Во внешнеэкономические отношения партнеры вступают, имея, как правило, различные цели, позиции по основным вопросам будущей сделки, разный опыт и различные законодательства в области предпринимательства.
Поэтому процесс заключения сделки фактически состоит из двух стадий:
Во-первых, изложение собственной позиции и пожеланий партнеру, а также изучение его предложений и условий и,
Во-вторых, поиск взаимоприемлемого компромисса и оформление его в тексте соглашения.
Стороны во внешнеторговой сделке могут вступать друг с другом в контакт различными способами.
Однако наиболее общепринятым является следующий порядок взаимодействия партнеров:
• предварительное изложение предложений и пожеланий, которое осуществляется обычно в письменной форме;
• уточнение и согласование отдельных позиций сделки, что может осуществляться более быстрым способом связи, в частности с использованием телефона;
• окончательное урегулирование всех условий сделки в процессе личной встречи сторон.
Каждый из этих этапов фактически представляет собой переговоры особого рода: переговоры по переписке, переговоры по телефону и личные переговоры. Для каждого из этих способов переговоров существуют общепринятые правила, и особенности в принципе в зависимости от ситуации партнеры могут провести переговоры от начала до конца, используя только один из вышеназванных способов, современные способы связи и коммуникации вполне позволяют это.
Переговоры могут быть начаты как продавцом, так и покупателем путем рассылки соответствующих коммерческих документов.
Если инициатива начала переговоров принадлежит продавцу, то он заявляет о желании заключить договор купли-продажи на определенных условиях путем рассылки инициативных предложений. Такое письменное предложение продавца в коммерческой практике называют офертой, а лицо, пославшее оферту, — оферентом.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В настоящее время основным международным соглашением, регулирующим процесс заключения сделок купли продажи, является Конвенция ООН о договорах международной купли продажи товаров, называемая часто Венской конвенцией. В этом документе содержится понятие оферты, которое определено как "предложение о заключении договора, адресованное одному или нескольким конкретным лицам, если оно достаточно определенно и выражает намерение оферента считать себя связанным в случае акцепта". Таким образом, можно сделать вывод, что главным признаком оферты является ее адресность, что отличает ее от предложения, адресованного неопределенному кругу лиц.
В том же соглашении указано, что "предложение является достаточно определенным, если в нем обозначен товар и прямо или косвенно устанавливаются количество и цена либо предусматривается порядок их определения".
Коммерческое предложение может быть сделано различными способами в зависимости от предмета сделки, степени знакомства сторон и других факторов:
Во-первых, оферту можно оформить в виде делового письма. Этот способ подготовки оферт широко используется во внешнеторговой практике и является наиболее универсальным. Деловое письмо может быть направлено как уже известному партнеру, так и фирме, с которой деловых отношений еще не было.
Во-вторых, оферта может быть подготовлена в виде комплекта документов, состоящих из коммерческих и технических условий предполагаемой сделки. Такие оферты чаще используются для передачи предложений на сложные товары, требующие подробного технического описания. При этом технические условия являются приложением к коммерческой части оферты, которая оформляется как обычное деловое письмо.
В-третьих, оферту можно подготовить в форме проекта контракта, подписанного со стороны экспортера и содержащего все основные условия сделки. Такой способ используется, конечно, только с постоянными партнерами, которые уже знакомы с обычными условиями сделки данного продавца и с которыми уже предварительно обговаривались позиции будущей сделки в устной беседе или по телефону. Естественно, такой способ передачи предложений существенно ускоряет заключение сделки, но эффективен только при хорошем знании потребностей другой стороны.
Коммерческое предложение может быть также подготовлено как типовая оферта данного продавца, в которой указаны обычные условия его продажи. Типовые оферты широко используют фирмы, известные на мировом рынке и заключающие большое количество внешнеторговых сделок. Обычно на бланке типовой оферты уже внесены все общие условия будущего контракта (так называемые общие условия продажи), и продавец заполняет лишь те разделы, в которых речь идет об индивидуальных условиях данной сделки (количество, цена, срок поставки и др.). Эффективность типовых оферт возрастает, когда они направляются уже известным партнерам.
В определенных обстоятельствах оферта может быть сделана устно при личных встречах или по телефону с последующим подтверждением в письменной форме одним из вышеперечисленных способов.
Составление предложения требует особого внимания. Продавец должен заинтересовать покупателя, показать выгоду своего предложения. Умело составленное предложение имеет больше шансов привести к скорейшему заключению договора.
При составлении текста оферты следует учитывать ряд правил:
Во-первых, текст должен быть кратким, но в то же время четким и ясным. Надо избегать возможности различного толкования тех или иных условий предложения, что в дальнейшем может привести к большим недоразумениям между контрагентами. Кроме того, неясности в оферте могут вести к появлению новых встречных запросов от контрагента, что неизбежно ведет к потере времени, замедлению всей внешнеторговой работы и, следовательно, снижению ее эффективности. В связи с этим следует хорошо продумывать аргументы, которые предполагается изложить в тексте.
Содержание оферт на один и тот же товар может видоизменяться в зависимости от контрагента, особенностей его потребности и степени знакомства с ним. В любом случае объективные данные о выгодности использования предмета оферты (цифровые данные об экономичности, производительности, качестве) более убедительны, чем голословное восхваление. Каждый клиент имеет свой особый интерес к предлагаемому объекту. И если продавец сможет своевременно и правильно определить и развить этот интерес, то у него будет больше шансов на успешное завершение сделки.
Экспортеру при подготовке оферты следует обратить внимание на различные нюансы в оформлении предложения. В частности, если контрагент не знаком с экспортером, то оферта должна носить как деловой, так отчасти и рекламный характер, представляющий фирму поставщика с лучших сторон. В некоторых случаях можно даже представить отзывы известных компаний — покупателей продукции.
Обычно в оферте указываются все коммерческие условия сделки: наименование товара, количественные и качественные характеристики, базисные условия поставки и цена, срок поставки, условия платежа, порядок сдачи приёмки товара, характер тары и упаковки, гарантии и санкции. Оферта обязательно также содержит юридический адрес и подписи со стороны продавца в то же время не всегда оферта должна содержать все перечисленные условия. В тех случаях, когда между сторонами ранее уже был заключен договор или когда стороны применяют типовые условия поставки, оферта может содержать лишь индивидуальные условия данной сделки (предмет соглашения, количество, качество, цена, срок поставки), а в отношении остальных условий делается ссылка на предыдущий контракт или типовые условия, известные другой стороне.
