Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Аутсорсинг бухгалтерии, его виды
Аутсорсинг – слово, образованное из двух слов английского языка - out и sourse, и дословно на русский язык переводится как внешний источник. В современном употреблении термин аутсорсинг означает передачу определенных функций и задач сторонним организациям и специалистам. Аутсорсинг бухгалтерии – это передача ведения всего бухгалтерского учета или его отдельных участков фирме, специализирующейся на оказании бухгалтерских услуг.
Нередко аутсорсинг бухгалтерии отождествляется с привлечением внештатного бухгалтера, что можно считать ошибкой. При аутсорсинге бухгалтерского учета сторонней организации передаются регулярные функции, в то время как внештатные бухгалтеры, как правило, решают задачи эпизодического характера.
В США сегодня к услугам бухгалтерского аутсорсинга прибегает более 90% компаний малого и среднего бизнеса, в странах Западной Европы – свыше 85%. В России первые фирмы, принимающие на аутсорсинг бухгалтерию, возникли в начале двухтысячных годов. Их появление было обусловлено потребностью компаний с иностранным капиталом формировать отчетность в соответствии с международными стандартами.
В настоящее время в РФ услугами бухгалтерских фирм пользуется большое количество организаций разного размера и сфер деятельности, с любыми формами собственности.
Принято различать отдельные виды аутсорсинга бухгалтерского учета – консультирование, выборочный аутсорсинг, полный аутсорсинг. Консультации опытных специалистов в области ведения учета часто бывают очень полезными, особенно при постоянных изменениях налогового законодательства. Выборочным называют аутсорсинг отдельных областей бухгалтерского учета – расчета заработной платы, составления и сдачи налоговой декларации, подготовки статистической отчетности и др. При полном аутсорсинге организация передает фирме - аутсорсеру все функции учета и может не создавать собственную бухгалтерию.
Чем хорош аутсорсинг бухгалтерии и есть ли у него недостатки
Достоинства аутсорсинга бухгалтерского учета в том, что:
1. Не надо заниматься вопросами поиска и найма персонала для собственной бухгалтерии – открытием вакансий, просмотром множества сайтов, чтением и отбором резюме, проведением собеседований.
2. Экономятся расходы на заработную плату и страховые отчисления бухгалтеров, затраты на их обучение и повышение квалификации, приобретение специальной литературы, канцелярских принадлежностей и других расходных материалов, покупку лицензии на 1С и офисных программ. В среднем по статистике компания, прибегающая к аутсорсингу бухгалтерского учета, экономит от 13 до 15% затрат.
3. Не приходится искать замену уволившимся, ушедшим в отпуск и декрет и заболевшим сотрудникам бухгалтерии.
Плюсом бухгалтерского аутсорсинга считается упрощение процедуры прохождения проверок налоговых инспекторов, которые работают непосредственно с работниками аутсорсинговой фирмы. Также у специалистов компании - аутсорсера можно получить консультации по вопросам изменения налоговых отчислений при принятии тех или иных управленческих решений.
Главным недостаткам аутсорсинга бухгалтерии можно считать риск утечки информации, являющейся коммерческой тайной. Конечно, с бухгалтерской фирмой можно подписать соглашение о неразглашении коммерческой тайны, однако оно не гарантирует от возможного попадания конфиденциальной информации к конкурентам.
Во многих компаниях, предоставляющих бухгалтерские услуги, все работы для клиента выполняет один человек, что не позволяет обеспечивать должное качество обслуживания. Велика вероятность потери первичных документов, задержки выплаты заработной платы, увеличения сумм налоговых платежей. Результатом этого будут штрафы и пени за просрочку, конфликтные ситуации с налоговой службой, пенсионным фондом.
Критический взгляд на преимущества обращения в бухгалтерскую фирму
В интернете есть множество предложений от компаний, оказывающих услуги по ведению бухгалтерского учета, и каждая компания расписывает преимущества аутсорсинга бухгалтерии. Насколько бесспорны эти заявления?
Первое указываемое преимущество – высокое качество услуг. Рассматривая его, можно сказать следующее. Качественные услуги способна предоставить только специализированная фирма при заключении официального договора. Но реальное качество аутсорсинга бухгалтерии зависит в большей степени не от фирмы, а от квалификации и ответственности отдельных ее работников.
