Справку о заработной плате по форме 182н обязательно выдают сотруднику в момент увольнения. Если увольняемый отсутствует в офисе в свой последний рабочий день, то выдайте ему документ при первой возможности. При этом отправьте по адресу местожительства бывшего уведомление о необходимости явиться за бумагой. Либо с просьбой дать согласие на почтовую отправку ч. 5 ст. 80 ТК, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ, п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Справка о заработной плате по форме 182н не подходит для целей получения субсидии. В данном случае применяется своя специальная форма справки о ЗП и прочих начислениях (форма 1).
Справка о заработной плате по форме 182н оформляется как минимум за последние два календарных года, предшествующих тому, в котором сотрудник уволился. Либо обратился за документом. В случае, когда время работы меньше двух лет, приводятся данные за фактически отработанный период. Причем в любом случае текущий год попадает в справку (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ).
Справка о заработной плате традиционно обозначается номером приказа Минтруда 182н, которым она утверждена.
В 2020 году разрешено оформление как на компьютере, так и от руки — шариковой ручкой с синими или черными чернилами. Зачеркивания, исправления, ошибки недопустимы.
Вначале в отведенных для этого полях поставьте дату оформления документа и его порядковый номер.
Основной блок документа — это четыре раздела:
• Раздел 1 — для информации о работодателе. Также сюда вписывается наименование обслуживающего отделения ФСС. Номер регистрации страхователя в фонде. Плюс код подчиненности. Напомним: несмотря на то, что социальные взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством уплачиваются в ФНС, социальными пособиями занимается ФСС.
• В разделе 2 приведите периоды работы сотрудника в компании. Месяц записывается не цифрами, а словами.
• Раздел 3 — чтобы показать суммы выплат, которые облагались социальными взносами в разрезе по соответствующим годам. Сверхлимитные доходы не включаются в справку. Число строк второго раздела должно соответствовать количеству периодов, которые фигурируют в предыдущем разделе 2. Размер дохода вписывается цифрами и прописью. Слова «рубль» и «копейка /копеек » не сокращают. Заметим, что справку хоть традиционно и называют «о заработной плате», в нее включаются данные не только по ЗП. Это справка и о прочих начислениях. Главный критерий выбора сумм для справки — обложение страховыми взносами.
• И раздел 4 справки 182н. Здесь в разрезе по соответствующим годам приводятся количество исключаемых из расчетного периода дней — цифрой и прописью.
Это время следующих событий:
1. Болезни.
2. Декреты.
3. Детские отпуска.
Освобождения сотрудника от работы с полным либо частичным сохранением ЗП согласно требованиям закона или на сохраняемую оплату взносы не начислялись. Периоды административных отпусков в справкуне включают.
Если ваша компания с работниками ведет свою деятельность без печати, приложите к справке один из следующих документов, заверенных нотариусом (можно нотариальную копию):
1. Бумага, подтверждающая полномочия лица, подписавшего справку, действовать от имени юрлица без доверенности.
2. Доверенность на визирование с правки с приложением доков, подтверждающих полномочия лица, выдавшего доверенность.
3. Документ, удостоверяющий личность работодателя-ИП.
4. Свидетельство о госрегистрации в качестве ИП.
Справка о заработной плате с предыдущего места работы потребуется для того, чтобы новый работодатель смог рассчитать ему пособие по болезни, декретные, пособие по уходу за ребенком до полутора лет. Поэтому при увольнении сотрудников работодатели обязаны выдавать им справки о выплатах за текущий и два предыдущих года. Такое правило установлено в подпункте 3 пункта 2 статьи 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон № 255-ФЗ). В справке указывают все выплаты и вознаграждения, на которые начисляются страховые взносы в ФСС РФ.
Если же справки у сотрудника нет, новому работодателю рассчитывать пособия придется на основании других имеющихся документов, которые могут подтвердить заработок, в крайнем случае — на основании МРОТ.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
