Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет: Дебет 71 Кредит 50 (51).
Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу: Дебет 50 Кредит 71.
В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их: Дебет 71 Кредит 50.
По всем расходам в командировке работник должен отчитаться.
Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.
Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять.
В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.
Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету: Дебет 68 НДС Кредит 19.
Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись: по дебету 76 счета и кредиту 51.
Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль.
Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
