Законодательные и нормативно-методические документы
Порядок создания документов и их обработки определяется нормами и правилами, которые содержатся в законодательных, нормативно-правовых актах и методических документах.
Из них высшее юридическое значение имеют законы Российской Федерации.
Принят Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Этот важный закон содержит правовые основы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления документированной информации, т. е. сведений, данных, содержащихся в документах. Кроме того, он закрепляет требования к документам, передаваемым с помощью различных средств связи (почта, телеграф, электронные сообщения и т. д.), требования к защите информации и приданию документам юридической силы.
Законом определен ряд понятий, таких как «информация», «документ» или «документированная информация» и др.
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах закрепили положение о том, что в него входят документы как государственных, так и негосударственных организаций. Поэтому все они без исключения должны хранить документы у себя и передавать их в государственные архивы по правилам, установленным архивными органами Российской Федерации.
Нормы ряда законов и постановлений правительства используются при составлении и оформлении управленческих документов. На основе законов и других нормативно-правовых актов разрабатываются документы, которые содержат уже конкретные правила составления документов и работы с ними. Они носят название методических документов.
Все вопросы, связанные с постановкой делопроизводства в стране, находятся в ведении Государственной архивной службы Российской Федерации (Росархива). Она осуществляет общее руководство организацией делопроизводства в нашей стране. В соответствии с положением «О федеральной архивной службе России» Росархив отвечает за развитие и совершенствование государственной системы делопроизводства, контроль над организацией документов в делопроизводстве органов государственной власти и управления, проверяет выполнение организациями требований законодательства в области делопроизводства, разрабатывает и утверждает нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.
В настоящее время действует ряд основных нормативно-методических документов, в которых содержатся нормы и правила современного делопроизводства.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — это общегосударственный нормативно-методический документ. Он включает в себя принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности (т. е. созданию документов) и организации работы с документами в органах государственного управления и на предприятиях, в учреждениях и организациях.
ГСДОУ содержит единые для всех организаций правила составления и оформления документов, рациональной организации документооборота, создания информационно-поисковых систем по документам предприятия, организации контроля исполнения документов, составления номенклатуры дел, хранения документов в делопроизводстве и подготовки их для передачи на дальнейшее хранение в архив. Таким образом, ГСДОУ включает в себя правила организации всего цикла работы с документами, начиная от их создания и заканчивая их отправкой из организации и передачей на дальнейшее хранение.
Кроме того, документ закрепляет требования к специальному структурному подразделению — службе делопроизводства, которое создается в организациях специально для руководства работой с документами.
Сейчас разрабатывается новая редакция ГСДОУ. Отличие новой системы будет заключаться в том, что правила работы с документами будут в полной мере учитывать возможности использования современных компьютеров и при составлении, и при обработке документации.
Утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Как видно из названия, инструкция предназначена для организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, многие ее положения могут быть использованы в любой организации. На ее основе можно разрабатывать инструкцию конкретной организации.
Типовая инструкция включает все вопросы организации делопроизводства от получения документов до передачи их в архив: общие требования к составлению и оформлению документов, особенности оформления отдельных видов документов, правила регистрации документов, контроля за исполнением документов, работы с номенклатурой дел, формирования дел, их оформления и т. д.
Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти снабжена приложениями. В них даны формы номенклатуры дел, описей и др.
ГОСТ Р 6.30 — 97. Унифицированные Системы Документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями). Государственный стандарт закрепляет требования по оформлению документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации: постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, актов, писем и др. Эти требования должны в обязательном порядке учитываться органами государственной власти и управления, всеми учреждениями, предприятиями и организациями на территории Российской Федерации.
ГОСТ включает перечень реквизитов документов, правила оформления реквизитов, требования к бланкам служебных документов и др.
ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Государственный стандарт закрепил определения терминов, применяемых в делопроизводстве и архивном деле. Для каждого понятия установлен стандартный термин.
Основные правила работы ведомственных архивов. Основные правила работы ведомственных архивов раскрывают вопросы хранения документов в делопроизводстве и в архивах организаций. В первой части подробно говорится о требованиях к номенклатуре дел организаций: какие виды номенклатуры существуют, каков порядок их составления и оформления. Кроме того, в документ включены правила формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки дел к передаче в архив.
Перечни документов с указанием сроков хранения. Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. И те, и другие устанавливают сроки хранения документов, что обеспечивает сохранность ценной документации. Типовые перечни разрабатываются архивными учреждениями и устанавливают сроки хранения документов, которые создаются в большинстве учреждений, организаций и предприятий независимо от того, какой деятельностью они занимаются.
