Дефектная ведомость или дефектовка, документ составляется при наличии изъянов, недостатков, брака в произведенных материальных ценностях в случае контроля качества как со стороны производителя, продавца, так и со стороны покупателя. Используется как документ регистрирующий расходы при проведении ремонтов. Унифицированной формы дефектной ведомости нет, поэтому при ее составлении необходимо руководствоваться требованиями статьи 9 Федерального закона № 129-фз.
В частности:
1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Указанные положения также должны быть применены при разработке в организации собственной формы дефектной ведомости.
Дефектная ведомость – документ, необходимый при изложении определенных недостатков, изъянов и браков, обнаруженных в определенных материальных ценностях. Данный документ необходим при контроле качества со стороны покупателя или же со стороны продавца.
Унифицированной формы дефектной ведомости нет, и любое предприятие может составлять данный документ на своем фирменном бланке. При этом следует руководствоваться следующими требованиями:
• обязательное оформление оправдательных документов для каждой хозяйственной операции; данные документы являются первичными в бухгалтерском учете;
• документы в обязательном порядке должны быть составлены согласно унифицированным формам первичной учетной документации.
В противном случае такие документы должны содержать обязательные реквизиты, а именно: название документа, дата составления, наименование организации, содержание определенной операции, название должностных лиц, которые ответственные за ту или иную хозяйственную операцию, их подписи.
• по согласованию с главным бухгалтером организации, руководитель имеет право утвердить перечень лиц, которые имеют право подписи первичной документации;
• первичный документ по возможности должен быть точно составлен в текущий момент совершения хозяйственной операции или же после ее окончания;
• не допускаются исправления, как в банковских, так и в кассовых документах.
Если же данная мера необходима, следует согласовать это с лицами, чьи подписи проставлены на документах. В таком случае необходимо указать дату корректировки данных на первичных документах.
• обязательной мерой ведения первичной документации является составление сводных учетных документов;
• сводные и первичные документы в обязательном порядке должны быть составлены на бумажных носителях. Если же их составление было произведено на машинном носителе, следует сделать бумажные копии данных экземпляров;
• изъятие первичной документации возможно лишь органами дознания, прокуратуры, предварительного следствия, налоговой инспекцией или органами внутренних дел. Данная процедура происходит в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Дефектная ведомость считается официальной только в том случае, если содержит в себе все вышеперечисленные условия и не противоречит действующему законодательству Российской Федерации.
Основой для составления сметы, в лучшем случае, является дефектная ведомость. Ее называют еще дефектовочная ведомость и ведомость объемов работ. В действительности, дефектная ведомость — это описание недостатков, которые необходимо устранить, т.е. заполняется она при необходимости ремонта.
В случае нового строительства, конечно правильнее говорить — ведомость объемов работ.
Ведомость объемов работ должна включать в себя полный перечень работ с указанием объемов. Лучше всего составлять дефектную ведомость, используя формулировки из сборников ТЕР и ФЕР. Это сильно ускоряет дальнейшую работу с ней и составление сметы на ее основе.
Но обычно ведомость объемов работ составляют не сметчики, а мастера, прорабы или рабочие, которые могут быть не знакомы с номенклатурой работ, принятой в ценообразовании.
Тогда дефектовка составляется в свободной форме:
Выровнять стену — 25 кв. м.
Переклеить обои — 25 кв. м.
Замена унитаза — 1
Замена раковины — 2
Снять плитку — 5 кв. м.
Наклеить плитку — 5 кв. м.
Залить пол — 20 кв. м.
Линолеум — 5 кв. м.
Ламинат — 15 кв. м.
Задача сметчика, в таком случае, расшифровать данные работы и перевести их в форму сметы. Для этого может потребоваться уточнение всех полученных данных.
Например:
Средняя толщина выравнивающей смеси на стенах, определение самой смеси.
Марки и модели устанавливаемой сантехники, устанавливаемая к ним арматура, не обозначенная в дефектовке, но, возможно, требующая установки (шаровые краны, смесители).
Толщина заливки пола и используемая смесь и многое другое.
Обои нужно сначала снять, далее отмыть стену от старых, грунтовать и, только потом, наклеить новые (здесь нужен вид обоев). Понятно, что в смете любые работы будут указаны более точно и конкретно.
Таким образом, лучше всего привлечь сметчика еще на стадии определения объемов работ или дефектования объекта.
Составление дефектной ведомости
Для того чтобы правильно и без проблем учесть расходы на ремонт ОС, нужно его правильно оформить. А именно: составить дефектную ведомость.
