Документационное обеспечение важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности организаций, предприятий, учреждений.
Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентирует технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
• законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента РФ;
• Постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного попечения на федеральном уровне;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентов и др.);
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления;
• государственные стандарты на документацию и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил.
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:
— государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ);
— международные (региональные) стандарты, применяемые в установленном порядке;
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
— правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
— общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
— стандарты отраслей;
— стандарты предприятий;
Государственные стандарты разрабатываются на:
продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России. Их требования обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации.
На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). УСД — это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:
— унифицированная система организационно-распорядительной документации;
— унифицированная система банковской документации;
— унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
— унифицированная система отчетно-статистической документации;
— унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
— унифицированная система документации по труду;
— унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
— унифицированная система внешнеторговой документации.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами.
Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
В нашей стране разработана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Цель ГСДОУ — упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание благоприятных условий для применения технических средств и анализа информации. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.
Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления
Понятия — это представление об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах. Понятия выражают себя в словах. Именно слова связывают понятие с предметом или явлением. Эта связь осуществляется через значение слова. Значение показывает, что мы вкладываем в то или иное понятие, какие представления связываем с ним.
Научные понятия обозначаются специальными словами — терминами. Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому предписано определенное научное или специальное понятие.
Содержание понятия, обозначенного термином, может быть понято только через его дефиницию — краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, т.е. его содержание и границы.
Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия. Термины конкретной области знания или деятельности составляют ее терминологию.
Сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» означает отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Равнозначен ему термин «документационное обеспечение управления».
Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Наряду с бумагой применяются магнитные носители.
Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленным правовыми нормативными актами или в отработанными традицией.
Документ включает обязательные реквизиты, к ним, прежде всего, относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью компьютерной техники и образуют официальный бланк документа.
Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица — общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.
Состав реквизитов документа. Порядок оформления реквизитов
Государственный стандарт Российской Федерации о порядке оформления документов — ГОСТ Р 6.3097 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требование к оформлению реквизитов документов, требование к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, создаваемые любыми, как государственными, так и негосударственными организациями. В качестве притяжения к стандарту приводятся схемы расположения реквизитов и границ зон, а также образцы бланков документов.
Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного размера под размещение информационных элементов документа называют формуляром. Формуляр, который строится на основе стандартной конструкционной сетки с шагом, связанным с печатающими устройствами, и представляющим собой модель документа, называется формуляром образцом.
ГОСТ Р 6.3097 определяет схемы расположения реквизитов документов и границы зон в формате А4 на угловом и продольном бланках.
Площадь формата делиться на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов бланка и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения (папках, скоросшивателях и т.п.). Поле для размещения реквизитов бланка располагается в левом верхнем углу формата или в верхней части формата при продольном расположении реквизитов бланка.
Постоянные реквизиты — это реквизиты, наносимые при составлении документа или бланка документа.
Переменные реквизиты — это реквизиты, наносимые при составлении документа или работе с ним.
При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
1 — Государственный герб Российской Федерации;
2 — герб субъекта Российской Федерации;
3 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4 — код организации;
5 — код формы документа;
6 — наименование организации;
7 — справочные данные об организации;
8 — наименование вида документа;
9 — дата документа;
10 — регистрационный номер документа;
11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 — место составления или издания документа;
13 — гриф ограничения доступа к документу;
14 — адресат;
15 — гриф утверждения документа;
16 — резолюция;
17 — заголовок к тексту;
18 — отметка о контроле;
19 — текст документа;
20 — отметка о наличии приложений;
21 — подпись;
22 — гриф согласования документа;
23 — визы согласования документа;
24 — печать;
25 — отметка о заверении копии;
26 — отметка об исполнителе;
27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 — отметка о поступлении документа в организацию;
29 —отметка для автоматического поиска документа;
Настоящий перечень реквизитов является максимальным, то есть при оформлении организационно-распорядительных документов другие реквизиты использоваться не могут, в то же время в конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать:
1 — Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб изображается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации № 2050.
2 — Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правыми актами субъектов Российской Федерации. Областной закон «О гербе Ростовской области», принятый Законодательным собранием, устанавливает, что герб Ростовской области изображается на бланках документов Законодательного собрания, администрации области, органов администрации области, органов местного самоуправления, а также государственных предприятий областной собственности, областных учреждений.
Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету, порядок которого определен в разделе 5 ГОСТа 6.3097.
3 — эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
4 — код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
5 — код формы проставляются по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУ Д).
6 — наименование организации — один из постоянных реквизитов, без которых невозможно изготовление любого документа. По названию организации, структурного подразделения или должностного лица определяется автор документа.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации более мелкими буквами указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может выступать и должностное лицо, имеющее должностной бланк.
Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
7 — справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации — автора документа (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи. Данный реквизит включается только в бланк письма, располагается ниже реквизита «наименование организации».
8 — наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положение об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.
В письме наименование бланков конкретного вида документа, кроме письма, реквизит 08 наносится типографическим способом, в общем бланке данный реквизит оформляется машинописным способом (прописными буквами). Реквизит располагается же реквизита «Наименование организации».
9 — дата документа — обязательный реквизит любого вида документа. Дат на документе обычно несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.
Основной датой является дата подписания или утверждения документа. В отдельных случаях — дата заседания (для протоколов) или дата событий (для актов). Если авторами документа выступают несколько организаций, то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.
Кроме нанесения основной даты документа датируются также все стадии подготовки документа и его обработки, в связи, с чем дата входит составной частью в такие реквизиты, как гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнение документа, отметка для автоматического поиска документа.
В организационно-распорядительных документах дата оформляется тремя парами арабских цифр с двумя точками в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).
Реквизит «дата документа» располагается на одном уровне с реквизитом «регистрационный ном документа» — в бланке письма — ниже реквизита 07, в остальных бланках — ниже реквизита 08.
10 — регистрационный номер документа — это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации в организации, являющейся автором документа.
Данный реквизит состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информации о корреспонденте, исполнителе и др.
Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, поставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо).
Регистрационный номер — обязательный реквизит, для него отведено место в бланке документа на одной строке с датой документа.
При необходимости в бланках документов делают ограничительные отметки для нанесения данных реквизитов.
11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа — обязательный реквизит для отведенных писем.
При необходимости в бланках документов делают ограничительные отметки для нанесения данного реквизита, куда при подготовке ответного письма полностью переписывается регистрационный номер и дата из бланка инициативного документа, на который пишется ответ. При печатании инициативного письма реквизит 11 не заполняется. Располагается данный реквизит ниже реквизитов 09 и 10.
12 — место составления или издания документов указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с зетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например, город — г., поселок — пос. и т. д. В бланке документа данному реквизиту отведено место на одном уровне с реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». В бланке письма данный реквизит обычно отсутствует.
13 — гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации.
Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.
14 — адресат. Адресование, т.е. указание получателя, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам (служебные письма), а также представляемых руководству (заявления, справки, докладные и объяснительные записки).
В качестве адреса могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Реквизит «Адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:
— наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
— наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
— указание должности получателя (в дательном падеже);
— фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией);
— почтовый адрес.
Состав реквизита «Адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому направляется документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.
Классификация документов
Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.
В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела — это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.
Существуют различные виды классификации, одной из которых является классификация по видам деятельности.
В данной классификации документы принято разделять на четыре большие группы:
1. Организационно-распорядительные.
2. Справочно-информационные и справочно-аналитические.
3. По финансово-расчетным операциям.
4. По снабжению и сбыту.
Организационные документы
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, — это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:
— создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы; установление ее структуры;
— определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей — руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);
— регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
— формирование совещательных органов управления;
— регламентацию деятельности аппарата управления;
— лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
— ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации или положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации; должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, ОНИ реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или директоров и др.). Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).
Цель разработки организационных документов — рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.
Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.
Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).
Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Штатное расписание — правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях — с указанием разряда по Единой тарифной сетке).
Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.
Планирование деятельности учреждения — важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом.
.Программа — плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности.
План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей.
Распорядительные документы
Любая организация наделяется правом издания распорядительных документов.
Основное назначение распорядительных документов— регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.
Процедура издания распорядительных документа в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоряжений — включает следующие стадии:
1. Инициирование решения — обоснование необходимости издания распорядительного документа.
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Постановление — правовой акт, принимаемый органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также исполнительными органами субъектов Российской Федерации и местного самоуправления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличия.
В деятельности организаций различаются приказы по основной деятельности и личному составу.
Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.
В случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, введения в действие организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Приказы оформляются на специальном бланке — бланке приказа — или общем бланке организации с указанием вида документа — приказ.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения также издают руководители исполнительных органов управления, организаций и предприятий по вопросам частного характера.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную й распорядительные части.
Указание— правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «обязываю» или «предлагаю», в зависимости от содержания указания.
Справочно-информационная и справочно-аналитическая документация
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Условно совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.
Справочно-информационные документы основные виды справочно-информационных документов следующие:
Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов документ, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
Докладная записка — документ, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
Предложение — документ, представляющий бой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).
Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый высшему должностному лицу.
Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.
Служебное (деловое) письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.
Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка — обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Она занимает около 80% входящей и исходящий документации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсо-грамма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на 2 основных вида — почтовая связь и электронная связь. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
— документы оформляются на специальных бланках — бланках писем или телеграмм — и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках представленной им компетенции;
— текст должен составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений;
— текст должен излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма.
Телеграмма обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указаш1е категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Телекс — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи — по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это телеграмма, посланная по телетайпу (теле-принту) — аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.
Факсо-грамма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Справочно-аналитические документы:
Акт — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Разновидности актов определяются их содержанием и назначением: сдачи приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий); приема сдачи (материальных ценностей, документов), приема передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.
Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и соития, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально составляемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации, новой деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Справки отражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Сводка — документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).
Заключение — документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссий или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Отзыв — документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
Перечень — документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.
Списки составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.
Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.
Финансово-расчетная документация
Документы по финансово-расчетные операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.
Документы по финансово-расчетным операциям являются письменным доказательством действительного осуществления финансово-расчетной операции или права на ее совершение. Любая финансово-расчетная операция может осуществляться только на основании документов и должна своевременно оформляться соответствующими документами.
Документы по финансово-расчетным операциям служат также для предварительного и последующего контроля за сохранностью собственности, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью производимых и произведенных операций.
Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками при подписании документов, на основании которых совершаются определенные финансово-расчетные операции (прием и выдача денег, перечисление с расчетных счетов и т. д.). Последующий контроль производится главным образом в форме документальных ревизий и проверок в бухгалтерии всех поступающих документов.
Посредством документов проводится анализ финансовой хозяйственной деятельности. Документы могут служить источником доказательства хищений собственности, злоупотреблений должностных лиц, нарушения финансово-расчетной дисциплины. При рассмотрении дел в судебных органах и споров в арбитраже документы используются в качестве основного источника доказательства.
Денежный чек — распоряжение предприятия банку о выдаче с его расчетного счета суммы наличных денежных средств, указанных в чеке.
Расчетный чек — распоряжение плательщика о перечислении с его расчетного счета определенной суммы на счет получателя. Расчетные чеки используются только для безналичных платежей. В отличие от денежных, расчетные чеки всегда являются именными, т. е. они применяются для перечисления денег тем предприятиям и организациям, которые указаны в чеке.
Счет фактура — это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю. Счета фактуры используются для контроля за выполнением договорных обязательств и являются основанием для выписки платежных поручений, расчетных чеков и.т.п.
Платежное поручение — это распоряжение предприятия учреждению банка о списании с его расчетного счета определенной суммы (согласно прилагаемым документам) в погашение своих обязательств. Оно составляется на стандартных бланках.
Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукций» зданий и т.д.) определенной организации или лицу.
Трудовые соглашения заключаются между предприятием и работниками, которые не состоят в штате данного предприятия. Работник обязуется выполнить конкретную работу, а предприятие обязуется выплатить заработную плату и обеспечить условия для выполнения данной работы. Привлечение таких лиц для выполнения работ допускается в тех случаях, когда эти работы нельзя выполнить на договорных началах с соответствующими предприятиями и организациями. В отдельных случаях трудовые соглашения могут заключаться с работниками, которые состоят в штате данного предприятия, но они обязуются выполнить работу, не входящую в круг их прямых обязанностей.
Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение о получении денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом.
Расчеты платежными требованиями поручениями возникли на базе акцептной формы расчетов и сводятся к следующему: поставщик, отгрузив продукцию, выписывает платежное требование на покупателя плательщика, отсылает ему или доставляет нарочным. Получив платежное требование, плательщик обязан заполнить вторую часть — платежное поручение, поручив банку списать с его расчетного счета указанную сумму, так как обязанности (условия договора) поставщиком выполнены. Предприятие плательщик сдает этот документ в свой банк для оплаты. Банк после списания средств пересылает документы в банк поставщика для зачисления платежа.
