При оформлении деловой документации установился определенный порядок нумерации страниц для многостраничных документов.
Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными.
Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире («черточек»).
Оформление дат
ГОСТ Р 6.3097 предусматривает следующие способы оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.
Наиболее экономичным является цифровой способ, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 20 сентября 2018 года пишется 20.09.2018.
Второй способ, словесно-цифровой, имеет несколько разновидностей. На финансовых документах даты оформляются следующим образом: 20 сентября 2018 года. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 2000/2001 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 2001—2005 гг.
Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью (например, в 2018 году). Если, кроме года, указываются число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2018 г.; в первом квартале 2019 г.).
В больших архивах для удобства поиска документов допускается указание даты на стеллажах, полках и в некоторых документах в такой последовательности: год, месяц, число. Например: 2001.09.20.
Общепринятые сокращения
В деловой документации допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.
Наиболее распространенные случаи употребления сокращений следующие:
• в географических названиях: город — г., село — с., поселок — п., поселок городского типа — пп. Перед названиями городов Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится. Буква «г.» также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград, Зерноград и др.);
• в словах при фамилиях: товарищ — т. (в начале предложения — Тов.), господин — г-н, профессор — проф., доцент — доц., начальник — нач., и т. д.;
— разд. 2.
• слова при указании денежных единиц: рубль
— р., тысяча рублей — тыс. р., миллион рублей — млн. р., миллиард рублей — млрд. р.
• слова, сокращение которых пишется через дефис: министерство — м-во, завод — з-д, производство
— пр-во, район — р-н, хозяйство— хоз-во, количество— кол-во, человекочас — чел.час., и т. п.
Нередко в текстах документов используются в качестве сокращений буквенные аббревиатуры. Например: РФ — Российская Федерация, ПК — персональный компьютер, НИИ — научно-исследовательский институт АО — акционерное общество, ООО — общество с ограниченной ответственностью и др.
Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее — и т. д., и тому подобное — и т. п., и другие — и др.
В текстах документов необходимо придерживаться следующего: при использовании сокращений слова или словосочетаний не допускается применять различные варианты их сокращения или написание их в одном месте полностью, а в другом сокращенно.
Не допускаются также следующие сокращения: ед. изм. — единица измерения, напр. — например, п/упр.
— под управлением, т. г. — текущего года, с. г. — сего года, т. н, — так называемый, т. о. — таким образом.
Оформление цифровой информации
Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой является источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тыс. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.
В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.
При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 13 768 290; 78 951. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 5Т54А) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ155, ИЛ18).
Простые дроби пишутся через косую черту : 1/2, 5/6. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 3,659 09; 8,032 091.
Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 945 61 24, для шестизначных 24 12 15, для пятизначных 2 06 13, для трехзначных 568. Адреса домов, имеющие двойные номера, пишутся через косую черту: пр. Мичурина, д. 81/64; литерные номера домов пишутся слитно: пр. Кировский, д. 44а.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например: 1й вопрос повестки дня).
Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний (например, XXI век).
Арабская цифра, входящая в словесно-цифровое сочетание, пишется через дефис с соответствующим словом (например, 40градусная крепость, 11-этажный дом).
Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка ста штук, в возрасте до пяти лет).
В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).
Единицы измерения
В соответствии с ГОСТ 8.417 определены отдельные правила написания единиц измерения, встречающиеся в деловой документации.
Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозначаются цифрами, единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 41 т; 517 м2; 25 см3.
Единицы измерения, не являющиеся самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 750 мм рт. ст.
Между последний цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 1000 кг; 32 м2; 300 см3. Знак градуса обозначается строчной буквой «о», которая ставится на пол интервала выше соответствующего числа. Обозначения шкалы (Цельсия, Кельвина) ставятся без пробела после обозначения градусов и без точек после них (например, 36,6°С; 10°С). Знаки «+» и «—» при этом печатаются без пробела.
В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например, 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/в секунду.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала.
Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, , :, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например: 5x9 = = 45, А С = Д).
Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится. Слово «где» пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где. В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написания символов). Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела (главы) текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.
Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами) выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 — номера разделов (глав), 3 и 5 — номера формул в них. При ссылке в документе на формулу, ее выполняют по образцу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).