Особого внимания требует вопрос об указании цены в оферте. Установление такой цены является сложным и ответственным делом. С одной стороны, каждый экспортер стремится получить наиболее высокую прибыль и заинтересован в указании максимальной цены, но с учетом ситуации на рынке, с другой — основные условия поставки, указанные в оферте, должны примерно соответствовать обычным рыночным условиям, так как товар, предложенный по завышенной цене, не вызовет у покупателя интереса, а на товар, однажды проданный по сравнительно низкой цене, трудно будет в дальнейшем повысить цены, если конъюнктура рынка в это время будет оставаться стабильной.
Для успеха оферты в ней чаще всего указывают твердую, вполне определенную цену товара, например, на условиях "ФОБ или СИФ определенный порт" (в случае морской перевозки) или "Франко перевозчик" (сухопутные перевозки), так как именно такие базисные условия являются наиболее распространенными и удобными для покупателя и продавца. Твердое фиксирование цены и указание базиса поставки позволят покупателю определить свои полные затраты на приобретение товара у данного оферента и сравнить их с другими предложениями.
Если в коммерческом предложении представлены рекламные материалы и расценки на всю или часть номенклатуры товаров, то оно, даже если направлено в адрес конкретной фирмы, будет рассматриваться как предложение неопределенному кругу лиц и приглашение вступить в деловые контакты. Такие предложения иногда называют предложениями без обязательств.
Ситуация, в которой экспортер готовит свое предложение, может быть различной:
Во-первых, экспортер может подготовить и направить потенциальному покупателю оферту по собственной инициативе.
Во-вторых, оферта может готовиться в ответ на запрос покупателя. В последнем случае оферент по многим условиям связан условиями запроса покупателя и, следовательно, его действия и варианты предложений ограниченны. В этом случае главная задача экспортера заключается в том, чтобы в кратчайший срок направить оферту покупателю и чтобы она наилучшим образом отвечала условиям его запроса.
Когда же инициатива предложения исходит от экспортера, то ему приходится самостоятельно решать все вопросы, связанные с выбором всех условий. И прежде всего продавец должен решить вопрос о том, какую оферту послать — твердую или свободную.
Твердая оферта представляет собой предложение, которое отправляется только одному возможному покупателю на данную партию товара с указанием срока, в течение которого продавец является связанным своим предложением и не может сделать аналогичное предложение другому покупателю. В том случае, если покупатель согласен со всеми условиями оферты, он посылает продавцу письменное подтверждение, содержащее его безоговорочный акцепт, и его получение продавцом считается моментом вступления сторон в договорные обязательства.
В современных условиях многие фирмы, являющиеся постоянными партнерами, используют именно данный способ заключения сделок, не предполагающий оформление контракта. Следует обратить внимание, что, даже если национальное законодательство партнеров предписывает заключение сделок в письменной форме, подобный порядок не противоречит этому положению, поскольку вместо контракта, заключенного в письменной форме, стороны имеют два письменных документа — твердое предложение продавца и акцепт этого предложения покупателем.
В отечественной практике такой способ практически не применяется, если не считать такой ситуации, когда оформляется дополнение к ранее заключенному между контрагентами контракту, в котором оговорены все права и обязанности сторон.
Неполучение ответа от покупателя в течение установленного в оферте срока равносильно отказу покупателя от заключения сделки на предложенных условиях и освобождает продавца от сделанного им предложения. Однако следует отметить, что к практике "молчаливого отказа" прибегают крупные, известные в международной торговле фирмы. Начинающие покупатели, а также небольшие фирмы обычно присылают вежливый письменный отказ. Письменная форма отказа считается более соответствующей хорошим деловым отношениям, и она позволяет и той и другой стороне надеяться на возобновление отношений в другой ситуации.
Если покупатель не согласен с одним или несколькими условиями оферты, то он посылает продавцу встречное предложение с указанием своих условий и срока для ответа, которое называются контрофертой. Если продавец не согласен с условиями контроферты, он либо считает себя свободным от своих обязательств по оферте, о чем письменно извещает покупателя, либо посылает ему новую оферту с учетом предложенных покупателем условий или на новых условиях, отличных как от своей первой оферты, так и от условий контроферты покупателя.
Если продавец имеет монопольного посредника в стране экспорта, то первое предложение делается обязательно ему и лишь в случае его отказа продавец может сделать предложения другим покупателям на тех же условиях. При изменении условий оферты он обязан послать новое предложение своему посреднику.
Свободная оферта делается одновременно на одну и ту же партию товара нескольким возможным покупателям. Она не устанавливает срока для ответа и поэтому не связывает оферента. Согласие покупателя с условиями свободной оферты подтверждается твердой контрофертой. После подтверждения продавцом (акцепта) контроферты покупателя сделка считается заключенной.
Продавец подтверждает контроферту того покупателя, которую он раньше получил, или покупателя, с которым он предпочел заключить сделку. Покупатель не вправе предъявлять какие-либо претензии продавцу, в случае если продавец заключит сделку не с ним, а с другим контрагентом.
В случае получения свободной оферты покупатели чаще всего пользуются формой молчаливого отказа, поскольку сама по себе свободная оферта предполагает обращение к нескольким партнерам и молчание одного из них не расценивается как неуважение.
На первый взгляд может показаться, что экспортеру выгоднее пользоваться свободными офертами, но в действительности это не всегда целесообразно. В настоящее время по большинству товаров позиции у продавцов бывают слабее, чем у покупателей. В этих условиях покупатели мало считаются со свободными офертами, так как не имеют уверенности в том, что, приняв их, они могут стать собственниками товара; время же для выгодной покупки такого товара в другом месте может быть упущено. Поэтому сейчас экспортеры предпочитают направлять твердые оферты, у которых больше шансов заинтересовать возможного покупателя.
Свободными офертами экспортеры, однако, пользуются иногда для предварительного ознакомления с неизвестным для них рынком или при выходе на рынок с новым товаром, по которому у них еще нет конкурентов.
