Нотариусы, должностные лица органов местного самоуправления, а также консульских учреждений Российской Федерации составляют нотариальные документы по определенным формам. Согласно ст. 46 Основ законодательства о нотариате при удостоверении сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, при удостоверении времени предъявления документов на соответствующих документах совершаются удостоверительные надписи.
В подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, принятия на хранение документов выдаются соответствующие свидетельства.
Удостоверительные надписи совершаются нотариусом, а свидетельства выдаются и в других не названных в ст. 46 Основ случаях. Так, на векселе при предъявлении его к платежу (при оплате по векселю) совершается удостоверительная надпись о платеже; при предъявлении чека к платежу и неоплате его на чеке совершается удостоверительная надпись о неплатеже.
Удостоверительная надпись может быть совершена и при наложении запрещения об отчуждении имущества, являющегося предметом залога. Эта надпись излагается на договоре о залоге имущества после надписи, удостоверяющей сделку (залог). Свидетельство может быть выдано и в подтверждение факта передачи заявления одного физического (юридического) лица другому физическому (юридическому) лицу. Свидетельством, выдаваемым нотариусом, удостоверяются и полномочия душеприказчика, если завещатель назначил исполнителя своего завещания (п. 1 ст. 1135 ГК).
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Кроме свидетельств и удостоверительных надписей существуют и иные формы нотариальных документов, например, при совершении такого нотариального действия, как наложение запрещения отчуждения имущества, выдается нотариальный документ, который называется «запрещение». При совершении морского протеста изготавливается «акт о морском протесте». Соответствующие акты составляются при протесте векселя в неплатеже, неакцепте, недатировании акцепта, при производстве экспертизы. На различных документах, подтверждающих бесспорность задолженности и включенных в Перечень, установленный Правительством Российской Федерации, нотариусы совершают исполнительные надписи.
При совершении нотариального действия «обеспечение доказательств» в зависимости от вида судебного доказательства нотариус составляет либо протокол допроса свидетеля; либо протокол осмотра вещественного (или письменного) доказательства. В соответствии с п. 4 ст. 1126 ГК составляется протокол и после вскрытия нотариусом закрытого завещания, переданного ему завещателем. При этом нотариус выдает наследникам после вскрытия завещания «нотариально удостоверенную копию» протокола.
В связи с тем, что все нотариальные действия совершаются от имени Российской Федерации, формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, а также формы актов, запрещений, исполнительных надписей устанавливаются единые для всех нотариусов и утверждаются Министерством юстиции Российской Федерации. В настоящее время существует 72 формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и иных актов.
Применяя нормы иностранного права, нотариусы в соответствии с ч. 2 ст. 104 Основ законодательства о нотариате совершают удостоверительные надписи и по формам, предусмотренным законодательством других стран, если это не противоречит международным договорам Российской Федерации.
Нотариальные документы изготавливаются по установленным формам на чистых листах бумаги, личных бланках или бланках государственной нотариальной конторы и обязательно скрепляются печатью нотариуса. Каждый нотариус — и работающий в государственной нотариальной конторе, и занимающийся частной практикой — имеет личную печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы. Нередко в нотариальной практике при изготовлении документов используются штампы удостоверительных надписей.
В нотариальном округе «Санкт-Петербург», например, в порядке эксперимента, согласованного с Министерством юстиции Российской Федерации, на основании приказа начальника управления юстиции № 263 и по согласованию с нотариальной палатой Санкт-Петербурга введены бланки установленного образца, имеющие учетную серию и номер, выполненные с применением полиграфических степеней защиты, для нотариального оформления:
- сделок с недвижимостью;
- доверенностей на распоряжение имуществом;
- свидетельств о праве на наследство (по закону и по завещанию);
- свидетельств о праве собственности на долю в общем имуществе супругов.
При изготовлении таких бланков для нотариальных документов применяются следующие степени защиты:
- бумага большой плотности, имеет хаотично расположенные волокна и вкрапления красного цвета;
- бланк выполнен на гербовой бумаге с водяными знаками. Рисунок по сетке в центре бланка в виде Российского и герб России в верхней части документа;
- по краям документа находятся гильоширные элементы в виде розеточек;
- в нижней части бланка сделан микротекст «Россия»;
- необычные рисунки на сеточке, которые переходят один в другой, выполнены реактивными красками, реагирующими на химическое воздействие;
- нумерация выполнена специальной краской;
- ирис (плавный переход одного цвета в другой) выполнен по всему полю бланка. На оборотной стороне ирис выполнен посередине;
- бланк сделан на листе формата А-4. Защитная сетка присутствует и на обороте.
