Отечественные традиции в практике составления официальных документов
Значение документов в Древней Руси
Практика составления официальных документов восходит еще к седой древности. Виды официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие из них имеют тысячелетнюю историю.
Уже в те далекие времена письменный документ служил гарантией выполнения обязательств и ему придавалось важное значение. Так, в договоре с Византией 944 г. читаем: «...Отныне же да приходят с грамотой от князя русского, в которой будет засвидетельствовано их мирное намерение... Если же придут без грамоты, да содержатся под стражею, доколе известим о них князя русского».
С древних времен существовали процессуальные нормы, сохранившиеся до наших дней: «...Сии условия написаны на двух хартиях: одна будет у царей греческих; другую ими написанную доставят великому князю русскому Игорю...».
Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, а также в церквах и монастырях. Из-за пожаров, княжеских междоусобиц, татаро-монгольских набегов письменные документы эпохи Киевской Руси не сохранились. Сведения о них дошли до нас в более поздних списках.
Благодаря летописанию до наших дней дошли такие бесценные материалы, как «Повесть временных лет», юридический памятник «Русская Правда», известные международные акты — договоры Руси с греками, т. е. с Византией (X в.). Договоры с Византией 907, 911, 944 (45), 971 гг. являются первыми международными договорами Древней Руси.
В Пскове письменные документы хранились при Троицком соборе в ларях-сундуках. Государственные или церковные акты, которые утверждались на вече, помещали в «Ларь святой Троицы», придавая им тем самым юридическую силу. После того как акт терял свое значение, по постановлению веча его извлекали из ларя и уничтожали. Эта процедура носила официальный торжественный характер. Псковский ларь был не только архивом, но и канцелярией.
В жизни Новгородской республики большую роль играло вече. Оно являлось носителем верховной власти: разрешало вопросы войны и мира, внутренней политики, утверждало уставы и законы. Решения веча оформлялись в особой канцелярии — «вечевой избе», возглавляемой вечевым дьяком, Здесь же находилась и печать «великого Новгорода».
До XV в. деловым письмом при князьях занимались дьяки, а при наместниках и волостелях — писцы и подьячие.
В XVI—XVII в Русском государстве действовала система приказов — центральных государственных учреждений, которые подчинялись царю и Боярской думе. Приказов насчитывалось около 80, в каждом из них было от 3 до 400 «приказных людей». Во главе приказа стоял судья, который управлял совместно с товарищами — помощниками или заместителями — дьяками. Дьяки из простых писцов становились начальниками приказных канцелярий, руководили всеми текущими делами и делопроизводством. В подчинении у них были «письменные головы» различных рангов: подьячие (старшие, средней руки и младшие), писцы, писчики, переписчики, а также приставы, переводчики, сторожа.
Люди, занимавшиеся составлением документов по тому или иному делу, как правило, хорошо знали сами дела: дьяки, подьячие бывали членами дипломатических миссий, выполняли важные функции внутриполитического, управленческого, финансового и судебного характера. Итак, уже в период XV—XVII в. сложился штат людей, непосредственно занимавшихся составлением документов или причастных к этому.
Деятельность канцелярии, работа ее отдельных служащих по созданию официальных текстов видна через различные элементы оформляющей части документа, относящиеся к исполнению, доставке и хранению. На каждом документе, который поступал в приказ, проставлялась дата получения (эта процедура неукоснительно выполняется и в наши дни).
Интересно, что уже на раннем этапе деятельности русской канцелярии документ является плодом коллективного творчества; с середины XVI в. имеются прямые указания на необходимость коллективного составления ряда документов. В делопроизводстве этой эпохи отчетливо различались функции администраторов и исполнителей документов.
В составлении деловой бумаги участвовали как минимум два лица: один сочинял текст, был ответственным за его содержание, другой являлся непосредственным исполнителем, отвечал за точность передачи текста. Это видно из помет в конце документа: один «справлял», другой «скреплял», «закреплял», справленный (написанный и выправленный) текст.