Оформление таблиц
Таблицами называют особую форму подачи цифровых или словесных сведений, в которых они располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей. Таблицы могут быть разной степени сложности. Обязательные элементы конструкции таблицы: заголовок таблицы, головка (состоит из заголовков и подзаголовков граф), строки, графы (колонки).
Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: «Таблица I». Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу.
Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы...», «Окончание таблицы...» и повторяют только строки с номерами граф. Нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, при этом не проводят. Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки, их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.
Числовые значения показателей приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.
Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками.
Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются.
Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Слова типа «смотри», сокращенно «см.», при этом не пишутся.
При наличии небольшого по объему цифрового материала, который нецелесообразно оформлять таблицей, его дают в виде вывода. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями.
Знаки препинания
Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов и цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом.
Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.
Знак «тире» может быть применен как знак дефиса, как знак, заменяющий слово «есть» и в качестве знака переноса.
Знак «тире» при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется (например: «социально-политические методы», «финансово-экономический факультет»). Знак «тире» при использовании его в качестве заменителя слова «есть» отделяется пробелами с двух сторон («демократия — путь к процветанию»). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.
В документах, где повторяющиеся слова даны в столбик, их можно заменить кавычками или словосочетанием «То же», комбинацию из знаков тире и кавычек (—»—) для замены повторяющихся слов применять не допускается.
Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, знаки, номер (№) и процент (%). Знаки «№» и «%» ставятся только при цифрах, от которых они отделяются пробелом (№ 14/5). Когда числа пишутся словами, знаки «№» и «%») также приводятся текстуально (например: двадцать пять процентов избирателей).
Язык и стиль деловой документации. Типичные ошибки
Общая характеристика стиля официальной документации
Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.
Понятие — это представление об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах. Понятия выражают себя в словах. Именно слова связывают понятие с предметом или явлением. Эта связь осуществляется через значение слова. Значение показывает, что мы вкладываем в то или иное понятие, какие представления связываем с ним.
Научные понятия обозначаются специальными словами — терминами.
Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому предписано определенное научное или специальное понятие. Содержание понятия, обозначенного термином, может быть понято только через его дефиницию — краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, т. е. его содержание и границы.
Термины конкретной области знания или деятельности составляют ее терминологию.
Официально-деловой стиль речи, по единодушному мнению специалистов, — наименее исследованный стиль. Лингвисты всегда выделяли язык служебных документов в особую разновидность стилей речи, описывали его отдельные особенности, констатировали его автономность, однако фундаментальные исследования этого стиля стали проводиться лишь в самое последнее время.
При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. Такой стиль изложения можно назвать формальнологическим.
Язык служебных документов отличают следующие особенности: нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, своеобразная модальность.
Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста является статус авторства. Очевидно, что технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя.
Большинство официальных документов визируется и подписывается несколькими лицами. В целом, в официальной переписке выражаются интересы общественные, коллегиальные, коллективные. Автором официальных документов является, как известно, лицо не физическое, а юридическое, коллективное. Поэтому личностный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте документа, ослаблен, а тон, в общем, нейтрален. Когда автором документа является лицо юридическое — организация, предприятие, учреждение, объединение, фирма, кооператив, — то субъект действия отождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация, руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, профком, комиссия, совет трудового коллектива и т. д.
Итак, с социологической точки зрения автором служебного документа является «коллективный субъект». Именно коллективный статус авторства в официально-деловой письменной речи обусловил тенденцию к унификации речевых средств на всех уровнях языка: синтаксиса, стиля, терминолексики, фразеологии, морфологии, словообразования.
Для содержания деловой документации характерна тенденция к ограниченной аспектации. Рекомендуется составлять документы письма по одному вопросу (аспект), чтобы они не содержали тематически разнородную и логически не связанную информацию.
Композиция документа — это способ формализации состава информации, содержащейся в нем. Композиция или структура текста официального документа — это последовательность расположения его составных частей (аспектов).
Характерной особенностью синтаксиса официального документа является логизированный строй предложения. Порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения.
Несмотря на то, что в русском языке относительно свободный порядок слов в предложении, т. е. члены предложения не имеют фиксированного места, как в некоторых других языках (например, в английском, где имеет место твердый порядок слов), существуют определенные правила расположения слов.
