В процессе совершения нотариального действия (или отказа в его совершении) нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, непосредственно связанные с совершением нотариального действия, но не касающиеся документального оформления этого действия:
- постановление (кроме постановлений, связанных в соответствии с действующим законодательством с документальным оформлением нотариального действия, а именно постановления о выдаче денежных средств на похороны наследодателя, постановления об аннулировании ранее выданного свидетельства о праве на наследство и др.);
- распоряжение;
- поручение;
- запрос об истребовании сведений и документов.
Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:
- наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;
- фамилия, инициалы, должность нотариуса;
- дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;
- вид документа (постановление, распоряжение и т.д.);
- наименование документа (об отказе в совершении нотариального действия и т.д.);
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления;
- текст документа;
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
- подпись нотариуса;
- оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на вводную (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.
Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале организационно-распорядительных документов.
Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.
Порядок подготовки и оформления документов, создаваемых нотариусом и связанных с документальным оформлением нотариальных действий, регламентируется соответствующими законодательными актами Российской Федерации.
Письма
Документы нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (ответы на запросы, поступившие нотариусу; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), оформляются как письма с использованием личного бланка нотариуса в соответствии с разделом V Правил.
Письма нотариуса содержат следующие реквизиты:
- фамилия, инициалы, должность нотариуса;
- наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;
- место составления;
- дата;
- исходящий регистрационный номер;
- адресат;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подпись нотариуса.
Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ, кроме вышеуказанных реквизитов содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются; оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.
Адресат письма указывается следующим образом.
При направлении письма в организацию или ее структурное подразделение наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Министерство юстиции Российской Федерации Департамент организации и контроля.
При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, должность и фамилия - в дательном, например:
Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации Департамент правового обеспечения Главному специалисту-эксперту И.О. Фамилия.
При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору общества с ограниченной ответственностью "Агропром" И.О. Фамилия.
При адресовании письма физическому лицу указываются его инициалы, фамилия, название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т.д.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс, например:
И.О. Фамилия ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264.
Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.
Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, например: так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.
16. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:
Нотариус (личная подпись) И.О. Фамилия.
При оформлении реквизита "подпись" на личном бланке нотариуса должность нотариуса не указывается.
При оформлении реквизита "подпись" на личном бланке нотариуса лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, обязательно указание в реквизите "подпись" его статуса, инициалов и фамилии, например:
Временно исполняющий обязанности (личная нотариуса подпись) И.О. Фамилия.
Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Запрос о ... на 1 л. в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:
Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты N 113/06-07 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.
Статью подготовил ведущий корпоративный юрист Шаталов Станислав Карлович. 