Русская канцелярия четко различала тексты лицевой и оборотной стороны листа. Для разного рода помет обычно использовалась оборотная сторона.
Лицевая сторона документа так и называлась «лицом». На ней тоже были пометы, но только на частных актах, требовавших фиксации или решения по ним.
Площадь листа, на котором размещался текст документа, также имела свои названия. Так, верх листа и писанная на нем часть документа называлась «головой»; часть листа под основным текстом с лицевой или оборотной стороны называлась «исподом» (на этой площади обычно размещались отдельные реквизиты оформляющей части документа). Окончательно оформленный, вступивший в документооборот беловой вариант документа назывался «матицей». При составлении копии, списка документа обязательно указывались отличительные особенности его матицы как подлинника, иногда сообщалось место ее хранения.
С созданием приказов в Русском государстве появилось обширное бумажное делопроизводство. В процессе практической деятельности приказов появились прямые предписания по содержательной и оформляющей частям документов, порядок их оформления и движения как внутри приказа, так и между ними. Делопроизводство требовало определенных навыков и опыта, которых часто не имел начальник приказа — судья, поэтому в помощники судьям в приказы назначались дьяки. Делопроизводство в учреждениях XVI—XVII вв. основывалось на канцелярских традициях и не регулировались законодательством.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
С созданием в 1720 г. Петром I «Генерального регламента», ставшего основой организации делопроизводства в XVIII в. в государственных учреждениях, в законодательном порядке была оформлена новая система документирования.
Было решено взять за образец шведские коллегии и, учитывая особенности российского государственного строя, постепенно вводить в России коллегиальную систему управления. Петр I подчеркивал важность коллегиальности в работе государственных учреждений — «что един не постигнет, постигнет другой».
В «Генеральном регламенте» дается законченная система норм по документированию внутренней деятельности центральных распорядительных органов отраслевого управления — коллегий и их переписке с другими учреждениями.
Наиболее важные документы составлялись секретарем, остальные по указанию секретаря — канцеляристами. Часть документов составлялась по «генеральным формулярам», т. е. появились обязательные формы документов. Кстати, обязательность составления документов по формулярам предусматривается многими законоположениями Петра.
Разновидностями переписки были письма, доношения, реляции, известия, требования, прошения. На документе, поступившем в коллегию, секретарь в верхнем правом углу проставлял дату и номер.
В 1722 г. издается «Табель о рангах», положившая начало строгой системе чинов, званий, титулов, употребление которых в официальных бумагах было обязательным до 1917 г.
Делопроизводство в системе управления на основе единоначалия
В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, управление осуществлялось на основе единоначалия с помощью таких официальных документов, как циркуляры и распоряжения (в гражданских делах), приказы (в военных делах). Разработанное крупнейшим государственным деятелем М.М. Сперанским «Общее учреждение министерств» (1811 г.) установило единообразие делопроизводства и отчетности.
Рассуждая о свойствах слов, М.М. Сперанский рекомендовал придерживаться строгих языковых правил. Рекомендации М.М. Сперанского, его творческие усилия в деле формирования канцелярского стиля речи внесли огромный вклад в то, что в наши дни принято называть унификацией языка официальной переписки.
Режим Временного правительства не внес существенных изменений в речевую практику подготовки официальных писем. 15 марта 1917 г. Временное правительство приняло постановление «Об упрощении формы официальных сношений и бумаг», которое заключалось лишь в отмене «титулования и заключи
тельной формулы деловых писем, выражающей личные чувства»; точно так же, как в заседаниях, строго соблюдался этикет служебной иерархии, в практике оформления официальных документов сохранился традиционный речевой ритуал.
Делопроизводство в советский период. Единая Государственная система делопроизводства
После Великой Октябрьской социалистической революции В.И. Ленин поставил вопрос о коренной перестройке ведения служебной документации и практики подготовки официальных писем.
