Для эффективного воздействия на умы (и сознание) целевых аудиторий применяется метод информационного управления. Здесь дано определение информационного управления, в короткой, тезисной форме описаны достоинства, ключевые этапы реализации и результаты. Традиционные методы управления, к которым относят административно-организационные, экономические, социально-психологические и правовые методы (являющиеся, по своей сути, насильственными), достаточно редко применяются для прямого воздействия на широкие народные массы.
При чем, если в политике это хоть как-то применимо, то в бизнесе - неприменимо вообще. Бизнес не имеет ни полномочий, ни соответствующего аппарата. При возникновении необходимости централизованно воздействовать на широкие слои населения с целью формирования "нужного" и "правильного" общественного мнения по конкретному вопросу, которое выражало бы заложенные в общественном сознании пропагандой (рекламой) стандартизованные оценки и мнения, применяется метод информационного управления (ИУ).
Под информационным управлением понимается процесс выработки и реализации управленческих решений в ситуации, когда управляющее воздействие носит неявный, косвенный характер, а объекту управления представляется определяемая субъектом управления информация о ситуации (информационная картина), ориентируясь на которую этот объект как бы самостоятельно выбирает линию своего поведения.
Механизм информационного воздействия основан на манипуляции сознанием масс и внесением в это сознание целенаправленной достоверной либо недостоверной информации (дезинформации).
Этот тип управления человеком, группой, массой связан со стремлением так сформировать сообщение о реальной ситуации, чтобы, несмотря на его неадекватность, человек принимал его как само собой разумеющееся и поступал (голосовал, покупал) соответствующим образом.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
То есть конечной целью информационного воздействия является желаемое поведение объекта управления, которое постулируется субъектом. Например, специалисты по рекламе для определения желаемого поведения потребителей пользуются цепочкой AIDA: Attention - внимание, Interest - интерес, Desire - желание, Action - действие.
Эффективность информационного управления в значительной степени зависит от понимания психологии членов целевой аудитории, то есть объектов воздействия, в качестве которых рассматриваются: личность, коллектив, массовое общество.
Секрет информационного управления кроется в профессиональном умении использовать весь спектр слабостей, склонностей человека, в использовании приемов снятия барьеров восприятия и преодоления естественной толерантности человека к восприятию нового, в мастерском применении методов стимуляции многочисленных иллюзий, основывающихся на деятельности человека и его мечтаниях.
После отыскания нужного приема подсознание спонтанно распахивается и информация о преимуществах требуемой идеи свободно отображается в системе ценностей человека. "Человек толпы", как известно, далек от подлинного здравомыслия и действует на основе скрытых от его понимания импульсов и влечений. Объект редко осознает, почему он сделал тот или иной выбор. Но он склонен убеждать себя в том, что этот выбор сделан безошибочно, верно. Поэтому психологически правильная реализация информационного управления никогда не остается без результата. Всякое информационное влияние планируется с целью изменения внутренних мотивов и переориентации поведения человека в требуемом направлении.
К достоинствам информационного управления относятся:
- высокая избирательность воздействия и в то же время практическое отсутствие границ воздействия (вплоть до мирового уровня);
- конкретность и оперативность;
- быстрая перестройка методов и средств воздействия в зависимости от меняющейся обстановки;
- возможность оперативной концентрации усилий на том или ином объекте, регионе, социальной группе;
- возможность комплексного применения различных методов и средств ИУ;
- сравнительно небольшие затраты на разработку и реализацию управленческих решений при высокой эффективности их внедрения в сознание.
Различают стратегию и тактику информационного воздействия. В рамках стратегии информационного воздействия формируются долгосрочные цели и реализуются пути их достижения. Выбранная стратегия имеет огромное влияние на выбор сценариев и программы реализации информационного управления, на выбор и объемы используемых средств.
В соответствии с разрабатываемой стратегией информационного воздействия строится тактика, в рамках которой осуществляется выбор конкретных мер этого воздействия, осуществляется их концентрация и реализация.
Иллюстрируя, этот метод управления приведем высказывание бывшего президента США Р. Никсона, по мнению которого гораздо выгоднее вложить доллар в средства массовой информации, в пропаганду, чем 10 долларов в создание новых видов вооружения. Он мотивировал это тем, что вероятность использования оружия в современном мире невелика, а пропаганда работает ежедневно, ежечасно.
При реализации ИУ выделяются следующие основные этапы:
- осознание и формулировка проблемы;
- анализ ситуации;
- формулировка цели, построение дерева целей, разработка программы реализации ИУ;
- сегментация аудитории, изучение и анализ характеристик сегментов целевой аудитории;
- разработка концепции, стратегии и сценария реализации ИУ;
- разработка планов действий, выбор методов и средств реализации ИУ;
- реализация;
- мониторинг и контроль, корректировка;
Основной особенностью принятия и реализации информационных управленческих решений является то, что это не единовременный акт, а совокупность взаимосвязанных действий и методов их реализации, распределенных на некотором временном интервале, по территории и по сегментам целевой аудитории. Большинство этих этапов реализуется в рамках медиапланирования.
Медиапланирование - это планирование разработки концепции, сценария, выбор методов и средств реализации ИУ на основе результатов социологических исследований, цель которых - анализ аудитории отдельных средств массовой информации. Медиапланирование позволяет определить, как создать и наиболее эффективно передать требуемую информацию в нужное место и в нужное время.
В комплексе общих целей реализации ИУ важно суметь обеспечить всеми средствами СМИ непрерывность процесса реализации, подачи требуемой информации. Иными словами, СМИ должны постоянно осуществлять информационное воздействие на население путем реализации стратегических, тактических и оперативных психологических операций. В зависимости от цели их проведения выделяют операции по ведению пропаганды среди гражданского населения; по введению противника в заблуждение; по поддержке конфликтов низкой интенсивности и специальных операций. Выделяют также информационную оборону, наступление, эшелонированную информационную оборону, информационные атаки, контратаки и т.п.
Естественно, эффективное использование методов ИУ базируется на тщательном анализе характеристик управляемой аудитории, то есть ИУ носит не только глобальный, но и дифференцированный, избирательный характер. При наличии широкого фронта психологических акций обычно выбирается направление главного удара, наиболее слабое звено, наиболее уязвимые объекты воздействия. Это может быть отдельная страна, регион, отдельные национальные, социальные, общественные или профессиональные группы.
В основу классификации целевых аудиторий могут быть положены различные признаки целевого назначения: размеры сферы действия, территориальный, отраслевой или профессиональный аспекты, классовые, социальные или возрастные признаки, поведенческие и психографические (на основе психологических характеристик, а именно индивидуальности и стиля жизни), средства воздействия и т.д. Каждый из этих признаков может быть детализирован. Например, в рамках территориального аспекта могут быть выделены зарубежные целевые аудитории, общегосударственные, национальные, региональные, местные, городские, сельские и т.д.
Различают первичные и вторичные методы анализа ситуации в целевых группах. Первичные состоят в непосредственном изучении и анализе характеристик целевых групп, а вторичные являются косвенными: анализ по материалам прессы, официальным документам, имеющимся базам данных, прецедентам.
Выделяют также количественные и качественные методы анализа. К качественным относится, например, метод фокусной группы, состоящий в том, что 8-10 типичных представителей целевой группы приглашаются для обсуждения проблемы и выработки рекомендаций. В процессе такого обсуждения должны быть выявлены условия реализации информационных управленческих решений: монополизм, конкуренция, средства, социально-политическая и экологическая обстановка, исполнители и т.д. При этом следует учитывать эффективность воздействия различных факторов психологического порядка: мотивации, восприятия, усвоения, убеждений, отношений и т.д.
Анализ ситуации, формулировка проблемы, формулировка цели и построение дерева целей, разработка концепции и выбор стратегии реализации цели представляют собой взаимосвязанные задачи и решаются практически одновременно.
Первым и весьма важным этапом в решении данной совокупности задач является разработка концепции, то есть документа, излагающего общее мнение о текущем состоянии системы, ее предысторию и прогнозы на будущее.
Составление концепции должно начинаться с тщательного изучения состояния и предыстории процессов развития системы. Цель изучения - выявить качественные, ключевые изменения, происходящие в системе, оценить возможности сегментации аудитории и дать качественную оценку основных параметров выделенных сегментов. Это позволит разделить все факторы поведения системы на основные и второстепенные и формализовать содержание системы.
Концепция должна содержать краткую характеристику области, в которой осуществляется планирование развития, краткое описание обстановки и важнейших факторов, оказывающих влияние на данную систему и ситуацию, в том числе прогноз основных событий на прогнозируемый период, перечень задач, перечень и общее описание методов и средств ИУ, которые следует использовать для реализации стратегии и тактики ИУ.
На практике концепцию составляют высококвалифицированные специалисты по различным проблемам: политологи, социологи, специалисты по управлению, психологи и другие. После этого строят прогнозы о путях возможного развития системы. Прогноз должен начинаться с построения всего дерева возможных ключевых событий, а затем сопровождаться прогнозом изменения второстепенных факторов. Полученная картина вместе с оценками вероятностей разных направлений развития событий позволяет определить потребности системы. Это позволяет получить основной результат концепции, формулировку главной, глобальной цели системы.
Использование ИУ, вне зависимости от сферы применения (то ли это - политика, то ли это - бизнес), позволяет достичь следующие результаты:
- изменение степени информированности и объема знаний по определенным вопросам, импульс к потреблению или созданию новой информации, связанные с характеристиками мыслительного потенциала людей;
- изменение и/или формирование убеждений, мнений, интересов, позиции, точек зрения, жизненных установок, связанных с ценностными и критериальными ориентациями людей, отношения к внешней среде, близким и т. д.;
- формирование эффекта действия (непосредственного или отложенного, инерционного), связанного с широким спектром практических действий (голосование, участие в митингах, демонстрациях, покупка товаров или, наоборот, неучастие, бойкот товаров);
- формирование и/или изменение психологических нормативов характеристик жизнедеятельности людей, общего эмоционально-психологического фона их бытия.
Информационные системы управления
Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области.
Рассмотрим, связь между информационными системами и информационными технологиями.
Управление – важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).
Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.
Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.
Таким образом любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.
Экономическая информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.
Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.
Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.
Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или в окружающей среде. Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для пользователей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или в физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую пользователи могут понимать и использовать.
По источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства.
Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно.
Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг, - это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.
Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных.
Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации. К информационным технологиям они имеют весьма отдаленное отношение.
Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой – с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них – техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры – только часть информационной системы.
С позиции делового видения информационная система представляет собой организационные и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ на вызов, посылаемый окружающей средой. Понимать информационные системы – это не означает быть грамотным в использовании компьютеров, менеджер должен более широко понимать сущность организации, управления и технологий информационных систем и их возможность обеспечить решение проблем в деловой окружающей среде.
Информационные технологии в управлении
Информационная технология – новая, формирующаяся наука. Но уже сейчас применение информационных технологий значительно повышает эффективность систем управления. Стремительное развитие информационных технологий управления началось в России пятнадцать лет назад. За это время резко увеличилась производительность компьютерной техники, развивались средства связи и телекоммуникационные сети, совершенствовалась комплексная система автоматизированного управления предприятием.
Производственные и хозяйственные предприятия, фирмы, банки, корпорации (организации) характеризуются динамизмом развития, открытостью, неопределенностью и сложностью. Сложность присуща самим системам и составляющим их подсистемам, взаимосвязям между подсистемами, потокам информации и потокам ресурсов внутри исследуемой системы, а также между системой и внешней средой. Сложность организации выражается: мощными потоками ресурсов и информации, взаимоотношениями с внешней средой и внутри организации, большим числом и разнообразием подсистем и элементов.
Организации состоят из большого числа элементов, реализующих производственные и управленческие функции, имеют многоуровневую структуру, обширные внутренние и внешние связи. В состав организации входят две подсистемы: управляющая и управляемая. Управляющая подсистема включает ряд функциональных подсистем, основные из них: управление финансами, управление логистикой, управление маркетингом, управление персоналом, управление исследованиями и развитием. Между подсистемами и их элементами, а также между элементами различных подсистем существуют сложные взаимосвязи. Для обеспечения нормального функционирования сложных систем, где взаимодействуют разнообразные материальные, производственные ресурсы и большие коллективы, управление осуществляется как отдельными элементами, так и системами в целом.
Глобализация экономической деятельности приводит к многократному возрастанию потоков информации и ресурсов. Активное взаимодействие организаций с внешней средой выражается, прежде всего, в наличии во внешней среде возможностей и опасностей, которые часто оказывают решающее воздействие на развитие организации. Крупные организации не только испытывают воздействие внешней среды, но и оказывают на нее значительное обратное влияние: политическое, социальное и экологическое.
На современных предприятиях работают большие коллективы, что определяет сложность принятия решений, их значимость для развития и сохранения целостности организации. Для принятия эффективных решений необходимо проанализировать огромное количество информации. Содержание конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. Управление – это целенаправленная деятельность, использующая главным образом информационный поток.
Важнейшие функции системы управления: получение информации, выполнение процедур по ее обработке с помощью заданных алгоритмов и программ, формирование на основе полученных сведений управленческих решений, определяющих дальнейшее поведение системы. Информация фиксируется и передается на материальных носителях. Для ее сбора, записи, передачи, обработки, преобразования, хранения, по-иска и выдачи используются технические средства. Все эти действия обеспечивают протекание информационного процесса и входят в технологию управления.
Для выработки эффективных управляющих воздействий в сложных системах требуется создание соответствующих алгоритмов управления и переработка значительных объемов разнообразной информации. Для того чтобы снизить или полностью исключить степень участия человека в осуществлении той или иной функции управления требуется создание комплекса действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера – автоматизированной системы управления.
АИС предназначена для получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности. АИС обеспечивает многовариантность расчетов, принятие рациональных управленческих решений в режиме реального времени, организует комплексный учет и экономический анализ, в результате чего дос-тигается достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении информации.
АИС может быть разбита на несколько составляющих элементов. С технологической точки зрения выделяют аппарат управления, технико-экономическую информацию, методы и средства ее обработки. Технологически тесно взаимоувязанные элементы информационного процесса при едином системном использовании экономико-математических методов и технических средств образуют автоматизированную информационную технологию управления (АИТ).
АИТ замыкает через себя прямые и обратные информационные связи между объектом управления и аппаратом управления, вводит в систему и выводит из нее потоки внешних информационных связей.
Функции АИТ определяют ее структуру, которая включает следующие процедуры:
• сбор и регистрацию данных;
• подготовку информационных массивов;
• обработку, накопление и хранение данных;
• формирование результатной информации;
• передачу данных от источников возникновения к месту обработки;
• передачу результатов к потребителям информации для принятия управленческих решений.
Состав процедур преобразования информации и особенности их выполнения зависят от организации, ведущей автоматизированную обработку информации.
Особенности выполнения основных процедур перечислены ниже:
1. Сбор и регистрация информации. На предприятиях сбор и регистрация информации происходит при выполнении различных хозяйственных операций (отпуск и получение материалов, прием и сбыт готовой продукции, подсчет количества изготовленных изделий, собранных узлов и пр.), в банках – при выполнении финансово-кредитных отношений с юридическими и физическими лицами.
В процессе сбора производятся измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, подсчет денежных средств, получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации сопровождается ее фиксацией на машинном носителе, запись в первичные документы частично осуществляется вручную, при этом особое значение придается полноте, достоверности и своевременности информации. Процедуры сбора и регистрации являются наиболее трудоемкими.
2. Передача информации осуществляется различными способами с помощью средств коммуникаций. Предпочтительным является использование технических средств и сетей передачи данных, которые повышают надежность и своевременность информации. Первичная информация с мест ее возникновения может дистанционно передаваться по коммуникационным каналам с использованием прямых связей, результатная информация – обратных связей. Поступление информации по каналам связи в центр обработки в основном осуществляется двумя способами: на машинных носителях или непосредственным вводом в ЭВМ. Дистанционная передача информации с помощью современных коммуникационных средств значительно сокращает общее время обработки данных.
3. Машинное кодирование представляет собой запись информации на машинных носителях в кодах, принятых в ПЭВМ. Запись информации осуществляется путем ввода первичной информации и в результате ее обработки.
4. Обработка информации, как правило, производится децентрализовано, в местах возникновения первичной информации на автоматизированных рабочих местах специалистов управленческой службы (бухгалтерия, отдел сбыта, отдел материально-технического снабжения и пр.). Обработка информации может производиться и в вычислительных сетях при использовании набора ПЭВМ, программных средств и информационных массивов. В ходе решения задачи формируются результатные сводки, которые отображаются на экране или бумаге. Печать результатных сводок сопровождается процедурой тиражирования для передачи другим пользователям, участвующим в информационном процессе.
5. Хранение и накопление информации (справочной, условно-постоянной и др.) осуществляется в информационных базах (банках) на машинных носителях в виде информационных массивов. Данные располагаются по установленному в процессе проектирования порядку.
6. Поиск информации. Выбор нужных данных производится из информационной базы. Процедура поиска выполняется автоматически с помощью программных средств на основе запроса, составленного пользователем или ПЭВМ.
7. Принятие решения осуществляется специалистом на основе тщательного анализа результатной информации. Задача принятия решения осложняется тем, что специалисту приходится делать выбор из множества допустимых решений. Использование новых технологий экспертных систем поддержки принятия решений позволяет автоматизировать процесс принятия решения и выбор альтернативы, который производится в процессе диалога пользователя с вычислительной системой. Технология функционирования АИТ управления содержит технологические обеспечивающие подсистемы. Технологическое обеспечение АИТ, как правило, по составу однородно для различных систем и состоит из подсистем, автоматизирующих информационное обслуживание пользователей и решение задач с применением ЭВМ и других технических средств управления в установленных режимах работы.
Обязательные элементы обеспечения АИТ:
1. Информационное обеспечение. Представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению формам организации информации, циркулирующей в АИТ. Включает совокупность показателей, справочных данных, классификаторов и кодификаторов информации, унифицированные системы документации, массивы информации на машинных носителях и персонал, обеспечивающий надежность хранения, своевременность и качество технологии обработки информации.
2. Техническое обеспечение. Представляет собой комплекс технических средств сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения и размножения информации, обеспечивающих работу АИТ, включает методические и руководящие материалы, техническую документацию и обслуживающий персонал.
3. Программное обеспечение. Представляет совокупность программ, реализующих функции и задачи АИТ и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств, включает общесистемные и специальные программы, инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения и обслуживающий персонал.
4. Математическое обеспечение. Представляет собой совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач. Включает средства моделирования процессов управления, методы и средства решения типовых задач управления, методы оптимизации исследуемых управленческих процессов и принятия решений, техническую документацию (описание задач, задания по алгоритмизации, экономико-математические модели задач, примеры их решения) и обслуживающий персонал.
5. Лингвистическое обеспечение. Представляет собой совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения персонала АИТ со средствами вычислительной техники; включает: информационные языки для описания структурных единиц информационной базы АИТ, языки управления и манипулирования данными, языковые средства информационно-поисковых систем, языковые средства автоматизации проектирования, диалоговые языки специального назначения и др., сис-тему терминов и определений.
6. Организационное обеспечение. Представляет собой комплекс документов, регламентирующих деятельность персонала АИТ в условиях функционирования АИС, включает методические и руководящие материалы по стадиям разработки, внедрения и эксплуатации АИС и АИТ, по проведению предпроектного обследования, формированию технического задания на проектирование, по технико-экономическому обоснованию и пр.
7. Правовое обеспечение. Представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и внедрении АИС и АИТ, включает: нормативные акты; договорные отношения разработчика и заказчика; правовое положение о компетенции звеньев АИС и АИТ и организации их деятельности; права, обязанности и ответственность персонала; порядок создания и использования информации АИС; процедуры ее регистрации, сбора, хранения, передачи и обработки; порядок приобретения и использования электронно-вычислительной техники и других технических средств; порядок создания и использования математического и программного обеспечения.
