Кадровое планирование - это система подбора квалифицированных сотрудников, при использовании двух видов источников - внутренних (имеющиеся в организации служащие), и внешних (найденные или привлеченные из внешней среды). Цель - обеспечить потребности организации в необходимом количестве специалистов в конкретные временные рамки. Планирование подбора и увольнение сотрудников - один из самых проблемных и, в то же время, самых необходимых процессов в жизни любой организации. Важная задача директора, при поддержке менеджера по персоналу или непосредственного руководителя - оптимизировать этот процесс, сделать его максимально эффективным и низкозатратным без потери качества.
Неверно предполагать, что планирование сводится только к составлению кадрового плана с заранее обозначенными датами, к которым необходимо заполнить те или иные вакансии. Требуется более глубокий анализ реальных потребностей в персонале. Зачастую, новую должность создают просто потому, что могут себе это позволить. Типичная ситуация: менеджер подразделения сбыта в пик сезона требует от директора новых сотрудников. Директор говорит "ну надо так надо" и предлагает этих сотрудников найти и взять на работу. Пока тратится время и деньги на поиск людей, сезон проходит, продажи снижаются, объем работ исчезает. Взяли нового человека, а загрузить его нечем. И мыкается он из отдела в отдел, чувствуя свою ненужность и бесполезность. А руководитель потом сетует: "Бестолкового, мол, сотрудника наняли, работать не хочет!" А вывод следует сделать иной – не было должного планирования приёма сотрудников на работу.
Процесс подбора персонала необходимо начинать с нормирования труда, анализа трудозатрат и эффективности использования рабочего времени. Это сложные процессы, но только они позволяют определить, действительно ли необходима эта должность и в какой момент она реально должна быть заполнена.
Прогнозирование потребностей в персонале организации может быть выполнено при использовании ряда методов. Понятно, что, независимо от используемого метода, прогнозы представляют собой определенные приближения и не должны рассматриваться в качестве абсолютно верного результата, этакой "истины в последней инстанции". Методы для прогнозирования потребностей в персонале могут быть основаны либо на, скажем так, суждениях (метод Дельфи), либо на использовании математики (метод экстраполяции: перенесение сегодняшнего положения фирмы в будущее).
После того, как руководство предприятия убедились, что это рабочее место действительно будет нужно, определились со сроками, можно составлять кадровый план. Кадровый план позволяет описать оптимальные, реальные и предельно допустимые сроки закрытия той или иной вакансии, а также сопоставить загруженность по подбору персонала в различные моменты времени. Например, можно спланировать подбор таким образом, чтобы не пришлось одновременно "закрывать" пять вакансий.
Как составить кадровый план
Как и любой план, кадровый может быть стратегическим или тактическим. Стратегическое планирование персонала находится в компетенции высшего руководящего звена. Составление стратегического плана должно базироваться на общей стратегии развития фирмы и быть в тесной связке общим экономическим планом развития предприятия. Фактически это означает, что цели кадрового планирования должны быть производными от целей организации. Одной из распространенных ошибок при кадровом планировании - сосредоточение на краткосрочных потребностях и нечеткая координация их с долговременными планами организации.
Нельзя забывать о том, что стратегическое планирование (в дальнейшем и тактическое) должно базироваться на имеющихся внешнеэкономических показателях развития отрасли, анализе конкурентной среды, анализе кадрового рынка Минска (или республики).
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Тактический план (на месяц, на квартал) разрабатывается при участии менеджера по персоналу и/или руководителей среднего звена. Если стратегический более концептуален и носит скорее аналитико-описательный характер, то для тактического характерны точная постановка задач, конкретные даты, лица, ответственность и т.д. Именно на базе тактического плана должна строиться работа по поиску и привлечению кадровых ресурсов.
При составлении кадрового плана следует отталкиваться от следующих вопросов:
• сколько работников; уровень квалификации; когда и где будут необходимы (планирование потребности в персонале)?
• каким образом можно привлечь необходимый и сократить излишний персонал, учитывая социальные аспекты (планирование привлечения или сокращения штатов)?
• каким образом можно использовать работников в соответствии с их способностями (планирование использования кадров)?
• каким образом можно целенаправленно содействовать повышению квалификации кадров и приспосабливать их знания к меняющимся требованиям (планирование кадрового развития)?
• каких затрат потребуют планируемые кадровые мероприятия (расходы по содержанию персонала)?