На I Московской инициативной конференции по нормализации техники управления, состоявшейся в сентябре 1922 г., был поставлен вопрос о стандартизации деловой переписки. В 20е гг. специалистами Института техники управления была сформулирована задача унификации и стандартизации документных форм и процессов.
В 60—80е гг. в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений.
В советский период было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. Еще в 1970 г. был введен Государственный общесоюзный стандарт (ГОСТ) 1648770 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», включивший определения 18 терминов (документ, подлинник документа, черновик документа, копия, выписка из документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, формирование дела, номенклатура дел, оформление дела, документоведение и др.). Стандарт установил единую терминологию и их обязательность для применения в документации всех видов научно-технической, учебной, справочной литературы. Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, так как применение терминов синонимов запрещалось.
Дальнейшая работа в этой области привела к созданию Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Несмотря на то, что с момента ее разработки прошло уже более четверти века, ее положения используются во многом и в настоящее время.
Целью ЕГСД являлась выработка и внедрение в практику апробированных рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. Внедрение основных положений ЕГСД в практику работы учреждений страны, хотя она и не имела юридической силы нормативного документа, позволило в 1974— 1987 гг. усовершенствовать документирование управленческой деятельности, создать условия для разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления (АСУ) и их отдельных подсистем.
Основные положения ЕГСД состоят из общей части и восьми тематических разделов и положений. Здесь сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложен принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, построению текстов документов, их языку и стилю.
Главное требование ЕГСД к организации документооборота — максимально возможная централизация операций по обработке документов, регулирование их движения внутри учреждения. Упорядочение документооборота — одно из условий успешного внедрения автоматизированной обработки документов.
Важнейшими требованиями к регистрации и поиску документов по ЕГСД являются: однократность регистрации, введение единой унифицированной регистрационной карточки, единый учет инициативного и ответного документов, взаимосвязь их индексов, организация на базе регистрационных карточек справочно-информационной службы.
Основная цель контроля исполнения заключается в своевременном и качественном решении вопросов, содержащихся в документах. В приложении ЕГСД дан примерный перечень документов, подлежащих контролю за их исполнением, с указанием сроков исполнения, формы учета исполнения.
В ЕГСД изложены принципы группировки исполненных документов в дела и систематизации документов внутри дела. Основным учетно-информационным справочником по составу и содержанию исполненных документов должна служить номенклатура дел.
Положения ЕГСД, связанные с подготовкой документов к последующему хранению и использованию, включают рекомендации по организации работы экспертной комиссии, правильному оформлению обложек дел, составлению описей и порядку передачи дел в архив учреждения.
Рекомендации ЕГСД, касающиеся обеспечения максимальной эффективности труда, заключаются в установлении единообразия в построении делопроизводственных служб, четком определении их функций, регламентации должностного и численного состава делопроизводственного персонала.
Таким образом, в Основных положениях ЕГСД указаны направления рациональной организации делопроизводства. В рамках ЕГСД в 1975—1990 гг. были приняты и пересматривались государственные стандарты, касающиеся унифицированных систем документации и организационно-распорядительной документации.
Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях
Технический прогресс обусловливает новые требования к составлению и оформлению официальной документации.
Сфера деятельности человека, связанная с разработкой н оформлением документов, организацией их движения, учета и хранения называется делопроизводством. Равнозначен ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.
Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.3097, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31.07.97.
Государственные стандарты Российской Федерации — нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:
• Федеральных органах государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного управления;
• предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.3097, принятое Постановлением Госстандарта России № 9ст.
Порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6.3097 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела.
Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:
• единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
• новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации
• делового стиля документов, основных требования при составлении и унификации текстов документов;
• правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
• правил проектирования бланков документов;
• правил учета, использования и хранения бланков и печатей;
• правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.
Ценным практическим пособием при составлении служебных документов являются методические рекомендации по унификации текстов документов, использование которых поможет практикам успешно решать следующие задачи:
• упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
• унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;
• сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;
• использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;
• ускорить процессы принятия управленческих решений».