Документы по снабжению и сбыту
Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.
Договор поставки. Организации вступают между собой в отношения по поставке продукции предприятием поставщиком предприятию потребителю. Эти отношения оформляются договором поставки.
По договору поставки предприятие поставщик обязуется в определенный срок передать предприятию потребителю в собственность или в оперативное управление определенную продукцию. Организация покупатель обязуется принять продукцию от предприятия поставщика и оплатить последней стоимость этой продукции по установленным ценам.
Протоколы разногласий к договорам составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключается письменно с лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей.
Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности могут быть заключены предприятием (учреждением, организацией) с работниками (достигшими 18летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — это документ, который предприятия и организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей.
Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреплена печатью.
Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.
Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала записей в журнале необходимо все страницы пронумеровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано ... страниц». Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действием доверенности или возвратом доверенности, если ОЕЕН не использована, ведет главный бухгалтер предприятия или учреждения.
Накладная — документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
Наряд — документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейся зарплаты.
Коммерческие акты составляются в следующих случаях при несоответствиях между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозном документе; при порче и повреждении груза; при обнаружении груза без документов или документов без груза; при возвращении похищенного груза и т.п.
Предприятия и организации в ходе осуществления финансово-хозяйственной деятельности принимают меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма.
Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий.
Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчика в принудительном порядке претензионных сумм, Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить исковому заявлению документ, удостоверяющий копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора. Ответчику могут не направляться лишь копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензией и которые должны храниться у ответчика.
Документирование процессов движения кадров
Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные (например, личная карточка Т2), распорядительные (приказ), личные (трудовая книжка), по специальному обеспечению (пенсионные) и т.д.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.
Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде в Российской Федерации (КЗоТ РФ), Инструкцией по ведению трудовых книжек и др.
Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии.
Под движением кадров условно понимается:
— прием, перевод и увольнение работников;
— предоставление отпусков;
— командирование.
При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкето-биографических данных и об изменении условий и оплаты труда.
Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.
Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета. В необходимых случаях от претендента на должность или рабочее место администрация предприятия имеет право потребовать документ об образовании или полученной профессии с указанием разряда (квалификации).
Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.
Прием на работу оформляется приказом по личному составу. В дальнейшем заполняется личная карточка Т2 и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.
Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника. Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу.
Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ РФ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действий контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т. д.
Увольнение работников оформляется приказом по личному составу.
Предоставление отпусков работникам предприятия осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса.
Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу.
Командирование сотрудников предприятия, как правило, обосновывается в докладной, записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу.
При изменении условий и оплаты труда работников предприятия могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности (например, о реорганизации структуры предприятия) или составные докладные записи руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов). А затем оформляются приказы по личному составу, ,» При изменении анкетно-биографических данных, (фамилии, имени, отчества и др.) работник обязан представить в кадровую службу документы — основания, полученные в других организациях (например, свидетельство о браке с зафиксированным в нем изменением фамилии, выданное органами ЗАГСА).
Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством создания следующих основных документов: приказов по личному составу, личных заявлений работников предприятия, контрактов, представления о переводе, графиков отпусков, докладных записок, гостов.
Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета
В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности.
Учетная политика фирмы, грамотный анализа; финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми службами — это принципиальные, ключевые моменты в работе любого предприятия, обладающего полной самостоятельностью и выживающего в условиях острой конкурентной борьбы.
Значимость бухгалтерии как структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий, обработки экономической информации.
Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и внедрение делопроизводства в этом подразделении.
Правильное составление и оформление этих документов в соответствии с действующими нормами — одна из обязанностей работников бухгалтерии.
Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельности фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской проверке, а также для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомственные и государственные архивы.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия.
Принципиально важным для решения вопросов взаимодействия современных предприятий и организаций с архивными учреждениями являются основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, в которых законодательно выделяются государственная и негосударственная части Архивного фонда РФ. О взаимодействиях собственников документов негосударственной части Архивного фонда с органами и учреждениями Государственной архивной службы России более подробно говорится в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденном Указом президента Российской Федерации № 552.
