже не оплачивается. Если же время прибытия указано 00ч.00 мин., 00ч.01 мин. и т.д., то вы обязаны выдать деньги за этот день. Это замечание касается и времени отбытия.
Смотрите выписку из Постановления Правительства РФ № 749.
Если деловая поездка в пределах России подразумевает отъезд и возвращение работника в течение одного дня, то суточные ему не положены.
При этом, когда работник отправляется на одни сутки за рубеж, в том числе и в страну СНГ, командировочные расходы ему покрываются в размере 50% от нормы многодневной поездки.
Суточные нормы в командировке 2019 должны быть в обязательном порядке прописаны в локальном акте компании, либо в коллективном договоре.
Кроме командировочных расходов, работодатель также оплачивает:
• Цены билетов (авиа, железнодорожные, автобусные);
• Стоимость такси;
• Расходы на бензин, если бизнес поездка подразумевала использование служебного или личного автотранспорта;
• Проживание в отеле или на съемной квартире;
• Иные траты, оговоренные между работником и фирмой.
Все расходы на командировку можно включать в прочие затраты, относящиеся к производству, при определении базы для налога на прибыль. Но только если они имеют документальное основание.
Размер суточных в командировке в 2019 году по России зависит от числа дней поездки.
Плату за один день компании вольны устанавливать сами, однако, учитывая следующие пункты:
1. За один день нельзя заплатить менее 100 рублей;
2. Только 700 рублей в сутки не облагаются подоходным налогом и взносами;
3. Объем суточных выплат должен быть прописан в локальных документах организации;
4. Учитываются все дни, включая время в пути, вынужденные остановки в дороге, дни проживания, задержки по служебной надобности или по форс-мажорным обстоятельствам;
5. Время в пути должно включать и время проезда до вокзала, аэропорта и т.д.;
6. Деньги работник должен получить до своего отъезда, в противном случае у него есть законное основание отказаться от командировки.
Отличие суточных при загранкомандировках в 2019 году лишь в том, что тут важно учитывать время пересечения границы. Пока работник находится в пределах РФ, хотя едет за границу, деньги ему платятся как по России. День перехода граница – это первый день загранкомандировки, и тут нужно применять иной размер суточных.
Напоминаем:
• Что в загранпоездках НДФЛ и взносами не облагается только сумма равная 2500 рублей в день;
• При выплатах в валюте курс берется на день утверждения командировочного отчета;
• При однодневной поездке за рубеж выплата делает из расчета 50% от заграничных суточных, закрепленных в документах компании;
• Время пересечения границы определяется по таможенному штампу в паспорте;
• Если поездка была в страны в СНГ, и штамп о пересечение границы не ставится, то время берется из проездных документов;
• Организация вправе для разных стран устанавливать разные размеры командировочных расходов (суточных).
Нужно ли выдавать суточные при однодневных командировках, Этот вопрос крайне актуален для многих компаний, имеющих партнерские отношения с близлежащими регионами. Если руководитель уверен, что работник успеет за один день съездить туда и обратно в пределах России, то суточные платить ему не нужно.
При краткосрочной (однодневной) командировке по территории РФ фирма оплачивает:
• Проезд;
• Бензин, если работник уехал на собственной машине или служебной;
• Иные расходы по договоренности.
Крайне важно документально закрепить, какие расходы берет на себя компания.
Если речь идет об однодневной заграничной командировке, то тут все по-другому. Предприятие платит 50% суточных от размера дневных расходов при многодневной поездке.
Крайне важно, чтобы командированные работники подтверждали свои траты документально. В противном случае организация не сможет убедить налоговую, что расходы обоснованы, а стало быть, уменьшить на эту сумму базу налога на прибыль.
Что может послужить в качестве документов для подтверждения командировочных расходов:
• Билеты (авиа, железнодорожные, автобусные);
• Чеки, квитанции об оплате (проживания, питания, транспорта, товаров, связанных со служебной деятельностью):
• Ваучеры из гостиниц;
• Путевые или маршрутные листы;
• Заправочные талоны.
Оплата командировок в 2019 году
Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:
• оплата дней, проведенных в командировке;
• суточные;
• возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).
На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.
Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.
Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.
За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:
СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком
где:
• СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
• ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
• Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
• Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.
В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.
Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно. Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.
При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ). Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу.
При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:
• за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
• за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.
Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).
При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:
• не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
• выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).
Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:
• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.
Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами.
Такими документами могут служить, например:
• для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
• для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.;
• для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.
В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя. Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы. Однако далеко не все командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.
Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):
• на проезд до места назначения и обратно,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы на оплату услуг связи,
• сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
• сборы за выдачу (получение) виз,
• расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Как видите, этот перечень является закрытым. Таким образом, если работодатель возмещает сотруднику расходы, не поименованные в перечне, например, на парковку автомобиля в командировке, то с суммы этих расходов придется удержать НДФЛ и начислить взносы (Письмо Минфина России № 03-04-06/14428, Письмо Минздравсоцразвития России № 1343-19).
Выплаты сотрудникам в возмещение указанных расходов на командировки освобождаются от НДФЛ и страховых взносов только при условии их документального подтверждения. Если подтверждающих документов нет, то расходы на проезд облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме.
Расходы по найму жилого помещения при отсутствии их документального подтверждения облагаются страховыми взносами целиком, а НДФЛ – в части, превышающей:
• 700 руб. в день для командировок по РФ;
• 2500 руб. в день для командировок за границу.
В некоторых случаях расходы на проезд и проживание сотрудника в командировке при более детальном рассмотрении не признаются таковыми, и, соответственно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами:
• расходы на питание, стоимость которого отдельно выделена в счете гостиницы (п. 1 Письма Минфина № 03-04-06-01/263);
• расходы на проезд, если даты билетов и даты командировки не совпадают (например, если сотрудник использовал отпуск в месте командировки) (п. 2 Письма Минфина № 03-03-06/1/456).
Для того чтобы расходы на служебные командировки сотрудников можно было учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы — расходы», такие расходы должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке. Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.
В целях расчета налога на прибыль, а также при УСН («доходы — расходы») расходы налогоплательщика, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в следующем порядке:
• В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ) – оплата по среднему заработку за время командировки, а также оплата выходных дней в командировке;
• В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) – следующие расходы на командировки:
• суточные (в полной сумме, предусмотренной локальным нормативным актом);
• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения, в том числе расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Указанные расходы на командировки принимаются к налоговому учету для расчета налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета сотрудника, а при УСН:
• на дату утверждения авансового отчета – если расходы оплачены за счет выданного работнику аванса;
• на дату выплаты возмещения работнику — если расходы оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета.
Служебные командировки в 2019 году
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
То есть под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Основной нормативной базой, регламентирующей отношения работодателя по отношению к командировочному сотруднику, является 24 глава Трудового кодекса РФ, содержащая пункты о том, что такое командировка, о гарантиях и компенсациях при служебных поездках.
Из приведенного выше определения вытекают следующие условия, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:
• в поездку направляется работник предприятия. То есть физическое лицо должно состоять в трудовых отношениях и работать по трудовому договору;
• поездка работника должна состояться в другой населенный пункт, а не по месту постоянной работы;
• поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения;
• поручение выполняется вне места постоянной работы работника;
• поездка ограничивается определенным сроком;
• работник не выполняет свою работу в пути и его работа не носит разъездной характер.
Кроме этого, служебными командировками считаются также поездки работников по распоряжению руководителя головного предприятия в филиал (из одного филиала в другой) или наоборот (при условии, что филиалы предприятия или головное предприятие и филиал находятся в разных населенных пунктах).
Служебной командировкой нельзя считать:
• поездку сотрудников, чья трудовая деятельность происходит постоянно в пути;
• поездку сотрудников, чья трудовая деятельность носит разъездной характер. То есть служебными командировками не являются периодические поездки сотрудников, связанные с основной работой, но носящей разъездной характер;
• поездку сотрудников, чья трудовая деятельность на предприятии не закреплена трудовым договором.
В нормативных документах различают два вида командировок: на территории России и за пределами России.
Также рабочие поездки делятся на:
• краткосрочные и длительные командировки;
• одиночные и групповые;
• плановые и внеплановые.
Срок служебной командировки определяется самим работодателем и зависит от сложности и объема выполняемого задания, а также иных обстоятельств, от которых может зависеть исполнение поручения. То есть предельный срок командировки не установлен.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
Сотруднику, находящемуся в поездке для выполнения служебного задания, гарантируется:
• сохранение рабочего места и должности;
• сохранение средней заработной платы за все рабочие дни недели по графику работы на постоянном месте службы, плюс оплата за выходные дни в двойном размере;
• компенсация командировочных расходов.
Гарантии и компенсации при служебных командировках регулируются Российским законодательством и прописаны в Положении о командировках, а также в статье 167 и 168 ТК.
Работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками:
• расходов, связанных с проживанием (например, суточные за время пребывания в командировке);
• стоимости проезда до места назначения и обратно;
• расходов по аренде жилого помещения;
• иных дополнительных расходов.
На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован.
За все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы, за командированным работником сохраняется средний заработок.
Заработная плата за время пребывания в командировке рассчитывается путем умножения среднедневной заработной платы работника на количество рабочих дней командировки (в том числе дней пребывания в пути). Расчет среднего заработка производится независимо от режима работы исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течении которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28 (29) число включительно).
При расчете среднего заработка из расчетного периода должны быть исключены следующие периоды:
• когда в соответствии с законодательством РФ за работником сохранялся средний заработок, за исключением перерывов для кормления ребенка;
• когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• когда работник не имел возможности выполнять работу из-за простоев по вине работодателя или причинам, не зависящим от него и работодателя, из-за забастовки, но при этом в ней не участвовал;
• когда работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• в других случаях, при которых работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без нее в соответствии с законодательством.
Перед направлением в командировку сотрудник должен дать согласие или отказ на поездку в письменной форме, предварительно ознакомившись с целями и сроками служебного задания.
Командировка сотрудника должна быть документально оформлена.
Для признания командировки действительной необходимо оформить:
• распоряжение о направлении сотрудника в командировку;
• командировочное удостоверение;
• служебное задание;
• отчет о проделанной работе;
• авансовый отчет.
При этом согласно новым правилам командировочной поездки достаточно оформить приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку. Необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания отпала.
Приказ на командировку в 2019 году
Сфера деятельности фирмы редко оказывается в пределах одного населенного пункта. Поэтому периодически администрация компании может отправлять своих сотрудников с различными заданиями в служебные поездки. Законодательство при их оформлении предполагает соблюдение определенной процедуры, в состав которой обязательно входит приказ о направлении работника в командировку.
Недавно введенные нормы законодательства определяют, что приказ о направлении в командировку является главным документом, которым оформляется и регулируется служебная поездка работника.
Теперь многие организации могут не составлять следующие документы:
Эти документы оформляются, если предприятие считает, что они нужны для него. При этом об их включении в документооборот компании необходимо указать в учетной политике предприятия. Большие компании ежегодно разрабатывают план командировок на текущий год, который утверждается руководством компании.
В остальных фирмах и при срочной необходимости ответственное лицо на имя администрации составляет докладную записку, в которой обосновывает почему нужна командировка, ее период, а также предлагает кандидатов, которых просит отправит в такую служебную поездку. Как правило, это могут быть производственные или представительские цели.
На основании поступившего документа руководитель принимает решение. Его он может в устной форме сообщить ответственному лицу, или же написать служебное задание для составления распоряжения в письменной форме.
Приказ на командировку может подготовить делопроизводитель или специалист кадровой службы. Для его оформления используется унифицированная форма т-9, которая утверждена Росстатом. При этом, если едет один сотрудник то приказ оформляется по форме Т-9, а если группа сотрудников, то можно применить форму Т-9а.
После подписания и присвоение номера форма Т-9 направляется для ознакомления указанным в нем лицам. В дальнейшем копии приказа передаются в бухгалтерию для оформления финансирования расходов по предстоящей поездке, в том числе чтобы работники могли получить суточные при командировках.
Дополнительно к приказу для получения денег на поездку командируемые должны примерно подсчитать свои расходы на командировку и подать на имя директора заявление об их выдаче.