Дефектная ведомость — это акт визуального осмотра объекта, подлежащего ремонту. Унифицированной формы нет, поэтому ее надо разработать самим и приложить к учетной политике. Поскольку у организации могут быть разные группы ОС, допустимо и даже желательно оформлять разные формы дефектных ведомостей. Для автомобилей — одна, для оргтехники — другая, для недвижимости — третья.
Дефектная ведомость формируется комиссией, в которую должны входить представители бухгалтерии, эксплуатирующего подразделения и ремонтного подразделения либо подрядчика, которому мы собираемся поручить ремонт.
Дефектная ведомость должна ответить на три вопроса:
— что мы осматриваем и собираемся ремонтировать. То есть мы должны идентифицировать объект, описать его. Бухгалтер пишет инвентарный номер, данные технической документации (ПТС, кадастровый номер, номер техпаспорта);
— почему объект требует ремонта. То есть, какие неполадки уже появились или могут появиться, если своевременно не заменить какие-то детали. И здесь основная роль принадлежит представителям эксплуатирующего подразделения. Только они могут знать те технические регламенты, которые требуют от нас делать планово-предупредительные ремонты раз в год, раз в полгода, каждые 2 месяца. Только они могут правильно описать аварийную ситуацию и суть поломки;
— что нужно сделать, чтобы привести объект в рабочее состояние. То есть само описание ремонта: какие детали нужно купить, какие работы выполнить. Здесь «ответчик» — главный подрядчик или работник ремонтного цеха. Он скажет, что заменить, что покрасить, что привинтить.
Дефектную ведомость подпишет комиссия, а утвердит либо руководитель, либо уполномоченное лицо. Например, по автомобилям это может быть заведующий гаражом, по помещениям — административный директор, по производственному оборудованию — главный инженер. Дефектную ведомость надо составлять вместе с исполнителем ремонтных работ. Тогда подобных ситуаций, скорее всего, не возникнет. Но уж если так случилось, лицо, сдавшее ОС в ремонт, должно написать служебную записку о том, что еще необходимо сделать дополнительно. Записка должна быть утверждена тем же лицом, что и дефектная ведомость. Это значит, что уполномоченное лицо санкционировало соответствующие расходы.
Итак, дефектная ведомость нужна нам по трем причинам.
Первая причина — хозяйственная. Мы говорим о том, что случилось с объектом и почему он требует ремонта. А потом смотрим на ситуацию с позиции недопущения подобных затрат в будущем: что надо сделать, чтобы больше по этой причине объект не ломался.
Вторая причина — это налогообложение. Нам нужно доказать экономическую оправданность ремонта. Потому что, если мы красим потолки два раза в год, налоговый инспектор может сказать: «А не слишком ли часто? Может быть, этого не надо делать по несколько раз в год?». А бухгалтер просто не сможет ответить на этот вопрос, потому что не знает, зачем красить потолки так часто. А для того чтобы доказать налоговому инспектору, что расходы экономически оправданны, бухгалтер предъявляет дефектную ведомость, составленную при участии технических специалистов, где прямо написано, зачем мы эти потолки так часто красим.
И третья причина — дефектная ведомость помогает определить, с чем мы имеем дело: с ремонтом или модернизацией (реконструкцией). Дело в том, что очень часто ремонт и модернизацию разделяют по стоимостному критерию. Если дорого, то модернизация, если дешево, значит, ремонт. Для этого случая я специально храню и всегда цитирую Письмо Минфина N 03-03-06/1/289. В нем говорится, что не стоимость работ важна для того, чтобы определить, ремонт у нас или модернизация. Для целей налогового учета это определяется их содержанием.
1. Для чего нужна дефектная ведомость
Документ является обоснованием расходов предприятия на ремонт здания - это сводная таблица ремонтов, дефектов, служит для определения объёмов ремонта. Содержит объемы, перечень дефектов, выводы и рекомендации по устранению. Является основным документом для обоснования сметы расходов (учитывается сметчиком при составлении локальных смет). Рекомендуем использовать как документ первичного учета в бухгалтерской отчетности.
2. Чем отличается дефектная ведомость от дефектного акта
В большинстве случаев актом утверждается ведомость в виде приложения. Акт (протокол) в отличие от ведомости составляется собственными работниками назначенными руководителем и по этой причине наиболее удобен для внутреннего документа оборота. Вместе документы считаются отчетом комиссии о произведенном обследовании здания.