Цель введения таких бланков в делопроизводство нотариусов, как отмечалось в приказе заключалась в принятии со стороны органов юстиции «дополнительных мер по защите прав и законных интересов граждан и юридических лиц, снижению уровня криминогенности в сфере гражданского оборота с недвижимостью». Номерные бланки с отмеченными степенями защиты используются всеми нотариусами Санкт-Петербурга и в настоящее время.
По установленным стандартам должны быть оформлены и документы, касающиеся финансово-хозяйственной деятельности нотариусов. При заполнении таких документов нотариусы часто используют готовые бланки, изготовленные в соответствии с требованиями тех органов, куда эти документы представляются.
Процедура нотариального перевода документов тем больше востребована в России, чем теснее ее экономические и политические связи с другими государствами. Причем за такой услугой обращаются и граждане РФ, и иностранные гости. Ведь вся наша жизнь неразрывно связана с многочисленными бумажками. Но если на родине мы предоставляем их в оригинальном виде, то при поездке за границу их необходимо перевести на соответствующий язык. И наоборот, приезжая в Россию с разными целями, иностранцы должны предоставить местным чиновникам свои документы переведенными на русский язык.
Процедура нотариального перевода могла бы быть очень простой, если бы не ее особенности. Ведь она является весьма ответственной: в таком переводе недопустимы ни малейшие искажения смысла документа, ни ошибки или опечатки. Именно поэтому его должны выполнять только квалифицированные опытные переводчики. Не всегда легко найти такого специалиста, особенно если речь идет о редких языках.
Нотариальный перевод документов для предоставления в госорганы
К нотариусам и переводчикам обращаются за услугами люди разных профессий и национальностей с совершенно различными бумагами. Например, для поступления в иностранный вуз российскому абитуриенту придется перевести свой аттестат зрелости, диплом и прочие образовательные документы.
Когда речь идет о юридических лицах, переводу подвергают такие бумаги, как уставы, доверенности, договоры, финансовую документацию. Если же предстоит процедура сочетания брака с иностранкой/иностранцем, то нужно будет отнести переводчику, а затем и нотариусу бумаги, выданные ЗАГСом: свидетельства о рождении, разводе и т.п.
В любом случае все виды документации имеют одну особенность: они оформляются согласно законодательно установленным нормам. Именно в этом и заключается сложность перевода. Ведь это не художественная литература: здесь каждая формулировка должна быть соблюдена до мелочей.
Роль нотариуса в нотариальном переводе документов
Как можно сделать вывод из одного названия процедуры, в ней важную роль играют сразу два человека – переводчик и нотариус. Поэтому даже если посчастливилось найти хорошего специалиста с дипломом переводчика, то это не означает, что можно вздохнуть с облегчением. С переводом придется поспешить в нотариальную контору, а уж заверит его нотариус или нет – этого никто не сможет гарантировать.
Ведь нотариус не поставит печать и подпись, не удостоверившись в квалификации переводчика. Но даже если она его полностью устраивает, тогда все равно сотрудник нотариальной конторы будет очень придирчиво изучать сам документ. Чтобы его приняли в иностранном учреждении без проблем, на нем должны присутствовать все подписи и печати. Кроме того, в бумагах недопустимы зачеркивания, исправления, повреждения. В некоторых случаях можно предоставлять для перевода и нотариального заверения копии документов, но иногда нужны исключительно оригиналы.
Еще ситуацию может усложнить требование выполнить заверение апостилем. Это означает проставление специального штампа в форме квадрата. Благодаря ему документ приобретает законную силу для предоставления его за границей. То есть иногда речь идет об апостилировании оригинала бумаги. Но нередко приходится выполнить сразу несколько процедур: сначала перевести документацию, затем заверить ее у нотариуса, а потом еще и отнести в соответствующие органы для проставления апостиля. Подобные нюансы объяснимы разными требованиями, которые выдвигают чиновники госорганов в различных странах.
Нотариальное заверение документов
За нотариальным свидетельством верности копии документа обратиться можете только вы сами. Заверение копии по доверенности возможна только в том случае, если в ней оговорены такие полномочия.
Прежде всего, убедитесь в том, что необходимый вам документ подлежит заверению у нотариуса. Имейте в виду, что работник нотариальной конторы не может засвидетельствовать документы, не имеющие регистрационного номера, даты принятия, подписей должностных лиц и печатей. Отказать в оказании услуги заверки нотариус может и в том случае, если предоставляемые вами документы плохо читаемы, имеют поправки, карандашные записи и зачеркивания, печать на них стерта или неразборчива. Все части документа, состоящего из нескольких листов, должны быть пронумерованы и прошиты.