Основным типовым перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Рассмотренные общегосударственные нормативно-методические документы должны быть в каждой организации. Они используются в качестве справочного материала для организации и ведения делопроизводства на предприятии (организации). Постоянное обновление нормативно-методических документов обязывает всех работников делопроизводственной службы, и особенно секретарей, следить за происходящими изменениями в правилах делопроизводства.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Законодательные и общегосударственные нормативно-методические документы, устанавливающие порядок документирования и работы с документами, служат основой для разработки организационных и нормативных документов конкретного предприятия. К ним относятся: положение о службе документационного обеспечения управления ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству.
Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы. Положение о службе делопроизводства конкретной организации (фирмы) определяет ее задачи, функции, права и обязанности.
Положение разрабатывается на основе типовых положений, содержащих максимальный набор функций службы, и конкретизируется исходя из реальных условий деятельности службы делопроизводства. В конкретном положении исключаются из типовых те функции, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД, Структура текста положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами, в пределах каждого раздела.
Должностные инструкции определяют организационно-правовое положение работников и составляются для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются из распределения функций, выполняемых службой делопроизводства, и вытекают из задач и функций всей службы в целом.
Структура текста должностной инструкции включает в себя общую часть, основные задачи и обязанности, права, ответственность.
Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и несогласованности действий отдельных работников. Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным представлением работника о своих обязанностях. Структура текста должностной инструкции состоит из следующих разделов.
В разделе 1 «Общая часть» содержится наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации (должен знать.., должен уметь...), перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).
В разделе 2 «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника регистрация документов. В разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами с учетом наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступ работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения задач, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В раздел 3 «Права» вносят такие полномочия работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для своевременного выполнения работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т. д.
В разделе 4 «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации.
Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют установить критерии оценки труда.
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации (фирме). Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.
Инструкции составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы.
Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции включают общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.
Раздел 1 «Общие положения» устанавливает: сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на административные документы», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.); ответственность за ее несоблюдение;
подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях; нормативно-методическую базу.
Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:
виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
общие правила подготовки и оформления документов;
правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
порядок изготовления и размножения документов;
правила оформления и заверения копий и приложений;
порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
порядок работы исполнителей с документами.
Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.
Раздел 2 «Документооборот» включает в себя:
порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
основные инстанции движения документов;
порядок подготовки и отправки исходящих документов; порядок учета объема документооборота.
В разделе 3 «Регистрация документов» устанавливается:
порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
формы и методы регистрации; правила индексации документов.
Раздел 4 «Организация справочной работы» включает:
принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
порядок систематизации и классификации справочной информации;
технологию информационно-поисковой работы.
В разделе 5 «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:
категории документов, подлежащих обязательному контролю;
порядок их постановки на контроль;
технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
обязанности исполнителей;
типовые сроки исполнения;
порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел б «Оперативное хранение документов» содержит:
правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
правила формирования в дела отдельных категорий документов; порядок разработки и использования номенклатуры дел;
порядок систематизации и индексации дел;
устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов.
В раздел 7 «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:
порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения или уничтожения);
правила подготовки дел к хранению;
требования к описанию и оформлению дел; порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространении (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).
К инструкции обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.
Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.
Организация службы делопроизводства
В любой организации (фирме) документационное обеспечение управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и другие, которые носят обобщенное название — служба делопроизводства. В небольших организациях служба делопроизводства не создается, а вся работа, связанная с документами, выполняется одним сотрудником. Как правило, это секретарь организации (фирмы).
Задачи и функции службы делопроизводства. Независимо от названия службы делопроизводства основной целью ее деятельности является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.
Достижение этой цели предусматривает решение следующих задач:
совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, применение информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
сокращение документооборота;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.
Цели и задачи службы делопроизводства определяют виды работ (функции), выполняемые ею:
разработка и проектирование бланков документов; экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
информационно-справочная работа по документам организации (фирмы);
организация своевременного рассмотрения руководством организации (фирмы) поступивших документов;
подготовка поступивших документов к докладу руководству организации (фирмы);
контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
регулирование хода исполнения документов, контроль за сроками исполнения документов;
организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения;
разработка номенклатуры дел организации, оформление и формирование дел, обеспечение их хранения;
организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан;
организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива Российской Федерации.
Это наиболее типичные делопроизводственные функции, которые выполняются практически каждой делопроизводственной службой независимо от ее названия, структуры, объема документооборота и направлений деятельности организации (фирмы).
В отдельных случаях к перечисленным функциям могут добавляться дополнительные, например, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях (для крупных делопроизводственных служб) и др. В небольших организациях, напротив, часть функций может не выполняться. Например, такая функция, как ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
Организационные формы работы с документами. Делопроизводство может быть организовано в централизованной, децентрализованной или смешанной форме.
