К возмещаемым расходам на суточные, проживание и проезд добавляются:
• плата за оформление загранпаспорта (если у сотрудника его нет);
• медицинское страхование;
• консульские сборы при получении визы;
• оплата за транзит автомобиля.
Аванс на расходы выдается в валюте того государства, куда направляется сотрудник. Если у организации нет специального счета, нужно снять наличные, купить доллары или евро и выплатить выезжающему за рубеж. На дату получения аванса, проведения отчета и внесения остатка все суммы в бухучете переводятся в рубли, в результате возникают курсовые разницы.
Министерство труда и социальной защиты в письме № 14-2-195 определило, что во время командировки работник имеет право на оплату сверхурочных (ст.152 ТК РФ) и ночных часов (ст. 154 ТК РФ). Начисление производится в размерах, установленных коллективным договором сверх рассчитанных сумм среднего заработка, предусмотренных законом.
В отношении официального отдыха у человека, направленного в служебную поездку, могут возникнуть разные ситуации:
1. Выходные внутри многодневной командировки, к труду человек не привлекается. В этом случае оплачиваются по среднему тарифу только рабочие дни.
2. Заданием обусловлено, что выполняться оно будет именно в субботу или воскресенье (или иной, предусмотренный графиком, свободный день). О привлечении к работе издается приказ руководителя. Выходной оплачивается либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением последующего отгула. Вариант компенсации выбирает сам работник.
3. Дата отъезда или возвращения выпадает на субботу или воскресенье. В законодательстве эти сутки считаются проведенными в командировке, но алгоритм компенсации работникам не прописан. Следует обозначить его в коллективном договоре.
В любом случае суточные выдаются за все дни командировки, включая выходные.
Сотруднику во время служебного поручения возмещаются затраты на приобретение билетов, обязательное страхование, оформление документов и услуги бронирования. Для бюджетных учреждений и гражданских служащих есть утвержденные требования, на основании которых производится оплата проезда в командировке. Например, не компенсируется перелет бизнес-классом или билет в СВ поезда. Коммерческие организации могут установить свои ограничения для разных категорий сотрудников. При использовании личного транспорта компенсируются расходы на бензин на основании кассовых чеков АЗС.
Обычно командированные сотрудники заселяются в гостиницы. В локальных нормативных актах можно указать класс отеля, характеристики номеров (студия, двухкомнатный, люкс и т. д.), в которых могут селиться работники или руководители организации. Оплата питания в командировке не предусмотрена. Если в счете за гостиницу будет выделена стоимость завтраков, ее вычтут из суммы компенсации.
Арендовать жилое помещение можно только у ИП или организации, занимающихся сдачей в рамках своей предпринимательской деятельности. В этом случае они смогут оформить подтверждающие документы. Если сотрудник из-за погодных условий или по другим уважительным причинам делал остановку в пути, проживание должно быть оплачено.
По возвращении из командировки сотрудник должен отчитаться об использовании выделенных средств. Он составляет авансовый отчет и прикладывает подтверждения в виде билетов, квитанций, чеков. Время начала и окончания подтверждается проездными документами. Если в командировку работник следовал на собственном транспорте, можно зафиксировать даты в маршрутном листе. Подтверждением срока поездки служат счет из гостиницы, справка принимающей стороны, приказ руководителя.
Компенсация выплачивается на основании железнодорожных, авиа- и автобусных билетов. Если они приобретены в электронном виде, необходима банковская выписка, свидетельствующая об оплате. Счет за проживание должен быть составлен по форме 3Г с приложением чека ККМ. Если гостиница работает без применения кассовой машины, нужна копия разрешения ИФНС.
Командировки связаны с определенными неудобствами и дополнительными расходами. Сотрудникам, особенно молодым, они дают возможность получить новый опыт, научиться самостоятельно решать вопросы, вести переговоры. Хорошему специалисту компания постарается обеспечить комфортные условия во время поездки.
В ресторане за один столом сидела две мамы и столько-же дочерей. Официант подал к столу три кофе, и при этом всем досталось по чашке. Как это возможно?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