Сделайте необходимое количество ксерокопий документа, подлежащего заверке. Они должны быть четкими и хорошо читаемыми. Если содержания документа размещено на обеих его сторонах, копия также должна быть двусторонней.
Для того чтобы нотариально заверить документы, вам понадобятся паспорт, оригиналы документов и необходимое число их копий. Сперва нотариус проверит, соответствуют ли ваши документы предъявленным законодательством требованиям. Затем он сверит предоставленные вами копии с оригиналами.
Далее работник нотариальной конторы на последней странице копии поставит печать о ее засвидетельствовании, свою личную печать, подпись и штамп с окончанием наименования населенного пункта.
Поставьте свою подпись в специальном реестре, содержащем ваши паспортные данные, наименование документа, количество его страниц и число нотариально заверенных копий.
Нотариальная копия документа
Нотариальная копия – это ксерокопия документа, удостоверенная нотариусом, свидетельствующая верность копии с оригиналом документа.
Нотариальные копии изготавливает, непосредственно, нотариус. Но, если вы оформили заказ на письменный перевод, мы можем оформить нотариальные копии вместо вас, но только если вы доверите нам оригинал документа.
Если же документ очень ценный, и вам под страхом увольнения запретили оставлять его, где бы то ни было, вы можете самостоятельно прийти к нотариусу и оформить нотариальные копии и предоставить их нам, а оригинал вернуть строгому руководству.
Нотариальные копии не снимаются с:
• с оригиналов иностранных документов;
• с нотариально удостоверенных с переводом иностранных документов, пришитых к ксерокопиям, а не к оригиналам;
• с судебных документов;
• со справки из ЗАГСа РФ о состоянии брака;
• с ненадлежащим образом оформленных документов.
Нотариальная копия требуется для:
• Для нотариального удостоверения перевода определенных документов РФ;
• если нотариально удостоверенный перевод документа подается на апостиль (для документов РФ);
• для нотариально удостоверенных с переводом иностранных документов, равно как и документов РФ (с целью располагать несколькими экземплярами для предоставления в различные регистрационные, налоговые и другие органы).
Документы нотариальной доверенности
Чтобы оформить доверенность у нотариуса, нужно предоставить:
• паспорта доверителей, паспортные данные доверенного лица/лиц;
• регистрационные данные, ИНН, ОГРН (для юр. лиц и ИП);
• выписку ЕГРЮЛ/ЕГРИП (для юр. лиц и ИП);
• документ о назначении полномочиями руководителя (для юр. лиц);
• документы на имущество (при необходимости).
Генеральная доверенность подразумевает передачу представителю полномочий на совершение любых действий, соответствующих закону, от имени доверителя. Документ оформляется только в письменной форме, в случаях, установленных законом, он удостоверяется нотариально.
Правила оформления доверенностей не предусматривают жестких требований к ее содержанию, тем не менее, она должна иметь некоторые обязательные реквизиты:
• дату составления;
• место выдачи;
• имена (названия) доверителя и доверенного лица;
• срок действия;
• перечень полномочий;
• подпись доверителя;
• печать (для юр. лиц).
Для того чтобы у представителя не возникло проблем с реализацией полномочий, при оформлении доверенности стоит учесть определенные нюансы:
• сведения о сторонах должны включать в себя полные паспортные данные физических лиц или наименования организаций с ИНН, регистрационными данными и юридическим адресом;
• суммы и сроки нужно прописывать не только цифрами, но и словами;
• полномочия представителя должны четко определять перечень действий, которые он вправе совершить;
• дата выдачи — это обязательный реквизит, без которого доверенность считается недействительной;
• срок генеральной доверенности — не больше 3 лет, если он не обозначен, то документ сохраняет силу 1 год с момента выдачи;
• доверенности юридических лиц должны заверяться подписью руководителя и печатью.
С образцами генеральных доверенностей можно ознакомиться в нотариальной конторе.
Оформление генеральных доверенностей физических лиц и организаций
Порядок оформления доверенности зависит также и от юридического статуса доверителя. Документы, выдаваемые физическими лицами, должны быть заверены у нотариуса. Как правило, эти доверенности передают представителям права на управление каким-либо имуществом (автотранспортом, недвижимостью и т. д.). Чтобы избежать злоупотреблений, необходимо тщательно продумать набор полномочий. При оформлении доверенности у нотариуса можно получить подробную консультацию и составить документ с оптимальным содержанием.