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления изложены в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной коллегией Главархива (приказ Главархива № 33). ГСДОУ, являясь по сути общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работы и службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.
Составную часть ГСДОУ представляет собой альбом образцов форм и примеров организационно-распорядительных документов. Альбом схемп-лакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности.
Унифицированные формы некоторых ОРД были разработаны в начале 1980х гг., перерабатывались 1993 г. и в настоящее время входят в состав альбома унифицированных форм организационно-распорядительной документации (УСОРД), содержащего также инструктивные и методические материалы по применению этих форм. Рекомендации УСОРД необходимо учитывать при составлении и оформлении ОРД.
Вопросы организации работы с документами, т. е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением и др., описаны в Основных положениях ГСДОУ. Технологические решения по основным задачам делопроизводства, содержащиеся в ГСДОУ, могут быть использованы в традиционных (ручных) и в автоматизированных (с использованием ПЭВМ) системах обработки информации.
В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.
В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств и ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организаций, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов. Правила содержат унифицированные формы документов, создаваемых при организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.
Пред архивная обработка документов включает в себя важную работу по оформлению обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, производимых в соответствии с ГОСТ 1791472.
При определении сроков хранения документов организации нормативно-справочными пособиями являются Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения и примерный перечень управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.
Все аспекты организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение в документировании. Производственные ситуации, с одной стороны, разнообразны, с другой — повторяются и требуют конкретных решений, оформленных документально. Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.
Стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил.
Стандартизация — это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результатах науки, техники и практического опыта.
В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения.
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:
• межгосударственные (региональные) стандарты (ГОСТ), применяемые в установленном порядке;
• государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
• стандарты отраслей (ОСТ);
• стандарты предприятий (СТП);
• правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России. Их требования обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.
Унифицированные системы документации
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
Унификация — это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация — это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.
УСД — это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:
Унифицированная система организационно распорядительной документации:
• документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятия, организации;
• документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;
• документация по распорядительной деятельности организации;
• документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;
• документация по приему на работу;
• документация по переводу на другую работу;
• документация по увольнению с работы;
• документация по оформлению отпусков;
• документация по оформлению поощрений;
• документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Унифицированная система банковской документации:
• платежная документация по безналичным расчетам через банки;
• документация по кредитным операциям банков;
• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
• документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
• выходная документация банков;
• документация по депозитарным операциям банков;
• платежная документация по безналичным расчетам через банки — внутрибанковские формы документов;
• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) — внутрибанковские формы документов;
• выходная документация банков — внутрибанковские формы документов;
• документация по денежному обращению — внутрибанковские формы документов;
• документация по кредитным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
• бухгалтерская документация — внутрибанковские формы документов.
Унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:
• финансовая документация;
• отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.
Унифицированная система отчетно-статистической документации:
• документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
• документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
• документация по статистике труда;
• документация по статистике материальных ресурсов;
• документация по статистике финансов;
• документация по социальной статистике;
• документация по статистике промышленности;
• документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
• документация по статистике капитального строительства;
• документация по статистике внешнеэкономических связей;
• документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
• документация по статистике транспорта и связи;
• документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
• отчетная бухгалтерская документация;
• регистры бухгалтерского учета;
• первичная учетная документация.
Унифицированная система документации по труду:
• документация по состоянию рынка труда;
• документация по трудовым отношениям;
• документация по повышению квалификации работников органов по труду;
• документация по охране труда;
• документация по минимальным потребительским бюджетам;
• документация по обращениям в органы по труду.
Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации:
• документация по учету и распределению средств;
• документация по планово-экономической деятельности;
• документация по контрольно-проверочной деятельности.
Унифицированная система внешнеторговой документации:
• оперативно-коммерческая документация;
• товаросопроводительная документация;
• расчетная внешнеторговая документация;
• документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
• транспортная внешнеторговая документация;
• экспедиторская внешнеторговая документация.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами.
При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.
Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.
Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок. Трафаретизация — это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией. Под деловой корреспонденцией в делопроизводстве понимается совокупность служебных писем, телеграмм (телефонограмм), которыми обмениваются предприятия.
Деловая корреспонденция разнообразного содержания пересылается по почте, в том числе электронной, и служит средством общения между предприятиями, организациями, частными лицами. Переписка занимает в объеме документации предприятия до 80%. В целях организации более эффективной работы предприятия, создаются сборники трафаретных текстов. При этом нередко многие тексты имеют по несколько запасных вариантов, Чтобы написать, например, письмо, следует подобрать нужный вариант текста, проставить цифры или фамилии и подписать.
Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации
Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское и таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды устанавливаются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Классификатор предназначен для:
• решения задач кодирования и регистрации форм документов, их учета и систематизации;
• упорядочения информационных потоков;
• сокращения количества применяемых форм и исключения из обращения неунифицированных форм документов;
• контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
• организации контроля за применением унифицированных форм документов.
Разработка унифицированных форм документов возлагается на министерства Российской Федерации, а регистрация и включение их в ОКУД — на ВНИИКИ Госстандарта России.
В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:
• первый и второй знаки (класс форм) — принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 09 — унифицированная система документации Пенсионного фонда);
• третий и четвертый знаки (подкласс форм) — общность содержания множества форм документов и направленность их использования (например, 01 — документация по учету и распределению средств);
• пятый, шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 004 — расчетная ведомость по страховым взносам);
• восьмой знак — контрольное число.
Таким образом, в ОКУД принята трехступенчатая иерархическая система классификации и серийно-порядковый номер кодирования. Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.
Использование различных носителей информации в документировании
Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Носитель — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Наряду с бумагой применяются магнитные носители.
Документирование — регламентированный процесс записи (фиксации) информации на различных носителях по установленным правилам, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется в соответствии с нормативными актами.
Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием различных носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации. Отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление возможность передачи во времени и пространстве, ее многократное использование.
Состав реквизитов документа. Порядок оформления реквизитов. Составные части документа. Бланк документа
Объектом делопроизводства является документ — деловая бумага, составленная, оформленная и подписанная соответствующим образом. Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. В переводе с латинского слово «документ» означает «поучительный пример», «способ доказательства», «свидетельство». Все документы состоят из отдельных элементов, называемых реквизитами (от лат. Requisitum — требуемое, необходимое).
Документ включает обязательные реквизиты, к ним прежде всего относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью компьютерной техники и образуют официальный бланк документа.
Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица — общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (Приложения 1, 2, 3, 4, 5, 6).
Государственный стандарт Российской Федерации о порядке оформления документов — ГОСТ Р 6.3097 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», действующий в настоящее время, устанавливает: состав реквизитов документов, требование к оформлению реквизитов документов, требование к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, создаваемые любыми, как государственными, так и негосударственными организациями. В качестве приложения к стандарту приводятся схемы расположения реквизитов и границ зон, а также образцы бланков документов.
Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного размера под размещение информационных элементов документа называют формуляром. Формуляр документа — это набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр, который строится на основе стандартной конструкционной сетки с шагом, связанным с печатающими устройствами, и представляющим собой модель документа, называется формуляром-образцом.
ГОСТ Р 6.3097 определяет схемы расположения реквизитов документов и границы зон в формате А4 на угловом и продольном бланках.
Площадь формата делится на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов бланка и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения (папках, скоросшивателях и т. п.). Поле для размещения реквизитов бланка располагается в левом верхнем углу формата или в верхней части формата при продольном расположении реквизитов бланка.
Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа. Информационные элементы документа в делопроизводстве, как было сказано выше, называют реквизитами документа. Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты — это реквизиты, наносимые при составлении документа или бланка документа.
Переменные реквизиты — это реквизиты, наносимые при составлении документа или работе с ним.
