Когда работник увольняется, ему нужно выдать не только трудовую книжку, но и бухгалтерские документы.
Такие документы, выдаваемые работодателем при увольнении, можно разделить на две группы:
• выдаются по умолчанию,
• выдаются по заявлению.
Если не выдать сотруднику обязательные документы или опоздать с необязательными, компании грозит штраф до 50 000 руб. и до 70 000 руб. – за повторное нарушение. Законом предусмотрен штраф и для сотрудников, которые отвечают за выдачу документов. Размер штрафных санкций составляет до 5000 руб., за повторное нарушение – до 20 000 руб.
Список обязательных бумаг пополнился формой СТД-Р. Это новая форма со сведениями о трудовой деятельности работника (образец ниже). С 2020 года ее надо выдавать при увольнении тем сотрудникам, кто отказался от бумажной трудовой книжки (ст. 66.1 ТК).
Форма СТД-Р нужна уволенным, чтобы показать ее своим новым работодателям. Аналогично, если к вам придет трудоустраиваться человек, который отказался от бумажной книжки, он также принесет СТД-Р от своих предыдущих работодателей.
Если сотрудник решил сохранить бумажную трудовую книжку или еще не определился со способом ведения документа, работодатель должен вести бумажную трудовую и при увольнении выдавать ее на руки сотруднику. Оформлять и выдавать такой документ при увольнении в 2021 году как форму СТД-Р не нужно.
Помимо формы СТД-Р или трудовой книжки сотруднику нужно выдать расчетный листок, выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, копию раздела 3 расчета по взносам, справку о сумме заработка за два года для расчета пособий.
Остальные документы выдавайте по заявлению работника. Среди них: справка 2-НДФЛ, справка о среднем заработке для службы занятости, документы, связанные с работой (приказ об увольнении, премировании, переводе и др.). Срок для выдачи – три рабочих дня с даты, когда получили от сотрудника заявление (ч. 1 ст. 62 ТК).
Справка о доходах. В 2021 году работникам выдают справки, на которых нет аббревиатуры 2-НДФЛ. Это просто справка о доходах и суммах налога. Бланк утвержден приказом ФНС № ММВ-7-11/566@.
Справка для службы занятости. Выдавать ее можно по форме, рекомендованной Минтрудом в письме № 16-5/В-5, либо составить в произвольной форме. Но удобнее использовать рекомендованную.
В справке отразите, полный или неполный день работал сотрудник, его средний заработок и т. д. На документе должны поставить подписи директор и главбух. Если руководитель сам выполняет обязанности главбуха, то он проставит подпись дважды.
Возьмите с уволенного работника расписку, что при увольнении он получил трудовую книжку, справки, выписки и копии документов. Такая расписка избавит от претензий и судебных разбирательств. Ее можно оформить отдельным документом или предложить работнику расписаться в журнале учета выданных документов.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