Другим преимуществом бухгалтерского аутсорсинга считается экономия расходов. Здесь тоже не все однозначно. Действительно, при передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг расходы, которые связаны с содержанием собственной бухгалтерии, перекладываются на аутсорсинговую фирму. Но она включает эти затраты в цену услуги, добавляя к ним еще расходы на аренду своего офиса, интернет, телефон, заработную плату прочих работников помимо бухгалтеров – управленцев, секретарей, курьеров и др., прибыль или доходы учредителей. В результате услуги специализированной фирмы сопоставимого качества оказываются не дешевле, а зачастую дороже услуг частного бухгалтера.
Еще одно небесспорное преимущество – налоговая оптимизация и минимизация, которые могут быть обеспечены фирмой бухгалтерских услуг. В действительности, уменьшить размер налоговых отчислений законным способом очень непросто, и большинство обычных бухгалтеров не умеют этим заниматься. Поэтому если целью действительно является снижение налогов, следует обращаться к квалифицированным налоговым консультантам.
Наконец, нередко бухгалтерские компании в качестве своего преимущества называют страхование своей деятельности на крупную сумму. При обращении в такую компанию стоит ознакомиться с копией страхового полиса, где указаны застрахованные риски и страховое возмещение. Вместе с тем, с учетом того, что страхование бухгалтерского аутсорсинга не является обязательным, отсутствие страховки у компании не значит, что она плохая.
Все отмеченное выше не должно приводить к выводу, что лучше не передавать бухгалтерию на аутсорсинг.
Необходимость аутсорсинга бухгалтерии
Необходимость бухгалтерского аутсорсинга для многих, прежде всего небольших компаний вызывается сложностью и запутанностью законодательства в области бухгалтерского и налогового учета, наличием большого числа правовых неопределенностей по многим вопросам бухгалтерского и налогового учета.
Аутсорсинг бухгалтерии требуется зарубежным компаниям, выходящим на российский рынок и открывающим небольшие представительства.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Им нужен бухгалтер с очень высоким уровнем квалификации и знанием английского языка, но занят он будет только частично. Найти таких специалистов очень сложно, т.к. им принципиально не интересно работать в маленьких представительствах.
Предпочтительным вариантом аутсорсинг бухгалтерского учета является для средних по размерам российских и зарубежных предприятий, на которых занято недостаточное число работников, чтобы можно было создать собственный общий центр обслуживания там, где более низкая заработная плата в сравнении с местом, где находится их бухгалтерия (в Москве, Санкт-Петербурге и т.п.).
Аутсорсинг бухгалтерии может потребоваться при внезапном увольнении главного бухгалтера и невозможности быстро найти ему замену, а также в период болезни или декретного отпуска рядового бухгалтера.
Имеет смысл сразу передать на аутсорсинг бухгалтерию вновь запускаемых предприятий.
К аутсорсингу бухгалтерии часто прибегают в случаях необходимости проверить своих работников, подозреваемых в умышленном искажении информации о хозяйственных операциях.
О целесообразности аутсорсинга бухгалтерии стоит подумать в ситуациях, когда от ИФНС поступает много претензий к документации, при чрезмерном росте величины налогов, обнаружении ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.
Передача бухгалтерии на аутсорсинг выгодна в переходный период, для которого характерно изменение численности работников на предприятии вследствие быстрого роста или сокращения производства, а также в ситуации централизации бухгалтерского учета в холдингах.
Для некоторых предприятий оптимальной может оказаться передача на аутсорсинг не всех, а только части процессов учета. Например, предприятия, имеющие собственную бухгалтерию, обычно передают на аутсорсинг функции главного бухгалтера (подготовка финансовой отчетности, внутренний контроль и др.) и ведение кадрового учета. Также на аутсорсинг передают те участки учета, где выявлены серьезные недостатки в работе собственной бухгалтерии.
Оценка необходимости отдавать бухгалтерский учет на аутсорсинг
Следует сразу отметить, что прибегнуть к помощи аутсорсинга могут только компании с «белым бухучетом». Клиентов с «серой бухгалтерией» профессиональные фирмы – аутсорсеры не станут обслуживать, чтобы не навредить своей репутации.
Далее, чтобы решить стоит ли отдать бухгалтерский учет на аутсорсинг, необходимо определиться с целями, которые при этом должны быть достигнуты Целями могут быть: снижение рисков, сокращение расходов, обеспечение большей гибкости бизнеса.
После определения целей нужно пройти десять следующих этапов:
1. Оценить пути и возможности оптимизировать работу собственной бухгалтерии своими силами или при помощи консультанта.
