Согласно статье 166 Трудового кодекса (ТК) служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Согласно п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ №749 (Положение о служебных командировках) местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором.
Поездка будет признаваться служебной командировкой только в том случае, если такие поездки работника не являются его постоянной работой, которая осуществляется в пути, и если работа не имеет разъездной характер (ч. 1 статьи 166 ТК).
Служебная командировка должна отвечать следующим условиям:
• данная поездка осуществляется работником по поручению работодателя;
• поручение выполняется вне места постоянной работы работника;
• поездка ограничивается определенным сроком;
• работник не выполняет свою работу в пути и его работа не носит разъездной характер.
В соответствии с п. 2 Положения о служебных командировках в служебные командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Это означает, что нельзя направить в командировку гражданина, оказывающего услуги по гражданско-правовому договору с организацией. Также недопустимо направлять в командировку лицо, которое не состоит с организацией ни в каких отношениях. В случае оформления поездки лица, не состоящего в трудовых отношениях с работодателем, как командировки соответствующие расходы не будут признаны налоговыми органами в качестве расходов на командировки (статья264 НК).
Согласно ТК не могут быть отправлены в командировки следующие категории работников:
• работники в период действия ученического договора не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ч. 3 статьи 203 ТК);
• беременные женщины (статья 259 ТК);
• женщины, имеющие детей до трех лет, матери и отцы, воспитывающие детей до пяти лет без супруг (супруги), а также опекуны (попечители) несовершеннолетних, работники, имеющие детей-инвалидов, а также осуществляющие уход за больным членом семьи, могут быть направлены в командировки только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями (статьи 259 и 264 ТК). Более того, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (статья 259 ТК);
• работники в возрасте до 18 лет, за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации (статья 268 ТК);
• инвалид, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации (ч. 1 статьи 23 Федерального закона №181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации");
• зарегистрированный кандидат (п. 2 статьи 41 Федерального закона №67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации").
Согласно 166 ТК работник обязан направиться в командировку по распоряжению работодателя. Необоснованный отказ от командировки является нарушением трудовой дисциплины. В таком случае работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности согласно статьям 192 - 193 ТК. Однако работодатель не вправе направлять в командировку работника, которому законодательно установлены ограничения для направления в служебную командировку.
Согласно в п. 4 Положения о служебных командировках срок командировки работодатель устанавливает с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. То есть предельный срок командировки не установлен.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие.
Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Если, например, работник должен отправиться в командировку на самолете 3 декабря в 0.20, но время на дорогу до аэропорта составляет, например, 2 часа и при этом работнику необходимо быть на регистрации за 3 часа до вылета, то днем начала командировки будет считаться 2 декабря, несмотря на то, что в билете будет стоять 3 декабря. В этом случае работник должен подтвердить документально свое отбытие в командировку накануне дня самой командировки. Подтверждением будет служить билет (например, на автобус), в котором будут указаны дата и место прибытия.
Согласно статье 167 ТК при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой.
Согласно п. 9 Положения о служебных командировках средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни пребывания в пути, в том числе за время вынужденной остановки, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Если работник, работающий по совместительству, направляется в командировку, то средний заработок сохраняется у того работодателя, который его направил.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
При направлении такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.
Работник в командировке может быть привлечен к работе в выходные или нерабочие праздничные дни (п. 5 Положения о служебных командировках). В указанных случаях оплата труда работника должна производиться с учетом статьи 153 ТК - не менее чем в двойном размере или по желанию работника в одинарном размере, но с обязательным предоставлением другого дня отдыха.
Работник может заболеть в период командировки. Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается работнику в соответствии с Федеральным законом №255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством".
В течение временной нетрудоспособности работника ему возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные на протяжении всего времени, пока он не может по состоянию здоровья выполнять возложенную на него работу или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения о служебных командировках). Дни временной нетрудоспособности работника не включаются в срок командировки.
Если работника необходимо отозвать из командировки, то необходимо составить приказ об отзыве работника из командировки, унифицированной формы которого законом не предусмотрено. Поэтому работодатель может составить его произвольно. Поскольку порядок извещения об этом работника ничем не регламентируется, работодатель может как направить ему соответствующее письмо, так и известить его по телефону.
Оплата командировки
За время командировки сотруднику начисляется оплата по среднему заработку. Но если он возвращается из поездки, например, в субботу, то за время, проведенное в дороге, он должен получить двойную оплату. Так считает Минтруд.
Период командировки оплачивается не так, как обычная работа, а по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ). Сам расчет среднего заработка приведен в статье 139 ТК РФ, а также в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ № 922. А особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 (далее – Положение о служебных командировках).
Пункт 9 Положения о служебных командировках гласит, что средний заработок за период нахождения работника в командировке и за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, определенному в командирующей организации. Обратите внимание, что оплате по среднему заработку подлежит и время нахождения сотрудника в пути.
Нередко дни отъезда работников в командировку и дни прибытия из нее приходятся на выходные или нерабочие праздничные дни. Например, сотрудник уезжает в командировку в воскресенье, чтобы с понедельника приступить к работе. Или возвращается из служебной проездки в субботу. Возникает вопрос: как оплачивать время, проведенное в дороге? И нужно ли вообще его оплачивать?
Сразу отметим, что мнения чиновников из разных ведомств разделились. Так, специалисты Роструда считают, что если сотрудник возвращается из командировки в выходной день, то этот день не должен оплачиваться вовсе. Такая позиция приведена в Письме № ПГ/5136-6-3. Ссылаются при этом на вышеприведенный пункт 9 Положения о среднем заработке, добавляя, что сохранение среднего заработка за дни нахождения в пути, приходящиеся на выходные дни, Положением не предусмотрено. А статья 153 ТК РФ, которая регулирует порядок оплаты труда в выходной день, по мнению Роструда, применяется только в том случае, когда командированный работник привлекается к работе в выходной день.
Есть судебные решения, которые согласны с данным выводом. Примером тому является Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по делу № 33-2379. Суд посчитал, что оснований выплачивать зарплату в двойном размере за время, проведенное в пути в выходной день, не было, поскольку отсутствовал факт привлечения работника к работе в выходные дни.
Однако у чиновников из Минтруда противоположная позиция. Они считают, что время в пути, приходящееся на выходной день, должно оплачиваться согласно статье 153 ТК РФ по «двойному тарифу». Вместо двойной оплаты работник может взять отгул (без содержания), тогда дорога в выходной день будет оплачиваться по «одинарному тарифу». Данная позиция приведена в Письмах № 14-2/3044898-4415 и № 14-2-337.
Мнения разделились, а мы в данном случае согласны с Минтрудом. Приведем аргументы. Время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ). Очевидно, что если день отъезда или приезда из командировки приходится на выходной день, то сотрудник не может использовать свой выходной для полноценного отдыха. В таком случае выходной день приравнивается к рабочему, а работник считается привлеченным к работе в выходной день. Следует отметить, что в большинстве случаев суды разделяют такую позицию (Апелляционное определение Иркутского областного суда по делу № 33-5998, Красноярского краевого суда по делу № 33-10015, Кировского областного суда по делу № 33-2335, Самарского областного суда по делу № 33-7832, Московского городского суда по делу № 11-14545, Кассационное определение Саратовского областного суда по делу № 33-3776).
В свою очередь возникает следующий вопрос: если работник получает оплату в соответствии с окладом, то что удваивать? Нужно ли оплатить в размере двойной часовой ставки все часы нахождения в пути в выходной день или же следует выдать работнику двойную дневную ставку за весь день отъезда/приезда независимо от количества проведенных в дороге часов? Опять же, время пути может приходиться и на ночное время суток. Означает ли это, что в двойном размере нужно оплачивать и ночное время в пути?
К сожалению, нормативные документы этот момент не регулируют, а официальных разъяснений по данному вопросу все еще нет. Есть лишь позиции некоторых судов, согласно которой время пути, приходящееся на два выходных дня, нужно оплачивать по двойному дневному окладу за каждый выходной (независимо от фактического количества проведенных в пути часов). Она выражена в Апелляционном определении Самарского областного суда по делу № 33-7832, Кассационном определении Саратовского областного суда по делу № 33-3776/11. Данная позиция кажется нам не совсем справедливой, ведь тогда получается, что два сотрудника получат одинаковую оплату, но один из них при этом выехал в командировку, допустим, утром в воскресенье, а другой – поздним вечером воскресенья. Первый сотрудник фактически «потратил» на служебные цели весь день, а второй, проведя весь выходной по своему усмотрению, «потратил» на служебные цели только ночь.
А Тюменский областной суд в Апелляционном определении по делу № 33-1500 и вовсе заявил, что труд командированного работника в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается по правилам ст. 153 ТК РФ, но оплата при этом производится в двойном размере исходя из среднего заработка. Но подобные выводы среди судов редкость.
Как видим, точного порядка нет, следовательно, компания может воспользоваться правом, установленным частью второй статьи 153 ТК РФ. Согласно ней конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. Считаем, что компания может сама определить порядок расчета оплаты за время в пути, приходящееся на выходной или праздничный день. Выбранный порядок следует закрепить в своем локальном нормативном акте.
Учитывая противоречивость позиций чиновников по вопросу оплаты времени в пути, приходящегося на выходной день, возникают опасения по поводу включения «двойной оплаты» в расходы при налогообложении прибыли.
Однако опасаться не стоит. Чиновники разрешают учитывать при налогообложении прибыли затраты, связанные с выплатой компенсации работникам за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные дни. Правда, при условии, что правила внутреннего распорядка, утвержденные руководителем организации, предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни. Такую позицию можно увидеть в Письмах Минфина РФ № 03-03-10/39800, № 03-03-06/2/17862, ФНС № СА-4-3/16564.
Бывает так, что по окончании рабочей недели работник остается на выходные, потому что с понедельника он продолжит выполнять порученное ему служебное задание. Оплачивается ли время, приходящееся на такие выходные?
Нет, если в эти дни он не привлекался к работе. Такой вывод следует из пункта 5 Положения о командировках, согласно которому оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Согласно статье 153 ТК РФ в двойном размере оплачивается непосредственно работа в выходной день.
Возможно, у кого-то возникнет вопрос: почему статья 153 ТК РФ в данном случае не применяется, тогда как время в пути, приходящееся на выходной день, оплачивается по данной статье? Дело в том, что выходные сотрудник может использовать в личных интересах (пойти в театр, к родственникам или друзьям, если они там имеются и т.п.), а нахождение в поезде, самолете или автобусе не дает ему выбора в проведении времени.
В судебной практике имеются решения, которые подтверждают данный вывод. Например, из Апелляционного определения Омского областного суда по делу № 33-3937 следует, что для оплаты труда за выходные дни, включенные в период командировки, необходим факт привлечение сотрудника в эти дни к выполнению работы.
Но зато за выходные, приходящиеся на период командировки, сотруднику положены суточные, которые, надеемся, власти не отменят.
Некоторые компании за дни командировки начисляют оплату не по среднему, а по фактическому заработку. Или осуществляет доплату до оклада сотрудника. Такой вариант хотя и не вполне корректен, но допустим. Главное, чтобы фактический заработок за период командировки не оказался меньше среднего заработка, ведь иначе права работника окажутся нарушенными. Чтобы этого не произошло, лучше при каждой командировки сравнить два значения зарплаты: первое — по среднему заработку, второе — по фактическому. И если первое значение не больше второго, можно оплачивать командировку исходя из оклада.
Причем всю сумму фактического заработка компания сможет учесть в расходах при налогообложении прибыли. Чиновники ничего не имеют против этого (Письма Минфина РФ № 03-03-06/1/19699, № 03-03-06/1/756, УФНС России по г. Москве № 20-12/009705). Правда, такой порядок должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте, в трудовом или коллективном договоре.