Генеральная доверенность ИП передает представителю весь спектр прав, которыми обладает предприниматель: заключение сделок, сдача отчетности, получение документов, регистрация ККМ, открытие/закрытие счетов и многое другое. Этот документ необходим для эффективного ведения бизнеса, при его выдаче также стоит определить "безопасный" набор прав. Нотариальное удостоверение доверенностей ИП обязательно.
Генеральная доверенность организации может включать в себя полный комплекс прав, которые имеет руководитель. Важный нюанс заключается в том, что полномочия представителя не должны выходить за рамки устава. Этот документ может оформляться в обычной письменной форме без нотариального заверения. Необходимо отметить, что на практике отсутствие удостоверительной надписи нотариуса приводит к сложностям при реализации полномочий: контрагент может отказаться заключить сделку, усомнившись в ее законности. Кроме этого, оформление нотариальной доверенности необходимо, если представитель планирует передоверить свои полномочия третьему лицу, а также в установленных законом случаях, например, для заключения сделок, имеющих обязательную нотариальную форму.
Оформление нотариальных документов
Организационно-распорядительные документы
В процессе совершения нотариального действия (или отказа в его совершении) нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, непосредственно связанные с совершением нотариального действия, но не касающиеся документального оформления этого действия:
- постановление (кроме постановлений, связанных в соответствии с действующим законодательством с документальным оформлением нотариального действия, а именно постановления о выдаче денежных средств на похороны наследодателя, постановления об аннулировании ранее выданного свидетельства о праве на наследство и др.);
- распоряжение;
- поручение;
- запрос об истребовании сведений и документов.
Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:
- наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;
- фамилия, инициалы, должность нотариуса;
- дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;
- вид документа (постановление, распоряжение и т.д.);
- наименование документа (об отказе в совершении нотариального действия и т.д.);
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления;
- текст документа;
- подпись нотариуса;
- оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на вводную (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.
Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале организационно-распорядительных документов.
Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.
Порядок подготовки и оформления документов, создаваемых нотариусом и связанных с документальным оформлением нотариальных действий, регламентируется соответствующими законодательными актами Российской Федерации.
Письма
Документы нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (ответы на запросы, поступившие нотариусу; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), оформляются как письма с использованием личного бланка нотариуса в соответствии с разделом V Правил.
Письма нотариуса содержат следующие реквизиты:
- фамилия, инициалы, должность нотариуса;
- наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;
- место составления;
- дата;
- исходящий регистрационный номер;
- адресат;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подпись нотариуса.
Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ, кроме вышеуказанных реквизитов содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются; оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.
Адресат письма указывается следующим образом.
При направлении письма в организацию или ее структурное подразделение наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Министерство юстиции Российской Федерации Департамент организации и контроля.
При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, должность и фамилия - в дательном, например:
Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации Департамент правового обеспечения Главному специалисту-эксперту И.О. Фамилия.
При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору общества с ограниченной ответственностью "Агропром" И.О. Фамилия.
При адресовании письма физическому лицу указываются его инициалы, фамилия, название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т.д.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс, например:
И.О. Фамилия ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264.
Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.
Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, например: так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.
16. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:
Нотариус (личная подпись) И.О. Фамилия.
При оформлении реквизита "подпись" на личном бланке нотариуса должность нотариуса не указывается.
При оформлении реквизита "подпись" на личном бланке нотариуса лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, обязательно указание в реквизите "подпись" его статуса, инициалов и фамилии, например:
Временно исполняющий обязанности (личная нотариуса подпись) И.О. Фамилия.
Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Запрос о ... на 1 л. в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:
Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты N 113/06-07 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.
Документы нотариальной сделки
Нотариус удостоверяет сделки, для которых законодательством РФ и республик в составе РФ установлена обязательная нотариальная форма. По желанию сторон нотариус может удостоверять и другие сделки.
Нотариальное удостоверение сделки осуществляется путем проставления на документе удостоверительной надписи нотариусом либо лицом, уполномоченным совершать подобное нотариальное действие. Документ, посредством которого оформляется сделка, должен отражать содержание данной сделки и подписывается лицом (лицами), совершающим сделку, или представителем этого лица (лиц), уполномоченным на совершение подобных действий в установленном законом порядке. Законодательством РФ, иными правовыми актами либо соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования к документу и предусматриваться последствия несоблюдения таких требований.
