Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Как правило, командировка – необходимое и важное мероприятие для многих предприятий и организаций, которое может принести пользу и командированным сотрудникам. О том, как увеличить полезность командировок, пойдет речь в данной статье.
Командировкой называется служебная поездка работника для решения какой-либо задачи, поставленной работодателем, вне места постоянной работы.
Чтобы командировка оказалась удачной, к ней нужно подготовиться.
Планирование командировки
Важнейшая часть подготовки к отъезду в командировку – составление плана.
План командировки лучше всего разработать примерно за неделю до ее начала.
При составлении плана надо стремиться в наибольшей степени приспособить его к своим возможностям и желаниям. План должен быть таким, чтобы, с одной стороны, его одобрил Ваш начальник, а с другой, Вам не надо было бы излишне напрягаться при его выполнении и, что особенно важно, чтобы по возвращении можно было с блеском отчитаться.
Включаемые в план мероприятия должны обеспечивать максимальную степень выполнения задания и достижения цели, а также должны давать возможность показать себя руководству с наилучшей стороны.
План командировки необходимо составлять так, чтобы можно было ежедневно подводить итоги и вносить поправки на оставшееся до конца командировки время.
Если командировка предполагает деловые встречи, надо составить хотя бы приблизительный их план-график и, по возможности, согласовать его с организацией, которая будет Вас принимать.
При составлении плана командировки сначала собирается вся необходимая информация о том, с кем надо встретиться с указанием адресов, должностей, контактных телефонов.
На следующем этапе формулируются конкретные цели и конкретные результаты по каждой из них. Например, встретиться с техническим директором, чтобы обсудить проект строительства… и составить техническое задание на… Результат – согласованный проект технического задания на…
На третьем этапе выстраивается список приоритетов, которые расставляются в хронологической последовательности. Определяется очередность встреч и время их проведения.
Как показывает практика, чтобы себя соответствующим образом настроить, лучше сначала запланировать проведение не первой, а второй или третьей по важности встречи. Обязательно нужно предусмотреть определенный резерв времени между встречами, не менее получаса, чтобы успеть, если нужно, добраться до места, прийти в себя и обдумать еще раз цель и ход беседы.
В конец списка ставятся наименее значимые события.
В период командировки не стоит забывать о выполнении своих основных обязанностей, если Вы руководитель или важный в командировавшей Вас организации специалист. В плане командировки можно предусмотреть время для ознакомления с договорами, подготовки черновых вариантов документов, ведения переписки.
Подготовка
Сделать командировку максимально полезной поможет составление списка дел, которые надо сделать. В списке выделяются дела первоочередные, и те, которые можно сделать во вторую и последующие очереди.
Помочь избежать потерь времени может простой лист бумаги, разделенный на следующие части:
- что надо сделать и какие вопросы решить до отъезда;
- что надо сделать и какие вопросы решить во время командировки;
- какие взять с собой документы;
- что надо в поездке иметь под рукой.
Чтобы командировка была успешной, надо обязательно продумать все возможные неожиданные ситуации и различные варианты выхода из них. Это позволит заранее подготовиться к возможным трудностям.
Подумайте, нет ли у Вас друзей, знакомых, родственников в том месте, куда Вы направлены. Чтобы можно было при необходимости обратиться к ним за помощью, нужно иметь при себе их адреса и (или) телефоны.
Определенную материальную выгоду от командировки можно получить, если зарегистрироваться в партнерских программах типа аэрофлот-бонус или РЖД-бонус. Тогда, совершая поездки за счет работодателя, Вы будете копить бонусы на премиальные билеты.
Замечательный помощник при подготовке к командировке – интернет. До отъезда в командировку найдите план города, куда Вы приедете, определите место пункта прибытия (аэропорта, вокзала и др.), место, где расположена организация, в которую требуется явиться, место Вашего проживания. Посмотрите, каким общественным транспортом можно до них добраться, номера маршрутов, в какую сторону ехать и сколько остановок. Это избавит от необходимости обращаться к услугам такси, что может быть дорого, а иногда и небезопасно.
Уделите должное внимание авансу. Его рассчитывают с учетом длительности командировки по утвержденным нормам компенсации затрат командированного. Если в организации не приняты ограничения на авансы по командировкам, не надо брать деньги с избытком, поскольку существует большая опасность израсходовать эти деньги на то, что не будет компенсировано организацией, и надо будет отдавать свои деньги.
После того, как стала известна дата отъезда, нужно позаботиться о том, чтобы время отправления и прибытия были удобно согласованы. Плохо оказаться ночью в незнакомом месте или долго ждать момента отправления. Когда билеты приобретает Ваш секретарь, надо заблаговременно обговорить с ним эти детали.
Чтобы правильно одеться и иметь при себе все необходимое, следует ознакомиться со сводкой погоды на день прибытия на место.
Успех командировки в немалой степени зависит от настроя командированного. Поэтому, готовясь отправиться в командировку, надо постараться настроить себя в максимальной степени позитивно, так, чтобы у Вас не было никаких сомнений в том, что Вы сможете сделать командировку полезной для Вашей организации и для себя.