Командировка в выходной
Нередко случается, что работники выезжают в командировку или возвращаются из нее в выходной день. Как оплатить данные дни: по среднему заработку или в двойном размере, как работа в выходной день? Разберем вопрос с позиции рекомендаций финансовых ведомств и судебной практики.
В письме Министерства труда и социальной защиты РФ № 14-2-337 сказано: «…дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате согласно статье 153 ТК РФ в не менее, чем двойном размере, конкретный порядок исчисления которого зависит от применяемой системы оплаты труда работника, либо по желанию работника оплата за указанные выходные дни командировки осуществляется в одинарном размере и одновременно этому работнику в удобное для него время предоставляется один день отдыха за каждый выходной день без содержания». Этот порядок подтверждается и судебной практикой.
Позиция Минтруда России: день отправления в командировку и день возвращения из нее в выходной день следует оплатить по нормам статьи 153 ТК РФ, в которой говорится: работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере.
По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Обратимся к Решению Верховного Суда РФ № ГКПИ 2002-663. Несколько слов об истории дела.
Гражданин обратился в суд с иском о признании недействительными абзацев 1 и 3 пункта 8 Инструкции № 62 «О служебных командировках». Заявитель указал, что оспариваемые положения нормативного правового акта не соответствуют Трудовому кодексу РФ и ограничивают права работников.
Представители заинтересованных лиц Минфина и Минтруда России возражали против удовлетворения заявленных гражданином требований. В суде они пояснили, что положения оспариваемого нормативного правового акта не противоречат действующему законодательству Российской Федерации и не нарушают права работников, направляемых в служебные командировки.
Когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Если работник не желает воспользоваться другим днем отдыха, ему производится оплата труда как за работу в выходные и нерабочие праздничные дни. Трудовой кодекс РФ в статье 153 предусматривает оплату труда в выходные и нерабочие праздничные дни. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Верховный суд вынес решение отказать гражданину в заявленном иске и указал, что при отправлении работника в командировку или возвращении из нее в выходной день следует руководствоваться нормами статьи 153 ТК РФ.
Выходит, ситуация не совсем понятна. Делаем выводы:
1. Выплаты, произведенные согласно ст. 153 ТК РФ, относятся к компенсационным выплатам, входящим в состав заработной платы. Заработная плата – является вознаграждением за труд. И ключевое слово здесь именно «труд». Поездка в поезде или перелет в самолете вряд ли можно считать временем, когда работник выполняет работу.
2. Заработная плата выплачивается на основании документов, подтверждающих количество отработанного работником времени. Возникает вопрос: как определить количество часов, которое следует оплатить в двойном размере, и на основании какого документа?
Не менее важный вопрос: возможно ли включить выплаты, произведенные по нормам ст. 153 ТК РФ за дни выезда в командировку в выходной день, в расходы по налогу на прибыль? Для ответа на данный вопрос обратимся к письму Минфина России № 03-03-06/2/17862.
Минфин рекомендует следующее: если правила внутреннего распорядка, утвержденные руководителем организации, предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни, затраты, связанные с выплатой компенсации работникам за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные дни, могут быть учтены в составе расходов на оплату труда на основании п. 3 статьи 255 НК РФ при условии их соответствия критериям, установленным п. 1 статьи 252 НК РФ.
Аналогичное разъяснение дано и в письме ФНС № СА-4-3/16564. Данное письмо выпущено совместно с письмом Минфина РФ № 03-03-10/39800. Обратите внимание, что это письмо размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами».
Можно ли оплатить дни отправления работника в командировку или возвращения из нее в выходные дни из среднего заработка?
На данный счет есть позиции отдельных специалистов и постановления судов, что да, можно оплатить такие дни исходя из среднего заработка. Например, согласно Постановлению ФАС Дальневосточного округа по делу № А59-183, за время командировки сохраняется средний заработок, а не производится оплата за фактически отработанное время.
Оплата данных дней исходя из среднего заработка также вызывает вопросы. Обратимся к п. 9 Постановления Правительства РФ № 749. Здесь говорится, что средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Ключевыми словами здесь являются слова «за все дни работы по графику». То есть, если по графику у работника выходной день, то имеется ли возможность выплачивать за данные выходные дни средний заработок?
Работник, выезжая в командировку в выходной день или возвращаясь из нее, теряет свой выходной день. И это время, конечно же, каким-то образом следует работнику возместить.
Если организация принимает решение возмещать данные дни по нормам ст. 153 ТК РФ (не менее, чем в двойном размере), следует учитывать, что в расходы по налогу на прибыль такие выплаты возможно включить только в случае:
1. если правилами внутреннего распорядка предусмотрен режим работы в выходные и праздничные дни. В противном случае, включить в расходы данные выплаты не получиться;
2. если указанные выплаты соответствуют критериям, установленным п. 1 статьи 252 НК РФ. Данное мнение высказано в письме ФНС № СА-4-3/16564.
Напомню, согласно п. 1 ст. 252 ТК РФ, в расходы по налогу на прибыль возможно включить выплаты, которые будут одновременно соответствовать следующим критериям: выплаты связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, и являются экономически обоснованными.
Если организация принимает решение возмещать данные дни путем их оплаты исходя из среднего заработка, то здесь возможны споры с контролирующими органами, даже если организация указанные выплаты закрепит в своих локальных нормативных актах.
Принимая решение о возмещении работнику указанных выходных дней, работодателю следует помнить:
1. В локальных нормативных актах разрешено закреплять только условия, не противоречащие действующему законодательству.
2. Зарплата выплачивается только за фактически отработанное время и на основании документа, в котором ведется учет рабочего время. Согласно ст. 139 ТК РФ, заработная плата (оплата труда) – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты, надбавки и иные выплаты) и стимулирующие выплаты. К компенсационным выплатам относятся, в том числе и выплаты за работу в выходные и праздничные дни.
3. Средний заработок выплачивается за все дни работы по графику. Основанием является п. 9 Постановления Правительства РФ № 749.
Приказ на командировку
В порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:
• применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ № 1595) — с января;
• вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ № 771) — с августа.
Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ № 749).
По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ № 749).
Таким образом, порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:
• распоряжения руководителя о поездке;
• отчета работника о расходах по ней.
Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. Ранее он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ № 1.
Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке.
Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:
• название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
• номер и дата оформляемого документа;
• Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, название подразделения, являющегося местом работы, занимаемая должность;
• место, куда работник направляется в командировку: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
• количество дней поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
• цель, с которой оформляется командировка (она имеет значение для правильного отражения затрат по ней в бухгалтерском и налоговом учете работодателя, оплачивающего поездку);
• источник оплаты расходов по командировке — обычно им является сам работодатель, направляющий работника в поездку, но возможны случаи, когда командировка осуществляется в интересах третьего лица, которое будет нести расходы по ней; в этом случае у стороны, направившей работника в командировку, они будут учтены как перевыставляемые расходы;
• основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
• должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
• подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.
Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.
Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена.
Для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9.
Расчет командировки
Выдать будет необходимо:
• аванс на оплату расходов по проезду к месту командирования и обратно;
• деньги для найма жилого помещения;
• суточные.
Кроме того, трудящемуся положена оплата по среднему заработку: командировка может длиться и несколько месяцев, но работодатель обязан сохранить за сотрудником на весь период его временного отсутствия эти суммы.
Порядок исчисления средней заработной платы изложен в статье 139 ТК РФ. В развитие этой статьи Постановлением Правительства № 922 утверждено Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.
Средний заработок для командировки рассчитывается, исходя из данных за один год или двенадцать месяцев. Если отработано меньше года, берется фактически отработанный период времени.
Шаг 1. Высчитываем количество фактически отработанных дней. В их число не включаются больничные, периоды временной нетрудоспособности, нахождение в отпуске по беременности и родам, в ежегодном оплачиваемом отпуске и т. д. (полный перечень изложен в пункте 5 Постановления № 922).
Шаг 2. Определяем общий заработок. Все выплаты, которые работник получил за расчетный период, надо сложить. Для тех, кто не знает, входят ли командировочные в расчет среднего заработка, ответим, что не учитываются лишь выплаты, которые работник получил в силу закона, а не за отработанное время (временная нетрудоспособность, например).
Шаг 3. Уточняем средний дневной заработок. Общий заработок делим на количество фактически отработанных дней.
Шаг 4. Выясняем, сколько необходимо начислить за командировку. Здесь есть нюанс. Средний дневной заработок надо умножить на количество рабочих дней служебной поездки, выходные и праздничные дни не включаются (если только работник в эти дни не работал, если работал — надо оплатить, причем в двойном размере).
У госслужащих размер суточных 100 рублей, не больше и не меньше.
У работников коммерческих организаций размер суточных не ограничен в некотором роде.
Раньше, до вступления в силу Федерального закона № 122, положения статьи 168 ТК РФ содержали слова, что «размеры возмещения не могут быть меньше размеров, установленных Правительством Российской Федерации…» Теперь этого нет. Поэтому размер суточных может начинаться от одного рубля и верхним пределом не ограничен.
Размер суточных определяется локальным нормативным актом организации, но при его определении необходимо помнить, что суточные не облагаются налогом на доходы физических лиц в пределах 700 рублей по России и 2500 рублей за границей за каждый день командировки. Суммы, превышающие указанные значения, будут подлежать налогообложению в соответствии со статьей 217 НК РФ.
Пример расчета командировочных:
Начальник отдела технического контроля А.В. Васильев отправляется в командировку 22.01.2018 на 12 дней. В период с 22.01 по 21.01 следующего года всего 248 рабочих дней. Исключаем период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске — 20 рабочих дней, 12 рабочих дней за период временной нетрудоспособности. Итого 216 отработанных дней.
За отчетный период зарплата Васильева составила 540 000 рублей (45 000 рублей х 12 месяцев).
Средний дневной заработок составил 2500 рублей (540 000 рублей / 216 отработанных дней).
Васильев уезжает в служебную поездку на 12 дней, следовательно, суточных он получит 8400 рублей (700 рублей х 12 дней).
Таким образом, размер командировочных составил 33 400 рублей (2500 рублей х 10 дней командировки (потому что на период командировки выпадают два выходных дня) и плюс 8400 суточных).
Если в организации не предусмотрена процедура заказа и оплаты проездных документов, работник может самостоятельно организовать свою поездку к месту командирования и обратно, заказав и оплатив билеты из суммы выданного ему аванса.
Для того чтобы работники не летали бизнес-классом или не отправлялись на поездах в спальных вагонах, работодатели могут установить для своих работников определенные ограничения на расходы, как, например, это сделано для госслужащих в Постановлении Правительства № 729 (в редакции № 171).
Ограничения по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно:
• железнодорожным транспортом — только в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
• водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
• воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
• автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования, кроме такси.
Расчет командировочных по найму жилого помещения аналогично с расходами по проезду.
Так, указанное выше Постановление Правительства ограничивает расходы госслужащих по найму жилых помещений в размере 550 рублей в сутки.
Однако Правительство постановило, что расходы, превышающие указанные размеры, а также иные расходы, связанные со служебными поездками (конечно, при условии, что они произведены работником с разрешения или с ведома работодателя), могут возмещаться за счет экономии средств организации по соответствующей статье расходов.
Да, иные расходы могут быть в принципе, но не у всех, потому что:
• размеры этих расходов не ограничены;
• все они подлежат возмещению только при условии, что руководство организации знало и заранее разрешило тратить эти деньги, например, на обед во время деловых переговоров;
• должны быть обоснованы производственной необходимостью (к этому очень любят придираться проверяющие органы, особенно налоговые).
Да, входят. И более того, влияют на расчет отпускных, потому что отпускные рассчитываются на основании фактически начисленных работнику денежных выплат за период, который равен 12 месяцам. А так как командировочные рассчитываются по среднему, размер денежных выплат в месяце, в котором работник был в командировке, может оказаться меньше, чем если бы сотрудник в командировку не ездил.