Также экземпляр такого распоряжения должен быть у лица, который занимается табелированием, в качестве подтверждающего документа уважительного отсутствия сотрудника на его основном месте работе. При этом оформление командировки в табеле учета рабочего времени производится шифрами 06 или «К».
Форма приказа на командировку Т-9 используется в том случае, когда в поездку необходимо отправить одного работника.
В верхней части бланка записывается полное название компании, а рядом в отдельной графе проставляется его код согласно ОКПО.
Далее указывается номер приказа и дата его составления. Как и всегда, под данным номером необходимо будет выполнить регистрацию документа в книге учета приказов по предприятию.
После этого записываются данные о самом работнике — его полные Ф.И.О., табельный номер, название подразделения и должности.
Далее, указываются сведения о назначении поездки — в какую страну и город едет работник, а также название принимающей компании. Здесь же нужно проставить даты начала и завершения командировки, ее продолжительность в календарных днях.
Затем кратко записывается цель, по которой была предпринята поездка.
Далее, необходимо указать какая из сторон будет осуществлять финансирование расходов на поездку. Это может делать как отправляющая, так и принимающая компания.
Иногда бывают ситуации, когда расходы по поездке полностью несет принимающая сторона — например, выезд мастера на пуско-наладку нового оборудования.
На заключительном этапе указывается основание, по которому выполняется поездка.
Это могут быть:
• График командировок.
• Служебное задание.
• Заключенный с клиентом договор, например, на обслуживание оборудования и т.д.
После того, как приказ о направлении работника в командировку полностью заполнен, его подписывает руководитель организации.
Бланк т-9а оптимальнее использовать в том случае, когда в командировку сразу едет несколько сотрудников. Типовая форма приказа т-9а включает в себя столбцы для внесения информации по трем работникам, но при необходимости она может быть расширена.
Рассмотрим, как заполнять этот документ. В верхней части записывается название компании, напротив него справа — ее код по справочнику ОКПО.
Далее ниже записывается порядковый номер приказа и дата его составления. Под данным номером документ необходимо будет зарегистрировать в журнале регистрации приказов по предприятию.
Основная часть документа представляет собой большую таблицу. В ней столбцы — это различные сотрудники, а строки — предоставляемая о них информация. Строки не пронумерованы.
В первую записываются полные Ф.И.О. работников, которые отправляются в поездку.
Во второй строке отражаются их табельные номера.
Третья строка содержит название подразделений, в которых они работают, а четвертая — полное название их должностей согласно штатного расписания.
Далее идет большая строка, в которой указываются полные сведения о командировке. Она, в свою очередь, делится на несколько меньших. В пятой и шестой записываются страна и город, в которые едут командировочные, и названия принимающих компаний.
Далее, седьмая и восьмая строки — это даты начала и завершения поездок. В девятой отражается продолжительность командировки каждого сотрудника в днях. Десятая строка — краткое содержание цели, для которой каждый из работников отправляется в поездку.
В одиннадцатой строке указывается за счет чьих средств происходит финансирование командировки.
Двенадцатая строка предназначена для того, чтобы каждый раз работников прочитал содержание приказа, и поставил в этой строке свои подпись и дату.
После таблицы идет строка, в которой нужно указать основание для направления работников в поездку — название документа, и его реквизиты.
Положение о командировке 2019 года
Законодательство не предусматривает обязанности компании составления положения о командировке. Каждая организация может воспользоваться одноименным документом, утвержденным федеральным Правительством №749.
Различные вопросы, связанные с командировками, можно указать в других документах. Например, размер выплат можно указать в коллективном трудовом договоре либо в одном из локальных актов компании. Поэтому даже если положение отсутствует, компания в целом и отдельные сотрудники не несут никакой ответственности.
Однако на практике положение о служебных командировках составляется довольно часто, поскольку документ позволяет прописать четкие правила начисления выплат, порядок направления в командировки, перечень отчетных документов и другую информацию.
Составлять документ может любое уполномоченное лицо.
Чаще всего его разработкой занимается небольшой коллектив сотрудников, среди которых есть:
• специалист отдела кадров;
• бухгалтер;
• юрист компании.
Форма документа свободная; единственное условие – его содержание не должно противоречить действующему законодательству.
Структура положения о направлении в командировку обычно включает в себя несколько разделов. Это общее определение командировки; что относится и что не относится к служебным поездкам. Важно указать порядок направления, сроки поездки, гарантии сотруднику, размер командировочных и порядок их определения. Также в положении о командировках можно зафиксировать право отдельных сотрудников отказаться от командировки в соответствии с ТК.
В первой (вводной) части указывают название компании, собственно наименование документа, приводят визу о его утверждении директором.
В самих положениях прописывают определения основных понятий:
1. Служебная командировка – поездка сотрудника на заранее определенное время с целью выполнения поручения вне нахождения на постоянной работе. При составлении определения следует ориентироваться на официальную формулировку в ТК.
2. Место работы – это территория (офис, помещение, цех и т.п.), на которой находится постоянное место работы сотрудника (вне зависимости от того, перемещается он в течение рабочего дня или нет).
3. Расходы, которые связаны с командированием – здесь необходимо перечислить полный перечень таких трат. К ним в обязательном порядке относят издержки, связанные с проездом, наймом квартиры или другого помещения, суточные.
4. Аванс – это средства, которые предоставляются сотруднику от работодателя до его командирования (для проезда, проживания и других расходов).
В этом же пункте можно указать и те виды поездок, которые не относятся к командировкам. Это любые выезды, связанные непосредственно с выполнением обязанностей по основному месту работы – например, курьеры, экспедиторы и др. Также к командировкам не относятся поездки по вопросам личного характера (без необходимости и без вызова со стороны).
Это один из наиболее важных разделов положения о командировках, в котором следует подробно, пошагово описать порядок командирования сотрудника.
Обычно последовательность действий следующая:
1. Непосредственный руководитель работника составляет на имя генерального директора служебную записку с предложением командировать его.
2. Директор принимает решение, издает соответствующий приказ. Предварительно при необходимости запрашивается письменное согласие сотрудника (перечень работников, с которыми нужно согласовывать поездку, перечислен ниже).
3. Далее подробно расписываются действия всех остальных сотрудников. Например, бухгалтер производит расчеты и начисляет аванс. Секретарь бронирует отель, приобретает билеты, выполняет другие организаторские функции, менеджер по кадрам оформляет командировочное удостоверение и т.п.
4. Определяются сроки начала и окончания поездки. Первым командировочным днем является день непосредственного отправления работника, вплоть до 0:00 по местному времени. При отправлении его в 0:01 и позднее командировочным днем являются следующие сутки.
5. По приезду сотрудник предоставляет отчет, командировочное удостоверение и иные документы, возвращает излишки суммы (при наличии) либо получает дополнительную компенсацию за трату собственных средств.
Если работник пробыл на больничном во время поездки, эти дни не входят в командировку. Они оплачиваются по больничному листу на общих основаниях.
В данном разделе приводят полный перечень затрат, которые связаны непосредственно с поездкой. Все эти расходы компенсируются непосредственно работодателем, причем получить командировочные сотрудник должен до дня направления в поездку, а при наличии излишек он сдает разницу в бухгалтерию.
К этим расходам относятся:
• издержки на транспорт;
• траты на наем жилья;
• суточные;
• прочие расходы, подтвержденные документально.
Важно понимать, что в течение всех дней поездки выплачивается как зарплата по основному месту, так и суточные (при условии, что сотрудник не может ежедневно возвращаться домой). Размер этих выплат устанавливается в зависимости от категории сотрудника и места поездки. Конкретное значение работодатель определяет самостоятельно (но не меньше установленных норм).
Здесь прописываются возможные причины и порядок увеличения длительности поездки. Например, командировка может быть увеличена для проведения дополнительных переговоров, в связи с ожиданием ключевого лица из компании-партнера, по форс-мажорным обстоятельствам и т.п.
Порядок продления следующий:
1. Непосредственный руководитель сотрудника составляет служебную записку на имя генерального директора, в котором описывает просьбу о продлении и указывает соответствующую причину.
2. Директор принимает решение о продлении и подписывает соответствующий приказ.
3. При необходимости бухгалтер начисляет дополнительный аванс для дальнейшего проживания сотрудника.
Аналогичный порядок предусмотрен и для отзыва сотрудника из командировки. Решение об отзыве компания может принять в любое время, вне зависимости от наличия согласия сотрудника. При этом компания обязана оплатить все расходы и перевести суточные за фактическое количество дней, которые сотрудник пробыл в поездке (в том числе и время простоя в транспорте по не зависящим от него причинам). При наличии излишек работник сдает их в бухгалтерию.
Этот раздел можно включить в пункт о расходах. Однако дополнительно необходимо указать, что за работником сохраняется средний заработок за все дни по главному месту.
К тому же можно прописать, какие документы являются основанием для компенсации расходов:
• билеты на транспорт;
• билеты в гостиницу;
• чеки;
• квитанции и другие платежные документы.
Этот вопрос можно описать в отдельном разделе положения о командировках, поскольку он имеет довольно большое значение. Также право и порядок отказа можно зафиксировать в другой части документа – например, в общих положениях. В общем случае работник обязан совершать служебные поездки, даже если это утверждение непосредственно не прописано в трудовом договоре.
Однако есть несколько категорий работников, которые не могут отправиться на выполнение задания, поскольку это запрещено законодательством:
1. Сотрудники, которые заключили ученический договор, не могут поехать в обычную командировку. Однако если профессиональное задание связано с ученичеством, они могут быть командированы.
2. Беременные женщины, вне зависимости от срока.
3. Женщины с детьми, которым не исполнилось 3 лет.
4. Работники, имеющие детей-инвалидов.
5. Работники, ухаживающие за тяжело больным родственником (необходимо соответствующее медицинское заключение).
6. Родитель, воспитывающий ребенка в одиночку (возраст до 5 лет).
При определенных условиях запрещается командировать сотрудника, если он:
1. Является инвалидом, причем условия поездки противоречат курсу реабилитации, что подтверждается соответствующими медицинскими документами.
2. Зарегистрирован как кандидат в выборный орган местного, регионального или федерального уровня, причем поездка планируется на тот же срок, когда будут проводиться выборы.
Все перечисленные категории работников могут быть командированы исключительно при наличии личного согласия (заявления), которое необходимо составить еще до поездки в письменной форме. Образец документа выглядит так.
Работодатель может дополнительно описать и другие случаи, при которых не допускается направлять в командировку тех или иных работников. Однако это является его правом, а не обязанностью.
Положение о командировках утверждается только приказом руководителя. Пересматривать его постоянно необязательно, поскольку положение действует бессрочно. Отдельные изменения в тексте либо принятие нового документа также происходит на основании приказа директора.
Командировка в выходной день в 2019 году
Законодательством не установлены минимальный и максимальный сроки выполнения служебных обязанностей во время командировки. Работодатель вправе отправлять сотрудников в длительные поездки, если этого требует необходимость.
Зачастую на это время попадают выходные и праздники. Работники задаются вопросами об оплате их труда в это время, а ответы находятся в Трудовом Кодексе России.
Существует множество причин отправить сотрудника в командировку, но для их подтверждения требуется издать приказ, в котором обосновывается каждое задание со ссылкой на статью закона, и поставить гражданина в известность.
Командировка в праздничный или выходной день состоится, если:
• сотрудник выезжает на несколько дней, один или больше из которых приходятся на время отдыха, вне территории постоянного проживания;
• работник отправляется от организации для выполнения задания, которое невозможно отложить или перенести по причинам, описанным в приказе;
• выезд и прибытие по приказу в выходной день, который прописан в табеле.
Оформление документации сложнее, когда командировка выпадает в праздничный день. Эти дни стоят в табеле, как рабочие, заполняются, как стандартные смены, поэтому человек вправе получить суточные.
Если сотрудник находится в трудовой поездке более одного дня, по соглашению с работодателем он вправе получить день отдыха, чтобы потратить его на собственные нужды. Этот перерыв не будет оплачиваться в табеле, что прописано статьей 167 Трудового кодекса, но средняя оплата будет сохранена. Суточные будут возмещены по стандартному расчету.
