С 1 января 2020 года все работодатели регулярно отчитываются в Пенсионный фонд обо всех кадровых изменениях. Они представляют эти сведения в электронной форме (ст. 66.1 ТК РФ). В ПФР подают только ту информацию, которая должна быть зафиксирована в бумажной трудовой книжке. Например, о приеме, переводах, получении новой специальности, смене наименования нанимателя и увольнениях.
Кроме того, нужно отчитаться в ПФР о дополнительных событиях:
• об определении способа ведения трудовой книжки работника;
• о запросе предоставить данные о трудовых периодах.
Все работники обязаны определиться с форматом ведения трудовой книжки до конца 2020 года. Это можно сделать и раньше. Достаточно подать заявление на имя работодателя, в котором следует указать приоритетный вариант.
До 31 октября все ИП и организации обязаны уведомить и собрать заявления с работников. Утвержденной формы для уведомления нет.
Вариант ведения ЭТК сохраняется и при смене места работы.
Прием нового работника в 2021 году имеет ряд особенностей. Все связано с введением в действие электронных трудовых книжек. Работодателю важно соблюдать особый алгоритм, чтобы избежать штрафных санкций от контролеров ГИТ.
При приеме новичка на работу попросите его представить следующие документы:
• паспорт или иной документ, подтверждающий личность соискателя;
• сведения о трудовой деятельности;
• СНИЛС или выписку по форме АДИ-РЕГ;
• документы воинского учета (для военнообязанных);
• документы об образовании, специальности, навыках, если того требует вакантная должность.
В особых случаях нужно запросить заграничный паспорт, справку об отсутствии судимости и иные документы.
Новый работник вправе по собственному желанию представить документы, необходимые для налогообложения и исчисления пособий:
• ИНН;
• 2-НДФЛ от предыдущего нанимателя;
• справку по форме № 182н с последнего места работы для начисления больничных.
Особое внимание нужно уделить информации о трудовой деятельности новичка.
Это самый важный этап в процедуре кадрового оформления нового работника в 2021 году. Новичок обязан предоставить сведения (ст. 65 ТК РФ).
Причем, из-за перехода на ЭТК, теперь это можно сделать двумя способами:
1. Предоставить выписку с прежнего места работы по форме СЗВ-Р (утв. приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н).
2. Подать бумажную трудовую книжку, унифицированного образца.
На что следует обратить особое внимание. Если гражданин подал только СЗВ-Р, проверьте, есть ли в документе отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки.
Если такая отметка есть, оформите его в обычном порядке. Вести бумажную книжку в данном случае не требуется, так как работник уже выбрал цифровой формат.
Если отметки нет, попросите работника предоставить бумажную книжку. По новым правилам, когда сотрудник выбирает ЭТК работодатель прекращает вести бумажную форму, и выдает ее на руки. В этот момент наниматель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажного формуляра. При выдаче трудовой книжки в нее вносят запись о подаче работником заявления о выборе ЭТК. Именно эту запись необходимо проверить. Если такая запись есть, ведите только ЭТК. Бумажную книжку заполнять не нужно.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Если работник отказывается предоставить бумажную ТК, например, он ее потерял или не может передать по другой причине, в такой ситуации придется завести новую бумажную ТК. Ведь запись о выборе ЭТК отсутствует. После того, как будет оформлена новая бумажная книжка, работник сможет подать заявление о выборе ведения ТК в цифровом формате.
Если новый работник трудоустраивается впервые, он не может предоставить сведения о трудовой деятельности. Ведь до этого момента он еще нигде не работал. В таком случае, первый наниматель должен предложить работнику выбрать способ ведения ТК.
В 2021 году нельзя отказать работнику, трудоустроенному впервые, в выборе бумажной ТК. Это противоречит законодательным нормам. Бумажные книжки можно не выдавать новичкам, которые впервые трудоустроятся в 2021 году (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2020 № 439-ФЗ).
Завершив проверку, приступайте к кадровому оформлению трудоустройства. Заключите с работником трудовой договор. Оформите соглашение в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
Помните, что до подписания трудового договора надо ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Издайте приказ о приеме на работу. Используйте унифицированную форму №Т-1 или самостоятельно разработанный формуляр.
Помимо трудового договора и распоряжения о трудоустройстве, на нового работника следует завести личную карточку по форме №Т-2.
Сроки сдачи отчетности о найме новых работников значительно сокращены. Нанимателям отвели всего одни рабочие сутки, чтобы подать информацию в ведомство. Не позднее следующего рабочего дня, за днем издания приказа о найме нового работника, работодатель обязан отчитаться в ПФР. Для этого предусмотрена специальная форма СЗВ-ТД (утв. ПФР N 730п).
Если работник выбрал бумажную ТК, внесите в нее запись о новом трудоустройстве в обычном порядке.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