Еще один важный момент, подводный камень, которого можно избежать, если быть к нему готовым. Известно, что любые планы и графики имеют нехорошую тенденцию - сбиваться со сроков. К примеру, если в плане указано, что 25 мая к работе должен приступить новый начальник отдела продаж, то нужно постараться проанализировать, сколько времени потребуется на поиск нужного сотрудника. Эксперты кадрового агентства нередко сталкиваются с ситуацией: в заявке на подбор специалиста в графе "срок подбора" руководитель указывает - "неделя". Даже для солидных агентств этого времени зачастую недостаточно, чтобы качественно, вдумчиво, найти нужного фирме человека. Сроки срываются, товар лежит мертвым грузом на складе. И не потому, что неликвидный – но просто не хватает рабочих рук. Такое случается сплошь и рядом, и еще раз подтверждает тот факт, что директора несерьезно относятся к вопросу планирования кадров.
Следует обратить внимание на тот факт, что специфика подбора руководителей и редких специалистов заключается в том, что переговоры с ними бывают очень продолжительными, обе стороны многократно проверяют друг друга, прежде чем дать положительный ответ. Поэтому если в кадровом плане - заполнение вакансии финансового директора, то можно начать подбор и за 3 месяца. Если нужен обычный секретарь, то ранее, чем за месяц, поиск начинать не стоит: по таким вакансиям решения принимаются быстро и более двух недель стороны обычно не ждут.
Нередко, директор фирмы не совсем четко представляет соотношение спрос-предложение на рынке труда и ситуацию с заработными платами на рынке труда. Детальный анализ последнего позволит определить, насколько редко встречаются специалисты данной квалификации и насколько привлекательны предлагаемые условия. Чем более редкого специалиста ищет компания и чем менее привлекательны условия, тем выше вероятность больших временных затрат. Поэтому, настоятельно рекомендуется, включить в стратегический план результаты анализа рынка труда.
Затратная часть кадрового плана начинается с методов поиска сотрудников
Планирование должно включать в себя не только сроки, но и методы поиска персонала. Чем больше времени на поиск, чем привлекательнее условия и благоприятнее для работодателя ситуация на рынке, тем больше вариантов. Следовательно, тем меньше затрат на подбор персонала понесет компания. Здесь как раз находится точка пересечения вопросов планирования и бюджетирования в подборе персонала. Эти два процесса не могут быть разделены. Чем более грамотно составлен план, тем большие возможности варьировать методы поиска и, следовательно, использовать низкозатратные технологии.
Бюджет на подбор персонала обязательно должен учитывать, насколько данный специалист является редким, трудно ли его найти. Есть вакансии, закрывать которые следует преимущественно с помощью кадровых агентств. Для других, достаточно обращения к знакомым или в государственную службу занятости.
Грамотно составить кадровый план помогает информация о стоимости рекламы в специализированных СМИ, о стоимости услуг кадровых агентств. Не всегда стоит рассчитывать на менее затратные методы, т.к. такая псевдо экономия в дальнейшем может обернуться непредвиденными неприятностями из-за некачественного и несвоевременного подбора. Те руководители, которые пытались найти секретаря через объявление в газете, знают, что после недели бесед с десятками девушек, голова идет кругом и на работу, как правило, приглашается не совсем та, которую хотелось бы видеть в офисе. В таких случаях директора должны помнить, что подбор персонала - это нелегкий труд, и лучше, что бы это делал специалист - менеджер по персоналу или эксперт кадрового агентства.
Интересно, что есть компании, которые вообще не планируют бюджет на подбор персонала. Руководитель говорит: "Я плачу заработную плату отделу кадров, пусть они и ищут". Это неверно. Один специалист не может заменить собой несколько разных организаций с достаточно большими информационными и рекламными возможностями. Поэтому бюджет должен быть, но он должен иметь обоснование для поиска специалистов с учетом конкретной специфики.
Следующей затратной частью кадрового плана может быть планирование обучения или переквалификации сотрудников. Как и в предыдущем случае, можно обойтись минимальными затратами. А можно - по-королевски. Что обидно, результат бывает одним и тем же. Но мы не об этом. Для любого современного руководителя ясно, что обучать сотрудников нужно. Иначе ни о какой конкурентоспособности нечего говорить.