Действующим законодательством установлено несколько рекомендаций при оформлении командировки:
• при направлении на выездную работу в стандартный день поступает средняя выплата и суточные, которые погашают траты сотрудника;
• пока гражданин находится в командировке, рабочие дни оплачиваются на 50% больше стандартной выплаты;
• если работник в выходной прерывает командировку и возвращается домой (согласовав действия с работодателем), то день считается свободным и не оплачивается.
Командировка оформляется работодателем отдельным документом с включением положений Трудового кодекса, разрешающих поездку. Этот документ является основным, его использует бухгалтерия и отдел кадров при производстве расчета суточных сотрудника.
В приказе отражаются основания для проведения командировки, разрешено включать внутренние документы организации. Отправлять сотрудника в поездку во время его отдыха можно при наличии письменного согласия сотрудника.
Согласно статье 113 Трудового кодекса, работник вправе дать письменный отказ, если командировка не относится к нештатным и чрезвычайным ситуациям. Согласие требуется получить в ситуациях, когда работодатель заранее знает, что работник отправится в командировку в дни отдыха.
Трудовым кодексом гарантированны выплаты сотруднику в следующих случаях:
• при выполнении служебных поручений;
• при нахождении в пути к месту прибытия;
• при простое, например, во время задержки рейса;
• при отправлении в командировку;
• по прибытию из командировки.
Если вышеперечисленные периоды выпадают на нерабочие дни, оплачивать командировку в выходной день в 2019 году требуется по повышенному тарифу.
Статьей 153 Трудового кодекса установлено:
• в двойном или более размере, если сотрудник не просил дополнительный день отдыха за рабочий выходной;
• в стандартном объеме, если сотрудник взял дополнительный отдых за работу в праздничный день.
Работодатель может в трудовом договоре прописать размер доплаты за командировку в выходные дни. В приказе перед командировкой также указывается оплата. Средства поступают из бюджета организации и закрепляются во внутренней документации, их может проверить налоговая.
Например, требуется вписать точную сумму компенсации в положении о направлении сотрудника в командировочную поездку.
Организация может заранее оплатить или возместить расходы работника, появившиеся во время командировки. Например, требуется предоставить средства для оплаты места жительства, питания и суточные по стандартной ставке для удовлетворения потребностей.
Эти средства не облагаются налогом на доход физический лиц.
Статьей 153 Трудового кодекса установлено, что если командировка выпадает на свободный день, работодатель обязан заплатить:
• работник, который трудится на сдельной системе, получает как минимум на 50% больше, чем в стандартный рабочий день;
• работники, которые трудятся на повременной системе, получают оплату в двойном размере от дневной или часовой нормы;
• сотрудники, которые находятся на должностном окладе, получает одинарный размер ставки, если день отдыха попадает в установленную норму.
Если рабочий день выбивается из установленной месячной нормы, то он оплачивается в двойном размере или более. Если сотрудник требует отпуск за работу в выходные или праздничные дни, то командировка оплачивается по стандартному тарифу. Тогда праздник считается стандартным днем, а сотрудник получает дополнительный выходной.
Несмотря на установленные законом лимиты в 700 и 2500 рублей, работодатель вправе выплатить больше. Например, суточные могут составлять 4 тысячи рублей за каждый день командировки, но за 3300 рублей придется заплатить НДФЛ.
Законом не установлен минимальный срок командировки, поэтому она может составлять 24 часа. Такая поездка оформляется в том же порядке, что и более длительные командировки. В табеле учета рабочего времени ставится 06 или К. Перед отъездом сотрудника ему выдается приказ под подпись.
По прибытию в организацию сотрудник заполняет письменный отчет, на основании которого работодатель возмещает расходы. За однодневные поездки по России суточные не выплачиваются. Если требуется пересечь границу, сотрудник получит 2500 рублей.
Пример расчета. Предположим, гражданин М. был отправлен в командировку на 3 дня. Чтобы рассчитать размер оплаты за эти дни, требуется учесть следующие переменные:
• стандартным рабочим графиком сотрудника является 5 рабочий дней в неделю по 8 часов;
• 28 тысяч рублей — должностной оклад;
• 1300 рублей — среднедневной заработок;
• 2 дня командировки были отработаны полностью;
• последний день составляет 5 часов.
Последний день командировки выпал на субботу, которая является выходным для работника, поэтому за нее будет совершена оплата.
Чтобы определить ее размер, требуется узнать количество заработанных средств за час:
Несмотря на установленные законом лимиты в 700 и 2500 рублей, работодатель вправе выплатить больше. Например, суточные могут составлять 4 тысячи рублей за каждый день командировки, но за 3300 рублей придется заплатить НДФЛ.
За 2 стандартных командировочных дня сотрудник получит среднедневную зарплату, поэтому сумма составит: К = 1300 + 1300 + 160 *2 * 5 = 4200 рублей. За 3 командировочных дня человек не может получить меньше этой суммы.
В 4200 рублей не входят остальные выплаты, которые также должен получить гражданин: оплата необходимых расходов, суточные, средства на проезд и аренду гостиницы или общежития.
Министерство труда в письме № 14-2-337 «О материальной ответственности работодателя…» разрешило споры и недопонимания при начале и окончании командировки в выходной день.
В документе сказано, что дни отъезда, прибытия и время нахождения в пути оплачиваются в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса. То есть работодатель обязан заплатить сотруднику в двойном размере или более.
Если работник дополнительно получает суточные, то в Постановлении Правительства сказано, что они выплачиваются за каждый день нахождения в поездке, включая праздничные и выходные.
Командировки в выходные и праздничные дни оплачиваются работодателями в повышенном размере, если сотрудник тратит свободное время на рабочие вопросы. Факт поездки подтверждается приказом и отчетом о командировке.
В приказе прописывается размер оплаты за все дни командировки, включая суточные и компенсацию за проживание.
Оплата выходных в командировке в 2019 году
Оплата командировки в выходной день может осуществляться как в повышенном, так и в стандартном размере. Это определяется тем, есть ли трудовая нагрузка на сотрудника в период командировки, который приходится на субботу, воскресенье либо на праздники.
В соответствии с законодательством допускается, чтобы командировка приходилась на выходной день. Отъезд в командировку может прийтись на субботу или воскресенье, это же относится и к возвращению из неё. Также эти дни недели могут выпасть на то время, когда сотрудник находится в населённом пункте, куда он был командирован своей организацией.
Существует несколько основных вариантов, при которых командировка приходится на выходной день. Среди них:
• случай, когда командировка длится много дней, в подобном случае выходные дни оказываются внутри этого периода, общий срок командировки включает их автоматически, хотя сотрудник в это время отдыхает;
• ситуация, когда сотрудник посылается в командировку, при этом подразумевается, что работать ему придётся как раз в выходные дни; иначе говоря, в отличие от предыдущего случая при этом варианте выходные оказываются внутри периода не потому, что работник будет работать до и после них, но его направленно посылают выполнять свои обязанности именно в выходные;
• отправление в командировку либо приезд из неё обратно в место проживания или работы происходит именно в выходной день, при том что эти дни не входят непосредственно в саму командировку.
В общем случае в дни нахождения в командировке сотрудник может рассчитывать на оклад, а также и на дополнительные выплаты командировочных на расходы во время поездки – на аренду жилья, проезд, питание. А также ему начисляется зарплата за эти дни.
Внутри поездки. В этом случае предполагается, что работника посылают трудиться в многодневную командировку. При этом выходные дни внутри этой командировки становятся временем обычного отдыха. Предприятие не предполагает, что в субботу или воскресенье, которые включаются в период такой командировки, сотрудник будет работать так же, как до и после этих дней. В итоге особой оплаты для таких выходных не предусмотрено, также работник не приобретает и права на отгул. Сотруднику просто сохраняется средний заработок (но не оклад, уступающий ему в размере) на эти дни, как и на весь период командировки.
Помимо этого работнику компенсируются затраты на проживание. В частности, он получает компенсацию командировочных расходов на такие субботу и воскресенье, аналогично тому, как они ему выдаются и на стандартные дни в командировке.
В числе прочего сотрудник может получить возмещение затрат, которые произведены им для оплаты проезда, аренды жилого помещения. Также ему полагаются суточные, то есть средства на расходы, которые являются следствием его нахождения вне населённого пункта, в котором он проживает постоянно.
Кроме того, работодатель возмещает командированному любые иные расходы, если они произошли с его ведома и согласия.
В итоге в субботу и воскресенье в период командировки работник просто отдыхает в той местности, куда он был направлен. Сущность его трудовых обязанностей не предполагает выполнение каких-либо действий в субботу и воскресенье внутри периода командировки.
Рабочая суббота и воскресенье. Этот случай не стоит путать с ситуацией предыдущего раздела. Как указывалось, командировка в выходной день подразумевает, что сотрудник направляется, чтобы именно работать в субботу и воскресенье. В таком случае данные нерабочие дни недели становятся рабочими, соответственно сотрудник имеет право на отгул или повышенную оплату.
Законодательством устанавливается, что выходной день внутри командировки следует оплатить как минимум в двойном размере по сравнению со ставкой, которая действует в обычные дни. При этом конкретный способ калькуляции этой ставки определяется способом оплаты труда, принятом на данном предприятии для данного работника.
Допускается и второй вариант, при котором сотруднику начисляют заработную плату за выходные дни, которые он провёл в командировке, в однократном размере. При этом впоследствии ему предоставляются выходные из расчёта один день за каждый день внутри командировки, который приходится на выходной. Эти выходные дни работнику предоставляются без содержания.
По умолчанию реализуется первый вариант с оплатой выходного дня внутри командировки в двукратном размере, так как указывается, что дополнительный выходной день за каждый такой день с оплатой всех таких дней в однократном размере предоставляется сотруднику лишь по его желанию.
При этом на предприятии издаётся соответствующий приказ, в котором требуется упомянуть, что данный работник осуществлял свои трудовые функции в командировке именно в выходные дни, а именно в субботу и воскресенье.
Очевидно, что и в этом случае, аналогично описываемому в предыдущем разделе, сотрудник также сохраняет право на командировочные, в частности, на компенсацию проезда, оплаты аренды жилого помещения, суточные, иные расходы.
Для командировки в праздничные дни особые нормы оплаты отсутствуют. Для таких дней действуют те же нормы, что и для выходных. Это подчёркивается их постоянным объединением в перечислении по формуле «выходные или нерабочие праздничные дни».
Иначе говоря, если сотрудник в праздники находится в командировке, но не работает, ему платится средний заработок, и компенсируются все затраты. Работнику начисляются командировочные, в частности он получает средства на оплату жилья и суточные.
Если же сотрудник трудится в выходной, то и в этом случае нормы для него стандартны. Он получает зарплату, как минимум, в двойном размере, а при желании может выбрать одинарную зарплату и взять дополнительный выходной в иной день.
Чтобы определить, каковы обязательства предприятия перед сотрудником в случае командировки нужно чётко установить время её начала и окончания. В целом определено, что если время отъезда сотрудника в командировку или время его возвращения из неё в населённый пункт, в котором он проживает постоянно, пришлось на субботу либо воскресенье, эти дни считаются также проведёнными в командировке. Это относится и к ситуации, когда выезд либо приезд захватил такой выходной день частично, в том числе и формально небольшую его часть.
К примеру, если командировка начинается в понедельник, но сотруднику, чтобы успеть отправиться на самолёте в место назначения, пришлось выехать в аэропорт в 11 часов вечера, то в результате этот день не может рассматриваться как полностью свободный. Он считается днём отправления в командировку, несмотря на то, что такое отъезд произошёл лишь в последний его час. Аналогичным образом рассматриваются и случаи, когда возвращение сотрудника из командировки произошло ночью или рано утром в субботу. Если его приезд пришёлся на данный выходной день, он также рассматривается как относящийся к командировке. Это относится и к ситуации, когда он прибыл домой в час ночи в субботу.
Стоит отметить, что в законодательстве содержится общее предписание, согласно которому отъезд командировочного либо его приезд в выходной день оплачиваются как минимум в двойном размере. Однако точные нормы, регулирующие данную ситуацию, в законе отсутствуют. По этом причине рекомендуется определить размер полагающегося работнику в таком случае локальным правовым актом организации.