В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно, а в русской письменной речи информационная роль слова или словосочетаний возрастает к концу предложения. Иными словами, отсутствие в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации компенсируется наличием специфического принципа «линейной» подачи информации. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем — основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная — в начале предложения до сказуемого. Именно поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.
Продуманное расположение слов позволяет пишущему привлечь внимание адресата к той или иной мысли или оттенить важные моменты высказывания. Неправильный порядок слов затрудняет восприятие фразы и даже создает возможность ее двоякого понимания. Например:
«Учащиеся школы помогали взрослым во время каникул в работе по благоустройству парка», — данный порядок слов в предложении затрудняет восприятие главной мысли.
Следует написать:
«Во время каникул учащиеся школы помогали взрослым в работе по благоустройству парка».
В официально-деловой речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные — после него. Например: служебная командировка, основное внимание, вопрос большого значения.
Распространенное определение ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространенном определении должно стоять прилагательное или причастие, например: «Документ, подготовленный группой специалистов...».
Обстоятельства степени ставят перед прилагательным, а дополнения — после него, например: исключительно интересный, достойный звания.
В обычном тексте существительное следует за числительным; при табличной или анкетной записи, наоборот, числительное следует за существительным, например: десять дней, пять человек, две бригады. Но в таблице: количество штатных единиц —15.
Дополнение ставится после сказуемого, например: «Разослать проект». Если управляющее слово требует нескольких дополнений, то первым следует ставить прямое дополнение (существительное в винительном падеже), например: «Разослать проект завода металлоизделий».
При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, приказ:
— издается, контроль;
— возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, должностные оклады — устанавливаются, выговор;
— объявляется, порицание — выносится и т. д.
Выбор того или иного языкового оборота из числа возможных определяется:
• практикой употребления языкового оборота, т. е. степенью его употребительности;
• правильностью его с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля);
• степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.
При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. Так, при употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный. При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой «наи» (наибольший эффект, наименьший результат) или сочетание положительной степени с наречием «наиболее» (наиболее важный).
Широко используются так называемые расщепленные сказуемые. Например: «оказать помощь» вместо «помочь»; «провести проверку» вместо «проверить»; «произвести ремонт» вместо «отремонтировать» и т. д.
Слово в тексте документа употребляется только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи. Грамматическая форма его должна быть такой, какая признается вообще — и для языка служебной документации, и для официального письма, в частности.
Не следует использовать неологизмы, образуемые по традиционным моделям, если они не имеют терминологического смысла и легко могут быть заменены формами общелитературного употребления, например слова типа «неимение», «разбитие», не являющиеся литературной нормой русского языка.
Недопустимо искажение термина или замена его синонимическими формами. Например, замена термина «акцепт» выражением «встречное предложение». Употребляемые термины должны допускать только одно толкование или только одно определение. В том случае, когда термин может оказаться непонятным адресату, но без него нельзя обойтись в данном официальном письме, требуется дать его объяснение в тексте.
Необходимо, чтобы каждому понятию соответствовал один термин. И здесь очень важное значение имеет использование стандартизованной терминологии. Необходимость использовать только стандартизованную терминологию обусловлена также тем обстоятельством, что в условиях АСУ многие письма могут обрабатываться на ЭВМ. Во многих отраслях скомплектованы банки стандартизованных терминов, которые и должны служить терминологическими источниками при составлении официальной корреспонденции.
Из-за незнания элементарных правил составления деловых документов работники аппарата управлении тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени. Но дело не только в затратах времени на создание документов. Каждый работник аппарата управления хорошо знает, сколько минут и даже часов порой требуется, чтобы разобраться во входящей корреспонденции. Нередко для этого требуется буквально пробиваться через словесный частокол, распутывать замысловатые фразы.
Можно ли упростить и ускорить работу с деловой корреспонденцией? Несомненно. Прежде всего, необходимо знать, какие требования предъявляются к документу. Самое общее требование сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса.
К сожалению, составители деловой документации зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, технические. Поскольку в качестве основного инструмента информационного обмена между организациями выступает переписка, предлагаем рассмотреть типичные ошибки при составлении документов на примерах деловых (служебных) писем.