Направление в командировку
Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки определены в "Положении об особенностях направления работников в служебные командировки", утвержденном Постановлением Правительства РФ N 749.
1. Определяется цель служебной командировки и работник, который будет направлен в служебную командировку.
На этом этапе необходимо выяснить, можно ли работника направлять в командировку вообще и для выполнения Вашего поручения в частности.
Не забывайте, что согласно ст. 60 ТК РФ «запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами».
Не всякого работника можно направить в командировку.
Некоторых работников запрещено направлять в служебные командировки (ст. 259, 268, 203 ТК РФ, п. 2 ст. 41 Федерального закона N 67-ФЗ).
Некоторых работников можно направлять в служебные командировки только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний (ст. 259, 264 ТК РФ).
Если работник, которого планируется направить в служебную командировку, входит в число лиц, которые могут быть направлены в командировку только с письменного согласия, то нужно взять у работника письменное согласие о направлении его в командировку и выяснить, не запрещена ли работнику командировка в соответствии с медицинским заключением. Кроме того, такие работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ст. 259 ТК РФ).
Оформляется это обычно следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в служебную командировку и сообщается, что он вправе от нее отказаться или согласиться. В уведомлении работнику предлагается сообщить, не запрещена ли ему командировка в соответствии с медицинским заключением. Уведомление оформляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). Уведомление регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.
Один экземпляр уведомления вручается работнику под подпись. На уведомлении (экземпляре работодателя) работник пишет, что он с ним ознакомлен и либо согласен на командировку и командировка не запрещена ему в соответствии с медицинским заключением (тогда процедура продолжается), ставит дату и подпись, либо не согласен (и тогда процедура прекращается), ставит дату и подпись. Вместо такой «согласительной записи» работник может написать отдельное заявление. Оно регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации заявлений.
Цель командировки определяется руководителем работодателя. Прежде цель командировки указывали в служебном задании. Теперь данный документ не является обязательным. Если работодатель по-прежнему оформляет служебное задание (в соответствии со своими локальными нормативными актами), то цель он указывает в данном документе. Служебные задания регистрируются в установленном у работодателя порядке. Работника знакомят со служебным заданием под подпись. Оформленное служебное задание в дальнейшем становится основанием для приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Основанием для приказа (распоряжения) может быть и иной документ, определяющий цель, срок и место командировки. Непосредственный руководитель командируемого работника может подать служебную (докладную) записку руководителю работодателя с указанием цели, места и срока командировки работника (работников). Такая записка регистрируется в установленном у работодателя порядке.
2. Издание приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку.
Если работодатель отказался от оформления служебных заданий, то в приказе рекомендуем детально указать цель командировки. Также в приказе указывают срок командировки, место командирования. Если работник направляется к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), то это также необходимо зафиксировать в решении работодателя.
3. Регистрация приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).
4. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о направлении в служебную командировку под подпись.
5. Выдача работнику денежного аванса на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Согласно п. 6.3 Указания Банка России N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» «для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату».
6. Фиксация выбытия работника в служебную командировку.
Данный шаг не обязателен, но во многих организациях учет работников, выбывающих в командировки, ведется. Работодатель вправе в своих локальных нормативных актах предусмотреть ведение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.
Шаги, которые проходят после отправления работника в командировку:
7. Определение фактического срока пребывания работника в командировке.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.
В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации".
При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
Служебная записка регистрируется в установленном у работодателя порядке.
8. Дни служебной командировки работника отмечают в табеле учета рабочего времени.
9. Отчет работника об израсходованной в связи с командировкой денежной сумме.
Работник по возвращении из служебной командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Если согласно документам окажется, что работником обоснованно израсходована большая сумма, чем была выдана, то ему возвращается перерасход. Если у работника наоборот средства остались, то неизрасходованные суммы он возвращает в кассу работодателя. Если работник не вернет в кассу остаток неиспользованных денежных средств в срок, установленный работодателем, то последний будет вправе удержать эту сумму из зарплаты работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Оформлять и служебное задание, и командировочное удостоверение не запрещено, но эти документы перестали быть обязательными к применению.
Из «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном Постановлением Правительства РФ N 749, были исключены положения об оформлении «командировочного удостоверения» и «служебного задания».
Утратил силу пункт 8 данного Положения, обязывающий вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Вести соответствующие журналы выбытия и прибытия теперь не обязательно. Однако и не запрещено. Если работодателю удобнее вести учет работников, выбывающих в служебные командировки и прибывших, по-прежнему, в журналах выбытия и прибытия, то он может делать это. Надо учесть, что теперь принимающая сторона может отказаться проставлять отметки в командировочном удостоверении.
Отдельные вопросы по порядку оформления командировок работодатель может урегулировать на локальном уровне, например, в Положении о командировках. В частности, там можно оговорить вопросы оформления командировочных удостоверений, служебных заданий, ведения журналов выбытия и прибытия, подачи служебной (докладной) записки руководителю организации от непосредственного руководителя работника, полагающего направить его в командировку с указанием целей, срока, места командирования, которая в дальнейшем послужит основанием для издания приказа о направлении в командировку.
Суточные при командировке
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ, в случае направления работника в командировку работодатель обязан возмещать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные. Соответственно, работодатели, также как и ранее, обязаны выплачивать суточные. Обращаю внимание, что размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). В частности, суточные по России — это 700 рублей, за границу — 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 рублей, то с 300 рублей (1000 — 700) работодателю следует удержать НДФЛ.
Суточные возмещаются работнику за каждый день, пока он находится в командировке. Выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути, также оплачиваются (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье оплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются (но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам). Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:
• за 9 дней — 40 евро за каждый день,
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
30 мая выдан под отчет аванс под отчет 360 евро и 700 руб.
Курс (условно) евро:
• на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.
Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:
40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
Суточные 1 день по России = 700 руб.
Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например, в положении о командировках.
Бухгалтеры знают про 700 и 2500 рублей — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят размер суточных 700 и 2500 рублей, чтобы заодно не удерживать с этих сумм НДФЛ. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2500 рублей и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4000 рублей за каждый день командировки по России, но тогда с 3300 рублей придется удержать НДФЛ (4000 руб. – 700 руб. = 3300 руб.)
По общему правилу размеры суточных, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:
• 700 рублей — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 рублей — за каждый день при поездках за границу.
Как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2500 руб.). Так сколько платить суточных? — решайте для своей организации самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах).
Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен представить, как вернется из командировки, вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях определяйте количество дней, за которые надо выплатить суточные, по проездным документам.
Суточные при командировках за пределы РФ платите те, которые установлены во внутренних документах компании.
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку, как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например, на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
Суточные по однодневным командировкам в 2018 году:
• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах вашей компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.
Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ.
Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:
1. Мнение Минфина РФ: компенсация документально подтвержденных расходов, связанных с однодневной командировкой (например, расходов на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2500 руб. при однодневной командировке за границу (письмо Минфина России № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ № 4357/12).
Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Белоруссию и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:
• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).
В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным по России, ни по суточным за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающие документы по суточным не существуют. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.
Расходы на командировку
Командировочные расходы - это расходы, оплачиваемые работнику за время его нахождения в командировке.
Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:
- выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);
- оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);
- оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);
- оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);
- компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.
Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (представительские расходы), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.
Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.
Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».
Законодательством установлен норматив только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:
- за каждый день командировки по России в размере 700 руб.;
- за каждый день загранкомандировки в размере 2500 руб.
Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.
Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.
До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:
- служебное задание;
- приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
- командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.
Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:
- командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;
- авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);
- документы, подтверждающие расходы (например, билеты на транспорт, квитанции, счета). Документы можно приклеить на листы формата А4 и приложить к авансовому отчету;
- отчет о выполнении служебного задания в командировке, утвержденный работодателем.
Перед отъездом работнику, как правило, выдается аванс на командировочные расходы в сумме суточных, стоимости проезда, проживания, а также других командировочных расходов.
Сумма аванса определяется исходя из:
- приблизительной стоимости проезда в командировку и обратно и расходов на проживание в командировке;
- суммы суточных за все дни командировки;
- других планируемых командировочных расходов работника.
Аванс можно:
- или выдать наличными из кассы организации;
- или перечислить на банковскую карточку работника.
Такой порядок выдачи аванса на командировочные расходы надо отразить в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках.
При этом организация может сама оплатить какие-то из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) в безналичном порядке со своего расчетного счета. В этом случае аванс на эти цели можно не выдавать.
При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета.
НДС по расходам на командировки принимается к вычету при соблюдении двух условий:
- командировочные расходы оплачены организацией или работником;
- по ним есть счет-фактура.
Всегда облагается НДФЛ и страховыми взносами возмещение стоимости:
- питания, в том числе, когда стоимость питания отдельно выделена в счете гостиницы;
- проезда, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты командировки не совпадают).
При применении УСН командировочные расходы, подтвержденные документами, учитываются:
- если они оплачены за счет выданного работнику аванса - на дату утверждения авансового отчета;
- если они оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета - на дату выплаты возмещения работнику.
В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются так:
Проводка
Операция
Д 71 - К 50 (51)
Работнику выдан аванс на командировку
Д 26 (08, 20, 23, 44) - К 71
Учтены командировочные расходы (без НДС на ОСН, с НДС на УСН)
Срок командировки
Строительная организация открывает обособленное подразделение в другом районе - на время строительства объекта, руководителем подразделения назначается работник организации не проживающий в данном районе, правомерна ли в данном случае оплата командировочных расходов руководителю обособленного подразделения?
Да, правомерна.
Командировка – служебная поездка сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения какого-либо поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Законодательство не предусматривает ограничений по срокам командировки. Ее продолжительность определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить: оплату проезда, расходы на наем жилья, суточные и другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации. Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.
В командировку можно направить только штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор (ст. 166 ТК РФ).
Если человек работает по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или возмездного оказания услуг), то его отношения с организацией трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК РФ). Он не признается штатным сотрудником, поэтому гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (в т. ч. и связанные с командировкой), на него не распространяются. Условия служебных поездок таких людей должны быть прописаны в договоре.
При направлении в командировку совместителей (как внутренних, так и внешних) помните, что они обладают теми же правами, что и основные сотрудники (ст. 287 ТК РФ).
Срок командировки сотрудника определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749). Это правило действует как для командировок по территории России, так и для загранкомандировок (п. 1 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749).
Хотя это и не оговорено законодательно, существует два срока командировки: плановый и фактический.
Плановый срок – это предполагаемые даты служебной поездки, которые отражают в приказе о командировке (п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749). Приказ составляют до того, как человек уезжает в командировку. Руководитель подписывает документ также до направления сотрудника в поездку. Поэтому эти даты являются ориентировочными.
На практике же командировка может затянуться или даже, наоборот, завершиться досрочно. Это может произойти по различным причинам: сотрудник задержался в пути, заболел или, например, раньше срока выполнил служебное задание. В любом случае это сдвигает фактические даты командировки относительно плановых.
По общему правилу фактический срок командировки определяется по проездным документам, которые работник должен представить после возвращения из командировки.* Немного другой порядок действует, если сотрудник ездил в командировку на своем личном транспорте. Тогда по возвращении он должен составить служебную записку, указать в ней фактические сроки командировки и приложить к ней оправдательные документы (путевой лист, счета гостиниц и т. д.).
Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749.
Ситуация: существуют ли максимальные сроки для служебных командировок. В командировку направлен гражданин России.
Законодательство не предусматривает ограничений по срокам командировки. Ее продолжительность определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Каких-либо ограничений по срокам командировок (как по территории России, так и за рубеж) ни статья 166 Трудового кодекса РФ, ни положение, утвержденное постановлением Правительства РФ № 749, не содержат.