Если гражданин вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо другим причинам не может собственноручно расписаться, то по его поручению, в его присутствии и в присутствии нотариуса сделку, заявление и иной документ может подписать другой гражданин с указанием причин, в силу которых документ не мог быть подписан обратившимся собственноручно.
Если обратившийся к нотариусу гражданин неграмотный или слепой, нотариус должен прочитать ему документ, о чем на документе делается отметка. Для неграмотных глухих, немых или глухонемых приглашается грамотное лицо, которое может объясниться с ними и удостоверить своей подписью, что содержание сделки, заявления или иного документа соответствует воле участвующего в ней лица.
Законодательством РФ предусмотрено обязательное нотариальное удостоверение сделок в следующих случаях:
• завещания;
• доверенности на совершение сделок, требующие нотариального удостоверения;
• доверенности, выдаваемые в порядке передоверия;
• договоры об ипотеке;
• договоры о залоге движимого имущества или прав на имущество в обеспечение обязательств по договору, который должен быть нотариально удостоверен;
• уступка требования и перевод долга, основанные на сделке, совершенной нотариально;
• договоры ренты.
Нотариально может быть удостоверен любой другой договор по желанию сторон, участвующих в сделке, если это не противоречит законодательству РФ.
Нотариус обязан разъяснить сторонам смысл и значение представленного ими проекта сделки и проверить, соответствует ли его содержание действительным намерениям сторон и не противоречит ли требованиям законодательства РФ.
При выяснении дееспособности и правоспособности сторон, участвующих в сделке, нотариус обязан затребовать документы, удостоверяющие личность или учредительные документы юридического лица. Полномочия представителя проверяются по выданной на имя представителя доверенности. Сделки от имени несовершеннолетних в возрасте до 14 лет, а также от имени граждан, признанных судом недееспособными, совершают их родители (опекуны); сделки от имени несовершеннолетних в возрасте от 14 до 18 лет, а также от имени граждан, признанных судом ограниченно дееспособными, совершают их родители (попечители).
Нотариальное удостоверение документов
Удостоверение документов нотариусом является важнейшей частью заключения какого - либо договора, доверенности и так далее. Такое удостоверение может существенно сэкономить ваши силы, время и материальное состояние, так как разногласие сторон впоследствии заключения какого-либо непроверенного договора может привести к судебному разбирательству, но в случае удостоверения документов нотариусом Вы можете решить все вопросы, проконсультировавшись с нотариусом.
Многих жителей нашей страны тревожит жилищный вопрос. Каждый человек старается перестраховаться, чтобы избежать казусов, споров, разбирательств и т. д. Плюс к этому масла в огонь подливают мошенники. Лица, заключающие договор, соглашение или подписывающие иной документ, который касается жилищного вопроса, решают в какой именно форме будет заключено соглашение. Существует всего две формы договора: нотариальная форма и обычная письменная форма. Чтобы заключить договор в нотариальной форме, необходимо больше времени, поэтому лица, заключающие договор, чаще всего выбирают договор в письменной форме. Но в некоторых случаях трата материальных средств себя оправдывает. Такое может произойти в случае смерти собственника. При заключении договора в нотариальной конторе нотариус может быстро оформить документы, с которыми можно будет идти в государственные регистрирующие органы. Но в случае заключения договора в обычной письменной форме нотариус в праве отказать в рассмотрении договора, а если нотариус соглашается рассмотреть договор, то Вам придётся потратить время, сэкономленное при начальном заключении договора, на сбор документов, необходимых для рассмотрения договора. В случае утери первого экземпляра договор в нотариальной форме можно без труда восстановить, а именно нотариус может выдать Вам второй экземпляр документа.
Во многих случаях удостоверение документов запрещено. Например, в таких случаях как: документ полностью или частично выполнен карандашом, в документе присутствуют зачёркнутые слова, приписки, когда в документе отсутствует печать, когда в документе несколько листов, не скреплённых между собой или не пронумерованных. Также запрещено нотариальное свидетельствование документов, либо нотариальное заверение копий документов в таких случаях: документ является секретным, в документе есть пометка о невозможности его копирования, документ является справкой, удостоверяющей психические заболевания человека. Нотариальное заверение копий документов осуществляется при свидетельствовании подписи гражданина нотариусом либо соответствующим лицом по месту работы, учёбы и т. д. Также для нотариального заверения копий документа необходимо свидетельствование копии в нотариальном порядке или при выдаче копии документа юридическим лицом, обладающего подлинником документа, либо при свидетельствовании данного юридического лица. Нотариальное заверение копий документов необходимо, так как при отсутствии данного документа копия не будет являться действительной, что может опять же привести к судебным разбирательствам.