8. Эргономическое обеспечение. Представляет собой совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированных информационных технологий для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности персонала в АИТ и ее быстрейшего освоения, включает: комплекс документации, содержащий эргономические требования к рабочим местам, информационным моделям, условиям деятельности персонала; набор способов реализации этих требований; осуществление эргономической экспертизы уровня их реализации; комплекс методов, учебно-методической документации и тех-нических средств, обеспечивающих обоснование формулирования требований к уровню подготовки персонала; формирование системы подготовки и отбора персонала АИТ; комплекс методов и методик, обеспечивающих высокую эффективность деятельности человека в АИТ.
В начале ХХI в. появились стандарты и модели организации управления для непрерывно развивающегося предприятия – стандарты менеджмента качества. Это комплекс стандартов на систему качества предприятия, разработанный ISO (International Standards Organization) техническим комитетом ISO/TC 176 (ИСО/ТК 176), который имеет общее название ISO 9000 (ИСО 9000).
Современные концепции менеджмента качества рассматривают организацию деятельности как главный фактор конкурентоспособности и формирования устойчивого бизнеса. Поэтому большинство современных систем организационного управления полностью реализуют принципы, отраженные в стандартах серии ИСО9000:2000 которые фактически являются стандартами эффективной организационной деятельности.
В соответствии с этими принципами в управлении организацией необходимо обеспечить:
• стройную систему показателей, которая формирует выбор правильной стратегии;
• отлаженную и контролируемую систему процессов, непосредственно связанных с системой показателей, обеспечивающую прозрачность управляемых объектов; • единое информационное пространство организации с быстрым доступом к данным и эффективными организационными коммуникациями исполнителей работ;
• накопление и мониторинг информации о персонале.
Спроектированные с помощью технологий бизнес-инжиниринга (технологий управления, основанных на применении информационных моделей структур и процессов предприятия) и программ моделирования класса Orgwar] подобные системы стали эффективным инструментом постоянного развития и совершенствования бизнеса. Ор-ганизационные модели и технологии: Project Management, Workflow, Personnel Information System, Корпоративные информационные порталы (КИП) выходят на первый план при создании информационных систем управления предприятиями наряду с моделями ресурсного управления, такими как MRP, MRPII, ERP, CRM, SCM.
Управление проектами (Project Management System, PMS) – подсистема поддерживает создание, изменение, запуск и выполнение проектов компании с возможностью автоматического расчета и оптимизации сроков выполнения и финансовых затрат по проекту. Текущие задачи выполняемого проекта автоматически поступают в персональные органайзеры исполнителей. Подсистема контроля позволяет оценивать и корректировать ход выполнения проектов.
Управление процессами (Business Process Management, BPM) – подсистема поддерживает запуск и выполнение бизнес-процессов. Текущие задачи передаются в соответствии с логикой процесса в персональные органайзеры исполнителей. Подсистема мониторинга позволяет накапливать статистику по ходу выполнения процессов. Подсистема контроля дает возможность управлять выполнением процесса.
Управление информационной организацией
Информационная система управления – это совокупность информации, технических, программных, других технологических средств и специалистов, а также предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.
Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология (ИТ), развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.
Информационная технология (ИТ) – процесс регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.
Основная цель автоматизированной информационной технологии – получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.
Автоматизированные информационные системы для информационной технологии – это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных:
1. На малых предприятиях различных сфер деятельности информационные технологии, как правило, связаны с решением задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес-процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями.
2. В средних организациях (предприятиях) большое значение для управленческого звена играют функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес-процессам. Для таких организаций (предприятий, фирм) характерны расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа и т. д.
3. В крупных организациях (предприятиях) информационная технология строится на базе современного программно-аппаратного комплекса, включающего телекоммуникационные средства связи, многомашинные комплексы, развитую архитектуру «клиент-сервер», применение высокоскоростных корпоративных вычислительных сетей.
- простота внедрения уже существующих решений;
- они просты для понимания и для их освоения требуется минимум тренировки;
- не требуются технические навыки;
- они, обычно, гибкие и способны к адаптации для соответствия деловым процессам.
Процесс принятия управленческих решений рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач. Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий.
Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой:
1. Первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям – инвесторам, налоговым службам и т. д.
2. Второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса.
3. Третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений.
4. Четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта.
Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный.
I. Стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга.
Основными целями стратегического уровня управления являются:
• определение системы приоритетов развития организации;
• оценка перспективных направлений развития организации;
• выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения поставленных целей.
II. Тактический уровень принятия решений основан на автоматизированной обработке данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном слабо структурированные задачи.
К числу основных целей тактического уровня руководства относятся:
• обеспечение устойчивого функционирования организации в целом;
• создание потенциала для развития организации;
• создание и корректировка базовых планов работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе развития организации потенциала.
III. Оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутинных операций по решению различных функциональных задач экономического объекта.
При этом к числу важнейших приоритетов оперативного управления следует отнести:
• получение прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий с использованием накопленного потенциала;
• регистрацию, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного;
• выработку и реализацию решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений.
Управление информационными ресурсами
Для развития любого человеческого общества необходимы материальные, инструментальные, энергетические и информационные ресурсы. Настоящее время - это период, характеризующийся небывалым ростом объема информационных потоков. Информация - являются решающим фактором, определяющим развитие технологии и ресурсов в целом. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность.
В последние десятилетия мир переживает переход от "индустриального общества" к "обществу информационному". Происходит смена способов производства, мировоззрения людей, межгосударственных отношений. Люди все чаще используется такое понятие как «информация», «информатизация», «информационные технологии» и т.д.
Но всегда ли общество было «информационным»? Существует мнение, что мир пережил несколько информационных революций. Первая информационная революция связана с изобретением и освоением человеческого языка, который, точнее устная речь, выделила человека из мира животных. Это позволило человеку хранить, передавать, совершенствовать, увеличивать приобретенную информацию. Вторая информационная революция заключалась в изобретении письменности. Зафиксированное в письменных текстах знание было ограниченное, и, следовательно, мало доступно. Так было до изобретения книгопечатания. Что обосновало третью информационную революцию. Здесь наиболее очевидна связь информации и технологии. Механизмом этой революции был печатный станок, который удешевил книгу и сделал информацию более доступной. Четвертая революция, плавно переходящая в пятую, связана с созданием современных информационных технологий (телеграф, телефон, радио, телевидение). Но самым поразительным было создание современных компьютеров и средств телекоммуникаций.
Для полноты раскрытия темы необходимо дать несколько определений:
Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Информатизация - организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.
Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.
Информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов, информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.
Пользователь информации - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации.
На определенном этапе развития информационной индустрии формируется информационное общество; в таком обществе большинство работающих занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, т.е. творческим трудом, направленным на развитие интеллекта и получение знаний. Информатизация общества - организованный процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан и органов государственной власти на основе формирования и использования информационных ресурсов. Современный этап информатизации связан с использованием персональных ЭВМ, систем телекоммуникации и компьютерных сетей.
Основные задачи информатизации: модернизация информационно-телекоммуникационной инфраструктуры; развитие информационных телекоммуникационных технологий (Wi-Fi, Wi-Max); эффективное формирование, использование информационных ресурсов и обеспечение широкого и свободного доступа к ним. Информационный ресурс получает приоритет по сравнению с проч. материальными ресурсами, он служит основой создания информационного продукта, обеспечение граждан общественно значимой информацией и развитие независимых СМИ, создание необходимой нормативно-правовой базы построения информационного общества, привитие населению информационной культуры, т.е. умения целенаправленно работать с информацией и использовать ее для получения, передачи, обработки и использования компьютерную информационную технологию, современные технические средства и методы.
Информационный потенциал становится таким же важным экономическим и социальным фактором развития, как энергетический, промышленный и оборонный потенциал, численность населения и образовательный потенциал.
В понятие информационный потенциал общества включается не только весь индустриально-технологический комплекс средств информатики той или иной страны, но также и сеть научно-исследовательских, учебных, административных, коммерческих и других организаций и социальных институтов, деятельность которых содействует эффективному использованию информационных ресурсов, а также подготовке для этих целей необходимого количества специалистов соответствующего профиля.
В связи с этим особую актуальность приобретает проблема повышения информационной культуры общества, т.е. степени его подготовленности к эффективному использованию информационных ресурсов и продуцированию новых знаний. Суть этой проблемы заключается в том, что остро ощущается тенденция отставания темпов и уровня образования в области информатики и информационных технологий от соответствующих темпов и уровня развития инструментальных средств. Эта тенденция имеет глобальный характер. Отчасти это связано с общеизвестной инерционностью образовательной системы. Но в России эта проблема стоит особенно остро по причине низкого уровня оснащенности современными средствами информатики учебных заведений.
Еще одна крупная проблема данного направления заключается в том, что для обеспечения активизации и эффективного использования информационных ресурсов общества необходимо осуществить “электронизацию” информационных фондов. По мнению академика А. Ершова именно “в загрузке и активизации информационного фонда человечества в глобальной компьютерной сети, собственно, и заключается задача информатизации в ее техническом содержании”.
Активными информационными ресурсами является та часть национальных ресурсов, которую составляет информация, доступная для автоматизированного поиска, хранения и обработки: формализованные и законсервированные на машинных носителях в виде работающих программ профессиональные знания и навыки, текстовые и графические документы, а также любые другие содержательные данные, потенциально доступные на коммерческой основе пользователям национального парка компьютеров. Есть основания предполагать, что отношение объема активных информационных ресурсов к общему объему национальных информационных ресурсов становится одним из существенных экономических показателей, характеризующих эффективность использования этих важнейших информационных ресурсов. Информационная емкость машиностроительного проекта объекта средней сложности (самолет, энергетический блок и т.д.) составляет 25-10 Мбайт. Если принять минимальную стоимость информации (5 коп.) за 1 байт, то информационная стоимость такого объекта будет равна 12,5 млн. рублей.
Уровень развития информационного пространства решающим образом влияет на экономику, обороноспособность и политику. От этого уровня в значительной степени зависит поведение людей, формирование общественно-политических движений и социальная стабильность.
Целями информатизации во всем мире и, в том числе, в России являются наиболее полное удовлетворение информационных потребностей общества во всех сферах деятельности.
Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Отношения по поводу права собственности на информационные ресурсы регулируется гражданским законодательством РФ. Формирование государственных информационных ресурсов осуществляется гражданами, органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и общественными объединениями. Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев предусмотренных законодательством РФ. Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством РФ.
В процессе формирования и использования информационных ресурсов осуществляются сбор, обработка, хранение, поиск и выдача информации по запросам или регламенту.
По формам собственности информационные ресурсы подразделяются:
• государственные;
• межгосударственные;
• негосударственные (в том числе коммерческие);
• смешанной собственности.
Государственные информационные ресурсы РФ являются открытыми и общедоступными, за исключением отнесенной законом к категории ограниченного доступа.
К информации открытого типа относятся:
• законодательные и другие нормативные акты устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права и обязанности граждан;
• документы содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов и населения в целом;
• документы содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других ресурсов, о состоянии экономики, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;
• документы накопленные в открытых фондах библиотек, архивов, информационных систем органов государственной власти. Об информации, информатизации и защите информации. Федеральный закон №24-Ф3.
К государственным информационным ресурсам относятся:
• ресурсы, создаваемые для обеспечения деятельности органов государственной власти и вырабатываемые в результате этой деятельности;
• ресурсы, создаваемые негосударственными организациями по заказам и в интересах органов государственной власти.
Государственная политика формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов должна осуществляться с учетом интересов федеральных органов государственной власти, органов власти субъектов федерации, органов местного управления, юридических и физических лиц. Она должна учитывать возможности международного сотрудничества в сфере информационных технологий, продуктов и услуг, реальные возможности отечественной информационной индустрии в условиях рыночной экономики.
Единое информационное пространство представляет собой совокупность баз и банков данных, технологий их ведения и использования, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов и по общим правилам, обеспечивающим информационное взаимодействие организаций и граждан, а также удовлетворение их информационных потребностей. Существенная роль в формировании единого информационного пространства отводится созданию общенациональной телекоммуникационной сети страны, которая позволит объединить различные сети, системы и комплексы средств связи, обеспечив потребителям доступ к соответствующим территориально-распределенным информационным ресурсам, обмен информацией в режимах передачи данных и электронной почты.
Например, всемирная информационная паутина - Internet.
Иными словами единое информационное пространство складывается из следующих главных компонентов:
- информационные ресурсы, содержащие данные, сведения и знания, зафиксированные на соответствующих носителях информации;
- организационные структуры, обеспечивающие функционирование и развитие единого информационного пространства, в частности, сбор, обработку, хранение, распространение, поиск и передачу информации;
- средства информационного взаимодействия граждан и организаций, обеспечивающие им доступ к информационным ресурсам на основе соответствующих информационных технологий, включающие программно-технические средства и организационно-нормативные документы.
Целями формирования и развития единого информационного пространства России являются:
- обеспечение прав граждан на информацию, провозглашенных Конституцией Российской Федерации;
- создание и поддержание необходимого информационного пространства для устойчивого развития общества;
- предоставление возможности контроля со стороны граждан и общественных организаций за деятельностью федеральных органов государственной власти, органов власти субъектов Федерации и органов местного самоуправления;
- повышение деловой и общественной активности граждан путем предоставления равной с государственными структурами возможности пользоваться открытой научно-технической, социально-экономической, общественно - политической информацией, а также информационными фондами сфер образования, культуры и т.д.
Правовая основа единого информационного пространства призвана регулировать отношения производителей и потребителей информации, обеспечивать координацию действий органов государственной власти в едином информационном пространстве и гарантировать соблюдение конституционных прав и свобод граждан и организаций.
В едином информационном пространстве законодательство должно быть направлено на обеспечение:
- соблюдения конституционного права каждого "свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом" (Конституция Российской Федерации, статья п.4);
- возможностей контроля со стороны граждан и общественных организаций за деятельностью органов государственной власти;
- защиту авторского права и права имущественной собственности на информационные ресурсы, информационные технологии и средства их обеспечения;
- формирования и использования информационных ресурсов в условиях равенства всех форм собственности, путем создания информационного рынка и конкурентной среды, проведения государственной антимонопольной политики;
- ответственности субъектов единого информационного пространства за правонарушения при формировании информационных ресурсов и их использовании, в частности, персональной ответственности руководителей органов государственной власти за качество формирования государственных информационных ресурсов и доступа к ним;
- согласованности решений органов государственной власти в области создания и использования единого информационного пространства;
- тесного информационного взаимодействия со странами-членами СНГ и активного информационного обмена в системе международного сотрудничества; Указ Президента РФ "Вопросы формирования единого информационно-правового пространства Содружества Независимых Государств" N2293;
- информационной безопасности. Указом Президента РФ "Концепция правовой информатизации России", N477.
Международный опыт подтверждает актуальность проблем информационной безопасности для обеспечения национальной безопасности любого государства. Информационное взаимодействие субъектов в едином информационном пространстве наряду с правовым обеспечением требует принятия организационных и технических мер защиты информации.
Эти меры должны предусматривать:
- предотвращение утечки, утраты и подделки информации;
- предотвращение угрозы информационной безопасности личности, общества, государства;
- предотвращение несанкционированных действий по уничтожению, модификации, искажению, копированию, блокированию информации;
- предотвращение других форм незаконного вмешательства в информационные ресурсы и информационные системы, обеспечение правового режима информации и документации как объекта собственности;
- обеспечение прав хозяйствующих субъектов в информационных процессах и при разработке, производстве и применении информационных систем, информационных технологий и средств их обеспечения;
- подготовку кадров и их обучение для создания служб информационной безопасности в федеральных и региональных системах.
Правила организационного взаимодействия субъектов единого информационного пространства должны обеспечивать исполнение законов, сохранение государственной и коммерческой тайны. Нарушения установленных правил поведения в едином информационном пространстве, способны привести к раскрытию государственной или коммерческой тайны, к нанесению материального или морального ущерба физическим или юридическим лицам, а также к ущемлению прав граждан на доступ к информационным ресурсам.
Общероссийским инструментом, обеспечивающим учет государственных информационных ресурсов, должен стать государственный информационный регистр, в котором будут представлены описания информационных массивов, баз данных и других видов информационных ресурсов, создаваемых за счет бюджета. Использование Государственного информационного регистра позволит существенно снизить затраты на создание и поддержание государственных информационных ресурсов.
Управления информационной связи
В экономике развитых стран значительное место занимают малые предприятия и фирмы, число которых за последнее время значительно увеличилось.
Как показывает мировая практика, малые предприятия обладают по сравнению с крупными, рядом преимуществ:
• гибкостью и оперативностью в действиях;
• легкой приспособляемостью (адаптацией) к местным условиям;
• возможностью более быстрой реализации идей;
• высокой оборачиваемостью капитала;
• интеграцией всех хозяйственных процессов по сбыту, материально-техническому снабжению в рамках только одного предприятия;
• невысокими расходами по управлению, что характеризуется достаточно простой организацией на таком предприятии автоматизированной информационной технологии управления.
В условиях современных рыночных отношений широкое развитие получил крупномасштабный бизнес, которому свойственны формы организации на основе объединения предприятий, фирм в совокупные структуры. Это собирательные ассоциативные формы, к которым относятся: корпорации, хозяйственные ассоциации, концерны, холдинговые компании, консорциумы, конгломераты, синдикаты, финансово-промышленные группы и т. д.
Размеры таких объединений обусловлены стремлением к повышению эффективности деятельности за счет снижения издержек производства и сбыта продукции, внедрения современных технологий, требующих значительных затрат, развития процессов диверсификации, которые реализуются путем объединения территориально разобщенных предприятий или выделения филиалов в самостоятельные организации с наделением их функциями хозяйствования в определенной сфере деятельности для обслуживания корпорации в целом (выделение производственных, сбытовых и снабженческих организаций и т. д.).
Корпорации и объединения действуют в отраслях промышленности, транспорта, торговли, коммунального обслуживания и др. Существуют также банки, страховые компании, биржи, налоговая система, органы власти, которые имеют подобную организационную структуру.
В крупных организациях сложились две формы управления - централизованная и децентрализованная.
Организации с централизованным управлением характеризуются распределением функций и полномочий среди структурных подразделений с жесткой координацией производственно-хозяйственной деятельности в аппарате управления.
Децентрализованная форма характеризуется выделением внутри организации стратегических единиц бизнеса или центров прибыли, деятельность которых поддается самостоятельному планированию и имеет свой бюджет. В этом случае аппарат управления отделениями наделяется достаточно широкими полномочиями, на него возлагается ответственность за результаты производственно-хозяйственной деятельности, за конкурентоспособность продукции компании. Для высшего же руководства создаются реальные возможности заниматься долгосрочным планированием и расширяющимися внешними контактами.
В первом и во втором случаях корпоративность системы формируется за счет организационных, технологических, информационных и других связей, объединяющих территориально рассредоточенные отделения, построенные на разнообразных технологических платформах, по горизонтали и вертикали.
Основное отличие двух типов управления крупными организациями заключается в организации автоматизированной информационной технологии.
При централизованном управлении технология ориентирована на концентрацию информационных ресурсов в головном предприятии с жесткими ограничениями по уровням доступа к корпоративным данным.
При децентрализованном управлении наряду с концентрацией информации, в корпоративных хранилищах данных выделяются информационные сегменты для каждой локальной вычислительной сети филиала или отделения.
Для эффективного управления крупными организациями, имеющими большое количество филиалов, строится корпоративная вычислительная сеть, на основе которой формируются информационные связи между локальными вычислительными сетями отдельных структурных подразделений.
Корпоративная вычислительная сеть это интегрированная, многомашинная, распределенная система одного предприятия, имеющего территориальную рассредоточенность, состоящая из взаимодействующих локальных вычислительных сетей структурных подразделений и подсистемы связи для передачи информации.
