Систематизация документов — одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления. От того, как группируются и хранятся документы в делопроизводстве, зависит не только возможность их использования в справочно-информационном обслуживании руководства и специалистов организации (фирмы), но иногда даже ее финансовое положение.
Документы в организации должны храниться в установленном порядке. Такой порядок может быть обеспечен только при наличии грамотной и четкой систематизации (классификации документов). Нормативные требования к систематизации документов в делопроизводстве закреплены в Основных правилах работы ведомственных архивов, Государственной системе документационного обеспечения управления, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основах Законодательства РФ об Архивном фонде и архивах. В этих документах содержится определение номенклатуры дел, устанавливаются виды номенклатур дел, порядок их составления и оформления, порядок проведения экспертизы ценности документов и определения сроков их хранения после завершения исполнения в делопроизводстве организации (фирмы).
Основой систематизации документов в делопроизводстве является их группировка в дела. Дело — это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку. В условиях новых информационных технологий делом будет являться и папка, хранящая документы в электронной форме (в виде файлов).
Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел. Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, заводимых в организации, и оформленный в установленном порядке. Основные правила работы ведомственных архивов определяют виды номенклатур дел: типовые (содержащие унифицированные заголовки дел, образующихся в делопроизводстве однородных учреждений), примерные (устанавливающие примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве) и конкретные. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются при составлении номенклатур дел конкретных организаций. По своей сути номенклатура дел — это классификатор дел, в которые группируются исполненные документы. С помощью номенклатуры дел обеспечивается сохранность и облегчается поиск документов. Номенклатура дел является также учетным документом для дел временного (до 10 лет) хранения.
Номенклатура дел организации (фирмы) составляется службой документационного обеспечения по форме, установленной Основными правилами работы ведомственных архивов в конце Текущего года на следующий календарный год. Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям или направлениям деятельности фирмы. В больших организациях, имеющих разветвленную структуру, предпочтительнее в виде разделов выделять наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть канцелярия (управление делами, общий отдел, служба документационного обеспечения). Это связано с тем, что именно в службе ДОУ создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства фирмы.
В небольших организациях (фирмах) разделами номенклатуры дел могут быть основные виды деятельности организации (организационно-распорядительная, планово-отчетная, производственная, коммерческая, маркетинг, деятельность по обеспечению безопасности, справочно-информационная, финансовая, общественная, управление персоналом и др.).
В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки всех документируемых участков работы организации (фирмы). Это означает, что любой, созданный или полученный в организации, документ должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он помещается. В номенклатуру дел включаются все справочные журналы и картотеки, в том числе электронные документы и базы данных. Не включаются в номенклатуру дел только заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр и т.д.).
Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс (номер). Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (общественной организации, направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах раздела. Он указывается в первой графе номенклатуры.
Важнейшим элементом номенклатуры дел является заголовок дела. Заголовок дела должен кратко отражать содержание и состав документов дела.
Заголовок состоит из следующих элементов:
название вида дела (переписка, журнал) или документа (приказы, акты, протоколы);
название организации или структурного подразделения — автора документа;
краткое содержание документов дела;
название адресата (корреспондента) документа;
название местности, с которым связано содержание документов;
даты (период), к которым относится содержание документов дела;
указание на копийность документов.
Не каждое дело в заголовке будет содержать полный набор этих элементов. Набор элементов заголовка зависит от характера документов, сгруппированных в данном деле.
Внутри номенклатуры дел заголовки располагаются по степени их важности и во взаимосвязи. В начале располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д.). При этом заголовки дел, содержащих распоряжения вышестоящих организаций, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел для группировки кадровых документов (за исключением организационных и распорядительных кадровых документов) располагают в конце номенклатуры дел. После этого располагаются заголовки дел для группировки документов подразделений, действующих на общественных началах, общественных органов (например, профсоюзного комитета).
В номенклатуре дел на основе перечней документов устанавливаются сроки хранения документов. Одним из основных документов для определения сроков хранения является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Сроки хранения из типовых и ведомственных перечней переносятся в номенклатуру дел организации. Можно изменять установленные сроки, но только в сторону их увеличения. В том случае, если в действующих перечнях отсутствуют сроки хранения документов, имеющихся в организациях, сроки их хранения определяются экспертной комиссией организации.
Номенклатура дел организации состоит из номенклатур дел ее структурных подразделений (направлений деятельности).
На основе номенклатур дел структурных подразделений составляется общая номенклатура дел организации (фирмы). Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации.
К номенклатуре дел создается научно-справочный аппарат, включающий: оглавление, список принятых сокращений, список перечней документов, используемых для определения сроков документов и др.