Существует три вида документов, не требующих нотариального удостоверения: Договор купли - продажи, договор дарения, договор ипотеки. При удостоверении документов нотариус может предупредить Вас о возможных последствиях заключения данного договора, Вы можете лично проконсультироваться с нотариусом при удостоверении документов во избежание казусов впоследствии. При возникновении спорной ситуации между сторонами, заключающими договор удостоверение документов нотариусом будет являться неоспоримым доказательством в суде.
Во многих случаях документы требуют обязательного нотариального удостоверения. А именно: в случае оформления доверенности, требующей нотариального удостоверения документа, кроме случаев предусмотренных в законе; в случае, если документ является доверенностью в форме передоверия, кроме случаев передоверия полномочий по выдаче пенсий, государственных пособий, зарплат - в таких случаях нотариальная форма необязательна; в случае, если документ является завещанием; уведомления или распоряжения, касающиеся отмены завещания; соглашения по ипотеке; соглашение по залогу движимого имущества либо соглашение по правам на имущество в обеспечение обязательств по соглашению, которое должно быть удостоверено нотариально; в случае, если договор является соглашением между залогодержателем и залогодателем по обращению взыскания предмета залога, являющегося недвижимым имуществом; договоры - ренты подлежат нотариальному заверению документа во всех трёх видах, то есть: договоры - ренты, пожизненные договоры - ренты и пожизненные договоры - ренты с иждивением; в случае, если документ является договором между таможенным брокером и лицом (лицами), которые осуществляют свою определённую деятельность; в случае нахождения имущества супругов в общей собственности сделки по распоряжению данным имуществом, а также сделки, требующей обязательного нотариального удостоверения доверенности; Брачные договоры, заключаемые в момент регистрации брака или в любой другой период брака; в случае договоров, касающихся уплаты алиментов, эти договоры имеют силу исполнительного листа.
На сегодняшний день удостоверение документов необходимо, так как данное действие при своей начальной невыгодности приносит выгоду по истечению некоторого времени, удостоверение документов может помочь в суде при доказательстве своей правоты.
Не зависимо от места проживания и места расположения вашего офиса Вы можете обратиться к нотариусу в Сергиевом Посаде за свидетельствованием верности копий документов, свидетельствованием подлинности документов, удостоверение доверенностей нотариусом, удостоверением договоров, удостоверением доверенностей.
Виды нотариальных документов
Целый ряд прав и действий подлежит обязательному нотариальному удостоверению. Нотариус как советник, а при необходимости доверенное лицо участников юридических соглашений. В любом случае прибегнувший к нотариальной защите может быть уверен: нотариальный акт надежно закрепляет его права и интересы, защищает от юридических рисков.
Предпочтительность нотариального удостоверения прав состоит в следующем:
- нотариально оформленный документ предоставляет и защищает право от имени государства;
- нотариальный акт публично признается как достоверный и имеет повышенную доказательственную силу (весьма сложно оспорить достоверность фактов, изложенных в таком документе, его юридическую чистоту и силу);
- до совершения нотариального действия нотариус подробно разъясняет права и обязанности сторон, осведомляет о юридических последствиях сделки, проверяет соответствие содержания сделки действительным намерениям сторон и требованиям законодательства, принадлежности прав на недвижимость, правоспособности юридического лица, полномочий сторон и их представителей, установление личности обратившегося за совершением нотариального действия, проверку дееспособности физических лиц;
- нотариальный акт должен в полном объеме соответствовать законодательству;
- ущемление прав по нотариальному акту в принципе невозможно, так как в первую очередь нотариус обеспечивает законность сделки и сохранность интересов всех лиц, права которых затрагивает или может затронуть этот акт; прямая обязанность нотариуса составить документ квалифицированно, закрепить права всех участников сделки надлежащим образом;
- нотариус выступает независимым и беспристрастным советником сразу всех сторон сделки, а также гарантом законности всех ее условий - независимо от положения сторон, от того, кто вносит нотариальный тариф, и других обстоятельств;
- нотариус, занимающийся частной практикой, несет перед обратившимся полную имущественную ответственность за профессиональную ошибку (дополнительной гарантией имущественной ответственности является обязательное страхование профессиональной деятельности) и т.д.