Централизованная форма — это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем организации (фирмы). В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении одной организации собственной делопроизводственной службы. Такая служба автономно (независимо от центральной службы делопроизводства) выполняет весь цикл операций по получению, регистрации, систематизации и хранению документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций (фирм), аппарат которых территориально разобщен. Она применяется также в тех учреждениях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации или деятельность каждого структурного подразделения достаточно обособлена.
При использовании децентрализованной формы организации работы с документами значительно меняются функции центральной службы делопроизводства.
Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, контролю за исполнением, хранению дел, обработке перед сдачей в архив.
В каждой конкретной организации (фирме) выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.
Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Типовые организационные структуры службы делопроизводства. Структура службы делопроизводства определяет оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие и характер подчинения.
Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.
Управления делами создаются в министерствах и ведомствах и имеют следующий состав структурных подразделений:
Секретариат — структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В составе секретариата работают: помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.
Секретариат выполняет следующие функции:
предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной, сервисные функции и т.п.).
Инспекция при министре выполняет функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра.
Канцелярия министерства создается в структуре управления делами и состоит из следующих структурных подразделений: экспедиция, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпная, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.
Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.
Экспедиция выполняет:
прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;
доставку документов в структурные подразделения; обработку, упаковку и отправку отправляемых документов; количественный учет поступающих и отправляемых документов. Подразделение по учету и регистрации документов (сектор, группа и др.) создается для обеспечения регистрации документов. Оно осуществляет следующие функции:
регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов; формирование и ведение справочно-информационного массива; контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (с точки зрения визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).
Группа контроля (бюро, отдел, инспекция и др.) выполняет: контроль за сроками исполнения документов; контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
анализ исполнительской дисциплины;
информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
Отдел (бюро) по работе с обращениями граждан создается для ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
Он выполняет следующие функции:
регистрацию обращений; контроль за сроками исполнения;
анализ исполнительской дисциплины;
информирование руководства о ходе выполнения обращений граждан;
формирование дел;
подготовку и передачу документов в архив организации. Машинописное бюро (компьютерный центр подготовки документов) — структурное подразделение, основной задачей которого является создание (печатание, набор текста) документов.
В его задачи входит:
перепечатка документов с черновиков;
считка и правка текстов документов;
учет выполняемой работы.
Копировально-множительное бюро специализируется на размножении документов.
Его задачи:
копирование текстов;
тиражирование текстов документов;
подготовка рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.
Архив является структурным подразделением в составе Управления делами, которое создается для хранения и использования документов министерства (ведомства).
Основные функции архива:
прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
учет, систематизация, хранение и организация использования документов;
контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;
подготовка дел к передаче на государственное хранение.
На государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях делопроизводственная служба носит название канцелярия. В составе канцелярии создаются подразделения (отдел, сектор, группа): по приему и обработке поступающих и отправляемых документов; по учету и регистрации документов; по контролю за сроками исполнения документов; по работе с обращениями граждан; по созданию документов (машинописное бюро, компьютерный центр); копировально-множительное бюро; архив. Если количество сотрудников канцелярии невелико, то каждый из них выполняет несколько задач, например, один отвечает за регистрацию поступивших документов, контроль за сроками их исполнения и информационно-справочную работу, а другой — за копирование, перепечатку документов и делопроизводство по обращениям граждан. Независимо от числа сотрудников и распределения обязанностей между ними канцелярия должна выполнять функции, перечисленные выше.
Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуре, муниципалитете) местного самоуправления. В структуре общего отдела, помимо всех перечисленных подразделений, свойственных делопроизводственной службе, создается еще протокольный отдел, группа писем и приемная. Наличие таких структурных подразделений объясняется спецификой их деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Протокольный отдел (группа) — создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.
Выполняет следующие функции:
подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
прием, регистрация, хранение документов и организация справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.
Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) осуществляет:
прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
подготовку обращений к рассмотрению руководством;
контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях, учреждениях или сторонних организациях;
извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
формирование и хранение дел с документами по обращениям;
анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.
Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Основные положения ГСДОУ регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий.
Руководство негосударственных организаций (фирм) может принимать решение о создании службы делопроизводства, ее названии и внутренней структуре самостоятельно. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива.
Должностной состав службы делопроизводства. Согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих, а также Квалификационному справочнику, по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.
Категория «Руководители» включает заведующего службой делопроизводства (т. е. управляющего делами, заведующих канцелярией, общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировального бюро, и т. д. Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы.
В категорию «Специалисты» включены следующие должности: документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов.
Категория «Технические исполнители» включает такие должности, как экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