Рассылка подготовленных предложений также является не столь простой, чисто технической операцией, какой она кажется на первый взгляд. К этому этапу надо подходить столь же тщательно и продуманно, как и ко всем другим вопросам, связанным с подготовкой внешнеторговой сделки. Прежде всего, необходимо решить, куда, кому и когда целесообразно разослать оферты. При этом нередко можно встретиться с мнением, что, чем больше послано оферт, тем быстрее и больше будет заключено сделок. Однако это не всегда правильно. Если предложения посланы нескольким покупателям в пределах одной страны, без учета существующих связей между различными фирмами в рамках тех или иных союзов и объединений, то в силу взаимной информации такие предложения могут привести к преувеличенному представлению о количествах предлагаемых товаров или об особой заинтересованности экспортера в срочной продаже. В этом случае эффект может быть даже обратным: покупатели могут выжидать и не откликаться на предложение, рассчитывая на снижение цен.
Говоря об офертах, особенно на машины и оборудование, нужно упомянуть так называемые стандартные предложения — заранее разработанные условия продажи на различные виды изделий. Подготовка таких предложений на сырьевые и продовольственные товары, как правило, не вызывает затруднений. Разработка же стандартных оферт на изделия машиностроения, учитывая их большое разнообразие, сложность и различное назначение, представляет значительные трудности. Однако, будучи разработанными, они намного ускоряют возможности посылки предложений клиенту и облегчают деятельность экспортеров.
Особенно хорошо зарекомендовали себя стандартные предложения на международных ярмарках и выставках, где фактор времени играет большую роль и где, поэтому очень важно иметь возможность быстро вручить посетителям, проявившим интерес к тому или иному товару, соответствующие предложения.
Инициатива импортера по заключению сделки
Если инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя, то его обращение к продавцу с просьбой прислать предложение принято называть запросом. Цель запроса — получить от экспортеров конкурентные предложения, из которых выбирается наилучшее. Для этого запросы обычно посылаются не одной, а нескольким фирмам различных стран, конкурирующим между собой. В запросе указываются точное наименование нужного товара, его качество, сорт, количество. Цена в запросе, как правило, не указывается. Делается это для того, чтобы покупатель имел свободу действий при последующих переговорах с экспортером, если оферта последнего будет представлять для него интерес. Однако вопрос цены слишком важен для импортера, чтобы он мог оставить его решение полностью на усмотрение оферента. Поэтому, как правило, импортер выражает в запросе пожелание относительно валюты, цены и базиса поставки.
В запросе также указывается, сколько времени покупатель будет ждать оферту. Такой срок обычно не превышает времени, необходимого оференту для составления и присылки предложения.
Этот момент очень важен, поскольку:
Во-первых, в случае неполучения оферты в срок импортер не будет на нее рассчитывать и,
Во-вторых, если экспортер заинтересован в поставке запрошенного товара, но по каким-то причинам не может послать предложение к назначенной дате, то он попросит отсрочки. Это будет свидетельствовать о заинтересованности экспортера в предполагаемой сделке, что может быть использовано покупателем при последующих переговорах.
В целом запросы более лаконичны, чем оферты, и к их оформлению не предъявляются столь жесткие требования.
Ответом на запрос является твердая оферта продавца, которую он присылает одним из тех способов, о которых говорилось выше.
Для обострения конкуренции между поставщиками и создания предпосылок для получения наиболее выгодных коммерческих условий закупок импортеры в некоторых случаях принимают меры к тому, чтобы довести до поставщика информацию о предстоящих заказах путем публикации в деловой прессе либо направления запросов в виде типовых бланков с в печаткой адреса контрагента.
Импортеры обычно запрашивают предложение на меньшее количество товара, чем подлежит закупке. Это делается для того, чтобы при уторговывании цен получить дополнительную скидку с цены на увеличенный объем заказа. Некоторые формулировки, в частности "просим срочно дать предложение" либо "срочная поставка", нежелательны в запросах, так как они ведут к завышению цены предложений и неуступчивости контрагента на переговорах.
В вопросе о количестве рассылаемых запросов следует придерживаться ряда правил. Большое количество запросов отнюдь не желательно, особенно если они направляются фирмам одной страны, которые могут быть связаны между собой различными соглашениями.
Кроме того, рассылка большого количества запросов:
Во-первых, возлагает на внешнеторговый аппарат излишнюю, не всегда оправдывающую себя работу, которая выражается в контроле за поступлением запрашиваемых оферт и необходимости анализировать каждую полученную оферту;
Во-вторых, чем больше запрашивается предложений, тем больше окажется фирм, которые не получат заказов. Это нежелательно для покупателя, так как в будущем, возможно, придется обратиться к этим фирмам.
Если запрос делался при отсутствии у покупателя намерения совершить закупку, то в ответ на представленное предложение следует поблагодарить поставщика и отклонить его предложение, выразив надежду на сотрудничество в будущем. В качестве причины отказа запрашивающая фирма часто ссылается на завышенные цены либо несоответствующие технические показатели. Формулируя такие оговорки, следует быть внимательным, чтобы мнение покупателя о ценах и качестве товаров не было принято поставщиком как оферта на закупку товаров с учетом замечаний покупателя. Можно попасть в сложное положение, если от продавца в ответ на такой отказ последует акцепт, и он будет считать свой акцепт фактом заключения договора.
Подобная практика рассылки запросов без последующих переговоров и заключения сделок является общепринятой, однако фирмам покупателям следует иметь в виду, что поставщики ведут учет такого рода отказов. Если фирма покупатель несколько раз делает запросы, но потом ограничивается только благодарностью за представленные предложения, то можно быть уверенными, что в следующий раз экспортер либо не ответит на запрос, либо пришлет предложение с искаженными условиями.
Покупатель может обращаться к продавцу не только с запросом, но и с определенным заказом. Заказом принято называть документ, в котором покупатель подробно указывает все необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара, а также все существенные элементы, необходимые для заключения внешнеторговой сделки.
Покупатель, который предварительно знаком с условиями поставок экспортера в результате личных бесед с представителями экспортера или предыдущих переговоров, переписки или закупок, может направить продавцу заказ, который содержит просьбы покупателя отгрузить ему на определенных условиях товар.
Заказы обычно направляются постоянным контрагентам, которые уже достаточно изучили потребности конкретного покупателя. Поэтому в заказе во многих случаях указываются лишь индивидуальные условия будущей сделки, а во всем остальном стороны могут руководствоваться обычными условиями поставок, заключенными между ними, либо условиями ранее выданного заказа (контракта).