В ст. 3 Закона «О нотариате» гарантии нотариальной деятельности еще более конкретизируются:
- в осуществлении нотариальной деятельности нотариусы и другие уполномоченные на совершение нотариальных действий лица независимы и подчиняются только закону. При этом они руководствуются Законом «О нотариате» и другими нормативными правовыми актами, а также международными договорами, ратифицированными, регулирующими такую деятельность;
- физическим и юридическим лицам гарантируется тайна совершенных ими нотариальных действий. Обеспечение тайны нотариальных действий обязательно для лиц, прекративших работу в качестве нотариуса;
- сведения о нотариальных действиях, копии или дубликаты выданных нотариусом документов выдаются только юридическим и физическим лицам, по поручению которых совершались нотариальные действия, либо их уполномоченным лицам. Сведения о нотариальных действиях и документы выдаются по письменному требованию суда, органов следствия и дознания, по находящимся в их производстве делам органов исполнительного производства, органам прокуратуры, также органам юстиции и нотариальным палатам, уполномоченным Законом «О нотариате» осуществлять проверку деятельности нотариусов;
- лица, умышленно разглашающие сведения о совершенном нотариальном действии, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Согласно главе 8 Закона «О нотариате» при удостоверении сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, при удостоверении времени предъявления документов на соответствующих документах совершаются удостоверительные надписи.
В подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, принятия на хранение документов выдаются соответствующие свидетельства.
Удостоверительные надписи совершаются нотариусом, а свидетельства выдаются и в других, не названных в главе 8 Закона «О нотариате» случаях. Так, на векселе при предъявлении его к платежу (при оплате по векселю) совершается удостоверительная надпись о платеже; при предъявлении чека к платежу и неоплате его на чеке совершается удостоверительная надпись о неплатеже.
Удостоверительная надпись может быть совершена и при наложении запрещения об отчуждении имущества, являющегося предметом залога. Эта надпись излагается на договоре о залоге имущества после надписи, удостоверяющей сделку (залог).
Свидетельство может быть выдано и в подтверждение факта передачи заявления одного физического (юридического) лица другому физическому (юридическому) лицу. Свидетельством, выдаваемым нотариусом, удостоверяются и полномочия душеприказчика, если завещатель назначил исполнителя своего завещания.
Кроме свидетельств и удостоверительных надписей существуют и иные формы нотариальных документов, например, при совершении такого нотариального действия, как наложение запрещения отчуждения имущества, выдается нотариальный документ, который называется «запрещение».
При совершении морского протеста изготавливается «акт о морском протесте».
Соответствующие акты составляются при протесте векселя в неплатеже, неакцепте, недатировании акцепта, при производстве экспертизы. На различных документах, подтверждающих бесспорность задолженности и включенных в Перечень, установленный Правительство, нотариусы совершают исполнительные надписи.
При совершении нотариального действия «обеспечение доказательств» в зависимости от вида судебного доказательства нотариус составляет либо протокол допроса свидетеля; либо протокол осмотра вещественного (или письменного) доказательства.
В соответствии с п. 4 ст. 1233 ГК составляется протокол и после вскрытия нотариусом закрытого завещания, переданного ему завещателем. При этом нотариус выдает наследникам после вскрытия завещания «нотариально удостоверенную копию» протокола.
В связи с тем, что все нотариальные действия совершаются, формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, а также формы актов, запрещений, исполнительных надписей устанавливаются единые для всех нотариусов и утверждаются Министерством юстиции.
Применяя нормы иностранного права, нотариусы в соответствии с ст. 76 главы 11 Закона «О нотариате» совершают удостоверительные надписи и по формам, предусмотренным законодательством других стран, если это не противоречит международным договорам.
Нотариальные документы изготавливаются по установленным формам на чистых листах бумаги, личных бланках или бланках государственной нотариальной конторы и обязательно скрепляются печатью нотариуса.
Каждый нотариус - и работающий в государственной нотариальной конторе, и занимающийся частной практикой - имеет личную печать с изображением Государственного герба, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы.
Нередко в нотариальной практике при изготовлении документов используются штампы удостоверительных надписей.
В нотариальном производстве используются бланки установленного образца, имеющие учетную серию и номер, выполненные с применением полиграфических степеней защиты, для нотариального оформления:
- сделок с недвижимостью;
- доверенностей на распоряжение имуществом;
- свидетельств о праве на наследство (по закону и по завещанию);
- свидетельств о праве собственности на долю в общем имуществе супругов.