Максимальные сроки были предусмотрены Инструкцией Минфина, Госкомтруда СССР и ВЦСПС № 62. Согласно этому документу срок командировки по территории России не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. А для сотрудников, направленных для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, такой срок не должен превышать одного года (п. 4 Инструкции Минфина, Госкомтруда и ВЦСПС № 62). Контролирующие ведомства предписывали соблюдать эти ограничения и при загранкомандировках (письма Минфина России № 03-04-06-01/335, № 03-05-01-04/345 и № 03-05-01-04/319). В настоящее время действуют новые правила, регулирующие порядок направления сотрудников в командировки (положение, утвержденное постановлением Правительства РФ № 749). Поэтому применять Инструкцию Минфина, Госкомтруда и ВЦСПС № 62 нет оснований.
Таким образом, срок командировки сотрудника определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749).
Подтверждает такой вывод письмо Минфина России № 03-03-06/1/304.
Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:
• оплату проезда;
• расходы на наем жилья;
• суточные;
• другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.
Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).
Оформление командировки
В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:
• по проезду;
• по найму жилья;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Оформление командировочных документов вытекает из норм Трудового кодекса РФ. Поэтому, при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание.
При этом согласно постановления Правительства РФ № 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки” (далее - Постановление №749) организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Однако для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сотрудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.
Требования к первичным учетным документам определены Федеральным законом № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”.
Поэтому оформление командировочных документов должно отвечать следующим стандартам:
• формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, - свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем;
• командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета.
Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете закона, к которым относятся:
1. наименование регистра;
2. наименование экономического субъекта, составившего документ;
3. дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4. хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5. величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6. наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7. подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Итак, мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку. После этого, по возвращению сотрудника, обязательно нужно правильно оформить итоги командировки.
По возвращению работника необходимо правильно оформить и оплатить произведенные им расходы. При этом, как было отмечено выше, к расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании, а также порядок расчета и выплаты суточных определен постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих локальных нормативных документах. При этом, в соответствии с нормами Налогового кодекса РФ, при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей, и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке, не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных, а также подтверждает произведенные расходы документами - проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма N АО-1. Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течении 3-х дней по возвращению из командировки. В противном случае, расходы ему могут быть не возмещены.
Учет командировок
Первый день командировки — это дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства. Последний день командировки — это дата прибытия соответствующего транспортного средства в населенный пункт, где расположено место постоянной работы.
При отправлении (или прибытии) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (или приезда) считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до (или от) станции, пристани или аэропорта.
Прежде всего, необходимо составить приказ или распоряжение руководителя о направлении в командировку.
Ранее при направлении работников в командировки работодатели были обязаны утверждать служебные задания и оформлять командировочные удостоверения. Однако теперь это делать не нужно. С указанной даты фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным билетам, представляемым по возвращении из командировки. Если же работник направляется в командировку на личном транспорте, то фактический срок пребывания в месте командирования работник должен указать в служебной записке.
Заметим, что организациям, которые регулярно направляют сотрудников в служебные поездки, лучше подготовить локальный нормативный акт, например, положение о командировках. В нем следует прописать все детали: размер суточных, величину компенсации расходов по командировке и т д. Подобный документ может стать одним из решающих аргументов в пользу налогоплательщика при проверках или на суде.
В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы №№ Т-12 и Т-13) рабочие дни, которые пришлись на время командировки, обозначаются кодом «К» или его цифровым аналогом «06». Количество отработанных часов не проставляется.
Если во время командировки работник трудился в свой выходной или в праздник, в табеле ставится код «РВ» или его аналог «03». В графе, отведенной для количества отработанных часов, указывается значение, заранее согласованное с работодателем. Если же договоренности о работе в выходной день не было, работодатель вправе не указывать в табеле количество часов и, как следствие, не оплачивать это время. Об этом говорится в письме Минтруда России № 14-2-291.
Возможна ситуация, когда в выходной день работник находился в пути, то есть либо ехал к месту командировки, либо возвращался обратно. Нет полной ясности, нужно ли считать это время, как отработанное. По нашему мнению дорога, выпавшая на субботу, воскресенье или праздник — это ничто иное, как работа. Поэтому в табеле учета рабочего времени следует проставить «РВ» (либо «03») и количество часов, фактически проведенных в дороге.
Период командировки оплачивается не так, как обычная работа, а по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ). Каким бы не был режим работы, средний заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, когда началась командировка.
Заметим, что некоторые компании оплачивают командировку не по среднему, а по фактическому заработку. Такой вариант хотя и не вполне корректен, но допустим. Главное, чтобы фактический заработок за период командировки не оказался меньше среднего заработка, ведь иначе права работника окажутся нарушенными. Чтобы этого не произошло, лучше для каждой командировки сравнить два значения зарплаты: первое — по среднему заработку, второе — по фактическому. И если первое значение не больше второго, можно оплачивать командировку исходя из оклада.
Если человек трудился в командировке в свой выходной, и это отражено в табеле учета рабочего времени, то такую работу необходимо оплатить в двойном размере. Есть и альтернативный вариант: по желанию работника оплату предоставить в одинарном размере и дать дополнительные выходные (ст. 153 ТК РФ).
Работодатель обязан не только выплатить сотруднику зарплату за время командировки, но и возместить командировочные расходы. Они перечислены в статье 168 ТК РФ. Это суточные, стоимость проезда, плата за наем жилого помещения и иные затраты, согласованные с работодателем. Рассмотрим каждый вид расходов в отдельности.
Суточные полагаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения о командировках).
Каждый работодатель волен установить тот размер суточных, который считает нужным. При этом не возбраняется утвердить разные величины суточных для различных категорий работников. Например, суточные руководителя могут быть выше, чем суточные инженера.
Сотрудник, вернувшийся из командировки, не обязан отчитываться о том, на что потратил суточные. Проще говоря, работнику не нужно предоставлять в бухгалтерию первичные документы и авансовый отчет по суточным.
В налоговом учете суточные списываются на расходы без ограничения. От НДФЛ суточные освобождаются в пределах лимита: при командировках внутри страны — в размере 700 руб. за каждый день, при загранкомандировках — в размере 2 500 руб. за каждый день. Если в компании установлена величина суточных свыше данных сумм, то с превышения нужно заплатить налог на доходы физлиц. В справке о доходах сумму сверхнормативных суточных следует отразить как «иные доходы».
При служебных поездках длиною в один день (так называемых «однодневных командировках») суточные, строго говоря, не полагаются. Несмотря на это большинство компаний их выплачивает. Минфин России в письме № 03-04-07/6189 предложил следующий вариант их учета. Если работник предоставил подтверждающие документы, то суточные следует расценивать как возмещение иных расходов, связанных с командировкой. Тогда они в полном объеме освобождаются от НДФЛ. Если же документов нет, то нужно применять лимит, как в случае с более длинными командировками.
В арбитражной практике есть примеры, когда судьи подтвердили: суточные при «однодневной командировке» освобождаются от взносов в ПФР (постановление ФАС Поволжского округа № А65-27465) и учитываются в расходах (постановление ФАС Северо-Западного округа № А56-48850).
Стоимость проезда до места командировки и обратно можно включить в расходы на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом «входной» НДС можно принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).
При возмещении командированному сотруднику расходов на дорогу не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и платить страховые взносы (ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ).
Однако вышеприведенные нормы можно применить только в том случае, если затраты на проезд подтверждены первичными документами. На практике у бухгалтеров постоянно возникают вопросы, можно ли принять в качестве подтверждения тот или иной документ.
Если работник добирался на рейсовом транспорте, то ему придется предоставить проездной билет. При этом не обязательно, чтобы билет был установленной формы. Главное, чтобы на нем стояли реквизиты, подпись и печать перевозчика, а также наименование пунктов отправления и прибытия, цена (постановление ФАС Дальневосточного округа № Ф03-3467).
Если речь идет о такси, то подтверждающими документами будут заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа, а также квитанция на оплату услуг легкового такси. Об этом напомнил Минфин России в письме № 03-11-04/2/80.
В случае авиаперелетов понадобятся два первичных документа: билет, на котором указана его стоимость, и посадочный талон. Если авиабилет электронный, то подтверждающим документом является маршрут-квитанция, содержащая обязательные реквизиты: тариф, итоговая стоимость перевозки, форма оплаты и проч. При утере посадочного талона необходимо взять справку авиаперевозчика. Такое мнение высказал Минфин России в письме № 03-03-07/33.
«Входной» НДС по авиа перелету можно принять к вычету, только если сумма налога выделена в билете или в маршруте-квитанции. На это указал Минфин в письме № 03-07-11/01.
Сумму, потраченную на наем жилья для командированного работника, организация может учесть при налогообложении прибыли. Также компания вправе списать стоимость дополнительных услуг, оказанных гостиницей (за исключением баров и ресторанов, обслуживания в номерах, а также саун и фитнес-центров). Об этом говорится в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. «Входной» НДС по жилью разрешено принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).
При возмещении сотруднику расходов на жилье не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217НК РФ) и платить страховые взносы (ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ).
Однако вышеприведенные нормы можно применить только в ситуации, когда затраты на жилье подтверждены первичными документами. А именно — бланком строгой отчетности, самостоятельно разработанным гостиницей. В нем обязательно должны быть реквизиты, которые перечислены в пункте 3 положения, утвержденного постановлением правительства РФ № 359. Кроме того, в бланке должна быть выделена сумма НДС.
На практике налоговики часто предъявляют претензии в случае, когда на гостиничном документе стоит несуществующий, либо «чужой» ИНН. Но арбитражная практика по данному вопросу положительна для налогоплательщиков (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа № А52-1635, ФАС Уральского округа № Ф09-6736).
В случае, если командированный работник заплатил за жилье при помощи карты, он должен приложить к авансовому отчету «бумажные» документы, подтверждающие факт оплаты. К таким документам относится, в частности, слип и квитанция электронного терминала (письмо Минфина России № 03-03-06/1/65253).
Если же работник потерял подтверждающий документ или вовсе не получал его, так как проживал в частном секторе, то расходы в налоговом учете отразить нельзя, равно как нельзя и принять НДС к вычету. НДФЛ с суммы возмещения нужно удержать с величины, превышающей 700 руб. за каждый день при командировке внутри страны, и с величины, превышающей 2 500 руб. за каждый день загранкомандировки. Страховые взносы необходимо начислить на всю сумму неподтвержденных расходов на жилье. Об этом сообщили специалисты Минздравсоцразвития России № 3416-19.
Налоговики считают, что питание во время командировки должно оплачиваться за счет суточных. Поэтому если работодатель возмещает стоимость питания отдельно, такие расходы нельзя учесть при налогообложении прибыли, и с них следует заплатить страховые взносы и НДФЛ.
Даже если компания вообще не выплачивают суточные, а только возмещает расходы на питание, подобные затраты не уменьшают прибыль и включаются в базу по взносам и по НДФЛ. Дело в том, что стоимость питания не упомянута среди командировочных расходов ни в Трудовом кодексе, ни в Положении о командировках.
Арбитражная практика по этому вопросу противоречива. Есть дела, выигранные компаниями (см., например, постановление ФАС Московского округа № А40-112186/11-20-455). Но также есть дела, выигранные инспекторами (см, например, постановление ФАС Дальневосточного округа № Ф03-912).
На наш взгляд, безопаснее предотвратить конфликт, и не отражать стоимость питания в налоговом учете, а взносы и НДФЛ лучше заплатить.
У зарубежных служебных поездок есть свои особенности.
Суточные, выданные в валюте, нужно пересчитать в рубли по курсу, который действовал на день их выдачи. Размер суточных, освобожденных от НДФЛ, за день, когда сотрудник пересек границу, равен не 2 500 руб., а 700 руб. Это следует из пункта 18 Положения о командировках, где говорится, что дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Если командировочные расходы (проезд, проживание и дополнительные услуги) были оплачены валютой, их стоимость нужно перевести в рубли. При этом нужно использовать курс, указанный в документах на покупку валюты. Такую точку зрения чиновники изложили в письме № 03-03-06/1/347.