В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях. Основными нарушениями являются: утрата дел постоянного и долговременного хранения, гибель документов, незаконное их уничтожение, оставление архивов в бесхозном, неучтенном состоянии (в том числе и при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения, проведения, экспертизы ценности документов, их научно-технической об работки, составления описей дел; немотивированный отказ в допуске представителей к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с ними и т. д. Соблюдение требований нормативных документов помогут бухгалтеру избежать негативных моментов при общении с контролирующими органами: налоговой инспекцией, архивной и аудиторской службами.
Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:
- формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
- обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
- своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов. Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации
- работы с документами, являющимися письменными подтверждениями факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).
Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет и эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.
Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно Федеральному закону Российской Федерации о «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в случае, если они составлены по формам, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учета: хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом как правовое экономическое событие, места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).
Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного законом порядка. В данном случае таким нарушением является невыполнение требований, касающихся документального оформления совершенных хозяйственных операций.
Требования, предъявляемые к первичной учетной документации
Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского зета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.
Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации таковы:
— к учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждаемые Государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать, отдельные формы первичных документов и учетных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов (например, торгово-закупочные акты на приобретение материалов у физических лиц). Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;
— первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц. Кроме перечисленных обязательных реквизитов в первичной учетной документации могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции и назначение которых состоит в усилении контрольного, познавательного и оперативного значения документов;
— первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях — непосредственно после ее окончания;
— в первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условия совершения операций, т. е. возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов;
— исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;
— заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Классификация учетных документов
Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам.
По назначению:
- распорядительные — документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);
- оправдательные — документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансовый отчет);
- бухгалтерского оформления — документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплат труда);
- комбинированные — документы, сочетающие в с признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда).
По содержанию хозяйственных операций:
- материальные — документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер); денежные — документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);
- расчетные — используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет фактура).
По объему отраженных операций:
- первичные — документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);
- сводные — документы, предназначенные для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира).
По способу использования:
- разовые — документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции (накладная требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов);
- накопительные — используются для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта).
По числу учитываемых позиций:
- однострочные — документы, содержащие одну учетную позицию;
- многострочные — документы, содержание две и более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость).
По месту составления:
- внутренние — документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей);
- внешние — документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования поручения).
По способу заполнения:
- заполняемые вручную;
- заполняемые при помощи средств вычислительной техники.
Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:
- организационно-распорядительные — документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;
- финансово-расчетные — документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;
- документы по снабжению и сбыту — материальные документы.
Учетные регистры — это разграфленные листы бумаги, используемые для бухгалтерских записей.
Учетные регистры подразделяются по ряду признаков:
— по внешнему виду;
— объему содержания;
— характеру записей.
По внешнему виду учетные регистры делятся на следующие группы:
— бухгалтерские книги;
— карточки;
— свободные листы (ведомости). Бухгалтерские книги — это сброшюрованные листы бумаги с необходимой гравировкой. Все страницы книги нумеруются, указывается общее их количество, что подтверждается подписью бухгалтера.
Карточки — отдельные листы бумаги в виде разграфленных таблиц. Они бывают определенных стандартов, что позволяет хранить их вместе в картотеке.
Свободные листы — разновидность карточек. Они делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеках, а в специальных папках, откуда они могут изыматься для записей, подсчета.
По объему содержания учетные регистры делятся на три группы:
— синтетические;
— аналитические;
— комбинированные.
В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщенном виде, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи. (Главная книга, в которой отражены итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся на предприятии; журнал ордер).
В аналитических учетных регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записи того или иного синтетического счета.
Комбинированные учетные регистры объединяют в себе синтетический и аналитический учет. Их применение сокращает объем учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показания синтетического учета.
По характеру записи (разносятся ли операции по бухгалтерским счетам или только регистрируются в хронологическом порядке без группировки по счетам) различают:
— хронологические;
— систематические;
— комбинированные.
В хронологических учетных регистрах хозяйственные операции отражаются по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом порядке, в последовательности поступления, без группировки и разноски по счетам.
Систематические учетные регистры предназначены для группировки однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах (по аналитическим и синтетическим счетам).
Комбинированные отчетные регистры сочетают в себе хронологические и систематические зачетные регистры. В этих регистрах записи более наглядны и обозримы, сокращаются затраты труда по учетной регистрации, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи производятся не в разных регистрах, а в один рабочий прием в совмещенном регистре.