Структурные ошибки
Большое количество документов составлено так, как будто их составители никогда раньше не писали деловых писем, не составляли отчетов, актов, протоколов по соответствующим вопросам. Это, конечно, следствие отсутствия разработанных типовых документов.
Вновь создаваемый документ не должен дублировать другой, уже стандартизованный.
Какая необходимость в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения? Нет никакой нужды вводить письма-удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом, а необходимую информацию изложить устно.
Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки одного документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс. Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.
В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.
Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении
В текстах деловых писем встречаются ошибки, свидетельствующие о том, что их составители не знают правила порядка слов в русской письменной речи. Как уже отмечалось, его информационная роль возрастает к концу предложения. Рассмотрим три примера:
«Завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря». «К 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план». «К 20 декабря выполнил план завод «Прогресс».
В первом предложении содержится указание, к какому сроку завод выполнил план. Во втором предложении констатируется, что завод план выполнил. В третьем предложении указывается, какой завод (именно «Прогресс») выполнил план.
Так, например, из предложения «Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию» непонятно, «расценки уточняются в конце года» или «расценки уточняются для определения фонда оплаты в конце года».
По-видимому, это предложение должно быть составлено в следующем виде: «Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года».
Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов
Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие, как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например:
«Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров считает...»
Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: «Учитывая...», «Считая...», «Принимая во внимание...», «Руководствуясь...» и т. д.
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.
Неправильно:
«Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты».
Правильно:
«При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты».
Или:
«Изучая проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты».
Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения
Трудно представить деловую письменную речь без сложноподчиненных предложений. Совмещая просьбу и причины, побудившие обратиться с просьбой, отказ и его убедительную аргументацию в рамках единой конструкции, сложные предложения придают большую убедительность просьбе и смягчают впечатление отказа, позволяют подчеркнуть важные смысловые оттенки, привести аргументы, дать подробное обоснование основных положений и т. д. Кроме того, использование союзов и союзных слов дает возможность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между отдельными частями развернутого высказывания.
При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что; который; если; вследствие того, что; при условии, чтобы; где; как».
Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость и лаконизм текста. Например:
«Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом...» (вместо: «которые одобрены»),
Неправильное использование предлогов
Наиболее частая ошибка — неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: «вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с ...» и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о», что создает языковые помехи. Например:
«Директор завода отметил о важности поставленной проблемы».
«Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам».
Правильно:
«Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам».
«Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно требуем».
Правильно:
«Цех нуждается в ремонте, производства которого мы настоятельно требуем».
«Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа большая и важная».
Правильно:
«Нет сомнений в том, что проводимая отделом работа большая и важная».
Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: «В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты» (правильно: «На наше предприятие»).
Неправильное согласование в падеже
Составители деловых писем часто допускают неправильное согласование в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.
Неправильно:
«Согласно Вашей просьбы...»
«Согласно приказа...»
«Согласно решения...».
Правильно:
«Согласно Вашей просьбе...»
«Согласно приказу...»
«Согласно решению...».
Слово «руководство» требует после себя не родительного, а творительного падежа. Например, неправильно писать:
«Руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами предприятия».
Правильно:
«Руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами предприятия».
Рассмотрим следующий пример:
«Институт ходатайствует о постоянной прописке в г. Москве сотруднику Петрову Н.А.».
В этом случае следует употребить слово «сотрудник» в родительном падеже или использовать выражение:
«Институт ходатайствует о предоставлении постоянной прописки... сотруднику...».
Согласование определений
Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.
Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа «директор завода т. Иванова», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: «наш начальник цеха Петрова»; «старший инженер т. Яковлева»; «новый лаборант Серова».
Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: «выступившая на собрании заместитель декана по научной работе доцент Сидорова»...; «принимавшая участие в разработке проекта старший научный сотрудник Алексеева»....
Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен прилагательных
Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.
