Однодневная командировка в 2019 году оформляется документами, среди которых – приказ об отправке в командировку, удостоверение, служебное задание.
Подписывает документы руководитель организации. Вернувшись из поездки, сотрудник предоставляет небольшой отчет о проделанной работе. Отправляют его в бухгалтерию.
Командировка отличается от обычной поездки тем, что работодатель оплачивает основные затраты сотрудника:
• затраты на проезд до назначенного места и домой;
• проживание;
• прочие расходы – питание, проезд в транспорте по городу.
Правила отправки сотрудника в командировку на 1 сутки:
1. Издается приказ. Используют привычную утвержденную форму или простую свободную, но обязательно утвержденную местным нормативным актом.
2. Сотрудник получает аванс для проезда в транспорте и компенсационные средства вместо суточной выплаты.
3. Сотрудник кадрового отдела делает отметку в табеле. В день отсутствия проставляется код из букв или цифр.
4. Когда сотрудник возвращается, он должен в течение 3 дней выдать отчет о командировке и расходах. Это могут быть чеки, квитанции.
Если сотрудник ездил на собственном автомобиле, то по возвращении он составляет записку, указывая свой маршрут.
При выборе однодневной командировки работодатель руководствуется такими сведениями:
• какое расстояние от рабочего места до места командировки;
• насколько развита инфраструктура между этими городами;
• выполнит ли работник поручение за такое короткое время.
Особенности командировки на 1 сутки:
• чтобы отправить работника в командировку, хватит лишь приказа начальника учреждения;
• документы оформляют по такому же принципу, что и для многодневной поездки;
• пока сотрудник не уехал, ему необходимо выплатить аванс – стоимость проезда в обе стороны;
• если работник выезжает за границу, ему выплачиваются суточные – половина нормы;
• в продолжение 3 суток после поездки работник обязан предъявить отчет и все чеки;
• если остались неизрасходованные деньги, то они возвращаются в кассу организации;
• если сотрудник платил личные деньги, то работодатель обязан возместить эту сумму.
Несмотря на то, что командировка однодневная, в нее нельзя направлять того сотрудника, который не заключил с организацией трудовой договор.
Законодательные акты гласят, что соглашение может быть срочным, бессрочным или по совместительству.
В командировку не направляют следующие категории сотрудников:
• лица, которые не достигли совершеннолетия;
• беременные;
• работники, трудящиеся по ученическому соглашению;
• женщины с детьми младше 3 лет;
• родители либо опекуны, которые воспитывают малыша без супруга;
• сотрудники, которые ухаживают за недееспособными родственниками – необходимо подтвердить медицинской справкой;
• инвалиды.
Перед этим необходимо заручиться их согласием на командировку.
Термин «служебная командировка» регулируется статьей 166 Трудового кодекса. В соответствии со 168 статьей ТК, во время командировки компенсируются все затраты.
Согласно 167 статье Трудового кодекса, на время командировки за сотрудником сохраняется рабочее место, заработная плата и должность.
Часто работника направляют в командировку в такую местность, откуда он сможет возвращаться домой ежедневно.
На порядок выплаты влияет то, куда работник направляется – по России или заграницу.
Отправляя своего сотрудника на 1 день в командировку по России, работодатель должен учитывать условия транспортных сообщений, сложность поручения и необходимость обеспечения условий отдыха.
Суточные при таких поездках не выплачивают. Запрет выплаты суточных компенсируется возмещением расходов, связанных с командировкой.
Налогом эти выплаты не облагаются.
Деньги, выплаченные за однодневную командировку, не относятся к экономической выгоде (доходу) работника. Но не облагаются налогом суммы в пределах нормы – по РФ это 700 рублей. Остальная сумма облагается НДФЛ. Исключение – предоставление чеков или квитанций.
Также не начисляются на эту сумму страховые взносы.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• выплата оформлена не в качестве суточных, а как другие затраты сотрудника;
• расходы работника подтверждены чеками;
• размер выплаты установлен документацией организации.
В случае зарубежной командировки, даже если сотрудник в этот же день вернулся домой, суточные выплачивают. Они составляют 50% от нормы работодателя для заграничных поездок.
Налогом эта выплата не облагается в том случае, если она не превышает норму – 2500 рублей.
Оформляется командировка также приказом. В документе указывается – страна и место командировки, поручение и срок. На руки работнику выдают сумму, которой будет достаточно для поездки.
Выдается она в той валюте, которая является национальной в стране, куда направляется работник. Дополнительно выдаются и рубли – для затрат до пересечения границы.
Всю информацию, касательно командировки, фиксируют в табеле. После возвращения на родину сотрудник составляет отчет.
Оформление суточной командировки должно оформляться с соблюдением норм действующего законодательства. В текущем году процедура оформления стала проще.
Приказ остался обязательным документом. В нем необходимо отобразить:
• когда был создан;
• номер;
• какую должность занимает сотрудник;
• куда его направляют и с какой целью;
• продолжительность командировки;
• кто будет оплачивать поездку.
На приказе обязательно ставится подпись сотрудника. Это доказывает тот факт, что он ознакомлен с командировкой заранее.
Второй этап – выдача аванса, чтобы оплачивать мелкие расходы. Работнику выдают наличные средства или переводят деньги на карту.
Оформление командировки на 1 сутки не отличается от более продолжительной поездки.
В бухгалтерской и кадровой документации дни оплачиваются одинаково:
• если командировочный день выпадает на рабочий, сотруднику выдается средняя заработная плата;
• если это праздничный или выходной день, то двойной размер зарплаты.
Если работник выезжает на 1 день заграницу, то ему выплачивается половина суммы.
В соответствии с общими правилами, в 2019 году суточные не выплачиваются, поскольку сотрудник ежедневно возвращается домой и не проживает по месту командировки. Но работодатель обязан компенсировать затраты на дорогу.
Оплата суточных при однодневных командировках должна упоминаться в коллективном договоре или ином типе внутренней документации.
Работник обязан предъявить бумаги, подтверждающие расходы при командировке. Ему возмещаются расходы, и выплачивается средняя зарплата за сутки.
Затраты на питание проверяющая служба может не признать таковыми, которые считаются дополнительными расходами, даже если они подтверждаются документами.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