Построение корпоративной вычислительной сети обеспечивает:
• реализацию унифицированного доступа специалистов различных подразделений крупных предприятий к коммуникационным ресурсам;
• единое централизованное управление, администрирование и техническое обслуживание информационно-коммуникационных ресурсов;
• организацию доступа к структурированной информации в режимах on-line и off-line;
• организацию единой системы электронной почты и электронного документооборота;
• защиту электронной почты на основе международных стандартов, с реализацией созданием защищенных шлюзов в существующие сети передачи данных, работающих по протоколам РОРЗ, SMTP, UUCP;
• организацию глобальной службы каталогов в интересах абонентов корпоративной вычислительной сети на базе протокола Х.500;
• реализацию единого пользовательского интерфейса, предоставляющего пользователям средства работы с коммуникационными ресурсами корпоративной вычислительной сети;
• взаимодействие корпоративной сети крупных предприятий с бизнес-системами других организаций, вычислительными сетями государственных учреждений, финансово-кредитных органов, участвующих в информационном обмене на правах абонентов телекоммуникационной корпоративной системы;
• функциональную наращиваемость, обеспечивающую построение корпоративной вычислительной сети, как постоянно развивающейся и совершенствующейся, открытой для внедрения новых аппаратно-программных ресурсов, позволяющих развивать и совершенствовать состав и качество информационно-коммуникационных услуг без нарушения нормального функционирования сети.
Определяющим фактором при организации корпоративных вычислительных сетей и организации информационных связей между подразделениями крупных предприятий и организаций различного типа, где осуществляются распределенная обработка данных в ЛВС филиалов и концентрация данных в автоматизированном корпоративном информационном хранилище, является простота доступа к информационным ресурсам. В этой связи, основой современного подхода технических решений в построении информационной технологии в корпоративных системах является архитектура «клиент-сервер».
Реальное распространение архитектуры «клиент-сервер» стало возможным благодаря развитию и широкому внедрению в практику концепции открытых систем. Основным смыслом подхода открытых систем является упрощение процесса организации совместимости вычислительных сетей за счет международной и национальной стандартизации аппаратных и программных интерфейсов. Главной причиной развития концепции открытых систем явились повсеместный переход к организации корпоративных вычислительных сетей и те проблемы комплексирования аппаратно-программных средств, возникшие в связи с объединением различных платформ и топологий локальных вычислительных сетей структурных подразделений и филиалов.
Однако внедрение архитектуры «клиент-сервер» в корпоративных вычислительных сетях, которые используют различные технические решения при построении локальных вычислительных сетей в филиалах и структурных подразделениях, поддерживающих различные протоколы передачи данных, приводит к их перегрузке сетевыми деталями в ущерб функциональности.
Еще более сложный аспект этой проблемы связан с возможностью использования разных форматов данных в разных узлах неоднородных локальных вычислительных сетей и ЛВС, объединенных в корпоративную систему. Это особенно существенно для используемых серверов высокого уровня - телекоммуникационных, вычислительных, баз данных.
Общим решением проблемы мобильности автоматизированной информационной технологии корпоративной системы, основанной на архитектуре «клиент-сервер», является опора на программные пакеты, реализующие протоколы удаленного вызова процедур. При использовании таких средств, обращение к серверу в удаленном узле выглядит как обычный вызов процедуры.
Подобная организация информационных связей в корпоративных системах обеспечивает доступ к данным любого уровня, предоставляя не только всю необходимую информацию, но и давая возможность контролировать работу структурных подразделений фирмы с необходимой степенью детализации.
Полномасштабное отражение производственных процессов позволяет приблизить автоматизированную корпоративную информационную технологию к проблемам фирмы, организовать принятие оптимальных решений в среднем и верхнем звене управления, поставить процесс управления на базу моделирования и прогнозирования экономических ситуаций.
В крупных предприятиях, фирмах, корпорациях процессы обработки информации различаются в зависимости от требований решения функциональных задач, на основе которых формируются информационные потоки в корпоративных системах организации управления.
Организация работы правления (центрального офиса). Основной задачей является подготовка стратегического плана развития и руководство общей деятельностью фирмы. Данный блок автоматизированной корпоративной системы отвечает за информационное обеспечение работы правления. Основная форма работы с информацией в этом блоке - получение и обработка информации, на основе которой вырабатывается стратегическое направление развития организации. Выработанный стратегический план развития доводится до всех структурных подразделений посредством телекоммуникационных средств.
Организация работы экономических и финансовых служб. Данный блок обеспечивает функционирование финансовой дирекции и бухгалтерии организации. Основные задачи финансовых служб - сформировать обобщенную картину работы фирмы для правления, оптимизировать налогообложение фирмы, обобщить всю финансовую информацию деятельности организации и довести информацию до высшего руководящего звена фирмы.
Юридическое обеспечение. Основной задачей является укрепление правового и имущественного положения фирмы.
В данном модуле производится обработка информации, на базе которой выполняются следующие функции:
• подготовка и ведение базы нормативно-правовой и справочной информации, регламентирующей внешнюю деятельность организации;
• разработка и юридическая экспертиза документов, регламентирующих внутреннее функционирование фирмы;
• юридическая экспертиза заключаемых сделок и договоров и т. д.
Юридическая информация доводится, прежде всего, до высшего руководящего звена, а также потребляется всеми заинтересованными службами организации.
Основными функциональными задачами организации являются подготовка сводных аналитических отчетов для поддержки принятия долговременных решений и обеспечение оперативной проверки внешних связей организации на основе информационных ресурсов, поступающих из различных источников информации, а также обработка оперативной информации для решения функциональных задач корпорации, ее структурных подразделений и принятия управленческих решений в режиме реального времени во всех корпоративных звеньях.
Организация решения основных задач по обработке информации и управлению крупной фирмой или корпорацией основывается на общем информационном пространстве, построении корпоративного автоматизированного хранилища информации, что позволяет управлять текущей деятельностью фирмы, а также разрабатывать стратегические планы развития корпорации. Общее информационное пространство представляет собой организацию программной, аппаратной, информационной совместимости различных аппаратных платформ и архитектур обмена данными на всех уровнях управления и в различных корпоративных звеньях системы.
Информационная сфера управления
Эффективное управление различными социальными организациями и системами немыслимо без использования информации. Такая ситуация предопределяется тем, что управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющей системой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих решений. Под информацией обычно понимают процесс передачи сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояния последней.
Выход в свет в конце 40-х годов XX столетия работ К. Шеннона и Н. Винера послужил началом развития математической теории информации, которая определяет понятие "информация" через меру уменьшения неопределенности знания при совершении какого-либо события. Математическая теория информации стала важнейшим стимулом развития кибернетики - науки об общих законах получения, хранения, передачи и переработки информации в целях ее использования в процессах управления различными системами, в том числе и социальными. Кибернетика разрабатывает общие принципы создания систем управления. Использование категориального аппарата кибернетики применительно к обществу заключается в том, что последнее рассматривается как самоорганизующаяся динамическая система, в которой происходят материально-энергетические информационно-управленческие процессы. В контексте ее использования в управленческой деятельности информация истолковывается как совокупность сведений, необходимых для активного воздействия на управляемую систему с целью ее оптимизации. Полезность и эффективность информации в таком случае оценивается по степени ее влияния на изменение представляющего звена о состоянии управляемого социального объекта.
Управление социальными системами, их подсистемами и организациями предполагает производство, воспроизводство и применение различных видов информации.
Оно включает:
• Производство информации в виде научных исследований, изобретений, открытий; обобщения практического опыта в области производства, культуры, образования, социально-политической жизни и т.д.;
• сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;
• аналитико-синтетическая переработка информации (библиографическое описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование);
• хранение и поиск информации;
• размножение и распространение информации, передача ее потребителю;
• использование информации;
• контроль за эффективностью использования информации.
Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется, прежде всего, теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.
По мере совершенствования управления обществом возрастает необходимость знания об объектах управления, будь это социальные группы, слои населения, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условиях и субъект, и объект управления нуждаются в достоверной и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп. Социологические исследования показывают, что руководители и менеджеры редко и не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессах управления. Разработчики социальных программ чаще всего жалуются на то, что результаты их труда не используются или редко используются в управленческой деятельности. В результате социологических исследований установлено, что менеджеры более 50 % своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных, на обсуждение их с подчиненными и на участие в совместном - с подчиненными или вышестоящими руководителями - решении возникающих проблем. Менее 50 % опрошенных работников сферы управления использовали компьютерные отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, запросов большего количества ресурсов или их лерераспре-деления, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, повышения достоверности информации.
Поэтому в практике управления важное значение приобретает выявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивность использования информации менеджерами.
Первым из таких факторов является организационная культура. Будут ли содержащиеся в информационных потоках данные правильно восприняты, поняты и воплощаются ли в практические действия менеджера, в существенной мере зависит от его организационной культуры. В системах оценки работников управленческой сферы, как и в прежние времена, чаще всего используются такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую для успешного решения задач, стоящих перед данной организацией.
Второй фактор, влияющий на использование менеджером полученных данных, касается содержания информационные потоки, поступающие в сферу управления, должны помогать направлять и концентрировать внимание управленцев на насущных проблемах управленческого труда, тем самым мотивируя их более активную и эффективную деятельность.
Наконец, следует иметь в виду, что использование информации управленческими кадрами требует поддержки и содействия должностных лиц, функционирующих на верхних этажах управленческой пирамиды. В этом - решающий залог соответствия получаемой информации сфере деятельности, компетентности и полномочиям субъекта управления, который ее использует.
Одним из важнейших требований к информации, используемой в управлении, является ее оптимальность и полнота. Оптимум информации означает, что она должна содержать все необходимые сведения по всем управляемым параметрам, причем только необходимые сведения об управляемом объекте.
Вторым требованием к информации является ее объективность, соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта, наличия в ней надежных, не содержащих искажений сведений.
Третье непременное требование управляющей системы к поступающей в ее распоряжение информации - точность, характеризующая степень детализации информации, ее приближение к реальному состоянию управляемого объекта, которое она выражает.
Следует, однако, подчеркнуть, что когда речь идет об оптимальности, полноте, объективности и точности информации, необходимой для управленческой деятельности, то эта задача должна решаться каждый раз по-новому, в зависимости от содержания вполне определенной проблемы, которую нужно решить данному органу управления. А ее эффективное решение возможно только в том случае, когда поступающая в управленческую сферу информация своевременна и оперативна. Только такая информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, тогда, когда возникает необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, повышению эффективности управленческой деятельности.
Соблюдению этого очень важного, четвертого по порядку, но не по значению, требования, в решающей степени способствует применение в управленческой деятельности современных информационных технологий. На начальных этапах компьютеризации производственной, банковской и иных сфер деятельности, внедрение информационных технологий означало лишь приобретение компьютера для автоматизации работы с документами, содержащими большие объемы информации. Затем появлялись друг за другом все более сложные и эффективные информационные технологии, которые находили все более широкое применение в сфере управленческой деятельности. В соответствии с этим развивался процесс перехода от простой информационной поддержки рутинных производственных или финансово-бухгалтерских операций до современных возможностей различных управленческих информационных систем, облегчающих принятие эффективных управленческих решений.
Цель функционирования информационной управленческой системы устанавливается пользователем, следовательно, человек является важнейшим компонентом такой системы. Информация, ее ввод и извлечение - другой важный компонент. Обработка информации в соответствии с подробными инструкциями пользователя - основной процесс в такого рода системах. Таким образом, информационная управленческая система - это многокомпонентная система, объединяющая людей, процедуры обработки и оборудование - обычно на базе компьютеров - для сбора, обработки, поиска и предоставления информации.
Информационная управленческая система, функционирующая по существу как автоматизированная система управления (АСУ), существенно отличается от системы обработки данных. Системы обработки данных традиционно поддерживали операционные решения, которые в большей мере поддаются программированию и принимаются обычно на низких организационных уровнях управления. В отличие от них автоматизированные системы управления (АСУ) представляют из себя определенную сеть, использующую компьютеры, чтобы поставлять руководству информацию, необходимую для принятия непрограммируемых решений, касающихся проблем, далеких от ясности. Примерами непрограммируемых решений могут быть решения, связанные с текучестью кадров в учреждении или с недоплатой налогов в государственную казну. По мере продвижения вверх по ступеням организационно-управленческой иерархии процесс принятия решений становится все более непрограммируемым, а потому нуждается в использовании АСУ. Нельзя при этом забывать, что люди, являющиеся специалистами - неотъемлемая часть АСУ, поскольку они привносят в нее существенный объем знаний, интеллекта и опыта, необходимые для принятия непрограммируемых управленческих решений.
В реестре современных информационных технологий существенное значение имеют системы управления базами данных (СУБД). Каждая из них представляет собой пакет программ, предназначенных для того, чтобы обеспечить системный, интегрированный и гибкий подход к организации данных и доступ к ним, в том числе и в масштабах целого ведомства. Например, Министерство труда и социального обеспечения может обзавестись единой базой данных, которая будет содержать сведения и файлы на всю клиентуру, хотя клиенты подразделяются на более чем два десятка различных категорий по характеру обеспечения, а сотрудники этого ведомства специализируются на работе с определенными группами клиентов.
Среди новейших информационных технологий, используемых в целях совершенствования управленческой деятельности и повышения ее эффективности, значительная роль принадлежит автоматизации офисных операций. Она представляет собой результат применения современных достижений в области технологии производства и использования микросхем, а также разработки продуктов и в сфере телекоммуникаций. Наиболее распространенные технологии офисной автоматизации - это текстовые редакторы, электронная почта, факсимильная связь, автоматизированные рабочие места и технологические возможности проведения телеконференций. Возьмем к примеру, текстовый процессор. Он сокращает время, необходимое для черновой подготовки, редактирования, копирования и распечатки текста; распространения и сортировки по файлам текстов материалов. Текстовый процессор совершает обработку текстов; подключаясь к нескольким дисплеям и принтерам, рассредоточенным по всему учреждению, создает возможность доступа к тексту всех сотрудников учреждения.
Электронная почта, используемая для коммуникационных взаимодействий, помогает избежать телефонной "некомпетентности", когда один из участников коммуникации отсутствует на месте. В этом заключено важное преимущество, если учесть, что только около одной трети телефонных звонков действительно приводят к контакту с требуемым абонентом. Кроме того, электронная почта дает возможность менеджерам извлекать предназначенные для них сообщения в удобное для них время. Кстати, у менеджеров появляется возможность тиражировать и направлять одно и то же сообщение сразу многим заинтересованным лицам.
Факсимильные аппараты работают как фотокопировальные машины, но используют широкомасштабные телекоммуникационные сети. Документы с их помощью могут передаваться в своем оригинальном виде и быстрее, чем другим способом, причем обычно с меньшими затратами.
Автоматизированные рабочие места, разрабатываемые на основе микрокомпьютерной и телекоммуникационной технологии, дают возможность менеджерам получить доступ к СУБД, к текстовым редакторам, экспертным системам, электронной почте. Они существенно сокращают объем рутинных, повторяющихся и утомительных операций, высвобождая значительную часть времени специалиста, занимающегося управленческой деятельностью, для более важных дел.
Проведение телеконференций основано на использовании телекоммуникационных технологий, таких, как телефонные линии, многоканальная, а также микроволновая и спутниковая связь. Все это обеспечивает возможность личного общения на значительном расстоянии, экономит время и деньги, обычно затрачиваемые при переездах, а необходимые для управленческой деятельности коммуникационные взаимодействия освобождаются от каких бы то ни было географически-пространственных ограничений.
Эта технология особенно эффективна, когда ее используют высшие управленческие кадры в общенациональных государственных учреждениях.
Большие ресурсы для роста эффективности управленческой деятельности заложены в системах поддержки принятия решений (СППР). Они представляют собой компьютерную информационную систему, которая поставляет работникам высших звеньев управления информацию, используемую для нетрадиционного полиструктурного принятия непрограммируемых управленческих решений. Они способны оказать поддержку руководителю и менеджеру в принятии нетривиальных решений, облегчают пользователю манипуляции множеством разнообразных данных, разработку моделей и построение сценариев. Поэтому их использование повышает качество управленческих решений, особенно если это связано с множественными целями и требует учета множественных вариантов.
На переднем крае современных информационных технологий находятся экспертные системы. Опирающиеся на исследования в области искусственного интеллекта, экспертные системы предназначены для того, чтобы подражать процессам человеческой мыслительной деятельности. В отличие от других компьютерных технологий они способны производить не только вычислительные операции но и делать выводы, исходя из фактов и заданных правил, что во многом напоминает умозаключение думающего человека. Такие функции экспертной системы обеспечиваются наличием базы знаний, содержащей знания эксперта - человека, а также генератором выводов, содержащим правила и стандартные оценки, используемые экспертом, чтобы прийти к определенному заключению. Эти системы могут с успехом применяться в таких сложных видах управленческой деятельности, как анализ инвестиционных проектов или определение характера чрезвычайных действий в случае наводнения, землетрясения, технологической катастрофы и других экстремальных ситуаций, в которых всегда существует множество неопределенных, непредсказуемых элементов. Поэтому их часто называют "интеллектуальными консультационными системами".
Квалифицированное применение современных информационных технологий дает возможность обеспечить качественную эффективность, количественную эффективность, рентабельность и экономичность управленческой деятельности. Если говорят о качественной эффективности, то имеют в виду достижение наилучшего из возможных результатов управленческой деятельности. Количественная эффективность воплощается в достижении наилучших конечных показателей, содействующих достижению более высокой производительности труда или снижению темпов инфляции. Рентабельность означает наилучшее соотношение между показателями на входе и выходе системы, например, соотношение между затратами и полученными результатами. Экономичность означает минимальную затрату ресурсов для принятия и осуществления управленческого решения.
Однако применение современных информационных технологий создает не только обширное пространство новых возможностей для повышения эффективности управленческой деятельности, но и ряд новых, не существовавших ранее проблем. Одна из наиболее острых среди них - компьютерная грамотность или, в более широком и существенном смысле, - грамотность управленческих кадров в области современных информационных технологий. Такая грамотность предполагает наличие у руководителей и менеджеров глубокого понимания, что такое компьютеры, как они работают и как соотносятся с повседневными рабочими функциями; умение использовать их в повседневной деятельности, подсказав другим сотрудникам, где и как они могут применяться. Компьютерная грамотность управленческого персонала включает в себя также понимание того, как эффективно пользоваться информационными технологиями, как и любыми другими ресурсами социальной организации или системы - финансовыми, материально-техническими и людскими. Менеджеры не должны питать иллюзий, будто повышение эффективности управленческой деятельности просто следует за применением информационных технологий подобно тому, как весна следует за зимой, а лето - за весной. Им необходимо оценивать различные варианты и возможности предполагаемого применения той или иной информационной технологии или комплекса таких технологии с точки зрения интересов и целей соответствующей организации или системы в целом. Следовательно, и в области применения современных технологий в практике управленческой деятельности необходимо компетентное и энергичное руководство.
Управление информационной безопасностью
Управление информационной безопасностью (Information Security Management или ISM) - процесс, который обеспечивает конфиденциальность, целостность и доступность активов, информации, данных и услуг организации. Управление информационной безопасностью обычно является частью Организационного подхода к Управлению безопасностью, который имеет более широкую область охвата, чем поставщик услуг, и включает обработку бумажных документов, доступ в здания, телефонные звонки и т.п., для всей организации.
Основной целью ISM является обеспечение эффективного управления информационной безопасностью всех услуг и деятельностей в рамках Управления услуг.
Информационная безопасность предназначена для защиты от нарушения конфиденциальности, доступности и целостности информации, информационных систем и коммуникаций:
1. Конфиденциальность - состояние информации, при котором доступ к ней осуществляют только субъекты, имеющие на него право.