Неправильно: Правильно:
«Выводы комиссии обоснованные и справедливые» «Выводы комиссии обоснованны и справедливы»
«Решение об увольнении т. Иванова незаконное» «Решение об увольнении т. Иванова незаконно»
«Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное» «Изменение графика отпусков работников отдела нежелательно»
«Данное решение обязательное для исполнения» «Данное решение обязательно для исполнения»
В случае употребления форм кратких имен прилагательных на «ен» и «енен» следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на «енен».
Правильно: «Окончательный результат тождественен предварительным расчетам».
«Каждый член бригады ответственен за качество продукции».
Ошибки при употреблении количественных имен числительных
При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в конкурентах письма — телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до семисот рублей, с семьюстами семьюдесятью семью рублями и т. д. Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных, распространенное в устной речи, является нарушением норм официально-деловой письменной речи.
Как уже отмечалось, в текстах количественные имена числительные, как правило, записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах:
«На завод было доставлено до 777 т (семисот семидесяти семи тонн) металлолома»
«Депутат встретился с 777 (семьюстами семьюдесятью семью) рабочими завода»
Лексические ошибки
Неправильное использование слов и терминов. Основное количество ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности некоторых адресантов. Ничем иным нельзя объяснить следующие фразы:
«Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу».
«Отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с присуждением ей денежной премии 200 руб.».
Можно ли, исходя из этих документов, принять толковое решение? Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильный термин.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: «редуктор» в химической промышленности означает «приспособление для снижения давления газа», а в машиностроении — «приспособление, снижающее скорость вращения валов».
Стремление придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо «премировать» пишут «производить премирование», вместо «монтировать» — «производить монтаж», вместо «внедрить» — «осуществить внедрение».
В одном из документов находим:
«Приказываю разрешить приглашение для чтения лекций одного или двух специалистов»...
.. В деловых письмах очень много отглагольных существительных с окончанием на «ание», «ение», придающих речи ярко выраженный канцелярский характер. Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например, несогласование, некомандирование. А пробовал ли кто-нибудь вдуматься в смысл таких часто употребляемых слов, как «недополучение», «недовыполнение» или (что вообще трудно вообразимо) «недоперевыполнение»?
Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например, пишут: «срок выполнения может быть пролонгирован» вместо «продлен»; «презентовать» вместо «представить».
При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение:
«Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы».
Слово «лимит» означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы.
Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция — условие, экстраординарный — особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.
Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии.
Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях.... Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.
В следующих примерах иностранные слова привносят нежелательные ассоциации:
«Новый станок — настоящий ас среди своих собратьев».
«Во время испытаний новое устройство сохраняло свой приоритет».
Заимствование иностранных слов — закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.
Плеоназмы. Плеоназмом (греческое pleonasmos — излишество) называется частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир — подарок на память), передовой авангард (авангард — те, кто идет впереди), совместное сотрудничество (сотрудничество — совместная работа, совместное решение проблем). Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); форсировать строительство ускоренными темпами (форсировать — и так означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма является неправильное употребление иностранной лексики.
Тем не менее, можно указать не один случай, когда оценка правильности (неправильности) словоупотребления требует осторожности. Например, неправильно: «прейскурант цен» (прейскурант — перечень цен), однако допустимы выражения типа «прейскурант розничных цен», «прейскурант местных цен», в рамках которых понятие цены конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. Неправильно: «своя автобиография» (автобиография — описание собственной жизни).
Неразличение слов-паронимов. Смысловая точность речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является неразличение словпаронимов. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный — гарантированный; поместить — разместить; проводить — производить; оплатить — заплатить и т. д.
Часто составители деловых писем путают значение слов «командированный» и «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Например, «командированный специалист». Однако часто вместо слова «командированный» употребляется слово «командировочный». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием: «командировочное удостоверение», «получить командировочные». Слово «командировочный» не может относится к человеку, это — ошибка.
Иногда составители деловых писем путают многозначные глаголы «представить» и «предоставить». Глагол «представить» имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, «представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника).
Глагол «предоставить» имеет значения: отдать в чье либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово, предоставить решение вопроса коллективу завода). Примеры:
«Ваш институт должен представить список сотрудников, желающих принять участие в конференции».
Как сдвинуть с места бетонную плиту размером 50 метров в высоту, 100 метров в длину и весом 202 тонны, не применяя никаких механизмов и приспособлений?
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