В числе прочего в нём можно прописать:
• каков размер компенсации для времени, которое было потрачено на отъезд в командировку либо возвращение из неё;
• производится ли оплата данных дней из среднего заработка сотрудника либо же из его оклада;
• также может быть определён повышенный коэффициент оплаты за дни, в которые сотрудник приезжает или выезжает из командировки.
Разумеется, и в отношении таких дней у работника сохраняется право на суточные.
Таким образом, говоря о командировке в выходной день, стоит проводить основное различение. Сотрудник может находиться к командировке в период, включающий выходной, и отдыхать в этот день, аналогично тому, как он бы отдыхал по месту проживания. Либо же сотрудник может быть направлен в командировку именно чтобы трудиться в субботу, воскресенье либо в праздничный день.
В случае, когда у него образуется стандартный выходной день, он просто отдыхает, получая средний заработок. Увеличенной ставки ему не полагается, как и отгула.
Если же работник исполняет свои обязанности в выходной либо нерабочий праздничный день, то он получает право на как минимум двойной оклад (предприятие может повысить его размер своим решением). Сам сотрудник имеет возможность попросить одинарную оплату, чтобы в дальнейшем получить дополнительный выходной.
Если сотрудник убывает на место командировки либо прибывает оттуда в выходной день, то он аналогичным образом имеет право на двойную оплату либо одинарную оплату и лишний отгул. Для праздников действуют те же нормы, поэтому их с субботами и воскресениями неизменно указывают вместе как «выходные и нерабочие праздничные дни».
Наконец, во всех случаях сотрудник получает право на командировочные, которые включают оплату жилья и проезда по служебной надобности, а также суточные на дополнительные расходы.
Служебное задание на командировку в 2019 году
Работодатель, направляющий сотрудника в командировку, должен оформить ее в соответствии со всеми требованиями трудового и налогового законодательства. В числе оформляемых документов входит служебное задание для направления в командировку по форме № Т-10а. Эта бумага важна как для работодателя, так и для подчиненного, поскольку она оправдывает его отсутствие на стационарном рабочем месте.
Поездка в командировку по направлению работодателя и при наличии производственной необходимости является обязанностью сотрудника предприятия, за исключением случаев, предусмотренных законом. Работник направляется в другой город, в иной регион или за пределы РФ для выполнения поручения работодателя.
При этом за ним сохраняется:
• его рабочее место (какой бы долгой не была поездка);
• должность, занимаемая до командировки;
• среднемесячный оклад на период поездки за каждый рабочий день, время в дороге и периоды вынужденного ожидания.
Срочная или внеплановая поездка должна оформляться после издания руководителем фирмы соответствующего приказа. Не важно, едет работника в другую компанию, чтобы перенять опыт, провести переговоры, предложить услуги, устроить деловую встречу или по каким-то иным причинам, или же отправляется в филиал или подразделение своей же организации.
От того, куда именно поедет сотрудник, зависит величина аванса, выдаваемая в качестве компенсации по командировочным расходам. Если командировка проводится в населенном пункте, откуда работник может возвращаться на ночь на постоянное место жительства, ему не выплачиваются суточные. Если сотрудник направлен в другой регион, он получает 700 рублей в сутки на проживание и питание. А если речь идет о заграничной поездке, размер суточных составит не менее 2500 рублей в сутки.
Естественно, служебная поездка организуется не просто так — перед сотрудником стоит определенная цель, которая определена для него в служебном задании. Когда работник приезжает обратно на предприятие, от составляет отчет о проделанной работе в соответствии с заданием.
Служебное задание обязательно оформляется официальным образом, ведь оно необходимо для того, чтобы:
• четко обозначить суть задания, полученного сотрудником перед поездкой в командировку;
• по приезду выразить результаты деятельности за период командировки;
• было основание для расчета рабочего времени, за которое служащий получит оплату.
Служебное задание необходимо сдать в бухгалтерию по возвращении из поездки вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.
Служебное задание необходимо оформлять на бланке унифицированной формы — Т-10а. Информация, которая будет содержаться в задании, должна полностью совпадать с планом проведения командировки. Вместе с данным документом оформляется и командировочное удостоверение. На основании задания будет издан приказ о направлении сотрудника в поездку. Сотрудник отдела кадров должен зарегистрировать документ в журнале учета.
Содержание служебного задания следующее:
• название компании, реквизиты, контакты;
• порядковый (регистрационный) номер и дата оформления документа;
• персональные данные сотрудника, его табельный номер;
• подразделение фирмы, в котором осуществляет должностные функции работник;
• место нахождения организации;
• день отъезда и день прибытия из поездки (по проездным билетам);
• суть задания, которое необходимо выполнить в течение командировки;
• описание итогов проведенных работ, отчет об успешном выполнении поставленной задачи или о невозможности ее выполнения.
Руководитель вернувшегося из служебной поездки сотрудника осуществляет проверку отчета сотрудника, оформляет свое заключение, подписывает его, ставит дату и отдает служебное задание владельцу фирмы или в отдел кадров на хранение.
Оформление командировки в 2019 году
Положение о правилах направления в командировку неоднократно пересматривалось и дорабатывалось.
Нововведения сделали процесс оформления командировки значительно проще в связи с отменой некоторых обязательных документов.
По новым правилам, для оформления служебной поездки в 2019 году необязательными стали следующие документы:
Еще одним нововведением является отмена ограничений сроков командировки.
Ранее срок поездки не мог превышать сорока дней или одного года для строителей. По новым правилам срок командировочной поездки определяется работодателем и зависит от объема порученного задания.
Процедура оформления командировки значительно упростилась, но и старая система документооборота может быть использована по желанию работодателя, об этом должно быть указано в нормативных актах организации.
Как оформить командировку сотруднику в 2019 году в соответствии с новыми правилами?
В соответствии с Российским законодательством, в 2019 году в список обязательных для командировки документов входят:
• приказ с указанием места и цели поездки, с которым сотрудник должен ознакомиться и дать письменное согласие либо отказ;
• путевой лист, в случае использования в поездке автомобиля (личного или служебного);
• служебная записка в случае использования в поездке автомобиля;
• авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы.
Перед поездкой необходимо оформить приказ о направлении сотрудника в командировку, который составляется на основании утвержденного руководителем графика командировочных поездок.
Для составления приказа можно воспользоваться унифицированным бланком № Т-9 или свободной формой, утвержденной на предприятии.
Ознакомившись с приказом, сотрудник обязан отправиться в командировку в указанный срок.
Перед поездкой работнику под роспись выплачиваются денежные средства на оплату расходов, необходимых для командировки. Командировочные расходы в России и за ее пределами несколько отличаются.
Лицо, ответственное за оформление командировок, обязано вести учет направляемых в поездку сотрудников.
Для учета работников, отправляемых в командировку, необходимо занести данные о поездке:
• в табель учета времени, где рабочие дни проставляются кодовым знаком – «К» или «06», выходные в командировке – «В», работа в выходные во время поездки – «РВ»;
• в журнал учета работников, отправившихся в командировку (если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа).
В случае использования в поездке личного или принадлежащего компании транспорта выписывается путевой (маршрутный) лист, содержащий следующие данные:
• дату выезда (начало командировки);
• дату приезда (окончание командировки);
• название организации, выдавшей маршрутный лист;
• номер документа;
• ФИО сотрудника, штамп о пройденном медицинском осмотре;
• должность сотрудника;
• марка и государственный номер транспортного средства;
• цель командировки;
• маршрут (место назначения — город, улица, предприятие).
Служебная записка в поездке необходима при отсутствии документов, подтверждающих расходы. В этом случае в документе указывается отметка организации, куда направлялся сотрудник о времени его прибытия и отбытия.
По прибытии из командировки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах. Для этого необходимо заполнить авансовый отчет, приложить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и других необходимых расходов.
В авансовом отчете следует указать:
• размер выданного аванса;
• номер документа;
• дату выдачи аванса;
• кому выданы денежные средства – ФИО, должность;
• размер потраченных средств;
• остаток денежных средств (при наличии);
• список документов, подтверждающих расходы.
Информация о прибывших из служебной поездки работниках заносится в журнал учета, если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа.
Для удобства журнал учета прибывших из поездки работников рекомендуется вести.
По приезду из командировки служебная записка оформляется, если использовался служебный, либо личный транспорт, либо транспорт по доверенности.
Использовался личный транспорт. В этом случае указывается, что использовался для командировки личный автомобиль, также необходимо описать тип, марку автомобиля и регистрационный номер.
В конце нужно обязательно перечислить документы, подтверждающие расходы на бензин, жилье, питание.
В этом случае к тексту служебной записки нужно добавить информацию о том, что транспортным средством (тип, марка, номер) сотрудник управлял по доверенности, указать дату составления доверенности.
Авансовый отчет и служебную записку нужно предоставить работодателю не позднее трех суток по прибытию из поездки.
В случае составления приказа о направлении в командировку сразу нескольких сотрудников (бригады) удобнее воспользоваться унифицированной формой № Т-9а – приказом о командировке группы работников.
Командировкой считается задание на определенный срок, выполняемое вне места постоянной работы сотрудником, чья деятельность не имеет постоянный разъездной характер и не связана с экспедициями.
Если в приказе на поездку указывается срок длительностью 4 часа в местность, удаленную от постоянного места работы, командировку необходимо оформлять в соответствии с законодательными нормами.
Но в случае краткосрочной поездки работнику не будут начисляться расходы на проживание и суточные.
В соответствии с Российским законодательством, командировка в 2019 году считается действительной при оформлении:
• приказа;
• авансового отчета;
• служебной записки и маршрутного листа при использовании в поездке автомобиля.
Нормативно-правовые акты о правилах оформления командировочной поездки, утвержденные Российским законодательством, являются обязательными как для государственных учреждений, так и для частных организаций.
Итак, согласно обновленным стандартам, для документирования рабочей поездки следует оформить три обязательных документа – приказ, авансовый отчет и служебную записку (при необходимости).
Однако старая система отчетности не отменялась и при желании работодателя может использоваться в организации.
Командировки за границу в 2019 году
Оформление командировки за границу и учет сопутствующих расходов процедура не такая простая, как кажется. На какие моменты нужно обратить внимания, отправляя своего работника в зарубежную командировку?
Любая командировка, за границу или в пределах страны, сопровождается затратами на проезд, проживание и суточными.
Кроме того, при зарубежной командировки добавляются расходы на оформление визы, а при отсутствии загранпаспорта у командируемого работника также еще расходы на оформление загранпаспорт.
Помимо указанных расходов, зарубежная командировка может сопровождаться и иными расходами, возмещаемыми работнику, перечень которых нужно закрепить в локальных актах организации. Это может быть, например, расходы на связь, медицинскую страховку, на провоз багажа и пр.
Все эти расходы прописаны в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.
Суточные при командировке за границу законодательством РФ не ограничены. Организация самостоятельно определяет, какой размер суточных установить для работника.
По своей сути, суточные – это денежная сумма, которая выдается работнику, находящемуся в командировке для произведения различных расходов, не связанные с проездом и проживанием.
Устанавливается их размер внутренними локальными актами организации или коллективным договоров, однако, стоит помнить, что суточные не облагаются НДФЛ при командировке за границу в пределах 2500 руб. Именно поэтому, как правило, применяется величина суточных, равная как раз 2500 руб.
Если же организация решает, что ее работникам нужно платить больше, то с суммы сверх 2500 руб. необходимо удерживаться подоходный налог.
Суточные выплачиваются по норме, установленной для зарубежных командировок, начиная с того дня, когда работник пересекает границу на выезде из РФ.
При возвращении в РФ из зарубежной командировки суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по РФ, начиная с того дня, когда будет пересечена граница при въезде на территорию РФ.
Устанавливая размер суточных для зарубежных командировок, нужно ориентироваться на уровень жизни в той стране, в которую направляется командируемый. Так как уровень жизни, уровень цен может значительно отличаться в зависимости от страны, в которую направляется работник, то и суточные могут различаться в зависимости от страны.
Кроме того, работник может за одну командировку побывать в нескольких странах. В этом случае со дня въезде в новую страну суточные выплачиваются в соответствии с величиной, установленной для этой страны.
Дата въезда в страну определяется по отметке в загранпаспорте.