При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
1 — Государственный герб Российской Федерации;
2 — герб субъекта Российской Федерации;
3 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4 — код организации;
5 — код формы документа;
6 — наименование организации;
7 — справочные данные об организации;
8 — наименование вида документа;
9 — дата документа;
10 — регистрационный номер документа;
11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 — место составления или издания документа;
13 — гриф ограничения доступа к документу;
14 — адресат;
15 — гриф утверждения документа;
16 — резолюция;
17 — заголовок к тексту;
18 — отметка о контроле;
19 — текст документа;
20 — отметка о наличии приложений;
21 — подпись;
22 — гриф согласования документа;
23 — визы согласования документа;
24 — печать;
25 — отметка о заверении копии;
26 — отметка об исполнителе;
27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 — отметка о поступлении документа и направлении его в дело;
29 — идентификатор электронной копии документа.
Расположение реквизитов на формате А4 углового бланка и на том же формате А4 продольного бланка:
1. Государственный герб Российской Федерации (01) помещают на бланках документа в соответствии с «Положением о Государственном гербе Российской Федерации».
2. Герб субъекта Российской Федерации (02) размещают на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регулируется соответствующими нормативными актами субъектов Федерации. Герб города, района РФ размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города или района в соответствии с использованием герба города, района Российской Федерации, установленными нормативными актами городов, районов России.
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03) проставляется на бланках документа в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест нахождения товаров».
4. Код организации (04) проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Он позволяет избежать ошибок при передаче длинных и сложно воспроизводимых названий организаций.
5. Код формы документа (05), входящего в состав УСД, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).
6. Наименование организации (06) является собирательным обозначением автора документа. Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Сокращенное наименование организации и наименование на иностранном языке приводят в тех случаях, если они закреплены в учредительных документах организации. Их помещают ниже полного наименования. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Документ, подготовленный совместно двумя и более организациями, составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций печатают на чистом листе бумаги, располагают их в соответствии с рангом. Возможно оформление реквизитов совместных бланков на компьютере.
7. Справочные данные об организации (07). Содержат сведения, важные для организации при информационных контактах, и включают: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или ОКОГУ, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (телефакс, телекс, счет в банке, ИНН, адрес электронной почты, адрес в Интернете и т. д.).
8. Наименование вида документа (08) должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации. Наименование вида документа пишется, как правило, прописными буквами. В письмах наименование вида документа не указывается, за исключением гарантийных писем.
9. Дата документа (09). Указывает время создания документа; время его подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации. Все эти действия обязательно датируются, поэтому ГОСТ определяет местонахождение каждого из них. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 29 мая 2001 г. следует оформлять 29.05.2001. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 29 мая 2001 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, число, например: 2001.05.29. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
10. Регистрационный номер документа (10). Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Регистрационный номер состоит из порядкового номера регистрации, может дополняться индексом дела, в которое будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, кодом автора, корреспондента и др.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11). Используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
12. Место составления или издания документа (12) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала.
13. Гриф ограничения доступа к документу (13) свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. В соответствии с законом «Об информации, информатизации и защите информации» информация с ограниченным доступом подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную информацию. Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне», в котором установлены три степени секретности: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно». Перечень документов, отнесенных к государственной тайне, определен Указом Президента Российской Федерации № 1203. Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента Российской Федерации № 188. Документы, имеющие сведения конфиденциального характера, помечаются грифом «Для служебного пользования» (ДСП); «Конфиденциально», КТ (коммерческая тайна) и т. д. Гриф ограничения доступа к документу при необходимости может дополняться номером экземпляра документа. Реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа, например: Конфиденциально экз. 2
14. Адресат (14). В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность лица, которому адресован документ, в дательном.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
Документ не должен содержать более четырех адресов. При количестве адресатов более четырех рекомендуется составлять список рассылки документа.
На документах, направляемых постоянным корреспондентам, почтовый адрес не проставляется.
В соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ № 1239, устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:
• наименование адресата (наименование организации — юридического лица или ФИО для физических лиц);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• название области, края, автономного округа (области), республики;
• страна (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.