2. Целостность - состояние информации, при котором отсутствует любое ее изменение либо изменение осуществляется только преднамеренно субъектами, имеющими на него право;
3. Доступность - состояние информации, при котором субъекты, имеющие право доступа, могут реализовывать его беспрепятственно.
Цель обеспечения информационной безопасности достигнута, если:
1. Информация доступна тогда, когда это требуется, а информационные системы устойчивы к атакам, могут избегать их или быстро восстанавливаться.
2. Информация доступна только тем, кто имеет соответствующие права.
3. Информация корректна, полна и защищена от неавторизованных изменений.
4. Обмен информацией с партнерами и другими организациями надежно защищен.
Бизнес определяет, что и как должно быть защищено. При этом для эффективности и целостности обеспечения информационной безопасности необходимо рассматривать бизнес процессы от начала до конца, так как слабое место может сделать уязвимой всю систему.
Процесс ISM должен включать в себя:
• формирование, управление, распространение и соблюдение Политики информационной безопасности и других вспомогательных политик, которые имеют отношение к информационной безопасности. Политика информационной безопасности (Security Policy) - политика, определяющая подход организации к управлению информационной безопасностью;
• понимание согласованных текущих и будущих требований бизнеса к безопасности;
• использование контролей безопасности для выполнения Политики информационной безопасности и управления рисками, связанными с доступом к информации, системам и услугам. Термин "контроль безопасности" является заимствованным из английского языка и в данном контексте означает набор контрмер и мер предосторожности, применяемых для аннулирования, уменьшения рисков и противостояния им. То есть контроль безопасности состоит из проактивных и реактивных действий;
• документирование перечня контролей безопасности, действий по их эксплуатации и управлению, а также всех связанных с ними рисков;
• управление поставщиками и контрактами, требующими доступа к системам и услугам. Осуществляется при взаимодействии с процессом Управления поставщиками;
• контроль всех "брешей" безопасности и инцидентов, связанных с системами и услугами;
• проактивное улучшение контролей безопасности и уменьшение рисков нарушения информационной безопасности;
• интеграция аспектов информационной безопасности во все процессы Управления услуг.
Политика информационной безопасности должна включать в себя следующее:
• реализация аспектов Политики информационной безопасности;
• возможные злоупотребления аспектами Политики информационной безопасности;
• политика контроля доступа;
• политика использования паролей;
• политика электронной почты;
• политика интернета;
• политика антивирусной защиты;
• политика классификации информации;
• политика классификации документов;
• политика удаленного доступа;
• политика доступа поставщиков к услугам, информации и компонентам;
• политика размещения активов.
Перечисленные политики должны быть доступны пользователям и заказчикам, которые в свою очередь обязаны письменно подтвердить свое согласие с ними.
Политики утверждаются руководством бизнеса и IT и пересматриваются в зависимости от обстоятельств.
Чтобы обеспечивать информационную безопасность и управлять ею, необходимо поддерживать Систему управления информационной безопасностью. Система управления информационной безопасностью (Information Security Management System или ISMS) - система политик, процессов, стандартов, руководящих документов и средств, которые обеспечивают организации достижение целей управления информационной безопасностью.
1. Контроль.
Цели контроля:
- формирование системы управления информационной безопасностью в рамках организации;
- формирование организационной структуры для подготовки, утверждения и реализации Политики информационной безопасности;
- распределение ответственностей;
- формирование документации по контролю.
2. Планирование. Цель планирования - разработать и рекомендовать подходящие метрики и способы измерения информационной безопасности. В первую очередь планирование должно учитывать требования и особенности конкретной организации. Источниками информации для формирования требований к информационной безопасности являются бизнес, риски, планы, стратегия, соглашения ( в первую очередь OLA и SLA). При этом важно учитывать моральную, законодательную и этическую ответственности в контексте информационной безопасности.
3. Реализация. Цель реализации - обеспечение подходящих процедур, инструментов и контролей безопасности для поддержки Политики информационной безопасности.
В рамках реализации проводятся следующие мероприятия:
- идентификация активов - совместно с Управлением конфигурациями;
- классификация информации - информация и информационные хранилища должны быть классифицированы в соответствии с их чувствительностью и значимостью по отношению к трем аспектам информационной безопасности (конфиденциальности, целостности, доступности).
4. Оценка. Цель оценки в рамках ISMS:
- проверка соответствия политики информационной безопасности требованиям к информационной безопасности из SLA и OLA;
- проведение регулярных проверок технической составляющей информационной безопасности для IT систем;
- предоставление информации для регуляторов и внешних аудиторов при необходимости;
5. Поддержка. Цели поддержки ISMS:
- улучшение соглашений в отношении информационной безопасности, например, SLA и OLA;
- совершенствование средств и контролей информационной безопасности.
Ключевые деятельности в рамках ISM:
1. формирование, пересмотр и корректирование Политики информационной безопасности и набора поддерживающих ее вспомогательных политик;
2. реализация и соблюдение политик информационной безопасности, а также обеспечение взаимодействия между ними;
3. оценка и классификация всех информационных активов и документов;
4. использование, пересмотр и корректирование набора контролей безопасности, мер по оценке рисков и ответных действий;
5. мониторинг и управление "брешами" безопасности и инцидентами;
6. анализ, ведение отчетности и уменьшение влияния "брешей" в безопасности и инцидентов;
7. составление расписания и проведение аудитов, тестирования и обзоров.
Для обеспечения и поддержки Политики информационной безопасности необходимо сформировать и использовать набор контролей безопасности. Для предотвращения инцидентов и правильного реагирования в случае их возникновения используют меры безопасности.
Первая стадия - возникновение угрозы. Угрозой является все, что может негативно повлиять на бизнес-процесс или прерывать его. Инцидент - это реализованная угроза. Инцидент является отправной точкой для применения контролей безопасности. В результате инцидента появляется ущерб. Для управления или устранения рисков также применяются контроли безопасности.
Для каждой стадии необходимо подобрать подходящие меры обеспечения информационной безопасности:
1. превентивные - меры безопасности, которые предотвращают появление инцидента информационной безопасности. Например, распределение прав доступа.
2. восстановительные - меры безопасности, направленные на уменьшение потенциального ущерба в случае инцидента. Например, резервное копирование.
3. обнаруживающие - меры безопасности, направленные на обнаружение инцидентов. Например, антивирусная защита или система обнаружения вторжений.
4. подавляющие - меры безопасности, которые противодействуют попыткам реализации угрозы, то есть инцидентам. Например, банкомат забирает у клиента карту после определенного количества неправильных вводов PIN-кода.
5. корректирующие - меры безопасности, направленные на восстановления после инцидента. Например, восстановление резервных копий, откат на предыдущее рабочее состояние и т.п.
Входами процесса ISM являются:
1. информация от бизнеса - стратегии, планы, бюджет бизнеса, а также его текущие и будущие требования;
2. политики безопасности бизнеса, планы безопасности, Анализ рисков;
3. информация от IT - стратегия, планы и бюджет IT;
4. информация об услугах - информация от SLM, в частности Портфеля услуг и Каталога услуг, SLA/SLR;
5. отчеты процессов и анализа рисков от ISM, Управления доступностью и Управления непрерывностью услуг;
6. детальная информация обо всех инцидентах информационной безопасности и "брешах" в ней;
7. информация об изменениях - информация от процесса Управления изменениями, в частности расписание изменений и их влияние на планы, политики и контроли информационной безопасности;
8. информация о взаимоотношениях бизнеса с услугами, вспомогательными услугами и технологиями;
9. информация о доступе партнеров и поставщиков к услугам и системам, предоставляемая процессами Управления поставщиками и Управления доступностью.
Выходами ISM являются:
1. всеобъемлющая Политика информационной безопасности и другие вспомогательные политики, которые имеют отношение к информационной безопасности;
2. Система управления информационной безопасностью (ISMS), которая содержит всю информацию, необходимую для обеспечения ISM;
3. результаты переоценки рисков и ревизии отчетов;
4. набор контролей безопасности, описание их эксплуатации и управления, а также всех связанных с ними рисков;
5. аудиты информационной безопасности и отчеты;
6. расписание тестирования планов информационной безопасности;
7. классификация информационных активов;
8. отчеты о существующих "брешах" в информационной безопасности и инцидентах;
9. политики, процессы и процедуры для управления доступом поставщиков и партнеров к услугам и системам.
В качестве ключевых показателей производительности процесса Управления информационной безопасностью можно использовать множество метрик, например:
1. защищенность бизнеса от нарушений информационной безопасности:
- процентное уменьшение сообщений о "брешах" в Сервис-деск;
- процентное уменьшение негативного влияния на бизнес со стороны "брешей" и инцидентов;
- процентное увеличение пунктов, касающихся информационной безопасности, в SLA;
2. формирование четкой и согласованной политики информационной безопасности, учитывающей потребности бизнеса, то есть уменьшение количества несовпадений между процессами ISM и процессами и политиками информационной безопасности бизнеса;
3. процедуры по обеспечению безопасности, которые оправданы, согласованы и утверждены руководством организации:
- увеличение согласованности и пригодности процедур обеспечения безопасности;
- увеличение поддержки со стороны руководства;
4. механизмы улучшения:
- количество предложенных улучшений в отношении контролей и процедур;
- уменьшение количества несовпадений, обнаруженных в процессе тестирования и аудита;
5. информационная безопасность является неотъемлемой частью услуг и процессов ITSM, то есть увеличение количества услуг и процессов, в которых предусмотрены меры безопасности.
ISM сталкивается со множеством трудностей и рисков на пути обеспечения информационной безопасности. К сожалению, на практике достаточно часто бизнес считает, что вопросами информационной безопасности должна заниматься только IT. Еще хуже, когда бизнес не понимает, зачем вообще нужно уделять внимание информационной безопасности. Создание эффективной системы защиты информации влечет за собой большие затраты, которые должны быть понятны руководству, так как именно оно принимает решение о финансировании. При этом важно соблюдать баланс - обеспечение информационной безопасности не должно стоить больше самой защищаемой информации.
Управление информационной деятельностью
Информационная деятельность реализуется через конкретные операции и действия. Однородные операции и действия по цели или форме их реализации формируют функции исполнителей. Количество и состав функций каждого исполнителя (служащего, подразделения, органа) определяются объемом и сложностью состава его действий и операций. При этом необходимо учитывать, что информационная деятельность подразделяется на информационную деятельность общего характера, специальную и специализированную.
Информационная деятельность общего характера связана с информационным обеспечением всех участков работы органа, организации, служащего, работника любой профессии и частного лица.
Специальная информационная деятельность осуществляется такими органами, организациями и профессионально ориентированными работниками, которые решают задачи в области массовой информации и информатизации, обеспечивают консультативную, экспертную и аналитическую работу для неограниченного числа пользователей.
Специализированная информационная деятельность - деятельность, в результате которой решаются задачи по формированию и использованию государственных информационных ресурсов, технологий и коммуникаций, необходимых для выполнения государственных и международных программ в области развития информационной индустрии и -инфраструктуры, осуществления инноваций на основе информационных технологий; обеспечения информационной безопасности общества, государства, личности.
В связи с расширением диапазона информационной деятельности появились новые профессии и усложнились требования к специалистам, работающим в данной области. Программисты, системщики разных профилей, провайдеры (посредники) с различной специализацией в системах и сетях; операторы, эксперты, аналитики. Одновременно формируются экспертные и аналитические информационные службы, ориентированные на подготовку проектов решений, стратегий и прогнозов.
Появились специализированные информационные фирмы, компании, центры, советы и иные образования в государственном и частном секторах деловых и экономических, политических, культурно-просветительских структур.
Информационная грамотность стала всеобщим требованием и условием для выполнения производственных, управленческих, обслуживающих функций во всех структурах социальной занятости. Квалификационные требования ко всем профессиям и должностям должны предусматривать необходимый уровень требований и обеспечивать условия для приобретения знаний и навыков в новых условиях работы. Обязанность администраций - обеспечить рациональное использование информационной инфраструктуры, с одной стороны, а с другой - качественно выполнять все функции и операции, связанные с информационной деятельностью на любом уровне при обеспечении информационной безопасности.
Примером подхода к повышению потенциала информационных технологий в управлении ресурсами (все равно в какой области) являются разработки по созданию систем учета, планирования и контроля использования информации. К их числу относится работа В.Л. Бекренева, содержащая результаты исследований методологических основ построения информационно-аналитических систем субъекта и построения системы учета, планирования и контроля данных и знаний.
Автор указанной работы считает, что для системы учета, планирования и контроля информации (он говорит об информационных данных и знаниях) необходимы:
- систематизированное накопление знаний сотрудников об объектах управления в процессе выполнения своих функций (обязанностей);
- ввод знаний в уже подготовленную среду (модель), которая систематизирует и обрабатывает знания по видам, источникам, отношению к сферам деятельности, окружающим условиям, месту и времени рождения, по отношению к циклам управления и. информационно-аналитической работы;
- определение логики обмена знаниями между сотрудниками в структуре внутренних и внешних связей субъекта;
- иерархическая агрегация знаний нижнего уровня в знания более высокого уровня и декомпозиция знаний более высокого уровня на нижний уровень; кооперативное использование знаний.
С этими установками вряд ли можно поспорить. Здесь выражен кибернетический подход к решению задач информационного обеспечения. Социальная сторона, спецификация среды, в которой осуществляются эти процессы, остается в тени. В то время как именно особенности среды производства и, главное, потребления информационного продукта, а также соответствующих технологий определяют результат. Напомним, что за последние годы индийская информационная промышленность сделала рывок именно на адаптации уже созданных информационных технологий к конкретным сферам ее приложения.
Несмотря на то, что в большинстве региональных и отраслевых структур России и в отдельных организациях существуют информационные системы, позволяющие технически решить многие задачи, уязвимым местом в информационном обеспечении стратегических, оперативных, тактических задач и соответствующих моделей все еще остается отсутствие двух, по крайней мере, условий.
Классификатор функций органа или организации в целом и распределение системы исполнения этих функций по подразделениям и отдельным исполнителям, во-первых. И во-вторых, правовой основы регулирования правил и процедур формирования информационной модели по каждой функции и операции, по каждому каналу получения и передачи информационного продукта от исполнителя к исполнителю, обеспечения той «логики обмена», о которой говорит В.Л. Бекренев, вплоть до момента принятия решения по функции или ее части от имени органа, организации, лица. Накопление информации по функциям «отдельных сотрудников» и ее агрегирование по установленной модели может оказаться недостаточно или неточно. Нужны объективно установленные и закрепленные показатели предметов и иных точек сбора информации, регулярные правила ее поступления наряду с дополнительным поиском, установленный порядок ее обработки по модели деятельности конкретной организации (а не одинаковой для всех), индикаторы оценки достаточности, достоверности, своевременности поступления информации. Действительно, ресурсом надо управлять. А для этого необходима определенная система правового регулирования.
Для права должен быть ясен объект правового регулирования в масштабе нормативном, т.е. для многих или всех затронутых актом субъектов, или для конкретного субъекта в определенной ситуации юридического факта - в индивидуальном масштабе определения его субъективного права.
В 60-е годы на основе кибернетических и системных приемов были разработаны методики классификации функций для органов управления и администраций предприятий, объединений. Применялся матричный метод увязки деятельности в управлении (функций, подфункций, задач и операций) с исполнителями и их полномочиями и выходом на результирующий документ по функции в целом или ее элементам.
К настоящему времени, когда возможности манипуляции информацией (данными) расширены, число параметров характеристики информации, обрабатываемой для разных потребностей, может быть увеличено. Специалисты считают, что есть возможность от плоскостного, матричного способа анализа перейти к модульному способу агрегирования данных и на этой основе усовершенствовать информационное обеспечение. Здесь есть две стороны проблемы.
Информационное обеспечение потребностей каждого конкретного субъекта в рамках его организационной структуры вполне может быть выстроено и эффективно использоваться на матричной основе организации информационного ресурса и ресурса управления. Но создание сетей, объединяющих множество взаимодействующих систем и подсистем производства и управления, других группировок субъектов информационной и управленческой деятельности, жестко ставит вопрос о стандартизации в области информационного и технологического продукта. Именно эти обстоятельства, связанные с индустриализацией информационных процессов, определяют потребность в создании модульной технологии формирования информационного ресурса, программного продукта с учетом объективных характеристик потребителя. Рассмотрим, какова здесь роль права.
Модульный принцип структурирования и использования информационных ресурсов в системе новейших технологий основан на точном понимании и правовом закреплении целей, отраженных в функциях и правомочиях субъекта или множества субъектов, на создании функционально ориентированных по этим целям блоков программ и информации, а также правовых механизмов их включения в систему отношений связанных субъектов. Это сферы производственной и управленческой работы, обеспечения адекватного потока входящей и исходящей информации. Функциональная характеристика органов, организаций, подразделений, связанных единством цели или технологий работы, формирует модули информационного ресурса, способов его обработки и трансляции заинтересованным субъектам.
Автор, не будучи профессионалом в области математики и математической логики, но знакомый с проблемами управления, считает, что можно сконструировать следующее представление о механизмах построения соответствующих модулей в практической информатике.
В основе решения этой проблемы лежит модальная логика, основу которой составляют такие определители (операторы), как «необходимо», «возможно», и система показателей состояния связей различных элементов в определенной структуре. Используя приемы модальной логики, которая, следует думать, ближе всего к области правового мышления и построения правовых норм, могут быть созданы соответствующие модели. (Модель - искусственно созданный объект в виде схемы, графика, матрицы и т.д.) Заложенная в программу ЭВМ такая модель, в данном случае это может быть матрица классификатора функций, работает как модуль. По каждому из операторов, заложенных в матрицу, возможны манипуляции с содержанием классификатора или иного исходного адекватного модели объекта.
Для построения модуля определяющими правовыми, компонентами являются:
- нормативно определенные функции для всех субъектов системы;
- нормативно закрепленные полномочия по выполнению функций и их элементов;
- юридически оформленная структура системы, в которой реализуются информационные функции и контакты;
- форма документов, фиксирующих результат функции;
- параметры времени, пространства, способов передачи информации заинтересованной стороне.
Нельзя поручиться, что на сегодняшний день все органы исполнительной власти федерального уровня и органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, равно как и разнообразнейшие организационные формы производственных и иных структур, имеют достаточный уровень правового обеспечения и особенно проработанные классификаторы их функциональной деятельности. Регистрация юридических лиц производится на основании типовых уставов и положений, и ни один орган не обеспокоен тем, как та или иная организация будет выполнять свои обязанности и достигать свои цели. Нет правовых механизмов закрепления системных связей на уровне управления и делового взаимодействия. Фискальные и рыночные интересы перекрывают очень часто все иные аспекты социальной значимости организаций и органов государственной и местной власти. Маркетинговая работа основана в большинстве случаев не на стабильных связях. Рынок не является устойчивой средой, и это естественно. Но структурирование отраслевых кооперационных связей, систем обмена и в рыночной форме позволяют вносить элементы организации, прогноза и т.п.
В силу слабого юридического компонента в производственных и обменных структурах общества, контроля обеспечения интересов социального масштаба, часто даже хорошо отработанные системы информационного обеспечения бывают неэффективно используемы. Информационный ресурс, не будучи привязан к конкретным ответственным лицам, органам, к деловым операциям, сделкам превращается в неоцененный объект и становится бесхозным. И. Иванов свидетельствует о состоянии работы такой организации, как Инкомбанк со своими клиентами: «Случалось, например, и так, что оригиналы кредитных договоров просто бесследно исчезали из банка. Иногда «по оплошности» сотрудников они попадали в коробки с документами, направляемыми на уничтожение, иногда бесследно терялись в офисах банка. Бывали случаи, когда сотрудник, увольняясь из банка, просто забирал с собой оригинал кредитного договора и шел устраиваться на работу в компанию - заемщика». Известно, что без оригинала договора ни одна сторона не может реализовать свои права через суд. В итоге колоссальные потери в финансовых средствах, бесследно исчезающие миллионы валюты...