Что касается расходов на транспорт, то организация может учесть в качестве командировочных расходов затраты на оплату транспорта до места отбытия к месту назначения (общественный транспорт, такси), на оплату проезда до места назначения и обратно (билет на поезд, самолет), на оплату проезда в месте назначения (за границей).
Документы, на основании которых учитываются эти расходы – это билеты, чеки и прочие документы, подтверждающие оплату.
В качестве расходов на проживание может выступать, например, оплата гостиничного номера, аренда жилья. Как правило, при командировке за границу номер в отеле заказывается заранее. В случае, если бронь является платной услугой, то ее стоимость также можно учесть в качестве командировочных расходов на зарубежную поездку.
Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги.
Если у работника, направляемого в зарубежную командировку, нет загранпаспорта, то его необходимо оформить. Расходы на оформление загранпаспорта также могут быть списаны в качестве командировочных.
Как правило, оформлением загранпаспорта занимается сам работник. Для этого организация может выдать ему под отчет определенную сумму либо возместить понесенные расходы позже.
Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта – это оплата госпошлины, а также различного рода консультационных и прочих услуг.
Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.
Оформление визы также сопровождается определенными расходами и оплатой пошлин. Эти расходы также могут быть учтены на основании документов об оплате и наличии готовой визы, для чего делается ксерокопия страницы с визой.
Помимо стандартных расходов на оформление визы, существуют дополнительные услуги за доставку готовой визы в организацию с помощью курьера. Расходы на курьерскую доставку также можно учесть в качестве командировочных расходов. Для этого необходимо эти расходы отразить во внутреннем локальном акте организации, в котором привести перечень тех расходов, которые организация планирует возмещать работником в связи с командировкой.
Сюда же можно отнести и расходы услуги по оформлению визы через специализированные компании.
Главное, нужно не забыть собрать документы, которые подтвердят факт оказания услуг и их оплаты, и обеспечить их оплату через работника.
Помимо указанные выше расходов, ст.264 НК РФ дает право учитываться также в качестве командировочных расходов, расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы, которые зачастую сопровождают командировку за границу.
Расходы на командировку учитываются при налогообложению на дату утверждения авансового отчета.
Оформление зарубежной командировки начинается с приказа, в котором прописываются сроки ее проведения, место назначения, реквизитов лица, направляемого в зарубежную поездку.
Кроме того, оформляется служебное задание на командировку и авансовый отчет, все так же, как и при обычной командировки по РФ.
Важное отличие зарубежной командировки от поездки по территории РФ – не нужно оформлять командировочное удостоверение. Так как в загранпаспорте указываются даты пересечения границы с той или иной страной.
Поэтому к авансовому отчету прикладывается копия страниц загранпаспорта, в котором стоят отметки таможни о пересечении границ.
Если работнику на расходы выдаются наличные средства в иностранной валюте, то необходимо ее закупить в необходимом количестве. Кроме того, работнику могут быть выдана деньги и в рублях, в этом случае он самостоятельно производит их обмен на иностранную валюту.
При возвращении работника из зарубежной командировке он должен предоставить авансовый отчет, приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы, а также составить подробный отчет о проделанном за границей. Оставшиеся подотчетные суммы как в отечественной валюте, так и в иностранной, должны быть возвращены в организацию.
Отчет по командировке в 2019 году
Формирование отчета о командировке, наряду с другими отчетными бумагами, является необходимой частью заключительного этапа документального сопровождения служебной поездки.
Командировка может быть связана с самими разными целями:
• проведением переговоров;
• заключением договоров;
• обслуживанием удаленного структурного подразделения;
• закупками и продажами товарно-материальных ценностей;
• участием в семинарах тренингах;
• обучающих мероприятиях и т.д.
При этом, вне зависимости от целей, по результатам поездки командированный должен составить и передать начальству отчет о выполнении задания.
Отчёт о командировке нужен обеим сторонам трудовых отношений.
На основании отчета руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые он должен был решить в командировке. Работнику же он позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки.
Не следует забывать и о том, что на основании отчета руководство компании может как поощрить подчиненного за успешно проделанную работу, так и наказать путем наложения дисциплинарного взыскания (например, если итоги командировки будут отрицательными, при условии, что они случились по прямой вине сотрудника).
Документ составляется от лица командированного. При этом на бланке обязательно должна стоять подпись (резолюция) лица, которое приняло документ. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что отчет принят к рассмотрению.
Для того, чтобы при составлении отчета не возникало трудностей, перед тем как отправиться в командировку, следует внимательно ознакомиться с теми задачами, которые поставлены руководством.
Необходимо, чтобы задачи командировки были оформлены в письменном виде – в форме служебного задания (при выявлении каких-то непонятных моментов, их нужно разрешить на месте).
Таким образом, обязанности командированного сводятся исключительно к выполнению тех функций, которые будут указаны в данном документе. Именно результаты решения этих вопросов следует отразить в отчете в первую очередь. По возможности, их следует подкрепить дополнительными обосновывающими бумагами.
Если в период поездки работодатель вдруг посчитает нужным поставить какие-то дополнительные задачи подчиненному, он обязательно должен будет согласовать с ним возможность их выполнения. При этом работник имеет полное право от них отказаться.
Сроки по сдаче отчета о командировке определяются в индивидуальном порядке и зависят от особенностей предприятия. В среднем – это три рабочих дня, но в любом случае, этот период не должен превышать одного месяца с момента возвращения сотрудника из служебной поездки.
Помимо отчета, командированный должен передать в бухгалтерию:
• авансовый отчет (о расходах, произведенных в командировке);
• квитанции, чеки, проездные билеты, и пр. подтверждающие платежные бумаги;
• командировочное удостоверение (если оно выдавалось).
Если вы впервые побывали в командировке и теперь перед вами стоит задача по формированию отчета о ней, а вы не очень хорошо понимаете, как именно его написать, прочитайте наши рекомендации– они пригодятся для точного представления о том, как должен выглядеть этот документ. Также посмотрите и образец бланка – на его основе вы без труда составите свой индивидуальный отчет.
Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.
Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).
Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).
Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).
Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.
Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).
Основной блок – собственно отчет, куда включается:
• его период (дата начала и окончания);
• основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
• цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
• результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.
По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.
Командировка в бюджетном учреждении в 2019 году
В приказе руководителя срок командировки указан верно, то есть время командировки ограничивается периодом со дня выезда с места постоянной работы до дня приезда в место постоянной работы включительно.
В командировочном удостоверении период командировки указан верно, так как для заполнения данного документа – это период нахождения сотрудника в месте назначения.
Статьей 166 ТК РФ установлено, что работник направляется в служебную командировку по распоряжению работодателя. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
Согласно п. 4 Постановления Правительства РФ № 749 днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
Таким образом, в приказе руководителя устанавливается период командировки с учетом времени нахождения в пути.
Учитывая, что в соответствии с п. 7 Постановления Правительства РФ № 749 на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), можно сделать вывод, что командировочное удостоверение указывает период нахождения сотрудника в месте назначения без учета времени нахождения в пути.
Данное утверждение подтверждается реквизитами, содержащимися в унифицированной форме «Командировочное удостоверение», № формы по ОКУД 0301024, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1. В данной форме количество дней командировки указывается без учета дней нахождения в пути. И хотя данная форма не является обязательной к применению, организации продолжают ее использовать без изменения реквизитов.
Действительно, правильным можно считать указание в командировочном удостоверении именно периода нахождения в месте командировки, так как принимающая сторона делает отметки прибытия и убытия работника, не запрашивая у него проездных документов, т.е. не имея информации о времени его поездок.
Расходы на 3-разовое питание не могут быть возмещены работнику, так как произведены без ведома работодателя.
При получении подтверждающих документов от гостиницы по дополнительному запросу работодателю следует вновь оценить информацию и принять решение о возмещении расходов.
Если расходы на питание в гостинице являются неотъемлемой составляющей частью услуги проживания в номере и поэтому не выделяются в счете (в обычаях делового оборота это, как правило, завтрак), то в случае замены счета гостиницы работодатель может компенсировать проживание без питания, либо проживание с завтраком (стоимость завтрака не должна быть выделена и подтверждена нормативными актами гостиницы, например, прайс-листом, положением или порядком оказания услуг).
По тому пакету документов, который первоначально представлен работником, возмещение расходов на проживание может быть произведено в пределах нормативов, установленных Постановлением Правительства РФ № 729 (но не более фактически произведенных).
Суммы расходов работника на проживание в размере, возмещаемом работнику, отражаются на подстатье 226 «Прочие работы, услуги».
Расходы на питание работника, выделенные в железнодорожном билете без указания их стоимости, могут быть возмещены работнику в случае поездки в вагоне повышенной комфортности. Возможность приобретения таких билетов может быть предусмотрена в локальных нормативных актах, регулирующих трудовые отношения в учреждении, либо принята специальным распоряжением руководителя.
Суммы расходов работника на проезд в размере, возмещаемом работнику, отражаются на подстатье 222 «Транспортные услуги».
Согласно п. 166 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.
Согласно п. 11 Постановления Правительства РФ № 749 и ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить сотруднику следующие расходы, связанные со служебной командировкой:
• расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту его постоянной работы;
• расходы на наем жилого помещения в пункте назначения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены Постановлением Правительства РФ № 729.
Пунктом 1 Постановления Правительства РФ № 729 установлено, что возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах:
а) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 рублей в сутки;
б) расходов на выплату суточных – в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;
в) расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда.
В п. 3 Постановления Правительства № 729 сказано, что расходы, превышающие размеры, установленные пунктом 1 настоящего Постановления, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
В отношении расходов на проживание пунктом 14 Постановления Правительства РФ № 749 установлено, что расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.
Учитывая нормы обоих Постановлений (Постановлений Правительства РФ № 749 и 729), можно сделать вывод, что в размеры возмещения входят, в частности, расходы на проживание в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При этом конкретные условия проживания и порядок возмещения расходов по их оплате должны быть установлены локальными нормативными актами и произведены с ведома работодателя. В случае превышения установленного норматива расходов расходы могут оплачиваться за счет иной приносящей доход деятельности.
Важно установить, является ли трехразовое питание в гостинице услугой, которая не является самостоятельной в отношении услуги проживания в гостинице, т.е. услугой, предоставляемой в пакете с проживанием, от которой нельзя отказаться. Общая практика показывает, что предоставление завтрака в гостинице является такой услугой, поэтому стоимость завтрака в счете не выделяется. Чего нельзя сказать об обеде и ужине.
Статьей 168 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 749 суточными признаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства. То есть питание работника в командировке в месте назначения возмещается за счет выплаты суточных.
Из содержания вопроса следует, что работодатель не давал работнику предварительного одобрения данных расходов. Иначе у работодателя не возникло бы вопросов при получении авансового отчета от работника.
В сложившейся ситуации можно порекомендовать работодателю обратиться в гостиницу для выделения стоимости услуг питания и предоставления разъяснений по номенклатуре услуг с подтверждающими документами.
Таким образом, расходы на 3-разовое питание не могут быть возмещены работнику, так как произведены без ведома работодателя. При получении подтверждающих документов от гостиницы работодателю следует вновь оценить информацию и принять решение о возмещении расходов.
Например, если стоимость завтрака является неотъемлемой составляющей частью услуги проживания и не выделена в счете, то (если такая возможность уже не установлена локальными нормативными актами учреждения) руководитель учреждения отдельным нормативным актом может принять решение о компенсации расходов на проживание с завтраком. Стоимость обедов и ужинов не компенсируется работнику.
Согласно п. 4 Раздела II Правил предоставления гостиничных услуг: «Исполнитель обязан своевременно предоставлять потребителю необходимую и достоверную информацию об услугах, обеспечивающую возможность их правильного выбора. Информация размещается в помещении, предназначенном для оформления проживания, в удобном для обозрения месте и в обязательном порядке включает в себя:
• цену номеров (места в номере);
• перечень услуг, входящих в цену номера (места в номере);
• перечень и цену дополнительных услуг, оказываемых за отдельную плату».
Если гостиница не сможет предоставить требуемые документы, то возмещение расходов работнику следует производить исходя из нормативов, установленных Постановлением Правительства РФ № 729.