3. Как составить дефектную ведомость – акт
Стандартной формы документов нет. Можно составить самостоятельно в составе комиссии в произвольной табличной форме с учетом унифицированных форм первичной отчетности (фирменный бланк, реквизиты и т.д.). Особой квалификации работников не требуется – в том случае если речи идет о видимых, очевидных дефектах (мелкие трещины, сколы), а также замены окон, дверей, покрытий. В остальных случаях ведомость составляют специализированные организации по подготовке проектно - сметной документации. В состав работ рекомендуем включить визуальный осмотр и обследование с помощью измерительных приборов.
Дефектная ведомость тарифы
По Жилищному кодексу РФ собственники жилых помещений в многоквартирном доме обязаны ежегодно проводить общее собрание. На нем управляющая организация предлагает новые тарифы, владельцы квартир с ними соглашаются, голосуя «за», либо отвергают, голосуя «против» или «воздержался». Тариф предлагается не просто так: управляющая организация информирует собственников об общем состоянии дома, итогах работы за прошлый год, результатах весеннего и осеннего осмотра общего имущества и предлагает утвердить перечень работ и услуг, их объемы, периодичность и стоимость, из которых формируется тариф.
Тарифы по оплате электричества, холодной, горячей воды, отопления и, частично, по вывозу и утилизации твердых бытовых отходов разрабатываются и утверждаются решениями региональных и муниципальных органов власти, а вот определение тарифов по статьям: «содержание и текущий ремонт жилья», «капитальный ремонт» – прерогатива собственников жилья.
Формирование тарифов по этим двум статьям должно идти в три этапа: расчет и обоснование тарифа, согласование, утверждение. Рассмотрим последовательно каждый из них, и проследим, какие действия должны предпринять собственники. Предварительно необходимо заметить, что для наилучшего решения этих вопросов желательно, чтобы собственники избрали старших по дому и подъезду, так называемый домовой комитет, а также утвердили кандидатуры уполномоченных собственников (им может быть старший по дому), которые и будут от имени всех собственников общаться с управляющей организацией.
Он делается на основании подготовленных и предложенных управляющей организацией: перечня обязательных работ и услуг, перечня работ по текущему и капитальному ремонту общего имущества, акта технического состояния дома, дефектных ведомостей, ориентировочных смет на выполнение предполагаемых ремонтных работ (как текущего, так и капитального ремонта).
Далее, при рассмотрении перечня, следует внимательно проанализировать, какой объем обязательных услуг необходим для обслуживания вашего дома, определить, с какой периодичностью они будут выполняться, а также оценить их стоимость. В частности, изменив количество частичных осмотров конструктивных элементов, можно оптимизировать оплату за предоставление этих услуг.
Естественно, у собственников возникает вопрос: откуда можно узнать, сколько может стоить та или иная услуга? Целесообразно провести сравнение с аналогичным перечнем по вашему дому за прошлый год, а также с отчетом по фактически выполненным в прошлом году работам и услугам.
Акт технического состояния дома ответит на вопросы: какие именно ремонтные работы желательно сделать в вашем доме в следующем году, каков объем этих работ – в соответствии с дефектными ведомостями, а стоимость – по сметам. Важно правильно расставить приоритеты выполнения работ, выбрать действительно необходимые и, оценив их, рассчитать стоимость, приходящуюся на один квадратный метр жилья.
Согласование:
Со специалистами управляющей организации обсуждаются те позиции перечня, по которым собственники считают, что стоимость или объем предлагаемой услуги завышены, нет необходимости или возможности выполнить в этом году предлагаемые ремонтные работы, и находится компромиссное решение.
Но самого весомого уменьшения тарифа можно добиться за счет услуг по управлению домом. Во всех нормативных документах услуги по начислению и сбору платежей входят в стоимость услуг по управлению многоквартирным домом.
В нахождении такого решения заинтересованы как жители, так и управляющая организация. Для жильцов важно то, что дом необходимо сохранять в исправном состоянии для их комфортного проживания. Управляющая организация заинтересована в том, чтобы были приняты ее предложения хотя бы частично, так как в случае отказа собственников согласовать предлагаемый тариф на «содержание и текущий ремонт жилья» предельное его повышение не может быть более чем на 10% относительно прошлогоднего, причем только для нанимателей, а не для собственников.
Утверждение:
Процесс утверждения состоит в подготовке следующих документов: повестки дня общего собрания собственников с информированием за 10 дней о форме, месте и времени его проведения и реестра/бюллетеня для голосования.
