Любой проект начинается с инициализации, с формулировки целей для решения производственных задач.
Основные типовые цели внедрения систем электронного документооборота:
• повышение сохранности и актуальности документов;
• обеспечение соответствия действующим регламентам;
• сокращение сроков подготовки и согласования документов;
• сокращение времени поиска документов;
• сокращение времени формирования отчетов.
Технико-экономическое обоснование составляется для анализа технической и экономической целесообразности проекта внедрения СЭД.
Именно на этом этапе компания решает для себя, будет она дальше развивать проект по внедрению и модернизации СЭД или нет.
После согласования и утверждения технико-экономического обоснования на внедрение/модернизацию СЭД компания принимает итоговое решение по дальнейшему ходу проекта.
Основная цель подготовки технико-экономического обоснования (ТЭО) одна – обосновать необходимость и целесообразность создания/модернизации СЭД. Но целевая аудитория, для кого предназначено технико-экономическое обоснование, может быть различной.
ТЭО может составляться как для внутреннего использования (например, для согласования с Руководством и дальнейшего развития проекта), так и для внешнего (например, для подтверждения инвестиционной привлекательности проекта СЭД кредиторам и инвесторам).
В зависимости от того, для кого и для каких целей и задач готовится документ ТЭО, глубина проработки некоторых разделов может быть различной.
В основном технико-экономическое обоснование составляется для согласования и утверждения проектов перед Руководством, а также используется в качестве основы при подготовке технического задания на проектируемую систему.
По специфики своей работы я участвовала в подготовке технико-экономического обоснования внедрения СЭД для внутреннего использования. Основными задачами разрабатываемого документа были: анализ текущей ситуации, выявление проблем, описание имеющихся ресурсов, анализ и выбор оптимального решения, определение ключевых показателей и эффекта от внедрения СЭД.
Документ разрабатывался совместно с функциональным подразделением Заказчика для анализа, планирования и обоснования проекта перед Руководством Заказчика. Инициатором проекта выступало подразделение делопроизводства.
Как уже отмечалось, любой проект начинается с инициализации, выявления потребностей, целей и задач проекта и подготовки технико-экономического обоснования.
После подготовки, технико-экономическое обоснование согласуется и утверждается с Руководством. После чего Руководство принимает решение:
• Отклонить проект как не целесообразный и экономически невыгодный.
• Временно отложить проект с необходимостью дополнительного уточнения.
• Утвердить документ ТЭО с дальнейшей передачей на согласование/утверждение Инвестору или Кредитору.
• Утвердить документ ТЭО с дальнейшей передачей Руководителю проекта полномочий для реализации проекта.
В случае согласования/утверждения проекта Инвестором/Кредитором, проекту присваивается бюджет, и Руководителю проекта передаются полномочия на реализацию СЭД.
В случае успешного утверждения проекта, назначенный Руководитель проекта совместно с Инициатором проекта приступает к реализации проекта.
В зависимости от принятой структуры в компании, подготовкой ТЭО занимается как непосредственно Функциональный заказчик, так и выделенный под данный проект Руководитель проекта.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Функциональный заказчик – это представитель бизнес-подразделения, курирующий дальнейшее развитие проекта и ответственное за расходование денежных средств под данный проект.
В настоящее время наиболее распространены случаи, когда технико-экономическое обоснование готовит потенциальный подрядчик, планируемый для привлечения внедрения СЭД. Также для составления ТЭО привлекаются консалтинговые компании.
Стоимость таких работ обычно колеблется от 5 000 до 120 000 рублей. Обычно считается, что стоимость работ по разработке ТЭО должна составлять не более чем 5-10% от стоимости всего проекта по внедрению СЭД.
Сами подрядчики обычно рассматривают такие работы как возможность получить дополнительные бонусы при выборе их в качестве основного исполнителя.
Не редки случаи, когда компании подрядчики готовы помочь в подготовке ТЭО, в том числе и бесплатно, на такие случаи у некоторых компаний есть заготовленные шаблоны по подготовке технико-экономического обоснования для внедрения их системы.
На практике, расчет экономических выгод лучше осуществлять своими силами, т.к. только вы и представители вашей компании знают актуальные проблемы и задачи, стоящие перед вашей организацией. Также не будут возникать проблем с конфиденциальностью информации.
Технико-экономическое обоснование может составляться как отдельный документ, так и входить в состав других документов, например Бизнес плана.
Основное отличие ТЭО от Бизнес-плана состоит в том, что Бизнес-план напрямую описывает пути осуществления стратегии, целей и задач организации в контексте необходимых для реализации проектов, а ТЭО больше предназначен для обоснования конкретного проекта.
При этом, оформляться технико-экономическое обоснование может по-разному, в некоторых компаниях это краткое описание на 1-2 страницы формата А4, а в некоторых – это комплекс документов, над составлением которых работает группа выделенных специалистов или даже все подразделение.
Статью подготовила ведущий эксперт-экономист по бюджетированию Ошуркова Тамара Георгиевна. 