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» относится оплата за проживание в жилых помещениях (наем жилого помещения) при служебных командировках, учебной практике, соревнованиях. Данная подстатья применяется независимо от источников средств на компенсацию расходов на проживание командированных работников, если работодатель принял решение о такой компенсации.
В отношении расходов на проезд пунктами 12, 22 Постановления Правительства РФ № 749 регламентировано, что расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включают в себя расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Учитывая нормы обоих Постановлений (Постановлений Правительства РФ № 749 и 729), можно сделать вывод, что в размеры возмещения входят, в частности, расходы на проезд в железнодорожном транспорте в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда железнодорожным транспортом в купейном вагоне скорого фирменного поезда.
Согласно Приказу Минтранса РФ № 89 «О Порядке предоставления пассажирам комплекса услуг, стоимость которых включается в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности» при приобретении проездного документа (билета) пассажиром оплачивается стоимость проезда, в состав которой включается стоимость услуг, оказываемых в вагонах повышенной комфортности.
Если стоимость предоставленного работником билета с питанием не превышает стоимости билета по данному маршруту в купейном вагоне фирменного поезда, то работодатель, безусловно, может возместить стоимость проезда работнику.
В рассматриваемом случае стоимость питания формирует стоимость билета, если вагон относится к категории повышенной комфортности.
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на подстатью 222 «Транспортные услуги» относится оплата проезда к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно, к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы.
Можно порекомендовать работодателю по возможности самому организовывать и оплачивать проживание и проезд работников в командировках.
Следует принять во внимание, что установленные п. 3 Постановления Правительства РФ № 729 размеры возмещения расходов, связанные с командировками, ограничивают размер финансирования из федерального бюджета на указанные цели, а не величину производимых работникам выплат, и при условии, что они согласованы с работодателем, учреждение вправе производить возмещение произведенных расходов за счет иных имеющихся у него средств.
Проживание в командировке в 2019 году
Направляя сотрудника в служебную поездку, работодатель должен не только сохранить на такой период его зарплату, компенсировать расходы на проезд, выплатить денежное содержание, но и произвести оплату проживания в командировке в 2019 году. Возмещение этих расходов является одной из обязанностей руководителя компании.
Законодательство устанавливает обязательство работодателя выплачивать убытки, понесенные в связи с оплатой гостиницы в командировке. Но, кроме такого положения, компания может самостоятельно разрабатывать и принимать внутренние правовые акты, регламентирующие порядок возмещения расходов.
Основными положениями, делающими возможным оплату проживания в командировке являются:
1. Направление сотрудника по служебным делам должно сопровождаться изданием приказа о рабочей поездке. Такой документ удостоверяет осуществление действий работником в интересах организации.
2. Оплата затрат осуществляется на основании подтверждающей проживание документации. Это обязательное условие для компенсации таких расходов.
3. Юридические лица обладают правом устанавливать пределы сумм, возможных к возмещению. Такое правило наиболее характерно для государственных учреждений и направлено на сохранение бюджетных средств. Ими устанавливается минимальный лимит для своих сотрудников.
Бюджетные организации не вправе отказать работнику в возмещении понесенных расходов в командировке. Существование приказа об отправлении в рабочую поездку и представлении подтверждения факта проживания, учреждения обязаны компенсировать затраты.
Преследуя экономию материальных средств, государственные учреждения производят оплату проживания в командировке по наименьшим нормативам. Обычно, такая сумма не более двух тысяч рублей в сутки.
Для этого командировочному необходимо:
• В недвижимости размещения нужно в обязательном порядке оформить документ, подтверждающий понесенные траты. Может быть представлена справка, подтверждаемая кассовым чеком по установленной форме. Его выдача удостоверяет факт передачи денежных средств. Документ должен быть составлен в соответствии с требованиями постановления Правительства №359 и содержать следующие реквизиты:
1. Наименование платежной бумаги.
2. Серию и номер.
3. Название организации, предоставляющей услуги.
4. Подпись и печать организации. Квитанция должна быть распечатана при помощи автоматизированной системы и содержать соответствующие пометки.
• Оплаченные расходы за проживание, удостоверенные соответствующими бумагами и заявлением о компенсации понесенных затрат, сдаются в бухгалтерию компании.
Выплачиваются расходы по найму жилья в ближайшую зарплату либо выдаются сразу после приема командировочного отчета. Оплата проживания может производиться до отъезда в командировку в 2019 году, в качестве авансового платежа.
Военнослужащим. Для такой категории лиц сохраняются все гарантии возмещения затрат, связанных с оплатой проживания в гостинице в командировке. Такие траты возмещаются им в полном размере Минобороны РФ. Нормативы выплат для них устанавливаются в зависимости от занимаемого им поста и статуса военного.
Учитывая, что законодательно не устанавливаются пределы возмещения понесенных затрат, каждый работодатель определяет их границы по своему желанию. Размер компенсации может варьироваться из-за вида служебной поездки – на территории субъектов, в границах России и за её пределами – и может составлять от 1500 до 3500 руб.
При этом необходимо обращать внимание на оплату сбора на прибыль.
Компенсация стоимости аренды отеля в рабочей поездке не относится к доходу. Но такое правило, используется для получения более крупного возмещения. Поэтому НК РФ определяет ограничения, в связи с которым НДФЛ не начисляется, когда расход за проживание в гостинице не выше 3500 руб/сутки. В такой ситуации служащему полностью оплачиваются понесенные траты.
Если проживание в командировке превысило максимально установленную норму, ему могут быть компенсированы затраты, но с суммы превышения такой стоимости будет удержан налог на полученные доходы в размере 13%.
Возмещение трат на отель в командировке без представления удостоверяющих документов может производится только после получения согласия администрации компании. В этом случае бухгалтерии нужно будет найти другие причины для начисления выплаты сотруднику, так как оплата затрат на жилье производится только после представления подтверждающей документации. При их отсутствии оснований для перечисления оплаты нет.
Таким образом, отсутствие удостоверяющей документации может поставить в затруднительное положение специалистов из бухгалтерии. Невозможность удостоверить факты понесенных трат, проверить их состоятельность и действительность нахождения, лишает оснований для осуществления возмещения.
Находясь в рабочей поездке, сотрудник может воспользоваться арендой квартиры. При этом у него должен быть документ, подтверждающий понесенные расходы. В таком случае, между руководителем компании и командируемым необходимо достижение соглашения о найме жилья в командировке непосредственно у хозяина квартиры. Подтвердить период нахождения в поездке и понесенные расходы можно, заключив арендный договор между сторонами. К нему должна прикладываться расписка владельца недвижимости о передаче всей стоимости за наем (общая и в сутки).
Письмом Минфина России №03-03-06\1\802 определено, что компенсация работнику оплаты арендованной недвижимости, в том числе, сумма коммунальных платежей в жилом объекте, нанятого на период командирования, входят в состав расходов по найму жилья.
Если такие траты не имеют документального удостоверения, то выплаты не облагаются НДФЛ только в размере:
• Поездка по России – 700 руб. в день,
• Заграничная поездка – 2500 руб. в день.
Важно запомнить, что оплачиваются расходы за проживание, понесенные в командировке, только после того, как сотрудник сможет их подтвердить. В противном случае, возможно взыскание с них налога на прибыль.
Однодневная командировка в 2019 году
Однодневная командировка в 2019 году оформляется документами, среди которых – приказ об отправке в командировку, удостоверение, служебное задание.
Подписывает документы руководитель организации. Вернувшись из поездки, сотрудник предоставляет небольшой отчет о проделанной работе. Отправляют его в бухгалтерию.
Командировка отличается от обычной поездки тем, что работодатель оплачивает основные затраты сотрудника:
• затраты на проезд до назначенного места и домой;
• проживание;
• прочие расходы – питание, проезд в транспорте по городу.
Правила отправки сотрудника в командировку на 1 сутки:
1. Издается приказ. Используют привычную утвержденную форму или простую свободную, но обязательно утвержденную местным нормативным актом.
2. Сотрудник получает аванс для проезда в транспорте и компенсационные средства вместо суточной выплаты.
3. Сотрудник кадрового отдела делает отметку в табеле. В день отсутствия проставляется код из букв или цифр.
4. Когда сотрудник возвращается, он должен в течение 3 дней выдать отчет о командировке и расходах. Это могут быть чеки, квитанции.
Если сотрудник ездил на собственном автомобиле, то по возвращении он составляет записку, указывая свой маршрут.
При выборе однодневной командировки работодатель руководствуется такими сведениями:
• какое расстояние от рабочего места до места командировки;
• насколько развита инфраструктура между этими городами;
• выполнит ли работник поручение за такое короткое время.
Особенности командировки на 1 сутки:
• чтобы отправить работника в командировку, хватит лишь приказа начальника учреждения;
• документы оформляют по такому же принципу, что и для многодневной поездки;
• пока сотрудник не уехал, ему необходимо выплатить аванс – стоимость проезда в обе стороны;
• если работник выезжает за границу, ему выплачиваются суточные – половина нормы;
• в продолжение 3 суток после поездки работник обязан предъявить отчет и все чеки;
• если остались неизрасходованные деньги, то они возвращаются в кассу организации;
• если сотрудник платил личные деньги, то работодатель обязан возместить эту сумму.
Несмотря на то, что командировка однодневная, в нее нельзя направлять того сотрудника, который не заключил с организацией трудовой договор.
Законодательные акты гласят, что соглашение может быть срочным, бессрочным или по совместительству.
В командировку не направляют следующие категории сотрудников:
• лица, которые не достигли совершеннолетия;
• беременные;
• работники, трудящиеся по ученическому соглашению;
• женщины с детьми младше 3 лет;
• родители либо опекуны, которые воспитывают малыша без супруга;
• сотрудники, которые ухаживают за недееспособными родственниками – необходимо подтвердить медицинской справкой;
• инвалиды.
Перед этим необходимо заручиться их согласием на командировку.
Термин «служебная командировка» регулируется статьей 166 Трудового кодекса. В соответствии со 168 статьей ТК, во время командировки компенсируются все затраты.
Согласно 167 статье Трудового кодекса, на время командировки за сотрудником сохраняется рабочее место, заработная плата и должность.
Часто работника направляют в командировку в такую местность, откуда он сможет возвращаться домой ежедневно.
На порядок выплаты влияет то, куда работник направляется – по России или заграницу.
Отправляя своего сотрудника на 1 день в командировку по России, работодатель должен учитывать условия транспортных сообщений, сложность поручения и необходимость обеспечения условий отдыха.
Суточные при таких поездках не выплачивают. Запрет выплаты суточных компенсируется возмещением расходов, связанных с командировкой.
Налогом эти выплаты не облагаются.
Деньги, выплаченные за однодневную командировку, не относятся к экономической выгоде (доходу) работника. Но не облагаются налогом суммы в пределах нормы – по РФ это 700 рублей. Остальная сумма облагается НДФЛ. Исключение – предоставление чеков или квитанций.
Также не начисляются на эту сумму страховые взносы.
При этом необходимо соблюдать условия:
• выплата оформлена не в качестве суточных, а как другие затраты сотрудника;
• расходы работника подтверждены чеками;
• размер выплаты установлен документацией организации.
В случае зарубежной командировки, даже если сотрудник в этот же день вернулся домой, суточные выплачивают. Они составляют 50% от нормы работодателя для заграничных поездок.
Налогом эта выплата не облагается в том случае, если она не превышает норму – 2500 рублей.
Оформляется командировка также приказом. В документе указывается – страна и место командировки, поручение и срок. На руки работнику выдают сумму, которой будет достаточно для поездки.
Выдается она в той валюте, которая является национальной в стране, куда направляется работник. Дополнительно выдаются и рубли – для затрат до пересечения границы.
Всю информацию, касательно командировки, фиксируют в табеле. После возвращения на родину сотрудник составляет отчет.
Оформление суточной командировки должно оформляться с соблюдением норм действующего законодательства. В текущем году процедура оформления стала проще.
Приказ остался обязательным документом. В нем необходимо отобразить:
• когда был создан;
• номер;
• какую должность занимает сотрудник;
• куда его направляют и с какой целью;
• продолжительность командировки;
• кто будет оплачивать поездку.
На приказе обязательно ставится подпись сотрудника. Это доказывает тот факт, что он ознакомлен с командировкой заранее.