По форме графления регистры бывают:
— линейные — для учета расчетов с поставщиками, дебиторами и кредиторами (линейно-позиционные);
— шахматные (табличные), которые позволяют сделать запись одновременно по дебету и кредиту счета. Здесь сочетается аналитический и синтетический учет.
Сущность шахматной формы заключается в том, что дебет счета располагают по горизонтали, а кредит счета — в вертикальных колонках. Каждая клетка в таком регистре представляет собой дебет одного счета и кредит другого счета.
Особенность ее состоит в том, что сумма операций записывается по двум счетам только один раз, но эта запись означает, что сумма отнесена одновременно в дебет одного и кредит другого счета.
По этой форме строится журнал ордер.
Главная книга представляет собой сброшюрованные листы со специа1льным графлением.
На каждый счет отводится для записей определенная страница или несколько страниц, в зависимости от количества корреспондирующих счетов.
В Главной книге проставляются месяц, за который вносятся записи, обороты по дебету данного счета с кредита счетов и в целом оборот по дебету счета, общий итог оборота по кредиту счета и остаток.
При указании номера кредитуемого счета должен быть также указан номер журналов ордеров, в котором получила отражение данная сумма.
Таким образом. Главная книга используется для обобщения данных журналов ордеров, взаимной проверки, правильности произведенных записей по отдельным синтетическим счетам, а в ряде случаев — и аналитическим счетам, составления бухгалтером отчетов.
Способы исправления ошибок в учетных регистрах:
— корректурный;
— способ «красное сторно»;
— дополнительных записей. Корректурный способ применяется, если обнаружена ошибка до подведения итогов за отчетный месяц.
Неправильную запись зачеркивают одной тонкой чертой, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а сверху делают правильную запись.
Исправление оговаривается на свободном месте документа и подтверждается подписью лица.
Если ошибка сделана после подсчета итогов, но до перенесения итогов в Главную книгу — исправление делают на основании бухгалтерской справки, а в Главную книгу переносят правильные данные.
Если ошибка найдена после перенесения итогов в Главную книгу, то в этом случае ошибка оформляется бухгалтерской справкой, на основании которой делают правильную запись отдельной строкой в Главной книге. Эту справку подкалывают в журнал ордер, в котором допущена ошибка.
Способ «красное сторно» применяется для исправления ошибок, допущенных в корреспонденции счетов и обнаруженных после составления отчетности. Применяется также в случае, когда корреспонденция счета правильная, но хозяйственная операция не состоялась либо завышена сумма хозяйственных операций. Сущность метода — в том, что ошибочная запись сторнируется.
Исправление производится на основании бухгалтерской справки.
Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.
Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, и все реквизиты документа заполнены.
Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кассовых операций приходные и расходные кассовые ордер, и банковских документах, чеках, платежных приниматься не должны, а подлежат составлению заново независимо от характера ошибки, поскольку исправления в кассовых и банковских документах запрещены.
Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции.
Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета, первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» е указанием даты (числа, месяца, года). В процессе осуществления хозяйственной деятельности организация имеет дело со многими первичными документами. Порядок их обработки и движения в организации с момента их создания или получения до сдачи в архив осуществляется на основании утвержденного в организации документооборота. Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики.
Для рациональной организации документооборота в организации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота.
Работники производственных подразделений и функциональных служб организации заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика. В ней перечисляются первичные документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в подразделения организации.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение документов, достоверность сведений, содержащихся в них, и своевременную передачу документов для отражения данных в бухгалтерском учете несут лица, подписавшие документ.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Согласно Федеральному закону РФ «О бухгалтерском учете», требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Первичные документы изымаются на основании мотивированного постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в Присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества изымаемых документов.
В тех случаях, когда для проведения конкретных мероприятий недостаточно выемки копий документов и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо вправе изъять подлинные документы в порядке, предусмотренном статьей 9 Налогового кодекса РФ.
Экспертиза ценности документов. Подготовка дел для длительного хранения
Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В пределах каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.
В бухгалтерии это могут быть:
— сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним (объяснительными записками и рекламациями); сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;
— протоколы заседаний комиссии по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;
— аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов; к
— передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;
— паспорта зданий и сооружений — памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;
— акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;
— штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);
— лицевые счета по учету основного фонда.
Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.д.)
На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в «Основных правилах работы ведомственных архивов».
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве — обработка дел для последующего их хранения и использования.
Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть.
Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы или небольшие организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.
Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».
Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников учреждения.
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