Можно найти достаточно примеров, когда создаются новые или реорганизуются действующие органы исполнительной власти без соответствующих статутных документов и четкого представления их функциональных обязанностях.
Образное определение информационной системы как кровеносной в определенных структурах может себя оправдать, когда весь организм представляет собой отлаженную систему и знает, зачем, когда и какая информация ему нужна. Стоит критически оценить только бухгалтерско-налоговый учет и ориентацию в информационном обеспечении только на эти узлы оценки деятельности системы. Технологии производства, инновации, качество конечного продукта системы, удовлетворение потребностей в этом продукте, выращивание и воспитание специалистов, создание климата творчества и заинтересованности в оценке труда потребителем, а не унылая мелодия прибыли, которая часто не достигает производителя, могут стать двигателями выхода из кризиса производства и рынка страны. Это как бы внутренние пружины организации, но именно они определяют содержание информации, информированности, просвещения и включенности исполнителей в процесс работы системы.
Процедурная сторона отношений внутри органа или организации важна с точки зрения обеспечения объективности поступающей и обрабатываемой по определенным программам информации. Момент субъективного отбора и процеживания, интерпретации при машинной обработке должен быть снижен.
Не меньшее значение имеют и внешние межотраслевые, межрегиональные связи и информационные взаимодействия. Представляется, что на этаже федеральных округов полезно сформировать мощнейшие информационные системы, работающие не только в оперативном, но, главное, в стратегическом масштабе времени и ресурсов. В этом смысле проблема документооборота, обращения информации по определенным целям и моделям должна занять первое место в процессах информатизации. Здесь не столько технология сетей и их режима (что важно само по себе), сколько смысловая, целевая нагрузка на потоки информации, а это моделирование «делопроизводства» в масштабе крупных систем - региональных, отраслевых, межотраслевых.
Информационное управление персоналом
В разрезе информационных технологий информационная система управления персоналом представляет собой набор определенного программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы в таких областях, как: управление кадрами, расчет и выплата зарплаты, табельный учет и документооборот.
Данное программное обеспечение не только позволяет координировать действия различных департаментов, но и координировать работу различных каналов взаимодействия между персоналом и руководством: личное взаимодействие, телефон, Интернет. Кроме того, данное программное обеспечение дает работникам отдела персонала доступ к полной информации о работнике, необходимой для наилучшего планирования и контроля бюджетов по зарплате, обучению, командировкам и т. д.
Начнем с крупных интегрированных систем, которые, как правило, имеют модуль – «Управление персоналом и зарплата» в составе ERP-системы (Enterprise Recource Planning system – система управления ресурсами предприятия) и отдельно от этой системы не продается. А так как стоимость таких проектов может составлять миллионы долларов, то такие системы интересны крупным предприятиям сверхприбыльных отраслей. Поэтому рассматривать мы будем только локальные и средние информационные системы управления персоналом.
Другим типом информационных систем управления персоналом являются локальные информационные системы управления персоналом, среди которых можно выделить: "1С. Зарплата/кадры» - представляющее простой, коробочный вариант по внедрению и учетной системой по функциональности, но за счет практически монопольного положения компании на своем рынке занимающее доминирующее положение. АиТ - «Управление персоналом» – где по сравнению с другими функциональность расширена, но поддержка клиентов оставляет желать лучшего. Другие информационные системы управления персоналом в этой категории распространены меньше и имеют свои достоинства и недостатки. Выбор информационных систем управления персоналом зависит от отрасли, в которой работает компания, связей руководства фирм-разработчиков и множества других причин, на первом месте среди которых – цена.
Существуют две системы, удерживающие лидирующие позиции на рынке средних информационных систем управления персоналом, именно они нам наиболее интересны для сравнения: «RB HR & Payroll - Управление кадрами и Зарплата» - Робертсон и Блумс Корпорейшн и «БОСС-Кадровик» – Корпорация АйТи.
Остальные компании разработчики, как правило, продвигают и продают комплексные финансово-управленческие системы, либо ERP-системы, в состав которых входит модуль по управлению человеческими ресурсами и примеры внедрения отдельно таких модулей единичны. То есть, чтобы автоматизировать управление кадрами, клиенту необходимо купить всю ERP-систему, иначе инвестиции в информационные технологии будут неэффективны (так называемая – кус очная автоматизация).
RB HR&Payroll - функционально полный, стабильный, гибкий и легко управляемый продукт.
Это международное решение для предприятий различного уровня и сфер деятельности, позволяет автоматизировать и упорядочить типичные операции в сфере управления персоналом:
- управление штатным расписанием;
- прием, продвижение по службе, перевод между подразделениями;
- увольнение работников;
- обучение и аттестация персонала;
- поддержка разнообразных компенсационных схем;
- расчет зарплаты;
- управление бюджетами подразделений по зарплате, найму, обучению персонала и др.
Уникальность RB Human Resources & Payroll определяет наличие таких характеристик, как мощнейшие средства анализа информации; работа на различных платформах, операционных систем и СУБД; открытый доступ к данным при совершенной защите информации; настраиваемость на законодательства различных стран; пользовательские процедуры; ведение архива справочной информации; удобный интерфейс со встроенными средствами анализа; многоэкранные справочники работников; настраиваемые интеллектуальные экранные формы; настраиваемость расчета заработной платы, выполнения расчетов и получения отчетов; двухуровневая настройка расчетов зарплаты и платежей предприятия (таблицы видов оплат и алгоритмы расчетов); расчет зарплаты с возможностью многократного пересчета и исправления ошибок; мощный встроенный генератор отчетов; поддержка документооборота; масштабируемость; параметризируемые средства переноса результатов расчета зарплаты в систему бухгалтерского учета.
Схожие наборы характеристик имеются и в "БОСС-Кадровик", но в отличие от него, RB HR & Payroll полностью интегрирован с Crystal Reports (генератор бизнес отчетов); имеет интерфейс с Lotus R/5, возможен доступ к системе с помощью браузера MS IE (HTML – клиент); поддерживает несколько языков и многовалютную обработку данных, функциональность продукта позволяет в течение нескольких часов перейти с одной платформы на другую, при этом не требуется переобучение персонала, имеет интерфейсы с SunSystems, Scala, Concord, JD Edwards One World, SAP R/3, а также может быть интегрирован с финансовыми модулями любого другого программного обеспечения. А модуль «Табельный Учет» считается лучшим среди всех существующих систем.
Управление информационными потоками
Под информационным управлением понимается организация и использование систем информационного обеспечения производственно-хозяйственных процессов на предприятии. Оно базируется на системном подходе, который охватывает все виды деятельности, связанные с планированием и управлением процессами, нацеленными на обеспечение предприятия релевантной информацией. Каждое предприятие должно иметь свою стратегию интеграции информационного обеспечения принятия решений, определяемую паспортными данными изделия, его жизненным циклом и технологией изготовления, выбранным способом обработки данных, средствами передачи информации клиентам и партнерам и другими факторами.
Чрезвычайно велико значение информационного обеспечения логистического процесса. Подчеркивая самостоятельное значение для эффективного функционирования предприятия управления информационными потоками и ресурсами, многие специалисты выделяют особую, информационную логистику.
Действительно, в центре эффективного управляемого материального потока должен находиться эффективно управляемый поток информации. Различают три варианта взаимодействия материальных и информационных потоков, когда информация опережает, сопровождает и поясняет материальный поток после его прохождения.
Опережение информационным потоком материального ставит своей целью устранение узких мест в производственном процессе. Опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; опережающий информационный поток в прямом направлении - это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза.
Сопровождающие, когда одновременно с материальным потоком идет информация о количественных и качественных параметрах материального потока позволяет быстро и правильно идентифицировать товарно-материальные ценности и направить их по назначению.
Прохождение информационного потока с отставанием от материального обычно допускается только для оценки последнего. Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству и качеству, разнообразные претензии, подтверждения, информация о взаимных расчетах и т.д.
Цель информационного обеспечения в логистике заключается в том, чтобы получить возможность управления, контроля и комплексного планирования движения материалов и изделий. Для этого необходимо полный контроль всей массы создаваемой и передаваемой информации. Все более насущной становится проблема непрерывного учета результатов функционирования системы, что способствует оперативному внесению изменений как в построение, так и в реализацию хода производственных процессов и товародвижения. Сегодня преуспевают те компании, которые в состоянии быстрее всех собрать и обработать достоверную информацию (о состоянии финансов и складов, о движении материалов, о ценах у конкурентов и т.д.) и, проанализировав ее, принять то или иное решение, - чтобы не отстать и сыграть на опережение.
Превращение параметров и данных в информацию для управления подчиняется определенным принципам. Главным из них является принцип минимального необходимого количества информации, в основе которого лежат принципы универсализации и оптимальной детализации информации. Не менее важным является принцип надежности собираемой информации. Высокая степень случайности возникающих событий часто ведет к неустойчивым показателям, имеющим временный характер, которые могут оказывать хотя и временное, но существенное влияние на величину других показателей. Из динамики и случайной изменчивости современного производства вытекает необходимость соблюдения принципа постоянства сбора производственной и коммерческой информации.
Управление информационным потоком предполагает осуществление следующих основных типовых функций:
- фильтрацию потока, т.е. избирательную переработку одних и отторжение других информационных данных и документов;
- накопление информации и хранение данных в информационном массиве;
- объединение и разделение информационных потоков в структуре информационной системе и в сетях коммуникаций;
- транспортировку потоков информации;
- различные элементарно-информационные преобразования;
- обработку информации, направленную на получение данных, связанных с осуществлением логистических операций.
Информационное обслуживание логистической системы должно удовлетворять определенным организационным требованиям.
К основным из которых относятся следующие:
а) системность обслуживания, которая проявляется:
- в комплексности видов информационного обслуживания с учетом характера деятельности потребителей и решаемых ими задач в логистических процессах;
- во всестороннем удовлетворении информационных потребностей, возникающих у работников в логистической системе;
б) надежность обслуживания, которая предполагает такое обеспечение информацией, когда на каждом этапе выполнения работ потребитель получает всю необходимую ему информацию в нужные сроки и в наиболее удобном для него виде;
в) полнота обслуживания, которая подразумевает:
- полноту охвата выполняемых потребителем работ;
- полноту доведения до конкретного потребителя необходимой информации, отобранной для него из информационного потока;
г) дифференцированность обслуживания, состоящая в том, что каждый потребитель индивидуально обеспечивается информацией, способствующей решению поставленных перед ним задач в логистическом процессе.
Основными компонентами информационной составляющей логистики являются системы обработки информации и передачи логистических данных. Принятие управленческих решений требует не только наличия обычной техники генерирования, сбора и обработки данных, но и создания информационной инфраструктуры, т.е. создания системы сбора и обработки данных в заранее определенных точках логистической цепи, обмена информацией между точками и передачи информации на различные уровни управления.
Большое разнообразие и объем собираемых данных требуют и системного подхода к их обработке. В мире объем самой разной информации, передаваемой через информационно-телекоммуникационную инфраструктуру, удваивается каждые 2-3 года. Проблема «информационных перегрузок» решается сегодня с помощью извлечения из всего массива данных необходимой для нужд пользователя информации путем применения совершенных средств оборота, дальнейшей обработки и своевременного обновления информации. Современные технологии позволяют решать вопросы сжатия внутрифирменной и внешней информации, использования коммерчески выгодных интерфейсов, трансфера совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.
Быстрое развитие сетей локальных систем со сверх региональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры относятся к задачам информационного менеджмента, однако, в отличие от общепринятого понимания информационного менеджмента в информационной логистике на первом плане стоят информационные потоки между действиями (операциями) по внутри - и межфирменной координации.
Обработка логистической информации
В логистической системе весь ход подготовки и принятия решений в значительной мере является процессом переработки информационного потока. Полная и своевременная обработка информации должна обеспечивать устойчивую связь процессов снабжения, учета потребностей производства, удовлетворение имеющихся заказов на готовую продукцию. В этих условиях разрыв информации или ее оперативное поступление могут привести к нарушению снабжения предприятия определенного вида ресурсами, сбоям в производственном процессе, снижению качества обслуживания потребителей.
Эффективное управление материальными потоками невозможно в отсутствии мощной информационной системы, обеспечивающей менеджеров разного уровня необходимой и достоверной информацией для планирования и контроля за функционированием логистической системы. Принятие управленческих решений немыслимо без надлежащего обмена информацией между различными звеньями управления, без наличия информационной структуры, определяемой системой потоков информации как между источниками и получателями сверху вниз (управление процессами), снизу вверх (контроль процесса), так и между параллельными подразделениями разного функционального назначения.
В идеальном случае информационная система играет роль «центральной нервной системы», связывая воедино производственный план, план материально-технического снабжения и сбыта, и обеспечивает интегрированное управление материальными и информационными потоками, циркулирующими в логистической системе.
Корпоративная информационная система сегодня обеспечивает оптимальное управление производством, запасами, транспортными средствами, качеством продукции, сортировкой и упаковкой, ликвидацией простоев, техническим обслуживанием производства и т.д. Она не только планирует производство по усовершенствованным методикам, контролирует выполнение плана работ, составляет технологические карты, управляет финансами и трудовыми ресурсами, но и осуществляет ряд «непроизводственных» функций. В их числе - контроль сервисного обслуживания, распределение готовой продукции и маркетинг.
Необходимо иметь в виду, что создание корпоративной информационной системы требует существенных затрат, оправданность которых зависит от четкого выявления информационных потребностей логистики.
Процесс выявления информационных потребностей можно представить в виде «компромисса» между затратами на получение соответствующей информации и выгодой от снижения степени риска, которая обеспечивается наличием данной информации. Аналогично решаются вопросы о количестве хранимой в информационной системе информации, скорости ее передачи, обработки, и т.д.
Одновременно при создании информационной системы следует принимать во внимание тот факт, что потребность в количестве и качестве информации на различных уровнях управленческой иерархической структуры неодинакова. Это значит, что информационная система должна обеспечивать каждый иерархический уровень информацией, необходимой для принятия решения на данном конкретном уровне.
Современные информационные системы являются, по существу, результатом эволюционного развития автоматизированных систем управления предприятием. Новые экономические условия привели к изменению задач управления предприятием. Как следствие, возникли и новые требования к автоматизированным информационным системам.
Современная информационная система задействована на интегрированное управление логистикой и производством, обеспечение рациональных бизнес-процессов.
Современные информационные технологии дают три преимущества. Это снижение издержек за счет оптимизации бизнес-процессов, в том числе «сжатия» их во времени, гарантированное выполнение заказов в нужном объеме и в нужные сроки, обеспечение качества продукции через качество производственных и управленческих технологий.
Внедрение автоматной системы управления предприятием позволяет увеличить объем продаж не менее чем на 15%, а экономический эффект от снижения потерь окупает все затраты на систему уже через 1-2 квартала после начала ее работы в полном контуре. При этом оперативные потери или упущенные выгоды снижаются на 80-90%, а стратегические потери - на 60-90%.
Например, исследования показывают, что общий эффект от внедрения системы за счет снижения потерь в процессе сбыта составляет не менее 2% от объема продаж. Это связано в первую очередь с минимизацией потерь, которые бывают вызваны срывами поставок продукции из-за сбоев и ошибок в планировании поставок, неполной или потерянной информации, из-за низкой скорости прохождения заявок, невысокой гибкости учета потребностей клиента и т.д. Практически та же цифра получается при расчете экономического эффекта от снижения потерь в сфере управления складскими запасами. Система позволяет получать в режиме мониторинга информацию о состоянии конкретного материального ресурса в любом месте хранения в соответствии со всеми внешними и внутренними документами по его перемещению, что позволяет обеспечивать режим непрерывной инвентаризации.
Информационная система должна обеспечивать фиксацию, хранение и обработку всей информации, существенной для принятия управленческих решений.
Управление информационной службой
Функции управления. Высокий уровень мировой экономики сегодня в значительной степени объясняется успешным управлением. Оно важно и в производстве, и в торговле и в правительстве, и в науке. Под задачей управления понимают создание среды, где люди могут работать вместе для достижения общей цели. Вместе с тем управление может быть определено как комплекс идей, методов и процессов, позволяющих успешно достигать поставленных целей.
Задачи руководителей консультационной службы различного уровня в основном одинаковы. Прежде всего - это эффективная деятельность подведомственной организации, правильная постановка и выполнение задач, поставленных перед ней.
Функции руководителя многоплановы, но их можно свести к следующим:
- Планирование деятельности консультационного центра;
- Организация выполнения работ;
- Подбор и управление кадрами;
- Контроль выполнения работ.
Планирование представляет собой:
Постановку целей и задач исходя из функций центра, Определение сроков и порядка их реализации, Обеспечение условий необходимых для их достижения, Разработку плана мероприятий по их достижению, Инициирование действий, необходимых для выполнения плана, Оценку результатов выполнения плана.
Организация выполнения работ - это распределение работ между группами и отдельными сотрудниками в соответствии с их квалификацией и опытом работы. При этом целесообразно учитывать сложившиеся связи между консультантами и клиентами, просьбы клиентов о желании работать с определенным консультантом.
При формировании групп желательно подбирать специалистов, желающих совместно работать, не настроенных недоброжелательно друг к другу. Для достижения успеха важно наладить взаимодействие в группах, правильно распределить функции, обеспечить рабочий микроклимат.
Организация включает в себя также определение полномочий руководителей и исполнителей.
Подбор и управление кадрами включает укомплектование групп специалистами, знающими проблему и способными выполнить поставленные задачи, составление планов и графиков повышения квалификации сотрудников.
Важно выделить лидеров, специалистов активно и результативно решающих задачи организации.
Контроль выполнения работ представляет собой процесс обеспечения эффективного выполнения поставленных задач. Он включает в себя разработку и доведение до исполнителей норм, заданий, стандартов, сопоставление достигнутых результатов с установленными планами, заданиями, стандартами, закрепление достигнутых результатов или корректировка ошибок.
Планирование является первичным, поскольку это основа, на которой базируются все другие управленческие функции. Руководитель организует, производственный процесс, обеспечивает кадрами, направляет и контролирует выполнение задач, поставленных на стадии планирования.
У функции планирования есть четыре основных цели:
- помочь организации достичь успеха в реализации задач;
- обеспечить концентрацию сил и средств на выполнение поставленных с участием сотрудников задач;
- помочь руководителям предвидеть и подготовиться к возможным изменениям.
Задачи должны быть определены до того, как принимаются решения по организационной структуре, кадровой политике и контролирования. Планирование включает выбор цели, прокладку курса и продвижение этим курсом в направлении цели.
Планы подразделяются по времени их действия на краткосрочные и долгосрочные, а по назначению - на стратегические или административные. Долгосрочными считаются планы на 3-5 и более лет. В краткосрочных планах, как правило, четко определяются ресурсы (кадры, финансовые средства), необходимые для оказания услуг. Краткосрочные и долгосрочные планы взаимосвязаны через ресурсы и, кроме того, краткосрочные планы должны быть частью долгосрочных.
В практике используются и планы однократного применения. К ним можно отнести бюджеты, программы и проекты. Стратегическое планирование представляет собой набор действии и решении, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей. Его задача - обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени. Оно включает в себя четыре основных составляющих управленческой деятельности - распределение ресурсов, адаптация к внешней среде, внутренняя координация и организационное стратегическое предвидение.
Распределение ресурсов представляет собой правильное использование организационных ресурсов, таких как фонды, дефицитные управленческие таланты и технологический опыт. Адаптация к внешней среде охватывает все действия стратегического характера, которые улучшают отношения организации с ее окружением, исходя из необходимости учета не только благоприятных внешних условий, но и опасностей. Внутренняя координация включает в себя анализ сильных и слабых сторон организации с целью достижения эффективной интеграции деятельности.
Осознание организационных стратегий предусматривает систематическое развитие мышление руководителей путем формирования коллектива, который может учиться на прошлых стратегических решениях и прогнозировать будущее.