Если продавец согласен с условиями заказа, он посылает подтверждение заказа. Подтверждение заказа — это коммерческий документ, представляющий собой сообщение о принятии условий заказа без оговорок. Подтверждение может иметь следующий вид: "Подтверждаем получение вашего заказа на поставку токарно-карусельных станков и принимаем его к исполнению. Ваш заказ будет выполнен нами со всей тщательностью и в установленные сроки".
Телефонные переговоры
Как было показано в предыдущей главе, переговоры, предшествующие установлению внешнеэкономических отношений, могут быть начаты как продавцом, так и покупателем путем подготовки и рассылки соответствующих коммерческих документов.
В определенных ситуациях предложение продавца или покупателя о вступлении в переговоры делается в устной форме, в частности во время телефонного разговора. Кроме того, переговоры по телефону часто используются на промежуточном этапе для согласования позиций сторон, а также для уточнения отдельных деталей. Поэтому телефонным переговорам следует уделять такое же внимание, как переписке и личным встречам, и стараться вести их грамотно и умело.
Заключение сделок по телефону наиболее широко используется в международной практике торговли массовыми стандартизированными товарами, сорта, марки и качественные характеристики которых хорошо известны и продавцу и покупателю, а основные условия сделки являются типовыми. В этом случае по телефону партнеры согласовывают лишь такие условия, как цена, количество товара и срок поставки. Впоследствии стороны оформляют свою договоренность контрактом.
Из-за относительной дороговизны международных телефонных переговоров они всегда ограниченны по времени, поэтому только хорошая подготовка к ним позволяет проводить их успешно. Такая подготовка необходима для того, чтобы во время переговоров можно было дать вразу4ительные ответы по существу, не откладывая решение тех или иных вопросов.
Готовясь к телефонным переговорам, следует тщательно продумать свои предложения партнеру, все детали и аргументы, а также подготовить, чтобы иметь под рукой, необходимые цифровые данные и документы. При этом не следует стараться все время говорить самому, надо представить партнеру возможность высказать свои замечания и контрпредложения.
Согласование коммерческих вопросов по телефону указывает на высокую степень доверия между партнерами, и этим доверием следует дорожить. Поэтому надо устанавливать особо четкий контроль за исполнением всех договоренностей по телефону. Если по телефону достигнуты договоренности по важным коммерческим, техническим или другим вопросам, связанным с возникновением существенных затрат или финансовой ответственности, следует попросить партнера и обещать самому подтвердить согласованные решения письмом.
Обычно результаты телефонных переговоров подтверждаются путем обмена письменными сообщениями в тот же день или на следующий.
Заключение коммерческой сделки по телефону является наиболее оперативным и быстрым способом продажи или закупки товара. В биржевой торговле переговоры по телефону являются основным способом заключения сделок, учитывая специфику биржевых торгов.
В то же время в обычной торговле этот способ ведения переговоров наиболее оправдан при уточнении уже согласованных запросов, для подтверждения предложенных оферентом условий, при заключении сделок на условиях предыдущего контракта, а также для завершения имевших ранее место переговоров. В этих ситуациях использование телефона позволяет не затягивать заключение сделки.
Однако при подготовке и проведении переговоров по телефону целесообразно учитывать некоторые практические рекомендации, сложившиеся в коммерческой деятельности. Следует избегать переговоров по телефону с людьми, с которыми у вас не было контактов или с которыми не сложились удовлетворительные деловые отношения. В подобных ситуациях, как показывает практика, переговоры редко бывают результативными.
Не рекомендуется обсуждать по телефону вопросы, по которым есть основания предполагать, что собеседник выскажет мнение, противоположное вашему. В этом случае вам необходимо будет убеждать его в своей правоте, что может занять довольно много времени, а в итоге разговор окончится безрезультатно.
Не следует обсуждать по телефону острые или деликатные вопросы производственной деятельности вашего собеседника или представляемой им фирмы, а также персональные (личные) проблемы, даже если они, как вам кажется, имеют непосредственное отношение к обсуждаемой ситуации.
По телефону, как правило, не обсуждаются долгосрочные перспективы, крупные торговые соглашения, вопросы координации деятельности между вами и вашими организациями.
Особенно следует отметить, что во время беседы по телефону не следует затрагивать вопросы, касающиеся третьих лиц и организаций. Получить точный ответ без непосредственного разговора с этими людьми вы все равно не сможете, а если вдруг представители этих организаций по служебной необходимости окажутся в момент вашего звонка в комнате вашего собеседника, то ваши расспросы поставят его в неловкое положение.
Не рекомендуется сообщать по телефону отрицательные решения по коммерческим вопросам, так как вашим собеседником это будет расценено как неуважение к его личности и представляемой им фирме.
В целом в современных условиях роль телефона как средства ведения переговоров постоянно повышается, а договоренности, достигнутые в ходе таких переговоров, стараются выполнять даже с большей тщательностью, чем оформленные письменными документами. Российские предприниматели до сих пор не всегда ответственно относятся к телефонным переговорам, что вызывает недоумение и непонимание иностранных партнеров. Понимание важности этих переговоров и тщательности в их подготовке и проведении повысит эффективность работы фирмы.
Личные встречи с иностранными партнерами. Виды личных встреч
Во внешнеэкономических связях личные встречи и переговоры с партнерами по сделкам имеют огромное значение. Необходимость личных встреч возникает чаще всего в тех случаях, когда сторонам трудно согласовать окончательные условия оферт и запросов другими способами. Кроме того, личные переговоры широко используются для установления деловых контактов с предполагаемыми контрагентами на выставках, ярмарках, при заключении крупных и сложных контрактов, при согласовании условий кооперации и т. д. Они могут иметь решающее значение для вывода из тупика затянувшихся переговоров по переписке. Так, если переговоры по переписке могут длиться от начала до конца несколько месяцев, то личная встреча может дать результат за 2—3 дня.
Практика коммерческой деятельности показывает необходимость систематических личных контактов с основными контрагентами для достижения успеха в своей деятельности и налаживания хороших деловых отношений. Однако переговоры будут эффективными только в том случае, если удалось создать атмосферу доброжелательного сотрудничества, а также, если они умело, подготовлены и организованы. А для этого необходимы специальные знания, навыки и, безусловно, умение общаться с людьми.