На конверте адрес корреспондента пишется в нижней правой части, а адрес отправителя — в левом верхнем углу в том же порядке, что и адрес корреспондента.
Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.
15. Гриф утверждения документа (15). Этот гриф указывает на нормативный или правовой характер содержания документа. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа другим документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в табеле форм документов организации или в Инструкции по делопроизводству организации.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.
16. Резолюция (16) оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению данного документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе. Включает И. О. Ф. исполнителя (кому поручается исполнение); содержание поручения (конкретные действия); срок исполнения, подпись и дату. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюций на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
17. Заголовок к тексту (17) выражает краткое содержание текста, его смысловую нагрузку. Содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено (О создании аттестационной комиссии, О подготовке к...). Заголовок составляет тот, кто составляет текст документа. К тексту документа, оформленного на формате А5, заголовок можно не составлять. При регистрации документа заголовок записывается в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
18. Отметка о контроле (18). Этот реквизит означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа — это срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
19. Текст документа (19), отражает основное смысловое содержание документа. Тексты документов могут быть оформлены в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
Связный текст применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, писем. Текст подразделяют на разделы и подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки и подзаголовки. Заголовки пишутся с прописной буквы или прописными буквами, подзаголовки — с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть, например, приказ по личному составу обычно содержит только распорядительную часть; в письмах-просьбах, сопроводительных письмах, письмах-извещениях, письмах-приглашениях и др. вводная часть, как правило, отсутствует.
Анкета это форма представления текста документа, постоянной информацией в которой является наименование признака, а переменной — их характеристика.
Таблица — форма представления документа, содержащего информацию, характеризующую объект по определенным признакам. Наименование признаков — постоянная информация, их характеристики — переменная.
Документы должны быть написаны деловым стилем, к признакам которого относится: нейтральный тон; точность и краткость изложения; лаконичность и ясность текста.
20. Отметка о наличии приложения (20). Этот реквизит располагают после текста от границы левого поля. Если приложение названо в тексте, его оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров: при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами без знака №.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение ПРИЛОЖЕНИЕ № писать прописными буквами, а также центрировать этот реквизит относительно самой длинной его строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу Председателя Правления банка № 105.
21. Подпись (21). В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Если наименование должности лица, подписавшего документ, располагается в несколько строчек, допускается его центровка относительно самой длинной строки, например:
Заместитель председателя
Правления банка личная подпись В.Ф. Анисимов При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор С.Т. Степанов
Главный бухгалтер Н.А. Крылова
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне.
Документ может быть подписан и. о. должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог за, надпись от руки Зам. или косую черту перед наименованием должности.
22. Гриф согласования документа (22) выражает согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.
Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО Директор Учебного центра НИИ статистики
Личная подпись И.И. Лосев 25.05.2018 Согласование может осуществляться письмом, решением, актом и другим документом. Например: СОГЛАСОВАНО Решение методической комиссии Учебного центра НИИ статистики Протокол от 25.05.2018 № 6
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования.
23. Визы согласования документа (23). Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Юрисконсульт
Личная подпись Т.С. Власова
05.06.2018
При наличии замечаний к документу перед подписью и датой пишется фраза: «Замечания прилагаются». Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
В отдельных случаях визируется каждый лист документа.
24. Печать (24) ставится на документах с целью удостоверения их подлинности. Печати бывают гербовые и простые. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих права изображать государственную символику, ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным актом.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте.
25. Отметка о заверении копии (25)
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Отметка о заверении копии оформляется следующим образом:
ниже реквизита Подпись проставляют: заверительную надпись Верно, должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения. Например: Верно З.А. Ковалева Главный специалист Управления делами личная подпись 18.05.2001.
Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий (протокольного отдела, канцелярии, общего отдела и т.п.).
26. Отметка об исполнителе (26) проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Включает в себя фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.
При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания.