При планировании важно правильно определить цели, то есть конечные точки планирования. Отсутствие ясно выраженной и тщательно продуманной цели часто является причиной неудач. Не может быть главной целью только получение прибыли. Деятельность организации должна оправдывать свое существование, принося пользу обществу.
Одной из важных и постоянных задач руководителя является объединение различных целей, присущих разным позициям в организации в единое комплексное усилие. Усилия руководства должны быть объединены с усилиями персонала с учетом желаний и требований клиентов.
Концепция управления по целям является одним из распространенных средств обеспечения того, чтобы все сотрудники поняли, в каком направлении они работают. Работа руководителей и сотрудников должна оцениваться по их достижениям. Каждый должен знать, в чем состоят его цели. Руководители и их подчиненные должны иметь право голоса при определении своих собственных целей. Руководитель, устанавливающий цели для подчиненных и даже не информирующий их, не сможет добиться успеха.
Информационные функции управления
Управление базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления.
Управленческая информация (совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации) формируется управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о внешней среде. Учетно-отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю ситуацию объекта и степень влияния на нее внешней среды.
Информация о внешней, среде - нормативно-законодательная информация, создаваемая государственными учреждениями, информация о конъюнктуре рынка, создаваемая конкурентами, поставщиками, потребителями.
Потоки управляющей информации, направляемой от субъекта к объекту управления, и учетно-отчетной информации о достигнутых показателях в обратном направлении, представляют собой информационные связи между субъектом и объектом управления. Эффективность управления достигается с помощью обратной связи - получения информации о текущем состоянии управляемого объекта. На основе анализа потоков информации принимаются соответствующие управленческие решения. Исходящая информация предназначена для других объектов экономики, вышестоящих организаций: отчетная финансовая информация - для государственных органов, инвесторов, кредиторов и т.д.; маркетинговая информация - для потенциальных потребителей.
Обеспечение процесса принятия решений (предоставление нужной информации в нужное время и нужном месте) - одна из основных задач информационной системы организации. Система управления, на основе информации о состоянии экономического объекта и информации, поступающей из внешней среды, определяет цели функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие на объект управления (прямая связь). В процессе функционирования экономического объекта происходят изменения в объекте управления. Информация об этих изменениях в совокупности с внешними воздействиями (директивной информацией, информацией от контрагентов и др.) воспринимается системой управления, которая на ее основе вырабатывает новые управляющие решения и вновь воздействует на объект управления (обратная связь).
В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур и составляет информационный процесс управления. Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная информация) и как продукт труда (результатная информация) системы управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс это часть управленческой деятельности.
Следовательно, информационная функция представляет собой сбор, обработку, анализ, оценку и представление информации для последующей обработки, в целях повышения эффективности деятельности. Управленческие действия, составляющие названную функцию, относительно обособлены в процессе управления. Кроме того, эти действия однородны, так как сбор, обработка, анализ и оценка связаны единым предметом - информацией - и направлены на достижение одной цели - создание условий для реализации остальных функций управления. Рассматриваемая функция, в числе других функций, пронизывает все стадии процесса управления. Информация после соответствующей обработки служит основой для последующих управленческих действий на всех этапах его деятельности.
Реализация жизненных интересов населения происходит, прежде всего, на уровне муниципального управления. Реализация государственных социальных гарантий, обеспечение гражданам достойных условий проживания, работы и отдыха, охраны здоровья во многом зависит от эффективного управления муниципальных органов власти.
Для органов городского самоуправления основной задачей является качественное управление хозяйственной сферой муниципального образования. Поэтому эффективная информационная система органов власти должна обеспечить сбор и анализ первичной информации, выбор оптимальных управленческих решений, контроль их исполнения. Руководство органов городского самоуправления получает возможность ведения оперативного и надежного контроля за состоянием городского хозяйства, анализа и прогноза долговременных тенденций развития города. Решение основных задач управления городом зависит от обоснованного планирования, максимального наполнения бюджета и его оптимального освоения. Это возможно лишь при индивидуальном и адресном подходе к объектам и субъектам управления, что в принципе невозможно при использовании традиционной модели документооборота. В этом случае информация с мест запаздывает во времени, претерпевает искажения на разных уровнях сбора и передачи, допускает только ограниченную проверку достоверности по причине больших объемов данных. В существующих условиях жизненно важным является переход от традиционных к информационным методам управления, свободным от большинства описанных недостатков.
Муниципальная информационная система - это совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.
Уровни информационного управления
Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня управления: операционный, функциональный и стратегический, которые определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен другой - более низкий, где принимаются решения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.
На рисунке отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач.
Операционный уровень управления (нижний)
Операционный уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи.
Пример
Некоторые учетные задачи: учет количества проданной продукции; учет затрат времени, сырья и материалов при выполнении отдельных производственных операций; учет произведенной продукции; бухгалтерский учет и т.д.
Пользователи ИАСУ этого уровня - исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и т.п.). Основная задача - оперативное реагирование на изменение ситуации. На всех уровнях управления работают как менеджеры, осуществляющие только общие функции, так и менеджеры-специалисты, которые реализуют функции управления в сфере своей компетенции.
Пример
Главный инженер организации (менеджер-специалист) передал часть своих функций менеджерам среднего уровня, например главному энергетику, главному механику, главному электрику, оставив, за собой общие функции управления этими службами, не вмешиваясь в их деятельность на оперативном уровне.
Функциональный (тактический) уровень управления
Функциональный уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. ИАСУ этого уровня предназначена для менеджеров среднего звена и специалистов (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т.п.). Основная задача - тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности.
На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.
Пример
На основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемых управленческих решений проявляются спустя некоторое время.
Стратегический уровень управления
Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. На этом уровне управления ИАСУ обслуживает менеджеров высшего звена руководства организации, основной задачей которых является стратегическое планирование деятельности предприятия на рынке и координация внутрифирменной тактики управления. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно.
Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время (месяцы или годы). Ответственность за принятие управленческих решений на этом уровне чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.
Пример
На основании анализа финансового состояния фирмы принимаются решения об увеличении (уменьшении, снятии с продажи) производимой продукции, о привлечении дополнительных работников или об их сокращении.
Функции ИАСУ - информационных автоматизированных систем управления
Функции ИАСУ определяются на основе целей управления, заданных ресурсов для их достижения и ожидаемого эффекта от автоматизации. В функции ИАСУ включаются: планирование и (или) прогнозирование; учет, контроль, анализ; координацию и/или регулирование. Необходимый набор элементов выбирают в зависимости от вида конкретной ИАСУ.
Информационная структура управления
Информационная структура — одна из наиболее актуальных и тех-нологически сложных проблем современного государственного управ-ления. Информационная структура, выступая каркасом системы госу-дарственного управления, влияет на состояние субъекта и объекта, реа-лизацию основных функций, выбор форм и методов связей с общест-венностью. Субъект управления — структурно-организованная соци-альная общность, выполняющая функции руководства и воздействия на объект с целью перевода его в новое состояние, — использует государ-ственную информацию как основной ресурс управленческого воздейст-вия. Объект управления — структурированная социальная общность, также использует информацию и функционирует под направляющим воздействием субъекта для достижения общих целей. Механизмы и технологии, обеспечивающие эффективное субъектно-объектное взаимодействие, включены в информационную структуру как формы и виды связей.
В прежней управленческой системе тоталитарного общества традиционно доминировала и преобладала информационная структура, которая складывалась под воздействием господствующей государственной идеологии и характеризовалась безоговорочной верой чиновника любого ранга и гражданского населения в истинность ее положений. Одностороннее идеологическое видение действительности приводило к складыванию внутренне противоречивой системы информирования, размывающей почву целостного осмысления социально-политических процессов. Это приводило к неизбежному одностороннему отбору фактов и сведений аппаратом управления и возникновению фатальных ошибок. Что касается гражданского населения, то замалчивание неугодных фактов, дезинформация и приукрашивание реальной социально-экономической ситуации порождало двойственность общественного сознания, когда в мыслях было одно, на словах другое, а в реальной деятельности — третье.
Особенность современной политической ситуации состоит в том, что осуществляется переход от жестко централизованной структуры к разделению власти на несколько ветвей, от единственной государствен-ной идеологии к политическому плюрализму, от старой «человеческой» технологии устного и письменного слова к широкому использованию информационных технологий, формированию современной информа-ционной структуры государственного управления.
Государственное управление как исполнительно-распорядительная деятельность аппарата предполагает позитивную, организующую и творческую деятельность органов законодательной, исполнительной и судебной властей. Они осуществляют на правовой основе хозяйственную, социально-культурную и административно-политическую функции. Эффективная реализация вышеназванных функций невозможна без разветвленной, гибкой и динамичной информационной структуры. Для того чтобы разделение власти было защищено от злоупотреблений, ошибок и дилетантизма, необходим баланс в обладании информацией и социальными знаниями. Поэтому Администрация Президента, Правительство и двухпалатный Парламент Российской Федерации концентрируют материальные, финансовые и административные ресурсы и направляют их на формирование информационной структуры государственного управления. Создание информационной инфраструктуры страны осложняется такими факторами, как географи-ческая протяженность, недостаточно развитая инфраструктура, пере-ходное состояние экономики, распад старой системы ценностей и низкая компьютерная грамотность населения.
Современная информационная структура России включает в себя информацию, информационные ресурсы, программные средства вычис-лительной и телекоммуникационной техники, информационные сети и системы, банки и базы данных, интеллектуальные информационные технологии, высокопрофессиональный персонал, обеспечивающий их создание и использование.
Информация, циркулирующая в аппарате власти федерального и регионального уровней, — это сложный и многообразный тип инфор-мации. Она огромна по объему, разнообразна по содержанию и характе-ризуется изменчивостью в динамике. Значительная часть ее связана с формированием и реализацией управленческих воздействий. Другая, не менее значимая, выражает взаимосвязи государственного аппарата с потребностями и интересами миллионов граждан.
Все информационные потоки, включенные в управленческий коммуникационный процесс, можно разделить на три группы:
1) информация, циркулирующая внутри органов государственной власти;
2) информационные потоки между органами управления разного уровня;
3) информационные потоки между органами управления и объектами управления во внешней информационной среде.
Движение информации регулируется специальными управленческими структурами. Это могут быть структурные подразделения внутри и вне органов государственного управления. Они обеспечивают мони-торинговую деятельность, собирают информацию для разработки моделей и вариантов управленческих решений. К ним можно отнести ин-формационно-аналитические центры, управления по связям с общест-венностью, пресс-центры, информационно-поисковые системы, инфор-мационные агентства, комитеты по статистике, средства массовой ин-формации.
Сегодня в системе государственного управления существенно изменилось отношение к аналитическим службам на федеральном и региональном уровнях, расширяется само понимание сути аналитической и экспертной работы. Особенно усиливается роль различных видов экспертизы — правовой, макроэкономической, международной, научно-технической, криминальной и др.
К аналитической деятельности большинство экспертов федеральных аналитических служб относят те процессы и процедуры интеллектуальной деятельности, которые имеют признаки творчества, позволяющего создавать новую информацию, выявлять скрытые проблемы или их аспекты, предлагать нетрадиционные способы их решения. Все это позволяет сократить перебор управленческих решений и время принятия позитивных решений.
Специалисты информационно-аналитических служб в региональных администрациях вкладывают в понятие «аналитическая деятельность» самое разное содержание:
• информатизацию управленческих процессов;
• освоение компьютера для машинописных работ;
• создание справочно-информационных систем и технологий.
Все информационно-аналитические службы регионов можно раз-делить на три класса:
Службы первого класса занимаются упорядочением информационных ресурсов и создают для этого соответствующие справочные массивы (правовая информация, письма жителей региона, различные справки и документы по ситуации, подготовленные традиционными методами).
Службы второго класса занимаются аналитической обработкой, используя базы данных («пресса», «статистика», «реформы», создают муниципальные информационные системы).
Службы третьего класса разрабатывают аналитические и экспе-риментальные технологии, обслуживающие чрезвычайные ситуации, а также избирательные кампании.
Нормальная работа аналитических служб зависит не только от профессиональной подготовки руководителей этих подразделений, но и косвенно от управленцев высшего звена — губернаторов, мэров и их помощников, референтов, пресс-секретарей, управляющих делами, руководителей, организационных отделов. Здесь возможна недооценка роли аналитических исследований на стадиях рассмотрения проблем регионов и путей их решения, односторонняя специализация аналити-ческих подразделений, аналитический мониторинг только текущих про-блем, комплектование аналитических служб специалистами только одного профиля (экономисты, социологи, администраторы). Движение информации регулируется специальными управленческими структурами. Это могут быть структурные подразделения внутри и вне органов государственного управления. Они обеспечивают мониторинговую деятельность, собирают информацию для разработки моделей и вариантов управленческих решений. В качестве основных элементов можно назвать различные организационные структуры, которые делятся на информационно-аналитические (аналитические центры и управления), информационно-справочные (пресс-службы, информационно-справочные отделы), информационно-технические (информационно-поисковые системы, компьютерные службы), средства массовой информации (телевидение, радио, периодическая печать). К ним можно отнести также управления по связям с общественностью, пресс-центры, информационные агентства, комитеты по статистике и др.
В информационном обеспечении государственной власти наибольшая значимость принадлежит информационно-аналитическим службам. Аналитическая деятельность «встроена» в процесс управления. Здесь решаются организационные, технические, кадровые вопросы. Именно они выявляют и формулируют информационные потребности руководства для управления. От работы информационно-аналитических центров зависит наиболее точный и полный охват функций, закрепленных за органом власти или отдельным работником, учет специфики видов информации, свойственной отдельным звеньям управления, установление оснований и видов ответственности работников аппарата за предоставление и обработку информации.
В современной системе государственного управления существенно изменилось отношение к аналитическим службам на федеральном и региональном уровнях. Расширяется само понимание сути аналитической и экспертной работы. Особенно усиливается роль различных видов экспертизы — правовой, макроэкономической, международной, научно-технической, криминальной и др.
Специалисты для информационно-аналитических центров готовятся в Институте проблем управления РАН и проходят стажировку в Ана-литическом центре при Президенте РФ и Центре экономической конъ-юнктуры.
В задачи информационно-аналитических центров входит:
• информационно-аналитический мониторинг экономической, социально-политической, экологической, криминогенной ситуации в регионе;
• анализ, диагностика, моделирование и прогнозирование управ-ленческого процесса;
• поиск и обнаружение проблемных областей в сфере федерального и регионального управления, а также методов их решения;
• экспертиза важнейших управленческих решений, инвестиционных проектов;
• подготовка и обоснование на основе информации альтернатив управляющих решений для лица, принимающего решение и их обосно-вание;
• подготовка прогнозов, аналитических обзоров и ретроспективных справок.
Рассмотреть место информационно-аналитической службы в системе современного государственного управления можно на примере работы информационно-аналитического управления Аппарата Совета Федерации. Его основная задача заключается в обеспечении эффективной и аналитической поддержки работы Совета Федерации.
Верхняя палата российского парламента — Совет Федерации не принимает законов, а только одобряет или отклоняет тексты, принятые Государственной Думой. Эффективное выполнение данной функции требует организации регулярного взаимодействия органов Совета Фе-дерации с Государственной Думой, а при необходимости и с другими органами власти на всех этапах подготовки законопроектов. Таким об-разом, он выполняет функцию связующего звена между федеральной системой власти и властными органами субъектов Федерации. Палата сформирована из действующих руководителей субъектов Федерации, т.е. из практиков, постоянно сталкивающихся в своих регионах со всем многообразием социально-экономических, политических и иных проблем. Руководители регионов получают возможность непосредственно участвовать в формировании политики федеральных властей, а согласо-ванные с ними решения федерального уровня получают дополнительную опору при реализации ее в регионах России.
Совет Федерации также участвует в программах взаимодействия с парламентами других стран и с международными организациями.
В связи с этим основной задачей аналитической деятельности становится обеспечение всех функций Совета Федерации — в части формирования как внутренней, так и внешней социально-экономической государственной политики.
Особенно важной является задача аналитического обеспечения членов Совета Федерации объективной и полной информацией, необходимой для принятия взвешенного решения с учетом интересов Российской Федерации.
Можно выделить следующие значимые виды инфор-мации:
• о положении в сфере, регулируемой законопроектом;
• о выдвигавшихся концепциях закона в ходе работы над ним в Го-сударственной Думе;
• насколько учтены позиции и интересы субъектов Федерации в окончательной редакции законопроекта;
• к каким последствиям, как позитивным, так и негативным, может привести его реализация.
Информационно-аналитическое управление Совета Федерации ведет работу по нескольким направлениям:
• готовит аналитические и информационные материалы для членов верхней палаты;
• оперативно распространяет информацию по наиболее злободневным вопросам;
• активно участвует во всех парламентских слушаниях;
• организует выпуск Аналитического вестника по важнейшим проблемам ведения Совета Федерации;
• разрабатывает информационно-аналитические доклады по наиболее важным, перспективным проблемам обеспечения подъема экономики, развития федерализма, совершенствования базовых, системообразующих законов;
• делает заключения на законопроекты, подготовленные в порядке законодательной инициативы членами Совета Федерации.
В частности, информационно-аналитическое управление Совета Фе-дерации участвовало в организации и информационно-аналитическом обеспечении Петербургского экономического форума, проведенного по инициативе Совета Федерации и Межпарламентской Ассамблеи госу-дарств-участников Содружества Независимых Государств. Управление разработало все необходимые информационно-аналитические материалы, тематику «круглых столов». К столетнему юбилею заседаний Всемирной парламентской ассамблеи управлением была подготовлена информация, которая позволила мировой общественности наиболее полно представить всю многогранную деятельность Совета Федерации и его роль в жизни России.
Деятельность информационно-аналитических центров тесно связана с пресс-службами — новым и не менее значимым для процесса госу-дарственного управления элементом информационной структуры.
Процессы управления информационными технологиями
Процессы управления ИТ связаны с их планированием, текущим управлением и управлением ИТ-проектами. В планировании на несколько лет вперед рассматриваются вопросы внедрения новых информационных технологий, которые соответствовали бы меняющимся потребностям предприятия.
Задача текущего управления ИТ — обеспечить эффективное, с точки зрения издержек, надежное обслуживание других подразделений предприятия. Управление ИТ-проектами обеспечивает своевременное внедрение жизненно важных для предприятия информационных технологий. Продолжительность многих ИТ-проектов может выходить за рамки года.
Текущее управление ИТ осуществляется на базе годового плана, в котором определен набор реализуемых проектов, установлены задачи модернизации и пополнения оборудования и программного обеспечения, определены мощности ИТ и численность обслуживающего персонала.
Ниже перечислены задачи системы текущего управления ИТ:
- Обеспечить мотивацию и условия для совместной работы пользователей и специалистов в области ИТ.
- Предусмотреть эффективное использование ресурсов ИТ в подразделениях и подготовить пользователей к реализации потенциала существующих и новых технологий.
- Создать условия для распространения технологий, соответствующих стратегическим потребностям предприятия.
- Разработать нормативы эффективности использования информационных технологий.
- Подготовить необходимую информацию для принятия решений об инвестициях в ИТ.
Современная система текущего управления ИТ должна быть адаптирована к информационным технологиям, качественно отличным от существовавших ранее.
Текущее управление должно различать ИТ, находящиеся на различных фазах развития. «Зрелые» технологии следует контролировать, делая упор на максимальную эффективность их работы, в то время как технологии, находящиеся в ранней фазе, нуждаются в постоянном внимании и поддержке, подобно любой деятельности в области исследований и разработок.
Работоспособность системы текущего управления ИТ определяется конкретными внешними и внутренними факторами деятельности предприятия. К таким факторам относятся: пользовательская квалификация в области ИТ, географическая разбросанность организации, стабильность управленческой команды, размер и структура предприятия, отношения между различными подразделениями.
Организация системы текущего управления на предприятии в целом, как и принципы, лежащие в основе ее построения, влияют на систему текущего управления ИТ.