При проведении коммерческих переговоров весьма важно учитывать как социально психологическую атмосферу самих переговоров, так и специфику личностей партнеров, их национальные и культурные особенности.
Дебютанты коммерческой деятельности на мировом рынке имеют тенденцию считать свое поведение универсальным. Такое поведение очень часто ведет к коммерческим неудачам. Опыт в области деловых международных отношений показывает огромное значение учета культурных и национальных факторов в процессе общения.
В частности, коммерсант должен уметь:
а) идентифицировать себя со своим партнером и понимать его видение мира и систему ценностей;
б) представить выгоды своего предложения партнеру, с тем, чтобы он захотел изменить свою позицию;
в) противостоять стрессам и контролировать острые ситуации (например, непредусмотренные просьбы);
г) проявлять чуткость к культурным ценностям партнера, уметь корректировать свое поведение в соответствии с требованиями и ограничениями момента.
Подготовка и проведение коммерческих переговоров во многом зависят от того, что является целью и предметом беседы.
С этой точки зрения можно условно выделить несколько видов переговоров:
Во-первых, переговоры знакомства, или представительские переговоры, участники которых не преследуют цели заключения конкретных соглашений. В качестве отдельного вида переговоров можно выделить также переговоры по техническим условиям будущей сделки или сотрудничества. И наконец, наиболее ответственный вид переговоров — это переговоры, предметом которых являются обсуждение условий конкретной сделки или заключение контракта.
Представительские переговоры. Как уже отмечалось, эти переговоры не имеют своей целью заключение конкретной сделки и им не предшествует обычная коммерческая работа. Это, однако, не означает, что к таким встречам вообще не надо готовиться. Как правило, их целью является знакомство с потенциальным контрагентом, изучение его производственных и финансовых возможностей, обсуждение возможных направлений сотрудничества.
Очень часто этот вид переговоров используется коммерсантами на выставках, ярмарках, различного рода деловых встречах и симпозиумах.
При подготовке такого рода переговоров целесообразно подобрать рекламно-каталожный материал, отражающий профиль работы вашей организации. Не следует забывать и о личном впечатлении, которое вы произведете на нового партнера и которое во многом может определить дальнейшие благоприятные отношения.
После завершения переговоров целесообразно подготовить совместный документ. Это может быть как меморандум о встрече, так и протокол о намерениях. В этом документе, подписанном участниками переговоров, отражаются время и место переговоров, состав участников, обсуждаемые вопросы и достигнутые договоренности. Все эти сведения в последующем позволят глубже изучить контрагента, его намерения и возможности.
Ни протокол о намерениях, ни меморандум о встрече не имеют обязательной юридической силы, однако влекут определенные моральные обязательства в дальнейшем учитывать ранее принятые решения.
После проведения переговоров эти документы включаются в досье на фирму партнёра.
Переговоры по техническим вопросам. В ходе этих переговоров осуществляется согласование технических условий будущего контракта или условий производственного сотрудничества (номенклатура и комплектность оборудования, его характеристики, последовательность поставки, вопросы монтажа и наладки поставленного оборудования и т.п.). Отдельно эти переговоры проводятся при закупках сложного комплектного оборудования, при согласовании условий производственной кооперации, а также при заключении лицензионных соглашений. В некоторых случаях при проведении технических переговоров его участники могут разбиваться на группы экспертов по отдельным вопросам.
В результате технических переговоров стороны оформляют технические условия контракта, которые в дальнейшем будут служить приложением к коммерческой части контракта.
В некоторых случаях технические переговоры приходится проводить в несколько этапов. При этом результаты каждого этапа оформляются как промежуточный протокол.
Переговоры по коммерческим вопросам. Целью таких переговоров является обсуждение основных условий сделки и подписание контракта.
При этом по характеру обсуждаемых вопросов можно выделить две ситуации:
• переговоры для получения информации по предложению или запросу без подписания контракта;
• переговоры для согласования и подписания контракта.
Согласно международному деловому протоколу, экспортер прибывает на переговоры к импортеру. Однако из этого правила могут быть исключения: так, экспортер сложных машин и оборудования может пригласить импортера на переговоры с целью показа ему предприятий поставщиков. Или же постоянные партнеры могут проводить переговоры по очередности в одной и другой стране.
Переговоры рассматриваются как процесс, в ходе которого партнеры открыто, выдвигают определенные предложения с целью достижения соглашения о взаимных уступках или реализации общих интересов сторон. Обычно переговоры меняют первоначальные позиции сторон и их отношение к отдельным вопросам. Результат переговоров — это не только текст контракта с обязательством сторон, но и решение многих других вопросов, связанных с исполнением контракта.
До начала деловой встречи с партнерами целесообразно провести определенную подготовку, в ходе которой следует:
• рассчитать и согласовать предлагаемые в данной сделке цены;
• составить проект контракта и согласовать его со всеми участниками переговоров от вашей фирмы;
• изучить предварительную переписку с фирмой;
• изучить досье на фирму партнёра, уделив особое внимание информации о прибывающих представителях в необходимых случаях следует продумать программу пребывания представителей фирмы в стране, возможность посещения предприятий поставщиков или организаций потребителей.
Практика показывает, что при планировании переговоров важно представлять возможную реакцию партнера на ваши предложения и учитывать его собственные ожидания от этих переговоров. Поэтому план переговоров должен быть достаточно гибким, но предусматривающим получение ответа на все непредвиденные вопросы. Непредвиденная ситуация может привести к срыву переговоров, и избежать этого момента удастся только при заблаговременной подготовке альтернативных предложений и решений.
Стратегия и тактика личных переговоров
Готовясь к переговорам, стороны рассматривают несколько сценариев их завершения:
• подписание соглашения на условиях, выдвинутых партнером;
• прекращение переговоров без заключения соглашения;
• проведение дальнейших переговоров, направленных на то, чтобы добиться более приемлемых условий.
Специалисты в области теории переговоров Гарвардского университета (США), оценивая манеру ведения переговоров, выделяют "мягкие", "жесткие" и "принципиальные" переговоры.
Во время "жестких" переговоров стороны настаивают при заключении сделки каждый на своих условиях, переговоры базируются на политике силы, нажима. В контрагенте видят соперника, а иногда даже противника, от которого требуют уступок как условия продолжения отношений. Такая тактика бывает эффективной только в редких случаях.
