Действующее законодательство предусматривает определенные правила оформления командировки. При этом необходимо оформление определенных документов.
Перед отправкой сотрудника в командировку, в обязательном порядке, руководителю направляется служебная записка с просьбой отправить в поездку того или иного сотрудника.
В ней в 2020 году должна быть указана:
• цель поездки;
• обоснованная причина, по которой в командировку отправляется именно данный сотрудник;
• срок командировки.
Приказ составляется и подписывается руководителем по унифицированной форме, согласно действующему законодательству.
Однако, если на предприятии утверждена другая форма приказа, то можно воспользоваться ей.
Основанием для оформления приказа является служебная записка. Приказ передается командированному лицу для ознакомления и подтверждения, посредством личной подписи.
Маршрутный лист выдается командированному работнику в случае его поездки на личном или корпоративном транспорте. Такая поездка возможна лишь с письменного разрешения руководителя.
В данном документе прописываются:
• дата отъезда, которая является началом командировочной поездки;
• дата приезда, которая является окончанием командировочной поездки;
• наименование предприятия, которое выдала данный документ;
• данные сотрудника (ФИО, сведения медицинского осмотра);
• должностная категория командированного работника;
• данные о машине (марка, госномер);
• маршрут поездки, то есть, куда именно отправляется сотрудник.
В случае, когда нет документов по расходам и затратам, служебная записка служит доказательством командировки.
В ней проставляется время и дата по прибытии и отъезду в пункте назначения.
Командировочное удостоверение выдается только в том случае, если сотрудник направлен в страны СНГ.
Если сотрудник желает отправиться в командировку на личном автомобиле, то ему следует сначала получить письменное разрешение руководителя. Только после этого он может воспользоваться в командировке личным автомобилем.
При этом составляется служебная записка с указанием марки и государственного номера автомобиля.
Термин «местная командировка» используется в поездках при выполнении поручения руководителя в том же населенном пункте, где находится офис сотрудника. Однако, командировкой такая поездка по сути не является.
За работником, в таком случае, сохраняется его рабочее место и заработная плата. А вот расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют.
При отправке сотрудника в командировку за границу, все действия идентичны при командировке на территории России. В этом случае командировка должна быть внесена в табель.
При этом составляется доклад, который должен объяснить причину направления в такую командировку именно данного работника. Затем издается приказ с описанием цели поездки и периода.
Если сотрудник отправляется в страны СНГ, то ему выдается командировочное удостоверение.
Перед поездкой командированному работнику выплачивается аванс, а также производится расчет предстоящих затрат.
После командировки, работник обязан отчитаться о произведенных расходах, а также о выполнении служебного поручения.
Авансовый отчет является документом, оформляемым по прибытию сотрудника из командировки. В нем он отчитывается о всех затратах и расходах.
В авансовом отчете в обязательном порядке указываются:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• сумма выданного аванса перед поездкой;
• данные командированного сотрудника (ФИО и должность);
• затраты в поездке, подтвержденные чеками и квитанциями;
• остаток от выданной денежной суммы;
• описание прилагаемых документов, квитанций и чеков.
Документами, которые подтверждают проживание командированного сотрудника, являются квитанции об оплате номера в отеле/гостинице.
При аренде жилья, что в некоторых случаях будет достаточно экономичным способом проживания, предоставляется договор аренды, с прописанной суммой.
При расходах на питание прилагаются соответствующие чеки.
Каждый командированный при наличии трудовых отношений имеет возможность возмещения финансовых затрат в служебной поездке, которое выплачивает работодатель.
Для командированных сотрудников, выполняющих служебное задание на территории России, предусмотрена оплата 700 рублей в сутки.
А для работников, находящихся в командировке за границей, такой норматив будет равен 2,5 тысяч рублей.
Суточные выплаты не облагаются НДФЛ. Если же, суточные выплачиваются свыше указанных нормативов, то придется уплатить страховые взносы.
Оплата рабочего времени производится, исходя из локального документа, составленного внутри организации. Например, она может быть рассчитана из расчета среднемесячной оплаты труда.
Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, что действующее законодательство предусматривает перечень всех необходимых документов, которые нужно оформить при направлении сотрудника в командировку в 2020 году.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