Система текущего управления ИТ зависит от стратегических решений в области информационных технологий на предприятии, что находит свое выражение в портфеле используемых ИТ-приложений.
Текущее управление операционной деятельностью предприятия стимулирует эффективное применение ИТ и их развитие в нужном направлении. Хотя структура каждодневно используемых приложений подвержена изменениям, общие операционные издержки в краткосрочной перспективе относительно постоянны. Проблема текущего управления операционными издержками связана с их распределением во времени.
Главным стимулом для все расширяющегося применения ИТ стало появление пользователей, которые с их помощью могут решать свои многочисленные проблемы. Накопленный опыт говорит о том, что именно запросы пользователей генерируют новые идеи по модернизации существующих ИТ, расширяющие возможности приложений. Наилучший результат достигается, когда система управления способна оценить как потенциальные издержки на новые приложения, так и их полезность для предприятия. Отсутствие эффективного управления развитием ИТ может вызвать их взрывной рост (часто неприбыльный и плохо управляемый), ведущий к ненужным издержкам, или, наоборот, сдерживать внедрение перспективных технологий, что вызывает недовольство пользователей. Обе крайности подрывают доверие к системе управления ИТ. Кроме того, для многих видов нового пользовательского спроса гораздо труднее определить выгоды, чем издержки. Очень часто в системе текущего управления ИТ неправильно сопоставлены издержки на внедрение ИТ с будущими результатами их эффективного применения.
Эффективность использования ИТ во многом связана с человеческим фактором. Поскольку меняются технологии, постольку меняются типы приложений и требования к пользователям. Однако, многие пользователи достаточно консервативны в своих привычках, находят изменения неудобными и сопротивляются им. В этом же направлении действует часто встречающееся плохое отношение пользователей к персоналу ИТ, являющемуся инициатором и проводником изменений.
Изменения в текущем управлении ИТ также могут быть вызваны факторами, обусловленными внешней средой. К внутренним факторам можно отнести такие, как появление новых информационных потребностей, расширение мест расположения офисов и модернизация самого предприятия. Хорошо организованная система текущего управления ИТ способна соответствующим образом реагировать на изменения такого рода.
Другой важный аспект организации текущего управления связан с географическим размещением предприятия и его размером. По мере того, как растет количество филиалов предприятия и увеличивается численность персонала, требуются существенные изменения в организационных структурах. Прежде всего, это относится к системе текущего управления на предприятии и, в частности, системе текущего управления ИТ. Неформальный надзор и контроль персонала, свойственный небольшим предприятиям, обычно не подходит для более крупных предприятий, подразделения которых размещены в удаленных пунктах. Точно так же эволюция отношений между функциональными подразделениями и подразделением ИТ внутри предприятия вынуждает перестраивать систему текущего управления ИТ.
Важным аспектом, который нужно учитывать при формировании системы текущего управления ИТ, является организационная структура предприятия. Предприятие, на котором обработка информации в большой степени централизована, может относить издержки на подразделение ИТ. И наоборот, децентрализованное предприятие, учитывающее прибыль, получаемую его отделениями, может начислять издержки на подразделения и за деятельность центрального подразделения ИТ, и даже пойти на создание самостоятельных информационных центров, которые предоставляют свои услуги на платной основе.
Система текущего управления ИТ должна быть увязана с системой управления предприятия в целом. Идеально, чтобы существовал план развития предприятия на несколько лет, который был бы обусловлен общей стратегией бизнеса, поскольку реализация многих крупных проектов, связанных с внедрением ИТ, может занимать более года.
Комбинация краткосрочного горизонта текущего управления ИТ и долгосрочных проблем технических инноваций может создавать конфликты при исполнении функций текущего управления предприятием.
Насколько структура текущего управления ИТ должна быть подобна структуре текущего управления в других подразделениях предприятия? Как осуществлять управление ИТ, если эти структуры различны? Может ли такое положение сохраняться долго?
Как установить баланс между решением задач текущего управления ИТ и своевременными инновациями?
Оценка эффективности текущего управления ИТ обычно базируется на отслеживании соотношения издержек и реальных результатов от внедрения ИТ.
При анализе соотношения системы текущего управления ИТ с процессами текущего управления и планирования на предприятии, следует учитывать характер внедряемых ИТ. Если разработки носят стратегический характер, нужна тесная связь этих процессов, и любые несоответствия между ними могут создавать проблемы в деятельности предприятия. Предложения об инвестициях в перспективные ИТ должны стать предметом периодических обзоров, подготавливаемых подразделением ИТ для высшего руководства. Система текущего управления ИТ при стратегической роли этих технологий должна поощрять инновации, даже если только одна из трех даст реальный результат. Часто основной проблемой является оценка, сопоставление и стимулирование предложений, которые идут из разных функциональных подразделений.
При операционном и поддерживающем характере ИТ особое внимание следует уделять текущему управлению существующими технологиями, а при усиливающем — внимательно следить за перспективными разработками.
Система текущего управления предприятием решает три категории задач — управление результатами, персоналом и процессами.
Управление результатами направлено на оптимизацию конкретных показателей деятельности предприятия.
Управление персоналом концентрируется на практике найма, способах подготовки и тестирования на рабочих местах, на процедурах оценки квалификации персонала.
Управление процессами, протекающими на предприятии, связано с созданием и мониторингом определенных протоколов и процедур. Сюда входит разделение обязанностей при формировании конкретной последовательности задач, контроль доступа к определенным процессам и т.п.
Все это нужно учитывать и обсуждать при формировании системы текущего управления ИТ.
По мере того, как в последние десятилетия сложность ИТ возрастала, а масштаб их применения расширялся, все более важной становилась роль планирования информационных технологий.
Оборудование и программное обеспечение продолжают развиваться очень быстро. Поэтому необходимо постоянное взаимодействие между руководителем подразделения ИТ и руководителями функциональных подразделений предприятия, чтобы выявлять технологические изменения, существенные для разработки планов и пилотных проектов.
Разработку и внедрение ИТ продолжает сдерживать дефицит квалифицированных специалистов, в том числе программистов, вследствие чего необходимо устанавливать приоритеты в их использовании, а также привлекать внешние источники разработки и поддержки ИТ.
Ограниченность финансовых и управленческих ресурсов — еще один довод в пользу планирования ИТ.
Усиление роли вычислительных сетей и хранилищ данных для создания корпоративных информационных систем. Все больше внимания приходится уделять проектированию сетей, обеспечивающих обмен данными и поддерживающих работу приложений, которые используются в разных подразделениях предприятия. Не менее важны сети, устанавливающие связи предприятия с его потребителями и с поставщиками. Возрастает роль хранилищ данных (Data Warehouse) для многомерного хранения агрегированных фактических и прогнозируемых данных, необходимых аналитикам для принятия решений; витрин данных (Data Mart) — для концентрации данных, относящихся к отдельным аспектам деятельности организации и максимально приближенных к конечному пользователю; технологий аналитической обработки данных (OLAP), содержащих гибкие механизмы манипулирования данными и их визуального отображения и обеспечивающих возможность обработки запросов «в реальном времени» — в темпе процесса осмысления данных пользователем.
Зависимость различных направлений деятельности предприятия от ИТ. На многих предприятиях внедрение маркетинговых, логистических и других программных продуктов открывает новые перспективы в их развитии. И если существующие ИТ ограничивают возможности предприятия в реализации его стратегий, то эта проблема становится ведущей. Развитие ИТ на предприятии связано с освоением новых технологий, расширением масштаба их применения и с повышением эффективности их использования.
Требования к планированию на различных этапах внедрения ИТ:
1. На первом этапе (выявление нужной технологии и планирование инвестиций) определяются затраты на изучение новых технологий и инвестиции в перспективные ИТ.
2. Эффективность планирования на втором этапе (технологическое обучение и адаптация) можно измерять поддержкой, которую пользователи окажут пилотным проектам. Результатом этапа является уточненная потребность в численности и квалификации персонала.
3. На третьем этапе (рационализация/управленческий контроль) цель планирования ИТ состоит в определении оптимальных границ развертывания приложений с точки зрения наилучшего соотношения эффективности и издержек.
4. На заключительном этапе (зрелость/повсеместная передача технологии) освоения ИТ происходит управляемая эволюция технологии, когда обучение пользователей завершено и создана система текущего управления технологией, планируются долгосрочные тенденции ее эксплуатации.
Обычно на предприятии имеются различные ИТ, находящиеся на всех четырех этапах внедрения, поэтому единообразие в планировании ИТ практически исключено. Вместо этого специалисты подразделения ИТ имеют дело с портфелем технологий, каждая из которых создает свои проблемы.
Точно так же подход к планированию у разных подразделений внутри предприятия должен быть различным, поскольку каждое из них, как правило, в разной степени знакомо с той или иной технологией.
По мере освоения новых информационных технологий, сдвигов в конкуренции, изменения стратегий развития предприятия приоритетность различных приложений меняется.
Поэтому в процессе планирования ИТ должны учитываться некоторые конкретные предпосылки, касающиеся природы и роли технологической эволюции:
- Затраты ресурсов на планирование. Финансовые и людские ресурсы, вовлеченные в планирование ИТ, отвлекаются от других видов деятельности, в частности, от разработки новых систем. В какой степени целесообразно отвлекать ресурсы из других сфер деятельности предприятия — это всегда вопрос.
- Соответствие планирования ИТ организационной культуре предприятия. Важный аспект планирования ИТ состоит в том, что оно реализуется в рамках определенной культурной среды на предприятии. Так, если планирование активно поддерживается высшим звеном управления, такой же внутренний климат устанавливается и в подразделениях пользователей. Стратегическое влияние ИТ. На одних предприятиях ИТ играют стратегическую роль, в то время как на других — полезную, но все же второстепенную. В этом случае трудно ожидать, что высшее звено управления будет уделять ИТ много времени.
- Недооценка роли ИТ. Выбор подхода к планированию ИТ часто усложняется несоответствием между мнением руководителей различных подразделений и реальным значением ИТ в текущей и, что особенно важно, в будущей деятельности предприятия. В этом случае важна роль высшего руководства для обоснованного принятия стратегических решений.
Часто возникают две проблемы:
- планы и стратегии, разработанные для ИТ, технически оправданы и отвечают потребностям пользователей, как они их понимают сегодня, но могут оказаться непродуктивными и даже контрпродуктивными, если ИТ не соответствуют стратегии развития предприятия;
- планы, которые разрабатываются «наверху», могут быть далеки от реалистичных подходов к внедрению новых ИТ. Это может вызвать разнообразные затруднения и даже стать причиной невыполнимых ожиданий.
Слишком часто высшее звено управления считает, что нет смысла особенно беспокоиться о планировании ИТ. Специалисты, понимая его стратегическую значимость, нередко неспособны донести свое мнение до лиц, принимающих окончательные решения.
Понимание важности и статуса руководителя подразделения ИТ. Статус руководителя подразделения ИТ должен соответствовать той роли, которую играют или должны играть ИТ в операционной деятельности и в процессе формирования стратегии фирмы. Если при стратегической важности ИТ статус руководителя невысок, ему трудно будет получать от верхнего звена управления информацию, необходимую для успешного планирования.
Близость руководителя подразделения ИТ к руководителям высшего звена управления. На предприятиях, где многие важные решения принимаются неформально и где ИТ играют важную роль, руководитель подразделения ИТ должен в буквальном смысле находиться близко к руководству — «в соседнем кабинете», рядом с руководителями высшего звена. Даже обладая высоким статусом, трудно быть активным членом управленческой команды, если непосредственно не участвовать в ней.
По мере роста размера и сложности предприятия, расширения приложений ИТ, плановый процесс поможет обеспечить широкий диалог, очень важный для выработки единого мнения, ибо рекомендации общего характера о том, как планировать ИТ, почти всегда бессмысленны в конкретной ситуации. Даже на одном предприятии может существовать различная практика планирования в его подразделениях.
На большинстве предприятий аудит ИТ не проводится. Однако, являясь частью внутреннего аудита предприятия, функции аудита ИТ заслуживают серьезного рассмотрения на самом верхнем уровне управления.
Важность этой функции возрастает с развитием межорганизационных систем и ростом электронного мошенничества.
Она становится передней линией защиты в мире сетей с его все возрастающей сложностью. Можно выделить следующие предметные области аудита ИТ:
Во-первых, создание и внедрение стандартов, связанных с ИТ, с их развитием и операционной деятельностью, с контролем над ними. Разработка стандартов не является одноразовым мероприятием, а требует постоянных усилий и внимания.
Во-вторых, применение стандартов в подразделениях. Аудит обеспечивает своевременный учет достижений в этой области и анализ неожиданных ситуаций, снижает опасность мошенничества, а, следовательно, — и потери предприятия. Он также дает материал для анализа операционной эффективности.
В-третьих, проектирование систем, для того, чтобы в последующем созданные системы можно было легко контролировать, и эксплуатационные изменения не создавали проблем. Такая вовлеченность явно подвергает риску предполагаемую независимость исполнения миссии аудита, но это необходимый компромисс с реальным миром.
Нередко отдельным подразделениям приходится использовать совершенно различные подходы к текущему управлению, поскольку они находятся на различных этапах внедрения и используют неодинаковые комбинации технологий.
По мере того, как ИТ вводятся в эксплуатацию, неэффективность отдельных операций может иметь серьезные последствия для предприятия в целом. Тем самым усиливается роль аудита, а сама система текущего управления ИТ нуждается в дальнейшем развитии.
Информационные коммуникации в управлении
Воплощение любого решения невозможно без передачи информации, т.е. воплощение любого решения невозможно без коммуникационного процесса в организации. Информация - один из инструментов управления в организации, поэтому от того, как пользуются этим инструментом во многом зависит воплощение принятых решений.
В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Коммуникация и информация взаимосвязанные понятия, информация – это то, "что передается", коммуникация включает себя информацию и то, "как" передается.
Данные не являются информацией, а информация не обязательно образует процесс связи. Информация имеет логический, жесткий и обезличенный характер - что являет собой полную противоположность требованиям, которые предъявляются к эффективной коммуникации. Компьютеры выдают массу данных, но кто-то должен проверить их не только на предмет полезности с точки зрения информации, но и тщательно продумать, в какой системе они будут представлены различным пользователям. Смысл информации зависит от ее восприятия, связанных с ней ожиданий и правил ее интерпретации.
Коммуникация - процесс обмена и понимания информации между двумя и более объектами.
Коммуникационная сеть - совокупность всех информационных потоков в организации.
Направления движения этих информационных потоков может быть:
• вертикальное (нисходящее • передача информации от руководства к подчиненным и восходящее – передача информации от подчиненных к руководству);
• горизонтальное (передача информации между равными уровнями управления).
В зависимости от того, насколько централизовано управление в организации, коммуникационная сеть также может быть:
• централизованная;
• децентрализованная.
Чтобы эффективнее управлять информационными потоками, необходимо знать, из чего состоит процесс коммуникации:
• этап отправления (отправитель, формулирование информации, кодирование информации);
• канал, по которому передается информация;
• этап получения (получатель, раскодирование информации, то есть ее восприятие, понимание и принятие);
• обратная связь (получатель становится отправителем, а отправитель – получателем).
В процессе коммуникации, на любом из ее этапов возможно искажение смысла передаваемой информации, это называется шумом или коммуникативными барьерами.
Умение преодолевать эти барьеры и есть умение управлять информационными потоками, информацией.
Коммуникативные барьеры условно можно разделить на индивидуальные или межличностные (те, которые зависят от понимания и интерпретации передаваемой информации между людьми) и организационные (те, которые зависят структуры и управления в организации).
• развитие организационной культуры;
• структурные изменения;
• установление горизонтальной коммуникативной связи;
• создание правил и процедур.
Уровни информации
Базовые данные - необработанные данные, факты и цифры. Это элементы, содержащие потенциальную информацию, которые нуждаются в обработке.
Информация в виде сообщения - обобщенные и проанализированные данные и отчеты. Потребности потенциального получателя или пользователя сообщения не определены, поскольку этот уровень предусматривает предоставление стандартной информации для множества пользователей.
Ценная информация. Пользователь извлекает смысл из данных, в результате чего повышается уровень его знаний и уменьшается неопределенность. Для извлечения смысла важны роль и ожидания конкретного пользователя.
Данные - необработанные, необобщенные и непроанализированные факты, цифры и т.п.
Информация - это данные, которые фактически использует менеджер для интерпретации и понимания событий, происходящих в организации и за ее пределами.
Характеристики полезной информации
• качество - степень, в которой информация реально отражает действительность;
• своевременность - степень, в которой информация получается непосредственно после соответствующего события;
• полнота - степень, в которой информация содержит соответствующий объем данных;
• релевантность - степень, в которой информация относится к проблемам, решениям и задачам, входящим в сферу ответственности данного менеджера.
Управление информацией
• информационная система - механизм сбора, организации и распределения данных для работников организации;
• автоматизированная информационная система - информационная система, основанная на применении компьютерных технологий для создания информационной системы.
Задачи информационной системы управления
Конкретные задачи, которые должны решаться информационной системой, зависят от той прикладной области, для которой предназначена система. Области применения информационных приложений разнообразны: банковское дело, страхование, медицина, транспорт, образование и т.д. Трудно найти область деловой активности, в которой сегодня можно было обойтись без использования информационных систем. С другой стороны, очевидно, что, например, конкретные задачи, решаемые банковскими информационными системами, отличаются от задач, решение которых требуется от медицинских информационных систем.
Но можно выделить некоторое количество задач, не зависящих от специфики прикладной области. Естественно, такие задачи связаны с общими чертами информационных систем, рассмотренных в предыдущем разделе. Прежде всего, кажется бесспорным мнение о том, что наиболее существенной составляющей является информация, которая долго накапливается и утрата которой невосполнима.
В качестве примера рассмотрим ситуацию, существующую в Зеленчукской астрофизической лаборатории. В этой лаборатории в горах в районе Нижнего Архыза установлен один из крупнейших в мире зеркальных телескопов (диаметр зеркала - 6 метров). Уникальные природные условия этого района Северного Кавказа позволяют максимально эффективно использовать возможности обсерватории. В самом Зеленчуке имеется крупнейший в России радиотелескоп. Комбинированное использование этих ресурсов в течение многих лет (более 10) позволило астрофизикам накопить уникальную информацию относительно разного рода космических объектов. К сожалению, компьютерные возможности лаборатории в первые годы ее существования были весьма ограничены, и поэтому накапливаемые данные хранились в основном на магнитных лентах. Известно, что любой магнитный носитель стареет, а магнитные ленты еще и пересыхают. В результате основной проблемой группы поддержки информационных ресурсов уже несколько лет является копирование старых магнитных лент на новые носители. Старые ленты часто не читаются, и приходится тратить громадные усилия и средства для их реанимирования. Здесь уже не до создания информационной системы. Успеть бы спасти информацию. Хотя, конечно, астрофизикам очень нужны информационные системы, позволяющие хотя бы частично автоматизировать огромные объемы работ по анализу и обобщению накопленной информации. Основной вывод, который можно сделать на основе этой нравоучительной истории, состоит в том, что если некоторая организация планирует долговременное накопление ценной информации, то с самого начала должны быть обдуманы надежные способы ее долговременного хранения. В частности, информация, накопленная Зеленчукской лабораторий, должна храниться вечно.
Конечно, уровень надежности и продолжительность хранения информации во многом определяются конкретными требованиями корпорации к информационной системе. Например, можно представить себе малую торговую компанию с быстрым оборотом, в информационной складской системе которой достаточно поддерживать информацию о товарах, имеющихся на складе, и об еще неудовлетворенных заявках от потребителей. Но кто знает, не потребуется ли впоследствии полная история работы склада с момента основания компании.