Сознавая, что жесткая позиция на переговорах может привести к их срыву, многие фирмы практикуют тактику "мягких" переговоров. Они предпочитают видеть в партнере если не друга, то коллегу. Во время переговоров они подчеркивают необходимость достижения соглашения, а не цели. Во время "мягких" переговоров обычными являются предложения и уступки, подразумевается, что другая сторона также настроена дружески и сделает все необходимое, чтобы избежать конфронтации.
Оба этих метода не всегда удовлетворяют принципу разумного соглашения сторон. В результате достигнутого компромисса, по крайней мере, одна из сторон часто получает намного менее выгодное соглашение, чем ей хотелось бы. Поэтому более эффективным является метод "принципиальных" переговоров.
При этом участники переговоров должны придерживаться следующих правил:
• следует отделять эмоции, убеждения, амбиции собеседников, ведущих переговоры, от самого предмета переговоров;
• следует сосредоточивать внимание на интересах сторон, а не на позициях (как своих, так и партнера);
• перед тем как прийти к какому-либо решению, следует разрабатывать несколько вариантов соглашения;
• следует добиваться, чтобы переговоры базировались на объективных данных.
Определение наиболее реального сценария данных конкретных переговоров обусловливает разработку соответствующей стратегии и тактики их проведения.
Под тактикой переговоров понимаются позиция стороны или последовательность определенных маневров, предпринимаемых в каждый конкретный момент переговоров. Тактическими моментами являются, например, значимость первого предложения, делаемых уступок, последовательность обсуждения вопросов и т. п.
Комбинация приемов образует стратегию ведения переговоров, т. е. стратегия определяется как система тактик.
Любой метод проведения переговоров можно оценить с помощью трех критериев:
• метод должен быть направлен на достижение разумного соглашения, служащего интересам обеих сторон;
• метод должен быть эффективным;
• в результате переговоров отношения между сторонами должны улучшиться или, по крайней мере, не ухудшиться.
Под разумным понимается соглашение, которое удовлетворяет разумным интересам каждой стороны. При этом, принимая во внимание общие интересы, конфликтные вопросы разрешаются в максимальной степени справедливо.
Для того чтобы правильно выбрать тактику переговоров, очень важно представлять степень заинтересованности контрагента в обсуждаемой сделке. Эта заинтересованность выясняется еще в процессе подготовки к переговорам, а во время переговоров необходимо выяснить предельные условия, на которых партнер может подписать контракт.
Ведя беседу, обе стороны стараются не допускать действий и не употреблять слов, которые могли бы быть истолкованы контрагентом как особая заинтересованность в обсуждаемой сделке. Они избегают также проявлять излишнюю торопливость даже при острой потребности в продаже или покупке какого-либо товара. Экспортер, заметив повышенный интерес импортера к сделке, сознательно может проявить медлительность, чтобы добиться лучших для себя условий. В то же время не следует забывать, что при наличии большой и постоянной конкуренции продавцу необходимо быстро реагировать на поведение покупателя, чтобы не потерять заказ.
При переговорах договаривающиеся стороны постоянно контролируют свои действия и поступки. Они стараются быть внимательными и наблюдательными, следят за выражением лица и поведением своих партнеров, пытаясь уловить, как они реагируют, например, на понижение цены или предложение по какому-то другому условию контракта с самого начала переговоров экспортер должен стремиться расположить к себе контрагента. Он должен быть спокойным, вежливым, приветливым и предупредительным, относиться с вниманием к любому контрагенту, даже если он не представляет особого интереса в данный момент. Такая тактика приводит к расширению и закреплению клиентуры. Совершенно недопустимо проявлять какими-либо действиями неуважение к клиенту, а тем более повышать голос или допускать какую-либо грубость по отношению к нему. Кроме того, раздражение покажет контрагенту, что его возражения вам неприятны и что вы испытываете затруднения с ответом.
Инициативу проведения переговоров каждая из сторон стремится взять в свои руки, а окончательный ответ оставить за контрагентом. Это лучше удается сделать тому, кто тщательнее подготовился к переговорам.
Этапы деловых переговоров
Переговоры включают несколько этапов, каждый из которых отличается особой техникой проведения. Обычная схема переговоров включает этап вступления в переговоры, этап уточнения и согласования позиций сторон и этап завершения сделки.
Вступление в переговоры. Партнер может по-разному относиться к предложению заключить сделку: негативно, нейтрально или позитивно. Задача представителей фирмы заключается в том, чтобы определить, как в данный момент настроен партнер, и постараться изменить негативный или нейтральный настрой на позитивный.
Ведя переговоры, необходимо учитывать, что негативно настроенный собеседник воспринимает слова и аргументы отличным от собеседника, настроенного позитивно, образом. Обычно негативное отношение складывается в результате прошлого опыта партнера и связанных с ним проблем. Неправильно было бы стремиться отрицать возможность таких же проблем в будущем, поэтому лучше постараться показать, как ваша фирма может помочь избежать их. Необходимо помнить, что только сам партнер может изменить свое отношение с негативного на позитивное.
Ведя переговоры с неизвестным контрагентом, следует, прежде всего, выявить его требования к товару или услуге. Для этого экспортеры стремятся задавать как можно больше вопросов своим контрагентам об использовании товара, условиях производства, рынка и т. д.
Определив требования покупателя, продавец обычно старается выявить среди них приоритеты, т.е. те условия, которые другая сторона считает обязательными и при отсутствии которых не даст согласия на сделку.
При завершении первого этапа переговоров продавец имеет точное представление о потребностях своего контрагента, а покупатель знакомится с условиями предложения экспортера.
Обсуждение деталей. На втором этапе стороны приступают к обсуждению деталей будущей сделки и к согласованию тех условий, которые расходятся в позициях продавца и покупателя.
Однако необязательно вести переговоры по всем условиям сделки. Некоторые из них одна из сторон может предложить в готовых формулировках как общие условия для всех клиентов. Если у второй стороны при этом будут возражения, позиции согласовываются в процессе переговоров.
Последовательность обсуждения вопросов на переговорах должна быть продумана заранее. Так, главной проблемой на любых переговорах является согласование цен в пределах установленных лимитов. Для этого следует при взаимной увязке позиций последовательно обсудить все условия, влияющие на цену.
