Управление финансами Получите консультацию:
8 (800) 600-76-83

Бесплатный звонок по России

документы

1. Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
2. Как использовать материнский капитал на инвестиции
3. Налоговый вычет по НДФЛ онлайн с 2021 года
4. Упрощенный порядок получения пособия на детей от 3 до 7 лет в 2021 году
5. Выплата пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет по новому в 2021 году
6. Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
7. Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
8. Защита социальных выплат от взысканий в 2021 году
9. Банкротство пенсионной системы неизбежно
10. Выплата пенсионных накоплений тем, кто родился до 1966 года и после
11. Семейный бюджет россиян в 2021 году

О проекте О проекте    Контакты Контакты    Загадки Загадки    Психологические тесты Интересные тесты
папка Главная » Бухгалтеру » Служба документационного обеспечения

Служба документационного обеспечения

Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором

Документационное обеспечение

Вернуться назад на Документационное обеспечение
Не забываем поделиться:


Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:
Самое читаемое за неделю

документ Введение ковидных паспортов в 2021 году
документ Должен знать каждый: Сильное повышение штрафов с 2021 года за нарушение ПДД
документ Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
документ Доллар по 100 рублей в 2021 году
документ Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
документ Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
документ 35 банков обанкротятся в 2021 году


Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!

Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!

• структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
• требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
• существующие делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

• в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

• секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
• инспекция при министре (руководителе ведомства);
• канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
• отдел писем (жалоб);
• отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
• центральный архив;

• на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

• подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
• секретариат;
• экспедиция;
• копировально-множительное бюро;
• архив.

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств.

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота;
• унификация форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
• внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

• осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• ведение информационно-справочной работы по документам организации; • машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
• копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
• разработка и проектирование бланков документов;
• подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

• подготовка к докладу руководству поступающих документов;

• организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; • регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
• организация хранения документов в структурных подразделениях;
• организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
• повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
• организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
• организация делопроизводства по обращениям граждан;
• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
• контроль за сроками исполнения документов;
• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

• разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

темы

документ Документы, регистры и формы бухгалтерского учета
документ Виды внешнеторговой документации
документ Первичное наблюдение, документация. Учётные регистры, инвентаризация

Получите консультацию: 8 (800) 600-76-83
Звонок по России бесплатный!

Не забываем поделиться:


Загадки

Ничего не пишите и не используйте калькулятор, и помните - вы должны отвечать быстро.
Возьмите 1000. Прибавьте 40. Прибавьте еще тысячу. Прибавьте 30. Еще 1000. Плюс 20. Плюс 1000. И плюс 10. Что получилось? Ответ 5000? Опять неверно.

посмотреть ответ


назад Назад | форум | вверх Вверх

Загадки

Приходит отец домой, а его ребенок плачет. Отец спрашивает ребенка:
- Почему ты плачешь?
Отвечает ему ребенок:
- Почему ты мне папа, а я не сын тебе?
Кто же это плакал?

посмотреть ответ
важное

Бесплатная консультация
по телефону ГОРЯЧЕЙ ЛИНИИ:
8 (800) 600-76-83

ежедневно с 6.00 до 21.00
Звонок по России бесплатный!



Новый порядок ведения кассовых операций с 2021 года
Прогноз курса евро на 2021 год
Что будет с рублем, если доллар рухнет
Как жить после отмены ЕНВД в 2021
Новые правила охраны труда - что изменилось для работодателей
Новая программа поддержки бизнеса
Перспективы малого бизнеса в 2021 г
Субсидии за трудоустройство безработных
Потребительское поведение после пандемии
Новые антироссийские санкции
Как сменить юридический адрес в 2021 г
Как открыть расчетный счет для ООО или ИП
Налог на роскошь 2021
Страхование занятости в РФ
Пятнадцать советов по привлечению и удержанию новых клиентов в 2021 г.
Как возместить НДС в 2021г
Единый налоговый платеж для компаний и предпринимателей к концу 2022 г
Последствия повышения ключевой ставки ЦБ для бизнеса и населения
Закон о реформе аудиторской деятельности



©2009-2021 Центр управления финансами.