Следующей задачей, которую должно выполнять большинство информационных систем, - это хранение данных, обладающих разными структурами. Трудно представить себе более или менее развитую информационную систему, которая работает с одним однородным файлом данных. Более того, разумным требованием к информационной системе является то, чтобы она могла развиваться. Могут появиться новые функции, для выполнения которых требуются дополнительные данные с новой структурой. При этом вся накопленная ранее информация должна остаться сохранной. Теоретически можно решить эту задачу путем использования нескольких файлов внешней памяти, каждый из которых хранит данные с фиксированной структурой. В зависимости от способа организации используемой системы управления файлами эта структура может быть структурой записи файла (как, например, в файловых системах DEC VMS) или поддерживаться отдельной библиотечной функцией, написанной специально для данной информационной системы (если, конечно, не удастся найти подходящую функцию в одной из существующих библиотек). Ко второму способу решения проблемы пришлось бы прибегать при работе в среде ОС UNIX.
При использовании такого подхода информационная система перегружается деталями организации хранилища данных. При выполнении функций уровня пользовательского интерфейса информационной системе самой приходится выполнять выборку информации из файлов по заданному критерию. Некоторые системы управления файлами позволяют выбирать записи по простому критерию, например, по заданному значению ключа записи. Но, во-первых, такие возможности выборки всегда ограничены, и с большой вероятностью придется вынести хотя бы часть функций выборки в код самой информационной системы. Во-вторых, наличие нескольких файлов данных разной структуры неявно предполагает, что при выполнении некоторых функций информационной системы потребуется выборка согласованной (по заданному критерию) информации из нескольких файлов. Такие возможности никогда не поддерживаются файловыми системами.
Известны примеры реально функционирующих информационных систем, в которых хранилище данных планировалось основывать на файлах. В результате развития большинства таких систем в них выделился отдельный компонент, который представляет собой примитивную разновидность системы управления базами данных (СУБД). Самодельные СУБД - главный бич информационных систем. Поначалу кажется, что все очень просто: набор возможных запросов становится известным при проектировании информационной системы; для каждого типа запроса можно придумать эффективный способ выполнения запроса. После этого остается простая программистская работа, и специализированная СУБД готова. Однако, потом оказывается, что не все возможные запросы были учтены при проектировании. Бедный разработчик СУБД постоянно добавляет в нее новые функции, пока не решает создать общий язык запросов, на котором можно сформулировать любой запрос к базе данных соответствующей информационной системы. Через некоторое время в корпорации принимают решение разработать еще одну информационную систему, структуры хранимых данных которой, естественно, отличаются от тех, что были в базе данных первой информационной системы. Что же, делать еще одну специализированную СУБД? Нет, говорит начальство. У нас уже есть одна. Давайте попробуем применить ее. И это приводит к тому, что наивный самодельщик вынужден сделать простую (скорее всего, персональную) СУБД общего назначения, которая может получить из базы данных информацию о структуре ее файлов (т.е. в базе данных хранятся теперь еще и метаданные, определяющие структуры обычных данных, - схема базы данных), а также выполнить произвольный запрос к этой базе данных. В результате, даже если удается добиться работоспособности разработанной СУБД, это означает всего лишь изобретение еще одного велосипеда, поскольку СУБД такого уровня существует великое множество. Они дешевы и поддерживаются производителями.
До сих пор мы говорили о тех функциях информационной системы, которые требуют выборки данных из внешнего хранилища, например, производят отчеты. Но откуда берутся данные во внешнем хранилище? Каким образом поддерживается соответствие хранимой информации состоянию предметной области? Конечно, для этого должны существовать дополнительные функции информационной системы, которые обеспечивают ввод, обновление и удаление данных. Поддержка этих функций существенно повышает уровень требований к СУБД.
Если говорить о групповых или корпоративных информационных системах, то их наличие предполагает возможность работы с системой с нескольких рабочих мест. Некоторые из конечных пользователей изменяют содержимое базы данных (вводят, обновляют, удаляют данные). Другие выполняют операции, связанные с выборкой из базы данных. Третьи делают и то, и другое. Вся проблема состоит в том, что такая коллективная работа должна производиться согласованно и желательно, чтобы согласованность действий обеспечивалась автоматически. Под согласованностью действий мы понимаем то, что оператор, формирующий отчеты, не сможет воспользоваться данными, которые начал, но еще не закончил формировать другой оператор. Оператор формирующий данные, не сможет выполнить операцию над данными, которыми пользуется другой оператор, начавший, но не закончивший формировать отчет. Оператор, желающий обновить или удалить данные, не сможет выполнить операцию до тех пор, пока не закончится аналогичная операция над теми же данными, которую ранее начал, но еще не закончил другой оператор. При поддержке согласованности действий все результаты, получаемые от информационной системы, будут соответствовать согласованному состоянию базы данных, т.е. будут достоверны и непротиворечивы.
Подобные рассуждения вызвали появления понятия классической транзакции. Будем понимать под целостным состоянием базы данных информационной системы такое ее состояние, которое соответствует требованиям прикладной области (или, вернее, требованиям модели прикладной области, на основе которой проектировалась информационная система). Тогда классической транзакцией называется последовательность операций изменения базы данных и/или выборки из базы данных, воспринимаемая СУБД как атомарное действие. Это означает, что при успешном завершении транзакции СУБД гарантирует наличие в базе данных результатов всех операций изменения, произведенных при выполнении транзакции. Условием успешного завершения транзакции является то, что база данных находится в целостном состоянии. Если это условие не выполняется, то СУБД производит полный откат транзакции, ликвидируя в базе данных результаты всех операций изменения, произведенных при выполнении транзакции. Тем самым, легко видеть, что база данных будет находиться в целостном состоянии при начале любой транзакции и останется в целостном состоянии после успешного завершения любой транзакции.
Все развитые СУБД поддерживают понятие транзакции. Если информационная система базируется на СУБД такого класса, то для обеспечения согласованности действий параллельно работающих конечных пользователей достаточно при проектировании системы правильно связать операции информационной системы с транзакциями СУБД. Это относится уже к области проектирования, и мы подробно обсудим проблемы в следующих частях курса.
Еще одно небольшое замечание относительно транзакций. СУБД может очень просто обрабатывать транзакции, выполняя их последовательно. Этого достаточно, чтобы обеспечить согласованность действий "параллельно" работающих операторов. Но реальной параллельности в этом случае, конечно, не будет. СУБД выстроит всех пользователей в общую очередь и будет пропускать по-одному даже если они вовсе не конфликтуют по данным. Развитые СУБД так не работают. Они стремятся максимально перемешивать запросы и операторы изменения базы данных, поступающие от разных транзакций, с тем лишь условием, что конечный результат выполнения всего набора транзакций будет эквивалентен результату их некоторого последовательного выполнения. В мире баз данных такая политика СУБД называется политикой полной сериализации смеси транзакций. Очевидно, что полная сериализация транзакций достаточна для достижения согласованности действий теперь уже действительно параллельной работы операторов информационной системы. Но полная сериализация транзакций не всегда является необходимой для требуемой согласованности действий. Существуют модели ослабленной сериализации, которая допускает еще большую параллельность и вызывает меньшие накладные расходы.
На первый взгляд кажется, что понятие транзакции чуждо персональным СУБД, с которыми в любой момент времени работает только один пользователь. Однако рассмотрим еще раз упоминавшуюся задачу надежного хранения данных. Что это означает более конкретно? Теперь, после того, как мы ввели понятия целостного состояния базы данных и транзакции, под надежностью хранения данных мы понимаем гарантию того, что последнее по времени целостное состояние базы данных будет сохранено СУБД при любых обстоятельствах. Одно такое возможное обстоятельство мы уже упоминали: нарушение целостности базы данных при окончании транзакции. Традиционное решение - откат транзакции. Второй возможный случай - аварийное выключение питания, в результате чего теряется содержимое основной памяти, в буферах которой, возможно, находились измененные, но еще не записанные во внешнюю память блоки базы данных. Традиционное решение - откат всех транзакций, которые не завершились к моменту аварии, и гарантированная запись во внешней памяти результатов завершившихся транзакций. Естественно, это можно сделать только после возобновления подачи питания в ходе специальной процедуры восстановления. Наконец, третий случай - авария внешнего носителя базы данных. Традиционное решение - переписать на исправный внешний носитель архивную копию базы данных (конечно, нужно ее иметь), после чего повторить операции всех транзакций, которые были выполнены после архивации, а затем выполнить откат всех транзакций, не закончившихся к моменту аварии. С разными модификациями развитые СУБД обеспечивают решение этих проблем за счет поддержки дополнительного файла внешней памяти - журнала базы данных. В журнал помещаются записи, соответствующие каждой операции изменения базы данных, а также записи о начале и конце каждой транзакции. Файл журнала требует особой надежности хранения (пропадет журнал - базу данных не восстановишь), что обычно достигается путем поддержки зеркальной копии. Вернемся к началу этого абзаца. Разве надежность хранения данных не нужна персональным информационным системам, если, конечно, они не совсем примитивны? Как мы видели, надежности хранения невозможно добиться, если не поддерживать в СУБД понятие транзакции. К сожалению, до последнего времени в большинстве персональных СУБД транзакции не поддерживались (само собой отсутствовали и средства определения и поддержки целостности баз данных). Поэтому о надежности хранения информации в информационных системах, основанных на персональных СУБД, можно говорить только условно.
В корпоративных информационных системах по естественным причинам часто возникает потребность в распределенном хранении общей базы данных. Например, разумно хранить некоторую часть информации как можно ближе к тем рабочим местам, в которых она чаще всего используется. По этой причине при построении информационной системы приходится решать задачу согласованного управления распределенной базой данных (иногда применяя методы репликации данных). При однородном построении распределенной базы данных (на основе однотипных серверов баз данных) эту задачу обычно удается решить на уровне СУБД (большинство производителей развитых СУБД поддерживает средства управления распределенными базами данных). Если же система разнородна (т.е. для управления отдельными частями распределенной базы данных используются разные серверы), то приходится прибегать к использованию вспомогательных инструментальных средств интеграции разнородных баз данных типа мониторов транзакций.
Традиционным методом организации информационных систем является двухзвенная архитектура "клиент-сервер". В этом случае вся прикладная часть информационной системы выполняется на рабочих станциях системы (т.е. дублируется), а на стороне сервера(ов) осуществляется только доступ к базе данных. Если логика прикладной части системы достаточно сложна, то такой подход порождает проблему "толстого" клиента. Каждая рабочая станция должна обладать достаточным набором ресурсов, чтобы быть в состоянии произвести прикладную обработку данных, поступающих от пользователя и/или из базы данных. Для того, чтобы клиенты могли быть "тощими", а зачастую и для повышения общей эффективности системы, все чаще применяются трехзвенные архитектуры "клиент-сервер". В этой архитектуре, кроме клиентской части системы и сервера(ов) базы данных, вводится промежуточный сервер приложений. На стороне клиента выполняются только интерфейсные действия, а вся логика обработки информации поддерживается в сервере приложений. В следующих частях курса мы рассмотрим возможные технологии организации трехзвенных архитектур.
Заметим, что некоторые черты трехзвенности могут присутствовать и в двухзвенной архитектуре. Если, например, используемый сервер баз данных поддерживает развитый механизм хранимых процедур (например, такой, как в Oracle V.7), то можно перебросить некоторую часть логики приложения на сторону баз данных. Заметим, что механизм хранимых процедур недостаточно полно специфицирован в стандарте языка SQL. Как только вы решаетесь использовать действительно развитые средства, то немедленно привязываете свою информационную систему к конкретному производителю серверов баз данных. Развязаться будет очень трудно.
И наконец, еще один класс задач относится к обеспечению удобного и соответствующего целям информационной системы пользовательского интерфейса. Более или менее просто выяснить функциональные компоненты интерфейса, например, какого вида должны предлагаться формы и какого вида должны выдаваться отчеты. Но построение действительно удобного и неутомительного для пользователя интерфейса - это задача дизайнера интерфейса. Простой аналог: при наличии полного набора качественной мебели хороший дизайнер сможет красиво оформить удобную для жизни квартиру (все на месте и под рукой). Плохой же дизайнер, скорее всего, добьется лишь того, что сможет запихнуть в квартиру всю мебель, а потом хозяину квартиры все время будет казаться, что у него слишком много ненужной мебели и ничего невозможно найти. Нужно отдавать себе отчет в том, что задача эргономичности интерфейса не формализуется. При ее решении не помогут никакие средства автоматизации разработки интерфейса. Такие средства облегчают только построение компонентов интерфейса. Построение же полного интерфейса - это творческая задача, при решении которой нужно учитывать требования эстетичности и удобства, а также принимать во внимание особенности конкретной области применения информационной системы.
На первый взгляд упомянутая задача кажется не очень существенной. Можно полагать, что если информационная система обеспечивает полный набор функций и ее интерфейс обеспечивает доступ к любой из этих функций, то конечные пользователи должны быть удовлетворены. На самом деле, это не так. Пользователи часто судят о качестве системы в целом исходя из качества ее интерфейса. Более того, эффективность использования системы зависит от качества интерфейса. Поскольку, как отмечалось выше, задача построения эргономичного интерфейса не формализуется, мы больше не будем затрагивать ее в этом курсе, а ограничимся рассмотрением вопросов построения компонентов интерфейса.
Информационные проблемы управления
Внедрение информационных технологий в деятельность компании только на первый взгляд представляет изменение одного их четырех элементов – "организационные структуры и системы".
В действительности, этот элемент взаимосвязан с остальными компонентами, входящими в систему, и нарушение равновесия неизбежно повлечет за собой:
• изменение задач, видов и характеристик работ и качества их выполнения;
• пересмотр неформальных отношений (культуры организации);
• сопротивление персонала.
Таким образом, внедрение информационных технологий было бы неверно рассматривать как самодостаточный процесс изменения одного из элементов модели. По сути дела, он является частью более общего процесса изменений, затрагивающего все компоненты рассматриваемой системы, влияющей на организацию в целом. Проведение изменений без учета этого влияния может привести к непредсказуемым последствиям.
Корни данной проблемы появляются на этапе постановки задачи о необходимости внедрения тех или иных технологий – менеджер выявляет неэффективную работу какой-либо из подсистем и, рассматривая ее как самодостаточный элемент, формулирует задачу о необходимости внедрения соответствующего решения. При этом, некорректная формулировка задачи, вполне естественно, приводит к неудовлетворительному результату.
Системное мышление подразумевает другой подход к проведению изменений.
Как правило, проблемная ситуация порождена тем, что заказчик исследования высказывает определенное неудовольствие в связи с тем, как у него складываются дела. Это – отправная точка. Компании, в лице заказчика хотелось бы в результате проведения изменений придать организации некоторое новое качество, имеющее вполне конкретные характеристики.
К сожалению, на практике происходит обратное: менеджер, не выясняя характеристики ситуации изменения, сразу же формулирует проблему, и приступает к ее решению, применяя методы, предназначенные для жестких систем. Но эти методы в данной ситуации не работают. Это определяет первую и, пожалуй, главную причину неудовлетворительных результатов внедрения информационных технологий.
В результате: либо появляются отдельные, узкоспециализированные решения; либо неудачная попытка внедрения интегрированной информационной системы, – но ни первое, ни второе не приводит к достижению поставленной цели. В обоих случаях, причина одна – не была проведена диагностика текущего состояния на предмет выявления характеристик ситуации изменения, и соответственно, применены методики, которые просто не работают в сложившихся обстоятельствах.
По опыту российских аналитиков, в большинстве случаев выявляются следующие основные проблемы при внедрении систем управления:
• отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
• необходимость в частичной или полной реорганизации структуры;
• необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
• сопротивление сотрудников;
• временное увеличение нагрузки во время внедрения системы;
• отсутствие лидера и квалифицированной команды для ее внедрения.
Предлагаемая методика проведения изменений, как раз направлена на то, чтобы выявить эти проблемы не на этапе внедрения самого решения, а до того, и, соответственно, заранее провести комплекс изменений и развивающих мероприятий. В этом случае, процесс внедрения информационных технологий уже можно было бы рассматривать как достаточно жесткую и вполне ограниченную задачу, решаемую в рамках, более общего, процесса организационного развития (ОР), направленного на трансформацию всей организации.
Наряду с отмеченными затруднениями, методология ОР позволяет выявить симптомы других проблем различных уровней, которые, к сожалению, не учитываются при традиционном подходе.
Мы рассмотрели некоторые проблемы и методы внедрения новых информационных технологий, которые затрагивают общие вопросы менеджмента проведения изменений, теперь можно более подробно обсудить возможную схему последовательности действий.
Информационная среда управления
Очевидно, что появление компьютера на столе директора школы предполагает изменение условий управления. Эти условия в общей сложности создают единую информационную среду управления образованием – совокупность организационных, программных и информационных ресурсов, предназначенных для управления образовательным учреждением на основе информационных технологий.
Одним из критериев оптимального функционирования информационной среды является показатель качества управления, определяемый оперативностью и своевременностью выявления управленческих проблем, надежности управления.
Учитывая функциональные компоненты показателя и определив основные требования к построению модели управления, мы приходим к выводу, что идеальная модель управленческого цикла представляет собой винтовую линию, построенную в пространственных координатах времени, информации и ценности управленческого решения.
Отметим, что представлена идеальная модель функционирования информационной среды управления образованием, в которой объем информации остается неизменным, ценность информации также имеет постоянное значение. Эти условия будут выполняться в замкнутой, стабильно функционирующей системе.
Реальная образовательная система всегда является открытой. Если рассматривать информационный ресурс системы управления образованием в такой системе, то его структуру можно представить в виде следующей схемы.
В модели представлена последовательность сменяющих друг друга конструкций структурного усложнения цикла управления. Каждая последовательно создаваемая конструкция (виток спирали) соответствует не части, а целостному циклу управления, наблюдаются приращение как объема информации (шаг спирали), так и ценности управленческого решения (толщина спиральной линии). Каждая последующая конструкция цикла управления исходит из предыдущей посредством добавления приращения. Каждая предыдущая конструкция цикла управления входит в последующую. Несмотря на непрерывную смену конструкций, цикл управления как объект исследования остается одним и тем же.
Отметим, что объем информационного ресурса оперативного управления должен оставаться постоянным за счет увеличения объема архивной части информационного ресурса. Для экспертизы ценности архивного информационного ресурса возможно использовать критерии, описанные Е.В. Алексеевой, среди которых значимость ресурса для разработки стратегии.
Исследовав последовательность принятия управленческих решений и возможные способы его формализации, мы можем определить критерии для построения модели управленческого цикла:
1) Анализ исходных данных, представление проблемы и осмысление процедуры ее решения.
2) Необходимость формализации управленческого решения.
3) Определение требований к управленческому решению (установка критериев, формулировка замысла).
4) Проверка правомерности требований управленческого решения.
5) Разработка вариантов управленческого решения (выявление всей возможной информации и ее анализ, моделирование результата).
6) Выбор варианта управленческого решения.
7) Организация выполнения управленческого решения.
8) Контроль и коррекция управленческого решения.
Оценивая каждый из критериев экспертными методами, мы сможем определить достоинство эффективность управленческих решений, выяснить, насколько доступна информация о принятых решениях, насколько развита система ценностей.
Таким образом, мы рассмотрели три модели эволюции управленческого решения. Первая модель является идеальной и позволяет нам судить о том, что в стабильно функционирующей образовательной системе единая информационная среда управления образованием должна быть постоянной. Неизменность объема информационного ресурса должна обеспечиваться архивной частью управления, которая отражается в модели накопления информационного ресурса. Выделив критерии разработки управленческого решения, мы можем построить его модель, которая является частью спирали и отражает ценность каждого этапа принятия управленческого решения.
Построенные модели позволяют нам приступить к разработке автоматизированной информационно-поисковой системы, которая является программным комплексом для осуществления мониторинга управленческого решения, и отражать развитие единой информационной среды управления образованием.
Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам. После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу. Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу. Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло. -так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?
В советские времена у телефонисток на коммутаторе висел лозунг, из которого следовало, что они все ратуют за свободные сексуальные отношения. Что это был за лозунг?
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