Второй этап – выдача аванса, чтобы оплачивать мелкие расходы. Работнику выдают наличные средства или переводят деньги на карту.
Оформление командировки на 1 сутки не отличается от более продолжительной поездки.
В бухгалтерской и кадровой документации дни оплачиваются одинаково:
• если командировочный день выпадает на рабочий, сотруднику выдается средняя заработная плата;
• если это праздничный или выходной день, то двойной размер зарплаты.
Если работник выезжает на 1 день заграницу, то ему выплачивается половина суммы.
В соответствии с общими правилами, в 2019 году суточные не выплачиваются, поскольку сотрудник ежедневно возвращается домой и не проживает по месту командировки. Но работодатель обязан компенсировать затраты на дорогу.
Оплата суточных при однодневных командировках должна упоминаться в коллективном договоре или ином типе внутренней документации.
Работник обязан предъявить бумаги, подтверждающие расходы при командировке. Ему возмещаются расходы, и выплачивается средняя зарплата за сутки.
Затраты на питание проверяющая служба может не признать таковыми, которые считаются дополнительными расходами, даже если они подтверждаются документами.
Направление в командировку в 2019 году
Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки определены в "Положении об особенностях направления работников в служебные командировки", утвержденном Постановлением Правительства РФ N 749.
1. Определяется цель служебной командировки и работник, который будет направлен в служебную командировку.
На этом этапе необходимо выяснить, можно ли работника направлять в командировку вообще и для выполнения Вашего поручения в частности.
Не забывайте, что согласно ст. 60 ТК РФ «запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами».
Не всякого работника можно направить в командировку.
Некоторых работников запрещено направлять в служебные командировки (ст. 259, 268, 203 ТК РФ, п. 2 ст. 41 Федерального закона N 67-ФЗ).
Некоторых работников можно направлять в служебные командировки только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний (ст. 259, 264 ТК РФ).
Если работник, которого планируется направить в служебную командировку, входит в число лиц, которые могут быть направлены в командировку только с письменного согласия, то нужно взять у работника письменное согласие о направлении его в командировку и выяснить, не запрещена ли работнику командировка в соответствии с медицинским заключением. Кроме того, такие работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ст. 259 ТК РФ).
Оформляется это обычно следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в служебную командировку и сообщается, что он вправе от нее отказаться или согласиться. В уведомлении работнику предлагается сообщить, не запрещена ли ему командировка в соответствии с медицинским заключением. Уведомление оформляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). Уведомление регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.
Один экземпляр уведомления вручается работнику под подпись. На уведомлении (экземпляре работодателя) работник пишет, что он с ним ознакомлен и либо согласен на командировку и командировка не запрещена ему в соответствии с медицинским заключением (тогда процедура продолжается), ставит дату и подпись, либо не согласен (и тогда процедура прекращается), ставит дату и подпись. Вместо такой «согласительной записи» работник может написать отдельное заявление. Оно регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации заявлений.
Цель командировки определяется руководителем работодателя. Прежде цель командировки указывали в служебном задании. Теперь данный документ не является обязательным. Если работодатель по-прежнему оформляет служебное задание (в соответствии со своими локальными нормативными актами), то цель он указывает в данном документе. Служебные задания регистрируются в установленном у работодателя порядке. Работника знакомят со служебным заданием под подпись. Оформленное служебное задание в дальнейшем становится основанием для приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Основанием для приказа (распоряжения) может быть и иной документ, определяющий цель, срок и место командировки. Непосредственный руководитель командируемого работника может подать служебную (докладную) записку руководителю работодателя с указанием цели, места и срока командировки работника (работников). Такая записка регистрируется в установленном у работодателя порядке.
2. Издание приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку.
Если работодатель отказался от оформления служебных заданий, то в приказе рекомендуем детально указать цель командировки. Также в приказе указывают срок командировки, место командирования. Если работник направляется к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), то это также необходимо зафиксировать в решении работодателя.
3. Регистрация приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).
4. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о направлении в служебную командировку под подпись.
5. Выдача работнику денежного аванса на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Согласно п. 6.3 Указания Банка России N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» «для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату».
6. Фиксация выбытия работника в служебную командировку.
Данный шаг не обязателен, но во многих организациях учет работников, выбывающих в командировки, ведется. Работодатель вправе в своих локальных нормативных актах предусмотреть ведение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.
7. Определение фактического срока пребывания работника в командировке.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.
В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации".
При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
Служебная записка регистрируется в установленном у работодателя порядке.
8. Дни служебной командировки работника отмечают в табеле учета рабочего времени.
9. Отчет работника об израсходованной в связи с командировкой денежной сумме.
Работник по возвращении из служебной командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Если согласно документам окажется, что работником обоснованно израсходована большая сумма, чем была выдана, то ему возвращается перерасход. Если у работника наоборот средства остались, то неизрасходованные суммы он возвращает в кассу работодателя. Если работник не вернет в кассу остаток неиспользованных денежных средств в срок, установленный работодателем, то последний будет вправе удержать эту сумму из зарплаты работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Оформлять и служебное задание, и командировочное удостоверение не запрещено, но эти документы перестали быть обязательными к применению.
Из «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном Постановлением Правительства РФ N 749, были исключены положения об оформлении «командировочного удостоверения» и «служебного задания».
Утратил силу пункт 8 данного Положения, обязывающий вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Вести соответствующие журналы выбытия и прибытия теперь не обязательно. Однако и не запрещено. Если работодателю удобнее вести учет работников, выбывающих в служебные командировки и прибывших, по-прежнему, в журналах выбытия и прибытия, то он может делать это. Надо учесть, что теперь принимающая сторона может отказаться проставлять отметки в командировочном удостоверении.
Отдельные вопросы по порядку оформления командировок работодатель может урегулировать на локальном уровне, например, в Положении о командировках. В частности, там можно оговорить вопросы оформления командировочных удостоверений, служебных заданий, ведения журналов выбытия и прибытия, подачи служебной (докладной) записки руководителю организации от непосредственного руководителя работника, полагающего направить его в командировку с указанием целей, срока, места командирования, которая в дальнейшем послужит основанием для издания приказа о направлении в командировку.
Расходы на командировки в 2019 году
Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:
- выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);
- оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);
- оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);
- оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);
- компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.
Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (представительские расходы), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.
Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.
Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».
Законодательством установлен норматив только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:
- за каждый день командировки по России в размере 700 руб.;
- за каждый день загранкомандировки в размере 2500 руб.
Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.
Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.
До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:
- служебное задание;
- приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
- командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.
Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:
- командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;
- авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);
- документы, подтверждающие расходы (например, билеты на транспорт, квитанции, счета). Документы можно приклеить на листы формата А4 и приложить к авансовому отчету;
- отчет о выполнении служебного задания в командировке, утвержденный работодателем.
Перед отъездом работнику, как правило, выдается аванс на командировочные расходы в сумме суточных, стоимости проезда, проживания, а также других командировочных расходов.
Сумма аванса определяется исходя из:
- приблизительной стоимости проезда в командировку и обратно и расходов на проживание в командировке;
- суммы суточных за все дни командировки;
- других планируемых командировочных расходов работника.
Аванс можно:
- или выдать наличными из кассы организации;
- или перечислить на банковскую карточку работника.
Такой порядок выдачи аванса на командировочные расходы надо отразить в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках.
При этом организация может сама оплатить какие-то из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) в безналичном порядке со своего расчетного счета. В этом случае аванс на эти цели можно не выдавать.
При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета.
НДС по расходам на командировки принимается к вычету при соблюдении двух условий:
- командировочные расходы оплачены организацией или работником;
- по ним есть счет-фактура.
Всегда облагается НДФЛ и страховыми взносами возмещение стоимости:
- питания, в том числе, когда стоимость питания отдельно выделена в счете гостиницы;
- проезда, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты командировки не совпадают).
При применении УСН командировочные расходы, подтвержденные документами, учитываются:
- если они оплачены за счет выданного работнику аванса - на дату утверждения авансового отчета;
- если они оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета - на дату выплаты возмещения работнику.
Оплата дней в командировке в 2019 году
Все работники, знакомые с выполнением поручений руководства за пределами места нахождения предприятия, осведомлены и об особом порядке оплаты такой работы. Правильно оформленная командировка гарантирует не только сохранение заработной платы, но и покрытие всех необходимых расходов, связанных с работой в другом населённом пункте. Далее опишем основные правила документального оформления командирования и принципы того, как оплачивается командировка. А индивидуальные спорные моменты, связанные с командированием, поможет разрешить наш юрист посредством предоставления бесплатной онлайн-консультации.
Прежде, чем приступить непосредственно к описанию расчетов, обозначим основные правила и порядок командирования, перечислим документы, которые обязательно должны быть составлены нанимателем и работником в процессе оформления командировки.
При появлении у нанимателя необходимости отправить работника в командировку соблюдается следующий порядок действий:
1. Первым делом издаётся соответствующий приказ;
2. На основании этого распорядительного документа выписывается командировочное удостоверение, на документе проставляется отметка о выбытии работника из места расположения предприятия;
3. Непосредственный начальник командированного сотрудника составляет служебное задание;
4. Бухгалтерия перечисляет на карт-счёт сотрудника или выдаёт наличными через кассу аванс в размере положенных суточных и предполагаемых растрат;
5. В трёхдневный срок после прибытия из служебного выезда сотрудник возвращает в бухгалтерию подписанное руководством командировочное удостоверение с пометками о приезде/отъезде и авансовым отчётом;
6. На основании авансового отчёта бухгалтерия доплачивает недостающую сумму расходов или принимает через кассу излишне выданный аванс;
7. Оплата труда во время командировки производится вместе с перечислением зарплаты за календарный месяц, в котором был осуществлён служебный выезд, на основании табеля учёта отработанного времени.
Командированному сотруднику полагаются следующие типы выплат за труд вне территориальной единицы, где располагается предприятие-наниматель и находится его основное рабочее место:
1. Оплата по среднему заработку – командировка предполагает сохранение заработной платы в таком размере;
2. Компенсация понесённых расходов на дорогу к месту командирования, проживание и иные нужды, связанные с рабочим процессом;
3. Суточные за каждый день служебного выезда (если выезд предполагает возвращение домой в тот же день – такая выплата не производится).
Основаниями для произведения командировочных выплат являются следующие документы:
• Приказ о направлении в командировку;
• Командировочное удостоверение с пометкой о приезде и отъезде из каждого места назначения (в том числе и из направившей сотрудника организации) с подписями уполномоченных лиц и печатями соответствующих организаций;
• Авансовый отчёт, в котором подробно описан приход и расход выданных денежных сумм;
• Документы, подтверждающие произведённые сотрудником затраты (билеты, счета, чеки и т.д.) – они наклеиваются на отдельный лист бумаги и прилагаются к авансовому отчёту;
• Табель учёта рабочего времени за период работы, в котором был произведён командировочный выезд, — для расчёта зарплаты за дни выезда.
Далее рассмотрим детально каждую из причитающихся командированному сотруднику выплат с обозначением всех важных нюансов и возможных спорных моментов.
Расчёт заработка за период нахождения в служебной командировке производится исходя из средней зарплаты сотрудника.
Первым правилом на этот счёт является порядок определения периода работы, данные о доходах за который берутся в расчёт:
• По общему правилу средняя величина дохода считается за календарный год, предшествующий началу месяца, в котором лицо было командировано;
• Если человек ещё не отработал одного года в компании, его средняя зарплата будет рассчитана за время, прошедшее с момента его приёма на работу до начала соответствующего календарного месяца;
• Принятым и командированным в одном календарном месяце людям период исчисления среднего заработка определяется по количеству фактически отработанных ими дней.
После определения расчётного периода важно правильно исключить из него дни, когда получая от организации различного рода выплаты, сотрудник по факту не работал.
Среди них:
• Дни нахождения на больничном и в декрете;
• Дни, оплаченные по средней зарплате (отпуск, командировка);
• Дни простоя по вине нанимателя;
• Отпуск за свой счёт и отпуск по уходу за ребёнком;
• Период забастовки без участия данного работника;
• Установленные законодательством специальные выходные дни для присмотра за ребёнком-инвалидом.