Средний заработок, выплаченный работнику за время загранкомандировки, считается его доходом, полученным от источника в РФ. Если сотрудник находился в зарубежной поездке недолго и сохранил статус налогового резидента, то НДФЛ с его среднего заработка считается по ставке 13%. Если же статус резидента утрачен, то применяется ставка 30%.
Командировка за границу
Оформление загранкомандировки, в принципе, отличается от оформления деловой поездки внутри страны, но есть и похожие моменты: нужно так же издать приказ, так же отмечать в табеле дни нахождения сотрудника в командировке. А вот состав расходов для выезда за границу шире, нежели для командировок по России. Еще до выезда необходимо получить заграничный паспорт, визу, прочие документы. Расходы по оформлению загранпаспорта или страховки, необходимых для въезда в страну командирования, возмещаются сотруднику. Помимо этого, работникам, выезжающим за рубеж, возмещаются и обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автотранспорта, если сотрудник едет на автомобиле.
Начнем с темы выдачи средств под отчет в связи с тем, что в этом вопросе произошли изменения. Теперь для выдачи средств под отчет можно оформить распорядительный документ, а требовать с сотрудника заявление о выдаче денег уже не обязательно. Также теперь можно выдавать под отчет средства, даже если работник еще не отчитался за ранее полученные деньги (Указание Банка России № 4416-У). Важно, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу средств. Оформить его можно, например, в виде приказа. Если же в компании принято писать заявления на выдачу средств под отчет, то необходимо учесть, что руководитель помимо своей подписи и даты составления документа должен указать выдаваемую сумму и срок ее возврата (письмо Банка России № 29-1-1-ОЭ/20642).
Отмечу, что большинство компаний выдают средства в рублях, а сотрудники уже сами конвертируют их в валюту, так как это упрощает учет, нет необходимости заводить дополнительные субсчета для учета сумм в валюте.
Передавать именную корпоративную карту от одного сотрудника другому противозаконно. Но на практике подобные случаи встречаются, рекомендую в таких ситуациях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.
Остановимся подробнее на ситуации, когда сотрудникам на командировочные расходы все же выдаются под отчет суммы в валюте, такой вариант допускается законодательством РФ (п. 16 Положения, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Выдавая аванс в валюте, компания руководствуется ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным Приказом Минфина № 154н, в силу пункта 1 статьи 30 Закона № 402-ФЗ. Переоценка валюты проходит в общем порядке.
Рассмотрим получение денег под отчет на примере: 30 октября компания получила из банка валютные средства в размере 1000 долларов на командировочные расходы. 1 ноября валюта была выдана сотруднику по распоряжению руководителя для служебной поездки в США. Сотрудник предоставил утвержденный авансовый отчет в бухгалтерию 20 ноября. У работника по отчету возник перерасход средств в размере 100 долларов. Как отразить эти операции в учете?
30 октября:
Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 52 В банке получены валютные средства на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (57 500 руб. по курсу 57,5 руб./долл. США);
31 октября:
Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 91.1 Отражена курсовая разница от переоценки валютных средств на отчетную дату на сумму 500 руб. (100 долл. США х 58 руб. = 58 000 руб. – 57 500 руб. = 500 руб.);
1 ноября:
Дебет 71 (субсчет «Расчеты в валюте») Кредит 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Валюта выдана сотруднику компании под отчет на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб. по курсу 58,2 руб./долл. США);
Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 91.1 Отражена курсовая разница на сумму 200 руб. (58 000 руб. (на 31.10) – 58 200 руб. (на 01.11) = 200 руб.);
20 ноября:
Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте») Отражены расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб., курс взят на дату выдачи валюты сотруднику);
Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте») Отражены расходы на сумму 100 долл. США (5950 руб. по курсу 59,5 руб./долл. США). Перерасход отражен по курсу на дату утверждения авансового отчета, так как документа о конвертации не предоставлено.
Отмечу, что на практике для бухгалтерии гораздо проще выдавать средства под отчет в рублях, если предполагается, что в командировке расчет будет наличными, но еще удобнее – перечислить аванс или возместить расходы на карту работника.
Одной из особенностей в учете при направлении сотрудников в загранкомандировки могут стать начисление и выплата суточных. Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Суточные, установленные в локально-нормативном акте организации («Положение о командировках»), могут быть в полном объеме приняты в расходы по налогу на прибыль, но для целей НДФЛ установлены лимиты – 700 рублей в сутки для командировок по РФ и 2500 рублей в сутки для командировок за рубеж (ст. 217 НК РФ). Если в компании суточные приняты в размерах, превышающих эти нормы, то с разницы придется удержать у сотрудника НДФЛ, а также заплатить страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Обычно размер суточных для России и для поездок за рубеж различается. Суточные платятся по стране въезда (п. 17, 18 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ от № 749) Для командировок по странам, входящим в СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что отметки о пересечении границы не делаются, даты выезда и въезда в РФ определяются по проездным документам, а для командировок за границу – по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).
Примечательно, что если в компании принято выплачивать суточные за однодневные командировки по России, то такие выплаты облагаются страховыми взносами. Минфин, ссылаясь на пункт 11 Положения о командировках, разъясняет, что при однодневной командировке по России суточные не выплачиваются, следовательно, не применяется пункт 2 статьи 422 НК РФ, согласно которому не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 НК РФ. Поэтому суточные, выплаченные при однодневной командировке по РФ, облагаются взносами. При этом если работодатель возмещает расходы, связанные со служебной командировкой, то такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются доходом работника.
Что касается НДФЛ, то в письмах Минфина № 03-04-06/56259, № 03-04-07/6189 (направлено письмом ФНС России № ЕД-4-3/5200@) обозначена следующая позиция: «При направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 Кодекса».
Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов. По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации. В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными. В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку. Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент. Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе.
Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.
Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.
Основные различия между командировками по России и за рубежом:
по России
за границу
При направлении в командировку необходимо
издать приказ или распоряжение, где будут обозначены сроки, место назначения, цель командировки; отмечать в табеле учета рабочего времени дни командировки
оформить заграничный паспорт, при необходимости – визу
Аванс сотруднику выдается
в рублях
может быть выдан как в рублях, так и в валюте
Размер суточных, который не облагается НДФЛ
700 рублей
2500 рублей
Подтверждающие документы
документы на иностранном языке должны иметь построчный перевод, который может быть выполнен самим сотрудником
Возмещаемые расходы
работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; б) обязательные консульские и аэродромные сборы; в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки; д) иные обязательные платежи и сборы
Статус сотрудника
не изменяется
при нахождении за границей РФ более 183 дней статус изменяется на нерезидента, НДФЛ с этого момента нужно платить в размере 30%
Проживание в командировке
В понятие «командировочные» входит определенный вид расходов, в которые включена и компенсация найма жилого помещения. Допустимые нормы, условия и перечень сопровождающих документов регламентированы в законодательных актах Правительства и письмах Минфина Российской Федерации.
Трудовой кодекс РФ гласит, что в производственную деятельность командировочного входят следующие обязанности:
• своевременное прибытие на место назначения;
• результативное выполнение командировочного задания;
• отъезд в назначенное время;
• предоставление авансового отчета по возвращению на постоянное место работы.
Еще совсем недавно гостиничные счета относились к документам строгой отчетности.
Оформленные бланки по форме № 3-Г однозначно подтверждали оказание услуг по предоставлению жилых помещений в установленный период.
В настоящее время согласно Постановлению Правительства России № 359 предприятия гостиничного сервиса вправе индивидуально разрабатывать формы документов, фактически подтверждающие проживание гостей.
В Положение о командировках предприятия включают следующие вопросы:
• последовательность процедуры, возмещающей расходы по командировке;
• границы размеров компенсирования затрат;
• регламент, определяющий функции сотрудника и администрации фирмы;
• перечень документов, прилагаемых к авансовому отчету по командировке;
• нормы командировочных затрат, которые разрешены на предприятии.
Командированным сотрудникам предоставляется несколько вариантов размещения для проживания:
Выбор места расположения зависит от объективных и субъективных причин и носит чисто индивидуальный характер.
Занимая необходимый номер, командировочные вправе пользоваться всем спектром бытовых и коммунальных услуг, предлагаемых сервисом отеля.
Наличие жилой площади, числящейся на балансе организаций, которые вынуждены постоянно приглашать специалистов со стороны, экономически обосновано.
Кроме того, командированным сотрудникам (например, преподавателям высших учебных заведений) гораздо комфортнее и удобнее существовать в жилищных условиях, максимально приближенным к домашним.
Если принимающая сторона располагает служебными или арендованными квартирами, то вопрос проживания в гостинице не возникает.
Многие командировочные предпочитают останавливаться у родных и близких.
В этом случае, положительно решаются два вопроса:
• оптимальное решение бытовых проблем,
• близкое общение с родственниками, с которыми не очень часто встречаются.
Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.
Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.
Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.
Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:
• уставные и банковские реквизиты отеля;
• паспортные данные проживающего;
• размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
• срок пребывания;
• печать и подпись руководителя гостиницы.
Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.
Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.
С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.
Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.
В общем виде документы для оформления представлены в таблице:
Способ проживания
Подтверждающий документ
Вид оплаты
Номер в гостинице
Счет, кассовый чек или приходный кассовый ордер
Наличный или безналичный расчет
Служебное жилое помещение
Счет, договор на предоставление помещения
Безналичный расчет
Комната в аренду от физлица
Договор аренды, расписка
Наличный расчет
Проживание у родственников
отсутствует
отсутствует
В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.
И если документ составлен согласно правилам бухгалтерского учета, налоговые органы обязаны принимать их во внимание.
Согласно счета на оплату гостиничного номера, расходы по найму жилого помещения принимаются к возмещению полностью.
В Налоговом Кодексе не содержится ограничений по оплате расходов на проживание.
При проверке налоговые органы могут заинтересоваться расходами на компенсирование стоимости гостиничного номера особой комфортабельности.
Чтобы подобных спорных вопросов не возникало, необходимо в Положении о командировке отдельно прописать какими условиями в гостинице могут пользоваться:
Счета за командировочные расходы на жилье рядовых сотрудников, выписанные на сумму сверх положенной нормы, согласно Положению о командировках на предприятии, принимаются к бухгалтерскому учету в полном размере.
В налоговом учете отражаются расходы в пределах нормы.
Пример:
Маркетолог В.И.Иванов был направлен в командировку сроком на три дня, целью которой было заключение договора поставки производственного оборудования. К авансовому отчету по командировке Иванов В.И. приложил документы на оплату гостиничного номера «Люкс» в размере 5600 руб. в сутки. При этом, согласно Положению о командировках, штатные сотрудники среднего звена могут проживать в отелях, стоимость которых не должна превышать 3500 руб. в сутки.
После утверждения авансового отчета сотруднику была возмещена стоимость проживания в размере 16 800 руб.: 5 600 руб./сут.* 3 дня = 16 800 руб.
Кроме того, был начислен НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения:
• 3 500 руб./сут * 3 дня = 10500 руб. — максимально разрешенный размер расходов на проживание;
• 16 800 – 10500 = 6 300 руб. — налогооблагаемая база для расчета НДФЛ и страховых взносов;
• 6 300 * 13% = 819 руб. — начислен НДФЛ;
• 6 300 * 22% = 1 386 руб. — страховые взносы ПФР;
• 6 300 * 5,1% = 321,30 руб. — страховые взносы ФФОМС;
• 6 300 * 2,9 % = 182,70 руб. — страховые взносы ФСС;
• 6 300 * 0,7 % = 44,10 руб. — страховые взносы от несчастных случаев на производстве.
Бухгалтерский учет характеризует командировочные затраты как от обычных видов деятельности.
Налоговый учет относит их в группу прочих расходов, при этом они должны быть экономически обоснованными.
Принятые к учету «квартирные» снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. НДС, указанный отдельной строкой в гостиничном счете, правомерно принимается к вычету при расчете налога.