27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27). Документ считается исполненным, если решены все вопросы, поставленные в нем. На исполненном документе ставят отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Она включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
28. Отметка о поступлении документа в организацию (28) проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Состоит из порядкового номера, даты поступления документа в организацию. При необходимости указываются часы и минуты. Как правило, отметку о поступлении проставляют автоматическим нумератором, содержащим данные компоненты реквизита.
29. Идентификатор электронной копии документа (29) — отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Настоящий перечень реквизитов является максимальным, т.е. при оформлении организационно-распорядительных документов другие реквизиты использоваться не могут, в то же время в конкретных доку ментах отдельные реквизиты могут отсутствовать. При подготовке конкретного документа учитываются требования к реквизиту.
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая сила), так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Ряд документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, имеют состав реквизитов документов, установленный в законодательных и нормативных актах. Например, паспорт, трудовая книжка, акты гражданского состояния и т. д.
Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные. Однако одни и те же реквизиты в одном случае могут быть дополнительными, а в другом — обязательными, постоянными и переменными.
Постоянный реквизит — это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.
Переменный реквизит — это реквизит документа, наносимый при составлении документа.
Под длиной реквизита понимается число знаков, необходимое для записи его на документе.
Площадь унифицированной формы или бланка документа, предназначенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем документа, а площадь, предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изображений, является служебным полем документа. Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров (форматов), соответствующего качества.
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.
Заголовочная часть — начало документа, содержащее сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01 — 16).
Содержательная часть — главная часть документа, содержащая основной смысл и назначение документа (17 — 20).
Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21 — 24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25 — 29).
ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов; А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными.
Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.
Исходным форматом является формат АО, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получают путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.
Для оформления деловых документов используются следующие форматы:
АЗ (297 мм х 420 мм) — для схем, диаграмм, больших таблиц и т. п.
А4 (210 мм х 297 мм), А5 (148 мм х 210 мм) — для организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, писем и т. п.), допускается использование бланков формата А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить средствами вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, изготовление которых осуществляется по заказам органов государственной власти полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.
Для каждого формата устанавливаются два варианта расположения реквизитов — угловое и продольное.
Стандарт устанавливает следующие размеры, мм, полей формуляра-образца: не менее 20 — левое; 10 — правое; 20 — верхнее; 10 — нижнее.
Левое поле предназначено для подшивки документа, правое — резерв бумаги для износа (с целью сохранения текста), нижнее поле — для служебных отметок о поступлении или исполнении документа, переносе данных с него на машинный носитель. При печатании документа на обороте листа (на обеих сторонах листа разрешается печатать документы со сроком хранения до трех лет) нужно, чтобы размер левого поля был 10 мм, правого — 20 мм, а нижнее и верхнее поля оставались без изменений.
Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей, мм, не менее: левое — 30, правое — 10, верхнее — 15, нижнее — 20. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографического издания.
В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы, допускается располагать реквизиты параллельно длинной стороне листа.
На чертежах штриховыми линиями отмечены границы реквизитов, перемещаемые в предусмотренных стандартом случаях, номера реквизитов обозначены цифрами.
Для каждого конкретного вида документа применяют не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют только документам данного типа и являются обязательными исходя из юридических требований.
В документах, оформляемых машинописным способом, реквизиты необходимо располагать в пределах границ, установленных формуляром-образцом.
Текст документа, предназначенный для оформления на бланке формата А4, готовят на средствах ЭВТ и печатают четким, контрастным шрифтом без помарок на пишущих устройствах (включая пишущие машинки) через 1,2—1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.
Реквизиты документа отделяют друг от друга тремя межстрочными интервалами.
Название вида документа оформляют прописными буквами.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов (исключая текст документов) — 28 знаков.
Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02; 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.
При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.
Однако не следует забывать, что главным в любом документе, бесспорно, является текст, его содержание. Вот почему исключительно важно, чтобы содержание документа правильно и точно освещало излагаемые факты. При составлении документа необходимо соблюдать требования закона, представлять аргументированные выводы и формулировки.
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