Средний доход за период труда в режиме неполного рабочего времени считается исходя из фактически отработанного времени. При суммированном учёте рабочего времени расчёт производится исходя из среднечасового заработка.
Для получения искомой суммы потребуется произвести следующие действия:
1. Выплаты, начисленные сотруднику за период расчёта, следует разделить на сумму отработанных дней из этого же периода;
2. Полученную сумму умножают на число дней командировки.
При расчёте средней зарплаты для командировочных выплат иногда возникают следующие ситуации, касающиеся соотношения обычной ежедневной зарплаты сотрудника со средней:
1. Когда средняя зарплата превышает обычный оклад, командировочные выплаты производится по среднему;
2. Если средний заработок ниже, чем ежедневный оклад, локальные НПА большинства организаций разрешают производить доплату во избежание ущемления прав работающих.
На практике очень часто возникают случаи, когда человеку приходится проводить свои выходные дни в командировке:
1. Непосредственно исполняя служебные обязанности;
2. Находясь в дороге к месту назначения или возвращаясь домой.
На такой случай законодательство содержит нормы, устанавливающие следующие варианты вознаграждения:
• Оплата в двойном размере;
• Одинарная оплата с предоставлением по прибытию к месту работы отгула.
Спорный вопрос, касающийся оплаты последующих выездов по службе работника, которому были произведены «удвоенные выплаты», в настоящее время не имеет чёткого ответа. Неофициальное толкование правительственных источников призывает не учитывать двойную оплату командировочных дней в период расчёта средней зарплаты.
Выплата суточных по большей части регулируется коллективными договорами или другими локальными актами юридических лиц. И основным ограничением для нанимателя в вопросе установления размера таких выплат является обложение превышающих лимит сумм налогом на доходы физических лиц (НДФЛ).
В соответствии с этим критерием размеры ежедневного суточного вознаграждения командированным работникам в большинстве компаний не превышают:
• 700 руб. — размер суточных в командировке в 2019 году по России;
• 2 500 руб. – в загранкомандировке.
Как отмечалось ранее, специфика однодневной командировки предполагает в большинстве случаев прибытие домой в день выезда. Суточные же выплаты призваны возместить затраты работника, вызванные круглосуточным пребыванием вне своего жилища, в чужом населённом пункте. В связи с этим суточные выплаты за однодневную командировку облагаются НДФЛ. Исключение из данного правила составляют лишь однодневные загранкомандировки, за которые работнику начисляется половина установленного в организации размера суточного возмещения.
Важными особенностями рассматриваемого вида командировочных выплат являются:
• отсутствие законодательного требования о документальном подтверждении их расходования командированным лицом;
• начисление суточных за каждый день служебного выезда, включая праздники и выходные дни.
Некоторая специфика расчёта суточных выплат существует для оплаты заграничных командировок:
1. Выдаются суточные в иностранной валюте по курсу, существующему на момент выдачи денежных средств;
2. Суточные за последний день загранкомандировки целесообразно выплачивать в размере, установленном для внутригосударственных выездов (700 руб.), что связано с пересечение в тот день границы РФ (налоговые органы, давая такие рекомендации, ссылаются на п. 18 Положения о командировках).
Некоторые компании практикуют полную оплату питания командированного лица вместо выплаты суточных.
Компенсация понесённых лицом расходов в связи с его пребыванием в командировке также регулируется локальными НПА юридического лица, но ограничивается необходимостью оплачивать НДФЛ.
Так, не подлежат обложению налогом и страхованию следующие виды командировочных затрат:
• За проезд (в том числе за провоз багажа);
• За найм жилья;
• За услуги связи;
• За загранпаспорт и визы;
• За обмен валюты.
При этом затраты на аренду жилья освобождаются от налога с определённым лимитом их посуточного размера:
• 700 руб. – для служебных выездов в пределах РФ;
• 2 500 руб. – для загранкомандировок.
Важным правилом освобождения перечисленных расходов от НДФЛ является их документальное подтверждение.
Подтверждающими документами считаются:
1. Проездной билет, бумажная распечатка электронного проездного документа, посадочного талона, кассовый чек из такси, документация, подтверждающая использование личного транспорта – для подтверждения транспортных расходов;
2. Счёт или кассовый чек из гостиницы, договор найма жилья, договоры, счета, чеки об оплате риэлтерских услуг – для подтверждения расходов на проживание;
3. Счета для оплаты услуг связи, списки телефонных звонков, багажный чек – для подтверждения других затрат.
В локальных НПА организации-нанимателя могут быть предусмотрены, как любые другие виды командировочных затрат и их ограничений, так и даже оплата расходов без предъявления подтверждающих документов.
Учет командировок в 2019 году
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его трудовое место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
• предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
• утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании 2 внутренних документов:
• приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
• письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
• стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
• оплата за проживание в гостинице;
• суточные на каждый день нахождения в командировке;
• другие траты, разрешенные руководством.
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника. В 2019 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Аналогичные лимиты действуют при уплате страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
Для бухгалтерского учета командировочных расходов в 2019 году нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания (постановление Правительства РФ № 1595). Утверждение отчета о потраченных деньгах нужно будет производить на основании тех документов, которые предоставит работник, и в соответствии с положением о командировках, принятом в организации.
Однако многие компании с целью минимизировать риски возникновения спорных с налоговиками ситуаций все еще продолжают использовать прежние правила оформления командировочных расходов. Поскольку, например, в случае использования работником собственного автотранспорта и невозможности подтверждения даты отправки и прибытия проездными документами, служебная записка, по мнению Минфина, не будет являться документом, подтверждающим сроки пребывания в командировке (письмо Минфина № 03-03-06/22368). Следовательно, у проверяющих могут возникнуть вопросы, связанные с размером суточных. А если будет оформлено командировочное удостоверение с отметками о прибытии/выбытии, то споров удастся избежать.
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
• Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
• Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ при командировке в другую страну, равен 2 500 руб. Аналогичный лимит действует при уплате страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).
• При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
• Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ № 34н).
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
• остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
• перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.
По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина № 03-04-06/64006).
Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина № 03-04-06/23252).
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письмо Минфина № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО № Ф03-3248).
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов за проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Рассмотрим, какие проводки в 2019 году по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
• Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
• Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет в гостинице (без НДС);
• Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
• Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
• Дт 20, 44, 91-2, 08, 10... Кт 71 — учтены другие расходы;
• Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
• Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.
Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.
Зарплата в командировке в 2019 году
При начислении командировочной зарплаты стоит учитывать несколько правил, часть из которых была введена относительно недавно.
Так, к примеру, теперь размер суточных, входящих в командировочные выплаты, не должен превышать 700 рублей, если сотрудник перемещается по территории России. Если же поездка предполагает выезд за границу, то размер данных начислений вырастает до 2,5 тысяч рублей.
При этом, если суточные были выплачены в иностранной валюте, то при расчете учитывается курс того дня, когда деньги были переданы работнику.
В случаях, когда работник самостоятельно приобретает валюту на полученные командировочные, расчет можно произвести двумя путями:
1. При наличии справки об обмене валют бухгалтер может произвести расчет исходя из официального курса, действующего в указанный в бумаге день.
2. В случае утери справки командировочные рассчитываются исходя из курса ЦБ, который действовал в день выдачи средств.
При этом, суточные не выплачиваются в том случае, если рабочая поездка длится не более одних суток.
Также стоит учесть, что все расходы, которые могут возникнуть в командировке, не подлежат обложению страховыми взносами и удержанию НДФЛ. В то же время, питание работника не относится к расходам организации, то есть, оплачивать его он должен самостоятельно.
Работодателю важно знать, что с размера суточных, превышающего установленные 700 и 2500 рублей для командировок по России и за рубежом, соответственно, удерживается НДФЛ.
Поэтому величину суточных в день рекомендуется принимать меньше установленных сумм.
Расчет командировочных чем-то похож на ту же операцию, но по отношению к отпускным, однако различия между ними все же есть.
Так, к примеру, начисления зарплаты во время служебной поездки производятся только в рабочие дни, тогда как на отдыхе деньги начисляются исходя из календарных суток. Поэтому бухгалтеру важно знать, сколько именно дней из времени поездки будут являться рабочими.
Если смотреть законодательную базу — то стоит особое внимание уделить 167 статье ТК РФ.
В ней четко указывается, что работодатель не только обязан сохранить рабочее место сотрудника, пока тот пребывает в командировке, но и возместить ему все необходимые расходы, которые связаны с поездкой.
Это означает, что только выплаченная зарплата в командировке в 2019 году без каких-либо надбавок во время служебной поездки является незаконной.
Основными документами, регламентирующими расчет выплат во время командировки, являются 139 статья ТК РФ, а также Постановление Правительства № 749.
Кроме того, во внимание стоит принимать третий пункт статьи № 217 НК РФ, а также второй пункт Федерального закона № 212.
Как уже было сказано, зарплата во время командировки чем-то схожа с той, что выдается в начале отпуска.
Так, ее средние размеры рассчитываются исходя из среднего годового заработка сотрудника, которого отправляют в рабочую поездку.
При этом, стоит отметить, что на время командировки работнику полагается множество выплат, которые включают в себя не только саму зарплату, но и:
• возмещение затрат на жилье;
• средства на расходы, связанные с рабочей деятельностью во время командировки;
• оплату за транспорт то места командировки и обратно.
Часть из озвученных выплат выдается работнику до начала поездки, а часть уже после его прибытия. При этом, далеко не все выплаты имеют четко определенные суммы. Все они зависят от таких факторов, как курсы валют, стоимости билетов и жилья.
Сотрудник по возращении из командировки должен отчитаться и предоставить работодателю чеки, квитанции, а также прочие документы, подтверждающие расходы во время служебной поездки.
Перед тем, как начать расчет заработной платы во время командировки, необходимо правильно определить количество оплачиваемых дней.
Как уже было сказано выше, зарплата в рабочей поездке начисляется только в те сутки, которые являются рабочими, согласно графику компании. Поэтому у бухгалтера под рукой должен присутствовать табель учета рабочего времени. Особенно это важно в тех случаях, когда график в компании является плавающим.
При стандартной схеме, командировочные для сотрудника рассчитываются, исходя из среднего годового заработка.
Для правильного проведения расчетов, необходимо придерживаться строго определенной схемы:
1. Определить количество дней, за которые необходимо выплатить средний заработок во время рабочей поездки.
2. Определить сумму тех выплат, которые необходимо произвести во время данного расчетного периода.
3. Определить количество дней, которые будут включены в расчет.
4. Исключить из расчета средний дневной заработок.
5. Исчислить средний заработок за время, которое работник находился в командировке.
Теперь же можно рассмотреть схему более подробно. Первый пункт не нуждается в отдельном пояснении. Для второго пункта следует учесть не только средний заработок, но и все выплаты, которые так или иначе предусмотрены Положением об оплате труда во время командировки.
Для третьего пункта необходимо определить расчетный период, который должен составлять 12 календарных месяцев. При этом его длительность все же может быть изменена, но только в том случае, если об этом говорится в локальном акте компании. Также данные корректировки не должны вредить самому работнику.
При расчете дней также стоит учитывать то, что далеко не все из них могут быть включены в расчетный период.
Так, не стоит включать:
• время, когда работник находился на больничном или в отпуске, тогда как законодательно его заработок сохранялся;
• рабочие дни, когда сотрудник отсутствовал на своем месте по вине самого работодателя или же причинам, которые не завесили ни от одной из сторон;
• часы, когда сотрудник был участником забастовки, из-за которой не мог начать выполнение своей работы;
• выходные дни, когда сотрудник отсутствовал на своем месте в связи с уходом за недееспособным родственником или детьми-инвалидами;
• любые другие дни, во время которых сотрудник не мог присутствовать на работе согласно законодательству РФ, однако ему все равно начислялась средняя зарплата.
Выполнение четвертого пункта более простое. Он предусматривает деление суммы выплат, которые были произведены за время расчетного периода, на количество дней, которые работник отработал за это же время. В результате получится средний дневной заработок.
Теперь остается выполнить только пятый пункт. Для этого полученная в четвертом пункте сумма перемножается с количеством рабочих дней, найденным в первом пункте.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
