В день увольнения сотруднику необходимо выдать определенный перечень документов, связанных с его трудовой деятельностью. Часть из них работодатель должен предоставлять самостоятельно – без запроса сотрудника, а остальные он обязан передать по письменному требованию.
Обязательные документы выдают в последний рабочий день сотрудника. Если он обратился в тот же день за другими справками, их нужно предоставить в тот же срок – то есть в день увольнения.
Если сотрудник не явился на работу в последний рабочий день, его следует письменно уведомить о необходимости прийти за документами – заказным письмом с уведомлением о вручении. Также необходимо предложить работнику дать письменное согласие на отправку почтой и указать, какие справки выдают при увольнении, если он не желает посещать бывшего нанимателя.
Передачу документов лучше зафиксировать в специальных журналах, где сотрудник проставит свою подпись, либо путем составления отдельной описи, которую уволенный так же должен подписать.
Следующие документы – о страховом стаже и начисленных страховых взносах – выдают сотруднику:
• СЗВ-СТАЖ – за последний квартал;
• СЗВ-М – за последний месяц;
• раздел 3 формы РСВ – за квартал, в котором происходит увольнение.
Указанные формы в 2021 году оформляют в виде выписок, содержащих сведения только об уволенном работнике.
Порядок их заполнения ничем не отличается от обычного, применяемого для отправки соответствующих отчетов в проверяющие органы (ПФР, налоговую).
Справки должны быть готовы в последний рабочий день сотрудника независимо от того, явился он за ними или нет. Если работник запросил указанные выписки за более ранние периоды, наниматель не вправе отказать ему и обязан их предоставить.
Все формы подписывает руководитель работодателя.
Определяясь с тем, какие справки дают при увольнении, не нужно забывать о документе, содержащем сведения для начисления пособий по нетрудоспособности у следующего работодателя. Это справка по форме, утвержденной приказом Минтруда России № 182н.
Она содержит следующие сведения:
• данные о доходах, с которых платились взносы на случай временной нетрудоспособности или материнства – за 2 года, предшествующих году увольнения;
• данные о периодах освобождения сотрудника от работы с сохранением его места, с выплатой ему заработка и без – так же за 2 года до года увольнения.
Справку подписывает руководитель и главный бухгалтер.
Следующие справки, выдаваемые при увольнении, хотя и не относятся строго к обязательным, на практике работодатели предоставляют их сами без дополнительного письменного запроса:
• справка о доходах и оплаченном налоге (бывшая 2-НДФЛ);
• справка о среднем заработке за 3 месяца – для центра занятости.
Первый документ составляют по форме, утвержденной в Приложении № 5 к приказу ФНС России № ММВ-7-11/566. Он включает 5 разделов:
• данные о налоговом агенте;
• данные о налогоплательщике;
• помесячные данные о полученных в году увольнения доходах и суммах вычетов;
• данные о стандартных, социальных и имущественных вычетах, предоставленных работодателем;
• итоговые суммы облагаемого дохода, начисленного и уплаченного НДФЛ.
Всю информацию предоставляют за все месяцы – начиная с 1 января и до даты увольнения текущего года. Справку подписывает уполномоченное лицо.
Типовой формы для справки о среднем заработке за 3 месяца на последнем месте работы нет. Но чаще всего для нее используют рекомендованный бланк из письма Минтруда России № 16-5/В-5.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
