Проверка кассовой дисциплины осуществляется налоговой инспекцией и обслуживающими банковскими учреждениями. С кассой могут работать кассиры, бухгалтеры и руководство предприятия.
Не существует ограничения по количеству проверок – налоговая инстанция вправе проверять кассу фирмы хоть ежедневно (Письмо № АС-4-2/15195).
Такие проверки не считаются выездными, а значит, к ним не могут применяться правила, отраженные в Налоговом кодексе. Работники налогового органа считают средним показателем периодичности проведения проверок кассовой дисциплины год.
Уполномоченными структурами составляется план, в соответствии с которым компания будет проверяться. Если вы не попали в такой список, то проверка возможно только в случае предоставления жалоб.
Перечислим ситуации, когда проверка кассы может быть чаще, чем раз в году:
1. Если было зафиксировано нарушения ранее.
2. Если кто-либо подаст жалобу (в том числе и о не предоставлении чеков).
3. Если подана жалоба о получении неофициальной заработной платы или о занижении налоговой базы.
4. Если деятельность предприятия является убыточной.
Компания должна в обязательном порядке соблюсти ограничения остатков кассы. Руководство ежегодно подает расчеты лимитов в банковское учреждение. Бланки для этого выдаст банк.
Если у фирмы имеется несколько расчетных счетов, можно подать расчеты в один банк, а в остальные представить ксерокопии. Если необходимая документация не будет подана до нового года, то лимит будет равен 0.
Стоит также осуществлять контроль за расходованием наличности, о чем стоит договориться с работниками банковского учреждения.
Следует также придерживаться лимита по расчетам между юрлицами, контролировать ведение кассовой документации, применение ККТ.
Финансовый директор и главбух должны строго контролировать выполнение операций, учитывая локальные изменения.
Кассиры не имеют права:
• работать без контрольных лент, клеить их в месте обрывов;
• разрешать посторонним лицам входить в помещение кассы, подходить к кассовым машинам (это может только директор, его замы, бухгалтер, старший кассир и технические специалисты, проверяющие органы);
• выходить из кассовой кабины без предупреждения начальства, не отключая кассовый аппарат, не закрывая на ключ кассу;
• вносить коррективы в программы по работе кассовых терминалов;
• держать в кассе свои средства, что не учтены через кассовый аппарат.
В административном регламенте ничего не говорится о том, какой период может быть охвачен проверкой. В ст. 4.5 КоАП России говорится, что постановление о нарушении административного характера может выноситься на протяжении 2 месяцев с момента его фиксации.
Можем предположить, что налоговая служба при проверке ограничится 2 месяцами. Но есть мнения, что проверка может охватить и более длительные периоды – до 3 лет, что предшествуют году, когда проверка проводится.
Такой же сроки проверки выездных проверок (пункт 4 ст. 89 НК).
Проверка налоговой кассы должна осуществляться в присутствии должностного лица проверяемой организации. При этом соблюдаются нормы законодательства.
Если будет обнаружено ККМ, что не прошла регистрацию в налоговой службе, стоит проверить, не эксплуатируется ли такой аппарат скрыто.
Для этого налоговые представители запрашивают паспорт на такую технику, документацию о ее покупке, данные суммирующего счетчика, книга кассира, контрольную ленту по таким устройствам.
При проверке ремонтных работ ККМ обращают внимание:
• есть ли договор с территориальным техническим центром;
• ведутся ли записи в журналах вызовов технического специалиста;
• регистрируются ли выполненные работы в форме 30 Типового порядка по использованию ККТ.
Если компания имеет право использовать бланки строго отчетности, они будут проверяться налоговой инстанцией. Если такие документы не утверждены законодательством, то фирма не получает освобождения от применения ККТ.
Проверяя прейскурант на предоставляемые услуги, инспектор определит, обоснованным ли является документ (когда и кем утверждался, для каких отраслей, ведомств, предприятий).
Осмотрит, как оформлен (четкие ли данные, есть ли необходимые подписи, штампы), и является ли доступным для клиентов.
Проверяющие структуры имеют право:
• без препятствий подходить к ККМ и другим объектам проверки;
• истребовать документы, которые имеют отношение к использованию ККТ и учету денег;
• проверять наличные средства в кассе и наличие БСО;
• получать сведения о БСО, заполнении бланка, автоматической подготовке документации, что приравнивается к кассовому чеку;
• истребовать объяснение, справку, данные по вопросам, что возникают при проведении проверки;
• работать совместно с органом внутренних дел;
• получить пароль ККМ, что нужнее для снятия отчета показания фискальной памяти;
• привлечь к ответственности нарушителей.
Перечислим документы, которые могут быть затребованы налоговой инстанцией:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Журнал КМ-8.