Хозяйственный директор не станет деньги растрачивать в пустую. А грамотно спланированное обучение - это возможность минимальными затратами получить высокопрофессиональную команду. Тема "обучение персонала" - отдельный разговор. Я бы хотел сконцентрировать внимание на том, чем руководители пользуются очень редко - на внутрифирменных ресурсах. Отправляя сотрудника на семинар, требуйте, чтобы он рассказал об увиденном и услышанном, обучил весь свой отдел. По этому принципу можно обучить весь персонал компании, скажем, компьютерной грамотности и сэкономить на этом значительную сумму.
Как добиться эффективного планирования
Чтобы быть эффективным, любой кадровый план должен основываться на долговременных планах организации. В сущности, успех кадрового планирования зависит в значительной степени от того, насколько тесно отдел кадров в состоянии интегрировать эффективное планирование персонала с плановым процессом организации. К сожалению, кадровое планирование подчас недостаточно адекватно связано с полным общим планированием. Ниже проиллюстрированы результаты опроса, имеющего отношение к этой проблеме.
При опросе более чем 9000 менеджеров в 60 компаниях Германии выяснилось, что кадровое планирование требует значительного усовершенствования. Реципиенты идентифицировали несколько главных препятствий успешному стратегическому планированию. А именно:
1. отказ синхронизировать планирование персонала с циклом стратегического планирования;
2. тенденция планировать в ответ на краткосрочные, текущие проблемы;
3. неадекватная база данных для планирования.
Многие из описанных проблем являются следствием недостаточной координации между проведением плановых операций в отделе кадров и общим планированием.
Оценка кадровых ресурсов фирмы - это отдельный, длительный разговор. Однако его нельзя опустить, обсуждая проблему кадрового планирования. Руководители белорусских кадровых агентств нередко сталкивались с ситуацией, когда чуть ли не одновременно в кадровое агентство обращались: сначала фирма, заказывающая, к примеру, начальника отдела продаж, и спустя короткий промежуток времени - менеджер по продажам этой же фирмы. Агентство обязательно подберет начальника отдела, и обязательно найдет работу для менеджера по продажам. А вот фирма потеряет хорошего, обученного сотрудника, которого просто вовремя не заметили, не обратили внимания. Человек проработал несколько лет, рассчитывая на повышение и, видя, что повышение "не светит", решил поменять место работы.
Увольнение сотрудников
Увольнять сотрудников нужно тоже по плану (как не странно это звучит). Причинами высвобождения кадров могут быть явления организационного, экономического или технологического характера. Штаты могут сокращаться, если работников больше, чем это необходимо для новой рыночной ситуации. Причиной сокращения могут быть также несоответствие работников занимаемым должностям, технический прогресс, уменьшающий затраты труда.
Конечно, условия существования белорусского бизнеса не позволяют все просчитать и предвидеть. Однако если уделить внимание этому вопросу, то возможно компании удастся избежать передачи на внешний рынок труда квалифицированных специалистов. Несправедливо, что в белорусских фирмах практически в 100% случаев не производится планирование увольнений. Хотя исключения все же есть. К примеру, пару лет назад в одной компании увольняли "в запас". Т.е. с сокращаемыми людьми поступали очень мягко и тактично, обеспечивая их не только выходным пособием, но и создавая активный резерв из уволенных. Когда ситуация на рынке нормализовалась - сокращенные сотрудники вновь приступили к выполнению своих обязанностей. Процесс был хорошо спланирован и поэтому прошел с минимальными потерями.
Результаты социологических исследований показывают, что высвобождение работников только в том случае позволяет решить возникающие проблемы и дать ожидаемый эффект, если на предприятиях заранее планировали проведение этой работы и минимизацию возможных негативных последствий, связанных с высвобождением персонала.
Таким образом, планирование персонала – есть важный и просто необходимый фактор стабильного функционирования предприятия и его динамичного развития. При чём планирование персонала заключается не только в планировании найма нужных сотрудников, но и в планировании их обучения, их карьерного роста. При необходимости планирование персонала должно касаться и вопросов увольнения ненужных кадров с предприятия. В целом же планирование персонала, сопряжённое с планированием производственно-коммерческой деятельности компании, способно максимизировать результативность труда сотрудников фирмы, и тем самым принести компании дополнительные преимущества перед конкурентами, дать толчок к новым завоеваниям на рынке.
Современный предмет, который мы называем также, как во времена Лермонтова называли конверт с письмом, написанным орешковыми чернилами. Что это за предмет?
Статью подготовил ведущий маркетолог-аналитик Воронов Валерий Иванович. 
