Сфера деятельности фирмы редко оказывается в пределах одного населенного пункта. Поэтому периодически администрация компании может отправлять своих сотрудников с различными заданиями в служебные поездки. Законодательство при их оформлении предполагает соблюдение определенной процедуры, в состав которой обязательно входит приказ о направлении работника в командировку.
Недавно введенные нормы законодательства определяют, что приказ о направлении в командировку является главным документом, которым оформляется и регулируется служебная поездка работника.
Теперь многие организации могут не составлять следующие документы:
• Служебное задание.
• Командировочные удостоверения.
• Отчеты сотрудника по поездке.
Эти документы оформляются, если предприятие считает, что они нужны для него. При этом об их включении в документооборот компании необходимо указать в учетной политике предприятия. Большие компании ежегодно разрабатывают план командировок на текущий год, который утверждается руководством компании.
В остальных фирмах и при срочной необходимости ответственное лицо на имя администрации составляет докладную записку, в которой обосновывает почему нужна командировка, ее период, а также предлагает кандидатов, которых просит отправит в такую служебную поездку. Как правило, это могут быть производственные или представительские цели.
На основании поступившего документа руководитель принимает решение. Его он может в устной форме сообщить ответственному лицу, или же написать служебное задание для составления распоряжения в письменной форме.
Приказ на командировку может подготовить делопроизводитель или специалист кадровой службы. Для его оформления используется унифицированная форма т-9, которая утверждена Росстатом. При этом, если едет один сотрудник то приказ оформляется по форме Т-9, а если группа сотрудников, то можно применить форму Т-9а.
После подписания и присвоение номера форма Т-9 направляется для ознакомления указанным в нем лицам. В дальнейшем копии приказа передаются в бухгалтерию для оформления финансирования расходов по предстоящей поездке, в том числе чтобы работники могли получить суточные при командировках.
Дополнительно к приказу для получения денег на поездку командируемые должны примерно подсчитать свои расходы на командировку и подать на имя директора заявление об их выдаче.
Также экземпляр такого распоряжения должен быть у лица, который занимается табелированием, в качестве подтверждающего документа уважительного отсутствия сотрудника на его основном месте работе. При этом оформление командировки в табеле учета рабочего времени производится шифрами 06 или «К».
Форма приказа на командировку Т-9 используется в том случае, когда в поездку необходимо отправить одного работника.
В верхней части бланка записывается полное название компании, а рядом в отдельной графе проставляется его код согласно ОКПО.
Далее указывается номер приказа и дата его составления. Как и всегда, под данным номером необходимо будет выполнить регистрацию документа в книге учета приказов по предприятию.
После этого записываются данные о самом работнике — его полные Ф.И.О., табельный номер, название подразделения и должности.
Далее, указываются сведения о назначении поездки — в какую страну и город едет работник, а также название принимающей компании. Здесь же нужно проставить даты начала и завершения командировки, ее продолжительность в календарных днях.
Затем кратко записывается цель, по которой была предпринята поездка.
Далее, необходимо указать какая из сторон будет осуществлять финансирование расходов на поездку. Это может делать как отправляющая, так и принимающая компания.
Иногда бывают ситуации, когда расходы по поездке полностью несет принимающая сторона — например, выезд мастера на пуско-наладку нового оборудования.
На заключительном этапе указывается основание, по которому выполняется поездка.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• График командировок.
• Служебное задание.
• Заключенный с клиентом договор, например, на обслуживание оборудования и т.д.
После того, как приказ о направлении работника в командировку полностью заполнен, его подписывает руководитель организации.
Бланк т-9а оптимальнее использовать в том случае, когда в командировку сразу едет несколько сотрудников. Типовая форма приказа т-9а включает в себя столбцы для внесения информации по трем работникам, но при необходимости она может быть расширена.
Рассмотрим, как заполнять этот документ. В верхней части записывается название компании, напротив него справа — ее код по справочнику ОКПО.
Далее ниже записывается порядковый номер приказа и дата его составления. Под данным номером документ необходимо будет зарегистрировать в журнале регистрации приказов по предприятию.
Основная часть документа представляет собой большую таблицу. В ней столбцы — это различные сотрудники, а строки — предоставляемая о них информация. Строки не пронумерованы.
В первую записываются полные Ф.И.О. работников, которые отправляются в поездку.
Во второй строке отражаются их табельные номера.
Третья строка содержит название подразделений, в которых они работают, а четвертая — полное название их должностей согласно штатного расписания.
Далее идет большая строка, в которой указываются полные сведения о командировке. Она, в свою очередь, делится на несколько меньших. В пятой и шестой записываются страна и город, в которые едут командировочные, и названия принимающих компаний.
Далее, седьмая и восьмая строки — это даты начала и завершения поездок. В девятой отражается продолжительность командировки каждого сотрудника в днях. Десятая строка — краткое содержание цели, для которой каждый из работников отправляется в поездку.
В одиннадцатой строке указывается за счет чьих средств происходит финансирование командировки.
Двенадцатая строка предназначена для того, чтобы каждый раз работников прочитал содержание приказа, и поставил в этой строке свои подпись и дату.
После таблицы идет строка, в которой нужно указать основание для направления работников в поездку — название документа, и его реквизиты.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
