Аудит кадровой документации - это проверка наличия всех обязательных кадровых документов и экспертиза кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству РФ и внутренним требованиям компании.
Целью аудита кадровой документации является:
- определение соответствия кадровой документации требуемым нормам;
- устранение риска нежелательных последствий;
- предупреждение риска привлечения к административной ответственности;
- объективная оценка деятельности компании в трудовой сфере;
- повышение эффективности работы с персоналом.
Почему кадровая документация так важна:
1. Правильная кадровая документация – залог отсутствия штрафов и претензий со стороны проверяющих органов.
2. Кадровые документы, составленные в соответствии с требованиями действующего законодательства – 50% успеха при споре с работником, контрагентом и налоговым органом.
3. Вы устанавливаете прозрачные отношения с работниками, у работников появляется доверие к работодателю: уверенность в защите их прав на работу и отдых, чувство стабильности компании, спокойствие за свой непрерывный профессиональный стаж, позитивное отношение к компании и руководству. Мотивация работников: повышение эффективности без затрат.
4. Важнейшей составляющей имиджа любой компании является умение грамотно строить взаимоотношения со своими работниками. Соблюдение закона – статус Вашей компании, конкурентоспособность и уверенность в завтрашнем дне.
5. Грамотная система кадрового документооборота – отлаженный механизм управления.
Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:
- при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
- при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
- при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
- при смене руководства организации;
- при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.
Мы имеем многолетний опыт работы в проведении аудита кадровой документации компаний различных видов деятельности и форм собственности. В ходе проверок наши специалисты консультируют представителей Заказчика и дают рекомендации по методике ведения кадрового учета.
При аудите кадровой документации Заказчика могут быть проведены следующие работы:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. проверка локальных нормативных актов, касающихся кадровых вопросов: коллективных договоров, положений (о премировании, надбавках, компенсациях и прочее), приказов, распоряжений;
2. проверка документов, касающихся приема или увольнения работников;
3. аудит организации кадрового делопроизводства, анализ порядка и сроков документооборота;
4. проверка порядка оформления и ведения трудовых книжек;
5. аудит соответствия действующих трудовых договоров Трудовому кодексу;
6. проверка гражданско-правовых договоров на соответствие гражданскому законодательству и на предмет возможности переквалификации их в трудовые договоры;
7. проверка порядка системы надбавок, премирования на предмет соответствия законодательству;
8. подготовка предприятия к проверке;
9. подготовка компании к проверке трудовой инспекции;
10. помощь в составлении отсутствующих документов, внесение изменений в действующие нормативные акты, договоры и иные документы.
Варианты аудита кадровой документации:
1. Общая проверка всей кадровой документации за определенный период;
2. Выборочная проверка: может проходить только по определенным работникам, или только по выбранным видам кадровых документов (например, прием на работу, увольнение, отпуск);
3. Целевая проверка кадровой документации по конкретному работнику или группе работников, с которыми компания находится в предконфликтном (конфликтном) состоянии, для чего важен порядок в документах;
Какие документы обязательно будут проверены в ходе кадрового аудита:
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к трудовым договорам;
- Коллективные договоры и соглашения;
- Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные правовые акты по вопросам труда;
- Приказы (прием, увольнение, перевод, отпуск и пр.);
- Документы - основания;
- Графики отпусков, уведомления, заявления;
- Графики сменности;
- Табели учета рабочего времени;
- Документы о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные/праздничные дни;
- Штатные расписания и приказы об их утверждении/внесении изменений;
- Должностные инструкции;
- Документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий;
- Трудовые книжки работников;
- Книги учета, журналы регистрации;
- Документы, связанные с командировками;
- Личные карточки работников;
- Иные документы.
Результатом аудита кадровой документации является подробный отчет, в котором отражены:
1. перечень выявленных в документах нарушений трудового законодательства;
2. требования законодательства, и возможная ответственность руководителей;
3. список документов, отсутствующий в компании, но являющиеся обязательными;
4. оценка рисков по каждому нарушению на возможность трудового конфликта или последствий проверки инспекцией по труду;
5. краткая оценка ситуации в компании по ведению кадровых документов на определенный момент времени;
6. расстановка приоритетов по дальнейшим работам;
7. практические рекомендации по исправлению нарушений.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