2. Выявить все преимущества, ограничения, недостатки и риски содержания своей бухгалтерии.
3. Определить преимущества, недостатки и риски аутсорсинга.
4. Сравнить варианты.
5. Сформулировать цели перехода на аутсорсинг.
6. Найти фирму, которая наилучшим образом соответствует целям.
7. Определить, как можно при аутсорсинге контролировать качество и минимизировать риски.
8. Рассчитать стоимость содержания своей оптимизированной бухгалтерии.
9. Подсчитать затраты на аутсорсинг бухгалтерии.
10. Принять решение.
Прежде всего, следует посмотреть на сроки существования фирмы. Он должен быть более одного года. Как показывает практика, каждая пятая вновь созданная фирма не переживает первого года работы. Фирмы с малыми сроками работы на рынке не имеют достаточного опыта.
Затем следует посмотреть на список клиентов фирмы. Если на сайте фирмы такого списка нет, очень вероятно, что она возникла совсем недавно или фактически не работает. С клиентами надежной фирмы, отработавшей около пяти лет, всегда можно пообщаться.
Любую фирму, предоставляющую услуги аутсорсинга, необходимо регулярно проверять. Если фирма избегает проверок, не дает отчетов и резервных копий, с ней лучше не работать.
Сколько стоит бухгалтерское обслуживание?
Стоимость услуг зависит от нескольких факторов – рода деятельности и наличия у предприятия филиалов, численности работников, количества требующихся хозяйственных операций, схемы налогообложения, степени автоматизации учета. К примеру, нулевая отчетность у разных бухгалтерских фирм может стоить от полутора до трех тысяч в квартал. Подготовить и сдать нулевой баланс на аутсорсинге стоит в среднем по рынку около трех тысяч рублей за квартал, составить баланс, в котором отражается до 10 операций – пять тысяч рублей, а более ста операций – десять тысяч рублей.
Несет ли фирма - аутсорсер ответственность за качество бухгалтерского учета своих клиентов
Согласно Федеральному Закону «О бухгалтерском учете» за несоблюдение правил учета отвечает руководитель организации. Чтобы бухгалтерская фирма компенсировала все убытки и штрафы, вызванные ошибками в бухгалтерском учете, следует прописать в договоре финансовую ответственность предоставляющей аутсорсинговые услуги компании за просчеты в своей работе. В случаях нарушения сроков подачи налоговой декларации или неверного исчисления взносов предприятие уплачивает штраф государству, а бухгалтерская фирма возвращает эти суммы предприятию. При отказе платить данные суммы взыскиваются через суд.
Важные моменты сотрудничества со специализированной бухгалтерской фирмой
Нередко при передаче бухгалтерии на аутсорсинг забывают о необходимости провести соответствующую работу с персоналом предприятия при том, что контактировать с компанией – аутсорсером придется многим работникам. Для предотвращения конфликтов следует разъяснить сотрудникам правила работы с бухгалтерией в условиях аутсорсинга, лучше даже разработать специальный регламент.
Чтобы избежать неправильного оформления первичных документов учета, хорошо включить в договор на услуги аутсорсинга проведение специальных семинаров для персонала предприятия по оформлению и порядку составления первичных документов.
Менеджеры предприятия должны контролировать соблюдение работниками необходимых процедур документооборота.
При заключении договора на услуги бухгалтерии необходимо оговорить функции сотрудников фирмы – аутсорсера, т.к. это влияет на перечень и стоимость услуг, численность работников, которые будут оказывать услуги.
Работу фирмы, предоставляющей бухгалтерские услуги, необходимо выборочно перепроверять. Периодически стоит за плату приглашать независимого контрагента для проверки качества оказываемых бухгалтерских услуг.
Важный вопрос – где хранится информационная база клиентов? При хранении в компьютере стороннего бухгалтера или в сети фирмы – аутсорсера клиент не имеет оперативного доступа к базе и не может контролировать реальную работу обслуживающих его специалистов. Также при этом снижается безопасность хранения информации. Наилучшим вариантом считается нахождение информационных баз клиентов в защищенных data-центрах, обеспечивающих круглосуточный доступ к ним клиентов и оперативную техническую поддержку.
Нужно оговорить возможность получить свою информационную базу по окончании срока договора с аутсорсинговой фирмой. Если в договоре это не прописано, придется дополнительно оплачивать ввод остатков по счетам и некоторого объема документов в новую базу новым бухгалтером или аутсорсером.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