Если к авансовому отчету приложен весь комплект документов, подтверждающих правомерность проживания, командировочные компенсируются в полном размере без каких-либо ограничений.
Утерянный гостиничный счет не может быть приложен к авансовому отчету по командировке.
Специалисты экономических служб должны подробно ответить на вопрос работника: «Как оплатить без документов?».
Без квитанции организация вправе произвести возмещение проживания командированному сотруднику за счет чистой прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Но уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль на величину компенсируемых сумм без подтверждения проживания фирма не в праве.
Кроме того, на сумму компенсации необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы.
Учреждения бюджетного направления, в основном, имеют некоммерческий характер производственной деятельности и финансируются из бюджетов различного уровня.
Поэтому в приказе на предстоящую командировку сотрудника в бюджетном учреждении, необходимо отметить источник финансирования поездки. В остальном контроль оплаты проживания в командировке в бюджетной организации не отличается от постановки учета в коммерческих фирмах.
В Налоговом Кодексе РФ не отражены границы возмещения командировочных расходов по найму жилого помещения.
Поэтому данная группа затрат, необходимая для улучшения условий проживания командированных сотрудников, полностью компенсируется организацией.
Командировка директора
Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.
Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.
Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, порядок оформления – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.
Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.
Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.
Цель служебной командировки генерального директора – это выполнение служебных обязанностей в соответствии со своей должностью для улучшения работы организации.
Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.
Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:
• старт нового проекта, проведение переговоров с подрядчиками и другими контрагентами, заключение с ними долгосрочных соглашений о сотрудничестве;
• проведение ревизионной проверки филиала при выявлении серьезных нарушений в ходе проверок контролирующих государственных органов у подразделений предприятия, находящихся в другом городе или регионе. Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов;
• поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов;
• открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.
Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку.
Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.
Служебная командировка отвечает условиям:
• осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
• поручение не связано с постоянным рабочим местом;
• поездка ограничена временными рамками;
• сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.
Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.
Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен. Поэтому поездка может оформляться на любой период, необходимый для исполнения служебного поручения.
При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.
В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.
Обязанностью руководителя является подписание трудовых договоров с работниками, приказов об увольнении, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.
Делегируя свои полномочия, руководитель передает работнику дополнительные новые обязанности, которые нужно согласовать с ним. Новые обязанности нужно предусмотреть в трудовом договоре.
Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).
Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.
В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.
Согласно ст. 185 ГК РФ доверенность оформляется для представительства работодателя перед третьими лицами. В документе указываются все действия, которые будет выполнять представитель работодателя.
Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.
Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.
После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.
Помимо этого рекомендуется оформить приказ по основной деятельности о передаче полномочий руководителя на определенный срок.
Документы, которыми оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.
Фактический период пребывания в поездке устанавливается:
• при использовании любого вида транспорта при отсутствии проездных документов – на основании служебной записки;
• в других случаях – на основании проездных документов.
Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет авансовый отчет о потраченных средствах с подтверждающими документами:
• расходов, связанных с поездкой (оплата жилья, проезда и т.п.);
• использования транспорта (счета, чеки, квитанции, путевой лист и другие);
• служебной записки о периоде поездки.
Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.
Для его оформления составляется приказ о направлении в поездку. Обязательная форма для него не предусмотрена, поэтому ее можно разработать самостоятельно или применить унифицированную форму Т-9 или Т-9а.
Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.
Такое правило рекомендуется выполнять согласно Постановлению № 749. Главным является наличие служебной записки и согласия работника поехать в командировку, подтвержденное заявлением.
Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.
Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо служебного задания, командировочного удостоверения, отчета о выполнении работы. На основании служебной записки оформляется приказ.
Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:
• В верхнем правом углу документа указывается должность, фамилия и инициалы вышестоящего руководителя.
• В центре пишется заголовок документа «Служебная записка».
• Под заголовком пишется обращение с просьбой направить работника в служебную командировку. Указывается цель поездки, период выполнения служебных задач.
• Под текстом ставится дата и подпись составителя служебной записки. В тексте можно отразить ожидаемые финансовые затраты, специфику поездки.
В служебную записку рекомендуется внести не только дату, но и время начала и завершения командировки.
Это необходимо для корректного расчета суммы суточных.
Согласно трудовому законодательству командированному сотруднику возмещаются затраты:
• на проезд;
• на аренду жилья;
• суточные расходы на проживание;
• другие расходы по согласованию с работодателем.
Порядок и размер их возмещения установлен в локальных нормативных документах работодателя или коллективном договоре.
После возвращения из поездки руководитель обязан оформить авансовый отчет о расходах в служебной поездке в срок 3 рабочих дня с приложением всех подтверждающих документов.
По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы.
Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства.
В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства. Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем.
Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете.
Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или за границу.
Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.
При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:
• маршрутный лист;
• оплаченные счета, чеки, квитанции;
• документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.
При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.
В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие). В приказе о направлении руководителя в поездку указывается определенный источник поступления денежных средств, за счет которых оплачиваются командировочные расходы.
Для многих бюджетных учреждений свойственно совмещение должностей их штатными сотрудниками. Поэтому руководитель направляется в поездку не только по месту основной работы, но и по месту совместительства.
На время отсутствия руководителя бюджетного учреждения в служебной командировке требуется документально оформить передачу его функций другому сотруднику на период поездки.
Это осуществляется путем издания приказа о возложении обязанностей.
Таким образом, при направлении руководителя в служебную командировку нужно оформить приказ.
После возвращения из служебной поездки нужно представить документы:
• служебная записка;
• документы, подтверждающие расходы (их перечень зависит от выбранного транспорта);
• авансовый отчет.
Цель командировки
В тех случаях, когда у работодателя возникает необходимость в выполнении определенного поручения за пределами постоянного места работы, у него появляется возможность отправить сотрудника в командировку в соответствии со ст. 166 ТК РФ. Во время поездки за гражданином должно быть сохранено его рабочее место и средний заработок. Оформление командировок должно осуществляться с учетом требований трудового законодательства. Необходимость документального оформления командировок персонала связана в первую очередь с нормативным требованием подтверждать понесенные расходы.
Для того чтобы оформить командировку с учетом требований действующего законодательства, руководителем издается приказ о направлении сотрудника в командировку. Указанный документ должен в обязательном порядке содержать в себе цель командировки.
В зависимости от того, какова формулировка оформленного служебного задания, цель командировки (примеры приведем ниже) может различаться.
Помимо распоряжения директора компании, существует еще один документ, в котором отражаются цели поездки. Это командировочное удостоверение. Несмотря на то, что командировочное удостоверение уже несколько лет не является обязательным для составления документом, большинство работодателей по-прежнему используют его в своем кадровом документообороте. Для того чтобы составление удостоверения было обоснованно, необходимо обратить внимание на действующие локальные нормативные акты.
По своей сути цели направления сотрудника в командировки могут быть как универсальными, так и специальными. Универсальные направлены на развитие бизнеса компании, привлечение новых клиентов и потенциальных инвесторов.
Рассмотрим, какую работодатель может указать цель командировки в командировочном удостоверении – примеры:
• Представление интересов компании в судебных органах, участие в судебных заседаниях арбитражного суда;
• Проведение переговоров и консультаций с контрагентами;
• Проверка деятельности филиалов, подразделений и представительств компании;
• Принятие участия в различных конференциях;
• Приобретение сырья, материалов, товаров;
• Проведение мероприятий по исследованию рынка, определению его структуры, маркетинговые мероприятия;
• Представление продуктов компании, их презентация;
• Проведение мероприятий по обучению или обмену опытом.
Важно отметить, что при указании цели, ее следует конкретизировать. Необходимо отразить, предмет проведения переговоров, номер рассматриваемого дела, место нахождения обособленного подразделения, наименование конференции.
Если соответствующее требование прописано в локальных нормативных актах, компании-работодателю также следует подготовить план служебной командировки. Этот документ составляется и подписывается директором организации или иным уполномоченным на это лицом, если данное требование прописано во внутренней документации фирмы. Под роспись с планом командировки следует ознакомить сотрудника.
Помимо цели, план командировки должен отражать место или компанию, в которую направляется сотрудник, вопросы, которые требуют решения, а также продолжительность.
Необходимость указывать в документах цели командировки регламентируется законом. Вследствие чего важность прописанной в документах формулировки нельзя недооценивать. На практике цель в кадровых документах указывается конкретно, но достаточно сжато. Более детальную информацию о поездке сотрудник получает либо в устной форме, либо посредством дополнительных указаний руководства.
Однодневная командировка
В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Постановлением Правительства РФ № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение).
Согласно п. 11 Положения при командировках в местность, откуда работник (исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы) имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Согласно п. 24 Положения возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.
Оплата питания работника, находящегося в командировке, не может рассматриваться как расход, связанный с командировкой, поскольку такая оплата непосредственного отношения к командировке не имеет.
В данном случае организация оплачивает за работника стоимость питания в командировке, что не предусмотрено действующим законодательством.
На основании пп. 4 и 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России № 33н, расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими расходами и учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91–2 «Прочие расходы» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России № 94н).
К балансовому счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»:
• 69-1-1 «Страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;
• 69-1-2 «Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
• 69–2 «Расчеты по пенсионному обеспечению»;
• 69–3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию».
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
На основании п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности на:
1. проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
2. наем жилого помещения. По данной статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
3. суточные или полевое довольствие; оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
В письме Минфина России № 03-03-06/57885 разъяснено, что расходы по возмещению стоимости питания работников, находящихся в однодневной командировке, не могут рассматриваться в качестве иных расходов, связанных со служебной командировкой.
При этом необходимо обратить внимание на письмо Минфина России № 03-03-06/1/18005, в котором указано, что налогоплательщик вправе учесть расходы, связанные с возмещением затрат, произведенных работником, находящимся в служебной однодневной командировке, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в соответствии с п.п. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Используя логику Минфина России в отношении определения налоговых обязанностей по НДФЛ, следует заключить, что оплату питания в рассматриваемой ситуации невозможно рассматривать как оплату командировочных расходов, не облагаемую на основании ст. 217 НК РФ.
Следовательно, у организации возникают обязанности налогового агента, и она обязана исчислить НДФЛ по ставке 13% и удержать его при фактической выплате дохода работнику (п. 1 ст. 224, пп. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ).
Учет в организации оплаты стоимости питания работника, находящегося в однодневной командировке
Дебет
Кредит
Содержание операции
Первичный документ
91-2
73
Расходы на оплату стоимости питания работника, находящегося в однодневной командировке, отражены в составе прочих расходов
Решение руководителя, бухгалтерская справка
91-2
69-1-1, 69-1-2, 69-2, 69-3
Начислены страховые взносы
Бухгалтерская справка – расчет
73
68
Удержан НДФЛ
Регистр налогового учета (налоговая карточка)
73
51
Оплата стоимости питания перечислена работнику
Выписка банка по расчетному счету
Командировка военнослужащего
Военнослужащим, которые отправляются в служебные командировки, производятся положенные выплаты на понесенные траты в порядке и суммах, которые устанавливаются Правительством РФ. Помимо этого, МО РФ издало ведомственные нормы, регулирующие порядок планирования командировок по службе, затрат на таковые, плюс компенсацию за них. Как раз об этом и пойдет речь в настоящей статье.
Служебная командировка - направление военного (либо служащего из гражданского персонала) по указу командира (начальника) части на определенное время в другую местность в целях выполнения персонального поручения вне места постоянной дислокации либо временного расквартирования военной части, в которой военный несет постоянную службу.
