Еще одним нововведением является отмена ограничений сроков командировки.
Ранее срок поездки не мог превышать сорока дней или одного года для строителей. По новым правилам срок командировочной поездки определяется работодателем и зависит от объема порученного задания.
Процедура оформления командировки значительно упростилась, но и старая система документооборота может быть использована по желанию работодателя, об этом должно быть указано в нормативных актах организации.
Как оформить командировку сотруднику в 2019 году в соответствии с новыми правилами?
В соответствии с Российским законодательством, в 2019 году в список обязательных для командировки документов входят:
• приказ с указанием места и цели поездки, с которым сотрудник должен ознакомиться и дать письменное согласие либо отказ;
• путевой лист, в случае использования в поездке автомобиля (личного или служебного);
• служебная записка в случае использования в поездке автомобиля;
• авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы.
Перед поездкой необходимо оформить приказ о направлении сотрудника в командировку, который составляется на основании утвержденного руководителем графика командировочных поездок.
Для составления приказа можно воспользоваться унифицированным бланком № Т-9 или свободной формой, утвержденной на предприятии.
Ознакомившись с приказом, сотрудник обязан отправиться в командировку в указанный срок.
Перед поездкой работнику под роспись выплачиваются денежные средства на оплату расходов, необходимых для командировки. Командировочные расходы в России и за ее пределами несколько отличаются.
Лицо, ответственное за оформление командировок, обязано вести учет направляемых в поездку сотрудников.
Для учета работников, отправляемых в командировку, необходимо занести данные о поездке:
• в табель учета времени, где рабочие дни проставляются кодовым знаком – «К» или «06», выходные в командировке – «В», работа в выходные во время поездки – «РВ»;
• в журнал учета работников, отправившихся в командировку (если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа).
В случае использования в поездке личного или принадлежащего компании транспорта выписывается путевой (маршрутный) лист, содержащий следующие данные:
• дату выезда (начало командировки);
• дату приезда (окончание командировки);
• название организации, выдавшей маршрутный лист;
• номер документа;
• ФИО сотрудника, штамп о пройденном медицинском осмотре;
• должность сотрудника;
• марка и государственный номер транспортного средства;
• цель командировки;
• маршрут (место назначения — город, улица, предприятие).
Служебная записка в поездке необходима при отсутствии документов, подтверждающих расходы. В этом случае в документе указывается отметка организации, куда направлялся сотрудник о времени его прибытия и отбытия.
По прибытии из командировки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах. Для этого необходимо заполнить авансовый отчет, приложить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и других необходимых расходов.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• размер выданного аванса;
• номер документа;
• дату выдачи аванса;
• кому выданы денежные средства – ФИО, должность;
• размер потраченных средств;
• остаток денежных средств (при наличии);
• список документов, подтверждающих расходы.
Информация о прибывших из служебной поездки работниках заносится в журнал учета, если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа.
Для удобства журнал учета прибывших из поездки работников рекомендуется вести.
По приезду из командировки служебная записка оформляется, если использовался служебный, либо личный транспорт, либо транспорт по доверенности.
Использовался личный транспорт. В этом случае указывается, что использовался для командировки личный автомобиль, также необходимо описать тип, марку автомобиля и регистрационный номер.
В конце нужно обязательно перечислить документы, подтверждающие расходы на бензин, жилье, питание.
В этом случае к тексту служебной записки нужно добавить информацию о том, что транспортным средством (тип, марка, номер) сотрудник управлял по доверенности, указать дату составления доверенности.
Авансовый отчет и служебную записку нужно предоставить работодателю не позднее трех суток по прибытию из поездки.
В случае составления приказа о направлении в командировку сразу нескольких сотрудников (бригады) удобнее воспользоваться унифицированной формой № Т-9а – приказом о командировке группы работников.
Командировкой считается задание на определенный срок, выполняемое вне места постоянной работы сотрудником, чья деятельность не имеет постоянный разъездной характер и не связана с экспедициями.
Если в приказе на поездку указывается срок длительностью 4 часа в местность, удаленную от постоянного места работы, командировку необходимо оформлять в соответствии с законодательными нормами.
Но в случае краткосрочной поездки работнику не будут начисляться расходы на проживание и суточные.
В соответствии с Российским законодательством, командировка в 2019 году считается действительной при оформлении:
• приказа;
• авансового отчета;
• служебной записки и маршрутного листа при использовании в поездке автомобиля.
Нормативно-правовые акты о правилах оформления командировочной поездки, утвержденные Российским законодательством, являются обязательными как для государственных учреждений, так и для частных организаций.
Итак, согласно обновленным стандартам, для документирования рабочей поездки следует оформить три обязательных документа – приказ, авансовый отчет и служебную записку (при необходимости).
Однако старая система отчетности не отменялась и при желании работодателя может использоваться в организации.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