На этом этапе вести беседу также можно по-разному. Например, тактика принятия первого предложения бывает, приемлема в тех случаях, кода нет намерения улучшить условия предложения, или когда партнер боится ужесточения позиций другой стороны во время переговоров, или когда есть уверенность, что партнер не пойдет ни на какие уступки. Эта тактика применяется относительно редко.
При позиционном методе продавец начинает постатейное обсуждение условий будущей сделки, стараясь сразу же получить по ним согласие покупателя. При этом часто вначале обсуждаются наиболее общие статьи контракта, которые легче принимаются партнером.
При альтернативном методе клиенту делают два различных предложения совершить покупку, и он должен выбрать одно из них, тогда как третью альтернативу — вообще ничего не покупать — продавец сознательно игнорирует.
Метод принятия предложений покупателя заключается в том, что продавец по возможности соглашается с некоторыми пожеланиями покупателя которые могут быть высказаны им в виде возражений. Принятие продавцом таких пожеланий в какой-то мере обяжет покупателя продолжать переговоры по другим условиям контракта. При этом покупатель делается более уступчивым.
Возражения партнера часто беспокоят другую сторону на переговорах, так как она чувствует, что из-за них сделка может не состояться. Однако возражения являются важной, необходимой частью процесса принятия решения, они выявляют его истинные потребности, что позволят устранить недопонимание, дать дополнительную информацию и т.д. иногда отказ от сделки объясняется именно тем, что возражения партера остались непроизнесенными и другая сторона не имела возможности ответить на них в процессе переговоров.
Сталкиваясь с возражениями со стороны собеседника, очень важно е прерывать его дать полностью высказать свою точку зрения, с тем, чтобы точно понять, какие интересы контрагента выражают данные возражения.
Вообще возражающий контрагент скорее может стать покупателем, ем со всем соглашающийся. Часто возражения покупателя говорят о его интересе к товару, и их надо рассматривать не как предлог отказаться от сделки, а как стремление совершить ее на наиболее выгодных для него условиях. Задача продавца сводится к тому, чтобы правильно понять природу возражений покупателя, так как это поможет ему лучше определить его позиции и намерения и, следовательно, подобрать наиболее подходящие ответы.
Продаж без возражений со стороны покупателя обычно не существует. Если во время переговоров у покупателя не возникает возражений на доводы продавца, то такие переговоры обычно ни к чему не приводят. Следовательно, избежать возражений при переговорах невозможно, поэтому важно научиться их преодолевать.
Ответ на возражения должен включать уточнения, с помощью которых можно выявить все детали позиции другой стороны; констатацию, которая фиксирует суть возражения контрагента и показывает признание правомерности чувств и проблем партнера; уточняющие предложения другой стороны.
Вместе с тем было бы неправильно стремиться немедленно, ответить на трудный, непредвиденный вопрос. Неясный, невразумительный ответ вряд ли удовлетворит контрагента. Если нет возможности сразу дать четкий ответ, то следует уточнить, когда и в какой срок вы сможете представить партнеру соответствующую информацию.
Возражения и контраргументы, выдвигаемые в процессе переговоров, должны быть сделаны в тактичной форме, с тем, чтобы не задеть партнера, престижа фирмы или же каких-либо национальных особенностей.
В принципе если при переговорах возникают разногласия по каким-либо условиям обсуждаемого договора, то, возможно, правильнее будет не концентрировать на них внимание и не стараться устранить их немедленно. Несогласованность некоторых вопросов может пригодиться в ходе дальнейших переговоров.
Завершение переговоров. Целью любых переговоров является заключение сделки. Очень часто лучшим моментом для этого является первая встреча либо начало беседы. В этот момент интерес у собеседника находится на высшей отметке. В последующих встречах либо в процессе длительной беседы интерес может уменьшиться.
Кроме того, неуступчивость по каким-либо условиям может вызвать дополнительные возражения и по другим условиям, которые могли бы и не возникнуть в случае принятия первоначального предложения.
Сигналом к возможности быстрой сделки для продавца служат такие вопросы клиента, которые обычно задаются в конце переговоров. Но в этой ситуации есть и одна опасность: некоторые партнеры задают такого рода вопросы в начале переговоров, с тем, чтобы продавец повел разговор о цене до того, как он объяснит покупателю все выгоды своего предложения. Но поскольку в сделке предполагается, прежде всего, определенная выгода для партнера, а не просто продажа какого-то продукта, то рекомендуется убедиться в том, что партнер оценил выгоды сделки перед тем, как начать переговоры по цене в другом случае возможность прийти к окончательному соглашению является логическим завершением процесса переговоров. Как лучше завершить переговоры? Первый способ — прямо предложить подписать контракт на согласованных условиях и выждать некоторую паузу. Ваше молчание оказывает определенное давление на партнера, что помогает преодолеть его последние колебания. Если партнер молча сидит и смотрит на вас, то рекомендуется также сидеть и смотреть на него. Преимущество этого способа — его прямая направленность, при которой у партнера остается очень мало пространства для маневра. Ответ может быть либо да, либо нет.
Такой способ хорош, когда покупатель демонстрирует желание заключить сделку и не выдвигает серьезных возражений. Используется он также для давления на покупателя, который пытается найти незначительные возражения, с тем, чтобы избежать принятия решения.
Второй способ можно определить как "подразумеваемую сделку". Продавец ведет себя таким образом, как будто покупатель уже принял решение о сделке. Он уточняет окончательные формулировки, сроки поставки, условия платежа и другие условия сделки. Продавец при этом не выясняет, есть ли у покупателя действительно желание купить товар, так как продавец в этом якобы не сомневается. Уточняя детали сделки, продавец вынуждает покупателя несколько раз говорить "да". Покупатель, несколько раз согласившись, морально как бы связывает себя необходимостью подтвердить заключение сделки.
В то же время до самого последнего момента стороны стремятся сохранить возможность отказаться от продолжения переговоров. Всегда имеются одно два условия, из-за которых можно отказаться от всего договора, если отпала необходимость в товаре или получено другое, более выгодное предложение, а также при изменении конъюнктуры.
В международной практике в процессе переговоров не принято отказываться от достигнутых договоренностей (как письменных, так и устных). Возврат к обсуждению уже согласованных условий сделки ведет обычно к необходимости уступок от стороны, настаивающей на изменении согласованных позиций.