Не являются командировками поездки военных:
- убывших в составе военной части, за исключением случаев убытия военных для выполнения специальных топографических, топогеодезических исследований, аэросъемочных, гидрографических исследований либо зимних промеров по льду за пределами нахождения своей базы, в числе штатных военных музыкальных оркестров либо театрально-постановочных групп;
- на момент убытия, являющихся студентами или курсантами, также проходящими постоянную службу по контракту, направляемых для ознакомления с передовыми видами вооружения и специальной техники;
- в случае убытия по личным делам без вызова начальства;
- при убытиях, связанных со сдачей экзаменов на обучение либо учебой в заочных аккредитованных образовательных организациях профессионального образования, либо на заочной адъюнктуре;
- в случае выезда на учебные сборы в целях подготовки военных к вступительным экзаменам в высшие профильные образовательные организации;
- временно направленных в предусмотренном порядке в военные части, находящиеся в иных населенных пунктах, либо зачисленных в распоряжение отдельных командиров в иные районы;
- совершивших проступок и помещенные на гуапвахту;
- направленных в числе военных частей для выполнения задач по учебно-боевой готовности в специальные центры.
Департамент финансового планирования МО РФ до 1 декабря конкретного года в силу полученных планов служебных командировок разрабатывает общий план распределения бюджетных вливаний по служебным командировкам по воинским округам, центральным органам воинского управления и учреждениям, подчиненным МО РФ.
Этот план по представлению зама министра обороны, работающего с финансовым обеспечением, подписывается лично министром обороны.
Финансовые отделы при получении выписок из планов командировок военнослужащих производят расчет необходимости в бюджетных вливаниях и истребование в департаменте необходимых ЛБО (лимитов) для обеспечения затрат на служебные командировки военных частей, учреждений и территориальных организаций, личный штат каковых состоит на денежном обеспечении.
Департамент изучает представленные данные на соответствие процедур, требующих направление ЛБО, предусмотренным планам служебных командировок, уместности определения необходимости в бюджетных ассигнованиях и производит доведение ЛБО до финансовых организаций.
Могут быть направлены дополнительные ЛБО на военные командировки (в пределах утвержденных лимитов) в следующих ситуациях:
- принятия МО РФ решений на проведение специальных мероприятий, не регулируемых планами к осуществлению в нынешнем году;
- разработки правовых норм, предусматривающих увеличение размера расходов при том условии, что данные изменения не предусмотрены при принятии соответствующих планов;
- увеличения действующих расценок на перевозку граждан всеми видами транспорта.
В таких ситуациях решение принимается первым замом министра обороны, отвечающим за финансовое обеспечение Вооруженных сил РФ.
Военным, направленным в командировку, осуществляются выплаты на командировочные затраты (возмещаются затраты на бронирование и наем жилья, прибытие к месту военной командировки и назад к месту службы, плюс суточные затраты).
Согласно действующим нормам, затраты на прибытие в место военной командировки и назад к месту постоянной дислокации части (включая оплату услуг на получение проездных билетов, затраты на пользование в вагонах постельным бельем) возмещаются в сумме фактических затрат, подтвержденных сопутствующими бумагами, но не выше цены проезда:
- железнодорожным сообщением - в купейном вагоне скорого экспресс поезда;
- водным сообщением - в каюте 5-ой группы водного судна периодических транспортных направлений и направлений с комплексным обслуживанием граждан, в каюте 2-го разряда речного судна всех направлений сообщения, в каюте 1-го разряда судна паромной переправы;
- воздушным сообщением - перелет в салоне эконом класса;
- автомобильным сообщением - в транспорте общего использования, за исключением служб такси;
- в случае отсутствии сопутствующих документов, подтверждающих произведенные затраты, - в сумме минимальной цены проезда:
- железнодорожным сообщением - в вагоне-плацкарте;
- водным сообщением - в каюте 10-ой категории морского судна периодических транспортных направлений и направлений с комплексным обслуживанием граждан, в каюте 3-й группы речного судна всех направлений сообщения;
- автомобильным сообщением - в стандартном автобусе.
Положениями Порядка N 2700 предусмотрено, что дополнительно к затратам по прибытию к месту военной командировки и назад к месту службы, включая пользование общественным транспортом (кроме такси) к ж/д станции, речной пристани, аэродрому или автовокзалу, причисляются:
- страховые выплаты на предусмотренное личное страхование граждан на транспорте;
- затраты на оформлению проездных билетов;
- затраты на пользование постельным бельем при ж/д сообщении.
Днем отбытия в командировку является день отбытия поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства от места, где проходит постоянную службу командированный военный, а днем прибытия - день прибытия транспорта в указанную местность. При отбытии транспорта до 24.00 днем отбытия считается текущий день, а с 00.00 и дальше - следующий день.
Когда станция отбытия транспортного средства расположена в другой местности, учитывается также и время, ушедшее на проезд до данной станции. В этом же порядке рассчитывается и день прибытия, командированного военного в место постоянной дислокации военной части, где он несет службу. Дни выезда и возвращения назад рассчитываются по местному времени.
Срок нахождения в пути рассчитывается по действующему расписанию направления транспорта, включая также время задержки военного в дороге по не зависящим от него обстоятельствам, а также время, ушедшее на пересадки.
В соответствии с п. 122 Порядка N 2700 суточные затраты, связанные с нахождением в командировке, возмещаются военным за счет активов из федерального бюджета в сумме 300 руб. за каждый день пребывания в служебной командировке.
Компенсация суточных расходов военным, в отношении каковых продовольственное обеспечение осуществляется в виде организации питания по месту пребывания в служебной командировке за счет активов федерального бюджета, производится в сумме 100 руб. за каждый день военной командировки.
Помимо этого, в сумме 100 руб. компенсируются суточные военным:
- отправленным в другие районы на лечение в лечебные организации, на стационарное медицинское обследование специальными комиссиями и назад к месту военной службы;
- несущим воинскую службу по призыву, отправленным к новому месту несения службы или переместившимся в связи с перемещением военной части, только если в пути перемещения они не обеспечивались рационным питанием бесплатно и им не выдавали военный паек.
Суточные затраты не компенсируются военным, имеющим возможность каждый день возвращаться к месту несения службы или жительства, если исполнение специального поручения не требует постоянного пребывания в месте командировки, о чем должно быть упомянуто в оформленном путевом удостоверении, а также тем, кто приехал из командировки в день отъезда. Т.е. тем, кто находился в командировке меньше суток.
Военным, отправленным в командировки, компенсируются затраты на наем жилого помещения согласно Постановлению Правительства РФ N 467 в сумме понесенных по факту затрат, подтвержденных сопутствующими бумагами, по следующим нормативам:
- военным, в ранге высших офицеров либо занимающим должности, подлежащие их занятию высшими офицерами, а также полковникам, занимающим высшие руководящие посты, - не более цены двухкомнатного номера;
- всем остальным военным - не более цены однокомнатного либо одноместного номера.
В случае непредвиденной остановки в пути следования командированным военным возмещаются затраты на наем жилья, подтвержденные сопутствующими документами, в стандартных суммах.
При отсутствии подтверждающих бумаг (к примеру, если в гостинице не предоставили таковые) затраты на наем жилья возмещаются в сумме 30% стандартной нормы суточных выплат за каждый день пребывания в служебной командировке.
В конце хотелось бы обратить внимание также и на тот факт, что обязательная командировка входит в список мероприятий, которые проходят без ограничения общей длительности еженедельного служебного времени военных, установленный приказом Министра обороны Российской Федерации и это значит, что согласно п. 3 ст. 11 ФЗ "О статусе военнослужащих" регламент и условия предоставления отдыха, компенсирующего военным участие в этих мероприятиях, регламентируются Положением о порядке несения воинской службы, утвержденным специальным Указом Президента Российской Федерации.
Данным Положением также регламентировано, и то, что время привлечения военного, проходящего воинскую службу по контракту, к мероприятиям, производимым без ограничения общего срока еженедельного служебного времени, рассчитывается в сутках. За каждые трое суток привлечения к подобным мероприятиям (за каждые трое суток нахождения в командировке) указанному военному предоставляются двое суток отдыха, утвержденных п. 3 ст. 11 Федерального закона "О статусе военнослужащих" (из расчета разделения служебного времени и срока отдыха в одних сутках – 8 часов и 12 часов). Время отдыха, возмещающее участие в этих мероприятиях, предоставляется военному, проходящему воинскую службу по контракту, обычно, по завершению этих самых мероприятий (т.е. командировки) с учетом необходимости поддержания боевой готовности военной части и интересов военной службы.
Отчет о командировке
Формирование отчета о командировке, наряду с другими отчетными бумагами, является необходимой частью заключительного этапа документального сопровождения служебной поездки.
Командировка может быть связана с самими разными целями:
• проведением переговоров;
• заключением договоров;
• обслуживанием удаленного структурного подразделения;
• закупками и продажами товарно-материальных ценностей;
• участием в семинарах тренингах;
• обучающих мероприятиях и т.д.
При этом, вне зависимости от целей, по результатам поездки командированный должен составить и передать начальству отчет о выполнении задания.
Отчёт о командировке нужен обеим сторонам трудовых отношений.
На основании отчета руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые он должен был решить в командировке. Работнику же он позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки.
Не следует забывать и о том, что на основании отчета руководство компании может как поощрить подчиненного за успешно проделанную работу, так и наказать путем наложения дисциплинарного взыскания (например, если итоги командировки будут отрицательными, при условии, что они случились по прямой вине сотрудника).
Документ составляется от лица командированного. При этом на бланке обязательно должна стоять подпись (резолюция) лица, которое приняло документ. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что отчет принят к рассмотрению.
Для того, чтобы при составлении отчета не возникало трудностей, перед тем как отправиться в командировку, следует внимательно ознакомиться с теми задачами, которые поставлены руководством.
Необходимо, чтобы задачи командировки были оформлены в письменном виде – в форме служебного задания (при выявлении каких-то непонятных моментов, их нужно разрешить на месте).
Таким образом, обязанности командированного сводятся исключительно к выполнению тех функций, которые будут указаны в данном документе. Именно результаты решения этих вопросов следует отразить в отчете в первую очередь. По возможности, их следует подкрепить дополнительными обосновывающими бумагами.
Если в период поездки работодатель вдруг посчитает нужным поставить какие-то дополнительные задачи подчиненному, он обязательно должен будет согласовать с ним возможность их выполнения. При этом работник имеет полное право от них отказаться.
Сроки по сдаче отчета о командировке определяются в индивидуальном порядке и зависят от особенностей предприятия. В среднем – это три рабочих дня, но в любом случае, этот период не должен превышать одного месяца с момента возвращения сотрудника из служебной поездки.
Помимо отчета, командированный должен передать в бухгалтерию:
• авансовый отчет (о расходах, произведенных в командировке);
• квитанции, чеки, проездные билеты, и пр. подтверждающие платежные бумаги;
• командировочное удостоверение (если оно выдавалось).
Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.
Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).
Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).
Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).
Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.
Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).
Основной блок – собственно отчет, куда включается:
• его период (дата начала и окончания);
• основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
• цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
• результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.
По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.
Длительная командировка
Представим ситуацию, что организация имеет обособленное подразделение в другом регионе. В это подразделение направляется в командировку работник, причем на длительное время. Можно ли при расчете ежемесячной заработной платы по данному работнику производить оплату труда не по среднему заработку, а по справедливости, т.е. по должностному окладу? И можно ли возместить работнику расходы на проезд до места командировки с постоянного места жительства (т.е. не заезжая на работу)? В этом мы постараемся разобраться.
Начнем по порядку. Итак, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ; п. 9 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»).
Средняя заработная плата работника исчисляется в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ № 922.
Отметим, что вопрос о возможности выплаты сотруднику за время его командировки не средней заработной платы, а оклада не является однозначным.
Так, с одной стороны, если применять чисто формальный подход, а именно: нормы ТК РФ, а также Инструкции № 62, то можно сделать вывод, что работнику за время командировки должна быть начислена именно средняя заработная плата. При этом никаких оговорок, что при наличии тех или иных оснований (например, если размер средней заработной платы за данный период времени окажется меньше оклада работника) можно выплатить сотруднику вместо нее оклад, к сожалению, нет.