В повестку дня необходимо включить:
• избрание председателя, секретаря собрания, членов счетной комиссии (с указанием представителя, голосующего от имени наймодателя жилых помещений в многоквартирном доме), наделение их правом подписания протокола;
• утверждение уполномоченных лиц собственников помещений в многоквартирном доме;
• избрание ревизионной комиссии (ревизора) многоквартирного дома;
• утверждение перечня работ и услуг по содержанию и текущему ремонту общего имущества в многоквартирном доме и платы за них;
• утверждение перечня работ по капитальному ремонту и платы за них;
• утверждение размера платы за вывоз и утилизацию ТБО;
• утверждение размера и способа распределения платы за электроэнергию для освещения мест общего пользования (МОП);
• наделение управляющей компании правом сдавать в аренду общее имущество собственников дома с согласия уполномоченных лиц собственников помещений – актива дома. Средства, полученные от хозяйственного оборота общего имущества, направлять на его содержание и другие нужды дома по решению уполномоченных лиц собственников – актива дома;
• установление порядка извещения собственников помещений о проведении общего собрания и его результатах;
• определение места хранения бюллетеней голосования и протокола общего собрания собственников помещений многоквартирного дома.
Вопрос расчета (а не назначение сверху!) тарифа на услуги ЖКХ является сейчас самым актуальным и болезненным. Поэтому важно рассчитать тариф обоснованно и с соблюдением соответствующих процедур.
Специалисты приступили к разработке не только такого необходимого программного продукта, но и документацию по регламентированию порядка изменения тарифа на услуги ЖКХ. Этому предшествовало изучение существующих на тот момент в РФ законодательных документов. Нами была учтена не только законодательная база, мы проводили постоянные консультации со специалистами управления ЖКХ области и города.
При расчете тарифа на каждый дом создаются и используются в работе:
• акт осмотра технического состояния дома;
• дефектная ведомость
• смета работ, составленная по дефектной ведомости с учетом стоимости материалов.
Итог работы программы - выполненный тариф, с приложением к нему всех расчетных обосновательных документов.
Дефектная ведомость по ремонту
При возникновении необходимости проведения ремонтных работ, вне зависимости от того дом это или машина, рекомендуется составлять дефектную ведомость по ремонту, в которой будут отражены все подробности и перечислены все участки или детали, подлежащие ремонту.
1. Сначала проведите техническое обследование с освидетельствованием. Для этого наймите экспертную организацию, которая имеет все необходимое оборудования для обследования объекта, подлежащего ремонту. Помимо оборудования у них должна иметься вся нормативно-техническая документация, на основании которой они будут осуществлять проверку и оценку степени повреждения. Дефектом является отклонение от требований проектно-конструкторской документации. Результаты проверки сравниваются с ГОСТом.
2. Составьте разные дефектные ведомости на разные виды работ, если вашей организации нужно ремонтировать разные объекты, т.е. и оборудование, и помещение.
3. Утвержденной единой формы ведомости дефектов не существует. Вы можете составить ее в произвольной форме, но обязательно должны указать реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете".
4. Составляйте ведомость дефектов на основании технического обследования. В дефектной ведомости необходимо отразить соответственно дефекты конструкций и узлов, описать все технологические и организационные мероприятия по их устранению. В этой же дефектной ведомости нужно указать объем ремонтных работ и перечислить основные материалы, необходимые для ремонта. Если марка и тип материала имеет принципиальное значение, вы также можете указать это в документе.
5. Доверьте составление ведомости опытным высококвалифицированным работникам, связанным с ремонтом оборудования или зданий. Ведомость дефектов является документом, по которому составляется смета и осуществляется проверка выполненных ремонтных работ, поэтому правильное и подробное составление этого документа очень важно. Поскольку ведомость представляет собой часть сметной документации, она должна быть подписана и заказчиком с грифом «Утверждено», и подрядчиком.
6. Если вы выявили существенные отличия между описанием дефектов в смете подрядчика, с которым вы заключили договор на проведение ремонтных работ, и дефектной ведомости, составленной экспертами, потребуйте от подрядчика письменное объяснение данного факта и утвердите этот документ.
Если вы задумываетесь над тем, нужна ли вам дефектная ведомость, то примите во внимание, что она вам потребуется как минимум по трем причинам:
- для контроля расходов и состояния объекта
- для предоставления доказательств целесообразности потраченных средств в случае возникновения вопросов у налоговой инспекции
- для определения масштаба работ. Подробное описание дефектов и работ в ведомости позволяет определить, будет ли это просто ремонт или модернизация объекта. Это разная цена.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