Обсуждение отдельных вопросов на переговорах
Каждая из сторон при подготовке и проведении переговоров стремится не только извлечь преимущество из сложившейся рыночной ситуации, но и проявить максимум тактической изобретательности в процессе беседы. Можно дать несколько рекомендаций, полезных при обсуждении отдельных условий внешнеторговой сделки.
Часто за месяц два до начала переговоров покупатель начинает психологическую подготовку к переговорам: усиленно проверяет количество и качество товаров. Цель таких действий покупателя — подготовить психологическую почву для последующей сделки.
Сами переговоры обычно начинаются с обмена мнениями о положении на мировом рынке и перспективах его развития. Подводятся итоги деловых отношений за прошедший период. Опыт говорит, что если с прошлого года остались нерешенные вопросы, недопоставки по контрактам, недостачи по отдельным партиям и другого рода претензии и спорные вопросы, то лучше всего окончательно решить их именно в процессе переговоров по продаже товаров на следующий период.
Первым предметом обсуждения является обычно количество товара по данной сделке. Принято, что количество, в котором он заинтересован, должен называть покупатель.
Общим правилом является стремление продавца и покупателя оговорить опционы на количество в своем выборе. Такие опционы дают возможность в течение года маневрировать количествами в зависимости от развития рынка и разницы цен на различных рынках.
Наиболее важным и интересным в переговорах является вопрос о цене.
Есть несколько неписаных законов в отношении переговоров по ценам, которые необходимо помнить и соблюдать:
1. Продавец называет цену несколько выше той, которую показывают его расчеты, поскольку:
• покупатель в любом случае должен проявить свое "я", добиться некоторого снижения и психологически чувствовать себя если не победителем, то, во всяком случае, выигравшим хоть что-то;
• в расчетах цены продавца могут быть неточности, неучтенные моменты, сомнения, которые можно проверить только путем конкретных переговоров.
Исключение составляет ситуация, когда вы уже продали такой же товар другому покупателю, а контрагент, с которым вы говорите, точно знает эту цену.
По этим же причинам покупатель в качестве первоначального предложения также называет продавцу несколько заниженную цену.
2. Завышение или соответственно занижение цены должно быть умеренным.
Считается дурным тоном, если контрагент называет определенную цену, ничем в ходе переговоров не может ее обосновать и, в конечном счете, соглашается снизить ее на 15—20%. Партнер сделает вывод о не солидности подхода к переговорам или о слабом знании рынка.
Психологические аспекты ведения деловой беседы
При ведении деловой беседы каждый из партнеров стремится достичь своей цели и прибегает к своим способам ее достижения.
Вот некоторые рекомендации по ее проведению:
• готовясь к трудной беседе, не следует использовать временной фактор для давления на собеседника, например, заставлять его перед началом переговоров долго ждать;
• не стоит "давить" на собеседника сроками — ставить перед ним заведомо нереальные сроки для реализации соглашений;
• нецелесообразно добиваться для себя преимуществ путем имитации "непонимания", бесконечного требования доказательств, лести и т.д.
На атмосферу переговоров влияет и манера речи его участников:
• из-за слишком громкой речи может сложиться впечатление, что вы навязываете партнеру свое мнение;
• слишком тихая или невнятная речь также мешает ходу переговоров: партнер будет вынужден задавать встречные вопросы, чтобы убедиться в правильном понимании ваших предложений;
• торопливое изложение мысли может создать у партнера впечатление, 1Т0 вы хотите уговорить его, и, наоборот, слишком медленное изложение подтолкнет его к выводу, что вы тянете время.
При переговорах никогда не следует произносить длинных фраз. По иным Института кибернетики в г. Падебурге (Германия), лишь положена взрослых людей в состоянии понять фразу, содержащую более тринадцати слов. А третья часть всех людей, слушая четырнадцатое и последующие слова сложного предложения, вообще забывает его начато. Если хотите, чтобы вас понимали, следует иметь в виду, что говорить без паузы дольше пяти с половиной секунд — значит говорить в пустоту.
Очень важно знать язык, на котором предполагается вести перегово5Ы. Участие переводчика в переговорах тормозит их, неточности перехода могут привести к недоразумениям при подписании ранее соглашённых документов и т.д. Однако когда ведутся переговоры по заключению крупной сделки с большим количеством участников, не все из которых владеют языком переговоров, предпочтительнее привлекать пароходчика. Это дает возможность всем участникам переговоров активно участвовать во всех стадиях их проведения. Переводчика на переговорах используют в некоторых случаях и из тактических соображений: так по1учают дополнительное время на обдумывание своих ответов за счет времени перевода.
Во всех случаях следует исходить из предположения, что участники переговоров знают русский язык, и при обмене мнениями со своими коллегами нужно быть очень внимательным и осторожным.
В заключение следует остановиться на национальных особенностях тиля ведения переговоров. Естественно, приведенная ниже информация шляется обобщением и не следует в каждом партнере искать указанные здесь черты, однако учитывать эти особенности стоит.
Американский стиль ведения переговоров предполагает высокий профессионализм, напористость, дружелюбие и открытость, энергичность в общении, оперативное реагирование на поведение партнера.
Английский стиль представляет собой прагматизм, соблюдение некоего выработанного режима переговоров, положительную реакцию на интерес к житейским проблемам, некоторую сдержанность в принятии решений французский стиль — большое внимание предварительным договоренностям, жесткость в ходе переговоров, вежливость в обращении, склонность к шутке, малая уступчивость, сильное стремление к экономии средств.
Немецкий стиль — расчетливость и педантичность, согласие на переговоры при значительной убежденности в положительности исхода, подчеркивание статуса собеседников, тщательная предварительная подготовка.
Японский стиль характеризуется доброжелательностью, активным обсуждением общечеловеческих ценностей, точностью во времени и выполнении своих обещаний, предельной внимательностью к партнерам, исключением позиции отказа, использованием тактики затягивания при нежелании последующих контактов.
Китайский стиль отличается большим вниманием на начальном этапе, разграничением стадий взаимоотношений, активностью в высказывании предложений, отказом от принятия окончательного решения непосредственно на переговорах.
Арабский стиль — желание торговаться об условиях соглашения, корректное отношение, острое чувство национальной гордости.
Что же касается российского стиля ведения переговоров, то многие зарубежные специалисты отмечают ориентацию на общую цель, малое внимание деталям, боязнь риска и нежелание идти на совместный компромисс.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