При изготовлении таких бланков для нотариальных документов применяются следующие степени защиты:
- бумага большой плотности, имеет хаотично расположенные волокна и вкрапления красного цвета;
- бланк выполнен на гербовой бумаге с водяными знаками. Рисунок по сетке в центре бланка в виде герба в верхней части документа;
- по краям документа находятся гильоширные элементы в виде розеточек;
- в нижней части бланка сделан микротекст «Казахстан»;
- необычные рисунки на сеточке, которые переходят один в другой, выполнены реактивными красками, реагирующими на химическое воздействие;
- нумерация выполнена специальной краской;
- ирис (плавный переход одного цвета в другой) выполнен по всему полю бланка. На оборотной стороне ирис выполнен посередине;
- бланк сделан на листе формата А-4. Защитная сетка присутствует и на обороте.
Цель введения таких бланков в делопроизводство нотариусов, заключалась в принятии со стороны органов юстиции «дополнительных мер по защите прав и законных интересов граждан и юридических лиц, снижению уровня криминогенности в сфере гражданского оборота с недвижимостью». Номерные бланки с отмеченными степенями защиты используются всеми нотариусами и в настоящее время.
По установленным стандартам должны быть оформлены и документы, касающиеся финансово-хозяйственной деятельности нотариусов. При заполнении таких документов нотариусы часто используют готовые бланки, изготовленные в соответствии с требованиями тех органов, куда эти документы представляются.
Нотариусы выдают выписки из реестров для регистрации нотариальных действий по письменному заявлению физических или юридических лиц, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, а также по письменному требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания, в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражных судов в связи с разрешаемыми ими спорами.
В случае же утраты документов, удостоверенных или выданных нотариусами указанным лицам или органам, им выдаются дубликаты утраченных документов.
Нотариусы также выдают дубликаты завещаний, поступивших на хранение от должностных лиц, имеющих право на удостоверение завещаний в соответствии с законодательством.
Выдача дубликатов документов производится с соблюдением требований казахстанского законодательства о сохранении тайны совершения нотариальных действий.
На дубликате, который должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа, совершается удостоверительная надпись по установленной форме. Дубликат завещания может быть выдан завещателю, а после его смерти указанным в завещании наследникам по представлении свидетельства о смерти завещателя.
В случае смерти наследников, которые были указаны в завещании, дубликат завещания может быть выдан их наследникам по представлении ими свидетельства о смерти завещателя и умершего наследника, после которого они наследуют, а в необходимых случаях - и документов, подтверждающих родственные отношения наследников с наследодателем (если эти документы не были представлены ранее).
По факту предоставления указанных документов наследникам умершего гражданина может быть выдан и дубликат документа, подтверждающего принадлежность наследодателю наследственного имущества.
Требования нотариальным документам
Как известно, слово «документ» происходит от лат. documentum - «образец, свидетельство, доказательство». Документы, предоставляемые клиентами нотариусу, служат единственным источником информации как о самом клиенте, так и о совершаемом нотариальном действии. На основании представляемых письменных документов нотариус может сделать вывод о возможности или невозможности совершения того или иного нотариального действия, о наличии или отсутствии фактов, имеющих значение для совершения нотариального действия. Отсюда и жесткие требования: нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова, приписки, сокращения и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Если в каком-либо случае исправления избежать невозможно, то они совершаются в соответствии с правилами, предусмотренными в соответствующих инструкциях Минюста. Все приписки, исправления должны оговариваться сторонами и удостоверяться подписями, все исправления также должны быть совершены таким образом, чтобы возможно было прочесть первоначальный текст.
Для исправления, имеющих место в документах, не подлежащих подписанию сторон, в конце удостоверительной надписи нотариуса оговаривается, что в тексте имеют место те или иные исправления, что подтверждается подписью и оттиском печати нотариуса.
Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц - без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью. В случае, если документ не отвечает изложенным требованиям, составлен неграмотно, нотариус может предложить обратившемуся лицу составить новый документ, в крайнем случае исправить имеющийся, либо может предложить составить этот документ при помощи нотариуса.
В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью выдавшей организации. Однако такое требование Основ законодательства о нотариате по существу неприемлемо для многостраничных документов, исходящих от физических лиц. На практике в этих целях также используется печать нотариуса.
Документ должен быть оформлен в соответствии с действующим законодательством.
Подписи физических лиц, лиц, действующих по доверенности, и лиц, выступающих от имени иностранных юридических лиц, должны быть заверены нотариально.
При сдаче на перевод с нотариальным заверением, документы, выданные за пределами РФ, должны быть легализованы (кроме стран, с которыми заключены соглашения об отмене легализации).
Статью подготовил ведущий корпоративный юрист Шаталов Станислав Карлович. 