Поэтому с формальной точки зрения, выплачивая сотруднику за время командировки оклад, организация тем самым нарушает нормы трудового законодательства.
С другой стороны, зачастую выплата за период командировки средней заработной платы приводит к тому, что работник лишается достаточно приличной части своего заработка, который он мог бы получить, отказавшись от поездки в командировку.
В связи с этим встает вопрос: что делать? Нарушить и заплатить больше или все сделать в точном соответствии с законом и фактически не доплатить?
Отметим, что и среди специалистов по данному вопросу нет единодушия. Многие склоняются к той точке зрения, что ТК РФ не обязывает работодателя выплачивать работнику среднюю заработную плату за время командировки, а только гарантирует, что, независимо от факта отсутствия работника на рабочем месте в связи с командировкой ему должна быть выплачена средняя заработная плата. На основании такого предположения делается вывод, что время нахождения сотрудников в командировке можно оплатить и из расчета оклада. Главное, чтобы он был не ниже среднего заработка. При этом выбранный порядок необходимо закрепить в положении об оплате труда (А. Илюшечкин: «Оплата командировки: оклад или средний заработок?», «Учет. Налоги. Право» № 21).
Здесь же стоит обратить внимание, что если в организации принято решение о том, что время нахождения сотрудников в командировке будет оплачено из расчета оклада и это зафиксировано в положении об оплате труда, то рассчитывать оплату, исходя из среднего заработка, организация уже не сможет. Одновременно два порядка начисления применяться не могут (из интервью с начальником отдела трудовых отношений и оплаты труда Минздравсоцразвития РФ Н.З. Ковязиной: «Учет. Налоги. Право» № 20).
Вот тут-то и появляется другая проблема: что делать, если время нахождения сотрудника в командировке будет оплачено из расчета оклада, а размер среднего заработка окажется выше, чем обычная зарплата. В данной ситуации платить зарплату за дни командировки работнику нельзя, т.к. это снижает уровень установленных гарантий, закрепленных трудовым законодательством (ст. 9 ТК РФ).
Кроме того, стоит обратить внимание и на Письмо Роструда № 275-6-0, в котором, в частности, было указано, что вполне возможно, что в отдельных случаях «текущая» заработная плата может быть выше среднего заработка, исчисленного в установленном порядке, однако выплата работнику, направленному в служебную командировку, заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям ТК РФ. Поэтому за дни нахождения работника в служебной командировке ему следует выплачивать средний заработок, определяемый в установленном порядке.
Напомним, что, в соответствии со ст. 419 ТК РФ, лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
В данном случае речь идет об административной ответственности работодателя, которая установлена ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которой нарушение законодательства о труде (причем независимо от вида нарушения) влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Так, в частности, Девятым арбитражным апелляционным судом в Постановлении № 09АП-12133/2006-АК по делу № А40-43990/06-121-230 было отмечено, что для привлечения к административной ответственности по данной норме достаточно наличия в действиях лица любого нарушения требований трудового законодательства, установленного и подтвержденного материалами дела об административном правонарушении.
Конечно, вышеуказанное Письмо Роструда не носит нормативный характер (является разъяснением по конкретному запросу), однако не стоит забывать, что территориальные инспекции Роструда в своей работе руководствуются не только нормативными правовыми актами, но и письмами Федеральной службы по труду и занятости (Роструда).
На наш взгляд, наиболее адекватная точка зрения была высказана начальником Управления правового обеспечения Федеральной службы по труду и занятости И. Шкловец («Можно ли оплачивать командировку, не учитывая средний заработок», «Главбух» № 15), в соответствии с которой если сохраняемый средний заработок на период командировки оказывается ниже текущей зарплаты работника, то это нелогично и может привести к негативным последствиям, так как работнику становится невыгодно ездить в служебные командировки. Однако для всех случаев сохранения среднего заработка применяется единый порядок его расчета, в том числе при направлении работника в служебную командировку. Поэтому для выхода из такой ситуации работодатель может воспользоваться правом принятия решений об установлении работникам в таких ситуациях доплат, установив это в локальном нормативном акте (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате и др.). Следует иметь в виду, что при исчислении среднего заработка в него включаются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда в организации, независимо от источника финансирования. Поэтому в дальнейшем их придется учитывать при расчете среднего заработка.
Причем, как было отмечено в Письме УФНС РФ по г. Москве № 20-12/009705, если работнику, который находится в командировке, выплата надбавки до его должностного оклада осуществляется в соответствии с заключенным с ним трудовым договором, то организация вправе такую выплату учитывать при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.
Что касается оплаты расходов работника по проезду, если последний отправляется в командировку из места своего постоянного проживания, которое не совпадает с местонахождением организации, то, в соответствии со ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
При этом при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется не только сохранение места работы (должности) и среднего заработка, но и возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе и расходов по проезду.
Обратим внимание на то, что в ТК РФ не уточняется, откуда именно должен выехать работник в командировку и должен ли он возвратиться обратно именно в местонахождение своей организации.
Вместе с тем п. 7 Инструкции № 62 установлено, что днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
При этом, как следует из п. 12 Инструкции № 62, расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Кроме того, отметим, что на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Таким образом, можно констатировать, что расходы должны быть возмещены работнику в случае его проезда из места постоянной работы к месту командировки, а также из места командировки к месту постоянной работы.
С другой стороны, согласно п. 8 Инструкции № 62, вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией организации.
Поэтому некоторыми специалистами отмечается, что трудовое законодательство вполне допускает вариант, когда работник отправляется в командировку не с работы, а из дома. В этом случае работнику будет оплачиваться проезд к месту командировки непосредственно из дома. Однако не можем не обратить внимание на то, что далее экспертом делается вывод, что здесь речь идет о случае, когда дом расположен в том же населенном пункте, что и работа, по крайней мере, на таком удалении, которое позволяет работнику ежедневно ездить из дома на работу и обратно. Поэтому, если постоянное местожительство не совпадает с местом работы сотрудника, то при выезде работника к месту командировки из места постоянного проживания, не заезжая на постоянное место работы, организация не обязана возмещать работнику стоимость проезда и тем более не должна учитывать такие расходы в целях налогообложения (И. Макалкин, «Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь» № 52).
Если же, все-таки, работнику, который отправляется в командировку из места своего постоянного проживания, организация возместит его расходы на проезд, то можно ли данную выплату считать компенсационной или нет?
Как следует из п. 3 ст. 217 НК РФ, не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
Стоит отметить, что исходя из положений Инструкции № 62, чиновниками финансового ведомства делается вывод, что в случае, если организация оплачивает работнику стоимость билета из места его жительства и обратно, отличного от места нахождения организации, в которой он работает, указанная оплата не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
При этом подчеркивается, что в такой ситуации имеет место получение предусмотренной ст. 41 НК РФ экономической выгоды работником в виде оплаты организацией проезда от места жительства до места командирования и обратно.
В соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, оплата за налогоплательщика организациями товаров (работ, услуг) в его интересах относится к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.
П. 1 ст. 211 НК РФ определено, что при получении налогоплательщиком доходов от организаций в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) налоговая база по налогу на доходы физических лиц определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг).
Таким образом, оплата организацией сотруднику билета в командировку и обратно из его места жительства, отличного от места его работы, указанного в трудовом договоре, является его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит налогообложению в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ (Письмо Минфина РФ № 03-04-06-01/164).
К сожалению, арбитражная практика по аналогичным делам отсутствует. Поэтому сложно сказать, согласится суд или нет с мнением организации, что оплата работнику проезда в командировку из его места жительства, отличного от места его работы, указанного в трудовом договоре, является компенсационной выплатой, освобожденной от налогообложения НДФЛ в силу ст. 217 НК РФ.
Таким образом, на основании вышеизложенного можно констатировать следующее. Как мы выяснили, действующее законодательство устанавливает, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка. Поэтому, что касается возможности выплаты командированному сотруднику за время его командировки не средней заработной платы, а оклада, то в данном случае следует учитывать, что однозначного решения данного вопроса нет. Однако, руководствуясь Письмом Роструда № 275-6-0, во избежание споров с трудовой инспекцией и возможного привлечения к административной ответственности, не рекомендуем за время командировки выплачивать сотрудникам вместо средней заработной платы оклад. В качестве возможного варианта организация вправе в ситуации, когда сохраняемый средний заработок на период командировки оказывается ниже текущей зарплаты работника осуществлять ему доплату до его заработка. Однако такая доплата должна быть закреплена в положении об оплате труда (локальном нормативном акте), а также зафиксирована и в трудовом (коллективном) договоре с работником. При этом, как оплачивать дни нахождения своих сотрудников в командировках, должно быть принято в целом по организации, а не по каждому сотруднику в отдельности.
Кроме того, в отношении оплаты расходов работника по проезду до места командировки из постоянного места жительства (которое не совпадает с местонахождением организации) можно отметить, что если руководствоваться положениями п. 7 и п. 12 Инструкции № 62, то работнику должны быть возмещены расходы в случае его проезда из места постоянной работы к месту командировки, а также из места командировки к месту постоянной работы. При этом если постоянное местожительство не совпадает с местом работы сотрудника, то при выезде работника к месту командировки из дома, не заезжая на постоянное место работы, организация не обязана возмещать работнику стоимость проезда. Причем в случае возмещения таких расходов выплаченные суммы работнику, по мнению Минфина РФ, не являются компенсационными и подлежат налогообложению НДФЛ в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ.
Задание на командировку
В действующем законодательстве порядок направления работников в поездки регулируется ст. 166 ТК РФ, а также постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» № 749.
Ранее обязанность по составлению служебного задания была закреплена в п. 6 положения «Об особенностях направления…», утвержденного постановлением № 749. Однако постановлением Правительства РФ «О внесении изменений…» № 1595 были внесены поправки, согласно которым обязательным документом при направлении в командировку остался лишь приказ.
Единственным основанием для направления в поездку является распоряжение работодателя, для издания которого необходимо соответствующее основание (причина).
Таковыми могут быть:
1. Служебная или докладная записка от руководителя подразделения работника, направляемого в поездку, в адрес руководителя предприятия.
2. Задание на командировку.
Форма служебного задания утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» № 1. Этот бланк не является обязательным для использования, но его применение удобно тем, что он содержит в себе все необходимые сведения.
Указанный документ выполняет 2 функции:
1. Конкретизирует суть задания, необходимого для выполнения конкретным работником в поездке.
2. Отражает основные результаты, которых необходимо достигнуть путем исполнения возложенного поручения.
Чтобы правильно заполнить служебное задание, необходимо воспользоваться следующим алгоритмом:
1. Заполнение шапки документа, состоящей:
• из сокращенного наименования предприятия;
• кода предприятия по ОКПО (8-значный код).
2. Присвоение документу:
• порядкового номера;
• даты (рекомендуется, чтобы указанные реквизиты совпадали с реквизитами приказа о командировании — для облегчения дальнейшего поиска и хранения документов).
3. Указание:
• Ф. И. О. сотрудника;
• табельного номера.
4. Заполнение столбцов документа:
• 1-й столбец — сведения относительно структурного подразделения, в котором числится указанный сотрудник;
• 2-й — информация о должности лица;
• 3-й — страна и город, куда отправляется сотрудник;
• 4-й — наименование компании, в которую отправляется работник;
• 5-й — дата отъезда работника;
• 6-й — дата окончания поездки;
• 7-й — общее количество дней поездки;
• 8-й — количество времени без учета на время, проведенное в пути;
• 9-й — сведения о компании, которая оплачивает командировку;
• 10-й — информация о документе-основании поездки;
• 11-й — сведения о цели поездки.
5. Подписание документа:
• лицом, ответственным за его составление;
• работником, в отношении которого он составляется.
Образец служебного задания на командировку представляет собой документ, на основании которого составляется приказ о направлении в служебную поездку сотрудника предприятия.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
