Законодательство не предусматривает обязанности компании составления положения о командировке. Каждая организация может воспользоваться одноименным документом, утвержденным федеральным Правительством №749.
Различные вопросы, связанные с командировками, можно указать в других документах. Например, размер выплат можно указать в коллективном трудовом договоре либо в одном из локальных актов компании. Поэтому даже если положение отсутствует, компания в целом и отдельные сотрудники не несут никакой ответственности.
Однако на практике положение о служебных командировках составляется довольно часто, поскольку документ позволяет прописать четкие правила начисления выплат, порядок направления в командировки, перечень отчетных документов и другую информацию.
Составлять документ может любое уполномоченное лицо.
Чаще всего его разработкой занимается небольшой коллектив сотрудников, среди которых есть:
• специалист отдела кадров;
• бухгалтер;
• юрист компании.
Форма документа свободная; единственное условие – его содержание не должно противоречить действующему законодательству.
Структура положения о направлении в командировку обычно включает в себя несколько разделов. Это общее определение командировки; что относится и что не относится к служебным поездкам. Важно указать порядок направления, сроки поездки, гарантии сотруднику, размер командировочных и порядок их определения. Также в положении о командировках можно зафиксировать право отдельных сотрудников отказаться от командировки в соответствии с ТК.
В первой (вводной) части указывают название компании, собственно наименование документа, приводят визу о его утверждении директором.
В самих положениях прописывают определения основных понятий:
1. Служебная командировка – поездка сотрудника на заранее определенное время с целью выполнения поручения вне нахождения на постоянной работе. При составлении определения следует ориентироваться на официальную формулировку в ТК.
2. Место работы – это территория (офис, помещение, цех и т.п.), на которой находится постоянное место работы сотрудника (вне зависимости от того, перемещается он в течение рабочего дня или нет).
3. Расходы, которые связаны с командированием – здесь необходимо перечислить полный перечень таких трат. К ним в обязательном порядке относят издержки, связанные с проездом, наймом квартиры или другого помещения, суточные.
4. Аванс – это средства, которые предоставляются сотруднику от работодателя до его командирования (для проезда, проживания и других расходов).
В этом же пункте можно указать и те виды поездок, которые не относятся к командировкам. Это любые выезды, связанные непосредственно с выполнением обязанностей по основному месту работы – например, курьеры, экспедиторы и др. Также к командировкам не относятся поездки по вопросам личного характера (без необходимости и без вызова со стороны).
Это один из наиболее важных разделов положения о командировках, в котором следует подробно, пошагово описать порядок командирования сотрудника.
Обычно последовательность действий следующая:
1. Непосредственный руководитель работника составляет на имя генерального директора служебную записку с предложением командировать его.
2. Директор принимает решение, издает соответствующий приказ. Предварительно при необходимости запрашивается письменное согласие сотрудника (перечень работников, с которыми нужно согласовывать поездку, перечислен ниже).
3. Далее подробно расписываются действия всех остальных сотрудников. Например, бухгалтер производит расчеты и начисляет аванс. Секретарь бронирует отель, приобретает билеты, выполняет другие организаторские функции, менеджер по кадрам оформляет командировочное удостоверение и т.п.
4. Определяются сроки начала и окончания поездки. Первым командировочным днем является день непосредственного отправления работника, вплоть до 0:00 по местному времени. При отправлении его в 0:01 и позднее командировочным днем являются следующие сутки.
5. По приезду сотрудник предоставляет отчет, командировочное удостоверение и иные документы, возвращает излишки суммы (при наличии) либо получает дополнительную компенсацию за трату собственных средств.
Если работник пробыл на больничном во время поездки, эти дни не входят в командировку. Они оплачиваются по больничному листу на общих основаниях.
В данном разделе приводят полный перечень затрат, которые связаны непосредственно с поездкой. Все эти расходы компенсируются непосредственно работодателем, причем получить командировочные сотрудник должен до дня направления в поездку, а при наличии излишек он сдает разницу в бухгалтерию.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• издержки на транспорт;
• траты на наем жилья;
• суточные;
• прочие расходы, подтвержденные документально.
Важно понимать, что в течение всех дней поездки выплачивается как зарплата по основному месту, так и суточные (при условии, что сотрудник не может ежедневно возвращаться домой). Размер этих выплат устанавливается в зависимости от категории сотрудника и места поездки. Конкретное значение работодатель определяет самостоятельно (но не меньше установленных норм).
Здесь прописываются возможные причины и порядок увеличения длительности поездки. Например, командировка может быть увеличена для проведения дополнительных переговоров, в связи с ожиданием ключевого лица из компании-партнера, по форс-мажорным обстоятельствам и т.п.
Порядок продления следующий:
1. Непосредственный руководитель сотрудника составляет служебную записку на имя генерального директора, в котором описывает просьбу о продлении и указывает соответствующую причину.
2. Директор принимает решение о продлении и подписывает соответствующий приказ.
3. При необходимости бухгалтер начисляет дополнительный аванс для дальнейшего проживания сотрудника.
Аналогичный порядок предусмотрен и для отзыва сотрудника из командировки. Решение об отзыве компания может принять в любое время, вне зависимости от наличия согласия сотрудника. При этом компания обязана оплатить все расходы и перевести суточные за фактическое количество дней, которые сотрудник пробыл в поездке (в том числе и время простоя в транспорте по не зависящим от него причинам). При наличии излишек работник сдает их в бухгалтерию.
Этот раздел можно включить в пункт о расходах. Однако дополнительно необходимо указать, что за работником сохраняется средний заработок за все дни по главному месту.
К тому же можно прописать, какие документы являются основанием для компенсации расходов:
• билеты на транспорт;
• билеты в гостиницу;
• чеки;
• квитанции и другие платежные документы.
Этот вопрос можно описать в отдельном разделе положения о командировках, поскольку он имеет довольно большое значение. Также право и порядок отказа можно зафиксировать в другой части документа – например, в общих положениях. В общем случае работник обязан совершать служебные поездки, даже если это утверждение непосредственно не прописано в трудовом договоре.
Однако есть несколько категорий работников, которые не могут отправиться на выполнение задания, поскольку это запрещено законодательством:
1. Сотрудники, которые заключили ученический договор, не могут поехать в обычную командировку. Однако если профессиональное задание связано с ученичеством, они могут быть командированы.
2. Беременные женщины, вне зависимости от срока.
3. Женщины с детьми, которым не исполнилось 3 лет.
4. Работники, имеющие детей-инвалидов.
5. Работники, ухаживающие за тяжело больным родственником (необходимо соответствующее медицинское заключение).
6. Родитель, воспитывающий ребенка в одиночку (возраст до 5 лет).
При определенных условиях запрещается командировать сотрудника, если он:
1. Является инвалидом, причем условия поездки противоречат курсу реабилитации, что подтверждается соответствующими медицинскими документами.
2. Зарегистрирован как кандидат в выборный орган местного, регионального или федерального уровня, причем поездка планируется на тот же срок, когда будут проводиться выборы.
Все перечисленные категории работников могут быть командированы исключительно при наличии личного согласия (заявления), которое необходимо составить еще до поездки в письменной форме. Образец документа выглядит так.
Работодатель может дополнительно описать и другие случаи, при которых не допускается направлять в командировку тех или иных работников. Однако это является его правом, а не обязанностью.
Положение о командировках утверждается только приказом руководителя. Пересматривать его постоянно необязательно, поскольку положение действует бессрочно. Отдельные изменения в тексте либо принятие нового документа также происходит на основании приказа директора.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
