В юридической практике подобная процедура называется «претензионной перепиской». Ее суть заключается в направлении сторонами письменных мотивированных требований, по результатам рассмотрения которых предпринимаются действия, направленные на урегулирование разногласий. Если подобные меры не привели результату, то спор передается на рассмотрение суда.
Ранее соблюдать претензионный порядок разрешения спора требовалось лишь в двух случаях:
• если этого требовал закон;
• если он был установлен сторонами в договоре.
В иных случаях обратиться в суд можно было без предварительной переписки.
Внесенные в закон поправки обязывают соблюдать досудебный претензионный порядок.
Пренебрежение этим правилом чревато, иск либо вернут, либо оставят без рассмотрения. Остались и исключения, но касаются они специфических производств, таких как банкротство, корпоративные споры, вопросы исполнения решений третейских судов и некоторые другие. Эти дела не требуют соблюдение претензионного порядка. Принятие подобных мер продиктовано стремлением снизить нагрузку на суды, сократив количество рассматриваемых дел, а также подтолкнуть хозяйствующих субъектов к применению альтернативных способов решения споров.
По общему правилу срок ответа на претензию составляет 30 календарных дней, а направляется она в письменном виде по юридическому адресу контрагента. Но, законодатель предусмотрел и исключение из этого правила, предоставив сторонам самостоятельно решать вопросы сроков и порядка претензионной работы.
Проще говоря, на этапе заключения договора вы можете предусмотреть:
• иной срок рассмотрения претензий, он может быть больше или, наоборот меньше указанного;
• иной порядок направления претензий, например: по факсу, электронной почте и т.д.
По форме, претензия ничем не отличается от делового письма или искового заявления. Она состоит из:
• вводной части;
• описательно-мотивировочной;
• просительной или заключительной.
Вводная часть. Оформление претензии начинается стандартно, с указания адресатов — от кого и кому она направляется. Указывать следует полные данные: наименование сторон, адреса, контактные телефоны, контактное лицо и т.д.
Описательно-мотивировочная. Самая важная часть – сердцевина претензии. Здесь вы должны четко и ясно указать следующие сведения: ссылку на обязательства, в чем выразилось нарушение, какие последствия повлекло, сумму задолженности и т.д. Информация излагается лаконично, не следует «лить воду» или ограничиваться одной простой фразой «вы нам должны — заплатите».
Начинаете с указания на обязательства. Например: такого-то числа между нашими организациями был заключен договор поставки (подряда, перевозки), согласно условиям которого, ваша организация приняла обязанности принять и оплатить товар (выполнить работы, осуществить перевозку), а наша организация поставить товар (принять результат работ). Сразу будет видно о чем, идет речь.
Также четко и, по возможности кратко, указываете допущенные нарушения. Например, в нарушение условий договора (можно указать конкретные пункты) вами не произведена оплата за поставленный товар (не выполнены работы, …..). Указать необходимо все допущенные стороной нарушения, даже если из много (чаще всего такая ситуация складывается по договорам подряда).
После этого переходите непосредственно к мотивировке. Указываете ссылки на нормы закона, лучше использовать конкретные выдержки из статей законов. К этой части претензии нужно отнестись с особой ответственностью, если необходимо обратиться к специалистам. От качества мотивировки по большей части и будет зависеть результативность претензионной переписки. Прочитав эту часть, сторона должна осознать, что своими действиями действительно нарушает закон, ей придется нести за это меры ответственности и добровольное решение спора будет выгодней. Даже если сторона не отреагирует на претензию, у вас уже будет хорошая заготовка для иска.
Просительная часть. Здесь все просто, указываете свои требования. Например: прошу произвести оплату (устранить нарушения, выплатить неустойку, заменить товар).
Если в вашей ситуации доводы подкрепляются какими-либо документами, то их обязательно нужно приложить к претензии. После просительной части включаете в претензию раздел «Приложения» и перечисляете прилагаемые документы.
Теперь остается произвести отправку претензии. Если иное не было установлено договором, то претензию и приложенные к ней документы, направляются по юридическому адресу стороны. При этом, направлять письмо лучше с описью вложения. Останется только выждать установленный срок.
В заключении отметим, что претензионный порядок является очень важной процедурой. Большинство проблемных ситуаций действительно можно решить миром и для этого достаточно простого обращения к контрагенту. Благодаря досудебному урегулированию спора можно существенно сократить сроки решения проблемы, решить ее альтернативным способом, который удовлетворит интересы обеих сторон, сэкономить на судебных расходах (пошлинах, услугах юристов и т.д.), да и просто сберечь собственные нервы.
Статью подготовил ведущий корпоративный юрист Шаталов Станислав Карлович. 