2. Авансовый отчет.
3. Паспорт ККТ, в котором стоит отметка ФНС.
4. Журнал КМ-4.
5. Акт КМ-1.
6. Регистрационная карточка.
7. Кассовая книга КО-4.
8. Приходный, расходный ордер
9. Книгу учета доходов и затрат и т. д.
Стоит учесть несколько нюансов. Если проверяющие органы найдут личные средства сотрудников, они посчитают их неоприходованными наличными деньгами.
Такие средства будут зачисляться в прибыли фирмы. Ответственные же лица должны будут дать разъяснения, почему в кассе есть излишки (п. 27, 37 Порядка).
Организацию также привлекут к ответственности – назначат штраф. Наказание в виде штрафных санкций предусмотрено и при других нарушениях.
Выясним, какие вопросы являются актуальными для фирм, применяющих ККТ.
При проведении ревизии кассы комиссией пересчитываются наличные средства, проверяются иные ценности. Затем остатки сверяются со сведениями, что отражаются в кассовой книге.
Если выявлено недостаток, такой факт, как и сама сумма, обстоятельства ее появления будут отражены в акте, что будет составлен по окончанию проверки.
Кассир дает письменные объяснения, почему средства в кассе не совпали с учетными сведениями. Недостача будет взыскана с виновника.
Если имеет место серьезное нарушение законов, материалы проверки передаются следственному органу. Может также возбуждаться производство по административным правонарушениям.
Как быть, если организацией было принято от покупателя деньги в выходные дни, ведь не всегда возможно передать выручку в банк?
Хранение средств в кассе допустимо (и нее считается нарушением законодательства) в таких случаях:
• в день выдачи заработка, стипендии и т. д.;
• в день перечисления средств социального плана;
• в выходные, праздничные дни.
Стоит инкассировать выручку не позже 1 рабочего дня. Как быть, если не удается инкассировать средства в первый рабочий день? Выдайте средства подотчет. При сдаче выручки подотчетное лицо будет возвращать подученные средства.
Можно также перечислить аванс сотрудникам. Подробная информация по этому поводу есть в Указаниях ЦБ № 3210-У.
Какой срок давности для подачи иска по ревизии кассы? Такой срок составляет 2 месяца. Есть ли штраф за работу кассового аппарата не по месту, где он зарегистрирован? К примеру, ККТ используют не в офисе, а на складе, где отпускается товар.
Нарушения в этом нет. Даже если кассовая техника расположена в обособленных подразделениях, которые не находится на отдельных балансах, а регистрация ККМ осуществлена по месту учета фирмы в ФНС, штраф также не назначается.
Что такое длящиеся нарушения? В том случае, когда не соблюдены законодательные нормы кассовой дисциплины, компания может получить административный штраф (ст. 15.1 КоАП).
Он назначается в течение 2 месяцев. Если имеет место длящееся правонарушение – с того момента, как оно выявлено (ст. 4.5 КоАП). Перечислены длящиеся нарушения в пункте 1 ст. 4.5 КоАП.
При операциях с наличными средствами не идет речь о длящемся правонарушении. На что нельзя тратить наличность из кассы:
• выдачу и возврат займа и перечисление процентов;
• если объект операции – ценные бумаги;
• если есть необходимость оплаты недвижимости;
• оплату аренды недвижимости;
• если проводится организация азартной игры.
Самые частые нарушения:
• нет первичной кассовой документации, или она оформлена с нарушениями правил;
• произведено перечисление средств подотчетному лицу на основе документации, что подтверждает затраты, но не оформлено авансовый отчет;
• не выполнен установленный лимит расчета наличностью между компаниями;
• выявлены ошибки в расчетах оборотов и остатков в учетном регистре, если ведение учета осуществляется вручную;
• не в полной мере оприходовано средства.
Если организация не перечислила налоги из-за неоприходования выручки в кассу, ФНС начислит штраф в соответствии со ст. 122 НК или 15.1 КоАП.
Но стоит учесть, что за одно правонарушение лицо не может привлекаться одновременно к налоговому и административному виду ответственности.
Но вот налоговые органы поступают так – организацию штрафуют по ст. 122 НК, а руководителя и главбуха – по ст. 15.1 КоАП.
Работники налоговой службы проводят проверку, предупредив руководство компании. Хотя не будет считаться нарушением, если ФНС нагрянет с проверкой без предупреждения.
Компания должна особое внимание уделять кассовой дисциплине. В противном случае есть риск нарваться на неприятности от работников налогового органа.
Ведь за нарушения законодательных норм придется понести ответственность административного характера. Следите за проведением операций, контролируйте работу кассира, своевременно выполняйте свои обязательства.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