Утвержденная и оформленная номенклатура дел тиражируется. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — используется службой ДОУ как рабочий экземпляр, третий экземпляр передается в ведомственный архив как учетный документ, четвертый экземпляр направляется в государственный архив (в том случае, если организация является источником его комплектования). Структурным подразделениям для использования в работе направляются выписки из соответствующих разделов номенклатуры. Целесообразно, наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры дел, иметь и ее электронный вариант. Это облегчит ее использование и окончательное оформление в конце года.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В течение года документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При помещении в дело первого документа в номенклатуре, в графе «примечания», делается отметка о заведении дела. Это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел и не разыскивать в панике дела, которые и не были заведены. В процессе работы по формированию дел их заголовки уточняются. При появлении документов, не предусмотренных номенклатурой, в нее включаются новые заголовки дел. Это возможно потому, что индексация дел ведется в пределах структурных подразделений от 1 до я, что позволяет включать в каждый раздел номенклатуры дополнительные дела. В одно дело можно включать до 250 листов. В том случае, если число документов превышает установленный объем, заводится второй том дела. Об этом делается соответствующая отметка в третьей графе номенклатуры дел.
Номенклатура дел используется в справочно-информационной работе. На ее основе осуществляется поиск документов и дел. При этом удобнее использовать электронную форму номенклатуры.
По окончании года составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно по постоянному и временному срокам хранения. Эти сведения сообщаются ведомственному архиву (лицу, ответственному за архив). Об этом делается отметка в номенклатуре с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровка подписи.
Формирование и хранение дел
После того как работа с документами закончена, они помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы) и раскладываются внутри них в определенном порядке. Этот процесс называется формированием дел. Правильное распределение документов в дела позволяет не только быстро найти нужные для работы документы, но и сохранить самые важные из них.
В небольших организациях дела формируются и хранятся в одном месте, например у секретаря руководителя. Если организация крупная, дела формируются в структурных подразделениях, в которых документы создавались или с ними работали. Самые важные внутренние документы (уставы, положения, приказы, распоряжения, переписка руководителей), всегда формируются и хранятся в секретариате руководства или в канцелярии.
Формирование дел проводится по правилам, которые содержатся в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.
В начале календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, заводится отдельная папка и обложка каждой папки оформляется. Это начало формирования дел. Далее работа по формированию дел складывается из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности.
Дела оформляются в соответствии с существующими правилами. На обложке дела записываются сведения, дающие возможность быстро определить, какие документы находятся внутри, и найти нужный документ. На обложке помещается название организации полное и (или) сокращенное, если оно официально признано, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД. Под ним пишется название структурного подразделения: Плановый отдел, Канцелярия. Под названием структурного подразделения указывается индекс дела по номенклатуре, например: Дело № 0307, где 03 — это индекс структурного подразделения, 07 — порядковый номер дела в номенклатуре. Затем пишется заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений. Заголовок — это краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело. Срок хранения дела указывается внизу обложки.
Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела, т. е. их систематизация. От этого зависит быстрота поиска нужных документов в деле.
Различные группы документов систематизируются по-своему:
распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями). Группировка по хронологии означает, что вначале в дело помещают документы, имеющие более ранние даты, затем — более поздние. Группируют отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу;
протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам;
переписку подшивают в хронологической последовательности. При этом надо иметь в виду, что документ-ответ помещают за документом-запросом, т.е. хронология соблюдается по инициативным документам;
плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся. При этом дата их составления или получения не имеет значения. Годовые, квартальные и месячные планы и отчеты хранятся отдельно. Имеет значение и то, как располагаются документы в отчетах: вначале подшивается пояснительная записка, затем сам отчет и после них приложения;
в отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке.
Кроме требований к порядку систематизации документов, при формировании дела обязательно нужно учитывать следующие правила:
в дела подшиваются только те документы, работа с которыми закончена. Если документ не исполнен или он должен быть возвращен в другую организацию, его ни в коем случае нельзя подшивать в дело;
до того как подшить в дело документ, проверяют правильность его оформления в соответствии с требованиями государственных стандартов или нормативных актов;
в дело подшивается один экземпляр документа без черновиков и копий;
отдельно формируются дела с документами постоянного и временного сроков хранения;
обычно в дела подшиваются документы одного календарного года;
приложения и дополнительные материалы помещаются в дело вместе с документами. Приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело.
Не рекомендуется, чтобы толщина дела превышала 40 мм (примерно 250 листов). Если листов в деле больше, его разделяют на тома, имеющие те же заголовки. Количество томов указывается в номенклатуре дел в конце года.
Соблюдение этих правил позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает их экспертизу и подготовку к архивному хранению.
Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретаря отдела), формирование и хранение дел возлагается на одного из сотрудников отдела. В небольшой фирме все дела хранятся в приемной у секретаря.
Как в структурных подразделениях, так и у секретаря дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.
Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, например, 0101, 0102 и т.д. Последовательность расположения дел соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа.
Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.
Когда дело сформировано и поставлено на хранение, документы из него могут потребоваться для работы. В этом случае документы могут быть извлечены из дела только тем работником, который отвечает за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель.
В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан.
В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления на дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.
Дела могут быть выданы и в другие организации. В таком случае разрешение на это должен дать руководитель.
Некоторые компетентные органы (например, прокуратура) могут потребовать выдать им документы из дел. В этом случае предъявляется письменное распоряжение этих органов и дается разрешение руководства организации на изъятие документов. При этом обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