Перед отправлением в дорогу следует проверить, все ли необходимые документы Вы взяли. Нехорошо, если Вы забыли какую-нибудь инструкцию или методику. Их придется высылать Вам факсом или электронной почтой, из–за чего можно заработать соответствующее внушение от руководителя и стать объектом насмешек коллег. Но начать работать в командировке Вы сможете. А вот если у Вас не будет документов, удостоверяющих Вашу личность и полномочия, значит, Вы ехали напрасно.
С собой обязательно надо взять паспорт или документ, который его заменяет, командировочное удостоверение, приказ, где написано, с какой целью и на какой срок Вас командируют, какие у Вас полномочия, иногда доверенность на представление Вашей организации или совершение каких-то действий.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Полезность командировки для Вас зависит и от того, чем Вы будете заниматься в дороге. Одни предпочитают спать, мечтать и строить планы на будущее, другие – читать, смотреть фильмы и разгадывать кроссворды. Женщины нередко занимаются рукоделием. Но есть и другие варианты – начать писать стихи, рисовать эскизы в дорожном альбоме и сделать это в последующем своим новым хобби. Также можно попробовать писать статьи, в том числе для корпоративных СМИ.
Чтобы за время командировки успеть сделать больше, нужно как можно более точно определить главные задачи и пути их решения, не полагаться на свою память и постоянно делать записи, отдавать предпочтение личным встречам, а не телефонным разговорам.
В контактах с командировавшей Вас организацией, напротив, нужно активно использовать телефон. При этом важно, чтобы звонили Вы сами и звонили Вам.
Резко снижает пользу от командировки неоправданно напряженная работа. Чаще всего это происходит с молодыми сотрудниками, которые впервые самостоятельно отправляются в поездку. Они понимают, что в командировке им придется представлять свою компанию, боятся не справиться и начинают работать в бешеном темпе без обедов и отдыха. В результате нарастает усталость и снижается качество работы.
Причиной необоснованного перенапряжения в командировке может стать непонимание своих задач. Чтобы избежать этого, нужно еще до отъезда оценить возможность выполнить задание в установленные сроки и степень понимания задач. Если будет видно, что за время командировки сделать намеченное невозможно, надо обсудить объем работ с руководителем до отъезда.
Наряду с опасностью перетрудиться существует не меньшая опасность излишне увлечься развлечениями. Надо понимать, что в большинстве случаев значительная часть развлекательной программы принимающей Вас организации представляет собой лишь демонстрацию вежливости и радушия, в то время как в действительности от Вас ожидают не столько согласия, сколько отказа от участия в предлагаемых мероприятиях.
Как правило, даже при очень плотном графике можно выкроить немного времени для ознакомления с достопримечательностями. Для этого, используя интернет, надо еще до отъезда узнать об интересных местах, определить, какие из них Вам особенно хотелось бы посетить и как добраться до этих мест.
Место командировки, особенно для женщин, может оказаться интересным с точки зрения возможности купить что-то особенное и нужное или приобрести товары дешевле. При этом могут возникнуть проблемы с вывозом того, что Вы купили. В таких случаях опытные люди советуют воспользоваться услугами экспресс - почты, учитывая, что тарифы определены так, что стоимость отправки одного килограмма тем меньше, чем больше общий вес посылки. Почтой лучше всего отправлять одежду и различные мелочи, а дорогие, ценные и хрупкие предметы класть в сумку или чемодан.
В немалой степени польза от командировки определяется тем, где командированный будет проживать. Сегодня все больше фирм отказывается от дорогостоящих услуг гостиниц, отдавая предпочтение мини-гостиницам и покупке или аренде квартир.
В квартире у командированного человека есть возможность приготовить себе на кухне привычную еду и не ощущать присущей гостиницам казенности. Кроме того, поскольку при аренде на короткий срок время аренды может устанавливаться произвольно, не надо будет оплачивать лишние часы, как это часто бывает при проживании в гостиницах.
При любом варианте проживания нельзя раскладывать мелкие вещи по разным ящикам, чтобы не забыть их при отъезде. Есть также опасность забыть в розетке свое зарядное устройство.
Отъезд и составление отчета
Перед отъездом необходимо заранее положить в сумку:
- командировочное удостоверение, которое обязательно следует заверить печатью и подписью соответствующего сотрудника принимавшей Вас стороны;
- билеты на поездку к месту командировки и обратно;
- квитанции и чеки за пользование постельным бельем;
- квитанции об оплате гостиницы и гостиничных услуг;
- квитанции и талоны на поездки в транспорте;
- прочие документы.
Командировка закончена, Вы вернулись. Теперь Ваша главная задача - грамотно отчитаться о командировке.
Отчет должен содержать краткий анализ полученной в ходе командировки информации с обязательным Вашим выводом в конце анализа.
В отчете о командировке нельзя давать только негативную информацию даже в тех случаях, когда Вы увидели массу недостатков. Надо обязательно сообщить и о чем-нибудь хорошем, например, об ожидаемом улучшении. В подходящих местах отчета надо в ненавязчивой форме акцентировать внимание руководства на Ваших личных достижениях.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
